Kỹ năng lãnh đạo - Chương 9: Truyền thông lãnh đạo

CH Ƣ Ơ N G 9 TRUYỀN THÔNG LÃNH ĐẠO 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 1 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo NỘI DUNG  Truyền thông là gì?  Truyền thông lãnh đạo.  Lựa chọn kênh truyền thông của lãnh đạo.  Truyền thông không chính thức của lãnh đạo. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 2 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo TẦM QUAN T R Ọ NG C Ủ A CÔNG T Á C TRUYỀN THÔNG ĐỐI VỚI L Ã NH ĐẠO 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 3 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Công việc lãnh đạo Ta ̣o tầm nhìn Ta ̣o ca ̉m hứng Gây a ̉nh hƣởng TRUYỀN THÔNG  Khái niệm  Truyền thông là quá trình giao tiếp hai chiều nhờ đó thông tin và sự hiểu biết được truyền đi giữa người gửi và người nhận. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 4 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Nhiễu N h ậ n tin N g u ồ n tin M ã h ó a T h ô n g đ iệp G iả i m ã Phản hồi CÁ C BƢỚC QUAN T R Ọ NG TRONG Q U Á T R ÌNH TRUYỀN THÔNG Truyền tải thông điệp Thu hút sự chú ý Duy trì sự chú ý Ngƣời nhận hiểu thông điệp Ghi nhớ thông điệp Sử dụng đƣợc thông điệp 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 5 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo CÁ C YẾU TỐ CHO SỰ THÀNH CÔNG C Ủ A TRUYỀN THÔNG 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 6 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Truyền thông thành công Có liên quan Dễ hiểu Dễ sử dụng TR U Y ỀN THÔNG Q U Ả N T R Ị  Mục tiêu  Truyền đạt thông tin nhằm định hướng và kiểm soát tổ chức,  Truyền đạt thông tin, mệnh lệnh để tổ chức và chỉ đạo hoạt động, phối hợp  Các dạng thông tin cơ bản: các sự kiện, con số thống kê, các quyết định  Đối tƣợng nhận tin  Cấp dưới (được chuyên môn hóa), những người sử dụng tin  Yêu cầu  Bảo đảm đúng địa chỉ và chính xác. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 7 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo TRUYỀN THÔNG LÃNH ĐẠO  Mục tiêu  Truyền thông về là viễn cảnh, tầm nhìn nhằm truyền cảm hứng, tạo động lực và liên kết mọi người với ý thức chung về mục đích thống nhất.  Đối tƣợng nhận tin  Toàn bộ những thành viên của tổ chức không phân biệt ranh giới và thứ bậc.  Yêu cầu  Tạo được sự thống nhất về viễn cảnh, tạo được niềm cảm hứng và tinh thần đồng đội cao trong thực hiện viễn cảnh. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 8 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo NH À L Ã NH ĐẠO L À N H À Q U Á N QUÂN TRUYỀN THÔNG 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 9 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Nguồn bên trong và bên ngoài Đô ́i thoại chiến lƣợc Nhà lãnh đạo nhƣ là quán quân về truyền thông Mục đích: hƣớng sự chu ́ ý vào viễn cảnh, giá tri ̣, tha ̀nh quả, tạo lòng tin Phƣơng pháp: Sử du ̣ng nhiều kênh, câu chuyện và â ̉n du ̣, truyền thông không chi ́nh thức ĐỐ I T H O Ạ I CHIẾN LƢỢC  Đối thoại chiến lƣợc là gì?  Đối thoại chiến lược là việc mọi người bất kể ranh giới, thứ bậc nói chuyện với nhau về viễn cảnh của tổ chức về chủ đề chiến lược then chốt và về các giá trị có thể giúp họ đạt đến kết quả mong muốn.  