Luận văn Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1

Lời nói đầu Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường luôn tiềm ẩn các rủi ro. Trong điều kiện hiện tại, khi mà xu hướng tự do hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế ngày càng phát triển thì nguy cơ gặp phải rủi ro của các doanh nghiệp ngày càng lớn. Việc chủ động phòng ngừa rủi ro, đảm bảo an ninh tài chính và khả năng phát triển bền vững của các doanh nghiệp trở thành vấn đề thời sự, cấp thiết trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của các doanh nghiệp. Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, một trong những yếu tố quan trọng tác động đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp là việc huy động và sử dụng tài sản bằng tiền. Do đó, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là luôn giữ được sự cân bằng hợp lý giữa các luồng tiền vào và luồng tiền ra của doanh nghiệp, hay nói cách khác là luôn duy trì được một lượng tiền nhất định đủ để đáp ứng các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh. Bưu điện trung tâm 1 là đơn vị trực thuộc Bưu điện Hà Nội, trong thời gian qua cũng đã quan tâm đến công tác quản lý ngân quỹ, song gặp không ít những khó khăn. Với chiến lược phát triển của ngành Bưu điện trong xu thế hội nhập cạnh tranh, quản lý tốt ngân quỹ đã và đang là một yêu cầu đối với Bưu điện trung tâm 1. Vì vậy, sau một thời gian thực tập tại Bưu điện trung tâm 1, em đã chọn đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1” cho luận văn tốt nghiệp của mình. Nội dung luận văn tốt nghiệp của em được trình bày theo 3 chương: Chương 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Chương 2 : Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ của Bưu điện trung tâm 1. Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1. Chương 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường . Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Doanh nghiệp và chức năng tài chính của doanh nghiệp Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, nơi kết hợp các yếu tố cần thiết để sản xuất và bán các sản phẩm, dịch vụ tạo ra với mục đích thu lợi nhuận . Hoạt động của doanh nghiệp được đặc trưng bởi 2 dạng: + Sản xuất : Thực hiện chế biến các sản phẩm và dịch vụ mua vào để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có thể bán. + Trao đổi : Mua các yếu tố đầu vào (cung ứng) để phục vụ cho việc sản xuất ra các sản phẩm, dịch vụ và đem bán (thương mại). Hình 1.1 thể hiện hai chức năng cơ bản của doanh nghiệp là thương mại và cung ứng-sản xuất. Hai chức năng này được gọi chung là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Trao đổi Cung ứng Sản xuất Trao đổi Cung ứng Dòng vào Dòng ra Trao đổi Cung ứng Hình 1.1 : Dòng biến đổi vật chất của doanh nghiệp Hoạt động trao đổi tạo ra dòng vật chất và tài chính đối ứng (Hình 1.2). Để có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có thể bán được, doanh nghiệp cần dùng vốn để mua sắm các tài sản và sử dụng các tài sản đó để tạo ra giá trị gia tăng. Sản xuất Trao đổi Cung ứng Trao đổi Cung ứng Dòng vật chất Dòng tài chính Dòng vật chất Dòng tài chính Hình 1.2: Dòng vật chất và dòng tài chính của doanh nghiệp Tạo ra vốn và phân bổ hợp lý vốn vào các tài sản dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh để tạo ra giá trị gia tăng ổn định, ngày càng lớn và phân chia lợi ích tạo ra cho các chủ thể liên quan là hoạt động cơ bản hình thành nên chức năng thứ ba của doanh nghiệp là tài chính hay còn gọi là hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Chức năng tài chính hay hoạt động tài chính trước hết có nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành ổn định và có hiệu quả bằng các tài sản dùng trong sản xuất kinh doanh. Ngoài ra, hoạt động này cũng có thể tạo ra những thu nhập ngoài sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp bằng các tài sản tài chính. Hai mảng hoạt động tài chính này cấu thành hoạt động tài chính trọn vẹn trong doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với nhau cho dù mỗi mảng có đặc trưng riêng. Đối với doanh nghiệp, trong giai đoạn ngắn hạn, việc đảm bảo cân bằng giữa khả năng và nhu cầu tài trợ thường xuyên được xem là mục tiêu chính của quản lý tài chính. Việc đảm bảo cân bằng tài chính ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định, có hiệu quả, cơ sở của sự tăng trưởng đều đặn và liên tục theo định hướng chiến lược. Vì vậy trong quản lý tài chính ngắn hạn, quản lý ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng. Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường 1.1.2.1 Khái niệm ngân quỹ Ngân quỹ là khái niệm dùng để chỉ tiền ( bao gồm tiền mặt trong két tại doanh nghiệp và tiền gửi ngân hàng) và các khoản tương đương tiền như chứng khoán dễ bán. Các loại chứng khoán giữ vai trò như một “ bước đệm ” cho tiền mặt, vì nếu số dư tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu tư vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhưng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí. Những khoản phải thu có khả năng thu được tiền ngay khi cần cũng được coi là một phần của ngân quỹ. Chúng ta có thể hiểu ngân quỹ là khoản chênh lệch giữa thực thu ngân quỹ và thực chi ngân quỹ tại một thời điểm nhất định của doanh nghiệp. Ngân quỹ tác động tới cả đầu vào và đầu ra của hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán các khoản chi, trao đổi hàng hoá… nhằm mục tiêu sinh lợi. Doanh nghiệp duy trì một mức dự trữ tiền dương là nhằm để có phương tiện giao dịch giúp doanh nghiệp mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu và thanh toán các khoản chi cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong hiện tại cũng như những khoản chi bất thường hay những nhu cầu về tiền đột xuất trong tương lai. Tiền giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó vì tiền có các chức năng chủ yếu: tiền là phương tiện lưu thông, tiền là phương tiện thanh toán, tiền là phương tiện đo lường giá trị, tiền là phương tiện dự trữ về mặt giá trị. Ngân sách hoạt động hàng năm và sự hình thành ngân quỹ Các loại ngân sách hoạt động hàng năm của doanh nghiệp a.1) Ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh Ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tổng hợp các dòng tài chính vào và ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó là doanh thu và các khoản chi có xuất quỹ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Các dòng tài chính được thiết lập căn cứ trên giá trị phát sinh trong từng khoảng thời gian xem xét. Việc thiết lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ làm xuất hiện các thành phần liên quan đến tài sản lưu động và nợ ngắn hạn. Việc thiết lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh thường theo từng tháng và tập hợp thành các ngân sách theo chức năng trên cơ sở ngân sách hoạt động của các bộ phận. Các ngân sách chức năng trong ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm: + Ngân sách bán hàng là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận bán hàng. Ngân sách bán hàng hình thành hai dòng tài chính cơ bản: Dòng doanh thu phụ thuộc vào khối lượng bán ra và biểu giá bán. Dòng chi liên quan đến chi phí cho hoạt động bán hàng không tính đến chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong bán hàng. Chính sách tín dụng đối với khách hàng của doanh nghiệp sẽ tác động đến ngân sách bán hàng và làm xuất hiện khoản Phải thu dự tính.  Kế hoạch bán hàng Ngân sách bán hàng Tồn kho hàng hoá Kế hoạch sản xuất Tồn kho NVL Kế hoạch cung ứng Ngân sách sản xuất Doanh thu Chi phí bán hàng Phải thu Giá bán, số lượng bán Chính sách thương mại Tồn kho đầu kỳ Chính sách dự trữ Số lượng sản xuất Mức tiêu hao Tồn kho đầu kỳ Chính sách mua Ngân sách quản lý Chi phí QL Hàng tồn kho Phải trả Chi phí sản xuất Hàng tồn kho Phải trả Ngân sách hoạt động SXKD Hình 1.3 -Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh- + Ngân sách sản xuất là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận sản xuất. Ngân sách sản xuất chỉ bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất chế biến : Chi mua nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, không tính đến chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong sản xuất. Ngân sách sản xuất được hình thành từ chương trình sản xuất của doanh nghiệp căn cứ vào chương trình bán hàng dự kiến có tính tới mức tồn kho thành phẩm đầu kỳ, mức tồn kho thành phẩm cuối kỳ mong muốn. Ngân sách sản xuất sẽ bao gồm trong nó cả ngân sách cung ứng vì quá trình sản xuất sẽ làm xuất hiện nhu cầu tiêu hao nguyên vật liệu. Từ mức tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ, mức tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ mong muốn và nhu cầu sử dụng phát sinh sẽ xác định tổng giá trị nguyên vật liệu cần mua, phương thức cung ứng. Từ ngân sách sản xuất sẽ xác định được mức Tồn kho và khoản Phải trả dự tính. + Ngân sách quản lý chung là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận gián tiếp. Ngân sách quản lý chung chỉ bao gồm các khoản chi phục vụ quản lý và cũng không tính tới chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý. a.2) Ngân sách đầu tư Đầu tư là một hoạt động nằm trong chiến lược của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc đầu tư thường đòi hỏi một khoản tiền lớn, sẽ ảnh hưởng đến ngân quỹ khi thực hiện các khoản chi đầu tư theo lịch giải ngân đã được hoạch định. Trong phạm vi quản lý tài chính ngắn hạn, ngân sách đầu tư sẽ liên quan đến dòng tài chính ra nhằm mua sắm tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh (đầu tư bên trong) , bao gồm: Các khoản chi đầu tư hàng năm (đầu tư thay thế ). Đầu tư phát triển đầu tư hàng năm Ngân sách đầu tư Đầu tư thay thế Đầu tư mở rộng hiện đại hoá Các khoản chi cho đầu tư phát triển ( mở rộng, hiện đại hoá ). Hình 1.4 - Sơ đồ hình thành ngân sách đầu tư - a.3) Ngân sách hoạt động tài chính Thu HĐtc Chi hđtc Ngân sách HĐTc Thu lãi và gốc vay Thu từ TS tài chính dài hạn Trả lãi và gốc vay Trả từ TS tài chính dài hạn Ngân sách hoạt động tài chính liên quan đến các hoạt động vay, cho vay và đầu tư tài chính dài hạn, góp vốn liên doanh, bao gồm các dòng tài chính vào như thu tiền ứng với các khoản cho vay, thu tiền từ các tài sản tài chính dài hạn, và các dòng tài chính ra như trả tiền ứng với các khoản đi vay, trả tiền cho các tài sản tài chính dài hạn, góp vốn liên doanh. Hình 1.5- Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động tài chính - a.4) Ngân sách hoạt động bất thường Ngân sách này, khi lập kế hoạch, chỉ xét đến các khoản thu và chi do bán tài sản cố định cần thanh lý. Các khoản thu, chi bất thường khác không được xem xét. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh các quỹ dự phòng thì việc điều chỉnh sẽ được thể hiện ở ngân sách này: Điều chỉnh tăng các quỹ dự phòng được xem như dòng tài chính ra tức là khoản chi bất thường. Điều chỉnh giảm các quỹ dự phòng được xem như dòng tài chính vào tức là khoản thu bất thường. Thu bất thường Chi bất thường Ngân sách hđ bất thường Thanh lý TSCĐ Điều chỉnh giảm các quỹ dự phòng Chi phí liên quan đến việc thanh lý TSCĐ Điều chỉnh tăng các quỹ dự phòng Hình 1.6 - Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động bất thường- Sự liên kết của các ngân sách hoạt động hình thành ngân quỹ Để xác lập được trạng thái ngân quỹ cần phải liên kết các ngân sách hoạt động bộ phận. Trước khi liên kết các ngân sách hoạt động bộ phận, cần có sự điều chỉnh đối với ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh. Sự điều chỉnh đối với ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ căn cứ trên chính sách thương mại dự kiến của doanh nghiệp và chính sách của Người bán đối với cách mua dự kiến mà doanh nghiệp lựa chọn. Ngân quỹ Ngân sách hoạt động sxkd Ngân sách hoạt động đầu tư Ngân sách hoạt động tài chính Ngân sách hoạt động bất thường Hình 1.7 -Sơ đồ liên kết các ngân sách hoạt động hình thành ngân quỹ- Chính sách thương mại của doanh nghiệp được thể hiện ở cách thức thanh toán áp dụng cho khách hàng. Điều này làm cho khoản thực thu trong kỳ xem xét có thể khác biệt so với doanh thu. Việc điều chỉnh là để xác định dòng thực thu của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét sau khi đã loại bỏ lượng tiền mà doanh nghiệp cung cấp tín dụng (tín dụng thương mại) cho khách hàng (Phải thu).Việc điều chỉnh đối với khoản thu từ bán hàng sẽ cho thấy một phần khả năng tài trợ bên trong thực tế của doanh nghiệp từ hoạt động sản xuất kinh doanh. Chính sách của Người bán cũng đòi hỏi việc điều chỉnh theo cách tương tự. Tất nhiên nó sẽ có tác động đối với khoản chi mua của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét và cho biết một phần nhu cầu tài trợ thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Việc điều chỉnh cũng có thể phải áp dụng đối với ngân sách hoạt động bất thường liên quan đến thanh lý tài sản cố định. Việc điều chỉnh các quỹ dự phòng sẽ chưa thực hiện ở bước này. Các ngân sách đầu tư và ngân sách hoạt động tài chính cũng sẽ không điều chỉnh ở bước thiết lập ngân quỹ đầu tiên vì các ràng buộc hợp đồng đối với các khoản vay hoặc các ràng buộc chiến lược đối với việc đầu tư trực tiếp và đầu tư gián tiếp. Tổng hợp các ngân sách hoạt động sẽ xác định ngân quỹ của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét và là cơ sở để đưa ra các quyết định tài chính của doanh nghiệp. Vai trò của ngân quỹ trong hoạt động của doanh nghiệp Chu trình tài chính của doanh nghiệp có 3 chu kỳ: Chu kỳ tạo vốn; chu kỳ sử dụng vốn; chu kỳ phân chia thu nhập. Đối với một doanh nghiệp đang hoạt động thì ba chu kỳ này đan xen nhau, có lúc kế tiếp, có lúc song hành và cũng có lúc gián đoạn. Điều này tương ứng với tính chất đan xen trong việc hình thành nhu cầu cũng như khả năng tài trợ của doanh nghiệp trong suốt một thời kỳ nhất định. Trong giai đoạn ngắn hạn, việc đảm bảo cân bằng giữa khả năng và nhu cầu tài trợ thường xuyên được xem là mục tiêu chính của quản lý tài chính. Việc đảm bảo cân bằng tài chính ngắn hạn sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định, có hiệu quả, cơ sở của sự tăng trưởng đều đặn và liên tục theo định hướng chiến lược. Vì vậy, ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp, với mục tiêu kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian. Các doanh nghiệp dự trữ tiền mặt vì 3 động lực chính: động lực giao dịch; động lực dự phòng; động lực đầu cơ. Động lực dự trữ tiền để giao dịch nghĩa là doanh nghiệp dự trữ tiền để có thể mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu và thanh toán các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tuỳ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cần nhiều tiền hay ít. Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, hầu như hoạt động nào cũng đòi hỏi cần đến tiền. Có những thời điểm, nhu cầu tiền của doanh nghiệp rất cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp dịch vụ vào các dịp lễ tết hay các doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh theo mùa vụ… Đến thời điểm này, nhu cầu tiền của doanh nghiệp lên rất cao để mua hàng hoá, nguyên vật liệu. Ngoài ra, khi ngân quỹ thặng dư tiền sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng thanh toán nhanh cho nhà cung ứng, điều này có thể là thuận lợi cho doanh nghiệp rất nhiều vì uy tín doanh nghiệp được nâng cao và doanh nghiệp có thể hưởng lợi thế chiết khấu. Doanh nghiệp giữ tiền nhằm phòng ngừa khả năng thu chi tiền trong tương lai biến động không thuận lợi như sự thay đổi các chính sách của nhà nước, đình công, hỏa hoạn, khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh. Điều đó cũng có nghĩa là nếu khả năng dự báo thu chi bằng tiền trong tương lai của doanh nghiệp kém thì nhu cầu tiền dự phòng là cao và ngược lại, nếu doanh nghiệp nắm rõ được dòng tiền vào ra trong thời gian tới thì nhu cầu tiền dự phòng sẽ thấp… Doanh nghiệp sẽ không thể duy trì hoạt động bình thường để tồn tại và cạnh tranh trên thị trường nếu không có một mức tồn quỹ rộng rãi đủ để bù đắp sự mất mát về máy móc, nguyên vật liệu… Ngoài ra, doanh nghiệp giữ tiền vì động lực đầu cơ nhằm chuẩn bị sẵn sàng để lợi dụng ngay các cơ hội tốt trong kinh doanh, đầu tư khi phát sinh những cơ hội đem lại lợi nhuận, thường là đầu tư vào các chứng khoán dễ bán. Việc đầu tư vào chứng khoán dễ bán còn nhằm mục đích dự phòng mà không phải giữ tiền mặt. Như vậy, ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, là phương tiện giúp doanh nghiệp duy trì được hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo khả năng thanh toán. Doanh nghiệp sẽ phải làm thế nào để ổn định mức cân đối ngân quỹ, tránh những trường hợp biến động bất thường xảy ra. Điều này đòi hỏi phải quản lý tốt ngân quỹ. Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Sự cần thiết phải quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường Mục tiêu của quản lý tài chính là cực đại hóa giá trị của doanh nghiệp. Một cách cụ thể, quản lý tài chính là việc thiết lập và thực hiện thủ tục phân tích, đánh giá và hoạch định tài chính, giúp cho nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn cũng như kiểm soát hữu hiệu quá trình thực hiện các quyết định về mặt tài chính với các nguyên tắc: Không bao giờ để thiếu tiền đảm bảo khả năng thanh toán. Đưa ra các quyết định đầu tư đúng, đạt hiệu quả cao. Đưa ra các quyết định tài trợ hợp lý với chi phí vốn thấp. Ngân quỹ là một bộ phận của vốn lưu động có tính lỏng cao nhất, với hai bộ phận chủ yếu là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng liên quan đến các dòng tiền vào ra doanh nghiệp - có nghĩa là nó liên quan tới các khoản thu chi bằng tiền. Bất cứ khi nào phát sinh các khoản thu chi liên quan đến tiền, mức dự trữ tiền trong ngân quỹ đều biến động. Mặt khác, các khoản thu chi tiền mặt lại không đồng thời và thường diễn ra bất thường, ảnh hưởng không nhỏ tới mức dự trữ tiền. Vì vậy, để tránh những trường hợp biến động bất thường của ngân quỹ đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lí ngân quỹ. Đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp Doanh nghiệp luôn quan tâm tới mức dự trữ tiền vì ngân quỹ biến động theo chiều hướng bất lợi sẽ ảnh hưởng tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp. Như vậy, một vai trò quan trọng của quản lý ngân quỹ là giúp cho doanh nghiệp đảm bảo khả năng thanh toán. Khả năng thanh toán là khái niệm dùng để chỉ khả năng đáp ứng các khoản nợ hay các khoản chi khi đến hạn. Do sự khác biệt về thời điểm ghi nhận giữa thu nhập và chi phí với thu và chi ngân quỹ, lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp chỉ là con số trên sổ sách kế toán, lợi nhuận này nếu không được biểu hiện dưới hình thái tiền, thì cho dù cao đến mức nào cũng không thể hiện được khả năng tái sản xuất mở rộng cũng như đảm bảo khả năng thanh toán doanh nghiệp được diễn ra bình thường. Trong nhiều trường hợp doanh nghiệp không đủ tiền để trang trải các khoản nợ, khoản chi phát sinh do các dòng tiền vào, ra doanh nghiệp không diễn ra cùng thời điểm, độ lớn, cùng chu kỳ. Trong khi đó, việc dự đoán khi nào phát sinh các khoản thu, các khoản chi bằng tiền, số lượng là bao nhiêu và chu kì các khoản thu, các khoản chi đó như thế nào rất khó. Vì vậy, khả năng thanh toán tốt có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp bởi lẽ nó quyết định tới mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng, ảnh hưởng tới uy tín của doanh nghiệp. Một doanh nghiệp thường xuyên thanh toán đúng hạn có thể được hưởng chiết khấu hay các ưu đãi khác, duy trì được mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, có được nguồn hàng ổn định. Ngoài ra, một doanh nghiệp có khả năng thanh toán tốt sẽ dễ dàng vay tiền từ ngân hàng hay tìm kiếm các nguồn tài trợ khác cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn. Ví dụ, doanh nghiệp có thể xin được hưởng chính sách tín dụng thương mại hay phát hành chứng khoán ra công chúng để huy động vốn. Vì vậy, doanh nghiệp cần nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lí ngân quỹ để dự báo những trường hợp có thể dẫn đến thiếu hụt tiền, có thể đẩy doanh nghiệp vào trạng thái khó khăn, từ đó có biện pháp khắc phục như tìm nguồn tài trợ hay tìm cách tăng thu giảm chi. Đồng thời dự báo những trường hợp ngân quỹ có thể thặng dư để có biện pháp sử dụng tiền nhàn rỗi, tạo thêm nguồn cho ngân quỹ, phòng ngừa cho biến động bất thường có thể xảy ra trong tương lai. Lựa chọn nguồn tài trợ với chi phí thấp Khi ngân quỹ thâm hụt do phát sinh nhiều các khoản chi nhằm duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tìm cách tạo nguồn ngắn hạn để bù đắp thâm hụt, tránh tình trạng mất khả năng thanh toán. Doanh nghiệp có nhiều cách để tìm nguồn tài trợ ngắn hạn nhưng vì những lí do nào đó, doanh nghiệp không thể tìm được nguồn chi phí thấp mà phải vay các tổ chức, vay cá nhân, hay huy động từ các nguồn có chi phí cao hơn. Nếu như doanh nghiệp có kế hoạch phòng ngừa trường hợp này, doanh nghiệp đã có thể có biện pháp khắc phục tối ưu. Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể giảm các khoản phải thu khách hàng; tăng cường quan hệ tốt với nhà cung cấp bằng cách thanh toán nhanh để có thể được hưởng các ưu đãi về giá hay trả chậm trong tương lai; đầu tư tiền vào chứng khoán và đặc biệt là có kế hoạch vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng, hạn chế các khoản vay không cần thiết để vay trong tương lai. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch chủ động trước sẽ khiến doanh nghiệp có thể phải “vay nóng” từ các tổ chức, cá nhân có chi phí cao, phải chịu các điều kiện ràng buộc bất lợi cho doanh nghiệp. Như vậy, các hình thức tài trợ với chi phí lớn khiến chi phí vốn của doanh nghiệp cao, làm chi phí của doanh nghiệp trong tương lai tăng lên, ảnh hưởng tới lợi nhuận đồng thời hạn chế khả năng huy động vốn của doanh nghiệp trong tương lai. Và đặc biệt trong trường hợp doanh nghiệp không thể tìm được nguồn tài trợ nào, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ mất khả năng thanh toán. Rõ ràng, nếu không có sự quản lí chặt chẽ ngân quỹ, để tình trạng thâm hụt ngân quỹ bất lợi xảy ra, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng và việc tối thiểu hoá chi phí vốn sẽ không đạt được. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, mọi khoản chi lớn thường đã phát sinh vào kì trước, đến kì sau, doanh nghiệp mới thực hiện cung ứng dịch vụ và đồng thời nhận được các khoản thu bằng tiền. Như vậy, ngân quỹ của doanh nghiệp sẽ thặng dư tiền vì thu bằng tiền của doanh nghiệp vượt trội các khoản chi trả bằng tiền trong kỳ. Tiền để tại két của doanh nghiệp hay gửi không kì hạn vào ngân hàng không đem lại mấy lợi nhuận. Doanh nghiệp cũng không thể tính tới việc đầu tư dài hạn vì đây chỉ là khoản tiền tạm thời nhàn rỗi trong ngắn hạn; cho dù đầu tư dài hạn sẽ hứa hẹn nhiều lợi nhuận thì nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro khi doanh nghiệp có nhu cầu thanh toán. Một số doanh nghiệp sẽ tìm cách đầu tư ngắn hạn tiền nhàn rỗi vào tài sản sinh lợi mà độ rủi ro có thể chấp nhận. Tuy nhiên sẽ có những doanh nghiệp không đầu tư tiền nhàn rỗi mà chỉ gửi tiền vào tài khoản ở ngân hàng bởi họ luôn duy trì một mức dự trữ tiền rộng rãi. Như vậy, quản lí ngân quỹ tốt sẽ sẽ tạo cơ hội sinh lợi, tăng lợi nhuận và và lựa chọn nguồn tài trợ phù hợp với chi phí thấp. Dự phòng cho những biến động bất thường Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi những biến động bất thường như thiên tai, đình công, khách hàng của doanh nghiệp mất khả năng thanh toán... Những tác động trên có thể trực tiếp làm giảm các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp hay buộc doanh nghiệp phải chi những khoản chi bất thường. Vì vậy, doanh nghiệp phải dự trữ một khoản tiền nhất định để dự phòng cho những biến động bất thường đó. Chi phí cho việc dự phòng những biến động bất thường đó chính là khoản thu nhập mà doanh nghiệp có thể thu được nếu sử dụng khoản tồn quỹ đó vào kinh doanh. Khi xảy ra những tổn thất, khoản được doanh nghiệp sử dụng ngay để thanh toán cho những tổn thất là ngân quỹ. Nếu mức tồn quỹ không đủ tài trợ cho những tổn thất có nghĩa là thời điểm đó có thể doanh nghiệp đã mất khả năng thanh toán. Vì vậy, công tác quản lý ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nội dung công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp Dự tính thu nhập và chi phí Để có thể dự tính được thu nhập và chi phí trong kỳ tới, doanh nghiệp cần phải thường xuyên tiến hành nghiên cứu thị trường, xác định được nhu cầu của thị trường về sản phẩm của đơn vị mình trong kỳ tới là bao nhiêu, xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong kỳ tới như thế nào. Từ đó doanh nghiệp có thể dự tính lượng hàng hoá, dịch vụ được cung cấp trong từng kỳ. Ngoài ra, doanh nghiệp phải dự tính trước những biến động trên thị trường sắp tới về cung các hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào để từ đó có thể tính được các chi phí mà doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra trong kỳ. Như vậy, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp phải bao hàm đầy đủ thông tin phản ánh tình hình hoạt động doanh nghiệp trong kỳ và dự tính mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ tới. Căn cứ vào nguồn hình thành, thu nhập của doanh nghiệp gồm: +)Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh là khoản thu chủ yếu trong thu nhập của doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Như vậy, thời điểm để xác định doanh thu là khi người mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc tiền đã thu được hay chưa. Đối với doanh nghiệp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn b