Luận văn Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội- HAPHARCO

MỤC LỤC Danh mục các chữ viết tắt trong bài Danh mục sơ đồ sử dụng trong bài Danh mục các bảng sử dụng trong bài Danh mục các biểu sử dụng trong bài LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1 1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại và yêu cầu quản lý, nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá 1 1.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại 1 1.1.2. Yêu cầu quản lý quá trình lưu chuyển hàng hoá và nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá 1 1.1.2.1. Một số khái niệm 2 1.1.2.2. Yêu cầu quản lý quá trình lưu chuyển hàng hoá 2 1.1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá 4 1.2. Nội dung kế toán lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại 4 1.2.1. Các chính sách áp dụng trong kế toán lưu chuyển hàng hoá 4 1.2.1.1. Các phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng 5 1.2.1.2. Phương pháp tính giá nhập kho hàng hoá 8 1.2.1.3. Các phương thức bán hàng và thanh toán với khách hàng 9 1.2.1.4. Phương pháp tính giá xuất kho hàng hoá 13 1.2.2. Kế toán chi tiết hàng hoá 17 1.2.2.1. Phương pháp thẻ song song 18 1.2.2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 19 1.2.2.3. Phương pháp sổ số dư 20 1.2.3. Kế toán tổng hợp tình hình lưu chuyển hàng hoá 21 1.2.3.1. Kế toán tổng hợp quá trình mua hàng 22 1.2.3.2. Kế toán tổng hợp quá trình bán hàng 30 1.2.4. Kế toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp 37 1.2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng 37 1.2.4.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp 38 1.3. Hình thức ghi sổ kế toán mà các doanh nghiệp kinh doanh thương mại vận dụng 39 1.4. Chuẩn mực kế toán quốc tế và đặc điểm kế toán lưu chuyển hàng hoá tại một số nước trên thế giới 40 1.4.1. So sánh chuẩn mực kế toán quốc tế- chuẩn mực kế toán Việt Nam 40 1.4.2. Vài nét về kế toán lưu chuyển hàng hoá tại các doanh nghiệp thương mại theo kế toán Pháp, Mỹ 42 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM THIẾT BỊ Y TẾ HÀ NỘI- HAPHARCO 44 2.1. Tổng quan chung về Công ty 44 2.1.1. Thông tin khái quát về Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội 44 2.1.2. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 44 2.1.2.1. Quá trình hình thành của Công ty 44 2.1.2.2. Sự phát triển của Công ty 45 2.1.2.3. Vị thế hiện tại và phương hướng phát triển trong tương lai của Công ty 47 2.1.2.4. Tình hình sử dụng lao động của Công ty 48 2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 49 2.1.4. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý Công ty 49 2.1.4.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty 49 2.1.4.2. Chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm của các vị trí 50 2.2. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 51 2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 51 2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán 52 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ phòng tài chính kế toán 53 2.2.1.3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các vị trí 53 2.2.2. Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán của Công ty 56 2.2.2.1. Chính sách kế toán chung áp dụng tại Công ty 57 2.2.2.2. Chế độ tài khoản 57 2.2.2.3. Chế độ chứng từ 57 2.2.2.4. Chế độ sổ sách 58 2.2.2.5. Chế độ báo cáo tài chính 60 2.3. Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội 61 2.3.1. Đặc điểm hàng hoá kinh doanh và quản lý hàng hoá tại Công ty 61 2.3.1.1. Các mặt hàng kinh doanh của Công ty và đặc điểm của nó 61 2.3.1.2. Cách thức mã hoá hàng hoá và quản lý kho hàng 62 2.3.2. Thủ tục, chứng từ mua - bán hàng hoá tại Công ty 65 2.3.2.1. Một số vấn đề về quá trình mua hàng tại Công ty 65 2.3.2.2. Chứng từ và thủ tục luân chuyển chứng từ nghiệp vụ mua hàng 71 2.3.2.3. Đặc điểm tiêu thụ hàng hoá của Công ty 73 2.3.2.4. Chứng từ và thủ tục luân chuyển chứng từ nghiệp vụ bán hàng 79 2.3.3. Kế toán chi tiết hàng hoá tại Công ty 89 2.3.4. Kế toán nghiệp vụ mua hàng tại Công ty 91 2.3.4.1. Phương pháp tính giá hàng mua 91 2.3.4.2. Kế toán chi tiết hàng hoá mua vào tại Công ty 96 2.3.4.3. Kế toán tổng hợp hàng hoá mua vào tại Công ty 96 2.3.5. Kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty 99 2.3.5.1. Phương pháp xác định giá vốn và giá bán hàng hoá của Công ty 99 2.3.5.2. Kế toán chi tiết hàng hoá bán ra tại Công ty 99 2.3.5.3. Kế toán chi tiết tiêu thụ hàng hoá 99 2.3.5.4. Kế toán tổng hợp nghiệp vụ bán hàng tại Công ty 104 2.3.6. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp 114 2.3.6.1. Chứng từ sử dụng 114 2.3.6.2. Tài khoản sử dụng 114 2.3.6.3. Trình tự hạch toán 116 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY.... 120 3.1. Đánh giá thực trạng hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty 120 3.1.1. Đánh giá khái quát về Công ty 120 3.1.2. Về tổ chức bộ máy kế toán 121 3.1.3. Đánh giá thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty 121 3.1.3.1. Về thủ tục, chứng từ mua bán hàng hoá tại Công ty 121 3.1.3.2. Về cách thức quản lý kho hàng và hạch toán chi tiết hàng hoá tại Công ty 122 3.1.3.3. Về kế toán nghiệp vụ mua bán hàng hoá tại Công ty 123 3.2. Sự cần thiết phải hoàn thiện và nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty 124 3.2.1. Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty 124 3.2.2. Nguyên tắc hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty 125 3.3. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty 126 3.4. Điều kiện thực hiện giải pháp 129 3.4.1. Về phía Nhà nước 129 3.4.2. Về phía Công ty 130 KẾT LUẬN PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT TRONG BÀI Ký hiệu Ý nghĩa Ký hiệu Ý nghĩa FIFO LIFO KKĐK KKTX VAT CN DN QLCL TK ĐƯ CT SH NT IAS VAS PN HĐ PX Nhập trước- xuất trước Nhập sau- xuất trước Kiểm kê định kỳ Kê khai thường xuyên Thuế giá trị gia tăng Chi nhánh Doanh nghiệp Quản lý chất lượng Tài khoản Đối ứng Chứng từ Số hiệu Ngày tháng Chuẩn mực kế toán quốc tế Chuẩn mực kế toán Việt Nam Phiếu nhập kho Hoá đơn GTGT Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ XNK NH DT GTGT XN TW ĐVT VNĐ TSCĐ CPBH CPQLDN NKCT BHXH BHYT KPCĐ XNK NSNN GTVT Xuất nhập khẩu Ngân hàng Doanh thu Giá trị gia tăng Xí nghiệp Trung ương Đơn vị tính Việt Nam đồng Tài sản cố định Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Nhật