Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác hành chính văn thư tại trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An

TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 4 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CÔNG NGHIỆP LONG AN Some solutions to improve operation the efficiency of administrative and clerical work at Long An University of Economics and Industry CN. Trần Thị Cương 1 và CN. Nguyễn Thị Lệ Thu 2 1 Trợ lý Hiệu trưởng, Trường Đại học KTCN Long An, Long An, Việt Nam tran.cuong@daihoclongan.edu.vn 2 Trợ lý Phòng TCHC-TH, Trường Đại học KTCN Long An, Long An, Việt Nam nguyen.lethu@daihoclongan.edu.vn Tóm tắt – Trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức dù lớn hay nhỏ thì công tác hành chính văn thư là không thể thiếu. Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên. Trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong quá trình làm việc. Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn thư, với nghiên cứu “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác hành chính văn thư tại trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An” sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực hành chính văn thư trong nhà trường, từ đó góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác và hoạt động của nhà trường ngày càng đạt hiệu quả cao. Abstract – In daily activities of agencies, organizations, whether large or small, the administrative and clerical work is indispensable. Because in order to perform their functions and tasks, they must use documents and texts to disseminate. Policies guidelines and reflect the situation to higher levels, exchange, contact, coordinate work, record events and phenomena that occur in the working process. If texts and documents are sent to the agency, unit are sent to the departments to handle the work promptly and quickly, the more efficient the operation of the agency or organization, the better progress of the job completion is not. be delayed. Recognizing the importance of clerical work, with the study “Some solutions to improve operation the efficiency of administrative and clerical work at Long An University of Economics and Industry”, it will focus on the field of clerical administration in the university, there by contributing to improving productivity, quality of work and activities of the school increasingly highly effective. Từ khóa: Hành chính văn thư, giải pháp, đại học, administrative clerical, solution, university. 1. Đặt vấn đề Công tác hành chính văn thư là hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của các cơ quan, tổ chức, trường học. Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An. Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản đi - đến và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Trường. Lập hồ sơ hiện hành, quản lý, sử dụng con dấu trong công tác hành chính văn thư. Do đó, cần có giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác hành chính văn thư góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác tại Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An. 2. Thực trạng công tác hành chính văn thư tại Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An 2.1. Nội dung của công tác hành chính văn thư 2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 5 và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Nghị định về công tác văn thư. Căn cứ tính chất, nội dung văn bản, Ban lãnh đạo nhà trường giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: + Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo. Nhà trường được ban hành các loại văn bản sau: + Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy xác nhận, giấy đi đường, biên nhận hồ sơ, + Văn bản chuyên ngành. + Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài. Thu thập, xử lý thông tin liên quan, soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo. Trình duyệt dự thảo văn bản kèm tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo nhà trường. Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được thực hiện ngày càng đảm bảo chất lượng. Đối với các văn bản trước khi được phát hành thì đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản và lãnh đạo phòng Tổ chức - Hành chính và Tổng hợp phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu cầu sau: Đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác. Đầy đủ về thể thức: Trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký, nơi nhận văn bản. Trước khi trình văn bản cho lãnh đạo nhà trường ký chính thức, lãnh đạo đơn vị chức năng ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết ở phần nội dung văn bản. Văn bản được bộ phận hành chính văn thư trình Ban Giám hiệu phê duyệt. Sau khi văn bản được duyệt thì chuyển đến bộ phận hành chính văn thư để thực hiện việc cho số, ngày, tháng, năm, nhân bản. Việc đóng dấu của nhà trường lên văn bản chỉ được thực hiện sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền. 2.1.2. Quản lý văn bản đi: Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản. - Đăng ký văn bản đi. - Nhân bản, đóng dấu của Trường và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có). - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. - Lưu văn bản đi. Nguyên tắc quản lý văn bản đi: - Tất cả các văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở bộ phận hành chính văn thư hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính. - Tất cả văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và hình thức trước khi gửi đi. Chuyển giao văn bản đi: các văn bản đi kể từ lúc lãnh đạo có thẩm quyền đã ký, phải được gửi đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày hôm sau, nếu đủ điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm quá 01 ngày. Khi có ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hỏa tốc” bộ phận hành chính văn thư phải chuyển ngay trong ngày. Văn bản phải được gửi đến đúng cơ quan có TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 6 thẩm quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm biết. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Lưu văn bản đi: Văn bản đi phải được lưu bản gốc tại bộ phận hành chính văn thư. Bản gốc lưu phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo mật bí mật nhà nước. Bộ phận hành chính văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng bản lưu để theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu theo quy định pháp luật và nhà trường. Các văn bản mật được lưu riêng, được cất giữ cẩn thận trong tủ, két. Hình 1. Quy trình văn bản đi * Trình tự lưu trữ văn bản đi: Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm hiện tại. Mở sổ thứ tự 01, 02, Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ. Mẫu sổ văn bản đi được trình bày như sau: Lãnh đạo đơn vị ký nháy vào phần cuối nội dung văn bản Đơn vị soạn thảo Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật trình bày, pháp lý văn bản Lãnh đạo phòng TCHC-TH Bộ phận HCVT Trình BGH phê duyệt Xem xét, ký duyệt văn bản Ban giám hiệu Tiếp nhận văn bản. Ghi số, ngày, tháng, năm. Nhân bản Bộ phận HCVT Bộ phận HCVT Đóng dấu, đăng ký, phát hành văn bản đi Bộ phận HCVT Lưu văn bản Đ ồ n g ý Đ ồ n g ý K h ô n g đ ồ n g ý K h ô n g đ ồ n g ý TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 7  Bìa và trang đầu: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CÔNG NGHIỆP LONG AN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ............... Từ ngày ..đến ngày ................... Từ số .....................đến số ........................ Quyển số: ....  Nội dung đăng ký văn bản đi (tối thiểu gồm 10 nội dung): Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng bản Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 2.1.3. Quản lý văn bản đến: Tất cả văn bản đến của Trường được quản lý theo trình tự sau: - Tiếp nhận văn bản đến. - Đăng ký văn bản đến. - Trình tự giao văn bản đến. - Giải quyết và theo dõi, đôn đốc. Các văn bản đến phải qua bộ phận hành chính văn thư đăng ký, trước khi văn bản được giao giải quyết phải thông qua lãnh đạo nhà trường (Ban giám hiệu). Người nhận văn bản phải ký sổ, văn bản đến phải được giải quyết kịp thời theo chỉ đạo lãnh đạo. Trong quá trình tiếp nhận văn bản đến bộ phận hành chính văn thư phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Văn bản đến ở mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ của cán bộ, giảng viên, nhân viên, đơn vị có trách nhiệm ký nhận (tổ bảo vệ) và báo cáo ngay với Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính và Tổng hợp để xử lý. Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ). Bộ phận văn thư phải báo cáo ngay người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, bộ phận hành chính văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết. Sau khi nhận văn bản đến thì tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến. Việc bóc bì phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời. - Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện. - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 8 phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết. - Đối với đơn khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày, tháng của văn bản thì giữ lại bì vì đính kèm với văn bản làm chứng. Văn bản đến được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến hoặc bằng cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính. Nhà trường đang áp dụng cả hai phương pháp quản lý văn bản này. Về trình, chuyển giao văn bản đến, sau khi bộ phận hành chính văn thư làm thủ tục đăng ký vào sổ văn bản đến, chuyển văn bản đến ban lãnh đạo xem xét phê duyệt đơn vị hay cá nhân có trách nhiệm xử lý văn bản đến và ký tên vào phía dưới. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, bộ phận hành chính văn thư chuyển đến đơn vị, cá nhân giải quyết. Hình 2. Quy trình văn bản đến Đối với văn bản mật, sau khi ban lãnh đạo xem xét cho ý kiến giải quyết, bộ phận hành chính văn thư chuyển trực tiếp đơn vị hay cá nhân giải quyết và chuyển trả lại phòng Tổ chức - Hành chính và Tổng hợp để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật. Tiếp nhận văn bản Bộ phận HCVT Phân loại, bóc bì. Đăng ký văn bản đến Trình BGH phê duyệt K h ô n g đ ồ n g ý Ý kiến chỉ đạo, giải quyết Chuyển giao văn bản Tiếp nhận, xử lý văn bản Đơn vị nhận văn bản Cá nhân, đơn vị giải quyết văn bản Thực hiện ý kiến chỉ đạo Đ ồ n g ý Báo cáo kết quả giải quyết văn bản cho Ban giám hiệu Lưu hồ sơ Bộ phận HCVT Đơn vị giải quyết văn bản Bộ phận HCVT Đơn vị giải quyết văn bản Bộ phận HCVT Bộ phận HCVT Ban giám hiệu Bộ phận HCVT TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 9 Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì”. Văn thư của các đơn vị có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao - nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và tra cứu kịp thời. * Trình tự lưu trữ văn bản đến: - Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12 của năm hiện tại. Mở sổ thứ tự 01, 02, bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết ngày 31/12, tương tự như vậy thực hiện các năm kế tiếp. Cuối năm tất cả được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ. - Mẫu sổ văn bản đến được trình bày như sau:  Bìa và trang đầu: BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ CÔNG NGHIỆP LONG AN SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm: ....... Từ ngày ..đến ngày ................. Từ số ....... đến số ............... Quyển số: ....  Nội dung đăng ký văn bản đến (tối thiểu gồm 10 nội dung): Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký hiệu văn bản Ngày tháng văn bản Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Đơn vị hoặc người nhận Ngày chuyển Ký nhận Ghi chú (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) 2.2. Quản lý và sử dụng con dấu 2.2.1. Quản lý con dấu: - Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm giao cho văn thư cơ quan quản lý, sử dụng con dấu, theo quy định. - Văn thư cơ quan có trách nhiệm: Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức tại trụ sở cơ quan, tổ chức. - Chỉ giao con dấu của cơ quan, tổ chức cho người khác khi được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền. Việc bàn giao con dấu của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản. - Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành và bản sao văn bản. - Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. 2.2.2. Sử dụng con dấu: - Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định. Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. - Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục. - Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định. TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 10 - Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản. 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động công tác hành chính văn thư tại Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An 3.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về công tác hành chính văn thư Xây dựng và ban hành quy định công tác hành chính văn thư nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác văn thư cho phù hợp với tình hình thực tế tại Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An. Giúp các đơn vị thuộc trường thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác hành chính văn thư, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản, giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Hiện nay, Nhà trường đã ban hành quy trình tiếp nhận, xử lý và phát hành văn bản. Tuy nhiên, vẫn chưa có văn bản quy định cụ thể về công tác hành chính văn thư. Vì vậy, trong thời gian tới nhà trường cần sớm có một văn bản quy định rõ ràng về công tác hành chính văn thư nhằm giúp cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên làm công tác hành chính văn thư nắm được và thực hiện hoạt động hành chính văn thư hiệu quả hơn đáp ứng được yêu cầu của thời kỳ đổi mới. 3.2. Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về nghiệp vụ hành chính văn thư cho cán bộ, giảng viên, nhân viên Trong quá trình tiến hành đổi mới, con người luôn là mục tiêu, đồng thời là động lực của tiến trình đó. Vai trò của nhân tố con người được xem như chủ thể của toàn bộ tiến trình cách mạng. Nhân tố con người có nội dung cơ bản được xác định như là những chỉ tiêu về số lượng, chất lượng nói lên khả năng của con người, của cộng đồng người bao gồm các tiềm năng cần khai thác và phát huy. Theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP thì công tác văn thư bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Như vậy người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm công việc có liên quan đến công văn, giấy tờ chứ không chỉ có chuyên viên hành chính văn thư chuyên trách. Vì thế cần mở lớp đào tạo về nghiệp vụ hành chính văn thư cho các cán bộ, giảng viên, nhân viên trong trường để trang bị những kiến thức cơ bản vế công tác hành chính văn thư. Đối với những chuyên viên hành chính văn thư chuyên trách cần được tham gia các lớp bồi dưỡng, bổ sung thêm những kiến thức phụ trợ về quản lý Nhà nước, về hệ thống chính trị, tin học ứng dụng nâng cao, 3.3. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác hành chính văn thư Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay được ứng dụng trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT trong công tác hành chính văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác hành chính văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ, thể hiện được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc. Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác hành chính văn thư, nhà trường cần có những biện pháp sau: - Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác hành chính văn thư, tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT. - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức, tạo lập thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho chuyên viên chuyên trách làm công tác hành chính văn thư. TẠP CHÍ KINH TẾ - CÔNG NGHIỆP Số 27 – Tháng 04/2021 11 - Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá năng lực ứng dụng CNTT của chuyên viên làm công tác hành chính văn thư. - Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều hành công việc để công việc tại bộ phận hành chính văn thư được giảm tải, công tác quản lý được thống nhất. Những văn phòng không giấy sẽ được hình thành, là điều kiện đảm bảo nâng cao hoạt động trong công tác hành chính văn thư tại nhà trường. 4. Kết luận Công tác hành chính văn thư là một lĩnh vực không thể thiếu trong hoạt động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nói chung, Trường Đại học Kinh tế Công nghiệp Long An nói riêng, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi đơn vị, bộ phận. Do đó công tác hành chính văn thư đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin giữa các phòng, khoa, trung tâm và các đơn vị thuộc trường chuyển giao thông tin xuyên suốt trong quá trình hoạt động. Trong công tác hành chính văn thư việc tổ chức quản lý văn bản phải tuân thủ theo thủ tục, nguyên tắc quy định của nhà trường, đảm bảo tính chính xác, nhanh chóng. Trong thời gian tới để nâng cao hiệu quả hoạt động công tác hành chính văn thư, nhà trường cần quan tâm hơn nữa việc xây dựng những quy định hướng dẫn cụ thể về công tác hành chính văn thư cho đơn vị. Song song đó, trường cũng cần chú ý công tác đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên cho cán bộ, giảng viên, chuyên viên đang công tác trong lĩnh vực hành chính văn thư. Từ đó đem lại hiệu quả cao trong công tác hành chính văn thư, góp phần tích cực trong việc tham mưu cho lãnh đạo nhà trường hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý nhà trường. Đồng thời giúp cho việc phối hợp giữa các đơn vị với nhau một cách có hệ thống khoa học và đạt hiệu quả thiết thực. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ (2011). Thông tư 01/2011/TT-BNV hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính. [2] Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. [3] Triệu Văn Cường (2016). Giáo trình văn thư. Nhà xuất bản Lao động. [4] Nguyễn Thị Hà và Nguyễn Văn Hậu (2014). Hỏi - đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức. Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia. [5] Hoàng Lê Minh (2009). Nghiệp vụ văn thư lưu trữ. Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin. Ngày nhận: 02/03/2020 Ngày duyệt đăng: 02/04/2021