Một số biện pháp tạo nguồn thu cho bản tin FFA

Chương 5 MỘT SỐ BIỆN PHÁP TẠO NGUỒN THU CHO BẢN TIN FFA Nội dung: Dịch vụ đăng quảng cáo Dịch vụ bán bản tin Chương 5 trình bày kế hoạch chi tiết về dịch vụ đăng quảng cáo trên bản tin để tạo nguồn thu chính và dịch vụ bán bản tin để tạo nguồn thu phụ cho FFA. Hiện tại chất lượng bản tin còn kém, ngay cả hội viên cũng không muốn đọc nên không thể triển khai 2 biện pháp này. Do đó, kế hoạch tạo nguồn thu cho bản tin ở đây được lập trên cơ sở một số giả thiết liên quan đến kế hoạch hoạt động của bản tin như sau: Nhân viên bản tin đã được đào tạo để có khả năng thu thập, tổng hợp và viết tin chuyên nghiệp hơn Bản tin được cải tiến về nội dung lẫn hình thức theo nhu cầu hội viên, bao gồm: Tăng thêm một số mảng tin như: Diễn đàn: Hội thảo qua giấy giữa các độc giả là hội viên lẫn độc giả bên ngồi về những chủ đề đang được ngành quan tâm Quản lý doanh nghiệp: thuê chuyên gia bên ngồi viết về các phương pháp quản lý doanh nghiệp Tin thị trường: mang tính tổng kết có phân tích chứ không liệt kê Giới thiệu nhà cung cấp: đây là một hình thức quảng cáo nhằm làm cầu nối cho hội viên (hiện tại và tiềm năng) và nhà cung cấp Thiết kế và in ấn: nhân viên bản tin chưa thể đảm nhận công việc này một cách chuyên nghiệp nên trước mắt Hội chọn hình thức thuê ngồi. Bản tin mới đã được phát hành trước khi triển khai các biện pháp. DỊCH VỤ ĐĂNG QUẢNG CÁO Hiện tại bản tin của FFA có một trang dành cho quảng cáo mang tính chất tài trợ. Hội kêu gọi các hội viên lần lượt tài trợ cho bản tin. Mỗi hội viên khi tài trợ sẽ được đăng quảng cáo trên bản tin của FFA. Cách này xem ra dường như có lợi cho đôi bên: FFA có tiền để duy trì hoạt động bản tin, còn hội viên thì được giới thiệu sản phẩm, nhưng thực tế không phải như vậy. Một số hội viên khi quảng cáo sản phẩm hầu như không được lợi ích gì vì độc giả là những doanh nghiệp trong ngành LT-TP mà sản phẩm của hội viên lại chỉ phục vụ cho khách hàng là người tiêu dùng, như sản phẩm chả giò, nước chấm, bánh kẹo,…. Nói cách khác, vì độc giả của bản tin không phải là khách hàng mục tiêu của hội viên nên độc giả sẽ không quan tâm đến những sản phẩm này. Dịch vụ đăng quảng cáo này sẽ là một dịch vụ mang ý nghĩa mới hồn tồn và chính xác là nguồn thu từ quảng cáo. Các hội viên, cũng như những khách hàng mục tiêu khác, cần cân nhắc kỹ độc giả của bản tin có phải là khách hàng mà mình muốn nhắm đến và có quyền quyết định mình có nên quảng cáo trên bản tin hay không. Có 2 hình thức quảng cáo trên bản tin của FFA: Hình thức 1. Quảng cáo dạng chữ. Những mẩu quảng cáo này sẽ nằm trong mảng tin Giới thiệu nhà cung cấp ngay trên bản tin, hồn tồn chỉ có chữ trắng đen và không có hình. Ưu điểm của hình thức này là nằm trong phần nội dung chính của bản tin, độc giả sẽ nhìn thấy nó dù muốn hay không, và nếu khách hàng biết cách viết sao cho thu hút sự chú ý của họ, độc giả nhất định sẽ nhớ đến mẩu tin này. Một ưu điểm nữa là chính vì mẩu quảng cáo chỉ tồn chữ trắng đen nên chi phí thấp. Nhược điểm là có thể độc giả chỉ đọc lướt qua mà không để ý đến nội dung của mẩu tin vì nó không có màu sắc cũng như hình ảnh; và nếu