Luận văn Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội

Trường..................... Khoa……………. –&— Luận văn tốt nghiệp Đề tài: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội".. MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu quả. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm. Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu được coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận và nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyên thay đổi. Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sản xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời điểm. Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời, chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp. Để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả . Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính chất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh của mình. Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh, sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận không thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp. Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn hạn chế nên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất quan trọng và cần thiết. Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất. Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiện việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một cách tối ưu nhất. Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quan trọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài: “Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội".. Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất. Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, được chia làm 3 phần: Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội . Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp. Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới. Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡ thường xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đường và của các cô chú trong phòng kế toán cũng như các phòng nghiệp vụ khác. Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận được sự giúp đỡ của thầy Đường cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề thêm phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn. PHẦN I NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP I. THỰC CHẤT VÀ YÊU CẦU CỦA HOẠCH ĐỊNH NHU CẦU NGUYÊN VẬT LIỆU (NVL) 1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu 1.1. Khái niệm Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động chủ yếu và được thể hiện dưới dạng vật hoá. 1.2. Đặc điểm Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và SLĐ. NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tượng lao động và là cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm mới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất. Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra. 2. Ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL. 2.1. Ý nghĩa Như ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất NVL thường chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lưu động của doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự trữ là những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có NVL dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhưng lại có vai trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng loạt các hậu quả tiếp theo. Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp, thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh. Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đến việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp. Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL. Nhưng cũng cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch định và kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn đến thiệt hại cuối cùng của họ. 2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu. Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau: a. Khâu thu mua: Quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. b. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư, tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn. c. Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm, tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh bình thường không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu nhập - xuất - tồn. Bảng số 1: Lịch trình sản xuất Tuần 1 2 3 4 5 6 7 8 Số lượng 200 300 Để có thể hoạch định được chiến lược NVL trong doanh nghiệp, ta phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL. 3. Phân loại - đánh giá NVL 3.1. Phân loại NVL Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh. Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng được phân chia thành các loại khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL được chia thành các loại sau: + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm mới. VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp. Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bàn đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây dựng cơ bản. + Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm như: làm tăng chất lượng NVL chính, tăng chất lượng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ sản xuất. VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất … + Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản xuất, kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi … + Phụ tùng thay thế, sửa chữa như: Những chi tiết, phụ tùng, máy móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận, chi tiết máy móc thiết bị. VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp. + Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phương tiện sử dụng trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như: công cụ, khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản: thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt …). + Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác chưa đề cập đến trong các loại kể trên. Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL. Trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL. Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm NVL. Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số … Số điểm danh NVL Loại: NVL chính Ký hiệu: 1521 Ký hiệu Tên, nhãn hiệu, quy cách NVL Đơn vị tính Đơn giá hạch toán Ghi chú Nhóm Danh điểm NVL 1 2 3 4 5 6 1521-01 1521-01-01 Thép tròn 6f 60 m/m Kg 60.000 1521-01-02 ………….. …………. …….. ……… …. ………. 1521-02-01 ……… 1521-02-99 …….. ………. …. …… …. ……… ………. 1521-99 1521-99-01 1521-99-99 ………. …….. …….. …. Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là số hiệu của TK cấp 1 hoặc cấp 2 … dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ nhóm NVL là số thứ tự liên tục. + Nếu dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9) + Nếu dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99) Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm. + Nếu dưới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999) Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó xuất hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác trong việc đưa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lược ở đơn vị. 3.2. Đánh giá NVL Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế toán. Trong phạm vi chuyên đề này người viết chỉ đánh giá NVL một cách tổng quát. - Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán, công khai, thận trọng …) a. Đánh giá NVL theo giá thực tế * Giá thực tế NVL nhập kho: - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế. - Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp + Với NVL mua ngoài + Với NVL tự sản xuất + Với NVL thuê ngoài gia công chế biến + Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên doanh. + Với phế liệu + Với NVL được tặng, thưởng. * Giá thực tế NVL xuất kho Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất. Giá thực tế NVL tồn đầu kỳ + Giá thực tế NVL nhập trong kỳ = Giá thực tế NVL xuất trong kỳ + Giá thực tế NVL tồn cuối kỳ * Phương pháp giá đơn vị bình quân - Cả kỳ dự trữ - Cuối kỳ trước - Sau mỗi lần nhập * Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fifo) * Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo) * Phương pháp trực tiếp b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán Giá hạch toán vật tư nhập (xuất) = Số lượng vật tư nhập (xuất) x Đơn giá hạch toán Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ, thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL. Áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phương pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng NVL. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh. Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nước quy định. A. Phương pháp MRP 1. Khái niệm Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận và NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lượng nguyên vật liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường xuyên thay đổi. Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch chính xác nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan trọng để dự trữ lượng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhưng lại là một vấn đề không đơn giản. Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho mức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm, đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau. Cách quản lý này thường làm tăng chi phí. Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có nhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu NVL. Hoạch định nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều nhưng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và từng nguyên liệu. Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất, phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu vật tư tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp. Lúc đầu nó được gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác định lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay nó được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II). MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi: - Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì? - Cần bao nhiêu? - Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào? - Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất? - Khi nào nhận được hàng? Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài. 2. Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực) Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch định các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong thực tế. Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP nhằm đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn lực đặt ra là: - Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu. - Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho sản xuất. - Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng. - Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp. - Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. 3. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thời gian sản xuất hoặc đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và cập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu. Để MRP có hiệu quả, cần thực hiện những yêu cầu sau: - Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và lưu trữ thông tin. - Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP. - Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong: + Lịch trình sản xuất + Hoá đơn nguyên vật liệu + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu - Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu 1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP 1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu hiện bằng sơ đồ sau: Đầu vào Quá trình xử lý Đầu ra Chương trình máy tính MRP Lịch trình sản xuất Hồ sơ hoá đơn NVL Hồ sơ NVL dự trữ Những thay đổi Lịch đặt hàng theo kế hoạch Xoá bỏ đơn hàng Báo cáo nhu cầu NVL hàng ngày Báo cáo về kế hoạch Báo cáo đơn hàng thực hiện Các nghiệp vụ dự trữ Đơn hàng Dự báo Thiết kế sự thay đổi Dự báo Tiếp nhận Rút ra 1.2. Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu vào chủ yếu như: - Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo - Số lượng đơn đặt hàng - Mức sản xuất và dự trữ - Cấu trúc của sản phẩm - Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận - Thời điểm sản xuất. - Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công - Dự trữ hiện có và kế hoạch - Mức phế phẩm cho phép Những thông tín này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng chương trình máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu: - Lịch trình sản xuất - Bảng danh mục nguyên vật liệu. - Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu. Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lượng cần thiết được lấy ra từ những người khác nhau. Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời gian thường lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng tổng thời gian để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng. Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản xuất trong khoảng 8 tuần. Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta thường thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thường dùng 3 loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung. - Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular bills) - Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lượng công việc trong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điển hình. Đây là sản phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơn NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển hình gốc này. Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm được thời gian, công sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trường hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các chi tiết này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối với từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có. Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không dự trữ chúng. Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có. Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu, đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng, độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trự NVL, bộ phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn trong MRP. Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các vấn đề cơ bản sau: - Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào? - Số lượng bao nhiêu? - Thời gian khi nào? Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ. Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những báo cáo chủ yếu là: - Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng loại NVL, linh kiện. - Đơn hàng phát đi - Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch. * Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả thực hiện trong quá trình sản xuất. - Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ. - Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hàng hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu. 2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng, sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần thiết. Trong những giai đoạn khác nhau. Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm. MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó. MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này được phân tích trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho tới khi rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xưởng một sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết, bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trước một thời hạn nhất định. Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau: Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm. Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu phụ thuộc. Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác của MRP. Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình sản xuất. Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của sảm phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết,