Kỹ năng quản lý thời gian

QUẢN LÝ THỜI GIANKhái niệmQuản lý thời gian có nghĩa là kiểm soát tốt hơn cách bạn sử dụng thời gian và đưa ra những quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng nó.Cạm bẫy trong công việcTuấn làm việc trong 1 công ty chuyên sản xuất và bán đồng hồ đo điện. Anh ta mô tả công việc của mình: “Tôi dường như không bao giờ có được một phút rảnh rỗi nào kể từ lúc đặt chân đến công ty cho đến tận lúc tôi về nhà. Ban giám đốc luôn luôn muốn mọi việc phải được hoàn tất từ ngày hôm qua rồi.Cạm bẫy trong công việcToàn những việc đại loại như “Ở đây lại gặp trục trặc rồi, Tuấn ơi! Anh giải quyết việc này được không?” hoặc “Tuấn ơi! Anh kiểm tra lượng tồn kho giúp tôi được không? Việc này quan trọng đấy!”. Hay như “Chúng ta phải giap các mặt hàng này cho khách vào thứ Tư rồi. Việc này rất khẩn, ưu tiên hàng đầu đấy”. Tôi có thể nói với các bạn rằng mọi việc ở đây đều thuộc loại ưu tiên hàng đầu”.Cạm bẫy trong công việcNhững tác động có thể có của kiểu làm việc này sẽ ảnh hưởng gì tới Tuấn?Anh/chị hãy thử nghĩ ra những hậu quả có thể xảy ra?Cạm bẫy trong công việc Tên cạm bẫy Ảnh hưởng của cạm bẫyCạm bẫy trong công việcLoan – Trưởng nhóm bán hàng 1 siêu thị tấp nập và phụ trách 8 nhân viên. Loan phải báo cáo công việc với người quản lý siêu thị là chị Châu. Cô cũng phải liên hệ với ông Hùng, cấp phó của chị Châu, về những chi tiết liên quan đến nhân viên, tồn kho và thông tin về khách hàng.Cạm bẫy trong công việcNhững lúc siêu thị tấp nập, như các sáng thứ 7, tất cả thành viên trong nhóm Loan có mặt ở những kệ hàng hay những quầy tính tiền. Loan bỏ phần lớn thời gian của cô gần các kệ hàng để giải quyết các rắc rối có thể xảy ra. Vào những lúc ít khách hơn sẽ chỉ có 2 người đứng ở các kệ hàng và Loan chỉ đạo việc xếp thêm hàng lên kệ hay họp với chị Châu hoặc ông Hùng.Cạm bẫy trong công việcCô nhận thấy rằng ca làm việc của mình thường trôi qua rất nhanh. Hàng ngày cô phải đi bộ nhiều cây số vòng quanh các gian hàng từ khu vực này đến khu vực khác để giải quyết những rắc rối, đòi hỏi, thắc mắc nhỏ, kiểm tra tại văn phòng rồi trong kho hàng.Cạm bẫy trong công việcNhư cô thường nói “Gần cuối tuần rồi, tôi không có nhiều thời gian ngồi xuống và suy nghĩ về việc mình đang làm gì. Tôi phải luôn ở bên cạnh các thành viên trong nhóm, gặp đại diện các nhà cung cấp và tất nhiên là cả khách hàng. Tôi luôn bận rộn để đáp ứng các yêu cầu và đòi hỏi của công việc.Cạm bẫy trong công việcNhư cô thường nói “Gần cuối tuần rồi, tôi không có nhiều thời gian ngồi xuống và suy nghĩ về việc mình đang làm gì. Tôi phải luôn ở bên cạnh các thành viên trong nhóm, gặp đại diện các nhà cung cấp và tất nhiên là cả khách hàng. Tôi luôn bận rộn để đáp ứng các yêu cầu và đòi hỏi của công việc.Loan rất thích thú chuyện này. Cô nói: “Tôi thích nhất là khi có nhiều