Kỹ năng lãnh đạo - Chương 8: Động cơ thúc đẩy và trao quyền

iên cứu chỉ ra rằng các cá nhân có nhu cầu tự hoàn thiện, nghĩa là, họ có khả năng tạo ra các kết quả và cảm nhận rằng chúng có hiệu quả.16Hầu hết mọi người tham gia tổ chức với mong muốn làm một công việc tốt, và trao quyền cho phép các nhà lãnh đạo tạo ra động cơ thúc đẩy trong trường hợp đó. Các nhà lãnh đạo ngày càng có trách nhiệm động viên mọi người để họ có thể làm được những điều tốt nhất với họ. Hơn nữa, các nhà lãnh đạo có lợi nhiều nhờ mở rộng các khả năng mà sự tham gia của các nhân viên đem đến cho tổ chức. Điều này cho phép họ ưu tiên chú ý nhiều hơn vào viễn cảnh và bức tranh tổng thể. Nó cũng giảm sức ép lên nhà lãnh đạo khi người phục tùng có khả năng đáp ứng tốt hơn và nhanh hơn với thị trường mà họ phục vụ.17 Ở vị trí tiền tiêu người công nhân thường có hiểu biết tốt hơn các nhà lãnh đạo về cách thức cải thiện quá trình làm việc, thỏa mãn một khách hàng hay giải quyết một vấn đề sản xuất 4.1. Các nhân tố của trao quyền Thông thường, khi quyền lực và trách nhiệm tăng dẫn đến sự động viên, sự thoả mãn cũng tăng theo và tỷ lệ thuyên chuyển, vắng mặt sẽ giảm xuống. Một nghiên cứu về trao quyền cho công nhân, bao gồm việc tăng thêm trách nhiệm, tự chủ trong việc xác định công việc, có quyền tự đưa ra quyết định là những nhân tố cơ bản của việc thoả mãn hoặc hài lòng với công việc của công nhân cho thấy rằng trao quyền là chỉ định quan trong nhất cho sự thỏa mãn tại nơi làm việc.18 Bước đầu tiên hướng tới trao quyền hữu hiệu là tuyển dụng và đào tạo hữu hiệu. Các nhà lãnh đạo phải tìm ra những con người có khả năng cũng như mong muốn đóng góp thật sự và tổ chức, sau đó huấn luyện một cách đầy đủ để trở thành ưu tú. Tuy nhiên, có một nhóm nhân viên có năng lực vẫn chưa đủ. Để thực hiện trao 15 44 16 48 17 49 18 50 16 quyền hữu hiệu cần phải có 5 nhân tố, đó là: thông tin, kiến thức, sự thận trọng, ý nghĩa, và phần thưởng.19 1. Nhân viên được nhận thông tin về công việc của công ty. Trong một công ty mà công nhân được trao quyền hoàn toàn thì không có thông tin bí mật. Họ có thể nắm được đặc tính kinh doanh chung của công ty, các thông tin thường xuyên về sự thực hiện của các đơn vị kinh doanh, và các xưởng.20 2. Nhân viên nhận được kiến thức và kỹ năng để đóng góp vào mục tiêu của công ty. Công ty huấn luyện nhân viên để họ có được các kỹ năng và kiến thức mà họ cần để đóng góp một vào thành tích của công ty. Kiến thức và kỹ năng dẫn đến năng lực mà họ tin rằng có khả năng thực hiện thành công công việc của mình.21 3. Công nhân có quyền đưa ra những quyết định độc lập. Ngày nay, nhiều công ty cạnh tranh cho phép nhân viên được quyền ảnh hưởng đến những thủ tục công việc và định hướng tổ chức thông qua vòng tròn chất lượng và những nhóm tự quản. 4. Nhân viên hiểu được ý nghĩa và sự tác động của công việc họ làm. Những nhân viên được trao quyền lực hiểu được tầm quan trọng và ý nghĩa của công việc họ làm, thấy được khả năng, sự thành thạo, và nhận ra tác động công việc của họ lên khách