Luận văn Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Vật tư và Xuất nhập khẩu Hoá chất

Lời mở đầu Trải qua hơn 10 năm thực hiện chính sách đổi mới, chuyển nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý vĩ mô của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa, cùng với xu thế toàn cầu hoá như hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp phải thích ứng với nhu cầu của xã hội. Hoạt động trong hoàn cảnh mà các doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đều phải tự chủ trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, từ việc tổ chức vốn, tổ chức kinh doanh đến việc tiêu thụ sản phẩm. Có thể nói thị trường là môi trường cạnh tranh, là nơi luôn diễn ra sự ganh đua cọ xát giữa các thành viên tham gia để dành phần lợi cho mình. Để tồn tại và phát triển các doanh nghiệp phải tập trung mọi cố gắng, nỗ lực vào hai mục tiêu chính : có lợi nhuận và tăng thị phần của doanh nghiệp trên thị trường. Doanh nghiệp nào nắm bắt đầy đủ và kịp thời các thông tin thì càng có khả năng tạo thời cơ phát huy thế chủ động trong kinh doanh và đạt hiệu quả cao. Kế toán với tư cách là công cụ quản lý kinh tế, tài chính, kế toán là một lĩnh vực gắn liền với hoạt động kinh tế, tài chính, đảm nhiệm hệ thống tổ chức thông tin có ích cho các quyết định kinh tế. Do đó kế toán là động lực thúc đẩy doanh nghiệp ngày càng làm ăn có hiệu quả. Cùng với sự phát triển kinh tế, cùng với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế đòi hỏi hệ thống kế toán phải không ngừng được hoàn thiện để đáp ứng được yêu cầu của quản lý. Với doanh nghiệp thương mại - đóng vai trò là mạch máu trong nền kinh tế quốc dân - có quá trình kinh doanh theo một chu kỳ nhất định là : Mua- Dự trữ - Bán, trong đó khâu bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Có bán được hàng thì mới lập được kế hoạch mua vào và dự trữ cho kỳ tới, mới có thu nhập để bù đắp chi phí kinh doanh và tích luỹ để tiếp tục cho quá trình kinh doanh. Do đó việc quản lý quá trình bán hàng có ý nghĩa rất lớn đối với doanh nghiệp thương mại. Nhận thức được tầm quan trọng của công tác bán hàng, kế toán bán hàng là phần hành chủ yếu trong các doanh nghiệp thương mại và với chức năng là công cụ chủ yếu để nâng cao hiệu quả tiêu thụ thì càng phải được củng cố và hoàn thiện nhằm phục vụ đắc lực cho quá trình kinh doanh của doanh nghiệp. Cho nên, qua quá trình thực tập tại công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu hoá chất cùng với lý luận kế toán mà em đã được học, em đã lựa chọn đề tài :” Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở Công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất“ cho luận văn tốt nghiệp của mình Nội dung của luận văn này được nghiên cứu dựa theo những kiến thức lý luận được trang bị ở nhà trường về kế toán thương mại, phân tích hoạt động kinh tế... và tình hình thực tế tại công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất để tìm hiểu nội dung của từng khâu kế toán từ chứng từ ban đầu cho đến khi lập báo cáo, bảng biểu kế toán. Từ đó thấy được những vấn đề đã làm tốt và những vấn đề còn tồn tại nhằm đưa ra biện pháp khắc phục để hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty. Bố cục của luận văn gồm 3 chương : Chương I : Lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kinh tế thị trường. Chương II : Thực trạng kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất. Chương III : Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng ở công ty Vật tư & Xuất nhập khẩu Hoá chất. chương I : lý luận chung về kế toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp thương mại trong điều kiện kinh tế thị trường. I. đặc điểm nghiệp vụ bán hàng và nhiệm vụ kế toán 1. Đặc điểm của nghiệp vụ bán hàng. Bán hàng là nghiệp vụ cuối cùng trong quá trình hoạt động kinh doanh lưu chuyển hàng hoá của doanh nghiệp thương mại. Thực hiện nghiệp vụ này, vốn của doanh nghiệp chuyển từ hình thái hiện vật là hàng hoá sang hình thái tiền tệ. Nghiệp vụ bán hàng của doanh nghiệp thương mại có những đặc điểm sau: 1.1. Các phương thức bán hàng. Bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại được tiến hành theo 2 khâu +Bán buôn +Bán lẻ 1.1.1. Bán buôn: Bán buôn là việc bán hàng cho các đơn vị các tổ chức kinh tế khác với mục đích để chuyển bán hoặc để tiếp tục sản xuất. Đặc điểm của nghiệp vụ bán buôn là hàng hoá chưa đến tay người tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá chưa được thực hiện đầy đủ. Hiện nay có 2 phương thức bán buôn như sau: +Bán buôn qua kho +Bán buôn chuyển thẳng. 1.1.1.1 Bán buôn qua kho: Là bán buôn hàng hoá mà hàng bán được xuất ra từ kho bảo quản của doanh nghiệp. Trong phương thức này có 2 hình thức. a. Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này, bên mua cử đại diện đến kho doanh nghiệp để nhận hàng. Doanh nghiệp xuất kho hàng hoá, giao trực tiếp cho đại diện bên mua. Sau khi đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán 1.1.1.2. Bán buôn chuyển thẳng : Là các doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng mua không về nhập kho mà chuyển bán thẳng cho bên mua. Phương thức này có thể thực hiện theo các hình thức : a. Bán buôn vận chuyển thẳng có tham gia thanh toán : Doanh nghiệp mua hàng của nhà cung cấp và chuyển đi bán thẳng cho bên mua bằng phương tiện vận tải tự có hoặc mua ngoài. Hàng hoá gửi đi vẫn còn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp. Khi nào bên mua nhận được hàng và chấp nhận thanh toán thì doanh nghiệp mới ghi nhận doanh thu. Doanh nghiệp thương mại vừa thanh toán tiền mua hàng với người cung cấp vừa phải kết toán tiền hàng với người mua. Chi phí vận chuyển do doanh nghiệp chịu hay bên mua phải trả tuỳ thuộc vào hợp đồng đã ký giữa hai bên. b. Bán buôn vận chuyển thẳng không có tham gia thanh toán : Doanh nghiệp thương mại là trung gian hưởng hoa hồng theo thoả thuận còn việc thanh toán tiền hàng, nhận hàng thì do quan hệ giữa doanh nghiệp mua hàng và doanh nghiệp cung cấp. 1.1.2. Bán lẻ : Bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho cơ quan, xí nghiệp để tiêu dùng tập thể, không mang tính chất sản xuất. Trong khâu bán lẻ, chủ yếu là bán thu bằng tiền mặt và thường thì hàng hoá xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hàng hoá giao cho khách hàng. Hiện nay việc bán lẻ thường được tiến hành theo các phương thức sau: 1.1.2.1. Phương thức bán hàng thu tiền tập trung : Phương thức này tách rời nghiệp vụ bán hàng và nghiệp vụ thu tiền. Nhân viên thu ngân có nhiệm vụ viết hoá đơn thu tiền và giao cho khách hàng để khách hàng đến nhận hàng ở quầy do nhân viên bán hàng giao . Cuối ca hoặc cuối ngày, nhân viên thu ngân tổng hợp tiền, kiểm tiền và xác định doanh số bán. Nhân viên bán hàng căn cứ vào số hàng đã giao theo hoá đơn lập báo cáo bán hàng, đối chiếu với số hàng hoá hiện còn để xác định số hàng thừa, thiếu. 1.1.2.2. Phương thức bán hàng thu tiền trực tiếp : Nhân viên bán hàng trực tiếp thu tiền và giao hàng cho khách. Cuối ca (hoặc cuối ngày) nhân viên bán hàng kiểm tiền làm giấy nộp tiền, kiêm kê hàng hoá hiện con ở quầy để xác định lượng hàng hoá bán ra trong ca(ngày). Sau đó lập báo cáo bán hàng để xác định doanh số bán, đối chiếu với số tiền đã nộp theo giấy nộp tiền. Ngoài hai phương thức trên, trong bán lẻ còn có các hình thức khác như bán lẻ tự phục vụ, bán hàng tự động,... 