khách hàng chỉ giới thiệu chung chung, không biết cách thu hút ngay từ tiêu đề thì độc giả sẽ dễ dàng bỏ qua luôn. Hình thức 2. Quảng cáo dùng hình ảnh và có thể in màu hoặc trắng đen. Những mẩu quảng cáo này sẽ nằm trong một xấp rời được đính kèm vào bản tin. Hình thức này có ưu điểm là trình bày đẹp mắt, dễ lôi cuốn độc giả. Tất nhiên, cách này sẽ đắt tiền hơn cách 1 mà lại dễ bị độc giả để sang một bên khi cầm bản tin lên đọc nếu họ cảm thấy không có nhu cầu tìm kiếm nhà cung cấp. Tùy theo sự kỳ vọng và khả năng của khách hàng, khách hàng có thể chọn cho mình cách quảng cáo thích hợp. Mô hình thực hiện biện pháp Mục tiêu của biện pháp Kế hoạch tiếp cận Xác định khách hàng mục tiêu Thuận lợi và khó khăn (Đánh giá tính khả thi) Mục tiêu Mục tiêu của dịch vụ nhằm thỏa mãn lợi ích của cả 3 bên: FFA, khách hàng hội viên và khách hàng không phải hội viên, và công ty quảng cáo. Lợi ích của FFA Chấp nhận quảng cáo trên bản tin tạo ra một nguồn thu khác cho công việc kinh doanh của Hội. Bằng cách bán quảng cáo, Hội bị thúc đẩy tạo ra bản tin có chất lượng tốt hơn để thỏa mãn cả người đọc lẫn khách hàng quảng cáo. Sự đầu tư lại từ doanh số quảng cáo giúp bản tin FFA phục vụ khách hàng chu đáo hơn. Ngồi ra, dịch vụ này đem lại cho FFA một lợi ích chính yếu nhất: đó là tạo cầu nối giữa hội viên và nhà cung cấp. Lợi ích của công ty quảng cáo (khách hàng tiềm năng) Nhà quảng cáo có thể truyền thông điệp của họ đến một số lượng độc giả cụ thể. Ở đây, khách hàng quảng cáo có thể là hội viên của FFA và cả khách hàng bên ngồi. FFA càng biết rõ về độc giả của mình bao nhiêu thì Hội càng có thể tìm kiếm những nhà quảng cáo phù hợp với khách hàng mục tiêu của mình bấy nhiêu. Lợi ích của độc giả là hội viên nói riêng và độc giả nói chung Độc giả là người muốn và đánh giá cao những quảng cáo của Hội. Điều này chỉ đúng khi việc quảng cáo được thực hiện một cách phù hợp. FFA phải tạo được sự kết nối giữa người đọc và sản phẩm họ muốn mua. Quảng cáo cũng cung cấp cho người đọc nhiều thông tin hơn cũng như những nguồn khác nhau để từ đó họ kiếm được những thông tin, sản phẩm mình cần. Nếu làm tốt việc này, những mẩu quảng cáo có thể là lợi ích chính cho độc giả. Như vậy, nếu thực hiện tốt dịch vụ này, cả 3 bên đều có lợi, mà lợi ích nhiều nhất chính là hội viên. Hội viên vừa là độc giả vừa là khách hàng quảng cáo. Họ có quyền giới thiệu sản phẩm của mình đến nhà cung cấp (quyền cho) và cũng có quyền tiếp nhận thông tin từ khách hàng tiềm năng của mình (quyền nhận). Điều này có ý nghĩa rất lớn đối với FFA: vừa thỏa mãn hội viên vừa là động lực thu hút các doanh nghiệp trong ngành gia nhập Hội, phù hợp với phương châm hoạt động của Hội: “Đại đồn kết, tập hợp đông đảo doanh nghiệp thuộc mọi thành phần kinh tế vào tổ chức Hội để giúp đỡ, bảo vệ quyền lợi chính đáng của hội viên, ổn định và phát triển doanh nghiệp, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu quả kinh doanh…”. Xác định khách hàng mục tiêu Khách hàng tiềm năng của dịch vụ là tất cả những đối tượng nhận được lợi ích khi sử dụng dịch vụ. Trên cơ sở chuỗi cung ứng: nhà cung cấp - nhà sản xuất - nhà phân phối (thương mại), tác