Luận văn Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước

Mở đầu 1. Tính cấp thiết của đề tài Hơn 10 năm qua, Chính phủ đã triển khai hàng loạt biện pháp tích cực nhằm đổi mới và nâng cao hiệu quả doanh nghiệp nhà nước (DNNN). Trong bối cảnh thế giới có nhiều diễn biến phức tạp và nền kinh tế còn có nhiều khó khăn, gay gắt, song DNNN đã vượt qua nhiều thử thách, đứng vững và không ngừng phát triển, góp phần quan trọng vào thành tựu to lớn của sự nghiệp đổi mới và phát triển đất nước, đưa nước ta ra khỏi khủng hoảng kinh tế - xã hội, chuyển sang thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa theo định hướng xã hội chủ nghĩa. DNNN đã chi phối được các ngành, các lĩnh vực then chốt và sản phẩm thiết yếu của nền kinh tế, góp phần chủ yếu để kinh tế nhà nước thực hiện được vai trò chủ đạo, ổn định và phát triển kinh tế xã hội, tăng thế và lực của đất nước, là lực lượng quan trọng thực hiện chính sách xã hội, khắc phục hậu quả thiên tai và đảm bảo nhiều sản phẩm, dịch vụ công ích, thiết yếu cho xã hội, quốc phòng, an ninh. DNNN đã ngày càng thích ứng với cơ chế mới, năng lực sản xuất tiếp tục tăng, cơ cấu ngày càng hợp lý hơn, trình độ công nghệ và quản lý có nhiều tiến bộ, hiệu quả và sức cạnh tranh từng bước được nâng lên, đời sống của người lao động từng bước được cải thiện. Tuy nhiên, DNNN cũng còn nhiều tồn tại, yếu kém, vướng mắc, còn nhiều bất hợp lý như trình độ công nghệ còn lạc hậu, quản lý còn yếu kém, chưa thực sự tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong sản xuất kinh doanh (SXKD), kết quả đạt được chưa tương xứng với các nguồn lực đã có và sự hỗ trợ, đầu tư của Nhà nước, hiệu quả và sức cạnh tranh còn thấp, nợ không có khả năng thanh toán tăng lên, lao động thiếu việc làm và dôi dư còn lớn. Hiện nay, DNNN đang đứng trước thách thức gay gắt của yêu cầu đổi mới, phát triển và chủ động hội nhập kinh tế quốc tế và khu vực. Để kinh tế nhà nước nói chung, DNNN nói riêng thực sự giữ vai trò chủ đạo trong việc giữ vững định hướng xã hội chủ nghĩa, ổn định phát triển kinh tế, chính trị, xã hội của đất nước, cần phải tìm ra những nguyên nhân chủ yếu để có giải pháp cụ thể, thiết thực khắc phục những mặt hạn chế, nâng cao hiệu quả SXKD. Những hạn chế, yếu kém của DNNN có nguyên nhân khách quan, nhưng phần nhiều là do những nguyên nhân chủ quan, trong đó chủ yếu là việc quản lý và hạch toán kinh tế ở DNNN chưa tốt, sử dụng vật tư, lao động, tiền vốn còn nhiều lãng phí, bất cập. Thực tế cho thấy các DNNN còn nhiều lúng túng trong nhận thức về cơ chế thị trường, trong việc sử dụng các công cụ quản lý vi mô để điều hành và quản lý hoạt động SXKD. Kế toán quản trị (KTQT) và phân tích kinh doanh (PTKD) là công cụ quản lý vi mô không thể thiếu cho quản trị một doanh nghiệp (DN) trong cơ chế thị trường, chưa được các nhà quản trị quan tâm sử dụng, thậm chí còn bỡ ngỡ cả trong nhận thức về vai trò, chức năng và cách thức tổ chức thực hiện chúng trong DN. Đề tài "Tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp nhà nước" được chọn nghiên cứu với mong muốn góp phần bổ sung thêm những vấn đề lý luận về KTQT và PTKD, tăng cường tính ứng dụng của KTQT và PTKD đối với các DN nói