Kỹ năng quản lý và lãnh đạo

*KỸ NĂNG QUẢN LÝ VÀ LÃNH ĐẠOPGS.TS. Ngô Doãn Vịnh*NỘI DUNG SẼ NGHIÊN CỨU1- Những vấn đề lý thuyết chủ yếu2- Kỹ năng quản lý lãnh đạo3- Kỹ năng quản lý đối với cơ quan/tổ chức4- Kiến nghị*PHẦN INHỮNG VẤN ĐỀ LÝ THUYẾTCHỦ YẾU*KỸ NĂNG?Kỹ năng là gì và tại sao phải có nó?1- Tại sao phải có kỹ năng?- Sống tốt hơn- Làm việc tốt- Có ích hơn cho người khác- 2- Kỹ năng là gì?- Kỹ năng là năng lực tri thức lý luận và thực hành để giải quyết một công việc cụ thể của một chủ thể nào đó nhằm đạt được mục đích một cách mỹ mãn. Năng lực ấy là tổng thể các yếu tố: kiến thức lý luận, kinh nghiệm, phương pháp giải quyết vấn đề, nghệ thuật lôi kéo người khác cùng thực hiện công việc + Ví dụ: Kỹ năng mềm: năng lực sử dụng ngôn ngữ, triết lý để sống tốt hơn (biết làm việc theo nhóm, giao tiếp, biết lạc quan, biết lựa chọn)Tiêu biểu: Kỹ năng sống (nói, nghe, giao tiếp, ứng xử- Kỹ năng cứng: năng lực chuyên môn, nó thể hiện ở bằng cấp, chứng chỉ; Kỹ năng tự vệ*CÁI VÒNG KỸ NĂNG – TRÍ TUỆ?Kỹ năngThuộc sở hữu chủ quanCHO- Người khác- NHẬNKỹ năng mềmKỹ năngCứngNăng lựchữu ích*PHƯƠNG CÁCH HÌNH THÀNH KỸ NĂNGKỸ NĂNGHọcNgheThực hànhNăng lực trítuệ/trí nhớ*ĐIỂM MẤU CHỐT HÌNH THÀNH KỸ NĂNG?1- Khát khao kỹ năng2- Quyết tâm xây dựng kỹ năng3- Năng lực trí tuệ (khả năng tiếp nhận của chủ thể) 4- Cách thức luyện tập kỹ năng5- Ngoại cảnh (thày giỏi/thực tiễn cuộc sống đòi hỏi cao. Sống gần đèn thì sáng)*QUẢN LÝ?Lợi íchNghệ thuật QLMỤC TIÊUNắm chặtPhát triểnQuẢNLÝNgười bịQuản lýNHÀ QUẢNLÝ*HÌNH THÁI KỸ NĂNG QUẢN LÝKÝ NĂNGQUẢNLÝKỹ năng quản lýnhà nước Kỹ năng quản lýdoanh nghiệp/tổ chứcNHÀQUẢNLÝ*NHÀ NƯỚC?QUỐCHỘICƠ QUANTƯ PHÁPCHÍNH PHỦCơ quanquản lý hành chính NNcao nhất *QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC THEO NGÀNH VÀ THEO LÃNH THỔCƠ QUANQUẢN LÝNHÀ NƯỚCQuản lý nhà nướctheo ngànhQuản lý nhà nướctheo lãnh thổCơ chếKết hợp*NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚCQUẢN LÝNHÀ NƯỚCQuản lý kinh tế & rủi roQuản lý xã hội, môi trườngQuản lý an ninh quốc phòngBan hànhđường lốiphát triểnTổ chúc thựchiện và kiểm tra, giám sátQuản lý đối ngoạiCơ quan/Nhà quản lý*LÃNH ĐẠOLãnh đạo = Quyết định + chỉ đạo + chỉ huy + điều hành Kỹ năng lãnh đạoKỹ năngquyết địnhđường lốiKỹ năngchỉ đạoKỹ năngchỉ huyKỹ năngđiều hànhLÃNH ĐẠO: Đưa ra đường lối, chuẩn mực bắt mọi người làm theo*LÃNH ĐẠOTRƯỞNGPHÓQuyết định đường lốiChỉ đạoChỉ huyĐiều hànhCơ chế/Quy chế*PHẦN IICẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ*CẤU TRÚC KỸ NĂNG QUẢN LÝ1- Kỹ năng quyết định đường lối2- Kỹ năng ban hành chính sách quản lý3- Kỹ năng tổ chức thực hiện đường lối,chính sách phát triển4- Kỹ năng đánh giá việc thực hiện, thời gian và điều chỉnh mục tiêu5- Kỹ năng phân phối kết quả phát triểnKỸ NĂNGQUẢN LÝ6- Kỹ năng thuyết trình7- Kỹ năng phán đoán8- Kỹ năng thu phục9- Kỹ năng dùng người10- Kỹ năng hoàn thiện tổ chức11- Phương phápquản lý12- Công cụquản lý*KỸ NĂNG QUYẾT ĐỊNH ĐƯỜNG LỐI1- Kỹ năng phân tích bối cảnh và dự báo tình huống2- Kỹ năng tổ chức lấy ý kiến tham vấn3- Kỹ năng huy động sự tham gia của cộng đồng4- Kỹ năng lựa chọn kịch bản5- Kỹ năng quản lý rủi roNhớ: Đường lối phải mềm, không cứng nhắc*KỸ NĂNG BAN HÀNH CHÍNH SÁCH1- Kỹ năng đảm bảo quy trình ra chính sách2- Kỹ năng xác định thời gian để ban hành chính sách kịp thời3- Kỹ năng gây sự chú ý của số đông/tạo dư luận xã hội4- Kỹ năng quảng bá chính sáchChú ý: Mỗi nhiệm vụ phải có chính sách/biện pháp đảm bảo*QUY TRÌNH BAN HÀNH CHÍNH SÁCHPhân tích bối cảnhĐịnh hướngchính sáchLựa chọn mụctiêu chính sáchXác địnhNguồn lựcXác định cáchoạt động chínhBan hành chínhsáchTriển khai hực hiệnvà Đánh giáchính sáchĐiều chỉnhchính sách*KỸ NĂNG TỔ CHỨC VÀ THỰC HiỆNĐƯỜNG LỐI VÀ CHÍNH SÁCH1- Kỹ năng phân công công việc: cụ thể, đúng người, đúng việc, đúng lúc2- Kỹ năng phối hợp giữa các cá nhân và đơn vị (động viên, lôi kéo)3- Kỹ năng kiểm tra, giám sát công việc (chi tiết, sát sao)*KỸ NĂNG ĐÁNH GIÁ VÀ ĐIỀU CHỈNH MỤC TIÊU1- Có tiêu chí đánh giá2- Kỹ năng lựa chọn phương pháp đánh giá phù hợp3- Kỹ năng tiến hành đánh gía (một cách khách quan, khoa học, trung thực)4- Kỹ năng lấy ý kiến phản biện kết quả đánh giá5- Điều chỉnh mục tiêu khi cần*KỸ NĂNG PHÂN PHỐI KẾT QUẢ 1- Kỹ năng đánh giá cống hiến của cá nhân, tổ chức2- Kỹ năng chia sẻ thành quả thu được (công bằng, khích lệ, tránh gây mất động lực)3- Kỹ năng giành vốn tài chính cho công việc tiếp theo*KỸ NĂNG THUYẾT TRÌNH1- Kỹ năng lựa chọn: ngôn ngữ, hình ảnh, cách thức diễn đạt, cách thức lôi cuốn, địa điểm diễn thuyết, thời gian diễn thuyết2- Kỹ năng phản ứng trước các tình huống (phản ứng của người nghe, tác động từ ngoại cảnh)3- Kỹ năng rút kinh nghiệm sau mỗi lần diễn thuyết Chú ý: biết 10 nói 1 thì hay*10 ĐiỀU KHUYÊN KHI THUYẾT TRÌNH1- Biết phải mạnh dạn2- Biết phải tự tin3- Biết ta, biết người4- Biết 10 nói 15- Biết khi nào “đến lúc”6- Không chủ quan7- Không biết không nói8- Không độc diễn (để người nghe cùng nói)9- Không khinh xuất (không ăn nói sơ xẩy)10- Không xúc phạm người nghe*KỸ NĂNG PHÁN ĐOÁN1- Kỹ năng phân tích và so sánh với các tình huống tương tự (phải nắm rõ bản chất vấn đề)2- Kỹ năng giả định tình huống (nếu . .. thì)3- Kỹ năng xây dựng kịch bản (kỹ năng lựa chọn kịch bản; lượng định kết quả)4- Kỹ năng tham vấn chuyên gia*KỸ NĂNG THU PHỤC1- Kỹ năng phát ngôn2- Kỹ năng gây thiện cảm và gây chú ý3- Kỹ năng gây ấn tượng và trở thành hạt nhân4- Kỹ năng hòa đồng và chiếm ưu thế*KỸ NĂNG DÙNG NGƯỜI1- Kỹ năng nhận biết con người (nhiệt tình, trung thực, sáng tạo, liêm khiết)2- Kỹ năng xác định điểm mạnh của cá nhân (sở trường và năng lực phối hợp)3- Kỹ năng bỏ qua