giả nhận thấy đa số hội viên của FFA là những doanh nghiệp hoặc là nhà sản xuất thuần túy hoặc vừa là nhà sản xuất vừa là nhà phân phối nên khách hàng tiềm năng của dịch vụ chính là nhà cung cấp. Hội viên được xem là khách hàng mục tiêu mà đối tượng của dịch vụ đăng quảng cáo muốn hướng đến. Nhà cung cấp được chia làm 2 loại: Nhà cung cấp trực tiếp là những doanh nghiệp trong và ngồi nước cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, bao bì và dịch vụ phục vụ khối sản xuất cho ngành LT-TP. Nhà cung cấp gián tiếp là các doanh nghiệp trong và ngồi nước cung cấp các dịch vụ phát triển kinh doanh như dịch vụ Internet, quảng cáo, đào tạo nghề, kiểm tốn, dịch vụ tư vấn pháp lý, quản lý, … và cung cấp máy móc thiết bị phục vụ cho khối văn phòng. Tuy nhiên, hiện nay do nguồn lực của FFA còn hạn chế và vì đây là dịch vụ mới của Hội nên thị trường mục tiêu được lựa chọn là: Các doanh nghiệp cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, bao bì và dịch vụ phục vụ cho khối sản xuất trên địa bàn TP.HCM Trên cơ sở xác định khách hàng mục tiêu là các nhà cung cấp trực tiếp trước (do phần lớn hội viên của FFA chính là khách hàng mục tiêu của họ) rồi mới đến nhà cung cấp gián tiếp, từ TP.HCM (là trụ sở của Hội) đến khắp miền Nam, từ miền Trung trở vào rồi khắp cả nước. Sau nữa, mới đến các doanh nghiệp ngồi nước. Như vậy khách hàng mục tiêu trong từng giai đoạn là: Nhà cung cấp trực tiếp trên địa bàn TP.HCM Nhà cung cấp trực tiếp ở miền Nam Nhà cung cấp trực tiếp từ miền Trung trở vào Nhà cung cấp trực tiếp trên khắp cả nước Tương tự đối với các nhà cung cấp gián tiếp Các nhà cung cấp nước ngồi Khi nguồn thu từ khách hàng mục tiêu trong từng giai đoạn dần ổn định, tức là số lượt đăng ký quảng cáo đủ để duy trì ít nhất cho khoảng 3 kỳ bản tin kế tiếp (tùy theo mục tiêu số trang quảng cáo đề ra cho từng năm), NVNT sẽ mở rộng hoạt động tiếp thị đến nhóm khách hàng mục tiêu lớn hơn. Tuy nhiên những doanh nghiệp không thuộc nhóm khách hàng mục tiêu trong từng giai đoạn vẫn được hoan nghênh đăng ký sử dụng dịch vụ nếu có nhu cầu. Kế hoạch tiếp cận Kiểm soát Phân bổ nguồn lực Đề ra mục tiêu cụ thể Thiết kế thông điệp Thu thập danh sách khách hàng mục tiêu Thu hút khách hàng Duy trì khách hàng Đề ra mục tiêu (trong năm đầu tiên) Do đây là dịch vụ mới của Hội nên việc đề ra mục tiêu không thể dựa trên những số liệu quá khứ, tác giả chỉ đề xuất dựa theo dịch vụ bán quảng cáo trên bản tin rất thành công của YBA. Bản tin của YBA hiện tại có 8 trang quảng cáo, dự kiến trong năm đầu tiên, bản tin của FFA sẽ thu hút được số trang quảng cáo bằng một nửa của YBA, tức 4 trang quảng cáo (không kể trang quảng cáo định kỳ của hội viên FFA). Đối với khách hàng không phải là hội viên: Trung bình dành 2 trang quảng cáo trong tập quảng cáo và 1/3 trang quảng cáo trong nội dung bản tin. Đối với khách hàng là hội viên: Trung bình dành 2 trang quảng cáo (không kể trang quảng cáo do sự tài trợ theo định kỳ của hội viên) Tuy số lượng khách hàng mục tiêu là hội viên ít hơn khách hàng không phải là hội viên nhưng giá quảng cáo dành cho khách hàng là hội viên rẻ hơn đến 1 nửa nên mục tiêu đề ra cho 