Kỹ thuật tổ chức công sở

bị bảo quản và tìm kiếm văn bản-Các thiết bị được sử dụng nhiều nhất là máy chụp ảnh thu nhỏ microfilm và máy vi tính2.4.Các tủ đựng hồ sơ: Nhiều loại.3-Bảo trì phương tiện và thiết bị trong các công sở:-Bảo trì thường xuyên, định kỳ kiểm tra,-Bồi dưỡng những tri thức cơ bản về bảo trì.-Thay thế thiết bị, bộ phận chủ yếu sau một thời gian. IV-PHƯƠNG PHÁP LÃNH ĐẠO QUẢN LÝ HÀNH CHÍNHPHÂN BIỆT LÃNH ĐẠO VÀ QUẢN LÝLAÕNH ÑAÏO-Giaùm saùt, ñaùnh giaù laø thöù yeáu-Chuù troïng ñoäng vieân, khích leä; ñoåi môùi, ñoät phaù; con ngöôøi, hieäu quaû; quyeát ñònh, thöïc hieän coâng vieäc.QUAÛN LYÙ-Laø troïng taâm-Chuù troïng duy trì traät töï ñònh saün; cheá ñoä, toå chöùc; naâng cao hieäu suaát; laøm toát nhöõng vieäc ñaõ ñöôïc quyeát ñònh. LAÕNH ÑAÏO-Ngöôøi laõnh ñaïo vaø nhaân vieân laø chuû theå cuûa hoaït ñoäng laõnh ñaïo, hoaït ñoäng quyeát saùch (hai ñoái töôïng naøy khoâng giôùi haïn roõ raøng). -Quan taâm ñeán söï sinh toàn, phaùt trieån, töông lai doanh nghieäp, muïc ñích ñaèng sau quy hoaïch saùch löôïc.QUAÛN LYÙ-Ngöôøi quaûn lyù laø chuû theå, vaïch ra quyeát saùch. Nhaân vieân laø khaùch theå, chaáp haønh quyeát saùch (hai ñoái töôïng naøy khoâng vöôït qua giôùi haïn, xaâm phaïm lónh vöïc).-Quan taâm ñeán quyeát saùch, saùch löôïc kinh doanh. Quaûn lyù nhöõng caùi thuoäc veà hieän taïi. LAÕNH ÑAÏO-Ngöôøi laõnh ñaïo hoïc caùch laøm huaán luyeän vieân, phuï traùch, gíao vieân, laø ngöôøi phuïc vuï; taïo ñieàu kieän toát veà moâi tröôøng laøm vieäc cho caáp döôùi.-Laáy con ngöôøi, nhaân vieân, khaùch haøng, hieäu quaû, giaù trò laøm goác. QUAÛN LYÙ-Ngöôøi quaûn lyù coi mình laø troïng taøi, quen vôùi vieäc baûn thaân chæ caàn noùi, khoâng caàn laøm.- Laáy söï vieäc, coâng vieäc, hieäu suaát vaø thò tröôøng laøm goác. =>KL:-Nhà quản lý phải là nhà lãnh đạo, ngược lại.-Người quản lý phải giỏi trong việc quyết sách, điều hành, động viên, khích lệ, thành thạo trong lãnh đạo. -Lãnh đạo không chỉ là KH mà còn là nghệ thuật. -Nghệ thuật lãnh đạo là việc của cán bộ quản lý cấp cao, cấp giữa và cấp cơ sở. -Ở đâu có quản lý ở đó có nghệ thuật lãnh đạo. *Đặc trưng của nghệ thuật lãnh đạo:-Tính sanùg tạo độc đáo.-Tính linh hoạt: thay đổi theo con người, sự việc, thời gian, địa điểm. -Tính tổng hợp.-Tính hiệu qua.û-Tính khoa học.7 dấu hiệu của quyền lãnh đạo thực sự Một nhà lãnh đạo có thể gây dựng hoặc phá hỏng một tổ chức. Vậy điều gì là khác biệt giữa một người “xây dựng” và một người “phá hỏng”, giữa một lãnh đạo có tài và một người bất tài nhưng vì lý do nào đó vẫn có được một vị trí quản lý trong doanh nghiệp?Theo ông John Clizbe, một chuyên gia kinh tế thuộc nhóm các nhà tâm lý tư vấn và quản lý - Hội Wilson - ở New England (Mỹ), có 7 dấu hiệu cho thấy hình ảnh một lãnh đạo thành công: 1. Tầm nhìn Ông Clizbe cho biết: “Bất kỳ một nhà lãnh đạo giỏi nào cũng có cảm giác tốt về mục tiêu và có khả nǎng đưa ra mục tiêu đó”. 2. Chủ trương Chủ trương là cái liên kết mọi người với bạn, là cái mà trong một nhà lãnh đạo hiệu quả thì luôn đi cùng với tầm nhìn. Chẳng hạn như, chủ trương của Tổng thống Mỹ Franklin D. Roosevelt thật rõ ràng: “Chúng tôi sẽ đem lại một sự thay đổi để có thể quan tâm tới mọi người”. 