hàng, những bên hữu quan, và sự thành công của tổ chức.22 Hiểu được mối liên hệ giữa các hoạt động hàng ngày của mỗi người và viễn cảnh chung của tổ chức cho con người một cảm giác định hướng, một ý tưởng về ý nghĩa công việc họ đang làm. Nó cho phép gắn kết các hành động của nhân viên với viễn cảnh và có ảnh hưởng tích cực đến kết quả công việc của họ.23 5. Nhân viên được thưởng dựa vào thành tích của công ty. Nghiên cứu đã chỉ ra tầm quan trọng của hệ thống thưởng và công nhận công bằng trong việc hỗ trợ trao quyền. Bằng việc khẳng định các nhân viên đang trong quá trình hướng đến mục tiêu, phần thưởng sẽ giúp cho việc duy trì động cơ thúc đẩy ở mức độ cao.24 Lãnh đạo cần xem xét cẩn thận và thiết kế lại hệ thống thưởng để hỗ trợ việc trao quyền và làm việc nhóm. Hai cách mà tổ chức mà 19 51 20 52 21 53 22 56 23 58 24 59 17 có thể chọn để thưởng trên phương diện tài chính cho nhân viên dựa vào thành tích công ty đó là lợi nhuận chia sẻ và kế hoạch chia sẻ quyền sở hữu cho nhân viên (ESOPs). Thực tế ngày nay, nhiều tổ chức đang thực thi các chương trình trao quyền, nhưng họ trao quyền cho nhân viên theo những mức độ khác nhau. Ở một số công ty, trao quyền có nghĩa là khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến trong khi quyền ra quyết định cuối cùng vẫn thuộc về nhà quản trị. Ở các công ty khác trao quyền có nghĩa là cho các nhân viên ở vị trí tiền tiêu có quyền lực hầu như hoàn toàn để ra quyết định thực thi việc khởi xướng và tưởng tượng. Phương pháp trao quyền hiện nay có thể tóm lược trong hình 8.7 5. Các chương trình động viên trên toàn tổ chức Gần đây, các nhà lãnh đạo có thể động viên các thành viên của tổ chức bằng việc sử dụng khác nhiều hơn so với các cách tiếp cận “củ cà rốt và cây gậy” và ít hơn so với trao quền hoàn toàn. Một trong những cách tiếp cận là nuôi dưỡng môi trường tổ chức cho phép con người tìm ra giá trị và ý nghĩa thật sự trong công việc của họ. Cách tiếp cận thứ hai là thực thi các chương trình trên phạm vi toàn tổ chức chẳng hạn quyền sở hữu của nhân viên, làm giàu công việc, các kiểu kế hoạch khuyến khích mới. Cung cấp ý nghĩa của công việc Chúng ta đã biết rõ về các phần thưởng bên trong và tầm quan trọng của nó đối với động cơ thúc đẩy ở mức cao. Một cách thức gắn phần thưởng bên trong vào công việc là khi làm cho mọi người cảm thấy sâu sa về tầm quan trọng và ý nghĩa của công việc, chẳng hạn con người làm việc vì lý do xã hội hay sứ mệnh. Các cách tiếp cận khác: Có nhiều cách tiếp cận khác để có thể cải thiện động cơ thúc đẩy của toàn bộ tổ chức. Một trong những cách thông thường nhất là: chương trình giàu công việc, quyền sở hữu của nhân viên, chia sẻ lợi nhuận, trả lương theo năng lực, trả lương theo thành tích. Thù lao biến đổi và các dạng thanh toán theo rủi ro khác nhau là các công cụ chính ngày này và đang trở thành phổ biến hơn các hình thức lương cố định ở nhiều công ty Quyền sở hữu của nhân viên thể hiện bằng hai hình thức. Thứ nhất, trao quyền có thể gây ra một sự cam kết tâm lý với sứ mệnh của tổ chức trong đó nhân viên làm việc như người chủ sở hữu hơn là với tư cách nhân viên.Thứ hai, bằng việc sở hữu chứng khoán trong công ty mà họ làm việc, các cá nhân được thức đẩy để đạt được thành tích tốt nhất của mình. 18 Không có quyết định độc lập Cung cấp đầu vào Tham gia trong các quyết định Ra quyết định Chịu trách nhiệm quá trình ra quyết định ra quyết định và chiến lược Chỉ dẫn định kỳ Đề nghị các chương trình Các nhóm tham gia và vòng tròn chất lượng Các nhóm xuyên chức năng Các nhóm tự quản Tự quản trị Nhiều và phức hợp Một vài Kỹ năng cần thiết của nhân viên Thấp Cao Mức độ trao quyền 19 Chia sẻ lợi nhuận là một hình thức tiếp cận khác cho rằng việc thúc đẩy con người làm việc cùng nhau sẽ tốt hơn tập trung vào thành tích và phần thưởng của từng cá nhân. Như thế, nhân viên tham gia vào các chương trình gắn một khoản trả tăng với sự cải thiện thành tích của các nhân viên nói chung. Nhân viên được khuyến khích để tích cực tìm kiếm những cách để cải tiến quá trình, với bất kì kết quả lợi ích tài chính nào đều được chia cho các nhân viên. Trả lương theo năng lực: lương của nhân việc dựa trên số lượng các kĩ năng công việc mà họ có được. Nếu những nhân viên tăng thêm được những kĩ năng của họ thì họ sẽ được trả lương nhiều hơn. Một tổ chức có lực lượng lao động với nhiều kỹ năng tất nhiên nó sẽ linh hoạt hơn. Trả lương theo thành tích: gắn ít nhất là một phần tiền thưởng của nhân viên với kết quả hoặc sự hoàn thành công việc, là một khuynh hướng của những tổ chức ngày nay. Chia sẻ lợi ích cũng là một hình thức gắn phần thưởng với thành tích. Nhứng ví dụ khác về khả năng gắn kết phần thưởng với thành tích là hoa hồng, trả công xứng đáng, chia sẻ lợi nhuận Làm giàu công việc kết hợp các động cơ thúc đẩy cao vào công việc, bao gồm trách nhiệm công việc, sự thừa nhận và các cơ hội phát triển, học tập và thành tích. Trong một công việc đã được làm giàu nhân viên kiểm soát các nguồn lực cần thiết để thực hiện tốt và ra các quyết định vầ cách thức làm việc. Một cách thức làm giàu công việc đơn giản là mở rộng công việc sao cho nó bao phủ một số hoạt động thay vì chỉ một hoạt động. TÓM TẮT Chương này trình bày một số ý tưởng quan trọng về động viên trong các tổ chức. Các cá nhân được động viên để hành động thỏa mãn hàng loạt các nhu cầu. cách tiếp cận lãnh đạo để động viên có khuynh hướng tập trung vào các nhu cầu cao hơn của nhân viên. Vai trò của lãnh đạo là tạo ra một tình thế trong đó các nhu cầu cao hơn của người phục tùng và các nhu cầu của tổ chức đồng thời được đáp ứng. Các lý thuyết dựa trên nhu cầu tập trung vào các nhu cầu cơ bản thúc đẩy hành vi con người. Hệ thống thứ bậc nhu cầu của Maslow đề nghị rằng các cá nhân thỏa mãn các nhu cầu thấp trước khi dịch chuyển lên các nhu cầu cao hơn. Thuyết hai nhân tố của Herzberg cho rằng những gì không được thỏa mãn thì phải bị dỡ bỏ và những yếu tố động viên cần được tăng thêm. McClelland khẳng định rằng con người được động viên khác nhau tùy thuộc vào những nhu cầu mà họ đã đạt được. Các lý thuyết động viên khác, bao gồm thuyết ủng hộ, thuyết kỳ vọng, thuyết công bằng chủ yếu tập trung vào thưởng phạt bên ngoài, đôi khi được gọi là phương pháp động viên “củ cà rốt và cây gậy”. Thuyết ủng hộ cho rằng hành vi có thể thay đổi khi dùng phần thưởng và hình phạt hợp lý. Thuyết kỳ vọng dựa trên ý tưởng cho rằng động cơ của con người là ngẫu nhiên dựa trên các kỳ vọng của họ về hành vi nhất định với phần thưởng có thể nhận được. Thuyết công 20 bằng đề nghị rằng động cơ của mỗi cá nhân chịu ảnh hưởng không chỉ bởi phần thưởng họ nhận được mà còn bởi nhận thức về việc được đối xử công bằng trong quan hệ với người khác. Con người được động viên để tìm công bằng xã hội trong phần thưởng mà họ kỳ vọng tương ứng với thành tích. Mặc dù, các phương pháp động viên “củ cà rốt và cây gậy” có thể được áp dụng rộng rãi, nhưng có nhiều ý kiên phê phán rằng nó các phần thưởng bên ngòI lmf giảm tác dụng các phần thưởng bên trong, đem lại các kết cục không mong muốn, và quá đơn giản với các thực tiễn tổ chức, thay thế hợp tác bằng cạnh tranh không lành mạnh. Một cách tiếp cận khác với “củ cà rốt và cây gây” đó là động viên bằng trao quyền, trong đó thuộc cấp hiểu rõ định hướng của tổ chức và tự chủ hành động phù hợp với định hướng đó. Các nhà lãnh đạo cung cấp cho nhân viên kiến thức để đóng góp vào tổ chức, quyền lực để ra quyết định, và nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc của họ. Trao quyền nói chung đáp ứng được các nhu cầu cao hơn của các cá nhân. Trao quyền gắn với khuynh hướng giúp nhân viên tìm ra giá trị và ý nghĩa công việc của họ và tạo một môi trường để con người có thể phát triển. Khi con người toàn tâm toàn ý với công việc, sự thỏa mãn, thành tích và lợi nhuận tăng lên. Câu hỏi thảo luận 1. Mô tả các loại nhu cầu của con người trong một tổ chức? Các thái độ và hành vi của con người chịu ảnh hưởng như thế nào bởi nhu cầu đó? 2. Nêu rõ mối quan hệ giữa nhu cầu, phần thưởng và động cơ thúc đẩy? 3. Vai trò của nhà lãnh đạo như thế nào trong việc động viên người khác? 4. Cách tiếp cận “cây gậy và củ cà rốt” là gì? Bạn có nghĩa rằng nó sẽ thu nhỏ tổ chức không? Vì sao? 5. Các đặc trưng cơ bản của thuyết kỳ vọng và thuyết ủng hộ làm cho nó dường như giống với cách tiếp cận “củ cà rốt và cây gậy”? Tại sao chúng được áp dụng phổ biến trong các tổ chức? 6. Vì sao điều quan trọng đối với nhà lãnh đạo là phải có hiểu biết cơ bản về thuyết công bằng? Bạn có thể nhận ra trong cách trả thù lao phổ biến ngày nay như trả lương theo thành tích, chia trả lợi nhuận có thể có những sự không công bằng giữa các nhân viên không? Hãy thảo luận vấn đề này? 7. Lợi ích của việc trao quyền cho nhân viên là gì? Tại sao cũng có những nhân viên không cần được trao quyền? 8. bạn có đồng ý rằng nhân tố vệ sinh như mô tả trong thuyết hai nhân tố của Herzberg không cung cấp sự thỏa mãn và đông viên không? Hãy thảo luận? 9. Bạn có tin rằng trách nhiệm của người lãnh đạo là giúp nhân viên tìm ra ý nghĩa trong công việc của họ không? Lãnh đạo sẽ làm điều này như thế nào với các nhân viên ở nhà hàng?