2 loại khách hàng tiềm năng giống nhau. Thu thập danh sách khách hàng mục tiêu NVNT thu thập danh sách khách hàng mục tiêu từ các nguồn sau: 1. Nhân viên phụ trách hội viên: cung cấp danh sách hội viên và hội viên tiềm năng. Nguồn thông tin này tuy không đầy đủ nhưng rất đáng tin cậy và có thể lấy được dễ dàng vì tất cả nhân viên làm việc trong FFA sẵn sàng hỗ trợ cho nhau cùng hướng đến mục tiêu chung của Hội. 2. Hội viên: thông qua những mối quan hệ sẵn có của hội viên với nhà cung cấp, NVNT có thể tìm thấy một số khách hàng. Tuy nhiên, một số hội viên sẽ không muốn tiết lộ nhà cung cấp của mình vì lợi thế cạnh tranh hoặc vì một lý do nào đó, cho nên không thể xem đây là cách thu thập thông tin chủ yếu. 3. Các Hội có một số hội viên là khách hàng mục tiêu của FFA như Hội Doanh nghiệp Trẻ (YBA), Hội Lương thực Việt Nam (VFA), Hội Rượu-Bia-Nước giải khát Việt Nam (VABBA), Hiệp hội thủy sản Việt Nam (VASEP). Nguồn thông tin này nhân viên nguồn thu có thể truy cập từ website của các Hội. 4. Website của trang vàng www.yp.com.vn và Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) www.vcci.org.vn 5. Các doanh nghiệp cung cấp số liệu: tổ số liệu của dịch vụ 1080, danh bạ doanh nghiệp của công ty phát triển thông tin (VIDC) trực thuộc Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI),... : nguồn thông tin này tương đối đầy đủ và tất yếu phải trả phí (5.000đ/trang A4). Mặt khác, những thông tin này cần được thẩm định lại vì nhiều doanh nghiệp có tên nhưng trên thực tế không tồn tại do đóng cửa, hoặc dùng làm việc khác,… mà nguồn thông tin này không thể cập nhật kịp thời. 6. Ngồi ra, do khuynh hướng kinh tế nước ta đang phát triển nhanh chóng nên các doanh nghiệp mới thành lập mỗi ngày một nhiều, nhân viên nguồn thu cần cập nhật hàng tuần thông tin về các doanh nghiệp mới thành lập trên trang web: www.saigontimes.com.vn/tbktsg của Saigon Times Group. Trừ nguồn thông tin thứ 5 tuy đầy đủ, nhanh chóng và được chọn lọc theo nhóm ngành LT-TP nhưng phải tốn 1 khoản chi phí, 5 nguồn còn lại NVNT có thể thu thập và chọn lọc khách hàng mục tiêu tương đối dễ dàng và không mất nhiều thời gian. Thực tế tổng số khách hàng tiềm năng từ 5 nguồn này cũng đủ để thực hiện hoạt động tiếp thị. Do hiện nay các doanh nghiệp mới thành lập không ngừng gia tăng nên NVNT cần cập nhật danh sách này mỗi tháng 1 lần. Danh sách này được chia làm 2: (1) là danh sách khách hàng mục tiêu là hội viên (Cơ sở dữ liệu 1) và (2) là danh sách khách hàng mục tiêu không phải hội viên (cơ sở dữ liệu 2). Danh sách khách hàng là hội viên chỉ cần lấy từ nhân viên phụ trách hội viên. Sau đó, NVNT phải chọn lọc vì, như đã phân tích trong phần giới thiệu của mục 5.1, không phải tất cả hội viên đều là khách hàng mục tiêu của dịch vụ. Tùy theo nhóm sản phẩm chính của họ là sản phẩm công nghiệp hay sản phẩm tiêu dùng mà NVNT quyết định họ có phải là khách hàng mục tiêu không. Trung bình mỗi quý FFA sẽ thu nạp trên 20 hội viên mới, số lượng này không nhiều lắm nên NVNT chỉ cần cập nhật danh sách này hàng quý (cũng để kiểm tra nhằm loại bỏ những hội viên đã rút khỏi Hội). Danh sách gồm có tên doanh nghiệp, sản phẩm (ứng với đầu vào của doanh nghiệp hội viên), người liên hệ (có thể không phải giám đốc hay người đại diện công ty) kèm theo số điện thoại/email của người đó, địa chỉ, điện thoại của doanh nghiệp (xem phụ lục L - mẫu Cơ sở dữ liệu 1 và 2). Lưu ý là danh sách khách hàng lấy từ các nguồn sẽ không có đủ các thông tin cần thiết như trên, NVNT cần tìm hiểu thêm để hồn chỉnh danh sách. Như đối với người liên hệ thì NVNT có thể gọi điện trực tiếp đến doanh nghiệp để hỏi, người này chính là người chịu trách nhiệm về tiếp thị cho sản phẩm của doanh nghiệp, tất cả các thư từ và các cuộc gọi điện thoại liên hệ với doanh nghiệp đều được gởi đến người liên hệ; còn nếu không có điện thoại hoặc địa chỉ của doanh nghiệp thì sẽ gọi đến tổng đài để hỏi từ thông tin còn lại. Thiết kế thông điệp Trả lời 3 câu hỏi: Cái gì khiến cho người mua nghĩ đến và hành động? Đó là sự chú ý của độc giả bản tin. Họ cần những thông tin gì? Đó là số lượng độc giả của bản tin là khách hàng mục tiêu của họ rất lớn, và những doanh nghiệp này thật sự quan tâm đến bản tin. Hành động của đối thủ cạnh tranh là gì? Hội không có đối thủ cạnh tranh trực tiếp vì không có bản tin nào khác chuyên ngành LT-TP ở TP.HCM cũng như cả nước. Các báo và tạp chí có thể được xem là đối thủ cạnh tranh gián tiếp vì khách hàng mục tiêu của Hội có thể quảng cáo trên đó, mặc dù vậy đây rõ ràng không phải là kênh quảng cáo thích hợp đối với họ. Tuy độc giả mục tiêu của các báo và tạp chí này rộng lớn nhưng phân tán khắp mọi nơi, chỉ có một số ít là nhóm khách hàng họ muốn hướng đến nên hiệu quả quảng cáo rất ít. Một yếu tố nữa là giá quảng cáo lại khá cao. Do đó, báo và tạp chí sẽ không thể cạnh tranh với bản tin của Hội về cả số lượng độc giả tập trung lẫn giá quảng cáo. Như vậy thông điệp mà tác giả đề nghị là: “Phương tiện làm cho khách hàng biết đến bạn nhanh nhất và hiệu quả nhất!” Thông điệp này phải được giới thiệu xuyên suốt trong các hoạt động tiếp thị cho dịch vụ như gọi điện, gởi thư ngỏ, email, brochure,… Thu hút khách hàng mục tiêu Triển khai cụ thể Lựa chọn khách hàng mục tiêu nên được tiếp cận trước Lựa chọn khách hàng mục tiêu nên được tiếp cận trước Đó là các doanh nghiệp đang có nhu cầu quảng cáo và các doanh nghiệp mới thành lập. Vì những doanh nghiệp này mới thành lập, hoạt động tiếp thị còn hạn hẹp và chưa có nhiều khách hàng nên xác suất họ đồng ý đăng quảng cáo trên bản tin cao hơn những doanh nghiệp còn lại. Lấy thông tin về những khách hàng này theo thứ tự ưu tiên sau (bao gồm các thông tin trong danh sách khách hàng mục tiêu): Ưu tiên 1. Tất cả những doanh nghiệp đăng quảng cáo trong vòng 1 tháng trở lại trên các báo và tạp chí phổ biến nhất như Tuổi trẻ, Người lao động, Thanh Niên, Sài Gòn Tiếp Thị, Thời báo Kinh tế Sài Gòn. Đây là những khách hàng đang đang có nhu cầu quảng cáo, cần phải tiếp cận ngay. Ưu tiên 2. Những doanh nghiệp mới thành lập từ nguồn thông tin thứ 5. Ưu tiên 3. Những khách hàng mục tiêu thông qua mối quan hệ có sẵn với nhân viên Hội, hội viên và các Hội có liên quan vì các nguồn thông tin này tương đối chính xác (về sự tồn tại của doanh nghiệp trên thực tế) và cung cấp một số thông tin