Luận văn Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà Nội

Lời cảm ơn Để hoàn thành luận văn này, cùng với sự nỗ lực của bản thân, sự chỉ bảo tận tình của giáo viên hướng dẫn, tác giả còn được sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy cô, gia đình và các cô, chú làm việc tại Ngân hàng ngoại thương Hà nội . Tác giả xin được bày tỏ lòng biết ơn tới Thạc sỹ Nguyễn Đăng Khoa đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ và cung cấp các tài lịêu thông tin khoa học cho luân văn này. Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo và các anh chị thuộc khoa Hành chính doanh nghiệp Trường Đại học Dân lập quản trị kinh doanh đã giảng dạy, giúp đỡ tác giả trong học tập cũng như trong quá trình hoàn thành luận văn. Mặc dù rất cố gắng bằng toàn bộ kiến thức đã học để hoàn thành khoá luận, song do thời gian có hạn và kinh nghiệm kiến thức chưa nhiều nên khoá luận này chắc chắn còn nhiều thiếu sót cần được bổ sung. Tác giả mong nhận được ý kiến đóng góp của thầy cô và bạn bè để luận văn được hoàn thiện hơn. Phần mở đầu 1. Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu. Hiện nay, chúng ta đang thực hiện công cuộc đổi mới đất nước một cách sâu sắc, toàn diện, trong đó đổi mới kinh tế là trọng tâm. Nền kinh tế đang chuyển từ nền kinh tế tập trung bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Việc cải cách và hiện đại hoá ngân hàng còn gặp nhiều khó khăn, chưa đáp ứng được những yêu cầu của sự nghiệp đổi mới.Vì thế, chúng ta cần tập trung xây dựng một hệ thống ngân hàng hữu hiệu và hoạt động có hiệu quả phục vụ tốt cho công cuộc công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng là khâu đột phá cho việc cải cách và hiện đại hoá ngân hàng. ứng dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh của Ngân hàng nâng cao năng suất lao động và hiệu quả trong quản lý. Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động ngân hàng, dựa trên những hoạt động thực tiễn, em đã nhận đề tài " Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà nội " làm luận văn tốt nghiệp ngành Hành chính Doanh nghiệp. 2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài. Đề tài: " Một số biên pháp bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà nội " xuất phát từ yêu cầu và nhiệm vụ phát triển của ngân hàng. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là : - Nghiên cứu thực trạng các luồng thông tin trong hoạt động của ngân hàng ngoại thương Hà Nội - Trên cơ sở đó đề xuất một số biện pháp đảm bảo thông tin giúp cho việc quản lý và hoạt động có hiệu quả của ngân hàng ngoại thương Hà Nội 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài. Đề tài chủ yếu tập trung trình bày và phân tích những vấn đề lý luận về Thu thập và xử lý thông tin trong ngành ngân hàng với nhiều cấp độ khác nhau quả là vấn đề rộng và đòi hỏi nhiều thời gian nghiên cứu. Do khuôn khổ của đề tài nên đề tài chủ yếu tập trung vào một ngân hàng cấp thành phố, đó là ngân hàng ngoại thương Hà Nội, trên cơ sở đó phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin hiện nay của ngân hàng ngoại thương Hà Nội, làm rõ những vấn đề còn tồn tại để từ đó đưa ra một số biện pháp đảm bảo thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà Nội nhằm đáp ứng với yêu cầu đổi mới hiện nay. Đề tài chủ yếu tập trung vào những nội dung cơ bản về thu thập và xử lý thông tin trong ngân hàng ngoại thương Hà Nội việc nghiên cứu về kỹ thuật lập các chương trình hay thiết kế hệ thống thông tin trong ngân hàng là công việc dành cho dự án tin học hoá phục vụ ngành ngân hàng 4. Phương pháp nghiên cứu. Phương pháp nghiên cứu của đề tài