Lập bảng tính với Excel 2003 - Bài 2: Nhập dữ liệu và xử lý bảng tính

Lập bảng tính vớiEXCEL 2003 (B.2)Bài 2NHẬP DỮ LIỆU VÀ XỬ LÝ BẢNG TÍNH 1-  Các loại dữ liệu của Excel2-  Cách nhập dữ liệu vào bảng tính3-  Chọn khối dữ liệu4-  Canh lề dữ liệu5- Hiệu chỉnh dữ liệu6- Điền dữ liệu vào trong một phạm vi7- Tìm kiếm và thay thế dữ liệu1- Các loại dữ liệu của ExcelExcel có những loại dữ liệu nào? Excel có hai loại dữ liệu là:1- Dữ liệu chuỗi:- Là dữ liệu có dạng là một chuỗi ký tự.Ví dụ: Họ tên: “Trần Văn Nam” Địa chỉ: “123 Pasteur, Quận 3” Chức vụ: “Trưởng phòng”1- Các loại dữ liệu của ExcelExcel có những loại dữ liệu nào? 2- Dữ liệu loại giá trị:- Gồm các loại sau: + Dạng số 15,764.12 + Dạng ngày 04/15/1996 + Dạng giờ 02:30 pm + Dạng công thức =(A5 + B2)/5 + Dạng hàm =Sum(F4:F12)2- Cách nhập dữ liệu vào bảng tínhNhập dữ liệu vào bảng tính như thế nào? - Dịch chuyển đến ô cần nhập- Nhấp F2 (hoặc nhấp đúp trên ô cần nhập)- Nhập dữ liệu theo quy định của từng loại dữ liệu- Kết thúc việc nhập bằng các cách sau:  Nhấn Enter  Nhấn Ctrl-Enter  Click chuột trên Enter button  Di chuyển dấu chọn đến ô khác.3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 1- Chọn một ô:- Nhấp chuột tại ô đó, hoặc :- Dùng các phím mũi tên để di chuyển dấu chọn đến ô đó.3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 2- Chọn một nhóm ô liên tiếp nhau:- Chuyển dấu chọn đến ô đầu tiên của nhóm- Chọn một trong các cách sau : + Kéo chuột đến ô ở góc dưới phải của nhóm + Nhấn Shift và nhấp chuột trên ô cuối của nhóm + Nhấn Shift và dùng các phím mũi tên để chọn khối.3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 3- Chọn một nhóm ô không liên tiếp nhau :- Chọn ô đầu tiên của nhóm.- Giữ phím Ctrl và nhấp (click) hoặc kéo (drag) chuột trên các ô muốn chọn khác.3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 4- Chọn một hoặc nhiều cột:- Chọn một cột: Click chuột nút chữ cái của cột.- Chọn nhiều cột liên tiếp: Drag chuột trên các cột cần chọn.- Chọn nhiều cột không liên tiếp: + Chọn cột đầu tiên. + Giữ phím Ctrl và Click (hoặc drag) chuột trên các cột khác.3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 5- Chọn một hoặc nhiều dòng:- Chọn một dòng: Click chuột trên nút số dòng cần chọn.- Chọn nhiều dòng liên tiếp: Drag chuột tại các ô số dòng cần chọn.- Chọn nhiều dòng không liên tiếp: + Chọn dòng đầu tiên. + Giữ phím Ctrl và click (hoặc drag) chuột trên các dòng còn lại.3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 6- Chọn toàn bộ bảng tính: chọn một trong hai cách:- Nhấn Ctrl - A, hoặc :- Click chuột trên nút ở góc trên trái của Worksheet (giao của các biên dòng và cột).3- Chọn khối dữ liệuChọn khối dữ liệu trong bảng tính như thế nào? 7- Hủy bỏ sự chọn lựa: Chọn một trong hai cách :- Nhấp chuột tại một vị trí bất kỳ trên bảng tính.- Dùng các phím di chuyển để dời ô lựa chọn đến vị trí khác.4- Canh lề dữ liệuCanh lề dữ liệu cho từng ô như thế nào? - Chọn các ô cần canh lề. - Chọn lệnh Format / Cells / Alignment- Chọn các kiểu canh lề cho dữ liệu.- OK.4- Canh lề dữ liệuCanh lề dữ liệu cho một khối ô như thế nào? - Nhập dữ liệu ở ô đầu tiên của khối ô cần canh lề- Chọn khối ô cần canh lề- Chọn lệnh Format / Cells / Alignment- Chọn Horizontal / Center Across Selection- OK.Hoặc nhấn nút sau: 5- Hiệu chỉnh dữ liệuLàm thế nào để sửa đổi dữ liệu? - Chuyển đến ô cần thay đổi dữ liệu- Nhấn F2 hoặc nhấp đúp- Sửa dữ liệu- Nhấn Enter ( hoặc Shift-Enter).5- Hiệu chỉnh dữ liệuLàm thế nào để xóa dữ liệu? - Chọn các ô cần xóa dữ liệu.- Nhấn phím Del hoặc Ctrl-Del.5- Hiệu chỉnh dữ liệuLàm thế nào để phục hồi dữ liệu ? Chọn một trong các cách sau:- Chọn lệnh Edit / undo clear- Nhấn Ctrl-Z- Nhấp trên biểu tượng undo ở thanh công cụ chuẩn.5- Hiệu chỉnh dữ liệuLàm thế nào để sao chép dữ liệu ? - Chọn ô hoặc nhóm ô cần sao chép- Chọn lệnh Edit/Copy- Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần chép đến- Chọn lệnh Edit/Paste* Có thể sao chép nhanh bằng cách dùng phím Ctrl + Drag Border.5- Hiệu chỉnh dữ liệuLàm thế nào để sao chép đặc biệt dữ liệu ? - Chọn ô hoặc nhóm ô cần sao chép- Chọn lệnh Edit/Copy- Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần chép đến- Chọn lệnh Edit/Paste Special- Thực hiện các tuỳ chọn- Nhấn nút OK.5- Hiệu chỉnh dữ liệuLàm thế nào để di chuyển dữ liệu ? - Chọn ô hoặc nhóm ô cần chuyển đi- Chọn lệnh Edit/Cut- Chọn ô (hoặc ô đầu của nhóm) cần đặt dữ liệu.- Chọn lệnh Edit/Paste* Có thể di chuyển nhanh bằng cách dùng drag border.6- Điền dữ liệu trong một phạm viLàm thế nào để điền dữ liệu cùng nội dung? Ø  Cách 1:- Nhập dữ liệu vào ô đầu tiên của phạm vi- Chọn phạm vi để thực hiện- Chọn lệnh Edit/Fill- Chọn các cách điền dữ liệu.Ø  Cách 2:- Chọn phạm vi cần điền- Nhập nội dữ liệu cho ô đầu tiên- Nhấn Ctrl-Enter.6- Điền dữ liệu trong một phạm viLàm thế nào để điền dữ liệu có nội dung tăng, giảm? Dùng chuột (Mouse)- Điền dữ liệu vào ô đầu (nếu loại số thì phải chọn 2 ô đầu) của cùng vùng cần điền.- Chọn ô dữ liệu (nếu loại số phải chọn 2 ô)- Drag góc dưới phải đến vị trí cuối cần điền.- Nhả chuột.6- Điền dữ liệu trong một phạm viLàm thế nào để điền dữ liệu có nội dung tăng, giảm? Dùng thực đơn- Nhập giá trị vào ô đầu tiên của phạm vi- Chọn phạm vi thực hiện- Chọn lệnh Edit / Fill / Series- Thực hiện các tuỳ chọn + Series in: Điền thứ tự theo dòng hoặc cột + Type: Kiểu điền dữ liệu + Date: Điền dữ liệu ngày + Trend: Hướng tăng ( : tăng ;  : giảm ) + Step value: Giá trị bước nhảy + Stop value: Giá trị kết thúc - Nhấn nút OK.7- Tìm kiếm, thay thế dữ liệuLàm thế nào để tìm kiếm dữ liệu trong một phạm vi? - Chọn phạm vi cần tìm kiếm- Chọn lệnh Edit/Find- Chọn các thông số- Thực hiện tìm kiếm + Find next: Tìm xuôi + Shift + find next: Tìm ngược.7- Tìm kiếm, thay thế dữ liệuLàm thế nào để thay thế dữ liệu trong một phạm vi? - Chọn phạm vi cần tìm và thay- Chọn lệnh Edit/Replace- Chọn các thông số- Thực hiện tìm và thay + Find next: Tìm tiếp , bỏ qua ô hiện tại + Replace: Thay thế ô hiện tại và tìm ô tiếp theo + Replace all: Thay thế tất cả.* Lưu ý: Nếu không nhập dữ liệu vào mục Replace with, Excel sẽ thay thế chuỗi rỗng.THỰC HÀNH Nhập số liệu cho các bảng tính 4, 5, 6 trong tài liệu thực hành