Làm thế nào để thuyết trình hiệu quả?

LÀM THẾ NÀO ĐỂ THUYẾT TRÌNH HIỆU QUẢ ? Là một sinh viên hay một cán bộ quản lý, bạn sẽ không thể tránh khỏi những buổi báo cáo thuyết trình. Ngoài nội dung và chất lượng của công việc đã thực hiện, một yếu tố rất quan trọng ảnh hưởng đến kết quả chính là hình thức trình bày của buổi báo cáo, thuyết trình đó. Bài viết này muốn chia sẻ một vài kinh nghiệm để làm cho bài thuyết trình của bạn có hiệu quả hơn. Trước hết, chúng ta cần phải lưu ý rằng đa số những người chứng kiến buổi báo cáo là những người không tham gia vào quá trình làm việc trước đó nhưng lại có nhu cầu cần biết về chúng. Trong số đó, ngoài một số người ham muốn hiểu biết về lĩnh vực liên quan đến tên đề tài báo cáo, những người còn lại chứng kiến buổi thuyết trình vì trách nhiệm của họ hoặc chỉ vì một sự tình cờ cũng như tò mò. Do đó, để buổi thuyết trình thực sự có hiệu quả, điều cần phải làm là dẫn dắt người nghe từ động lực đến sự thích thú. Việc này được thực hiện thông qua hình thức ngoại hình và giọng nói của người trình bày, hình thức và cấu trúc của bài giới thiệu. Tùy theo tính chất quan trọng của buổi báo cáo mà báo cáo viên sử dụng trang phục theo mức độ nghiêm túc của nó. Trang phục quá trịnh trọng hoặc sự trang điểm cầu kỳ không phải lúc nào cũng đúng mực. Hình thức lịch sự nhưng đơn giản, thoải mái sẽ giúp báo cáo viên thực sự tự tin, chủ động và tránh được sự mất thiện cảm từ phía người tham dự. Một dạng hình thức khác của người trình bày được người nghe lưu ý ấy ngay từ đầu chính là giọng nói. Tùy theo đề tài và lĩnh vực, giọng nói có thể lên xuống truyền cảm khác nhau. Tuy nhiên, một giọng nói với tốc độ vừa phải, phát âm rõ chữ và độ lớn đủ phủ rộng không gian nơi trình bày sẽ dễ cuốn hút sự quan tâm của mọi người hơn. Những người có giọng nói với âm vực quá cao hoặc quá thấp cần chú ý điều chỉnh để vừa giúp người khác dễ nghe hơn (tai người nhạy nhất với âm thanh ở tần số khoảng 5000Hz) vừa dễ chiếm được cảm tình của họ. Hình thức của bài báo cáo (slide) là phần kế tiếp gây ấn tượng cho người theo dõi. Một phần minh họa với những màu sắc dễ nhìn (từ góc nhìn của người theo dõi), kích thước chữ vừa đủ sẽ tốt hơn một phần minh họa chi chít chữ viết với đủ thứ màu sắc hay một màu duy nhất. Mỗi trang trình bày cần có tiêu đề và chỉ nên có khoảng 4 – 5 dòng nội dung ở dạng tóm tắt. Bên cạnh đó, việc sử dụng quá nhiều các hiệu ứng động (animation) sẽ làm cho bản thân người trình bày mất tập trung vào nội dung chính cũng như làm loãng sự chú ý của người nghe. Sau khi đã lưu ý chăm chút cho hình thức của bản thân cũng như phần minh họa, chúng ta cũng cần quan tâm đến cấu trúc của bài giới thiệu. Bạn nên lưu ý rằng, tuy bài giới thiệu có thể ngắn hoặc dài khác nhau nhưng luôn luôn phải bảo đảm ba phần :giới thiệu, triển khai cụ thể và tổng kết. Phần triển khai cụ thể có thể dài và mang đậm tính chuyên môn nên có phần khó hiểu hơn. Do vậy, phần giới thiệu và tổng kết nên được trình bày một cách dễ hiểu nhất và giúp người nghe có cái nhìn tổng quát về những gì đang được giới thiệu trong buổi báo cáo. Làm tốt hai phần này, báo cáo viên sẽ nắm được hơn 50% sự thành công. Trong phần giới thiệu, người trình bày phải nêu được động lực (motivation) của đề tài đang báo cáo, những ràng buộc và kết quả mong muốn thông qua việc thực hiện đề tài. Phần tổng kết sẽ cho biết những kết quả nào đã đạt được cũng như đánh giá nó so với sự mong muốn và những điều có thể phát triển tiếp tục trong tương lai. Phần phát triển những nội dung chuyên môn cụ thể sẽ là phần khó trình bày nhất bởi nó chứa một khối lượng lớn những nội dung đặc trưng của công việc. Người trình bày cần phải hiểu rõ nội dung công việc của mình đã làm để có thể phân loại ra thành nhiều phần nhỏ theo mô hình quan hệ dạng sơ đồ cây (tree). Việc tổ chức nội dung theo sơ đồ này giúp giữ mối quan hệ chặt chẽ giữa các phần với nhau. Khi trình bày, báo cáo viên nên giới thiệu cho người nghe biết mình sẽ trình bày những phần nào cũng như vị trí tương đối của phần đang được giới thiệu với các phần khác (plan). Mặc dù là phần trình bày những chi tiết cụ thể của công việc, báo cáo viên cũng không nên quá sa đà vào những chi tiết chuyên môn quá rắc rối mà chỉ nên trình bày một cách tổng quát, dễ hiểu nhất. Sau mỗi phần nhỏ, người trình bày nên có một sơ kết hay nhận xét cho phần đấy để cô đọng lại vấn đề. Tóm lại, để một buổi báo cáo thuyết trình thật sự có hiệu quả, người trình bày cần có sự chuẩn bị hợp lý về hình thức ngoại hình và giọng nói của mình, hình thức và cấu trúc bài giới thiệu. Điều chú ý cuối cùng là việc sử dụng từ ngữ phổ biến, dễ hiểu để diễn đạt vấn đề. Chúc các bạn thành công. ThS Võ Nhật Vinh. Ngoài ra, xin gửi tới các bạn loạt bài giới thiệu về Presentation (gồm 4 phần): Phần I: Giới thiệu. Phần II: Cách mở đầu và chuẩn bị. Phần III: Cách trình bày nội dung. Phàn IV: Kết thúc và trả lời câu hỏi. PHẦN I Trước khi bạn bắt đầu, có năm câu hỏi bạn cần trả lời. Ai là khán giả (người tham dự) bài trình bày của bạn? Bạn nên có kế hoạch trước để biết được vài điều về ngừơi tham dự như hiểu biết của họ về chủ đề báo cáo của bạn. Nếu bạn hiểu người tham dự, bạn có thể chọn phong cách nói và từ ngữ thích hợp. Bạn cũng sẽ quyết định cách trình bày báo cáo và cách thức trình bày mở đầu liên quan và thú vị đến với nguời tham dự. Tại sao bạn phải trình bày báo cáo đó? Bạn đang cố thứ gì đó cho một ai đó, thuyết phục ai làm điều gì, hoặc kể về 1 vấn dề gì đó? Điều gì bạn người tham dự nghĩ hoặc cảm nhận đuợc ở cuối bài nói? Điièu gì sẽ sảy đến ở bước tiếp theo? Sự cần thiết của trình bày, hoặc sẽ thích hợp hơn nếu viết báo cáo hoặc biên bản ghi nhớ? Thời gian bài trình bày của bạn là bao nhiêu? Bạn cần phải biết rõ bao nhiêu thông tin sẽ đuợc trình bày và tiết kiệm thời gian cho phần câu hỏi và trả lời cuối thời gian báo cáo. Thông thường, bài trình bày không nên kéo dài quá 30 phút. Nếu bạn trình bày kéo dài hơn, có khả năng cao là người tham dự sẽ cảm thấy buồn ngủ. Bạn sẽ trình bày ở đâu? Hãy chắc chắn là bạn sẽ trình bày ở căn phòng đủ lớn có trang bị các thiết bị nghe nhìn cần thiết. Nếu có thể, kiểm tra phòng báo cáo trước khi bạn đến để biết trước các thiết bị làm việc tốt và xem phòng có đủ ánh sáng và thông thoáng không. Ngày nào bạn sẽ trình bày? Nếu ngay truớc bữa trưa, hoặc sau bữa trưa ngày thứ 6, người tham dự có thể không có sự chú ý như các thời gian khác. Hãy tạo sự khác biệt để tăng sự hấp dẫn và tính thông tin cao của bài nói nếu bạn sắp trình bày ở 1 điểm thời gian không tiện cho lắm. Lên kế hoạch Nếu bạn hiểu rõ bạn sẽ trình bày bài nói và tại sao bạn lại phải trình bày cho người tham dự, bạn có thể đặt vị trí của mình vào vai trò của người nghe. Bạn có thể nghĩ về thông tin gì sẽ cần có trong bài trình bày và thứ tự nội dung trình bày. Bạn cũng có thể nghĩ về lời giới thiệu sao cho gây cảm hứng ở người nghe. Bài trình bày của bạn nên chia thành 5 nội dung (phần) chính như sau: Giới thiệuTổng quanNội dung chính của bài trình bàyTóm lượcPhần câu hỏi và trả lờiHãy tạo và viết 1 ghi chú sơ lược về tất cả các điểm (nội dung) bạn muốn trình bày trong bài nói và lên kế hoạch. Rất có giá trị nếu bạn ghi các điểm (nội dung) vào các thẻ chỉ mục để hỗ trợ bạn trong quá trình trình bày. Thẻ chỉ mục cũng có thể dùng để ghi các liên kết giữa các điểm (nội dung), hoặc cách đánh vần các từ khó. Cách giới thiệu bắt đầu bài nói Hãy để người khác giới thiệu bạn với người nghe. Điều này sẽ đem lại cho bạn uy tín nhất định với vai trò là nguời nói và bạn cũng sẽ không phải giới thiệu bạn là ai và tại sao lại ở đây. Sau khi được giới thiệu với khán giả, bạn có thể bắt đầu bài trình bày. Những gì bạn nói ban đầu rất quyết định - nếu bạn không làm khán giả quan tâm ngay từ đầu, rất khó có thể giữ họ nghe bạn trình bày. Hãy nghĩ về những gì quan trọng sẽ nói nghĩa là trình bày những điểm quan trọng đến khán giả. Có thể là vấn đề bạn đã biết cách giải, hoặc sự việc hoặc thống kê họ cần biết đến. Lời phát biểu hoặc câu hỏi mở đầu không nên dài hơn hơn 1 phút và đưa ra điểm gì đó để người nghe suy nghĩ. PHẦN II Tổng quan Sau khi bạn đưa ra lời phát biểu mở đầu, bạn nên giới thiệu sơ lược về bài thuyết trình của mình. Bao gồm những gì bạn định nói và các chủ điểm bao trùm, thời gian thuyết trình và cách bạn sẽ nắm bắt câu hỏi. Ví dụ, bài thuyết trình của nhân viên bán hàng nến bắt đầu thế này: Welcome"Chào mừng quý vị." Lời mở đầu "Như quý vị đã biết, công ty này đang mất dần thị phần. Nhưng chúng ta lại đặt câu hỏi là tăng mức bán hàng lên 20%. Bằng cách nào chúng ta có thể gia tăng bán hàng tiềm năng trong một thị trường đang thu hẹp lại? Tổng quan - Tóm tắt sơ lược "Hôm nay, tôi sẽ trình bày với các bạn về cách chúng ta thực hiện mục tiêu trên. bài thuyết trình gồm có 3 phần. Trước tiên tôi sẽ trình bày về thị trường và hiện trạng. Tiếp theo, tôi sẽ trình bày về sản phẩm mới và biện pháp xúc tiến sản phẩm. Cuối cùng, tôi sẽ thẩm tra một số chiến lược bán hàng mà sẽ giúp chúng ta gia tăng sản lượng bán lên 20%." "Bài thuyết trình kéo dài vào khoảng 20 phút. Tôi sẽ để dành thời gian thảo luận ở cuối bài thuyết trình." Ngôn ngữ hữu ích cho phần tóm lược - overviews "Có bốn phần trong bài thuyết trình của tôi." "Bài thuyết trình được chia làm 3 phần chính." "Đầu tiên, thứ hai, thứ 3, cuối cùng ..." "Tôi sắp ... quan điểm về... nói về ... thẩm tra... trao đổi vài điều về hiện trạng... đưa ra một vài sự kiện và hình ảnh ... đưa bạn vào lịch sử về ... tập trung vào ... giới hạn bài thuyết trình bằng câu hỏi về ... "Bạn có thể thoải mái ngắt lời tôi nếu bạn có câu hỏi hoặc điểm nào chưa rõ." "Sẽ có thời gian cho phần thảo luận cuối bài thuyết trình." "Tôi sẽ biết ơn nếu bạn đưa ra câu hỏi vào cuối bài thuyết trình." Phần thân bài thuyết trình - The main body of the presentation Sau khi bạn đưa ra phần tóm lược, bạn có thể bắt đầu bài thuyết trình của mình. Đến lúc này, bạn nên có cảm giác thư thái và khán giả của bạn sẽ hiểu tại sao họ phải lắng nghe bạn. Trong giai đoạn lên kế hoạch. Nếu bạn có các chủ điểm trên mỗi thẻ chỉ mục rieng rẽ, như thế bạn sẽ dễ dàng theo sát kế hoạch của bạn. Theo dòng thời gian, có một ý tưởng tốt là bạn nên tham chiếu (tham khảo) đến phát biểu mở đầu và gợi lại tại sao họ đang lắng nghe bạn. Ví dụ, nếu bạn trình bày cho nhân viên bán hàng (như ở ví dụ trên), gợi lại một cách thường xuyên các lợi ích mà bạn đang nói. Các mẫu câu hữu ích để tham chiếu - Useful expressions for referring back"Như tôi đã nói từ đầu ..." "Điều này, dĩ nhiên, sẽ giúp bạn (đạt được gia tăng bán hàng 20%)." "Như bạn biết, chúng ta sẽ tập trung vào ..." "Điều này ràng buộc với lời phát biểu ban đầu của tôi..." "Điều này liên quan trực tiếp đến câu hỏi tôi đã đặt ra trước đây..." Giữ khán giả bên bạn - Keeping your audience with youKhi bạn đi qua bài thuyết trình của mình, nhớ là những gì bạn nói là mới đối với khán giả. Bạn phải có cấu trúc rõ ràng về bài nói, nếu không có thể nó sẽ không đầy đủ. Vì lý do này, bạn nên cho khán giả biết khi bạn chuyển sang một chủ điểm mới (chuyển chủ đề). Bạn có thể làm thế theo cách nói như sau "đúng", hoặc "OK". Bạn cũng có thể sử dụng các cách diễn tả sau đây: "Tôi muốn chuyển sang ..." "Tôi muốn quay sang ..." "Đó là những gì tối muốn nói về ..." "Bây giờ tôi muốn các bạn nhìn về ..." "Điều này dẫn tôi đến điểm tiếp theo ..." Nếu bạn đang sử dụng thẻ chỉ mục, để đặt các liên kết các chủ điểm sẽ giúp bạn nhớ và giữ khán giả bên bạn. Ngoài ra, bằng cách nhìn lướt qua thẻ chỉ mục sẽ giúp bạn tạm ngưng - điều này cũng giúp khán giả nhận biết là bạn đang chuẩn bị đem đến điều gì đó mới Phần III Sử dụng hình ảnh trực quan Nếu bạn dự định sử dụng các hình ảnh trực quan, hãy chú ý là không nên có quá nhiều thông tin trên mỗi slide. Tổng quát, hình ảnh trực quan chỉ nên sử dụng để minh họa thông tin chỉ khi mà trái lại cần nhiều thời gian để giải thích. Khi bạn thiết kế hình ảnh cho bài nói, suy nghĩ về cách làm thế nào để trình diễn thông tin. Bạn có dự định sử dụng biểu đồ dạng cánh quạt, đồ thị dạng cột hay các đồ thị thông thường? Cách ghi nhãn (label) cho hình ảnh thế nào? Càng đơn giản bao nhiêu, bài trình bày sẽ tốt bấy nhiêu. Đừng sử dụng quá nhiều từ ngữ trên hình ảnh, nhưng có thể sử dụng nhiều màu sắc và font chữ khác nhau cho các điểm nhấn. Sử dụng hình ảnh cho bài nói sẽ làm tăng tầm quan trọng đối với khán giả. Sau đây là một số câu hữu ích biểu thị hình ảnh: "Đồ thị này cho (bạn) thấy..." "Hãy chú ý (nhìn) vào ... này" "Nếu bạn để ý vào (biểu đồ, đồ thị, bảng) này, bạn sẽ (nhận) thấy..." "Tôi muốn bạn để ý vào ... này" "Biểu đồ này minh họa các hình ..." "Đồ thị đem lại cho bạn điểm suy giảm của..." Khi bạn biểu thị hình ảnh cho khán giả, hãy để cho họ có đủ thời gian tiếp thu hết thông tin. Khoảng dừng sẽ cho phép họ nhìn thông tin và tiếp theo là giải thích tại sao hình ảnh đó là quan trọng. Ngôn ngữ sử dụng để nói "tại sao hình ảnh này quan trọng" "Như bạn thấy..." "Điều này rõ ràng cho thấy ..." "Từ đây, chúng ta có thể hiểu tại sao/bằng cách nào ..." "Phần này có tầm quan trọng thực tế về ..." "Vùng này của biểu đồ là thú vị ..." Sử dụng giọng điệu, ngữ điệu Đừng nói với giọng đều đềuDon - nó sẽ làm nhàn chán đối với khán giả. Bằng cách thay đổi tốc độ nói và giọng điệu, bạn sẽ có thể giữ đuợc sự chú ý của khán giả. Hãy đảm bảo bạn có các điểm tạm dừng (pause) thích hợp đúng chỗ - thường là giữa các ý tưởng trong câu. Ví dụ "Chiến lược đầu tiên bao gồm tìm hiểu về thị trường (tạm dừng) và tìm kiếm những gì chúng ta mong muốn. (tạm dừng) Các khảo sát về khách hàng (tạm dừng) cũng như đào tạo nhân viên (tạm dừng) sẽ giúp chúng ta thực hiện điều đó." Đừng quên - nếu bạn nói quá nhanh bạn sẽ bỏ rơi khán giả! Ngôn ngữ thân thể Hầu hết người trình bày thường là đứng thay vì ngồi trong suốt buổi báo cáo. Hãy cố đứng không đút tay vào túi quần hoặc cánh tay vượt quá cằm. Thay vì thế, hãy tìm vị trí mà bạn cảm thấy an tâm và thư giãn. Bạn có thể luyện tập trước gương để tìm ra tư thế thích hợp với bạn. Bạn có các biểu hiện kích thích không? Đồ trang sức bình thường hoặc đầu tóc của bạn có thể làm trễ nải người nghe. Nếu có thể, luyện tập bài nói của bạn qua Video từ đó có thể loại bỏ các biểu hiện ồn ào. Giữ mắt của bạn liên hệ với khán giả trong khi nói. Nếu có thể, nhìn tất cả mọi người tốt hơn là nhìn chằm chằm vào một người. Nếu bạn cảm thấy khó khắn khi nhìn vào người khác, tập trung vào 1 điểm ngay trên mắt họ - nó sẽ giúp khán giả hiểu rằng bạn đang nhìn họ hơn là nhìn chằm chằm. Tóm tắt - tóm luợc Vào cuối báo cáo, bạn nên tóm lược lại bài nói của bạn và gợi lại cho khán giả những gì bạn đã nói. Ngôn ngữ để tóm lươc "Phần này đã đưa bạn đến cuối bài trình bày. Tôi đã trình nói về ..." "Vâng, đó là những gì tôi muốn nói lúc này. Chúng ta đã trao đổi về ..." "Như vây, đó là chiến lược tiếp thị của chúng ta. Tóm lược lại, chúng ta ..." "Để tổng kết, Tôi..." liên quan đến phần kết bài trình bày của bạn là phát biểu mở đầu của bạn Phần IVNgôn ngữ chỉ sự quan hệ "Vì vậy Tôi mong rằng bạn sẽ thấy rõ ràng hơn chút về cách làm thế nào chúng ta có thể đặt được mức độ tăng hàng bán ra khoảng 20%." "Trở lại với câu hỏi ban đầu, chúng ta có thể đạt được/thu được..." "Như chúng ta vừa đi qua những gì tôi nói, Tôi muốn đi trở lại ban đầu khi tôi đặt câu hỏi với các bạn..." "Tôi hy vọng, bài thuyết trình hôm nay sẽ hỗ trợ bạn những thông tin tôi đã nói lúc bắt đầu..." "Về mặt thực tế, trả lời câu hỏi đầu tien của tôi. Chúng ta có thể đạt được mức đọ bán hàng khoảng ..." Nắm bắt câu hỏi Cảm ơn khán giả về sự có mặt của họ và mời họ đặt câu hỏis. "Cảm ơn sự có mặt của quý vị/thầy cô ngày hôm nay - và bây giờ là phần thảo luận, tôi rất vui lòng được trao đổi." "Cảm ơn sự tham dự của quý vị - và bây giờ tôi xin lắng nghe các câu hỏi trao đổi của quý vị." "Phần này đã đưa chúng ta đến phần cuối của bài thuyết trình. Cảm ơn sự hiện diện của quý vị. Tôi rất vui lòng trả lời và trao đổi sâu thêm các câu hỏi của quý vị." Khi bạn đón nhận câu hỏi, cảm ơn người đã hỏi mình và tiếp theo nhắc lại câu hỏi của họ. Bằng cách nhắc lại câu hỏi khán giả bạn có thể kiểm tra lại rằng bạn đã hiểu câu hỏi và đem lại cho bạn thời gian suy nghĩ về câu hỏi. Như vậy, bằng cách đưa ra câu hỏi lần nữa cũng giúp cho các thành viên khác trong số người tham dự hiểu thêm về câu hỏi. "Cảm ơn bạn. Vâng bạn muốn thông tin chi tiết hơn về chiến lược của chúng tôi?" "Đây quả là một câu hỏi thú vị. Bằng cách nào chúng ta có thể thu lợi một cách chủ động?" "Cảm ơn về câu hỏi. Kế hoặc năm sau là gì?" Sau khi bạn trả lời câu hỏi, hãy kiểm tra lại xem người đó có hài lòng với câu hỏi của bạn không. "Câu trả lời này có đáp ứng câu hỏi của bạn không?" "Bạn có theo được những gì tôi nói không?" "Tôi mong giải thích này thỏa mãn câu hỏi của bạn." "Tôi mong đó là những gì bạn muốn biết!" Nếu bạn không thể trả lời câu hỏi, hãy nói rằng bạn không biết. Tốt hợn là thừ nhận bạn không biết về vấn đề nào đó hơn là tự suy đoán và có thể dẫn đến trả lời sai. Bạn có thể nói như sau: "Đây quả là câu hỏi thú vị. Thực sự là câu hỏi này vượt qúa sự hiểu biết của tôi, nhưng tôi sẽ cố gắng gửi câu trả lời cho bạn qua thư." "Tôi e rằng tôi chưa thể trả lời câu hỏi của bạn lúc này. Tôi sẽ có phản hồi cho bạn sau này." "Câu hỏi hay. Tôi thực sự không biết! Bạn nghĩ sao?" "Đúng là câu hỏi rất hay. Tuy vây, chúng tôi không có các hình ảnh/đồ thị về vấn đề này, vì thế tôi không thể trả lời chính xác cho bạn." "Thật không may, Tôi không phải là người am hiểu sâu để trả lời câu hỏi đó." Bạn nên làm gì nếu xảy ra 1 điều gì đó không tốt? Bạn thấy rằng mình đã lạc mất khán giả? Hãy gợi lại những gì bạn nói. "Hãy để tôi trình bày theo một cách khác." "Có lẽ Tôi sẽ nhắc lại vấn đề đó." "Đặt theo một cách khác, điều này có nghĩa ..." "Điều tôi muốn trình bày là..." Quên mất là bạn đang ở đâu trong bài thuyết trình? Hãy nhìn vào thẻ đề mục của bạn mà bạn đã chuẩn bị trước. Bạn đã xong điểm này chưa? Nếu vậy, hẫy tạo liên kết đến chủ điểm tiếp theo. Look at your index card to see what your point was. Did you make your point? If so, make your link to the next point. Không thể nhớ từ?Nếu có khó khăn đối với bạn - đôi khi bạn quên, hoặc từ đó rất khó đánh vần, bạn nên viết nó vào thẻ chỉ mục. Tạm dừng một chút, nhìn xuống thẻ và đọc từ đó. Nếu bạn lạc mất câu và không thể nhớ từ. Hãy nói với khán giả bạn đang trở lại điểm xuất phát của chủ điểm. "Điều tôi muốn trình bày là..." "Về bản chất ... " "Về cơ bản..."