dựa trên cơ sở phương pháp luận và quan điểm của chủ nghĩa duy vật biện chứng. Sử dụng phép biện chứng duy vật để xem xét, nghiên cứu và giải quyết các vấn đề trên quan điểm lịch sử cụ thể, quan điểm toàn diện và phát triển. Về lý luận sẽ nghiên cứu các tài liệu, liên quan đến thu thập và xử lý thông tin trong Doanh nghiệp. Sau khi phân tích, đánh giá các vấn đề, những ý kiến, đề xuất được đặt trong bối cảnh cụ thể thực tiễn và có tính đến xu hướng vận động của nền kinh tế thị trường, trong đó sử dụng các phương pháp hệ thống hoá, phân tích, so sánh, đối chiếu để nghiên cứu các nội dung đã đặt ra trong đề tài. Về thực tiễn, dùng phương pháp thống kê thực nghiệm để tiến hành khảo xát tình hình thực tế, dùng phương pháp phâ tích để đánh giá những tác dụng tích cực và hạn chế của thực tiễn. Từ đó có những kiến nghị nhằm đảm bảo thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà nội trong điều kiện ứng dụng tin học hiện nay. 5. Bố cục của luận văn. Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn bao gồm các phần chính sau: Chương I: Một số lý luận chung về thông tin trong Doanh nghiệp. Chương II: Phân tích và đánh giá thực trạng Hệ thống thông tin ở Ngân hàng ngoại thương Hà nội . Chương III: Phương hướng và những biện pháp nhằm bảo đảm thông tin trong hoạt động của Ngân hàng ngoại thương Hà nội . Chương I: Một số lý luận chung về thông tin trong doanh nghiệp I. Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp: 1. Khái niệm về thông tin: Thông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, biểu hiện những vấn đề cụ thể của sự vật, hiện tượng của tự nhiên, xã hội, con người, nó giúp cho đối tượng tiếp nhận đưa ra được những quyết định, lựa chọn nhằm phục vụ cho yêu cầu, mục đích mà họ mong muốn ( Thông tin là tất cả những gì có thể mang lại cho con người sự hiểu biết về đối tượng mà họ quan tâm tới) - Khái niệm về hệ thống thông tin: Hệ thống thông tin là tập hợp các qui tắc, kỹ năng, phương pháp và phương tiện thông tin được chủ thể quản lý qui định rõ ràng, thể hiện sự liên hệ chặt chẽ giữa chúng với nhau, trong việc thu thập và phân tích dữ liệu thông tin nhằm tạo ra các thông tin cần thiết giúp chủ thể quản lý ra quyết định quản lý trong quá trình quản lý và điều hành Doanh nghiệp. 2. Vai trò bao trùm của hệ thống thông tin trong Doanh nghiệp. - Thông tin đóng vai trò quyết định sự thành công của Doanh nghiệp . - Thông tin là cơ sở quan trọng giúp lãnh đạo Doanh nghiệp trong quá trình quản lý. - Thông tin giúp cho việc hoạch định kế hoạch kinh doanh và thực hiện các thương vụ đạt hiệu quả cao. - Thông tin giúp trực tiếp cho các tác nghiệp hàng ngày Ngoài những tham gia đóng góp trực tiếp trong các công việc tính toán, thống kê phân tích phục vụ các hoạt động chuyên môn như : Sản xuất kinh doanh sản phẩm, các mặt hàng khác nhau, phát triển thị trường tiêu thụ, mở rộng và khai thác các dịch vụ thông tin, ngày càng khẳng định vai trò tích cực có tính quyết định đối với các hoạt động quản lý điều hành, nhất là trong môi trường kinh doanh mang tính cạnh tranh gay gắt trong mỗi nước, trong khu vực và trên thế giới. 2.1. Vai trò của Hệ thống thông tin đối với quản lý, điều hành Doanh nghiệp . - Vai trò công cụ tính toán, phân tích, thống kê, tổng hợp ... phục vụ cho việc ra quyết định quản lý. Đây là vai trò trước tiên của con người trông đợi ở hệ thống thông tin, nhằm trợ giúp trong những hoạt động thường xuyên như : thu thập thông tin, phân tích sắp xếp và loại trừ những thông tin không cần thiết. Tính toán, phân tích để rút ra những thông tin bổ ích, hữu dụng, chuẩn bị các thông tin đáp ứng nhu cầu ttrước mắt và