Vai trò của ngƣời lãnh đạo đối với đối thoại chiến lƣợc  Lắng nghe,  Đặt ra các vấn đề cho các cuộc đối thoại,  Lựa chọn kênh truyền thông đúng đắn và thúc đẩy các cuộc đối thoại. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 10 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo CÁ C T H À NH PHẦN C H ÍNH C Ủ A C Á C CUỘC ĐỐI T H O Ạ I CHIẾN LƢỢC Môi trƣờng truyền thông mở Lắng nghe Sự sáng suốt Đối thoại 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 11 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Đô ́i thoại chiến lƣợc BỐN BƢỚC TRUYỀN THÔNG HIỆU Q U Ả C Ủ A NGƢỜI L Ã NH ĐẠO  Tạo lập sự tin cậy  Lòng tin cậy dựa trên kiến thức, kinh nghiệm, mối quan hệ chân thành.  Xây dựng mục tiêu trên nền tảng chung  Mục tiêu phải chứa đựng lợi ích cá nhân của người phục tùng.  Lựa chọn cách truyền thông hiệu quả  Truyền thông dẫn dắt, sử dụng biểu tượng, phép ẩn dụ  Liên kết cảm xúc  Hiểu được cảm xúc của người nghe và điều chỉnh 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 12 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo CÁ C KÊNH TRUYỀN THÔNG  Kênh truyền thông  Phương tiện chuyển tải các thông điệp từ người gửi đến người nhận.  Các loại kênh truyền thông của lãnh đạo  Thảo luận  Đối thoại  Câu chuyện  Nói chuyện qua điện thoại  Email, tin nhắn,  Báo cáo, bản tin,  Mạng  4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 13 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo ẢNH HƢỞNG C Ủ A C Á C KÊNH TRUYỀN THÔNG K H Á C NHAU Kênh Sô ́ lƣợng kha ́n giả Kiến thức Sự hiểu biết Đô ̣ng lực Hành vi Tivi Lớn Lớn Nho ̉ Nho ̉ Nho ̉ Radio Lớn Lớn Nho ̉ Nho ̉ Nho ̉ Báo Lớn Lớn Nho ̉ Nho ̉ Nho ̉ Bản tin Trung bình Lớn Trung bình Nho ̉ Nho ̉ Hội ho ̣p Trung bình Lớn Lớn Trung bình Nho ̉ Hội thảo Nho ̉ Lớn Lớn Lớn Lớn Trao đổi Nho ̉ Lớn Lớn Lớn Lớn 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 14 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo LỰA C H Ọ N KIÊNH TRUYỀN THÔNG PHONG P H Ú 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 15 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Phong phú cao Phong phu ́ thâ ́p Báo cáo Phương tiện điện tử Truyền miệng trực tiếp, giáp mặt Sổ ghi nhớ, thư Điện thoại Hạn chế: -I ́t bị chi phối bởi tình cảm -Đi theo 1 hướng - Sụ phản hồi chậm Ưu điểm -Mang tính cá nhân -Hai chiều - Sụ phản hồi nhanh Ưu điểm - Có sự dự tính trước - Phổ biến rộng rãi Hạn chế - Mang tính tự phát - Khó phổ biê ́n rộng rãi SỬ DỤNG C Á C KÊNH TRUYỀN THÔNG ĐIỆN TỬ HIỆU Q U Ả  Các loại kênh truyền thông điện tử?  Ƣu điểm và hạn chế?  Sử dụng có hiệu quả? 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 16 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo CÂ U C H U Y ỆN V À P H É P Ẩ N D Ụ  Câu chuyện  Hãy chuyển hóa vấn đề cần truyền thông đến người phục tùng thông qua các câu chuyện.  Sự nhẹ nhàng, dí dỏm, đúng lúc, đúng nơi của câu chuyện sẽ tăng hiệu quả truyền thông, giúp tăng sự cảm hứng, tăng sự liên kết con tim và khối óc của mọi người vào viễn cảnh chung.  Phép ẩn dụ  Ẩn dụ là phép nói hiểu ngầm, không nói thẳng nhưng người đọc vẫn hiểu ý mình muốn nói sau câu chữ .  Điển hình của phép ẩn dụ: Thơ. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 17 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo TR U Y ỀN THÔNG KHÔNG C H ÍNH THỨC  Truyền thông không chính thức  Truyền thông không bằng lời nói mà bằng hành vi, thái độ, cuộc sống và công việc của người lãnh đạo. Người phục tùng sẽ giải thích hành động của nhà lãnh đạo như những biểu tượng.  Người phục tùng sẽ ưu tiên cho truyền thông không chính thức hơn khi có sự không phù hợp giữa truyền thông bằng lời và không lời. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 18 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo CÁ C K Ỹ NĂNG Đ Ể P H Á T TRIỂN TRUYỀN THÔNG TRONG KHỦNG K H O Ả NG  Giữ bình tĩnh, lắng nghe chăm chú  Rõ ràng  Nói sự thật  Truyền thông viễn cảnh cho tƣơng lai 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 19 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo MÔI TRƢỜNG TRUYỀN THÔNG MỞ  Đặc trƣng  Sự lan tỏa thông tin đến mọi hướng, không phân biệt ranh giới và thứ bậc trong tổ chức.  Tác dụng  Thông tin về viễn cảnh lan tỏa đến mọi hướng, mọi nơi trong tổ chức tạo nên sự chia sẻ tốt.  Tạo dựng sự hiểu biết, lòng tin, tạo động lực cho người phục tùng.  Giúp người lãnh đạo nhận thức được mức độ hiểu biết và hưởng lợi từ sự hiểu biết của nhân viên.  Làm thế nào để tạo một môi trƣờng truyền thông mở? 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 20 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo LẮNG NGHE  Bạn hiểu thế nào về lắng nghe?  Lắng nghe đối với ngƣời lãnh đạo  Giúp nhận thức được cách hiểu của người phục tùng về viễn cảnh, hiểu được hiểu quả của cách thức tác động đối với người khác để đạt được điều mong muốn.  Tạo môi trường truyền thông mở, tạo sự tin tưởng của người phục tùng   Lắng nghe hiệu quả  Tập trung chú ý,  Đáp lại chân thành,  Diễn giải lại điều vừa được chia sẻ,  Đặt câu hỏi,  Biết im lặng vừa đủ  4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 21 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo ĐỐ I T H O Ạ I  Đối thoại  Đối thoại là dùng ngôn ngữ nói để giải quyết sự bất đồng, tạo ra sự thông hiểu lẫn nhau, sự thống nhất chung về các vấn đề.  Các yếu tố nền tảng của đối thoại  Chân tình và thẳng thắn  Chân tình nhằm mục đích hướng tới tương lai, hướng tới sự đồng thuận, hướng tới sự tốt đẹp.  Thẳng thắn để hiểu nhau, lắng nghe nhau và để rồi tôn trọng nhau.  Bao dung  Đây là điều kiện không thể thiếu được để mọi cuộc “đối thoại” đi tới thành công.  Phải đặt mình vào hoàn cảnh người đối thoại, cố gắng tìm hiểu nguyên nhân của sự bất đồng để dung hòa và tìm ra tiếng nói chung cho cả đôi bên. 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 22 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo SỰ KHÁC NHAU GIỮA ĐỐI T H O Ạ I V À T H Ả O LUẬN 4 /2 4 /2 0 1 3 4 :0 6 P M 23 C h ư ơ n g 9 - T ru y ền th ô n g lãn h đ ạo Vấn đề chƣa thống nhâ ́t ĐỐI THOẠI -Biểu hiện cảm xúc, - Thăm dò giả định, - Tạm dừng quy kết, - Xây dựng điểm chung. THẢO LUẬN -Khẳng định vị trí, - Biện hộ bằng lý lẽ, - Thuyê ́t phục ngƣời khác - Xây dựng sự tƣơng phản KẾT QUẢ - Giải pháp dài hạn, đổi mới - Hợp nhất nhóm, - Ý nghĩa đƣợc chia xẻ, - Thay đổi quan điểm KẾT QUẢ - Quyết định ngắn hạn, - Đồng ý sự hợp lý, - Ý kiến đối lập bị hạ gục, - Giữ vững quan điểm