Kỹ năng lãnh đạo - Bài 7: Thông tin

BÀI 7 THÔNG TIN 1. Tầm quan trọng của thông tin 2. Truyền đạt thông tin 3. Lắng nghe 4. Phản hồi TẦM QUAN TRỌNG CỦA THÔNG TIN Thông tin rất cần thiết cho hoạt động của một tổ chức giống như máu cần cho một cơ thể sống Lượng thời gian cần cho trao đổi thông tin là rất lớn Các thông tin được trao đổi dưới nhiều dạng: văn bản, lời nói, gặp gỡ hoặc qua điện thoại Quá trình thông tin cần được phân tích trên ba cấp độ  Thông tin giũa các cá nhân  Thông tin trong nhóm  Thông tin trong tổ chức QUÁ TRÌNH TRUYỀN ĐẠT Quá trình mã hóa Thông điệp và kênh Quá trình mã hoá Quá trình mã hoá Quá trình giải mã Phản hồi Nguồn với thông tin được giao tiếp Người nhận thông điệp và đưa ra phản hồi Thông điệp nhận được Thông điệp dự định TRUYỀN ĐẠT CÓ HIỆU QUẢ Sự hiểu biết Sự hài lòng ( thú vị ) Aûnh hưởng thái độ Aûnh hưởng hành vi Hoàn thiện , phát triển các mối quan hệ TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ 1. Sự khác biệt văn hoá  Chủ nghĩa cá nhân và tập thể  Rõ ràng và hàm ý  Nhận thức về thời gian  Nhận thức về không gian  Tầm quan trọng về đẳng cấp (tt) TRUYỀN ĐẠT TRONG MÔI TRƯỜNG ĐA VĂN HOÁ 2. Sự khác biệt về truyền đạt giữa các nền văn hoá Chú trọng vào nhiệm vụ hay phát triển quan hệ Phong cách tranh luận và lý giải Các hành vi truyền đạt phi ngôn ngữ 3. Các phẩm chất cần cho truyền đạt thành công trong môi trường đa văn hoá :  Kiên nhẫn – khách quan - thông cảm - tôn trọng LẮNG NGHE  Lắng nghe là hoạt động rất quan trọng cho quá trình thông tin hiệu quả  Lắng nghe hiệu quả là kết quả của việc phát triển sự thấu cam3 và sử dụng những kỹ năng lắng nghe hiệu quả Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng cần được phát triển ĐẶC ĐIỂM CỦA NGƯỜI BIẾT LẮNG NGHE  Dễ gần  Quan tâm  Chú ý  Bày tỏ sự khuyến khích  Không cắt ngang  Đánh giá cao những quan điểm khác biệt  Thể hiện sự thấu cảm  Không nói quá nhiều NHỮNG NGUYÊN TẮC LẮNG NGHE HIỆU QUẢ 1. Tìm kiếm những vùng lợi ích, tăng sự hiếu biết với những suy nghĩ tích cực khi nghe 2. Không vội phán quyết 3. Lắng nghe những ý tưởng , không chú trọng vào lỗi của phát biểu 4. Ghi chép 5. Phản ứng tích cực , thách thức những suy nghĩ 6. Chống lại sự lơ đãng 7. Khuyến khích người nói PHẢN HỒI • Phản hồi là hoạt động rất quan trọng để đảm bảo rằng Thông tin truyền đi được người nhận hiểu đúng Người đưa thông tin hiểu được suy nghĩ, cảm xúc của người nhận thông tin Tăng lượng thông tin trao đổi Khuyến khích tăng phản hồi thông tin Khi nhận phản hồi thông tin cần thực tế , lịch sự ,vui vẻ CHÚ Ý KHI PHẢN HỒI 1. Đưa phản hồi  Cụ thể , có chọn lọc , biết chắc chắn  Mô tả, không phán quyết  Tránh suy luận về động cơ hay cảm xúc  Không né những phản hồi tiêu cực  Đưa ra những đề nghị hoặc lời khuyên  Đúng thời điểm PHẢN HỒI 2. Nhận phản hồi  Cởi mở với những điều được nghe  Nên ghi chép lại  Đề nghị nêu ví dụ cụ thể (nếu cần)  Đừng tìm cách giải thích để người nghe cảm nhận sự biện minh MÔ HÌNH GỢI MỞ VÀ ĐƯA RA THÔNG TIN PHẢN HỒI ( CỬA SỔ JOHARI ) VUÕ ÑAØI ÑIEÅM MUØ VEÅ BEÀ NGOAØI (VUØNG BÒ AÅN GIAÁU) KHOÂNG ÑÖÔÏC BIEÁT ÑEÁN KHÔNG Ý THỨC BẢN THÂN NHÓM Những điều tôi biết Những điều tôi không biết Những điều họ biết Những điều họ không biết GỢI MỞ NHẬN THÔNG TIN PHẢN HỒI VĐ VBN ĐM KĐBĐ GỢI MỞ ĐƯA THÔNG TIN PHẢN HỒI VĐ ĐM VBN KĐBĐ