yếu điểm của cá nhân4- Kỹ năng gắn kết các cá nhân và loại bỏ sự đối đầu/xung đột5- Kỹ năng động viên, khích lệ*KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIANĐây là một trong những kỹ năng quản lý quan trọng nhất và khó nhất1- Lập kế hoạch thời gian (cho cá nhân và cho tổ chức)2- Tìm ra phương án tiết giảm chi phí thời gian (đi lại, làm việc, hội họp, nghỉ ngơi)3- Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả4- Đánh giá việc xử dụng thời gian cho mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng và mỗi năm (Ví dụ cách sống của Người Do Thái)*KỸ NĂNG QUẢN LÝ MỐI QUAN HỆMối quanhệMối quan hệ cá nhânMối quan hệtổ chứcPhải xác lập sơ đồ về các mối quan hệ đối với hàng quý, hàng năm 1- Xác định quan hệ với ai? trong số ấy ai là quan trọng hơn cho bản thân?2- Mỗi công việc có mối quan hệ nhấtĐịnh, trong các mỗi quan hệ ấy sẽ cómối quan hệ quan trọng hơn?3- Kết nối các mối quan hệ một cách hợp lý và chân thành*KỸ NĂNG HOÀN THIỆN TỔ CHỨC1- Thông thái cây quản lý để hình dung chuỗi công việc phục vụ ý đồ tổ chức bộ máy2- Khảo sát và học tập những Tổ chức thành công3- Rà soát thường xuyên những bất hợp lý của Tổ chức để cải tiến Tổ chức bộ máy (nhưng không được lạm dụng, thay đổi thường xuyên)*KỸ NĂNG SỬ DỤNG PHƯƠNG PHÁP VÀ CỘNG CỤ QUẢN LÝ1- Kỹ năng sử dụng phương pháp quản lýKhi nào sử dụng phương pháp kinh tế và sử dụng sao cho tác dụng lớn nhấtKhi nào sử dụng phương pháp hành chính và khi nào dùng tới nó mà không gây phản cảm cho người bị quản lý: Lạt mềm buộc chặt2- Kỹ năng sử dụng công cụ quản lýMệnh lệnh khôn khéo (không dùng Phải mà dùng Hãy xứng đáng)Kết hợp mệnh lệnh và đề cao đạo đức nghề nghiệpGiáo dục thiết thực chứ không nên giáo huấn giáo điều, “rả rích”*KỸ NĂNG THỂ HIỆN CÁ NHÂN1- Kỹ năng xuất hiện trước đám đông (bình dị, thân thiện, chân tình)2- Kỹ năng thể hiện trước những gay cấn (bình tĩnh và khôn ngoan thoát hiểm)3- Kỹ năng tiên phong (hiện hữu trên các mặt trận)4- Kỹ năng nhẫn (nghe đủ ý kiến)5- Kỹ năng giấu mình (người vắng mặt của các chiến thắng: Người đạo diễn các vở diễn, người quyết định ở căn cứ chỉ huy )*KỸ NĂNG QUẢNG BÁ HÌNH ẢNH 1- Kỹ năng chọn đối tượng quảng bá2- Kỹ năng chọn cách thức và thời gian quảng bá3- Kỹ năng chọn nội dung quảng bá 4- Kỹ năng dừng quảng bá*PHẦN IIIĐỐI VỚI CƠ QUAN/TỔ CHỨC*KỸ NĂNG QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨCQuản lý cơ quan/tổ chứcQuản lý nhânlực, bộ máyQuản lý côngviệc và rủi roQuản lýtài sảnQuản lý mốiquan hệQuy chế hoạt động của cơ quan và Văn hóa công sở*KỸ NĂNG THIẾT LẬP TRẬT TỰ1- Thiết lập trật tự chung cho cơ quan: trên dưới; ngang-dọc; hạt nhân và những người xung quanh 2- Thiết lập trật tự quan hệ; trật tự trong công việc; trật tự trong hưởng thụ lợi ích; trật tự trong giải quyết mâu thuẫn*QUY