lâu dài. - Vai trò thư ký trợ giúp cho hoạt động quản lý và điều hành của nhà lãnh đạo và quản lý các cấp. Đối với nhà lãnh đạo và quản lý các cấp, hệ thống thông tin ngày nay đã thể hiện và khẳng định vai trò trợ giúp tích cực không thể thay thế được. Bằng các phương tiện thông tin đa dạng, con người có thể thường xuyên thâu tóm được đầy đủ các thông tin cần thiết, từ thông tin thô, mới phát sinh đến những thông tin đã qua xử lý sơ bộ, tiến hành các bước phân tích tổng hợp phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý và điều hành nhanh chóng kịp thời và có hiệu quả cao. - Vai trò cố vấn trợ giúp lãnh đạo trong kinh doanh quản lý và điều hành sản xuất kinh doanh. Hệ thống thông tin không chỉ dừng lại ở chỗ cung cấp cho nhà quản lý những thông tin cần thiết phục vụ theo yêu cầu định trước mà còn góp phần gợi mở, tư vấn khi thiết kế các phương án hoặc lựa chọn, quyết định tối ưu chính xác hơn, vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối ưu chính xác hơn.Vai trò cố vấn của nó thể hiện ở nhiều khâu, phân tích tình hình, xác định mục tiêu, đề xuất và lựa chọn tiêu chuẩn tối ưu, qui định các điều kiện ràng buộc và xây dựng thuật toán giải thích hợp . Các hệ hỗ trợ quyết định hệ phân tích thống kê, hệ chuyên gia... được sử dụng thường xuyên để làm tốt vai trò cố vấn của mình. 2.2. Vai trò của thông tin trong Doanh nghiệp . - Phản ánh mọi mặt đời sống kinh tế - xã hội. Là chức năng cơ bản, thể hiện bản chất của thông tin. Sự phản ánh vừa là sự tồn tại tất yếu khách quan, vừa là yêu cầu của đời sống kinh tế xã hội. Thông tin ra đời và phát triển cùng với sự ra đời của và phát triển của xã hội loài người.Thông tin ngày nay là lực lượng sản xuất trực tiếp, là sức mạnh trong cạnh tranh. - Triển khai các nhiệm vụ đối nội, đối ngoại của Đảng và Nhà nước. Trong một thế giới bùng nổ thông tin như hiện nay, trong mỗi nước, giữa các nước, giữa các khu vực, trên toàn cầu đều có các mối quan hệ phức tạp... thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời... giúp cho các nhà lãnh đạo đất nước vạch ra đường lối chiến lược, sách lược đối ngoại đúng đắn, giúp ổn định tình hình trong khu vực và thế giới cùng hợp tác song phương, đa phương trong phát triển kinh tế- khoa học- kỹ thuật. - Xây dựng xã hội, bảo vệ di sản văn hoá dân tộc, tuyên truyền lối sống mới, xây dựng con người mới Xã hội chủ nghĩa. Thông tin góp phần giữ gìn phát huy những di sản văn hoá truyền thống tốt đẹp trong quá trình phát triển đất nước. Truyền bá những tiêu chuẩn và giá trị tinh thần được xã hội công nhận, đồng thời xây dựng ý thức công nhân, đồng thời xây dựng ý thức công dân, chống lại những quan điểm và hành động lệch lạc với chuẩn mực đạo đức, phong tục tập quán của nước ta cũng như phong cách sống của người Phương đông. Qua đó giúp cho mọi người tự hoàn thiện mình và để các quan hệ xã hội phát triển lành mạnh, tạo điều kiện hình thành và phát triển con người xã hội chủ nghĩa. Phát triển và nâng cao chất lượng văn hoá nghệ thuật. Thông tin về văn hoá nghệ thuật phải đảm bảo nhiệm vụ: Đảm bảo chất lượng thông tin văn hoá nghệ thuật của các thể loại, loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật. Phải hỗ trợ, nâng đỡ các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật phát triển.Trong điều kiện mới với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, có thể nâng đỡ và phát huy hiệu quả của các loại hình hoạt động văn hoá nghệ thuật khác. Phát triển và nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo. Cùng với sự phát triển của thông tin nói chung, ngày nay nhiều phương tiện kỹ thuật thông tin hiện đạI được sử dụng trong quy trình giáo dục đào tạo đang tạo ra một cuộc cách mạng về phương thức giáo dục - đào tạo. Phục vụ công tác quản lý và phát triển sản xuất Ngày nay trong nền kinh tế thị trường, thông tin kịp thời chính xác là sức mạnh tạo nên thắng lợi trong cạnh tranh. Nâng cao chất lượng giải trí Ngày nay, trong bối cảnh nền văn minh công nghiệp phát triển như vũ bão, khối lượng và nhịp độ lao động trí óc gia tăng. Do đó nhu cầu giải trí thư giãn có tính văn hoá của con người trở thành cấp thiết. Những thông tin vui vẻ, bổ ích sẽ đáp ứng nhu cầu giải trí về văn hoá tinh thần ngày càng cao hơn của xã hội. II. Thu thập và xử lý thông tin 1. Yêu cầu của thông tin trong Doanh nghiệp - Thông tin phải đúng: Nghĩa là phải chính xác, khách quan. Điều này, đòi hỏi phải có phương pháp thu thập thông tin một cách khoa học, muốn vậy cần phải có đủ 3 yếu tố - Con người - Trang thiết bị - Phương pháp thu thập - Thông tin phải đủ: Nghĩa là phải phản ánh được tất cả các khía cạnh cần thiết, không để xảy ra tình trạng chỉ cung cấp một vài hình ảnh phiến diện, méo mó, lệch lạc về đối tượng đang được quan tâm đến. - Thông tin phải kịp thời : Nghĩa là phải thu thập đúng lúc, phản ánh đúng thực trạng của đối tượng để con người có đủ thời gian phân tích, phán đoán, xử lý ngay nếu cần thiết. - Thông tin phải được gắn theo mạch thời gian : Nghĩa là phải nằm trong một xâu chuỗi có trình tự hợp lý, thiết thực trợ giúp cho hoạt động tư duy của con người. Nếu xét trong một hệ thống thông tin tự động, việc gắn theo mạch thời gian của thông tin là tiêu chuẩn quan trọng. - Thông tin phải có chất lượng : Nghĩa là phải có giá trị đóng góp cho việc phân tích, thống kê ra quyết định. 2. Phân loại thông tin. * Theo thời gian . - Quá khứ : Các thông tin đã có trong quá khứ - Hiện tại : Các loại thông tin mang tính thời sự - Tương lai : Các thông tin mang tính dự báo dự đoán * Theo nguồn thông tin - Nguồn thông tin bên ngoài + thông tin vĩ mô: những thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, pháp luật, các chính sách định hướng của nhà nước + Thông tin vi mô: Những thông tin về thị trường mà Doanh nghiệp đang hoạt động - Nguồn thông tin nội bộ: Những thông tin về tổ chức nhân sự, kế toán, tài chính, sản xuất, dự trữ. * Theo các luồng thông tin - Luồng thông tin qui phạm pháp luật - Luồng thông tin tức - Luồng thông tin kinh tế - Luồng thông tin khoa học kỹ thuật công nghệ - Luồng thông tinchính trị xã hội - Luồng thông tin về an ninh quốc phòng, thông tin văn hoá. * Theo mức độ. - Thông thường - Mật - Tuyệt mật - Thông tin xử lý ngay - Thông tin chưa cần xử lý ngay * Phân loại theo đối tượng * Phân loạitheo nội dung * Phân loại theo qui trình * Phân loại theo tính chất 3. Xử lý thông tin Thông tin qua xử lý ( trước hết phải đáp ứng được 5 yêu cầu ) - Ngắn gọn - Rõ ràng - Có ý nghĩa mục tiêu xác định - Gắn với tình thực tiễn khách quan Việc thu thập và xử lý thông tin qua các loại hình thông tin trong văn phòng. - Thông tin dạng văn bản: Văn bản là một phương tiên thông tin ghi nhận về các sự kiện, sự việc, hiện tượng và diễn tả những suy nghĩ, quyết định của con người. - Thông tin truyền đạt qua hội họp: Chính là nội dung các nghị quyết được phổ biến tới những đối tượng cần thiết. Nó được hình thành qua bàn bạc và tập trung ý kiến của các thành viên nhằm giải quyết mục tiêu đề ra. - Thông tin ghi nhận và thu thập qua dư luận: Luồng thông tin này bị nhiễu nhiều nhất và hay bị biến dạng qua truyền đạt. Tuy nhiên khi xác định được bản chất thông tin loại này nó sẽ giúp cho việc phát giác nhiều vấn đề quan trọng trong đời sống và an ninh trong Doanh nghiệp . - Thông tin dự báo: Được hình thành bởi tư duy tiên lượng, dự đoán và khả năng tổng hợp cao của các nhà quản lý. Nó phụ thuộc rất nhiều vài trình độ tổng hợp, phân tích tình hình và phán đoán của nhà lãnh đạo quản lý. - Thu thập và xử lý thông tin từ tác nghiệp trước mắt: Nguyên vật liệu, máy móc, thiết bị, sản xuất, sản phẩm, thị trường, giá cả, tài chính, lao động tiền lương. - Thông tin từ các phương tiện thông tin đại chúng. Đài phát thanh, đài truyền hình, báo chí, mạng Internet... Những thông tin này mang tính thời sự cao, lượng thông tin phong phú. Đòi hỏi cập nhật thường xuyên, phải có sự phân tích nhạy bén, cũng như tính quyết đoán có cơ sở khoa học của người lãnh đạo, nhà quản lý. Chương ii: Phân tích và đánh giá thực trạng hệ thống thông tin ở ngân hàng ngoạI thương Hà Nội I. Khái quát về sự ra đời và phát triển của ngân hàng ngoại thương Hà Nội Lịch sử ra đời, chức năng, nhiệm vụ của ngân ngoại thương Hà Nội 1.1. Giới thiệu khái quát về Ngân hàng ngoại thương Hà nội . Ngân hàng ngoại thương Hà nội được thành lập ngày 01/03/1985 trong bối cảnh kinh tế nước ta đang có rất nhiều khó khăn về kinh tế và xã hội, lạm pháp phi mã đồng tiền Việt Nam mất giá nhanh, tỷ giá giữa đồng Việt Nam và đô la Mỹ biến động mạnh. Được thành lập với tư cách là một trong những chi nhánh chủ chốt của hệ thống Ngân hàng ngoại thương Việt Nam, Ngân hàng ngoại thương Hà Nội đã phát triển không ngừng từ ngân hàng một cấp sang ngân hàng hai cấp. Ngân hàng ngoại thương Việt Nam có vai trò quan trọng trong định hướng chiến lược phát triển của Ngân hàng ngoại thương Việt nam và có nhiệm vụ chủ động đóng góp vào sự nghiệp xây dựng và phát triển kinh tế trên địa bàn thủ đô. 1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ngân hàng ngoại thương Hà Nội. - Thu hút vốn đầu tư và tiếp nhận đầu tư vốn đối với khách hàng. - Cung cấp các loại dịch vụ ngân hàng tín dụng, tài khoản, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển tiền trong và ngoài nước, thanh toán thẻ. 2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thương Hà Nội và chức năng nhiệm vụ của các phòng ban. 2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ngân hàng ngoại thương Hà nội (trang sau) * Giám đốc: có nhiệm vụ phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các phòng và một số công việc sau: - Phòng tín dụng- tổng hợp - Phòng thanh toán xuất nhập khẩu - Công tác tổ chức cán bộ và duyệt các tờ trình về chi tiêu mua sắm của chi nhánh. - Tổ kiểm tra và kiểm soát nội bộ. - Chủ tịch hội đồng tín dụng, hội đồng thi đua, hội đồng xử lý rủi ro của chi nhánh. - Phụ trách công tác đối ngoại và công tác bảo vệ nội bộ - Phụ trách công tác khách hàng. *Phó giám đốc 1: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác sau: - Phòng dịch vụ ngân hàng - Phòng giao dịch số 2 Hàng Bài - Phòng ngân quỹ - Công tác đảng và công tác nữ công của chi nhánh. *Phó giám đốc 2: trực tiếp phụ trách các phòng và một số công tác sau: - Phòng kế toán và tài chính - Phòng tin học - Phòng hành chính nhân sự (công tác hành chính quản trị) - Công tác công đoàn và đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh - Phụ trách lực lượng tự vệ Mỗi phòng do Trưởng phòng điều hành và một số Phó phòng giúp việc * Nhiệm vụ và quyền hạn của Trưởng phòng: - Tổ chức thực hiện và chịu trách nhiệm trước giám đốc chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hà nội về mọi mặt công tác của phòng . - Xây dựng chương trình, kế hoạch và biện pháp tổ chức thực hiện chức năng, nhiệm vụ của phòng. - Có trách nhiệm tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của chi nhanh. Đề xuất những kiến nghị với ngân hàng ngoại thương VN, chính quyền địa phương trong quá trình thực thi các chế độ chính sách có liên quan tới công việc của phòng mình phụ trách. - Có trách nhiệm phối hợp với các phòng ban khác của chi nhánh khi xử lý các vấn đề nghiệp vụ có liên quan. - Ký trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản nghiệp vụ giao dịch (theo biên bản số 32/BB.NHNTHNngày18/01/2000 phân công, phân nhiệm công tác và thông báo số144/NHNTHN ngày 01/06/2000 về phân cấp giải quyết các công việc của Ban Giám Đốc, của các Trưởng phó phòng và sử dụng con dấu chi nhánh NHNTHN). - Phối hợp với các tổ chức đảng, đoàn thể của cơ quan trong việc thực hiện các chế độ chính sách, quản lý đối với công chức, viên chức. Động viên công chức viên chức tích cực hưởng ứng các phong trào thi đua của cơ quan, hoàn thành tốt nhiệm vụ chính trị chuyên môn. - Bố trí và sắp xếp cán bộ của phòng cho phù hợp. Xây dựng nội quy làm việc và phương thức điều hành hợp lý, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao. - Phân công trách nhiệm cho các phó Trưởng phòng và các thành viên trong phòng. - Bảo quản các tài liệu và tài liệu mật theo chế độ quy định. - Thực hiện các nhiệm vụ khác khi Ban Giám Đốc chi nhánh ngân hàng Ngoại thương Hà Nội giao. *Nhiệm vụ và quyền hạn của Phó Trưởng phòng: - Giúp Trưởng phòng chỉ đạo, điều hành một số mặt công tác do Trưởng phòng phân công và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Ban Giám Đốc chi nhánh về các nhiệm vụ được giao. - Ký thay Trưởng phòng trên các giấy tờ, chứng từ, văn bản giao dịch thuộc trách nhiệm phụ trách, tờ trình Ban Giám Đốc theo sự uỷ quyền của Trưởng phòng và theo đúng sự phân cấp uỷ quyền của Giám đốc chi nhánh NHNTHN. - Khi Trưởng phòng đi vắng, một phó Trưởng phòng được uỷ quyền thay mặt Trưởng phòng để giải quyết công việc chung của phòng và phải chịu trách nhiệm về các công việc đã giải quyết trong thời gian được uỷ quyền. Sau đó phải báo cáo Trưởng phòng về những công việc đã giải quyết. - Tham gia ý kiến với Trưởng phòng trong việc thực hiện các mặt công tác của phòng theo nguyên tắc tập trung dân chủ. 2.2. Các phòng ban chi nhánh của ngân hàng ngoại thương hà nội có chức năng, nhiệm vụ chủ yếu sau: 2.2.1 Phòng tín dụng tổng hợp - Tham mưu, giúp Ban Giám Đốc xây dựng các biện pháp để thực hiện chính sách, chủ trương của Ngân hàng ngoại thương Việt nam về tiền tệ, tín dụng, ngân hàng.... - Nghiên cứu phân tích kinh tế địa phương, giúp Ban Giám Đốc tham gia xây dựng chương trình kế hoạch kinh tế-xã hội của thành phố và Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Dự thảo các báo cáo sơ kết tổng kết quý, 6 tháng và năm của chi nhánh để báo cáo Ngân hàng ngoại thương Việt nam, UBND thành phố HN, ngân hàng nhà nước thành phố HN và giúp giám đốc xây dựng chương trình công tác quý 6 tháng và năm của chi nhánh. Giúp Ban Giám Đốc về công tác pháp chế của chi nhanh và thực hiện nghiệp vụ về hoạt động thông tin tín dụng. - Thực hiện ngiệp vụ cho vay đối với các thành phần kinh tế theo luật ngân hàng và luật các tổ chức tín dụng, mở tài khoản cho vay, theo dõi hợp đồng tín dụng và tính lãi theo định kỳ. - Thẩm định và xem xét về bảo lãnh đối với những dự án có mức ký quỹ dưới 100%, chịu trách nhiệm theo dõi quản lý thu hồi vốn, sau đó chuyển cho các phòng nghiệp vụ liên quan để phát hành thư bảo lãnh trong hoặc ngoài nước. - Điều hoà vốn ngoại tệ và đồng Việt nam. - Phối hợp với các phòng xây dựng kế hoạch vốn theo quý, năm. - Công bố và lưu giữ tỉ giá mua bán ngoại tệ hàng ngay, lưu trữ và thông báo tỉ giá thống kê tháng, lãi suất huy động và cho vay Việt nam đồng và ngoại tệ. - Kinh doanh ngoại tệ và thực hiện nghiệp vụ bán ngoại tệ cho các tổ chức kinh tế. - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.2 Phòng kế toán và tài chính a. Bộ phận Xử lý nghiệp vụ chuyển tiền: Nhận yêu cầu chuyển tiền từ các giao dịch viên tại FRONT- END, bộ phận này có nhiệm vụ kiểm tra tính pháp lý và xử lý các yêu cầu liên quan đến nghiệp vụ chuyển tiền của khách hàng gồm: - Về thanh toán: Liên hàng vãng lai nội bộ Vietcombank, bù trừ và liên hàng Ngân hàng nhà nước - Hạch toán điện đến từ nước ngoài theo MT100, từ liên hàng nội bộ, từ bù trừ và từ liên hàng Ngân hàng nhà nước và chuyển báo có cho phòng dịch vụ ngân hàng để trả cho đơn vị hưởng hoặc mời khách đến nhận tiền - Xử lý các nghiệp vụ nhờ thu: thanh toán nhờ thu đi, đến trong nước và nước ngoài, séc đích danh. - Tạo các bảng kê trả lương tự động, thực hiện các giao dịch chuyển tiền tự động(AFT), các giao dịch đầu tư tự động - Đối chiếu liên hàng nội bộ (On-line,Off-line) - Quản lý các báo cáo thuộc phần việc của mình. b. Bộ phận quản lý tài khoản Quản lý toàn bộ các tài khoản khách hàng và các tài khoản nội bộ trong và ngoài bảng tổng kết tài sản (các tài khoản nội, ngoại bảng) bao gồm: - Nhận và phân loại các báo cáo, phân loại chứng từ, bảng kê, liệt kê để chấm và đối chiếu tài khoản. - Chấm, đối chiếu lần lượt từng tài khoản mà mình phụ trách - Sau khi kiểm tra đối chiếu và tính lãi định kỳ cho từng khách hàng trên các tài khoản tiền gửi, tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chuyển kết quả (bao gồm các sổ phụ, phiếu tính lãi, báo có) đến cho bộ phận quản lý thông tin khách hàng để trả cho khách hàng - Đóng và lưu nhật ký chứng từ - Tra soát, đối chiếu tài khoản. - Kiểm tra, quản lý các món tiền gửi không kỳ hạn, có kỳ hạn, trái phiếu, kỳ phiếu ĐVN và ngoại tệ của chi nhánh tại Trung Ương, các tổ chức tín dụng khác và kho bạc nhà nước. - Thực hiện nhiệm vụ mật mã (Xử lý điện qua Telex và Swift) - Thực hiện chế độ báo cáo thống kê, cân đối (tháng, năm) theo quy định. c. Bộ phận quản lý chi tiêu nội bộ Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến chi tiêu nội bộ và các nghiệp vụ khác như: - Phối hợp với các phòng nghiệp vụ quản lý, giám sát công tác điều chuyển vốn giữa chi nhánh và Trung ương - Mở tài khoản theo dõi quản lý tài chính, tài sản cố định, công cụ lao động,tính toán kiểm tra số thuế phải nộp theo định kỳ - Quản lý thu nhập, chi phí của chi nhánh - Tạo tài khoản nội bộ mới: VNĐ, Ngân phiếu, Ngoại tệ Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.3 Phòng thanh toán Xuất nhập khẩu: - Thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến thanh toán xuất, nhập khẩu hàng hoá dịch vụ của khách hàng bao gồm nghiệp vụ L/C và nhờ thu kèm chứng từ - Phát hành thư bảo lãnh đối với nước ngoài kể cả việc mở và thanh toán L/C trả chậm với mức ký quỹ 100% và các hồ sơ bảo lãnh của phòng Tín dụng - Tổng hợp thẩm định chuyển đến - Thực hiện nghiệp vụ chuyển tiền đi nước ngoài của khách hàng - Quản lý và kiểm tra mẫu chữ ký của các ngân hàng nước ngoài - Thực hiện một số nhiệm vụ khác do giám đốc giao 2.2.4 Phòng Hành chính- Nhân sự a. Công tác tổ chức cán bộ - Tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc bố trí, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, tiếp nhận, tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của chi nhánh theo quy định của Ngân hàng ngoại thương Việt nam - Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó - Tham mưu giúp việc cho Ban Giám Đốc trong việc xây dựng quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của Ngân hàng ngoại thương Việt nam, ngân