Microsoft Office Excel 2003

Trang 1 / 59 Mục Lục 1 Mục tiêu đào tạo ...........................................................................................................................6 2 Bài 1: Giới thiệu Microsoft Excel và màn hình giao diện............................................................6 2.1 Giới thiệu..............................................................................................................................6 2.1.1 Cách khởi động chương trình Microsoft Excel ...........................................................6 2.1.2 Cách thoát chương trình Microsoft Excel...................................................................6 2.2 Màn hình giao diện ...............................................................................................................6 2.3 Bảng tính (Workbook) và trang bảng tính (Sheet)..................................................................7 2.4 Tóm tắt .................................................................................................................................7 2.4.1 Câu hỏi .....................................................................................................................7 3 Bài 2: Nhập dữ liệu và hiệu chỉnh bảng tính trong Excel............................................................8 3.1 Nhập dữ liệu .........................................................................................................................8 3.2 Các kiểu dữ liệu trong Excel .................................................................................................9 3.2.1 Kiểu chữ ...................................................................................................................9 3.2.2 Kiểu số......................................................................................................................9 3.2.3 Kiểu công thức ..........................................................................................................9 3.2.4 Kiểu ngày..................................................................................................................9 3.2.4.1 Các toán tử ............................................................................................. 10 3.2.4.2 Hàm .......................................................................................................10 3.3 Hiệu chỉnh bảng tính ...........................................................................................................10 3.4 Các thao tác trên tập tin.......................................................................................................11 3.5 Tóm tắt ............................................................................................................................... 11 3.5.1 Câu hỏi ...................................................................................................................11 3.6 Bài tập ................................................................................................................................ 11 3.6.1 Bài tập 1..................................................................................................................11 3.6.2 Bài tập 2..................................................................................................................12 4 Bài 3: Định dạng dữ liệu và bảng tính .......................................................................................13 4.1 Định dạng cách hiển thị dữ liệu kiểu số và ngày tháng......................................................... 13 4.2 Định dạng Font chữ.............................................................................................................14 4.3 Định dạng vị trí và hướng xoay của văn bản trong ô ............................................................ 14 4.4 Kẻ khung cho bảng tính ......................................................................................................15 Trang 2 / 59 4.5 Tạo màu nền cho ô ..............................................................................................................17 4.6 Tóm tắt ............................................................................................................................... 17 4.6.1 Câu hỏi ...................................................................................................................17 4.7 Bài tập ................................................................................................................................ 17 5 Bài 4: Các thao tác dữ liệu đặc biệt trong Excel........................................................................19 5.1 Các thao tác Copy và Paste Special .....................................................................................19 5.2 Thao tác trên Sheet..............................................................................................................20 5.3 Liên kết dữ liệu ...................................................................................................................20 5.4 Sắp xếp cơ sở dữ liệu ..........................................................................................................21 5.5 Tóm tắt ............................................................................................................................... 22 5.5.1 Câu hỏi ...................................................................................................................22 5.6 Bài tập ................................................................................................................................ 22 6 BÀI 5: Giới thiệu hàm trong Excel ............................................................................................ 24 6.1 Giới thiệu............................................................................................................................ 