chung, DNNN nói riêng; góp phần phát triển công tác KTQT và PTKD ở Việt Nam cũng như nâng cao trình độ quản lý, sức cạnh tranh trong các DNNN. 2. ý nghĩa khoa học và thực tiễn KTQT và PTKD là công cụ phục vụ cho các nhà quản trị ra các quyết định kinh doanh. Trong điều kiện kinh tế thị trường, để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, kịp thời, nhà quản trị DN cần dựa vào các thông tin hiện tại có liên quan đến tương lai và phân tích các tình huống, các phương án kinh doanh để lựa chọn phương án hay quyết định hợp lý nhất... Với vai trò ngày càng quan trọng trong quản lý kinh tế, KTQT và PTKD đã và đang là vấn đề được giới chuyên môn quan tâm. Trên thế giới đã có rất nhiều tác giả nghiên cứu và viết sách, tạp chí về vấn đề này. ở Việt Nam cũng đã được nhiều nhà nghiên cứu và cán bộ quản lý ở các DN quan tâm, đặc biệt trong gần 10 năm trở lại đây. Hiện nay, các nhà nghiên cứu, các giảng viên trong các trường đào tạo chuyên ngành đang còn nhiều quan điểm khác nhau về lý luận và tính ứng dụng của nó đối với các DN. Thực tế, các DN nói chung, các DNNN nói riêng chưa thực sự quan tâm đúng mức đến KTQT và PTKD nên dẫn đến thiếu thông tin phù hợp cho các nhà quản trị hoạch định chính sách và đưa ra các quyết định quản lý tối ưu. Nếu nhận thức đúng vai trò, chức năng, mục đích của KTQT và PTKD trong quản lý vi mô, tổ chức KTQT và PTKD một cách khoa học, hợp lý, chắc chắn góp phần nâng cao trình độ, năng lực quản lý, điều hành SXKD và hiệu quả kinh tế của các DN. Xuất phát từ những vấn đề đã nêu trên đây, việc nghiên cứu đề tài tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN vừa có ý nghĩa lý luận, vừa có ý nghĩa thực tiễn và là vấn đề thời sự cấp thiết hiện nay. 3. Mục đích nghiên cứu của đề tài - Hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức KTQT và PTKD trong DN, góp phần làm sáng tỏ hơn một số vấn đề lý luận về tổ chức KTQT và PTKD. - Nghiên cứu, phân tích thực trạng về tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN. - Đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN. 4. Đối tượng, phạm vi và phương pháp nghiên cứu Với mục đích đã xác định, luận án chỉ tập trung nghiên cứu, hệ thống hóa và phân tích những vấn đề lý luận và thực tiễn về tổ chức KTQT và PTKD trong DNNN, tập trung chủ yếu vào các DN sản xuất. Luận án sử dụng kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp chung: Duy vật biện chứng, duy vật lịch sử, tổng hợp, phân tích, khảo sát... - Phương pháp thực hiện: Nghiên cứu các tư liệu trong và ngoài nước, tiếp xúc trực tiếp với một số DNNN thuộc loại hình DN sản xuất, trao đổi ý kiến với đồng nghiệp và các cán bộ quản lý trong DN. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận án gồm 3 chương: Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong DN. Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong DNNN Việt Nam hiện nay. Chương 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong DNNN. Chương 1 Lý luận cơ bản về tổ chức kế toán quản trị và phân tích kinh doanh trong doanh nghiệp 1.1. Khái quát chung về kế toán quản trị và phân tích kinh doanh 1.1.1. Khái niệm về kế toán quản trị và phân tích kinh doanh Kế toán là nhu cầu tất yếu khách quan, là công cụ không thể thiếu trong quản lý kinh tế tài chính. V.I. Lênin cho rằng, kế toán là một trong những hình thức kiểm tra, giám đốc có hiệu quả nhất, Người viết: "Kế toán và giám đốc, đó là điều quan trọng, là yêu cầu cần thiết để xã hội cộng sản chủ nghĩa hoạt động đúng đắn", hay "chủ nghĩa xã hội là kế toán" [7]. Năm 1941, Viện các giám định viên kế toán (American Institute of Certified public Accountants - AICPA) đã định nghĩa: "Kế toán là một nghệ thuật của việc ghi chép, phân loại và tổng hợp bằng một phương pháp riêng và ghi bằng tiền các nghiệp vụ, sự kiện có tính chất tài chính và giải thích kết quả của nó" [1]. Theo định nghĩa này, kế toán không chỉ ghi chép số liệu về hoạt động tài chính mà còn phân tích, diễn giải số liệu đó, từ đó cung cấp thông tin có ích cho việc ra quyết định quản lý trong các đơn vị, tổ chức kinh tế. Trong "Từ điển thuật ngữ kế toán" có nêu: "Kế toán là quá trình ghi chép, đánh giá, chuyển đổi và thông tin về các số liệu tài chính" [81] . Về cơ bản, khái niệm này cũng phù hợp với khái niệm mà AI CPA đã nêu. Điều lệ tổ chức kế toán ban hành theo Nghị định số 25-HĐBT ngày 18/03/1989 có nêu: "Kế toán là công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành, quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế và kiểm tra việc bảo vệ, sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động trong sản xuất, kinh doanh và tự chủ tài chính của tổ chức, xí nghiệp" [37]. Khái niệm này cũng phù hợp với quan niệm của V.I.Lênin, nhấn mạnh vai trò công cụ quản lý kinh tế trong đơn vị của kế toán. Giáo sư tiến sĩ Robert N.An Thony Trường Đại học Haward của Mỹ còn cho rằng: "Kế toán là ngôn ngữ kinh doanh" [10]. Mục đích của ngôn ngữ là cung cấp thông tin nên khái niệm này cũng nhấn mạnh chức năng cung cấp thông tin về hoạt động kinh doanh của kế toán. Khái niệm này hàm ý cả về tính linh hoạt, kịp thời của thông tin kế toán. Vì là "ngôn ngữ" nên kế toán cần phải thay đổi để đáp ứng những nhu cầu biến động của xã hội, của những chủ thể tham gia thông tin. Nghĩa là, khái niệm về kế toán cũng thường có sự biến đổi và hoàn thiện để thực hiện chức năng thiết yếu đối với mỗi đơn vị, tổ chức trong xã hội, đặc biệt là các DN. Đây là cách tiếp cận với khái niệm kế toán mới và phù hợp với yêu cầu về sự phát triển của kế toán trong nền kinh tế thị trường. Sự phát triển không ngừng của kinh tế xã hội theo xu hướng khu vực hóa, quốc tế hóa, đã tạo ra những thời cơ và thách thức mới cho DN, đòi hỏi DN luôn phải đưa ra những quyết định kinh tế nhanh nhạy, phù hợp. DN thành công hay thất bại, tồn tại hay phá sản phụ thuộc vào chính các quyết định quản lý của chủ DN, bởi cơ chế tự chịu trách nhiệm, bởi quy luật đào thải khắc nghiệt của thị trường - một thị trường ngày càng mở rộng với sức cạnh tranh ngày càng gay gắt... Các nhà quản trị không chỉ còn cần số liệu kế toán tổng hợp, phản ánh những cái đã xảy ra mà còn phải được cung cấp số liệu kế toán được theo dõi riêng cho từng vấn đề, lĩnh vực hoạt động... để sử dụng vào việc lập kế hoạch và kiểm soát các hoạt động hàng ngày của đơn vị hay lập các kế hoạch SXKD và ra các quyết định quan trọng như nên quy định đặt gia công một phần nào (chi tiết nào) của mặt hàng sản xuất; chấp thuận hay từ chối một đơn đặt hàng với giá thấp so với giá niêm yết; điều chỉnh kịp thời những yếu tố khác nhau trong giá thành sản phẩm v.v... Trong bối cảnh đó, KTQT được hình thành và phát triển, tách biệt với KTTC. KTQT thu nhận, xử lý và cung cấp các thông tin về hoạt động SXKD của DN một cách cụ thể, chi tiết cho từng quá trình, từng hoạt động và toàn bộ các mặt hoạt động SXKD của DN. Trên cơ sở thông tin kế toán và các thông tin có liên quan thu thập từ nhiều nguồn khác nhau, KTQT thực hiện "chế biến" và cung cấp cho nhà quản trị những thông tin thích hợp, kịp thời. Cũng cần thấy rõ rằng, KTQT là một bộ phận của hệ thống kế toán DN. KTQT sử dụng rộng rãi các số liệu ghi chép hàng ngày của kế toán trên cơ sở khai triển và phân tích số liệu này để dự báo cho nhà quản trị về những khả năng có thể xảy ra trong tương lai, từ đó có biện pháp ứng phó phù hợp, sẽ đảm bảo hoạt động của DN luôn trôi chảy, phù hợp với mục tiêu, luôn ở thế chủ động trong kinh doanh. Như vậy, trên giác độ chung nhất có thể kết luận, KTQT là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin một cách chi tiết, cụ thể về tình hình và kết quả hoạt động SXKD, phục vụ cho nhà quản trị DN lập kế hoạch, điều hành, tổ chức thực hiện và kiểm soát các hoạt động SXKD trong nội bộ DN. Khi có số liệu kế toán, công việc thứ hai không kém phần quan trọng là phân tích các số liệu đó trên cơ sở kết hợp giữa thông tin kế toán và các nguồn thông tin khác. Có thể nói, "kế toán ở đơn vị có hai chức năng không tách rời nhau là chức năng cung cấp tin tức và chức năng phân tích. Thật sai lầm nếu nghĩ rằng giữa hai chức năng đó có một ranh giới rõ rệt ngăn cách cái nọ với cái kia, mà chúng luôn liên hệ mật thiết với nhau" [7]. Quá trình phân tích thường tiến triển qua những giai đoạn nhất định, như V.I.Lênin đã viết: "Bất kỳ công việc nghiên cứu nào cũng có thể tiến triển với trình độ sâu sắc khác nhau, phát triển từ hiện tượng đến bản chất và từ bản chất sâu sắc ít đến bản chất sâu sắc hơn" [7]. Để nhận thức đúng đắn thực trạng quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, thông tin kế toán phải được nghiên cứu riêng để rút ra những kết luận nhất định về mức độ thực hiện các chỉ tiêu kinh tế - tài chính. Đó là giai đoạn "đọc" số liệu kế toán. Giai đoạn này người ta tiếp thu và nhận thức được hiện tượng kinh tế, còn bản chất của hiện tượng thì phải tiếp tục nghiên cứu sâu sắc hơn nữa, tức là phải thực hiện quá trình phân tích một cách phức tạp và có tính chất hoàn chỉnh. Để cân nhắc và đánh giá, cần phải sử dụng thêm một số nguồn thông tin khác có liên quan như kế hoạch (dự toán), thông tin về hạch toán nghiệp vụ, hạch toán thống kê, thông tin về thị trường, về kết quả hoạt động của đơn vị khác trong ngành v.v... Trong đó, số liệu kế toán được coi là "trụ cột" của việc phân tích. Khi công việc thu thập, xử lý và cung cấp số liệu kế toán chủ yếu do máy móc đảm nhận thì công việc quan trọng sẽ là phân tích nhanh chóng những số liệu đã được xác định để cung cấp kịp thời cho nhà quản trị những số liệu "đã được chế biến" ở dạng dễ sử dụng nhất cho việc ra quyết định điều chỉnh kịp thời quá trình