3. Sự tin cậy Mọi người sẽ không đi theo bạn trừ khi bạn cho thấy sự nhất quán và kiên định. 4. Sự bình dị Những nhà lãnh đạo thành công nhất, theo ông Clibze, là những người xem bản thân như là người hỗ trợ cho nhân viên của mình chứ không phải là buộc nhân viên làm việc cho mình. Ông Clibze nói: “Khi họ nói về các mối quan hệ công việc, họ nói thế này và thế này và chúng ta cùng làm việc, chứ không nói thế này, thế này và hãy làm việc cho tôi”. 5. Bình tĩnh Lãnh đạo tốt không làm tung mọi vấn đề như thể thế giới sắp sập đến nơi khi có một vấn đề rắc rối nào đó xảy ra. Họ sẽ đưa ra những câu kiểu như: “Chúng ta có thể giải quyết việc này”. 6. Rõ ràng Những lãnh đạo thực sự biết cách làm sáng tỏ vấn đề. Họ không làm cho nó trở nên phức tạp. 7. Không “trên trời dưới bể” Những nhà lãnh đạo thành công nhất biết họ là ai và sẽ không cố gắng trở thành những gì mà họ không phải. Theo MediaVDC Quá trình quản lý Điểm xuất phátThay đổiĐiểm đíchGiao tiếp, vai trò, năng lực, quản lý, văn hoá ...Các xu hướngTầm nhìnMục tiêu Hành độngThực hiệnĐánh gíaI-Phương pháp lãnh đạo, quản lý theo tình huống*Hai phong cách khác nhau:+Phong cách hướng vào công việc+Phong cách hướng vào quan hệ-Hiệu quả dựa vào ba biến số: + Quan hệ giữa lãnh đạo và cấp dưới. +Các nhiệm vụ được giao và cấu trúc của chúng. +Quyền hạn của người lãnh đạo: ra quyết định, thưởng, phạt, điều động cán bộ. *Mô hình khác là:+ Hành vi chỉ đạo.+ Hành vi hỗ trợ của cán bộ cấp dưới. * Mô hình “đường dẫn đến mục tiêu”:+Đặc điểm của cán bộ cấp dưới.+Đặc trưng của công việc+Phong cách lãnh đạo+Hiệu quả lãnh đạoPC lãnh đạo-Hướng vào th.tích, Đhành,Tgia, hỗ trợHiệu quả lãnh đạo-Năng suất cao-Thỏa mãn y/c cấp dưới-Nhân viên gắn bó công sởĐĐ công việc-Rõ ràng-Phù hợpĐĐ cấp dưới-Nhu cầu-Năng lựcII-Phương pháp lãnh đạo theo chức năng: quan hệ chặt với ba nhóm yêu cầu. -Yêu cầu của cá nhân:+ Yêu cầu được đào tạo; +Yêu cầu được tư vấn, hỗ trợ; +Yêu cầu thúc đẩy công việc;+ Yêu cầu trưởng thành, phát triển. -Yêu cầu của tập thể cán bộ: + Xây dựng đội ngũ; + Thông tin liên lạc; + Thúc đẩy công việc;+ Có kỷ luật, nguyên tắc làm việc chung. -Yêu cầu của nhiệm vụ: +Mục tiêu phải rõ ràng, có kế hoạch;+Phân công trách nhiệm cụ thể; + Tiêu chuẩn đánh giá kết quả của việc hoàn thành công việc và yêu cầu thực hiện (đầy đủ, kịp thời, sáng tạo) YÊU CẦU CỦA N.VỤ YÊU CẦU CỦA NHÓMYÊU CẦU CÁ NHÂNIII-Phương pháp hệ thống: Yêu cầu-Cán bộ, công chức cuốn hút tối đa vào công việc.-Mọi nhu cầu của công việc được đảm bảo đầy đủ.-Có sự linh hoạt cần thiết để đáp ứng các yêu cầu, thay đổi của môi trường.-Tạo được mối liên hệ chặt chẽ giữa các thành viên, tạo được sự yên tâm cho cán bộ, công chức. IV-Vấn đề tổ chức lao động của người lãnh đạo, quản lý1-Tính chất lao động của người lãnh đạo, quản lý-Không tạo ra giá trị vật chất trực tiếp mà là tiền đề để phát triển xã hội. -Sản phẩm của người lãnh đạo là các quyết định hành chính.-Loại lao động này được pháp luật quy định về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền và mang những nét của lao động trí óc đặc biệt, có tính chủ động, sáng tạo.2-Kỹ năng tổ chức lao động của người lãnh đạo, quản lý2.1.Kế hoạch hoá và phân phối thời gian làm việc hợp lý-KN: là biện pháp quan trọng để tổ chức khoa học lao động của người lãnh đạo, quản lý. -Biện pháp: cần có sự phân loại thích hợp: +Phân theo nội dung (KT, Vhoá, Quốc phòng,); +Phân theo quan hệ;+ Phân theo tính chất (phức tạp, trước mắt, lâu dài,).