24 6.2 Một số hàm Logic ...............................................................................................................24 6.2.1 Hàm AND...............................................................................................................24 6.2.2 Hàm OR .................................................................................................................24 6.2.3 Hàm điều kiện IF ....................................................................................................24 6.3 Các hàm xử lý chuỗi ...........................................................................................................25 6.3.1 Hàm trích chuỗi.......................................................................................................25 6.3.1.1 Hàm LEFT............................................................................................. 25 6.3.1.2 Hàm RIGHT .......................................................................................... 25 6.3.1.3 Hàm MID............................................................................................... 25 6.3.2 Hàm đổi chuỗi.........................................................................................................25 6.3.2.1 Hàm LOWER........................................................................................25 6.3.2.2 Hàm UPPER.......................................................................................... 26 6.3.2.3 Hàm PROPER .......................................................................................26 6.3.2.4 Toán tử nối chuỗi: & ..............................................................................26 6.4 Tóm tắt ............................................................................................................................... 26 6.4.1 Câu hỏi ...................................................................................................................26 6.5 Bài tập ................................................................................................................................ 27 6.5.1 Bài tập 1..................................................................................................................27 6.5.2 Bài tập 2..................................................................................................................28 6.5.3 Bài tập 3..................................................................................................................28 Trang 3 / 59 6.5.4 Bài tập 4..................................................................................................................29 6.5.5 Bài tập 5..................................................................................................................30 7 Bài 6: Các hàm truy tìm dữ liệu, hàm số học và thống kê......................................................... 30 7.1 Các hàm truy tìm dữ liệu .....................................................................................................30 7.1.1 Hàm VLOOKUP....................................................................................................30 7.1.2 Hàm HLOOKUP ...................................................................................................31 7.2 Một số hàm số học ..............................................................................................................31 7.2.1 Hàm INT ................................................................................................................31 7.2.2 Hàm MOD..............................................................................................................31 7.2.3 Hàm ROUND ........................................................................................................31 7.2.4 Hàm MAX ..............................................................................................................32 7.2.5 Hàm MIN ...............................................................................................................32 7.2.6 Hàm AVERAGE ....................................................................................................32 7.2.7 Hàm SUM...............................................................................................................32 7.2.8 Hàm RANK ............................................................................................................33 7.2.9 Hàm COUNT .........................................................................................................33 7.2.10 Hàm COUNTA ......................................................................................................33 7.2.11 Hàm COUNTIF .....................................................................................................33 7.2.12 Hàm SUMIF...........................................................................................................33 7.3 Tóm tắt ............................................................................................................................... 34 7.3.1 Câu hỏi ...................................................................................................................34 7.4 Bài tập ................................................................................................................................ 35 7.4.1 Bài tập 1..................................................................................................................35 7.4.2 Bài tập 2 : Tạo tập tin và lưu với tên KQ_THI.XLS. ................................................36 7.4.3 Bài tập 3..................................................................................................................37 7.4.4 Bài tập 4..................................................................................................................38 7.4.5 Bài tập 5..................................................................................................................38 7.4.6 Bài tập 6..................................................................................................................39 8 Bài 7: Một số hàm ngày giờ và hàm cơ sở dữ liệu .....................................................................40 8.1 Các hàm ngày giờ ...............................................................................................................40 8.1.1 Các hàm ngày tháng ................................................................................................ 40 8.1.1.1 Hàm DATE ............................................................................................ 40 8.1.1.2 Hàm DAY .............................................................................................. 41 8.1.1.3 Hàm MONTH........................................................................................41 8.1.1.4 Hàm YEAR............................................................................................ 41 8.1.2 Các hàm giờ ............................................................................................................41 Trang 4 / 59 8.1.2.1 Hàm NOW ............................................................................................. 41 8.1.2.2 Hàm HOUR ........................................................................................... 41 8.1.2.3 Hàm MINUTE .......................................................................................41 8.1.2.4 Hàm SECOND.......................................................................................41 8.2 Một số hàm cơ sở dữ liệu ....................................................................................................42 8.2.1 Giới thiệu ...............................................................................................................42 8.2.2 Một số hàm cụ thể ...................................................................................................42 8.2.2.1 Hàm DSUM ........................................................................................... 42 8.2.2.2 Hàm DMIN ............................................................................................ 42 8.2.2.3 Hàm DMAX........................................................................................... 42 8.2.2.4 Hàm DAVERAGE.................................................................................42 8.2.2.5 Hàm DCOUNT ......................................................................................43 8.2.2.6 Hàm DCOUNTA ...................................................................................43 8.3 Rút trích dữ liệu ..................................................................................................................43 8.3.1 Cách 1: Sử dụng AutoFilter .....................................................................................43 8.3.2 Cách 2: Sử dụng Advanced Filter ............................................................................44 8.4 Tóm tắt ............................................................................................................................... 44 8.4.1 Câu hỏi ...................................................................................................................44 8.5 Bài tập ................................................................................................................................ 44 8.5.1 Bài tập 1..................................................................................................................44 9 Bài 8: Vẽ biểu đồ trong Excel.....................................................................................................46 9.1 Giới thiệu............................................................................................................................ 46 9.2 Cách vẽ biểu đồ trong Excel ................................................................................................ 47 9.3 Cách hiệu chỉnh biểu đồ ......................................................................................................49 9.4 Tóm tắt ............................................................................................................................... 50 9.4.1 Câu hỏi ...................................................................................................................50 9.5 Bài tập ................................................................................................................................ 50 9.5.1 Bài tập 1:.................................................................................................................50 9.5.2 Bài tập 2..................................................................................................................51 10 Bài 9: Phụ lục ............................................................................................................................. 51 11 Đáp án câu hỏi ............................................................................................................................ 56 11.1 Bài 1: Trả lời.......................................................................................................................56 11.2 Bài 2: Trả lời.......................................................................................................................57 11.3 Bài 3: Trả lời.......................................................................................................................57 Trang 5 / 59 11.4 Bài 4: Trả lời.......................................................................................................................57 11.5 Bài 5 Trả lời........................................................................................................................57 11.6 Bài 6 : Trả lời......................................................................................................................58 11.7 Bài 7 : Trả lời......................................................................................................................58 11.8 Bài 8: Trả lời......................................................................................................................58 Trang 6 / 59 MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 1 Mục tiêu đào tạo 1. Các thao tác soạn thảo dữ liệu bảng tính:  Thao tác căn bản: Nhập dữ liệu, chọn vùng dữ liệu, nhập số thứ tự tự động, sử dụng các lệnh Copy/Cut/Paste, chỉnh sửa nội dung, cách chèn dòng/cột/ô, trộn nhiều ô thành 1 ô.  Định dạng dữ liệu: Sử dụng lệnh Format Cells để biết cách định dạng kiểu số (Number), kiểu chữ (Font), vị trí và hướng xoay của văn bản (Alignment), cách kẻ khung cho bảng tính (Border), tạo màu nền cho bảng tính (Patterns). 2. Các thao tác dữ liệu đặc biệt:  Sử dụng lệnh dán đặc biệt (Paste Special).  Đổi/xóa tên Sheet.  Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính.  Sắp xếp dữ liệu trong bảng tính (Sort). 3. Cách sử dụng các hàm:  Các hàm Logic: AND, OR, IF.  Hàm trích chuỗi: LEFT, RIGHT, MID.  Hàm đổi chuỗi: LOWER, UPPER, PROPER.  Các hàm truy tìm dữ liệu: VLOOKUP, HLOOKUP.  Các hàm số học: INT, MOD, ROUND, MAX, MIN, AVERAGE, SUM, RANK, COUNT.  Các hàm ngày giờ: DATE, DAY, MONTH, YEAR, NOW, HOUR, MINUTE, SECOND. 4. Sử dụng lệnh AutoFilter và Advanced Filter để rút trích dữ liệu. 5. Biết cách vẽ đồ thị trong Excel bằng việc sử dụng Chart Wizard. 2 Bài 1: Giới thiệu Microsoft Excel và màn hình giao diện 2.1 Giới thiệu Chức năng của Microsoft Excel là một phần mềm tính toán. Microsoft Excel cung cấp khá đầy đủ các công cụ và các hàm giúp người dùng lập các bảng tính một cách dễ dàng. 2.1.1 Cách khởi động chương trình Microsoft Excel  Click vào nút Start  Programs  Microsoft Office  Microsoft Office Excel 2003.  Click vào nút Start  Run, gõ chữ Excel trong hộp thoại Open. 2.1.2 Cách thoát chương trình Microsoft Excel  Chọn File  Exit.  Nhấn tổ hợp phím Alt + F4.  Nhấn vào nút Close ở góc trên bên phải màn hình. 2.2 Màn hình giao diện Trang 7 / 59 Các thành phần của cửa sổ như:  Vùng làm việc của Excel được chia ra làm các dòng (Row) và các cột (Column), giao điểm của các dòng và các cột tạo thành ô (Cell).  Dòng: Có 65.536 dòng được đánh số từ 1 đến 65.536.  Cột: Có 256 cột được đánh số từ A đến Z rồi lại AA… đến IV.  Ô: Mỗi ô đều có địa chỉ. Địa chỉ của ô là chỉ số cột và chỉ số dòng. Ví dụ ô ở cột B dòng số 2 có địa chỉ là B2.  Vùng: Một vùng bao gồm các ô liên tiếp nhau tạo thành hình chữ nhật. Địa chỉ của vùng là địa chỉ của ô đầu tiên bên trái và ô cuối cùng bên phải.  Các thanh công cụ: Cũng như các phần mềm ứng dụng khác, Microsoft Excel cung cấp cho người sử dụng nhiều thanh công cụ chẳng hạn thanh Standard, thanh Formatting, thanh Drawing, … Để bật hoặc tắt các thanh công cụ: Dùng View  Toolbars  Chọn các thanh công cụ cần bật hoặc tắt. 2.3 Bảng tính (Workbook) và trang bảng tính (Sheet)  Một tập tin Excel tương đương với một bảng tính (Workbook).  Trên một Workbook có thể có nhiều trang bảng tính (Sheet). Mặc định, một Workbook khi mới tạo ra sẽ có 3 Sheet. Các Sheet sẽ được đánh số từ Sheet1 đến Sheet3. Số lượng Sheet trong một Workbook tùy thuộc vào bộ nhớ cho phép. 2.4 Tóm tắt 2.4.1 Câu hỏi Thanh tiêu đề (Title Bar) Thanh thực đơn lệnh (Menu Bar) Các thanh công cụ (Toolbars) Thanh công thức (Formula Bar) Ô làm việc (Cell) Tiêu đề cột (Title Column) Tiêu đề dòng (Title Row) Trang bảng tính (Sheet Tab) Thanh trạng thái (Status Bar) Trang 8 / 59 1. Nêu ra hai cách khởi động Microsoft Excel? 2. Sheet là gì? 3. Mặc định, một Workbook có bao nhiêu Sheet? 3 Bài 2: Nhập dữ liệu và hiệu chỉnh bảng tính trong Excel 3.1 Nhập dữ liệu  Nhập dữ liệu  Nhập dữ liệu bình thường vào các ô của bảng tính.  Dùng các phím điều khiển để di chuyển con trỏ giữa các ô.  Xóa ký tự: Nhấn Delete để xóa ký tự bên phải điểm chèn hoặc phím Backspace để xóa ký tự bên trái điểm chèn.  Các thao tác về lệnh cũng giống Word, có nghĩa là lệnh có thể thực hiện qua thực đơn lệnh hoặc qua các thanh công cụ lệnh.  Các lệnh chọn vùng dữ liệu  Chọn một dòng: Click vào tiêu đề của dòng cần chọn.  Chọn nhiều dòng liên tiếp: Nhấn và giữ chuột vào tiêu đề của dòng đầu tiên trong vùng cần chọn, kéo rê chuột để chọn được nhiều dòng.  Chọn một cột: Click vào tiêu đề của cột cần chọn.  Chọn nhiều cột liên tiếp: Nhấn và giữ chuột vào tiêu đề của cột đầu tiên trong vùng cần chọn, kéo rê chuột để chọn được nhiều cột.  Chọn một vùng bất kỳ: Nhấn và giữ chuột, đồng thời di chuyển chuột để chọn.  Chọn nhiều vùng không liên tiếp: Chọn vùng thứ nhất, nhấn và giữ phím Ctrl, chọn vùng thứ hai.  Nhập số thứ tự tự động  Nhập vào hai số 1 và 2 cho hai ô liên tiếp nhau.  Đánh dấu chọn hai ô chứa 2 số đó.  Đặt chuột góc dưới bên phải của khối vừa chọn cho xuất hiện dấu cộng đậm nét (+).  Drag (giữ và kéo) chuột tới các ô cần đánh số thứ tự.  Lệnh Copy  Đối với dữ liệu ở ô cần nhập hoặc cần tính toán có nội dung tương tự với nội dung hiện có thì ta dùng lệnh Copy.  Cách làm:  Chọn các ô chứa dữ liệu cần Copy.  Nhấn Ctrl + C, hoặc Edit  Copy, hoặc Click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn (Standard).  Dời con trỏ đến ô cần Copy tới, Click phải chuột, chọn Paste, hoặc Ctrl + V, hoặc chọn biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn để dán.  Lưu ý: Nếu các ô chứa công thức hoặc nội dung kề nhau, bạn có thể đặt chuột tại vị trí bên phải của ô cho xuất hiện dấu cộng đậm nét, sau đó Drag chuột đến các ô cần Copy tới.  Di chuyển Trang 9 / 59  Chọn các ô chứa dữ liệu cần di chuyển.  Nhấn Ctrl + X, hoặc Edit  Cut, hoặc Click vào biểu tượng trên thanh công cụ chuẩn.  Dời con trỏ đến ô cần di chuyển tới, Click phải chuột, chọn Paste, hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + V hoặc chọn thanh công cụ trên thanh công cụ chuẩn để dán.  Xóa khối dữ liệu  Dùng chuột xác định vùng dữ liệu cần xóa.  Nhấn Delete (hoặc Edit  Clear  Contents). 3.2 Các kiểu dữ liệu trong Excel Đối với Microsoft Excel, trong một ô chỉ có thể có một kiểu dữ liệu. 3.2.1 Kiểu chữ Dữ liệu kiểu chữ là dữ liệu sau khi nhập xong mặc định dữ liệu sẽ được canh trái trong ô. 3.2.2 Kiểu số Dữ liệu kiểu số là dữ liệu sau khi nhập xong mặc định dữ liệu sẽ được canh phải. 3.2.3 Kiểu công thức Bắt đầu bằng dấu = hoặc dấu +. Kết quả trong ô dữ liệu dạng công thức không phải là những ký tự nhập vào mà là kết quả trả về của các toán tử và các hàm sử dụng trong công thức. Sau khi nhấn Enter công thức nhập vào chỉ thể hiện trên thanh công thức còn kết quả của nó được thể hiện trong ô. Nếu thấy Có thể do #######: Cột quá hẹp #DIV/0!: Chia cho 0 #NAME?: Thực hiện phép tính với một biến không xác định (tên không gắn với một ô hay một vùng nào cả) hoặc sai tên hàm #N/A: Tham chiếu đến một ô rỗng hoặc không có trong danh sách #VALUE!: