Lần đầu làm sếp

Lần đầu làm sếp Lần đầu làm sếp, chịu trách nhiệm quản lý một nhóm, rõ ràng là một thử thách thú vị. Dù vậy, vẫn có một số điều làm bạn nản chí, nhất là khi bạn từng là thành viên trong chính nhóm mà bạn sẽ quản lý. Khi đó, bạn cần những kiến thức "vỡ lòng" để làm sếp. Với việc tập trung vào một số chiến lược cụ thể, chẳng có lý do gì bạn lại không dễ dàng vượt qua những nỗi lo sợ này. Vai trò mới của bạn sẽ mang lại cho bạn cơ hội để sải rộng đôi cánh và phát huy đầy đủ tiềm năng của bạn. Danh sách dưới đây sẽ đưa ra những chiến lược cơ bản giúp bạn làm cho con đường phía trước của mình trở nên bằng phẳng. Những điều bạn cần biết Tôi sợ rằng công việc mới có thể quá sức với tôi. Tôi có thể chiến thắng được sự lo sợ này như thế nào? Hầu hết những người lần đầu làm sếp đều lo lắng về điều này khi họ đối mặt với một cơ hội mới, đây cũng là điều tự nhiên. Tuy nhiên, để tăng khả năng thành công, bạn cần kiểm soát được mọi việc. Để vượt qua khủng hoảng tinh thần ban đầu này, hãy tự nhắc nhở mình rằng, bạn sẽ không có được vị trí này nếu tổ chức không thừa nhận những kỹ năng và tài năng của bạn. Và cũng dành thời gian để chăm sóc bản thân bạn, để bạn mạnh khoẻ cả về tâm lý và thể chất trước khi đón nhận cơ hội mới. Cuộc sống gia đình của tôi có bị ảnh hưởng bởi sự thăng tiến trong công việc hay không? Câu trả lời là có. Bất cứ công việc nào mới đều khiến người ta cảm thấy căng thẳng, và căng thẳng tăng lên khi bạn đảm nhận những nhiệm vụ mới nhiều thử thách. Để chiến đấu với điều này, hãy chuẩn bị bằng cách đối mặt với thực tế, rằng cuộc sống của bạn sẽ có nhiều nhu cầu hơn trước đó. Hãy nói điều này với gia đình và bạn bè bạn ngay từ đầu nếu bạn muốn có được sự hỗ trợ của họ. Tôi có cần thay đổi bản thân tôi ở nơi làm việc? Không cần thiết, nhưng bạn có thể cần thích nghi với sự tập trung và cách bạn nghĩ về công việc. Rất nhiều phần của việc quản lý là nhìn từ các chi tiết để thấy được xem bức tranh lớn về những điều đang diễn ra, để có thể ra các quyết định hành động chiến lược. Cố gắng tìm hiểu thực chất của nhiệm vụ cá nhân (như bạn đã làm khi còn là một thành viên nhóm), cố gắng để cải thiện cách nhìn khách quan. Nếu bạn có thể học được cách nhìn bức tranh lớn thay vì những chi tiết vụn vặt, điều này sẽ dẫn bạn tới cách cư xử phù hợp với hoàn cảnh một cách tự nhiên. Những điều bạn cần làm Nghiên cứu và đánh giá công việc mới Bắt đầu bằng việc tập hợp càng nhiều thông tin càng tốt. Nếu bạn làm ở một tổ chức mới, hãy tìm hiểu những điều bạn có thể về tổ chức bạn làm việc, bộ phận, công việc của bạn và những điều có ích khác. Đừng đoán mò những điều bạn sẽ tìm ra, và đừng bị giới hạn bởi những điều bạn đã từng làm trước đây, cũng đừng bị giới hạn bởi cách mà ông chủ trước đây điều hành. Tìm hiểu những điều về người tiền nhiệm của bạn cũng là một ý tưởng hay, chẳng hạn tại sao ông ta/bà ta ra đi, họ thích phong cách quản lý nào, mọi người phản ứng với điều đó như thế nào, điều gì cần phải thay đổi... (nếu bạn từng ở tổ chức đó thì bạn đã biết điều này rồi, nhưng tìm hiểu thêm cũng sẽ có ích). Từ những thông tin bạn thu thập được, cố gắng hình thành trước ít nhất một kế hoạch. Bạn muốn giành được những gì? Những kỹ năng nào bạn cần phát triển để phù hợp với nhu cầu mới? Xem xét một cách trung thực về những điểm mạnh và điểm yếu của bạn. Bạn có thể sử dụng những phẩm chất và kinh nghiệm quý già của mình với như thế nào và bù đắp cho các hạn chế của mình như thế nào? Gắn kết với nhóm của bạn Khi bạn bắt đầu làm sếp, hãy đặt việc gắn kết với nhóm là ưu tiên hàng đầu. Chức năng của bộ phận của bạn, nhóm, hoặc đơn vị của bạn là gì? Điều gì cần được tiến hành, những thiếu hụt nào, mong đợi nào của khách hàng cần được đáp ứng? Tập hợp tất cả các thành viên nhóm lại với nhau khi có thể và tự giới thiệu về bản thân, sau đó sắp xếp các cuộc gặp cá nhân với họ. Làm cho các cuộc gặp mặt này càng thân thiện và ít nghi thức càng tốt. Dành một lượng thời gian hào phóng và lên kế hoạch một số nội dung bàn luận. Lắng nghe một cách cẩn thận với những điều mọi người nói, và tìm hiểu thông tin về họ. Quan trọng nhất, hãy hỏi mọi người câu hỏi: "Tôi có thể làm gì để giúp bạn làm việc hiệu quả hơn?". Thực thi một số chiến lược "đánh nhanh - thắng nhanh" Giờ là lúc bạn lên kế hoạch một số mục tiêu mà bạn có thể thực hiện nhanh chóng và dễ dàng, mà sẽ giúp bạn cảm thấy có được sự kiểm soát hơn. Giành được những điều này cũng làm giảm các áp lực mà bạn cảm thấy và tạo ra ấn tượng tích cực ban đầu, giúp bạn khởi động quá trình xây dựng quan hệ. Chiến lược "đánh nhanh - thắng nhanh" có thể bao gồm một số việc như nắm vấn đề về hệ thống và phong cách truyền thông nếu bạn là người mới (ví dụ hệ thống thư điện tử nội bộ), thiết lập một cuộc gặp với cấp trên của bạn trong những ngày đầu tiên, tự giới thiệu với các đối tác chính cả bên trong và bên ngoài tổ chức (ví như khách hàng và nhà cung cấp) hoặc thậm chí mời cả nhóm của bạn đi ăn trưa. Làm rõ mong đợi của những người khác về bạn Bạn có thể đủ may mắn để được người khác đưa cho toàn bộ mô tả công việc chi tiết, nhưng có thể vẫn có những lỗ hổng trong hiểu biết của bạn về nhiệm vụ và những ưu tiên mà bạn chịu trách nhiệm, về những điều không được chấp nhận trong môi trường mới, những tiêu chuẩn mà bạn phải thích nghi. Đừng sợ đặt nhiều câu hỏi để làm rõ vấn đề, sau đó hãy trung thực với chính mình. Bạn có thể đáp ứng các tiêu chuẩn này? Nếu không, bạn cần phải làm gì? Ai có thể giúp bạn, và cái giá bạn phải bỏ ra là bao nhiêu? Chống lại sự xúi giục "phủ nhận sạch trơn" Không nghi ngờ gì, bạn sẽ háo hức để tạo ra "dấu chân" của bạn, nhưng sẽ rất quan trọng nếu bạn bước đi một cách tế nhị. Đừng chắc chắn rằng nhóm mới của bạn sẽ chào đón phong cách hoặc ý tưởng của bạn với đôi tay rộng mở, thậm chí kể cả khi người tiền nhiệm trước đây không được yêu quý đi nữa. Họ cần cảm thấy họ có thể tin cậy bạn, cảm thấy bạn tôn trọng và đánh giá cao những điều họ làm trước đây, trước khi bạn tính đến sự hỗ trợ và hợp tác của họ. Trên tất cả, đừng tách quá đột ngột khỏi những điều đã được thiết lập. Thể hiện sự cam kết của bạn với sự phát triển cá nhân Từ các cuộc họp ban đầu với nhóm, bạn sẽ có ý tưởng về việc truyền cảm hứng và hy vọng cá nhân về công việc và nghề nghiệp. Hãy thiết lập các quy tắc thực hành quản lý rõ ràng với tất cả các thành viên nhóm và sau đó tuân theo nó một cách nghiêm ngặt. Quy tắc này bao gồm sự cam kết với việc đánh giá nhu cầu luyện tập, tổ chức các cuộc họp nhóm thường xuyên và thiết lập các mục tiêu cụ thể, đánh giá biểu hiện làm việc... Tăng cường quy tắc này bằng cách bạn cư xử với các thành viên nhóm. Đưa ra quan điểm đánh giá cao việc làm thêm giờ và nỗ lực mà mọi người đặt vào đó, lắng nghe những điều họ nói, và hào phóng lời khen với những công việc làm tốt. Sau đó, bằng việc chứng tỏ với nhóm rằng bạn cam kết với việc hỗ trợ họ, bạn sẽ giành được sự tin cậy và chấp nhận của họ, và biểu hiện của toàn bộ nhóm sẽ được nâng lên nhanh chóng. Lãnh đạo bằng cách làm gương Một vị sếp hiệu quả cần trở thành một mẫu hình, vì thế bạn thiết lập một mẫu hình về cách bạn muốn các thành viên nhóm cư xử. Lãnh đạo bằng cách để mọi người tham gia vào việc thiết lập mục tiêu nhóm, thiết lập tiêu chuẩn và thời hạn, chứng tỏ sự cam kết cá nhân mạnh mẽ với việc giành được mục tiêu nhóm. Làm gương bằng cách duy trì các tiêu chuẩn trong biểu hiện và hành vi chung của bạn và thiết lập mối quan hệ ấm áp và thân thiện. Đánh giá thường xuyên Cuối tuần đầu tiên, xác định các vấn đề cần chú ý và lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Hình thành thói quen dành thời gian cho việc lên kế hoạch. Đừng để sai lầm của bạn dẫn tới sự nghi ngờ của mọi người. Ai cũng có thể mắc phải sai lầm nhưng các sếp giỏi học từ sai lầm, còn các sếp tồi lặp lại sai lầm. Các kiểu hành vi bạn thiết lập trong 3 tháng đầu tiên sẽ rất khó có thể thay đổi sau đó. Những điều cần tránh Hứa bừa bãi Khi bạn ở vai trò mới hoặc trong một tổ chức mới, bạn rất dễ đưa ra lời hứa với người khác vì bạn muốn thiết lập được ấn tượng tốt. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, mọi người sẽ để ý xem bạn có thực hiện lời hứa hay không, vì thế hãy cẩn thận khi đưa ra lời hứa. Hợp tác dựa trên những ấn tượng ban đầu Ấn tượng ban đầu có thể không chính xác. Hiểu biết của bạn về con người và hoàn cảnh sẽ thay đổi khi bạn tìm hiểu nhiều hơn về họ, và sẽ rất quan trọng nếu bạn không tự gắn mình vào những mối quan hệ mới và sau đó phát hiện ra rằng, chúng không phù hợp hoặc thậm chí làm cho bạn xa lánh những con người hoặc những điều có ích. Thiếu khách quan Việc tạo ra và duy trì mối quan hệ với những người cấp dưới của bạn rất quan trọng, nhưng cũng sẽ quan trọng như vậy khi biết giữ khoảng cách một chút với nhân viên để bạn có thể duy trì được sự khách quan và không thiên vị trong hành động. Điều này có thể sẽ khó, đặc biệt khi bản thân bạn đã từng là một thành viên nhóm, nhưng nếu bạn không làm vậy, bạn sẽ gặp nguy hiểm khi bị xem là một vị sếp có những ưu ái đặc biệt và để cảm xúc cá nhân ảnh hưởng đến lí trí. Bất kể khi nào, điều này sẽ làm ảnh hưởng đến tinh thần nhóm và bạn cũng sẽ để mất đi quyền lực của mình. Cố gắng để giữ cân bằng, duy trì mối quan hệ trong công việc và để các mối quan hệ xã hội bên ngoài văn phòng. Bạn cho phép mình sa vào bẫy của việc chấp nhận tình trạng hiện tại Hãy nhận thức rằng khi mọi người nói về "cách mọi việc vẫn từng được làm", có nghĩa là họ kháng cự với sự thay đổi. Đánh giá tình huống bằng việc làm quen với nhóm và công việc, sau đó, nếu thay đổi là cần thiết, tiến hành cách bước để tiến hành nó, tất nhiên phải nhớ rằng, phải luôn nhạy cảm trong cách thực hiện điều này.