CHẾ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN1- Quy chế: Quy định về chế độ làm việc và quan hệ trong cơ quan2- Quy định về:- Quy trình: trình ra quyết định và chuyển giấy tờ ra khỏi cơ quan- Quan hệ giữa Thủ trưởng với các trưởng đơn vị- Quan hệ giữa Trưởng đơn vị và nhân viên- Quan hệ giữa các Trưởng đơn vị- Quan hệ giữa Thủ trưởng cơ quan và nhân viên- Quan hệ trong thụ hưởng thành quả phát triển- Quy định về bảo mật- Quy định về đánh giá nhân viên3- Chế tài - Thưởng cho cống hiến- Phạt cho vi phạm- Đền bù thất thoát/hỏng hócChú ý: Quy chế thể hiện ý chí của Thủ trưởng nhưng không phải là ý của Thủ trưởng mà là ý của Tập thể (tránh chủ quan, độc đoán, sai lệch)*CÂY QUẢN LÝ CÔNG VIỆCGiám đốc/ Thủ trưởngTrưởng phòngNhân viênChuyên giaNhóm chuyên gia*THÔNG TIN QUẢN LÝ CƠ QUAN/TỔ CHỨCThông tinquản lýThông tin mậtThông tin chungThông tin lãnh đạoThẩm địnhthông tin& Xât dựngngân hàng thông tin*KỸ TRỊ CƠ QUAN/TỔ CHỨCQuan hệvới cấp trênKỹ trịĐức trị/nhân trịPháp trịPhát huynhân tốtích cựcQuan hệ vớibên ngoài*KHÓ KHĂN ĐỐI VỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ1- Đào tạo không đáp ứng yêu cầu quản lý trong bối cảnh toàn cầu hóa2- Tiền lương không đáp ứng nhu cầu cuộc sống3- Luật pháp quản lý còn nhiều bất cập làm cho người ta nói dối (nhất là quy định về chi tiêu tài chính, quy hoạch cán bộ chỉ trong nội bộ cơ quan, nguồn lực không đáp ứng như cầu của công việc)*ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG QUẢN LÝĐánh giá kỹ năng quản lý bằng cách nào?1- Bằng cách lấy phiếu tín nhiệm Biết cách lấy ý kiến: khách quan, công bằng2- Theo tiêu chí kết quả và hiệu quả công việc: quản lý nhân lực, tài sản, công việc và mối quan hệ- Thang điểm- Cụ thể, chi tiết*BÍ ẨN TRONG QUẢN LÝ1- lợi ích (hiện chỉ đảm bảo đời sống 10 ngày trong 30 ngày)- Lợi ích và động cơ- Nhắc lại lợi ích* Khích lệ- Khích lệ đúng lúc- Khích lệ công bằng2- Danh dự (tránh hình thức vì hình thức dẫn tới phản cảm)- Tính SĨ là thuộc tính của con người- Tôn trọng nhân viên và yêu thương họ- Tôn vinh chứ không bêu xấu- Đề bạt/cất nhắc đúng (đừng để mất chân giá trị)*PHẦN IV KIẾN NGHỊ*KIẾN NGHỊ1- Giảm:- Bắt buộc- Áp lực- Hành chính- Bắt chước- Nói suông2- Tăng:- Tự nguyện- Tự giác- Tăng lợi ích- Tăng thân thiện- Sáng tạo/làm *KIẾN NGHỊ3- Không ai sinh ra đã có thể làm lãnh đạo được ngayVì thế:- Phải học (học bài bản và học lỏm): học triết học, lô gich học, tâm lý học, quản lý học- Rút kinh nghiệm từ người khác- Muốn phúc dầy phải cho hoặc phải có ích- Muốn có ích phải lo được cho người khác- Muốn lo được cho nhiều người thì phải làm lãnh đạo (đây là cách ngắn nhất) ----- Từ đó suy ra làm lãnh đạo là có phúc. Nhưng lãnh đạo không có ích cho ai là tự phá phúc.- Đừng ép những người không có khả năng quản lý phải làm lãnh đạo (Nếu cần thì phong hàm chứ không bổ nhiệm)