ký chứng từ Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Xuất nhập khẩu Ngân sách Nhà nước Giao thông vận tải DANH MỤC SƠ ĐỒ SỬ DỤNG TRONG BÀI STT Nội dung Trang Sơ đồ 1.1 Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song 19 Sơ đồ 1.2 Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 20 Sơ đồ 1.3 Sơ đồ kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp sổ số dư 21 Sơ đồ 1.4 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKTX 27 Sơ đồ 1.5 Kế toán chi phí thu mua hàng hoá (KKTX) 29 Sơ đồ 1.6 Kế toán nghiệp vụ mua hàng theo phương pháp KKĐK 29 Sơ đồ 1.7 Kế toán chi phí thu mua hàng hoá (KKĐK) 30 Sơ đồ 1.8 Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức giao hàng trực tiếp, phương pháp KKTX 32 Sơ đồ 1.9 Kế toán bán buôn qua kho theo hình thức chuyển hàng, phương pháp KKTX 32 Sơ đồ 1.10 Kế toán bán buôn vận chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng có tham gia thanh toán, phương pháp KKTX 32 Sơ đồ 1.11 Các bút toán phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu 33 Sơ đồ 1.12 Kế toán tại bên giao hàng bán đại lý 35 Sơ đồ 1.13 Kế toán tại bên nhận hàng bán đại lý 36 Sơ đồ 1.14 Phương pháp hạch toán chi phí bán hàng 39 Sơ đồ 1.15 Phương pháp hạch toán chi phí quản lý doanh nghiệp 40 Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý Công ty 50 Sơ đồ 2.2 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán 53 Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ theo hình thức Nhật ký- chứng từ 59 Sơ đồ 2.4 Thủ tục mua hàng tại Công ty 71 Sơ đồ 2.5 Quy trình kế toán chi tiết hàng hoá theo phương pháp thẻ song song 89 Sơ đồ 2.6 Kế toán quá trình mua hàng theo hình thức nhật ký chứng từ 98 Sơ đồ 2.7 Kế toán tiêu thụ hàng hoá theo hình thức nhật ký chứng từ 109 DANH MỤC CÁC BẢNG SỬ DỤNG TRONG BÀI STT Nội dung Trang Bảng số 1 Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả kinh doanh 3 năm gần đây của Công ty 47 Bảng số 2 Thống kê số lượng lao động của Công ty 3 năm gần đây 48 Bảng số 3 Hệ thống chứng từ sử dụng tại đơn vị 58 Bảng số 4 Ví dụ về quản lý chi tiết thuốc 63 Bảng số 5 Bảng trích danh mục thuốc 64 Bảng số 6 Bảng trích danh mục kho hàng 64 Bảng số 7 Nội dung cập nhật phiếu nhập kho 042/12 vào máy 78 Bảng số 8 Nội dung cập nhật phiếu nhập kho 058/12 vào máy 78 Bảng số 9 Nội dung cập nhật hoá đơn GTGT 027398 vào máy 83 Bảng số 10 Nội dung cập nhật hoá đơn GTGT 027415 vào máy 85 Bảng số 11 Nội dung cập nhật phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ số 015258 vào máy 88 DANH MỤC CÁC BIỂU SỬ DỤNG TRONG BÀI STT Nội dung Trang Biểu số 1 Mẫu thẻ kho 66 Biểu số 2 Mẫu thẻ đống 67 Biểu số 3 Trích báo cáo kho hàng 68 Biểu số 4 Mẫu hoá đơn GTGT liên 2 của công ty TRAPHACO 74 Biểu số 5 Mẫu phiếu nhập kho 1 75 Biểu số 6 Mẫu hoá đơn GTGT liên 2 của XN dược phẩm TW1 76 Biểu số 7 Mẫu phiếu nhập kho 2 77 Biểu số 8 Mẫu hoá đơn GTGT số 027398 82 Biểu số 9 Mẫu phiếu báo lô kèm theo hoá đơn GTGT số 027398 83 Biểu số 10 Mẫu hóa đơn GTGT số 027415 84 Biểu số 11 Mẫu phiếu báo lô kèm theo hoá đơn GTGT số 027415 85 Biểu số 12 Mẫu phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 87 Biểu số 13 Mẫu phiếu khiếu nại chất lượng hàng trả về 90 Biểu số 14 Mẫu phiếu nhập kho hàng trả về 90 Biểu số 15 Trích sổ chi tiết hàng hoá 92,93 Biểu số 16 Trích bảng cân đối nhập- xuất- tồn hàng hoá 94 Biểu số 17 Trích biểu tồn kho 95 Biểu số 18 Trích nhật ký chứng từ số 1 100 Biểu số 19 Trích nhật ký chứng từ số 2 101 Biểu số 20 Trích nhật ký chứng từ số 5- phần ghi có 102 Biểu số 21 Trích mẫu sổ cái TK156 103 Biểu số 22 Mẫu báo cáo bán hàng 104 Biểu số 23 Trích sổ chi tiết TK511 105 Biểu số 24 Trích sổ chi tiết TK512 106 Biểu số 25 Biểu trích bảng kê số 8 110 Biểu số 26 Biểu trích nhật ký chứng từ số 8 111,112 Biểu số 27 Trích mẫu sổ cái TK632 113 Biểu số 28 Trích mẫu sổ cái TK511 113 Biểu số 29 Trích mẫu sổ cái TK512 114 Biểu số 30 Trích bảng kê số 5 117 Biểu số 31 Trích sổ cái TK641 118 Biểu số 32 Trích sổ cái TK642 119 Biểu số 33 Mẫu sổ tổng hợp chi tiết bán hàng 128 Biểu số 34 Mẫu sổ chi tiết giá vốn hàng bán 129 LỜI MỞ ĐẦU Đất nước ta từ khi chuyển sang nền kinh tế thị trường, đã tích cực tham gia vào quá trình hội nhập quốc tế, mở rộng quan hệ hợp tác với nhiều nước trên thế giới trên các lĩnh vực kinh tế, văn hoá, xã hội. Nhờ đó chúng ta đã tiếp cận được với sự phát triển của khoa học kỹ thuật cũng như sự phát triển của nền kinh tế thế giới, tạo điều kiện học hỏi đưa nền kinh tế nước ta phát triển. Sự hình thành các trung tâm kinh tế, các khu công nghiệp,…đã tạo thêm nhiều việc làm cho người lao động, đời sống nhân dân được nâng cao, nhu cầu của nhân dân cũng vì thế mà ngày càng đa dạng hơn. Để đáp ứng nhu cầu này, ngoài việc sản xuất ra nhiều hàng hoá, đa dạng về mẫu mã, hình thức,… thì việc tổ chức lưu thông hàng hóa, đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của nhân dân cũng đóng vai trò quan trọng. Vì vậy ta có thể khẳng định trong tương lai lưu lượng hàng hoá lưu thông trên thị trường sẽ ngày càng nhiều, với tốc độ ngày càng nhanh, đòi hỏi ngay từ bây giờ cần có sự quan tâm nhiều hơn của nền kinh tế đến lĩnh vực lưu thông hàng hoá. Trước thực tế nêu trên kế toán nói chung, và kế toán lưu chuyển hàng hoá nói riêng cũng phải không ngừng cải tiến phương pháp để hoàn thành nhiệm vụ thông tin và giám sát các hoạt động kinh tế, giúp các nhà quản trị có được những thông tin kịp thời, chính xác từ đó đưa ra được các quyết định tối ưu nhất trong kinh doanh. Qua thời gian thực tập, tìm hiểu thực tế tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội, em thấy đây là một doanh nghiệp thương mại với nhiệm vụ chính là tổ chức mạng lưới lưu thông thuốc phục vụ nhu cầu của nhân dân thành phố Hà Nội, lưu chuyển hàng hoá là hoạt động chính của Công ty và do đó kế toán lưu chuyển hàng hoá đóng một vai trò quyết định trong quá trình hoạt động kinh doanh của đơn vị. Đây là cơ sở để ban giám đốc đưa ra các quyết định kinh tế quan trọng liên quan đến sự tồn tại và phát triển của Công ty. Trước tầm quan trọng của kế toán lưu chuyển hàng hoá đối với Công ty như vậy và với mong muốn được dần tiếp cận để hiểu sâu hơn về phần hành kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty nên em đã chọn đề tài: “Hoàn thiện kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội- HAPHARCO” làm luận văn tốt nghiệp của mình. Ngoài phần mở đầu, kết luận, nội dung luận văn tốt nghiệp của em được chia làm 3 chương: Chương 1: Lý luận chung về kế toán lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp thương mại. Chương 2: Thực trạng kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội- HAPHARCO. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hạch toán kế toán lưu chuyển hàng hoá tại Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội- HAPHARCO. Mặc dù đã rất cố gắng, song với lượng kiến thức tích luỹ còn ít ỏi, kinh nghiệm thực tế chưa nhiều nên luận văn tốt nghiệp của em không tránh khỏi có những thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô giáo và của các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán Công ty cổ phần dược phẩm thiết bị y tế Hà Nội. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới cô giáo TS. Phạm Thị Bích Chi và các cô, chú, anh, chị trong phòng kế toán Công ty đã giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Em xin chân thành cảm ơn! Chương 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI 1.1. Đặc điểm hoạt động kinh doanh thương mại và yêu cầu quản lý, nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá. 1.1.1. Đặc điểm của hoạt động kinh doanh thương mại: Hoạt động kinh doanh thương mại là hoạt động lưu thông phân phối hàng hoá trên thị trường buôn bán của từng quốc gia riêng biệt hoặc giữa các quốc gia với nhau. Nội thương là lĩnh vực hoạt động thương mại trong từng nước, thực hiện quá trình lưu chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất, nhập khẩu tới nơi tiêu dùng. Hoạt động thương mại có đặc điểm chủ yếu sau: - Đặc điểm hoạt động: Hoạt động chính của kinh doanh thương mại là lưu chuyển hàng hoá bao gồm mua, bán, trao đổi và dự trữ hàng hoá - Đặc điểm hàng hoá: Hàng hoá trong kinh doanh thương mại rất đa dạng gồm hàng hoá có hình thái vật chất hoặc không có hình thái vật chất mà doanh nghiệp mua về để bán. - Đặc điểm phương thức lưu chuyển hàng hoá: Quá trình lưu chuyển hàng hoá được thực hiện theo 2 phương thức bán buôn và bán lẻ, trong đó: Bán buôn là bán hàng hoá cho các tổ chức bán lẻ; tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ hoặc các đơn vị xuất khẩu để tiếp tục quá trình lưu chuyển của hàng. Kết thúc nghiệp vụ bán buôn, hàng hoá vẫn ở trong khâu lưu thông. Bán lẻ là bán hàng cho người tiêu dùng cuối cùng và sau nghiệp vụ bán lẻ, hàng hoá rời khỏi khâu lưu thông bước sang khâu tiêu dùng. - Đặc điểm về tổ chức kinh doanh: Tổ chức đơn vị kinh doanh thương mại có thể theo một trong các mô hình: Tổ chức bán buôn, tổ chức bán lẻ; chuyên doanh hoặc kinh doanh tổng hợp; hoặc chuyên môi giới xúc tiến thương mại... 1.1.2. Yêu cầu quản lý quá trình lưu chuyển hàng hoá và nhiệm vụ kế toán lưu chuyển hàng hoá 1.1.2.1. Một số khái niệm Hàng hoá: - Hàng hoá là sản phẩm của lao động mà nó có thể thoả mãn nhu cầu nào đó của con người. Hàng hoá được sản xuất không phải phục vụ cho nhu cầu của người sản xuất mà để trao đổi hoặc bán trên thị trường. - Hàng hoá là đối tượng của kinh doanh thương mại và mục đích kinh doanh thương mại là lợi nhuận, do đó yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt được hàng hoá. Muốn vậy phải chú ý tới những điều sau: + Số lượng: là căn cứ vật chất thể hiện tính chính xác trong quản lý hàng hoá. Căn cứ vào số lượng, nhà quản lý có thể xác định nhập, xuất, tồn kho hàng hoá để lên kế hoạch thu mua, dự trữ cho hàng hoá đó. + Chất lượng: Thể hiện phẩm chất của hàng hoá. Một doanh nghiệp kinh doanh tốt luôn chú trọng đến yếu tố chất lượng hàng hoá để tạo ra sức cạnh tranh và vị trí tốt trên thương trường. Do vậy khi khai thác và quản lý nguồn hàng doanh nghiệp cần đảm bảo khâu kiểm tra chất lượng hiệu quả. + Giá trị: Doanh nghiệp luôn phải cập nhật, nắm bắt giá cả hàng hoá trên thị trường để có thể đánh giá hàng tồn kho và lên kế hoạch mua, bán, dự trữ hàng hoá đó. Lưu chuyển hàng hoá: - Lưu chuyển hàng hoá là hoạt động trung gian đem hàng hoá từ nơi sản xuất, nhập khẩu đến nơi tiêu dùng. - Về cơ bản hoạt động lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại đều được thực hiện theo công thức: Tiền- Hàng- Tiền cho thấy lưu chuyển hàng hoá trong kinh doanh thương mại bao gồm hai giai đoạn: Mua hàng và bán hàng không qua khâu chế biến làm thay đổi hình thái vật chất của hàng. 1.1.2.2. Yêu cầu quản lý quá trình lưu chuyển hàng hoá tại công ty kinh doanh thương mại: Quản lý nghiệp vụ lưu chuyển hàng hoá tại các công ty kinh doanh thương mại là quá trình quản lý, kiểm soát về mặt số lượng, chất lượng, giá trị, giá cả hàng hoá và việc thanh toán với nhà cung cấp, khách hàng trong suốt quá trình thực hiện nghiệp vụ mua bán hàng hoá từ giai đoạn mua hàng của nhà cung cấp cho đến giai đoạn bán hàng cho khách hàng. Để thực hiện được công việc quản lý này, đòi hỏi doanh nghiệp phải thường xuyên theo dõi, cập nhật thông tin về sự biến động tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó cung cấp thông tin hữu ích, có chất lượng cho nhà quản lý để có những quyết định kinh doanh, tài chính phù hợp, chính xác nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả của hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý về số lượng, chất lượng, và giá trị của hàng hoá mua vào, bán ra bao gồm việc phân công trách nhiệm cho từng cá nhân công việc cụ thể của từng khâu mua hàng vào và bán hàng ra. Hàng hoá mua vào phải đúng chủng loại, quy cách, phẩm chất. Hàng hoá phải được bảo quản, lưu trữ trong kho ở mức độ hợp lý, trong điều kiện kho bãi thích hợp để bảo đảm chất lượng cũng như giá trị hàng hoá. Nhà quản lý phải nắm được nhu cầu, thị hiếu của thị trường cũng như khả năng cung cấp thực tế của doanh nghiệp để lên kế hoạch mua, bán, dự trữ hàng hoá phù hợp. Quản lý về mặt giá cả hàng hoá bao gồm việc xác định, theo dõi sự biến động giá cả của từng loại hàng hoá sao cho giá cả hàng hoá doanh nghiệp nắm giữ luôn phù hợp với giá cả hàng hoá trên thị trường, giá cả vừa mang tính cạnh tranh cao nhưng đồng thời vẫn đảm bảo mức lợi nhuận nhất định cho doanh nghiệp. Quản lý tình hình thanh toán tiền hàng với nhà cung cấp, với khách hàng, đòi hỏi doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình hình phải thu, phải trả. Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần có những biện pháp nhằm thúc đẩy nhanh quá trình thu hồi nợ của khách hàng, quá trình thanh toán với nhà cung cấp; có biện pháp lập các khoản dự phòng, xử lý các khoản phải thu khó đòi. Làm tốt các công việc này sẽ giúp doanh nghiệp thanh toán nhanh hơn các khoản phải thu, phải trả và giảm bớt mức độ rủi ro, thất thoát vốn trong quá trình hoạt động kinh doanh. Quản lý, kiểm soát các loại chi phí và doanh thu phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn, hiệu quả hoạt động kinh doanh. Quản lý việc tổ chức hoạt động kinh doanh: Lựa chọn phương thức, cách thức tổ chức hoạt động kinh doanh sao cho phù hợp với địa bàn hoạt động, trình độ tổ chức, quản lý của đơn vị,... 1.1.2.3. Nhiệm vụ của kế toán lưu chuyển hàng hoá: Trong kinh doanh thương mại nói chung và hoạt động nội thương nói riêng, cần xuất phát từ đặc điểm quan hệ thương mại và thế kinh doanh với các bạn hàng để để tìm phương thức giao dịch mua, bán thích hợp, đem lại cho đơn vị lợi ích lớn nhất. Vì vậy, kế toán lưu chuyển hàng hoá nói chung trong các đơn vị thương mại cần thực hiện đủ các nhiệm vụ để cung cấp thông tin cho người quản lý trong, ngoài đơn vị ra được các quyết định hữu hiệu, đó là: - Ghi chép số lượng, chất lượng và chi phí mua hàng, giá mua, phí khác, thuế không được hoàn trả theo chứng từ đã lập, trên hệ thống sổ thích hợp. - Phân bổ hợp lý chi phí mua hàng ngoài giá mua cho số hàng đã bán và tồn cuối kỳ, để từ đó xác định giá vốn hàng hoá đã bán và tồn cuối kỳ. - Phản ánh kịp thời khối lượng hàng bán, ghi nhận doanh thu bán hàng và các chỉ tiêu liên quan khác của khối lượng hàng bán (giá vốn hàng bán, doanh thu thuần, thuế tiêu thụ...) - Kế toán quản lý chặt chẽ tình hình biến động và dự trữ kho hàng hoá, phát hiện, xử lý kịp thời hàng hoá ứ đọng (kho, nơi gửi đại lý...) - Lựa chọn phương pháp và xác định đúng giá vốn hàng xuất bán để đảm bảo độ chính xác của chỉ tiêu lãi gộp hàng hoá đã tiêu thụ. - Xác định kết quả bán hàng và thực hiện chế độ báo cáo hàng hoá, báo cáo tình hình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá. - Theo dõi và thanh toán kịp thời công nợ với nhà cung cấp và khách hàng có liên quan của từng thương vụ giao dịch. Từ đó có những biện pháp nhằm đẩy nhanh quá trình thu hồi vốn, nâng cao hiêu quả sử dụng vốn, hạn chế tình trạng bị chiếm dụng nguồn vốn kinh doanh. 1.2. Nội dung kế toán lưu chuyển hàng hoá trong các doanh nghiệp kinh doanh thương mại Trong phạm vi giới hạn của luận văn này em chỉ đề cập đến việc lưu chuyển hàng hoá trong phạm vi nội địa. 1.2.1. Các chính sách áp dụng trong kế toán lưu chuyển hàng hoá 1.2.1.1. Các phương thức mua hàng và thanh toán tiền hàng: Thu mua hàng hoá là giai đoạn đầu tiên của quá trình lưu chuyển hàng hoá. Thu mua hàng hoá bao gồm các khâu đặt hàng, nhập kho hàng hoá và thanh toán với nhà cung cấp. Việc thu mua hàng hoá phải nhằm đảm bảo cung cấp cho khâu bán hàng được bình thường, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn hoặc dự trữ quá ít làm gián đoạn quá trình bán hàng. * Các doanh nghiệp thương mại có thể mua hàng hoá của các tổ chức sản xuất, mua của nước ngoài, mua của các doanh nghiệp thương mại khác theo nhiều phương thức: Phương thức mua hàng trực tiếp: Căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết, doanh nghiệp cử nhân viên mang giấy uỷ nhiệm nhận hàng đến kho của đơn vị bán hay một địa điểm theo quy định trong hợp đồng với bên bán để nhận hàng. Sau khi hoàn thành thủ tục chứng từ và giao nhận hàng, nhân viên thu mua vận chuyển hàng về bằng các phương tiện vận tải của doanh nghiệp hoặc thuê ngoài kèm theo các chứng từ mua hàng và vận đơn. Nhân viên thu mua có trách nhiệm quản lý số hàng mua trong quá trình vận chuyển và gửi chứng từ về phòng nghiệp vụ để kiểm tra đối chiếu với các điều khoản trong hợp đồng. Theo phương thức này, thời điểm xác định hàng mua là khi đã hoàn thành thủ tục chứng từ, giao nhận hàng, doanh nghiệp đã thanh toán tiền hay chấp nhận thanh toán cho người bán. Phương thức chuyển hàng: Bên bán căn cứ vào hợp đồng kinh tế đã ký kết hoặc đơn đặt hàng, chuyển hàng tới cho bên mua, giao hàng tại kho của bên mua hay tại địa điểm do bên mua quy định trước. Khi chuyển hàng, bên bán phải gửi kèm các chứng từ có liên quan tới hàng bán. Bên mua sau khi nhận được chứng từ sẽ chuyển cho phòng nghiệp vụ để kiểm tra đối chiếu với các điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng và tiến hành thủ tục nhập kho hàng hoá. Trong trường hợp này, hàng hoá được xác định là hàng mua khi bên mua đã nhận được hàng hoá do bên bán chuyển đến, đã thanh toán tiền hoặc chấp nhận thanh toán với người bán. Phương thức uỷ thác mua: Theo phương thức này, doanh nghiệp uỷ thác cho các tổ chức hoặc cá nhân thu mua hàng hoá và thanh toán tiền hàng. Doanh nghiệp phải trả cho đơn vị nhận uỷ thác mua một khoản hoa hồng theo thoả thuận còn đơn vị nhận uỷ thác mua có trách nhiệm giao hàng hoá cho doanh nghiệp theo đúng quy định trong hợp đồng. Phương thức này thường áp dụng trong các doanh nghiệp không có điều kiện mua hàng trực tiếp với người sản xuất đặc biệt trong nhập khẩu hàng hoá. Phương thức khoán: Giám đốc doanh nghiệp trực tiếp ký hợp đồng khoán với nhân viên thu mua. Hợp đồng khoán ghi rõ: Mặt hàng khoán, số lượng, chất lượng, phẩm cấp, địa điểm giao nhận hàng. Giá nhận khoán mua hàng thường cao. Nhân viên thu mua tự khai thác nguồn hàng mua và vận chuyển hàng về theo địa điểm đã ghi trên hợp đồng. Doanh nghiệp làm thủ tục kiểm nhận, nhập kho và thanh toán theo giá khoán. * Thanh toán tiền hàng trong doanh nghiệp cũng được thực hiện dưới nhiều phương tiện và phương thức khác nhau: Thanh toán bằng tiền mặt: Là phương thức mà bên mua dùng tiền mặt tại quỹ (tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc...) để thanh toán tiền hàng cho bên bán. Thanh toán thông qua ngân hàng: Là phương thức mà bên mua thanh toán tiền hàng cho bên bán thông qua một tổ chức tài chính trung gian (ngân hàng). Tuỳ vào từng thương vụ và theo yêu cầu của bên bán mà việc thanh toán có thể được thực hiện theo một số hình thức sau: - Thanh toán bằng Séc: Séc là mệnh lệnh trả tiền vô điều kiện do người chủ tài khoản tiền gửi ký phát yêu cầu ngân hàng phục vụ mình trích một khoản tiền từ tài khoản tiền gửi của mình để trả cho người có tên trên tờ Séc. Séc thanh toán bao gồm các loại sau: + Séc chuyển khoản: Dùng để thanh toán và mua bán hàng hoá hoặc cung ứng hàng hoá, lao vụ giữa các đơn vị trong cùng mộ