Mô hình phân quyền quản lý hành chính hiện đại

Mô hình phân quyền quản lý hành chính hiện đại 1. Một cấp lãnh đạo cao nhất giữ quyền quyết định tuyệt đối về mọi vấn đề của tổ chức: mục đích, mục tiêu, đường lối, kế hoạch, kiến trúc tổ chức, nhân sự, công nghệ, phương pháp. 2. Kiến trúc tổ chức do lãnh đạo cao nhất lập ra, dựa trên phân cấp quản lý thành các bộ phận độc lập và cục bộ cho từng lĩnh vực và dựa trên việc chọn lựa và bổ nhiệm nhân sự cho các cấp quản lý đó. 3. Nhiều cấp trí tuệ trung gian cụ thể hóa những ý tưởng lãnh đạo thành các giải pháp hướng dẫn thực hiện. Những cấp này không có quyền quyết định. 4. Cấp dưới phục tùng sự lãnh đạo và ý chí của cá nhân hay nhóm cá nhân lãnh đạo. Tổ chức hoạt động chủ yếu theo ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo, ít có qui trình độc lập. 5. Trao đổi thông tin trong tổ chức dựa vào lời nói hay văn bản, các cuộc họp giao ban hay họp nội bộ thông báo. Thông tin văn bản mệnh lệnh truyền từ trên xuống dưới, thông tin báo cáo bằng văn bản được gửi từ cấp dưới lên cấp trên. Kiến trúc lãnh đạo phân quyền quản lý hành chính này sẽ hữu hiệu với các điều kiện môi trường tổ chức ít biến động như: có bộ khung quản lý vững, đồng tâm thực hiện các đường lối kế hoạch; nhân viên là những người cần mẫn, phục tùng. Tuy nhiên, trong hoàn cảnh có nhiều biến động, với nhiều thách thức đặt ra hiện nay mà không thay đổi thì rất khó đạt cải tổ. Đơn cử như cơ chế phục tùng mệnh lệnh lãnh đạo được đề cao hơn việc xây dựng và phục tùng qui trình làm việc có thể khiến các tổ chức bị lâm vào hỗn độn khi có thay đổi nhân sự lãnh đạo, hay ê kíp quản lý. Đồng thời tổ chức sẽ không tích lũy được kinh nghiệm của lãnh đạo tiền nhiệm. Hay như hoạt động trao đổi thông tin trong tổ chức hành chính nếu vẫn thông qua yếu tố con người hoặc văn bản thì toàn hệ thống không thể gọi là tích hợp và sẽ làm giảm thiểu hiệu năng công nghệ. Cần thay đổi quan niệm về kiến trúc lãnh đạo Qua những đặc trưng ở trên có thể thấy, kiến trúc lãnh đạo của nhiều tổ chức ở Việt Nam hiện không thích ứng được đòi hỏi của môi trường và hoàn cảnh mới. Môi trường và hoàn cảnh của các tổ chức ngày càng phức tạp và tăng mức độ công nghệ - trí tuệ. Điều này tất yếu đòi hỏi người lãnh đạo cũng phải có nhiều trí tuệ hơn, hiểu biết sâu sắc hơn về những tiến bộ công nghệ và xã hội. Nhưng nhiều người lãnh đạo hiện không đủ trình độ bao quát các tiến bộ công nghệ - xã hội, do thiếu học tập và bám sát những phát triển mới. Trong khi trí tuệ thực sự bên trong tổ chức, trong các chuyên gia của tổ chức, luôn tồn tại và có thể bao quát và đáp ứng được độ phức tạp tăng lên, lại không được khai thác và đặt đúng vị trí ra quyết định cho tổ chức. Chính việc không sử dụng được nguồn trí tuệ sẵn có, vẫn dùng kiến trúc quản lý cổ điển dựa trên mệnh lệnh cá nhân và qui định cứng nhắc của cá nhân, là nguyên nhân chính cho sự xơ cứng và không thích ứng của nhiều tổ chức hiện nay. Do vậy, các thay đổi chính về mặt quan niệm cần được chuẩn bị để cho tổ chức có thể thay đổi được kiến trúc lãnh đạo và quản lý là: 1. Thay đổi quan niệm về cá nhân toàn năng lãnh đạo sang tập thể chuyên gia đa ngành lãnh đạo. 2.Thay đổi quan niệm về quản lý dựa trên kiến trúc hệ thống cấp bậc con người sang kiến trúc tổ chức dựa trên nền công nghệ. 3. Thay đổi quan niệm về phân cấp, phân quyền cục bộ sang trao quyền toàn bộ cho các nhóm chuyên gia trong các lĩnh vực. 4. Thay đổi quan niệm về lãnh đạo quản lý dựa trên tin cậy và đối xử con người sang khoa học tổ chức quy trình làm việc giữa những con người có tri thức. 5. Thay đổi quan niệm làm việc thủ công, dựa trên dạng biểu diễn thông tin vật lí sang làm việc trên nền công nghệ, dựa trên dạng số thức của thông tin. Xây dựng và phát triển tổ chức cho phù hợp với hoàn cảnh mới đòi hỏi phải có sự tổng hợp tri thức chuyên gia về nhiều lĩnh vực quản lý: người nhận định tình hình và xu hướng phát triển của môi trường; người xác định mục đích, mục tiêu và xây dựng đường lối chính sách; người lập kế hoạch thực hiện; người thiết kế cấu trúc tổ chức; người lựa chọn kỹ năng và con người; người theo dõi thực hiện và ghi lại tri thức quản lý, người phát triển đội ngũ nhân lực có kỹ năng... Quan niệm mới cho rằng cần dàn hàng ngang cho những công việc trên. Nghĩa là định hướng phát triển là quan trọng, nhưng thiết kế ra tổ chức mới trên nền công nghệ và nâng cao trí tuệ của đội ngũ thực hiện cũng quan trọng tương đương. Vì vậy thành phần lãnh đạo chiến lược phải mở rộng để bao hàm cả các chuyên gia tri thức trong nhiều lĩnh vực. Từ kiến trúc tổ chức dựa trên hệ thống cấp bậc con người chuyển sang kiến trúc tổ chức dựa trên nền công nghệ vừa bao hàm yếu tố tăng cường năng lực xử lý của con người bằng xử lý của máy móc, vừa bao hàm yếu tố thay đổi căn bản mối quan hệ làm việc giữa con người với nhau. Vấn đề là không chỉ những người ở vị trí lãnh đạo mới có quyền quyết định về các vấn đề chiến lược, mà tất cả những người có đủ tri thức chuyên gia trong các lĩnh vực đều có quyền tham gia vào những quyết định chiến lược của tổ chức. Có như vậy sức mạnh sáng tạo của toàn tổ chức mới được nâng lên đúng tầm của nó để giúp cho tổ chức thích ứng với mọi biến chuyển của môi trường. Nuôi dưỡng năng lực trí tuệ của tổ chức Vấn đề năng lực trí tuệ của tổ chức trở thành cơ bản và quan trọng, giúp cho tổ chức duy trì được vị trí và sức mạnh tồn tại của mình trong môi trường. Sử dụng hữu hiệu năng lực trí tuệ này là điểm mấu chốt của mọi tổ chức. Nhưng vấn đề quan trọng là nuôi dưỡng và phát huy vốn trí tuệ trong tổ chức như thế nào để nó thường xuyên là động lực giúp được tổ chức đổi mới và đi lên. Vốn trí tuệ của tổ chức do vậy cần phải được nhận diện cả dưới dạng tri thức chung, không phụ thuộc cá nhân người lãnh đạo và tri thức ngầm ẩn nằm trong đầu các chuyên gia của tổ chức. Để phát triển các tri thức này và dần thay đổi kiến trúc, cần đề ra chiến lược tăng cường tổ chức học tập cho mọi nhân viên về các kiến trúc tổ chức xí nghiệp, cơ quan theo các mô hình, chuẩn quốc tế, nhằm giúp các nhân viên nâng cao trình độ, tham gia vào phương thức làm việc mới trên nền công nghệ. Chỉ trên cơ sở có những thay đổi căn bản trong quan niệm về người lãnh đạo như vậy thì mới có thể nói tiếp đến việc sử dụng và tiếp thu các thành tựu, tinh hoa của thế giới để kiến trúc ra những tổ chức mới. Với giả thiết đã có sự thay đổi về quan niệm như vậy chúng ta có thể tìm hiểu sâu hơn về những giải pháp công nghệ và sản phẩm phần mềm hỗ trợ cho việc tạo dựng ra những kiến trúc mới phù hợp cho tổ chức. theo Technology