hoạt động (nếu cần thiết). Nếu để quá lâu, sau một thời gian dài thực hiện mới phân tích, tính toán để phát hiện ra các biến động thì như "việc đã rồi", chỉ có tác dụng "rút kinh nghiệm" mà không mang lại hiệu quả thực sự trong kỳ, thậm chí có thể dẫn đến những thiệt hại đáng kể đến lợi nhuận của đơn vị khi tình hình thực tế có biến động lớn so với dự kiến (Ví dụ giá cả nguyên vật liệu thay đổi, nhu cầu thị trường về sản phẩm nào đó của doanh nghiệp giảm sút hoặc có xu hướng tăng v.v...). Như vậy, PTKD là một yêu cầu tất yếu khách quan, nó phát sinh và phát triển cùng với sự phát triển của nền sản xuất xã hội, nó liên quan đến chức năng quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động thực tiễn của con người. Khi sử dụng các số liệu (thông tin) đã phân tích, người quản lý có khả năng tập trung chú ý tăng cường vào các khâu và các chỉ tiêu có ý nghĩa quyết định trong việc hoàn thành các mục tiêu đã đặt ra với chi phí hợp lý. Lênin viết: Cán bộ kinh tế sắc sảo phải bỏ qua những đề mục không quan trọng mà phải biết nghiên cứu tỉ mỉ các nhân tố, số liệu và các tài liệu cần thiết, phải từ kinh nghiệm thực tế của mình mà phân tích rõ các tình hình số liệu ấy và nói được rằng đó là điều sai lầm cần phải sửa chữa ngay. Các cán bộ quản lý giỏi, trên cơ sở đã điều tra nghiên cứu kỹ càng, có thể kiến nghị hoặc tự mình điều động nhân lực, điều động cán bộ, điều chỉnh báo cáo, cải tiến bộ máy... [6]. Do một số lãnh đạo chưa làm chủ được công tác PTKD nên không phải lúc nào cũng giải quyết và đánh giá đúng kết quả hoạt động của mình trên quan điểm hiệu quả kinh tế của sản xuất, đôi khi dẫn đến những sai lầm đáng tiếc. Vậy, có thể nói rằng, PTKD trong các tổ chức kinh tế là việc nghiên cứu một cách sâu sắc, toàn diện, có căn cứ khoa học các mặt hoạt động SXKD của tổ chức kinh tế trong một thời kỳ nhất định, nhằm đánh giá một cách đúng đắn chất lượng công tác quản lý kinh tế của tổ chức kinh tế, xác định xu hướng phát triển và phát hiện các khả năng tiềm tàng để phát triển sản xuất, trên cơ sở đó kiện toàn và cải tiến công tác tổ chức sản xuất và quản lý đơn vị. 1.1.2. Vai trò, chức năng và mục đích của kế toán quản trị và phân tích kinh doanh Kế toán quản trị là một bộ phận cấu thành của hệ thống kế toán trong DN, là một công cụ trong hệ công cụ phục vụ cho quản trị doanh nghiệp. Vai trò của KTQT trong các DN xuất phát từ yêu cầu quản lý của các nhà quản trị DN, nó gắn liền và phục vụ cho các hoạt động quản lý từ khâu lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch đến kiểm tra phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch. Do yêu cầu và trình độ quản lý của các DN có thể khác nhau nên vai trò của KTQT trong mỗi DN được phát huy ở mức độ khác nhau. Nếu DN tổ chức KTQT không khoa học hợp lý hoặc nhà quản trị DN đề ra yêu cầu về thông tin KTQT không rõ ràng thì vai trò KTQT trong DN trở nên mờ nhạt và ngược lại. Chức năng cơ bản của KTQT là cung cấp thông tin cụ thể về từng loại tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí và kết quả từng loại hoạt động trong từng thời kỳ, thời điểm, ở từng bộ phận... của DN. Dựa trên thông tin đó, nhà quản trị các cấp đưa ra các quyết định quản lý