Kỹ năng thu thập, xử lý, trình bày thông tin

KỸ NĂNG THU THẬP, XỬ LÝ, TRÌNH BÀY THÔNG TIN Lê Trọng DuậnChánh Văn phòng Đoàn ĐBQHvà HĐND tỉnh Quảng BìnhNội dung giới thiệu Khái niệm và phân loại thông tinI. Các tiêu chí để thu thập thông tinII. Các nguồn để thu thập thông tinIII. Các Nguồn cung cấp thông tinIV. Các tiêu chí để xử lý thôn tinV. Phân tích thông tinVI. Trình bày thông tinCâu hỏi tình huống Là người được giao nhiệm vụ trực cơ quan vào ngày nghỉ cuối tuần, nhận được thông tin qua điện thoại: Đoàn công tác tỉnh A sẽ đến thăm và làm việc với Ban Kinh tế và ngân sách ngay chiều hôm đó. Anh (chị) cho biết việc xử lý thông tin trên? KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI TTThông tin là những dữ liệu có ý nghĩa, được sử dụng để biểu thị những vấn đề cụ thể, giúp cho đối tượng tiếp nhận thông tin có thể đưa ra những quyết định nhằm đạt mục đích mong muốn Có nhiều cách phân loại theo yêu cầu của việc phân tích, sử dụng thông tin. Như:- Theo nội dung (theo các lĩnh vực đời sống xã hội); - Theo phương thức phản ánh của vật mang tin;- Theo tính chất của thông tin;- Theo mức độ phổ biến;- Theo yêu cầu;- Theo chức năng... Thông tin là khái niệm rộng; phân loại thông tin cũng rất đa dạng; với chuyên đề này cần tập trung làm rõ những nội dung cơ bản liên quan.KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI TTCÁC TIÊU CHÍ ĐỂ THU THẬP TTXác định mục đích việc thu thập thông tin Thông tin phải liên quan Thông tin phải chính xác, bảo đảm độ tin cậy Thông tin phải đầy đủ Các tiêu chí trên thể hiện quan hệ giữa người, nguồn cung cấp thông tin với trách nhiệm người, cơ quan xử lý thông tin. Các tiêu chí vừa thể hiện yêu cầu cao tính khoa học, khách quan nhưng cũng mang cả yêu cầu tính nghệ thuật, khôn khéo trong thu thập thông tin.CÁC NGUỒN ĐỂ THU THẬP TT 1. Đường lối, quan điểm, nghị quyết của Đảng2. Pháp luật, chính sách của Nhà nước3. Từ báo chí, các tài liệu, văn bản hướng dẫn4. Từ đời sống xã hội, dư luận xã hội Nguồn để thu thập thông tin là nhiều, phong phú, đa dạng, toàn diện. Người thu thập phải biết tuân thủ, phát huy nguồn thông tin có tính định hướng, tính pháp lý; vừa coi trọng, quan tâm đến báo chí, tài liệu, quan tâm đến đời sống xã hội, dự luận xã hội... và biết vận dụng, sử dụng đúng. Và quan trọng hơn phải biết xây dựng, làm giàu kho dữ liệu, tài liệu phục vụ công việc, "nghiệp" của bản thân "Mắt trông - Tai nghe - Chân đi - Tay ghi - Miệng nói - Óc tư duy".CÁC NGUỒN CUNG CẤP TT1. Từ các cơ quan nhà nước- Từ cơ quan cấp trên về- Từ UBND tỉnh, các sở, ban, ngành của tỉnh; UBMTTQVN tỉnh, các đoàn thể cấp tỉnh.- Từ HĐND, UBND, UBMTTQVN cấp huyện2. Từ các tổ chức, đơn vị liên quan3. Từ trong nội bộ cơ quan4. Từ nhân dân, công dân, cử triCÁC TIÊU CHÍ ĐỂ XỬ LÝ TT Việc xử lý thông tin cần gắn với tiêu chí bảo đảm việc xử lý đúng mục đích, khoa học, phù hợp. Căn cứ vào mục đích thông tin, số lượng nguồn tin thu thập được để xử lý thành nguồn tin hữu ích.Theo nội dung, chủ đề cần giải quyếtTheo mức độ, tính chất của công việcTheo phạm vi cần giải quyết Theo đối tượng được đề cập PHÂN TÍCH THÔNG TIN Một số yêu cầu cần làm gắn với phân tích thông tin1. Lập biểu bảng so sánh số liệu2. Đối chiếu các quy định của pháp luật3. Rút ra kết luận: đúng, sai4. Bổ sung chứng cứ để chứng minh cho kết luận Cả 4 yêu cầu được thực hiện đồng bộ, với mục đích thông tin khi được sử dụng phải bảo đảm chính xác, đảm bảo độ tin cậy.Để thực sự đảm bảo là thông tin tin cậy cần kiểm tra theo một số thông số: - Kiểm tra tác giả của nguồn tin;- Kiểm tra tính đầy đủ của nguồn tin;- Kiểm tra tính cập nhật của nguồn tin.PHÂN TÍCH THÔNG TIN TRÌNH BÀY THÔNG TIN Có 2 hình thức cơ bản 1. Trình bày bằng lời (trực tiếp, qua điện thoại)Yêu cầu: trình bày gọn rõ, đi thẳng nội dung cần đạt được.Ưu điểm: nhanh, kịp thời, cụ thểNhược điểm: không giữ được nội dung thông tin2. Trình bày bằng văn bản- Văn bản thông thường: được sử dụng nhiều nhất là công văn và báo cáo.- Văn bản quy phạm pháp luật: Liên quan trực tiếp với cán bộ Văn phòng là các nghị quyết của HĐND.Suy cho cùng việc thu thập, phân tích, xử lý cuối cùng là để đi đến trình bày thông tin. Kỹ năng trình bày thông tin gắn với yêu cầu khả năng chọn hình thức trình bày phù hợp; chọn và khẳng định hình thức văn bản đúng; xây dựng một văn bản đúng thể thức; và quan trọng hơn là chất lượng, nội dung văn bản được đánh giá bởi giá trị, chất lượng thông tin đưa đến cho đối tượng thực hiện.Kỹ năng trình bày thông tin tốt, có chất lượng gắn với yêu cầu cán bộ Văn phòng nói hay, viết tốt; phải rèn luyện không ngừng để có được những phẩm chất, năng lực đó.TRÌNH BÀY THÔNG TIN KẾT LUẬN Kỹ năng thu thập, xử lý, trình bày thông tin luôn được đặt ra, là yêu cầu cần có, phải có; là yêu cầu mang tính nghiệp vụ cho cán bộ Văn phòng nói chung, cán bộ tham mưu, giúp việc nói riêng. Ngoài trình độ chuyên môn nghiệp vụ, năng lực công tác của bản thân, đòi hỏi phải giàu vốn sống, vốn hiểu biết, khả năng nắm bắt, xử lý thông tin, phải nắm, hiểu được tổng thể chung các mặt của đời sống kinh tế - xã hội diễn ra ở địa phương mình. XIN TRÂN TRỌNG CẢM ƠN!