việc xảy ra như vậy?”Cạm bẫy trong công việcAnh/chị có nghĩ rằng Loan cần quản lý thời gian tốt hơn không?Cạm bẫy trong công việcCạm bẫy trong công việcThúy là quản lý cấp thấp với nhiệm vụ quản lý phòng hành chính của một doanh nghiệp. Công việc thay đổi theo một chu kỳ đều đặn, cứ năm tuần một lần. Tuần sau cùng của mỗi chu kỳ có rất nhiều việc nhưng tốc độ làm việc vào những lúc khác thì cứ đều đều. Công việc văn phòng này phải giải quyết khá đơn giản và lặp đi lặp lại.Cạm bẫy trong công việcĐôi khi Thúy ghen tị với những người luôn có thời gian làm việc thật sôi động. Cô nhận xét về công việc của mình “giống như cối xay guồng. Bạn làm việc chầm chậm mỗi ngày và dường như chẳng đi tới đâu cả. Có những buổi sáng thật khó để nhấc chân ra khỏi giường để đi làm.”Cạm bẫy trong công việcAnh/chị có nghĩ rằng Thúy cũng cần quản lý thời gian tốt hơn không?Cạm bẫy trong công việcTên cạm bẫyThoát khỏi cạm bẫyXác định các mục tiêuChọn lựa các ưu tiênRa các quyết địnhThoát khỏicạm bẫyKOALA – Ra quyết địnhKOALA1Thông tin (Knowledge)2Mục tiêu (Ojectives)3Phương án (Alternatives)4Đánh giá và lựa chọn (Look ahead)5Hành động (Action)Những lưu ý- Tính toán thời điểm thích hợp- Suy tính những mục tiêu dài hạn- Từ bỏ thói quen xấu- Phát huy những thói quen tốtĐồ thị quản lý thời gian+ Quan trọng+ Khẩn cấpĐồ thị quản lý thời gian+ Hiệu quả, lợi ích+ Công sức, cố gắng Lập KH cho thời gianĐể sửng dụng thời gian tốt, phải trù tính và lập kế hoạch trước.Công cụ quản lý thời gian cần phải có: - Cuốn nhật ký - Hệ thống danh mụcCuốn nhật kýLập kế hoạch dài hạnGhi lại những cuộc hẹnNhững cam kết trong tương laiHệ thống danh mụcBước 3Bước 2Bước 1Quyết định khoảng thời gianQuyết định trình tự công việcLiệt kê những công việc muốn làmỨng phó những điều không mong đợiTai nạnMáy móc bị hư hỏngSự vắng mặtƯớc tính thiếu thời gian cho công việcKhi có việc mới nảy sinh Nếu muốn biết một giây quý như thế nào? Hãy hỏi một người vừa thoát chết khỏi tai nạn giao thông Nếu muốn biết một phút quý như thế nào? Hãy đi tìm một vận động viên điền kinh vừa đạt huy chương bạc tại Thế vận hội. Nếu muốn biết một giờ quan trọng với bạn như thế nào? Hãy hỏi một người vừa nhỡ một chuyến bay. Nếu muốn biết một ngày quan trọng như thế nào? Hãy hỏi một đôi mới cuới xong và đang hưởng tuần trăng mật. Muốn biết một tháng quan trọng như thế nào? Hãy hỏi một bà mẹ vừa sinh non Muốn biết một năm quan trọng như thế nào? Hãy tìm một sinh viên vừa thi trượt tốt nghiệp. Muốn biết 10 năm quan trọng như thế nào? Hãy hỏi một bà mẹ chờ chồng đi kháng chiến. Và muốn biết cuộc đời này quan trọng như thế nào? Hãy hỏi một người vừa thoát khỏi căn bệnh hiểm nghèo. Muốn biết từng khoảnh khắc quan trọng như thế nào? Hãy hỏi chính bản thân mình Mong bạn hãy say nghĩ lại những gì đang diễn ra và đừng mong thời gian quay lại.Thank You !