1.2. Các phương thức thanh toán : Sau khi giao hàng cho bên mua và nhận được chấp nhận thanh toán, bên bán có thể nhận tiền hàng theo nhiều phương thức khác nhau tuỳ vào sự tín nhiệm, thoả thuận giữa hai bên mà lựa chọn phương thức thanh toán cho phù hợp. Hiện nay các doanh nghiệp thưong mại áp dụng hai phương thức thanh toán: • Thanh toán trực tiếp • thanh toán không trực tiếp 1.2.1. Thanh toán trực tiếp : Là thanh toán trực tiếp bằng tiền mặt, ngân phiếu giữa người mua và người bán. Khi nhận được hàng hoá vật tư, lao vụ, dịch vụ thì bên mua xuất tiền ở quỹ để trả trực tiếp cho người bán hay người cung cấp. 1.2.2. Thanh toán không trực tiếp : Là hình thức thanh toán được thực hiện bằng cách trích chuyển tiền ở tài khoản của công ty hoặc bù trừ giữa cá đơn vị thông qua trung gian là ngân hàng. Ngân hàng là cơ quan thanh toán không dùng tiền mặt có trách nhiệm kiểm tra, đảm bảo việc thanh toán giữa các đơn vị để tránh những rủi ro trong quá trình thu hồi vốn đồng thời khẳng định rõ vai trò của mình trong các mối quan hệ kinh tế. Trong thanh toán không trực tiếp có các phương thức thanh toán sau: 1.2.2.1. Thanh toán chấp nhận : Hình thức này áp dụng đối với các cơ quan doanh nghiệp tín nhiệm với nhau, buôn bán giao dịch thưòng xuyên. Theo phương thức này người bán nhờ ngân hàng thu hộ tiền bán hàng ở người mua. Người bán chỉ được thanh toán khi có sự đồng ý của bên mua. Khi bên bán gửi hàng cho bên mua phải làm giấy tờ nhờ ngân hàng thu hộ tiền bán hàng. Ngân hàng bên mua nhận được chứng từ và được sự đồng ý của bên mua sẽ trích tiền từ tài khoản tiền gửi của bên mua để thanh toán cho bên bán thông qua ngân hàng phục vụ bên bán. 1.2.2.2. Thanh toán theo kế hoạch : Hình thức này thường được áp dụng trong trường hợp hai đơn vị có quan hệ mua bán thường xuyên, có tín nhiệm với nhau. Đối với hình thức thanh toán này thì căn cứ vào hợp đồng kinh tế bên bán định kỳ chuyển cho bên mua hàng hoá và bên mua định kỳ chuyển cho bên bán tiền hàng theo kế hoạch. Cuối kỳ hai bên sẽ điều chỉnh thanh toán theo số thực tế. 1.2.2.3. Thanh toán bằng uỷ nhiệm chi : Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền của chủ tài khoản yêu cầu ngân hàng trích tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người cung cấp hàng hoá, dịch vụ. 1.2.2.4. Thanh toán bằng séc : Séc là chứng từ thanh toán do chủ tài khoản lập trên mẫu in sẵn đặc biệt của ngân hàng, yêu cầu ngân hàng trích tiền trên tài khoản của mình để trả cho người được hưởng có tên trên tờ séc dó. Đơn vị phát hành séc phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng séc, séc chỉ được phát hành khi tài khoản ở ngân hàng có số dư. Có 3 loại séc : Séc bảo chi, Séc chuyển khoản, Séc định mức. 1.2.2.5. Thanh toán bù trừ : Hình thức này áp dụng trong trường hợp hai bên có quan hệ mua bán hàng hóa với nhau. Định kỳ hai bên phải tiến hành đối chiếu giữa số tiền được thanh toán với số tiền phải thanh toán. Các bên tham gia thanh toán bù trừ chỉ cần phải trả số chênh lệch sau khi đã bù trừ. 1.2.2.6. Thanh toán bằng thư tín dụng và tài khoản đặc biệt : Thư tín dụng là lệch của ngân hàng phục vụ bên mua đề nghị ngân hàng phục vụ bên bán trả tiền cho bên bán về số tiền hàng mà bên bán đã cung cấp cho bên mua. Hình thức này thưòng áp dụng với các đơn vị khác địa phương không có sự tín nhiệm lẫn nhau. Việc thanh toán không dùng tiền mặt có ý nghĩa tích cực đối với nền kinh tế quốc dân cũng như đối với doanh nghiệp. Nó làm giảm dược lượng tiền trong lưu thông, giảm chi phí có liên quan đến việc in ấn và phát hành tiền, giảm chi phí liên quan đến việc bảo quản, vận chuyển tiền, cho phép kiểm soát được dễ dàng tính hợp pháp của các quan hệ thanh toán trong nền kinh tế. Nó đảm bảo vốn bằng tiền mặt của các đơn vị kinh tế và làm cho quá trình thanh toán trở nên đơn giản và thuận lợi hơn rất nhiều so với việc thanh toán dùng tiền mặt. 1.3. Phạm vi thời điểm xác định hàng bán : Trong doanh nghiệp thương mại, bán hàng là khâu cuối cùng của hoạt động kinh doanh và có tính quyết định đến cả quá trình kinh doanh. Do đó, việc xác định đúng hàng bán có ý nghĩa rất quan trọng trong việc nghiên cứu nhu cầu thị trường, khả năng thanh toán của người tiêu dùng. Nó giúp cho các nhà doanh nghiệp xác định đúng phương hướng hoạt động, xác định được lợi nhuận và các khoản nộp ngân sách nhà nước... Để xác định hàng hoá là hàng bán thì căn cứ vào các điều kiện sau đây: • Phải thông qua mua-bán và thanh toán tiến tiền hàng theo một phương thức thanh toán nhất định. • Doanh nghiệp thương mại mất quyền sở hữu về hàng hoá và được quyền đòi tiền hoặc thu được tiền của người mua. • Hàng hoá bán ra thuộc diện kinh doanh của doanh nghiệp do doanh nghiệp mua vào hoặc sản xuất, chế biến. Ngoài ra còn có một số trường hợp ngoại lệ khác cũng được coi là hàng bán như: • Hàng hoá xuất để đổi lấy một hàng hoá khác, còn gọi là hàng đối lưu (hàng đổi hàng). • Hàng hoá xuất để thanh toán tiền lương cho công nhân viên, thanh toán thu nhập, chia cho các bên tham gia liên doanh, thanh toán các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá cho bên mua. • Hàng hoá hao hụt tổn thất trong khâu bán theo hợp đồng bên mua chịu. Thời điểm xác định bán hàng là thời điểm chuyển quuyền sở hữu về hàng hoá, nó phụ thuộc vào phương thức bán hàng và thanh toán tiền hàng. Đối với nghiệp vụ bán buôn, việc bán hàng có thể thanh toán ngay hoặc chưa thì thời điểm được xác định là bán hàng là khi nhận được tiền của bên mua hoặc nhận được báo có của ngân hàng hoặc giấy chấp nhận thanh toán của bên mua. Đối với phương thức bán lẻ thì thời điểm ghi chép hàng bán là ngay sau khi nhận được báo cáo bán hàng và giấy nộp tiền. 1.4. Giá cả hàng bán: Doanh nghiệp nào kinh doanh cũng vì mục tiêu lợi nhuận. Do vậy mà khi kinh doanh một mặt hàng nào thì cũng phải xác định được giá bán sao cho hợp lý để không ảnh hưởng đén tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Tức là phải đảm bảo bù đắp được giá vốn, bù đắp được chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp thường xác định giá bán theo công thức sau: Gía bán = Gía mua thực tế + Thặng số thương mại Thặng số thương mại được dùng để bù đắp chi phí kinh doanh và hình thành lợi nhuận và được tính theo tỷ lệ phần trăm trên giá mua thực tế của hàng hoá tiêu thụ. Cách tính mới là : Gía bán = Gía mua thực tế ´ (1+ Tỉ lệ thặng số thương mại ) Hiện nay, Nhà nước chỉ quy định giá ở một số mặt hàng thiết yếu, quan trọng còn các hàng hoá khác giá cả được xác định theo cung cầu thị trường. Gía hàng bán được xem là một công cụ cạnh tranh của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp phải tự xác định được mức giá bán phù hợp dựa vào nhu cầu thị trường, chu kỳ sản phẩm, uy tín về nhãn mác của sản phẩm,... Trên thực tế tình hình kinh doanh luôn biến động, thị trường luôn thay đổi đòi hỏi các nhà quản lý phải có tầm nhìn bao quát, khả năng nghiên cứu nắm bắt kịp thời thông tin từ thị trường, từ người tiêu dùng để đưa ra mức giá bán thích hợp cho từng mặt hàng vào từng thời điểm, địa điểm cụ thể. 2. Yêu cầu quản lý nghiệp vụ bán hàng : Nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá liên quan đến từng khách hàng, từng phương thức thanh toán và từng mặt hàng nhất định. Do đó, công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng đòi hỏi phải quản lý các chỉ tiêu như : Quản lý doanh thu, tình hình thay đổi trách nhiệm vật chất ở khâu bán, tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ về các khoản phải thu của người mua, quản lý giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ, ... quản lý nghiệp vụ bán hàng cần bám sát các yêu cầu sau : • Quản lý sự vận động của từng mặt hàng trong quá trình xuất, nhập, tồn kho trên các chỉ tiêu số lượng, chất lượng và giá trị. • Nắm bát theo dõi chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá tiêu thụ. • Đôn đốc thanh toán, thu hồi đầy đủ tiền hàng. • Tính toán xác định từng loại hoạt động của doanh nghiệp. • Thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước theo chế độ quy định. 3. Nhiệm vụ của kế toán bán hàng : Hạch toán kế toán có vai trò quan trọng trong hệ thống quản lý kinh doanh, nó là công cụ quan trọng phục vụ cho công tác điều hành và quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý vốn của các doanh nghiệp. Đồng thời nó là nguồn thông tin số liệu tin cậy để Nhà nước điều hành vĩ mô nền kinh tế quốc dân, kiểm tra, kiểm soát hoạt động của các ngành, các lĩnh vực. Do đó kế toán bán hàng cần thực hiện các nhiệm vụ chủ yếu sau: + Ghi chép, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời tình hình bán hàng cả về mặt giá trị và hiện vật của từng mặt hàng, nhóm hàng. +Kiểm tra, giám sát chặt chẽ tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch về quá trình bán hàng. Tính toán chính xác giá vốn hàng hoá đã tiêu thụ từ đó xác định đúng đắn kết quả hoạt động bán hàng. + Phản ánh và giám đốc tình hình thu hồi tiền, tình hình công nợ và thanh toán công nợ với người mua. + Cung cấp các thông tin tổng hợp và chi tiết cần thiết về hàng bán kịp thời phục vụ cho công tác quản lý hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. II. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại. 1. Sự cần thiết : Kế toán là một hệ thống thông tin kiểm tra tình hình và sự biến động tài sản của đơn vị. Kế toán là một công cụ quản lý quan trọng để điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, để tổ chức, phản ánh và giám đốc các loại tài sản vật tư tiền vốn.Từ việc phân tích các số liệu kế toán các nhà quản lý đề ra biện pháp và hướng kinh doanh. Trong các doanh nghiệp thương mại tiêu thụ hàng hoá là khâu vận động cuối cùng của hàng hoá nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó việc quản lý quá trình tiêu thụ là rất quan trọng. Một trong các công cụ quản lý quá trình tiêu thụ hàng hoá có hiệu quả nhất đó chính là kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng quản lý chặt chẽ các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng như : giá cả, quá trình thanh toán, thu hồi công nợ và các chi phí có liên quan,... để từ đó tính toán chính xác kết quả của hoạt động tiêu thụ hàng hoá, góp phần tiết kiệm chi phí bán hàng, tăng vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận, tạo điều kiện cho hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao nhất. Ngày nay, khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại đặc biệt phát triển mạnh.Do đó các hoạt động mua bán trao đổi được mở rộng.Hoạt động tiêu thụ hàng hoá đã có nhiều thay đổi cụ thể là có nhiều hình thức tiêu thụ hơn, có nhiều phương thức thanh toán hơn,... tóm lại là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều hơn, đa dạng hơn và phức tạp hơn. Lúc này hệ thống kế toán bán hàng cũ sẽ không kiểm soát được hết các yếu tố của nghiệp vụ bán hàng. Do đó cần phải hoàn thiện kế toán bán hàng để đáp ứng yêu cầu quản lý trong điều kiện mới. Việc hoàn thiện kế toán bán hàng là rất cần thiết và xuất phát từ nhu cầu thực tế khách quan. 2. Nội dung hoàn thiện kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thương mại : 2.1. Hoàn thiện hạch toán ban đầu : Hạch toán ban đầu là quá trình theo dõi, ghi chép, hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, các hiện tượng và quá trình kinh tế trên chứng từ làm cơ sở cho hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết. Hoàn thiện hạch toán ban đầu đựơc thực hiện trên các nội dung sau : + Sử dụng mẫu chứng từ + Số lượng chứng từ lập + Tổ chức luân chuyển chứng từ. Kế toán nghiệp vụ bán buôn bán lẻ sử dụng các mẫu chứng từ sau : + Hoá đơn GTGT ( Sử dụng đối với doanh nghiệp tính thuế GTGTtheo phương pháp khấu trừ ). Hoá đơn GTGT được lập làm 3 liên, một liên giao cho khách hàng, hai liên giữ lại. Trên hoá đơn GTGT ghi rõ giá bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng gia thanh toán. Nếu trên hoá đơn chỉ ghi tổng giá thanh toán thì thuế GTGT được tính trên tổng giá thanh toán theo công thức sau : Thuế GTGT = Tổng giá thanh toán ´ thuế suất thuế GTGT Đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp tính thuế GTGT trực tiếp trên GTGT thì chứng từ sử dụng ban đầu là hoá đơn bán hàng. Gía ghi trên hoá đơn bán hàng là giá đã có thuế. + Biên bản thừa thiếu hàng hoá : phản ánh số hàng thiếu hoặc thừa trong các nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá. + Biên bản hàng không đúng hợp đồng : phản ánh số hàng không đúng hợp đồng bị khách hàng trả lại hoặc từ chối thanh toán. + Các chứng từ gốc phản ánh quá trình thu hồi tiền, thu hồi công nợ. Cụ thể : -Nếu thu bằng tiền mặt, ngân phiếu nhập quỹ thì căn cứ vào các phiếu thu, nếu thu bằng séc thì căn cứ vào bảng kê nộp séc. -Nếu thu qua ngân hàng thì là giấy báo có và bản sao kê của ngân hàng. + Báo cáo bán hàng, bảng kê bán lẻ hàng hoá (với bán lẻ hàng hoá ) + Đối với nghiệp vụ tiêu thụ qua đại lý hoặc bán hàng trả góp kế toán sử dụng các chứng từ : Biên bản giao nhận hàng hoá, hợp đồng giao nhận đại lý và các chứng từ thanh toán khác... 2.2. Vận dụng đúng tài khoản kế toán vào quá trình hạch toán. 2.2.1. Tài khoản sử dụng : (1) Tài khoản 511 - “ doanh thu bán hàng“ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ kinh doanh, Doanh thu phản ánh trên tài khoản 511 - đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ - là doanh thu chưa có thuế, còn đối với doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì doanh thu này là doanh thu đã có thuế. TK 511 được chi tiết thành các tài khoản cấp 2 sau: +TK 5111- Doanh thu về hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ +TK 5112 - Doanh thu về bán thành phẩm. +TK 5113 - Doanh thu về dịch vụ, lao vụ. +TK 5114 - Doanh thu trợ giá (chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp bán hàng theo chỉ đạo của Nhà nước ). TK 511 có kết cấu như sau : - Phản ánh thuế TTĐB hoặc thuế XNK phải nộp. - phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại, giảm giá hàng bán. - Kết chuyển doanh thu bán hàng thuần để xác định kết quả. Nợ TK 511 Có TK 511không có số dư cuối kỳ - Phản ánh doanh thu thực tế về bán hàng Khi hạch toán trên tài khoản 511 cần chú ý : • Doanh thu phản ánh trên TK 511 là doanh thu đã thực hiện ( Khi doanh nghiệp đã giao hàng và người mua đã thanh toán hoặc ký nhận nợ ). • Trường hợp đơn vị bán hàng theo phương thức trả góp thì doanh thu phản ánh trên TK511 là doanh thu tính theo giá bán thu tiền một lần(Gía bán thông thường ). • Trường hợp đơn vị bán hàng nhận đại lý thì doanh thu phản ánh trên TK511 là phần hoa hồng đơn vị được hưởng. Các trường hợp sau không được phản ánh vào doanh thu : • Các khoản thu về nhượng bán hoặc thanh lý TSCĐ. • Các khoản thu về bán cổ phiếu, trái phiếu, thu được phân chia về liên doanh. • Người mua ứng trước tiền cho đơn vị. • Trị giá vật tư, thành phẩm xuất giao cho bên ngoài gia công chế biến. (2) Tài khoản 512 - “Doanh thu bán hàng nội bộ “ : Tài khoản này dùng để phản ánh doanh thu nội bộ của số sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, lao vụ tiêu thụ trong nội bộ doanh nghiệp, giữa các đơn vị trực thuộc trong cùng một doanh nghiệp. Tài khoản 512 được mở cho các tài khoản cấp 2 sau : + TK5121 - Doanh thu về hàng hoá đã được xác định là tiêu thụ + TK 5122 - Doanh thu về bán thành phẩm. + TK 5123 - Doanh thu về dịch vụ, lao vụ. + TK 5124 - Doanh thu trợ giá (chỉ sử dụng ở các doanh nghiệp bánhàng theo chỉ đạo của Nhà nước ). (3) Tài khoản 632 - “Gía vốn hàng bán “ : Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ trong kỳ. TK 632 có kết cấu như sau : Nợ TK 632 Có -Phản ánh trị giá vốn của hàng hoá đã tiêu thụ theo từng lần bán. - Kết chuyển giá vốn hàng hoáđã tiêu thụ để xác định kết quả kinh doanh TK 632 cuối kỳ không có số dư. (4) Tài khoản 131 - “ Phải thu của người mua “: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình công nợ phải thu ở người mua về trị giá hàng hoá đã cung cấp. Tài khoản 131 có kết cấu như sau: - Phản ánh số tiền đã thu được ở người mua trong kỳ - Phản ánh số tiền nhận đặt trước của người mua. Nợ TK 131 Có SDĐK:Phản ánh số tiền còn phải thu ở người mua đầu kỳ. - Phản ánh số tiền phải thu ở người người mua tăng trong kỳ. - Phản ánh trị giá hàng hoá đã giao cho người mua ứng với số tiền nhận đặt trước. SDCK : Phản ánh số tiền còn phải thu ở người mua đến cuối kỳ. Khi sử dụng tài khoản 131 cần chú ý: • TK 131 cuối kỳ có thể có số dư bên có phản ánh số tiền đã thu lớn hơn số phải thu hoặc số tiền nhận đặt trước của người mua nhưng chưa giao hàng. Khi lên bảng cân đối kế toán số dư nợ phản ánh bên tài sản, số dư có phản ánh bên nguồn vốn của bản cân đối kế toán. • TK 131 chỉ sử dụng dùng để phản ánh giá trị, tình hình biến động của hàng hoá đã gửi, trị giá lao vụ, dịch vụ đã hoàn thành bàn giao cho người đặt hàng nhưng chưa chấp nhận thanh toán. Trong buôn bán TK 157 chỉ sử dụng trong trường hợp áp dụng hình thức gửi hàng. Kết cấu chung của tài khoản 157 như sau: Nợ TK 157 Có - Trị giá thực tế hàng hoá gửi bán. - Trị giá hàng hoá gửi bán đã xác định tiêu thụ SDCK : Phản ánh trị giá hàng hoá gửi bán chưa được xác định tiêu thụ cuối kỳ. Cụ thể : + Hàng hoá gửi cho người mua, người mua chưa nhậnđược. +Hàng hoá người mua trả lại đang bảo quản hộ. (7) Tài khoản 532 -" Giảm giá hàng bán ": Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản giảm giá, bớt giá của việc bán hàng trong khi hạch toán. • Giảm giá: là khoản giảm trừ cho người mua tính trên giá bán vì lí do hàng bán kém phẩm chất hoặc không đúng quy cánh theo qui định của hợp đồng. • Bớt giá: là khoản giảm trừ vì lí do người mua đã mua với khấu lượng lớn, nó được tính theo một tỉ lệ nào đó trên giá bán. Việc bớt giá được người bán tiến hành theo từng lần mua hàng. (8) Tài khoản 531 -" Hàng bán bị trả lại “: tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của số sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã tiêu thụ bị khách hàng trả lại do: vi phạm hợp đồng, hàng không đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất. Trị giá của hàng hoá bị trả lại phản ánh trên tài khoản này sẽ điều chỉnh doanh thu bán hàng thực tế được thực hiện trong kỳ để tính doanh thu thuần của khôí lượng hàng hoá đã