phù hợp. Thông thường, nhà quản trị cấp cao được cung cấp thông tin tổng hợp, ngắn gọn còn nhà quản trị cấp thấp hơn được cung cấp thông tin cụ thể hơn có liên quan đến phạm vi trách nhiệm của họ. Do đó sẽ giúp cho nhà quản trị từng cấp đỡ tốn kém thời gian công sức hay tản mạn chú ý vì những thông tin không thích hợp với phạm vi quyền hạn của mình. Một chức năng nữa của KTQT là kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị như kế hoạch sản xuất, dự toán chi phí, kế hoạch giá thành, kế hoạch doanh thu và kết quả v.v... Thông tin do KTQT cung cấp giúp nhà quản trị DN kiểm tra, giám sát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị ở cả ba giai đoạn lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch, kết thúc và kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện kế hoạch. Chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra, giám sát của KTQT cũng xuất phát từ chức năng của kế toán nói chung, nhưng có khác biệt với chức năng của KTTC do bản chất và mục đích của chúng khác nhau. Về bản chất, KTTC thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và thực sự hoàn thành (quá khứ), còn KTQT thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phản ánh về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, đang phát sinh và sẽ phát sinh (quá khứ, hiện tại, tương lai). Do vậy, thông tin KTTC giúp cho nhà quản trị kiểm tra được tình hình thực hiện kế hoạch SXKD trong từng kỳ (cái đã đạt được), còn thông tin KTQT giúp cho việc kiểm tra được tính khả thi của kế hoạch, diễn biến quá trình thực hiện kế hoạch một cách cụ thể, chi tiết và dự đoán trước kết quả thực hiện kế hoạch để có biện pháp điều chỉnh lại hoạt động của DN một cách kịp thời, nhằm thực hiện tốt mục tiêu đã định của đơn vị. Sau khi kết thúc quá trình thực hiện mục tiêu, một số thông tin KTQT có thể không còn tác dụng nữa. Về mục đích, KTQT cung cấp những thông tin về hoạt động SXKD trong phạm vi yêu cầu quản lý cụ thể của từng cấp quản lý nhưng KTTC không phục vụ trực tiếp cho mục đích này. Như vậy, vai trò, chức năng và mục đích của KTQT luôn thể hiện, gắn liền với việc thực hiện các chức năng và mục đích của hoạt động quản trị DN. Để thực hiện tốt chức năng quản lý và điều hành hoạt động SXKD, nhà quản trị không những phải được cung cấp thông tin KTQT mà còn phải yêu cầu thực hiện PTKD để đánh giá đúng kết quả SXKD và thấy rõ những nhân tố và nguyên nhân khách quan hay chủ quan, tích cực hay tiêu cực ảnh hưởng cụ thể đến quá trình và kết quả SXKD, chỉ ra các nguồn tiềm năng cần được khai thác, trên cơ sở đó đề ra các phương án và giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động SXKD ở DN. Trong điều kiện sản xuất kém phát triển, quy mô sản xuất nhỏ, các mối quan hệ kinh tế chưa nhiều, cạnh tranh chưa gay gắt, công việc PTKD cũng đơn giản hơn, một phần vì do nhu cầu thông tin cho nhà quản trị chưa nhiều (thậm chí không phát sinh nhu cầu thực hiện PTKD nếu hoạt động sản xuất quá giản đơn), một phần vì lượng thông tin liên quan chưa đáng kể nên nhà quản trị có thể nắm bắt tình hình ngay khi xem xét số liệu kế toán. Ngày nay, nền kinh tế các nước đều phát triển nhanh, quy mô sản xuất ngày càng mở rộng, các mối quan hệ kinh tế ngày càng tăng, Nhà nước cũng tăng cường quản lý kinh tế bằng những chính sách cụ thể, thiết thực và ngắn hạn, cùng với sự biến động phức tạp của nền kinh tế thị trường... đã dẫn đến có rất nhiều nhân tố, nguyên nhân chủ quan và khách quan luôn tác động đến quá trình và kết quả hoạt động SXKD của DN, DN cần phải tiến hành PTKD thường xuyên và định kỳ để nắm bắt kịp thời việc thực hiện mục tiêu ở mức độ nào? Còn mặt nào hạn chế? Khó khăn, vướng mắc ở đâu? Khả năng dẫn đến rủi ro nhiều hay ít? v.v... Qua đó nhà quản trị mới đưa ra được những quyết định kinh tế phù hợp nhằm phòng ngừa rủi ro, hạn chế yếu điểm, tháo gỡ khó khăn một cách kịp thời. Như vậy, vai trò của PTKD là giúp nhà quản trị DN nhìn nhận đúng đắn về khả năng, sức mạnh, triển vọng cũng như những hạn chế, vướng mắc trong DN mình để có giải pháp phù hợp, đạt được mục tiêu mong muốn. Vậy, chức năng của PTKD là cung cấp cho nhà quản trị DN thông tin cụ thể về quá trình và kết quả SXKD, chỉ ra những nhân tố và nguyên nhân ảnh hưởng đến quá trình và kết quả đó. Nói về mối liên hệ tích cực của PTKD đối với công tác quản lý, Lênin viết: "... những nhà kinh tế thực sự cầu thị cần phải thay thế việc soạn thảo những chương trình vô nghĩa bằng việc nghiên cứu những nhân tố, những con số và tài liệu, phân tích những kinh nghiệm thực tế của chúng ta và chỉ rõ: Sai lầm ở chỗ nào và phải sửa chữa sai lầm đó như thế nào..." [6]. Người đã dạy chúng ta cần phải hiểu rõ sai lầm ở đâu để sửa chữa kịp thời bởi vì trong quá trình hoạt động không thể tránh khỏi sai lầm. Nếu không có sự phân tích, xét đoán kịp thời thì có thể sẽ mắc sai lầm lớn hơn, đặc biệt trong trường hợp quá coi trọng thành tích đã đạt được càng nguy hiểm hơn, sẽ không nhận thức đúng thực trạng tình hình. Người viết: Các nhà kinh tế, các cán bộ làm thống kê không được ba hoa về kế hoạch nói chung mà phải đi sâu nghiên cứu tỉ mỉ việc hoàn thành các kế hoạch, xem xét những tồn tại của mình trong thực tế công tác này để có biện pháp khắc phục những tồn tại, khuyết điểm ấy. Chúng ta sẽ không biết gì hết nếu chúng ta thiếu sự nghiên cứu tỉ mỉ như thế... [6]. Mục đích của PTKD không chỉ dừng lại ở đánh giá kết quả thực hiện các mục tiêu (các chỉ tiêu kinh tế) mà còn phải chỉ rõ DN đã sử dụng nguyên vật liệu, máy móc thiết bị sản xuất và lực lượng lao động ra sao? áp dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật như thế nào? Có những yếu điểm gì cần khắc phục, đồng thời cũng chỉ ra nguồn dự trữ tiềm năng của DN còn chưa được khai thác sử dụng. Kết quả cuối cùng của PTKD phải là những kiến nghị cụ thể về cách sử dụng tốt hơn các nguồn lực của DN trên cơ sở giải quyết những vấn đề quản lý, có thể thay đổi cách sử dụng nguồn lực như bố trí sắp xếp lại lao động, thay đổi nguồn cung cấp chủ yếu, thay đổi phương án sản xuất, khai thác hiệu quả hơn máy móc thiết bị bằng phương án bổ sung v.v... Kết quả phân tích có tác dụng đối với cả ba giai đoạn của quá trình quản lý và thực hiện kế hoạch. Những ý kiến đề xuất trong phân tích định kỳ là cơ sở cho nhà quản trị lập kế hoạch sát thực và khả thi. Trong quá trình thực hiện kế hoạch, dựa vào kết quả phân tích thường xuyên, nhà quản trị DN sẽ kiểm soát được tiến độ thực hiện kế hoạch, thấy rõ những khó khăn vướng mắc cần tháo gỡ kịp thời, khi cần thiết có thể điều chỉnh lại kế hoạch, cân đối lại việc sử dụng các yếu tố sản xuất để sản xuất phù hợp với nhu cầu thị trường. ở giai đoạn kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch, PTKD giúp nhà quản trị nhận thức rõ hơn về quá trình và kết quả hoạt động để rút kinh nghiệm cho lập kế hoạch kỳ sau. Như vậy, vai trò, chức năng và mục đích của phân tích kinh doanh cũng gắn liền với việc thực hiện yêu cầu, chức năng và mục đích của các hoạt động quản trị DN. KTQT và PTKD đều là công cụ quản lý quan trọng, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà quản trị DN. Vai trò, mục đích, chức năng của KTQT và PTKD đều xuất phát và gắn liền với việc thực hiện các chức năng và mục đích của hoạt động quản lý và điều hành hoạt động SXKD của nhà quản trị các cấp trong DN. Thông tin KTQT và PTKD cung cấp đều phục vụ cho quá trình quản lý và kiểm soát của nhà quản trị DN ở cả ba giai đoạn: lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kết thúc quá trình thực hiện kế hoạch. Đó là những "nguyên liệu chủ yếu" cho quá trình đưa ra các quyết định quản lý tối ưu của nhà quản trị DN. Tuy nhiên, giữa KTQT và PTKD có những điểm khác biệt nhất định nên vai trò, chức năng và mục đích của chúng cũng khác nhau. Những khác biệt cơ bản đó là: + KTQT sử dụng các phương pháp khoa học kế toán và các khoa học khác để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin về các hoạt động của DN một cách chi tiết, cụ thể hơn số liệu KTTC cung cấp. Nói một cách khác, KTQT trình bày và cung cấp thông tin kế toán ở dạng cụ thể, linh hoạt hơn, giúp nhà quản trị DN có được cái nhìn số liệu kế toán ở các góc độ khác nhau, từ đó nhận thức rõ ràng, cụ thể về quá trình hoạt động kinh doanh (đặc biệt đối với doanh thu, chi phí và kết quả), nên nhanh chóng đưa ra quyết định quản lý phù hợp. PTKD không thực hiện thu thập số liệu mà sử dụng những số liệu, tài liệu đã được tổng hợp từ các loại hạch toán thống kê, hạch toán nghiệp vụ, hạch toán kế toán (cả KTQT và KTTC) để phân tích đánh giá kết quả hoạt động SXKD theo hệ thống chỉ tiêu kế hoạch (dự toán) hay nhiệm vụ SXKD mà DN đã đặt ra. Để xử lý và cung cấp thông tin, PTKD sử dụng các phương pháp so sánh, thay thế liên hoàn v.v..., không sử dụng các phương pháp kế toán. Do vậy thông tin PTKD cung cấp không chỉ thể hiện mức độ thực hiện các chỉ tiêu mà còn chỉ rõ sự ảnh hưởng của các nhân tố và nguyên nhân cụ thể đến kết quả đó, giúp nhà quản trị thấy rõ nhân tố và nguyên nhân tích cực để phát huy, nhân tố và nguyên nhân tiêu cực cần loại bỏ. + Các nhân viên trong phòng kế toán (hay nhân viên KTQT) thực hiện thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin KTQT. Còn thông tin PTKD có thể do phòng kế toán, phòng kế hoạch, phòng kinh doanh hoặc các phòng ban chức năng khác cung cấp. Cũng có thể do bộ phận chức năng chuyên thực hiện PTKD cung cấp. + Thông tin thực hiện và tương lai trong KTQT đều xuất phát từ số liệu kế toán, thông qua quy trình kế toán, kết hợp với các thông tin khác trong và ngoài DN, và được cung cấp qua các báo cáo KTQT. Thông tin PTKD