cụ thể về doanh nghiệp. Cuối cùng, NVNT mới dùng đến danh sách khách hàng mục tiêu (loại ra những khách hàng ở trên). Đối với khách hàng là hội viên: Danh sách chỉ bao gồm những doanh nghiệp trong diện ưu tiên 1 vì hiện tại không có hội viên nào của Hội mới được thành lập. Triển khai cụ thể Phương tiện 1. Gởi brochure NVNT hàng tháng sẽ lên lịch các buổi hội chợ, triển lãm trong và ngồi nước liên quan đến ngành và các khóa huấn luyện, đào tạo, hội thảo do Hội tổ chức để chuẩn bị brochure và gởi cho các doanh nghiệp tham dự. Mục đích của brochure là giới thiệu về dịch vụ của FFA. Brochure nên được thiết kế đẹp mắt trên loại giấy cứng để thu hút sự chú ý của khách hàng, bao gồm: Logo và các thông tin cần thiết để liên hệ Giới thiệu bản tin FFA: hình thức, nội dung, tần suất phát hành, cách gởi đến hội viên, số lượng bản tin được phát hành mỗi kỳ qua bưu điện. Lợi ích của dịch vụ: Khi sử dụng dịch vụ của chúng tôi, sản phẩm của khách hàng sẽ được giới thiệu rộng rãi đến các đối tượng độc giả chuyên ngành LT-TP với chi phí thấp nhất và thời gian ngắn nhất. Khách hàng mục tiêu của dịch vụ: Nhà cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, bao bì và dịch vụ phục vụ khối sản xuất cho ngành LT-TP ở TP.HCM Lời mời gọi: Được tư vấn quảng cáo miễn phí Được giảm giá đến 50% nếu là hội viên FFA Hãy liên hệ với chúng tôi trong khoảng thời gian sớm nhất để biết thêm thông tin! Phương tiện 2. Tiếp thị trực tiếp Gọi điện thoại Gởi thư ngỏ Giới thiệu dịch vụ trên website Gởi email Gọi điện thoại /gặp mặt Ghi nhận phản hồi Gởi thư cảm ơn cho những khách hàng lần đầu tiên dùng dịch vụ Lập cơ sở dữ liệu Giới thiệu dịch vụ trên website NVNT phối hợp với nhân viên phụ trách website đưa thông tin giới thiệu dịch vụ lên website. Các nội dung chính như trong brochure. Cách này tuy hiệu quả không đáng kể vì website của FFA chưa được phổ biến rộng rãi, ngay cả hội viên cũng ít khi ghé thăm nhưng việc duy trì thông tin này sẽ không tốn chi phí. Hơn nữa, nếu khách hàng có nhu cầu, không chỉ riêng nhu cầu đối với dịch vụ đăng quảng cáo mà có thể là nhu cầu tìm hiểu các dịch vụ khác của Hội như xúc tiến thương mại, đào tạo, hội thảo, hội chợ, triển lãm,…, thì họ sẽ vào website của FFA tham khảo thông tin. Gọi điện thoại Dựa trên danh sách đã được thiết lập, NVNT gọi điện cho người liên hệ với nội dung chính như sau: Mục đích cuộc gọi: thông tin ngắn gọn về Hội, dịch vụ đăng quảng cáo và lợi thế cạnh tranh của dịch vụ (chi phí đăng quảng cáo và lượng độc giả chọn lọc: hàng tháng FFA phát hành 300 bản in gởi qua bưu điện). Thông báo về việc thư ngỏ, email và bản tin mới nhất sẽ được gởi đến cho khách hàng vào ngày hôm sau, mong khách hàng hãy dành chút ít thời gian để xem xét, hiệu quả sẽ không làm họ thất vọng. Và sẽ gọi điện lại cho họ vào ngày hôm sau hoặc hẹn gặp mặt nếu khách hàng thấy điều đó tiện cho họ hơn để 2 bên trao đổi một cách cụ thể. Đối với khách hàng là hội viên: Khi trình bày mục đích cuộc gọi, không cần nói về FFA vì hội viên biết rất rõ về Hội, chỉ cần thông tin về dịch vụ mới của Hội. Không cần gởi bản tin cho hội viên vì mỗi tháng họ đều nhận được bản tin. Nguyên tắc gọi điện thoại: Xác minh tên và địa chỉ khách hàng 2 lần (ở đầu và cuối cuộc đối thoại). Trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện nên tìm hiểu người ở đầu dây bên kia có đúng là người ra quyết định về các vấn đề truyền thông/tiếp thị trong doanh nghiệp không, tức là người liên hệ như trong danh sách. NVNT phải liên lạc đúng người, nếu không thì sẽ mất thời gian và chi phí mà hiệu quả lại không cao. Nói ngắn gọn trong vòng 5 phút. NVNT sẽ ghi lại thời gian mỗi cuộc gọi để có thể điều chỉnh thích hợp cho những lần gọi sau. NVNT chỉ cần truyền đạt chính xác các nội dung chính của cuộc gọi, còn thời gian thì có thể thảo luận với khách hàng để tạo mối quan hệ với họ, thỉnh thoảng nên ngừng lại để khách hàng trình bày suy nghĩ của mình Nếu gọi điện đến lúc khách hàng không tiện để trao đổi thì xin lỗi và đề nghị một cuộc hẹn khác. Không gác máy trước khi khách hàng cúp điện thoại Sau mỗi cuộc gọi, NVNT ghi lại cụ thể phản ứng của từng người, họ thích tiếp xúc bằng cách nào: email, fax, điện thoại, hay gặp mặt, kết quả của cuộc gọi ra sao theo mẫu Báo cáo tiếp thị từ xa trong phụ lục M để có cách ứng xử phù hợp hơn cho những lần tiếp xúc sau này. Trong trường hợp đối với khách hàng là hội viên, NVNT có thể trao đổi thêm những thông tin này với nhân viên phụ trách hội viên, vì họ là người hiểu rõ nhất hoạt động và nhu cầu của hội viên. Gởi thư trực tiếp Chuẩn bị: NVNT lập danh sách hội viên theo từng nhóm sản phẩm gồm có tên doanh nghiệp, nhóm sản phẩm, người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại, email, fax và website (nếu có). Dựa vào sản phẩm của khách hàng mục tiêu (nghĩa là nguyên liệu đầu vào đối với doanh nghiệp hội viên), NVNT sẽ đính kèm những danh sách khác nhau cho khách hàng mục tiêu. Như vậy, NVNT không gởi chung danh sách tất cả hội viên cho tất cả khách hàng, nhằm cá nhân hóa việc gởi thư làm cho khách hàng thấy mình được tôn trọng. Từ đó họ sẽ quan tâm đến dịch vụ của Hội hơn. Tuy nhiên, đây chỉ là về nguyên liệu; còn máy móc, thiết bị, bao bì và dịch vụ phục vụ cho khối sản xuất thì hầu như các doanh nghiệp đều là nhà cung cấp chung cho tất cả hội viên. Đối với khách hàng mục tiêu dạng này thì NVNT chỉ gởi danh sách hội viên được phân loại theo nhóm sản phẩm, không gởi chi tiết tên của từng hội viên (xem Mẫu danh sách hội viên được phân theo nhóm sản phẩm trong phụ lục K). Danh sách này được cập nhật mỗi tháng. NVNT sẽ phối hợp với nhân viên phụ trách hội viên để lấy thông tin những hội viên nào mới gia nhập cũng như những hội viên nào đã rút khỏi Hội. Đối với khách hàng là hội viên không cần có danh sách này vì họ đã biết rất rõ về các hội viên trong FFA. Thực hiện: Thư ngỏ phải đề cập đến các vấn đề sau (tham khảo mẫu Thư giới thiệu dịch vụ mới trong phụ lục M): Thứ nhất. Tiêu đề “Phương tiện làm cho khách hàng biết đến bạn nhanh nhất và hiệu quả nhất: QUẢNG CÁO TRÊN BẢN TIN CỦA HỘI LƯƠNG THỰC-THỰC PHẨM TP.HCM (FFA)”. Thứ 2. Những nét chính về Hội (tổng số hội viên, số lượng hội viên ứng với từng nhóm sản phẩm, số lượng bản tin phát hành mỗi kỳ,…). Thứ 3. Mục đích của bức thư : giới thiệu dịch vụ quảng cáo và lợi ích của nó. Đối tượng của dịch vụ: các doanh nghiệp cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, bao bì và dịch vụ phục vụ khối sản xuất cho ngành LT-TP ở TP.HCM Độc giả của bản tin là những doanh nghiệp chọn lọc chuyên ngành LT-TP Giá rẻ hơn từ 2-3 lần so với giá quảng cáo trên các báo và tạp chí phổ biến hiện nay Nhiều hình thức, kích cỡ quảng cáo cho khách hàng lựa chọn Được giảm giá đến 50% nếu là hội viên FFA Dịch vụ này sẽ giúp khách hàng quảng bá rộng rãi sản phẩm của doanh nghiệp đến khách hàng mục tiêu với chi phí rẻ nhất và thời gian ngắn nhất! Thứ 4. Đính kèm bản tin mới nhất của Hội; danh sách hội viên để khách hàng dễ xem xét khách hàng tiềm năng của mình là những ai. Tuy nhiên, đây chỉ là danh sách hội viên, còn rất nhiều độc giả bên ngồi đọc bản tin của Hội thông qua dịch vụ bán bản tin. Thứ 5. Thông điệp kích thích phản hồi: Được tư vấn quảng cáo miễn phí Được giảm 5% chi phí thiết kế quảng cáo nếu sử dụng mẫu thiết kế của công ty do Hội giới thiệu Được giảm giá 10% khi đăng ký quảng cáo trên 3 kỳ bản tin kế tiếp (chẳng hạn 3 kỳ bản tin tháng 4, 5,6; nếu gởi thư ngỏ đến khách hàng vào tháng 3). Ngồi ra giá cả còn được gia giảm tùy theo kích cỡ mẩu quảng cáo. Nếu khách hàng muốn biết thêm chi tiết, hãy liên hệ gấp với Hội ngay khi có thể theo địa chỉ đã nêu ở trên để được hưởng các ưu đãi! Đối với khách hàng là hội viên, thư ngỏ được bổ sung như sau: Nội dung thứ 2. Mục đích của bức thư : giới thiệu dịch vụ quảng cáo. Dự kiến trong năm đầu tiên, nguồn thu mới chưa thể bù đắp được chi phí bỏ ra nên những hội viên nào đến lượt tài trợ cho bản tin vẫn quảng cáo trên bản tin bình thường, giá quảng cáo không thay đổi: 2 triệu đồng. Những hội viên khác có nhu cầu đều được Hội khuyến khích đăng quảng cáo, với giá được giảm đến 50% so với khách hàng bên ngồi (2 triệu đồng so với 4 triệu đồng). Nếu hội viên nào có nhu cầu xin liên hệ với Hội để nhận bảng giá quảng cáo chi tiết. Nguyên tắc gởi thư: Trình bày phong bì đẹp mắt, không lòe loẹt, tên doanh nghiệp và tên người nhận được viết bằng tay để tỏ sự trang trọng và tôn trọng khách hàng; chọn giấy in loại tốt. Ghi cụ thể các thông tin liên hệ với FFA như điện thoại (có thể dùng dịch vụ gọi điện thoại sao cho người gọi không tốn tiền để khách hàng có thể an tâm hỏi về những vấn đề họ chưa được rõ), email, fax, và website. Việc gởi thư trực tiếp thực hiện gần như đồng thời với việc gọi điện. Sau khi chuẩn bị tất cả các phần trong thư, NVNT mới gọi điện để có được tên và địa chỉ email của người chịu trách nhiệm về tiếp thị rồi sau đó gởi thư và email ngay đến để qua ngày hôm sau gọi điện lại cho họ xác nhận họ đã nhận và đọc thư chưa. Gởi thư qua email Sau khi gọi điện, nếu khách hàng có email và họ đồng ý đọc thư qua email thì NVNT sẽ gởi email đến họ với nội dung rất ngắn gọn và tập trung như khi gọi điện để không làm họ click chuột thốt ra trước khi đọc hết thư. Nguyên tắc gởi email: Vì hiện nay thư rác rất nhiều nên phần tiêu đề (subject) phải được thiết kế sao cho ấn tượng, chẳng hạn: “Phương tiện làm cho khách hàng biết đến bạn nhanh nhất và hiệu quả nhất!” Chỉ gởi email khi có sự đồng ý của người nhận, nếu