Kỹ năng tổ chức và điều hành các cuộc họp

*KỸ NĂNG TỔ CHỨCVÀ ĐIỀU HÀNH CÁC CUỘC HỌP *NỘI DUNG CHÍNH Vai trò của người tổ chức và điều hành cuộc họp Nguyên tác cơ bản khi tổ chức và điều hành cuộc họp Kỹ năng cần thiết của người tổ chức và điều hành cuộc họp Kỹ năng hiểu được người khác*VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP Đặc điểm chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> đóng vai trò khoa học, khách quan, trung lập Vai trò chính của người tổ chức và điều hành cuộc họp -> chuẩn bị và hướng dẫn quá trình trước, trong khi diễn ra cuộc họpĐặc điểm*VAI TRÒ CỦA NGƯỜI TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT) Cần chuẩn bị trong sắp xếp và những thoả thuận Người tổ chức cần sắp xếphoặc thoả thuận về + Mục tiêu ?+ Thời gian và địa điểm ?+ Thành phần ?+ Nội dung ?+ Tiến độ ?Người điều hành cần sắp xếp hoặc thoả thuận về +Thực hiện chương trình+ Quản lý sự kiện diễn biến+ Kỹ thuật và phương pháp được sử dụng *NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌPTrách nhiệm và cách làm+ Có trách nhiệm làm cho moi ngườihiểu rõ mục tiêu cuộc họp;+ Không nên dùng uy tín cá nhân để gây ảnh hưởng các thành viên khác+ Nên có hội ý và thông nhất trong điều hành, không giải quyết vấn đề phátsinh một mình+ Tạo môi trường mọi người cùng tham gia -> có nhiều ý tưởng hay+ Làm đúng chức năng phần việc theo kế hoạch đã thống nhất+ Không cho phép chỉ trích hoặc có phân biệt đối xử với những thành viênkhác nhau ..*NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG TỔ CHỨC VÀ ĐIỀU HÀNH CUỘC HỌP (TT)Nhiệm vụ chínhkhi điều hànhTuyên bố lý do - Giới thiệuKhai mạcCung cấp chương trinh,yêu cầu và phương pháp làm việcĐiều hành cuộc họp - Bám sát CT (tránh lan man) - Duy trì kỷ luật - Hướng dẫn thảo luận (chung/nhóm)5. Đánh giá kết quả cuộc họp6. Tổng kết và bế mạc*NGUYÊN TẮC LÀM VIỆC THEO NHÓM+ Phát huy tính tích cực của các thành viên+ Khuyến khích tất cả các thành viên trong nhóm có ý kiến riêng của mình+ Nên giới hạn thời gian để mọi thành viên cùng tham gia+ Cẩn thận lắng nghe các ý kiến đóng góp, không nên trả lời ngay khi chưa suy nghĩ kỹ+ Chấp nhận các ý kiến khác nhau và biết gợi mở vấn đề cùng trao đổi+ Không đưa nhiều ý kiến để áp đảo tinh thần các thành viên+ Cần có thành viên ghi chép nội dung+ Cần có thành viên trình bày kết quả .*DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM20 CÁCH Sử dụng giọng nói có hiệu quảKể các câu chuyện, giai thoại Di chuyển trong khi nóiThay đổi cách thuyết trìnhHình thức tài liệuKét hợp BCV tham gia các chủ đềSử dụng các công cụ trực quanĐặt câu hỏiTổ chức hoạt động theo nhóm nhỏCá nhân hoá việc thuyết trình (có sự tương tác)*DUY TRÌ SỰ THÍCH THÚ TRONG CUỘC HỌP VÀ LÀM VIỆC THEO NHÓM (TT)20 CÁCH11. Nêu những ý nghĩ hài hước12. Sử dụng các giao tiếp không lời13. Sử dụng hỗn hợp các kỹ năng 14. Sử dụng cách tiếp cận theo nhóm15. Khuyến khich sự cạnh tranh16. Vận dụng cách tiếp cận mới17. Nêu bật vấn đề trong chủ đề18. Giải quyết tình huống19. Nghỉ giải lao -> hội ý20. Hãy nhiệt tình *KỸ NĂNG CẦN THIẾT CỦA NGƯỜI ĐIỀU HÀNH Kỹ năng hiểu người khác Kỹ năng trình bày Kỹ năng giao tiếp Kỹ năng truyền đạt thông tin Kỹ năng lắng nghe Kỹ năng đặt câu hỏi Kỹ năng thuyết phục Kỹ năng tổng hợp Kỹ năng nhận phản hồi và cho phảnhồi *KỸ NĂNG HIỂU NGƯỜI KHÁCHướng ngoạiSức mạnh đến từ bên ngoàiHướng nộiSức mạnh nội tạiThích làm việc và tiếp xúc với mọi ngườiHay nói và dẽ tiếp cậnDễ kết bạnThường nói thẳngHay nói ý nghĩ ra ngoàiDễ nói về bản thân-Thỉnh thoảng mới tiếp xúc vói mọi ngừoi-Cần nơi yên tĩnh-Ít bạn-Kín đáo, không dễ nói chuyện-Suy nghĩ trước khi hành động-Nghĩ trước khi nói*SỬ DỤNG THÔNG TINCỤ THỂĐánh giá thực tế KQKHÁI QUÁT Nhìn tổng thể-Thực tế và khôn ngoanTuân thủ quy định, công việc chính xác và tỉ mỉThích thể hiện công việc Hay bị lôi cuốn bởi các hữu ích Hay sử dụng nhiều phương phápcó sắn .Có đầu óc tưởng tượng và tư duyKhông quan tâm nhiều quy định, thấy cái chung của sự vật hơn là chi tiết-Cho tương lai là quan trọng-Thích suy gẫm-Dễ bị lôi cuốn bởi tính sáng tạo-Ý tưởng và khả năng lý thú hơn *RA QUYẾT ĐỊNHLý tríTình cảm-Các quyết định KQ-Suy nghĩ hợp lý và KH-Có kỹ năng phân tích, yêu thích nguyên tắc-Ít khi thể hiện tình cảm-Thường có chứng kiến rõ ràng ..-QĐ do trái tim điều khiển-Tình cảm là quan trọng-Sự cảm thông hoà hợp là quan trọng-Hay biểu lộ tình cảm-Dễ bị thuyết phục bởi các nhu cầucá nhân-làm việc nhiệt tình cho TT và bạn bè*HOẠT ĐỘNG KếhoạchLinhđộngThích sắp đạt công việc trướcBảo đảm thời gian đúng KHLàm việc chăm chỉ và đáng tin cậyLập KH và tổ chức nề nếpThoải mái khi đã ra QĐHay vội vã-Thích để mở và dễ dàng -Có thể thay đổi những sắp đặt-Dễ trì hoãn việc ra QĐ-Làm việc chăm chỉ nhưng theo ngẫu hứng-Ghét bị trói buộc, thích nghi tốt-Thường ung dung*SỰ KHÁC NHAU CỦA CÁC CÁ NHÂNLấy sực mạnh từ đâu ?Tiếp nhận thôngtin như thế nào ?Xử lý thông tinnhư thế nào ?Tổ chức công việcnhư thế nào ?Hướng nội25%Hướng ngoại75%Cụ thể75%Khái quát25%Lý trí50%Tình cảm50%Kế hoạch50%Linh hoạt50%*HIỂU VÀ ĐÁNH GIÁ CAO SỰ KHÁC BIỆT Mỗi người có thiên hướng, cá tính và nhận thức khác nhau Vai trò của người tổ chức và điều hành không phải chấn chỉnh và sửa chữa, mà thừa nhận và sử dụng sự khác nhau của các thành viênSự khác biệt của các cá nhân tạo nên sự cộng hưởng của tập thể, của nhóm => Hãy phát huy mặt mạnh của từng thành viên và tôn trọng cá tính của mỗi người *Xin cảm ơn sự chú ý lắng nghe của các vị đại biểu