Lớp bồi dưỡng kỹ năng soạn thảo văn bản

*   BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI LỚP BỒI DƯỠNG KỸ NĂNG SOẠN THẢO VĂN BẢN Hà Nội, ngày 12/9/2014 *   CHUYÊN ĐỀ: SOẠN THẢO VĂN BẢN Nguyễn Mạnh Cường Trưởng khoa Quản trị văn phòng - Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Mobile: 0912.357.066 Email: nguyenmanhcuongdhnv@gmail.com * * TRI THỨC KHỞI NGUỒN MỌI THÀNH CÔNG 13h00 đến 15h45 * ??? 2. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY 4. QUY TRÌNH 3 NGÔN NGỮ 1. THẨM QUYỀN 1+ 2 + 3 + 4 = 5 (KỸ THUẬT) * Kỹ năng?: 1. ĐÚNG 2. PHÙ HỢP 3. LINH HOẠT 4. HIỆU QUẢ * Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Nghị định 09/2010/NĐ-CP - Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính - Luật Ban hành VBQPPL năm 2008 quy định thẩm quyền của văn bản QPPL Nghị định 09/2010/NĐ-CP Các quy định hiện hành THỂ THỨC QUY TRÌNH THẨM QUYỀN * CHUYÊN ĐỀ 1QUY TRÌNH S0ẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN NÓI CHUNG 1). Khái niệm: Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản là trình tự các bước cần thiết được sắp xếp có khoa học nhằm đạt được yêu cầu về thời gian và chất lượng văn bản. * 2). Nội dung các bước soạn thảo văn bản Bước 1: Chuẩn bị - Phân công soạn thảo (theo chức năng, nhiệm vụ của đơn vị và nhiệm vụ, năng lực của cá nhân); Xác định mục đích, tính chất, nội dung của vấn đề cần ra văn bản; Xác định tên loại và trích yếu nội dung; Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết có liên quan tới nội dung văn bản; - Xây dựng đề cương và viết bản thảo *   Bước 2:  Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức văn bản theo quy định  Căn cứ vào mục đích của văn bản và thông tin đã thu thập để soạn thảo văn bản; - Soạn xong phải kiểm tra về thể thức, kĩ thuật trình bày (theo Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ); kiểm tra mục đích đạt được của văn bản; Văn bản có tính chất quan trọng, nội dung phức tạp, ảnh hưởng tới nhiều đối tượng thì tổ chức xin ý kiến góp ý của các đơn vị, cá nhân có liên quan (Góp ý bằng văn bản/ họp/ xin ý kiến chuyên gia vv). Đơn vị chủ trì có trách nhiệm tổng hợp, chỉnh sửa. Nếu còn ý kiến chưa thống nhất và ảnh hưởng tới nhiều mối quan hệ, nguồn lực thì có văn bản tổng hợp và giải trình. * Duyệt thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành., ký nháy sau chữ cuối cùng “Nơi nhận:” Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng phụ trách lĩnh vực) duyệt và ký ban hàn Lưu ý: Theo quy định của Trường đơn vị phải làm Phiếu trình trong Hồ sơ trình ký Duyệt nội dung: Trưởng hoặc phó đơn vị duyệt nội dung bản thảo và ký nháy vào cuối nội dung bản thảo (sau dấu ./.) Bước 3: trình duyệt văn bản Thủ trưởng cơ quan Phòng HCTH Thủ trưởng Đơn vị * Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục phát hành: Hoàn chỉnh dự thảo theo ý kiến của lãnh đạo (nếu có) và trình ký chính thức; (2) Cán bộ văn thư cơ quan ghi số, ngày tháng năm; (3) Nhân bản theo số lượng nơi gửi, nơi nhận; (4) Đóng dấu ; (5) Làm các thủ tục phát hành; (6) Lưu văn bản (01 bản lưu ở Văn thư, 01 bản lưu tại đơn vị soạn thảo). * Lỗi sai thường gặp Sai quy trình các bước trình không thông nhất; 2. Đơn vị/ cá nhân chủ trì soạn thảo chưa làm tốt tổng hợp thông tin hoặc góp ý của các đơn vị; 3. Phiếu trình sơ sài, chưa đủ thông tin; 4. Chuẩn bị hồ sơ chưa đầy đủ; * Chuyên đề 2: THỂ THỨC VĂN BẢN I * Kn: Thể thức văn bản là toàn bộ các yếu tố cấu thành và cách thể hiện các yếu tố cấu thành văn bản do các cơ quan có thẩm quyền quy định nhằm đảm bảo cho văn bản có giá trị pháp lí và hiệu lực thi hành trong thực tế. * * Các quy định về thể thức văn bản? - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư; * Nghị định số 09/2010/NĐ-CP: “c) Bộ Tư pháp chủ trì phối hợp với Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật; Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.” (xem văn bản) * - Thể thức của văn bản chuyên ngành: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP: “Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ”. * - Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định” + Hướng dẫn số 11-HD/TW ngày 28/5/2004 của Văn phòng Ban chấp hành Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng; + Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn; + Hướng dẫn số 93-HD/VP của Ban Chấp hành Trung ương Đoàn Hướng dẫn về thể thức văn bản của Đoàn TNCSHCM; Các Tổ chức Chính trị - Xã hội khác chưa có hướng dẫn riêng, thường vận dụng các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. (LHHKHKTVN đã có văn bản quy định) * - Thể thức văn bản trao đổi quốc tế: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định: “4. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế”. * Thể thức văn bản hành chính: Thực hiện theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (Chú ý 6 phụ lục đính kèm) Dowload tại www.luutruvn.gov.vn * *  Chuyên đề 3 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính Phong cách ngôn ngữ hành chính là phong cách của tiếng Việt gọt rũa dùng trong các văn bản thuộc thuộc phạm vi công tác quản lí, tổ chức, điều hành, giao dịch của các cơ quan, đoàn thể, hiệp hội, tổ chức, công dân trong nước và quốc tế. * Chuyên đề 4 Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính (1)Tính chính xác, rõ ràng, mạch lạc - Diễn đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc. Không dung nạp cách diễn đạt ý đại khái, chung chung hay mập mờ. - Dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa. * Đặc điểm của phong cách ngôn ngữ hành chính  (2). Tính khuôn mẫu Văn bản được trình bày, sắp xếp bố cục theo các khuân mẫu, thể thức quy định (Phụ lục V: Thông tư số 01/2011/TT-BNV). - Một số loại văn bản có mẫu chung có sẵn, người viết chỉ cần điền thông tin cụ thể vào (VD: Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy mời vv). - Sử dụng lặp lại nhiều lần những thuật ngữ hành chính, những từ thuộc lớp từ hành chính - công vụ, những cấu trúc câu có sẵn mà không sợ phạm vào lỗi lặp từ, lặp câu. * Ví dụ: “Căn cứ ... số... ngày...của...về việc...” “Phúc đáp công văn số …của ... về ….., Trường Đại học Nội vụ Hà Nội có ý kiến như sau:” “Xin trân trọng cảm ơn.” “... đã nhận được ...của...về việc ... . Căn cứ vào...và ..., ... trả lời như sau:” “Điều 3. Trưởng phòng (...), Trưởng phòng (…) và các cá nhân có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi thành Quyết định này./. * (3) Tính khách quan, nghiêm túc - Văn bản hành chính phải được trình bày khách quan, không thiên vị vì nó là tiếng nói quyền lực của Nhà nước chứ không phải là tiếng nói của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể được giao cho một cá nhân soạn thảo + Không được tự ý đưa những quan điểm riêng của cá nhân vào văn bản (Không viết :”tôi yêu cầu”, “tôi nhận thấy”, “thôi có ý kiến như sau”) + Ít dùng đại từ nhân xưng ngôi thứ nhất số ít. Không dùng các danh từ chỉ các mối quan hệ thân thuộc để xưng hô giữa các cơ quan hay các cá nhân trong quá trình giải quyết việc công. * - Không dùng các câu, từ mang sắc thái biểu cảm, các biện pháp tu từ, những hình ảnh bóng bẩy, cầu kỳ.  Ví dụ: “Nay ban hành…”, ”….chiểu quyết định thi hành”, “…..cần, cần phải”, ” ….buộc phải có trách nhiệm thực hiện”, ” …..chấp hành nghiêm chỉnh yêu cầu”, “…cam đoan rằng”... “….đề nghị ….thực hiện ngay và luôn” * (4) Tính trang trọng, lịch sự  Ngôn ngữ dùng trong văn bản là “ngôn ngữ gọt rũa,văn hoá”. Không dùng các từ thông tục, thiếu nhã nhặn vì chúng gây nên phản ứng xấu ở người đọc, dẫn đến sự thiếu tôn trọng văn bản. + Văn bản của cấp trên: không được tỏ thái độ hách dịch, trịnh thượng hay doạ nạt. + Văn bản cấp của cấp dưới gửi lên: tránh lối diễn đạt thể hiện sự khúm núm, sợ hãi, nịnh bợ; không được xưng hô sếch mé, hạ thấp cấp trên. * - Thường sử dụng cách diễn đạt có tính chất nghi thức, thể hiện phép lịch sự xã giao. Ví dụ: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trân trọng kính mời ……..tới dự Hội nghị.” “Chúng tôi rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ của quý Sở.” “Chúng tôi rất tiếc phải khước từ đề nghị của quý cơ quan về ….”. “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội kính trình Bộ Nội vụ xem xét và phê duyệt” * (5) Tính phổ thông, đại chúng Ngôn ngữ biểu đạt phải mang tính phổ thông, đại chúng, dễ hiểu, dễ nhớ, dễ tiếp thu; Cần lưu ý tránh hiện tượng sử dụng ngôn ngữ suồng sã, thông tục; Không dùng khẩu ngữ, tiếng lóng, tiếng địa phương, các từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn quốc. *  Các từ không sử dụng Từ có tính chất địa phương, biệt ngữ, tiếng lóng, từ nước ngoài chưa được Việt hoá ở phạm vi toàn dân. Ví dụ: vô, cớm, chạy dù, chôm, sếp, víp…; - Khẩu ngữ thông tục. Ví dụ: lấy nhau, bỏ nhau, ăn ở, tẩn, móc họng, què giò, …; * Các từ không sử dụng - Từ ngữ văn chương. Ví dụ: sơn hà, phong ba, mĩ lệ, kiều diễm, tráng lệ, khổng lồ…; - Từ ngữ biểu cảm, từ tượng hình, từ tượng thanh, từ láy, các hư từ tình thái. Ví dụ: bàng hoàng, xôn xao, bộp, à, ư, nhỉ, nhé, thì, là, mà, rằng, đi, nào, nhé, thôi…; - Từ thừa, từ rườm, từ đưa đẩy. Ví dụ: tiền ngoại tệ, nay ban hành, phải nói rằng, nói cho cùng, …; - Thành ngữ, tục ngữ, ca dao; Từ theo nghĩa bóng, đa nghĩa; Các biện pháp tu từ: so sánh, ẩn dụ, hoán dụ, nhân hoá, ngoa dụ, chơi chữ… * Cách sử dụng câu a. Câu tường thuật Câu tường thuật là loại câu được sử dụng chủ yếu trong văn bản quản lí nhà nước và được sử dụng theo cách trực tiếp. b. Câu cầu khiến Câu cầu khiến thường chứa các từ cầu khiến như: yêu cầu, đề nghị, nghiêm cấm, cấm, phải, cần, cần phải, kính mong, xin, hãy, chớ, đừng, thôi, nhỉ, nhé, đi, nào… Chú ý khi dùng câu cầu khiến * * c. Câu nghi vấn + Đại từ nghi vấn (ai, gì, nào, như thế nào, sao, bao nhiêu, bao giờ, bao lâu, đâu,…), + Phụ từ nghi vấn (không, có…không, có phải…không, chưa, đã… chưa, thế nào, chăng, sao…), + Tiểu từ chuyên dụng (à, ư, nhỉ, nhé, hả, chứ,…), hoặc kết từ “hay” với ý nghĩa lựa chọn. + Cuối câu nghi vấn đặt dấu hỏi chấm (?). * * Cách sử dụng + Văn bản quản lí nhà nước không dùng loại câu nghi vấn. + Trường hợp bắt buộc phải đặt câu hỏi hoặc yêu cầu trả lời điều gì (ví dụ như trong công văn hỏi ý kiến) thì phải diễn đạt nội dung đó bằng cách sử dụng cấu trúc cầu khiến kết hợp với tường thuật. * VD Không viết: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội yêu cầu Cơ sở Miền trung cho biết: Khoá học nhằm mục tiêu gì? Những ai có thể theo học? Học bao lâu? Học ở đâu?” Mà viết: “Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đề nghị Cơ sở Miền trung báo cáo rõ các nội dung sau đây: Mục tiêu đào tạo, đối tượng chiêu sinh, thời gian và địa điểm của khoá học.” * d. Câu cảm thán Văn bản quản lí rất ít sử dụng câu cảm thán và thường sử dụng theo cách gián tiếp dưới hình thức của câu tường thuật. Ví dụ: “(…) Xin chân thành cảm ơn.” “Chúng tôi rất tiếc phải khước từ đề nghị của quý cơ quan do …..” * Cách diễn đạt và trình bày nội dung - Cách diễn đạt + Diễn đạt ngắn gọn: mỗi đoạn chỉ nên nêu một ý chính, diễn đạt bằng một số câu. + Hành văn trong sáng, dễ hiểu. + Lập luận chặt chẽ, lôgíc, giữa các phần, các đoạn, các ý phải có sự liên kết với nhau. - Cách trình bày + Cân đối, nổi bật được các phần, các chương, các điều, khoản. + Nói chung trình bày theo chuẩn mực, khuôn mẫu đã quy định. * Hiện nay tiếng Việt dùng 10 dấu câu là: - Dấu chấm . - Dấu hỏi chấm ? - Dấu cảm ! - Dấu chấm lửng … - Dấu phẩy , - Dấu chấm phẩy ; - Dấu hai chấm : - Dấu gạch ngang - - Dấu ngoặc đơn ( ) - Dấu ngoặc kép “ ” CHUYÊN ĐỀ 4 KỸ THUẬT S0ẠN THẢO MỘT SỐ VĂN BẢN THÔNG DỤNG Học viên lựa chọn các văn bản sau, giảng viên hướng dẫn kỹ năng soạn Quyết định Công văn Tờ trình Kế hoạch Báo cáo * * PHƯƠNG PHÁP VẼ BẢN ĐỒ TƯ DUY TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 5W 1H 2C 5M Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc 1W (why) Xác định nội dung công việc 1W (what) Xác định 3W: where, when, who Xác định cách thức thực hiện 1H (how) Xác định phương pháp kiểm soát – 1C (control) Xác định phương pháp kiểm tra – 1C (check) Xác định nguồn lực thực hiện 5M: (Man = nguồn nhân lực; Money = Tiền bạc; Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng; Machine = máy móc/công nghệ; Method = phương pháp làm việc) YÊU CẦU: chỉ rõ 5W 1H 2C 5M MỘT SỐ VĂN BẢN Thank you! * *