-Nhiệm vụ của người lãnh đạo: +Lựa chọn công việc phù hợp thực tế, kịp thời, chính xác. + Phân bố thời gian hợp lý. 2.2.Lập biểu đồ theo dõi công việc: -Tác dụng: +Giúp lãnh đạo . Bao quát toàn bộ công việc; . Thiết lập trật tự công việc và đầu tư thời gian hợp lý cho những khâu quan trọng; .Hiểu các nguyên nhân thành công hay thất bại; .Chống lại sự tuỳ tiện trong điều hành; +Là cơ sở quan trọng để lãnh đạo hợp lý hoá lao động của mình.2.3.Tổ chức hệ thống văn bản và thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý: theo nguyên tắc-Hệ thống văn bản theo từng nội dung: kế hoạch, thi đua, nhân sự, tài chính, chuyên môn-nghiệp vụ, các chính sách chung, -Sắp xếp các văn bản theo đơn vị địa lý.-Muốn đảm bảo những yêu cầu trên, lãnh đạo cần:+ Cán bộ chuyên môn hỗ trợ;+ Sử dụng một số công cụ, phương tiện.2.4.Tổ chức giao tiếp của lãnh đạo, quản lý: -Theo yêu cầu chủ quan để tìm hiểu, làm quen với công việc mới; để động viên, tiếp xúc về lý do xã giao,..-Nhằm trao đổi thông tin, kiểm tra kết quả công việc.-Theo quy định chung về chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,PHƯƠNG THỨC RA QUYẾT ĐỊNHHIỆU QUẢ CỦA SỰ LÃNH ĐẠOTRÌNH ĐỘ CỦA CÁN BỘ, VIÊN CHỨCKHẢ NĂNG VÀ TÍNH CÁCH CỦA LÃNH ĐẠOCÁC QUAN HỆ NỘI BỘNGUỒN GỐC QUYỀN LỰC CỦA LÃNH ĐẠONHIỆM VỤ ĐƯỢC GIAO VÀ CẤU TRÚC CỦA NÓNHU CẦU RIÊNG CỦA CÁN BỘ, CÔNG CHỨCChương V-ĐỔI MỚI KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH TRONG CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚCI-Tầm quan trọng và bối cảnh của đổi mới kỹ thuật điều hành-Xét về kinh tế: +Là điều kiện quan trọng để nâng cao năng suất lao động quản lý;+ Giảm những chi phí không cần thiết: .Rút ngắn thời gian giải quyết công việc; . Mang lại lợi ích kinh tế thiết thực; . Giảm biên chế =>giảm quỹ tiền lương, giảm chi phí hành chính. CẤU TRÚC TỔ CHỨC THỰC HIỆN CNTT Lãnh đạoPhụ trách các bộ phậnNhân viên-Về xã hội + Tạo ra quan hệ tốt, gắn bó giữa cơ quan và người dân.+Là điều kiện để các cơ quan nhà nước tiếp thu những kinh nghiệm của các nước tiên tiến.-Về chính trị+Thực hiện chủ trương về cải cách hành chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền VN XHCN.2-Bối cảnh của đổi mới kỹ thuật điều hành-Đổi mới kinh tế và hợp nhất kinh tế, KHKT đặc biệt là công nghệ thông tin phát triển =>Muốn hội nhập phải tự đổi mới mình. II-Định hướng đổi mới kỹ thuật điều hành hiện nay1-Xây dựng và áp dụng kỹ thuật điều hành, tổ chức công vụ, kết hợp hiện đtại với truyền thống.2-Bảo đảm tính khoa học của quá trình điều hành.3-Tạo được sự điều hành thuận lợi, đơn giản và phù hợp.4-Giảm nhẹ cường độ và nâng cao năng suất lao động, góp phần tinh giản biên chế.III-Các biện pháp đổi mới kỹ thuật điều hành1-Xâây dựng mô hình mẫu và quy trình chuẩn cho qúa trình điều hành hoạt động của các cơ quan.2-Tăng cường sử dụng thiết bị hiện đại để xử lý công việc, đặc biệt là thu thập, xử lý thông tin, truyền đạt các quyết định.3-Xây dựng các định mức cần thiết và thực hiện việc tiêu chuẩn hoá trong công việc.4-Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của cơ quan, công sở.5- Bồi dưỡng kỹ năng hành chính cho cán bộ, công chức. CHÀO CÁC BẠN ! CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG!