Kỹ năng kiểm soát quá trình - MBP - Dành cho nhà quản lý

c hiện, xem xét, xử lý, khiếu nại về kỷ luật tuân theo thủ tục hướng dẫn xem xét kỷ luật và khiếu nại mã số: KV/PR-12 Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 71 1.5.2.5 Các chương khác  Marketing.  Bán hàng  Dịch vụ.  Hành chánh.  Kế toán Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 72 2. Thủ tục  (Đã được xây dựng trong phần Part I) Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 73 3. Quy định 3.1 Khái niệm:  Toàn bộ phần nội dung và hình thức của tài liệu tuân theo thủ tục kiểm soát tài liệu.  Phân biệt khái niệm quy định thông thường và khái niệm quy định trong hệ thống tài liệu. + Theo cách hiểu thông thường, quy định là tất cả nhửng gì mà một thành viên trong tổ chức phải thực hiện. Như vậy, bản thân các tài liệu khác như sổ tay, thủ tục, hướng dẫn đều là các quy định. + Theo định nghĩa của ISO 9000: 2000, thì quy định là tài liệu công bố các yêu cầu (documents stating requirements). Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 74 3.2 Các loại quy định trong DN:  Thực hiện chế độ kế toán tài chính theo quy định của pháp luật.  Thực hiện quy định về lao động.  Thực hiện các chính sách của DN về kinh doanh, nhân sự như: + Quy định về thưởng doanh số. + Nội quy. + Quy định về các hành vi, phương pháp xử sự, giao tiếp của các thành viên trong tô chức Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 75 3.3 Chức năng nhiệm vụ, mô tả công việc 3.3.1 Khái quát: + Chức năng, nhiệm vụ và mô tả công việc là một loại quy định đặc thù của tổ chức. + Cần phân biệt hai khái niệm chức năng và nhiệm vụ: _ Chức năng là gì? Chức năng là nhiệm vụ trọng tâm của bộ phận. _ Nhiệm vụ là gì? Cái mà bạn phải thực hiện. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 76 3.3.2 Mô hình CN-NV-MTCV Chức năng 1 Quy trình 1 Quy trình 2 Nhiệm vụ 1.1 Nhiệm vụ 1.3Nhiệm vụ 1.2 NV của TP NV của Staff1 NV của Staff2 Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 77 3.3.2 Mô hình CN-NV-MTCV (tt)  Bước 1: Xác định các chức năng chính.  Bước 2: Xây dựng các quy trình cho mỗi chức năng.  Bước 3: Lập list các nhiệm vụ. Trong các phần này cần lưu ý đến 4 chức năng của nhà quản trị: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.  Bước 4: Chuyển các NV cho các Staff hay quản lý thích hợp. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 78 3.3.3 Nội dung chính bản MTCV:  Mục tiêu công việc:  Nhiệm vụ: + Hầu hết các tổ chức chỉ liệt kê các NV của nhân viên mà không thể hiện trong đó rằng NV đó thực hiện như thế nào. + Chúng ta có thể thiết kế phần nhiệm vụ làm nhiều cột như nhiệm vụ, tài liệu, yêu cầu..  Quyền hạn.  Báo cáo và uỷ quyền.  Nhiều tổ chức tích hợp thêm phần tiêu chuẩn công việc. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 79 4. Tiêu chuẩn:  Hiện nay trong DN tồn tại hai loại tiêu chuẩn chính là: + Tiêu chuẩn công việc. + Tiêu chuẩn sản phẩm.  Nội dung và hình thức xây dựng tiêu chuẩn tuân theo quy trình kiểm soát tài liệu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 80 5. Hướng dẫn công việc:  HDCV thường chi tiết các nội dung trong sổ tay, thủ tục hoặc quy định. Đối với mỗi yêu cầu trong các loại tài liệu này, sẽ phát sinh quy tắc: 5W1H. HDCV chính là chi tiết chữ How trong quy tắc này.  HDCV phân làm hai loại chính: theo loại công việc và theo người sử dụng.  Thông thường HDCV được dùng cho một loại công việc tương ứng với một người sử dụng thì sẽ thuận lợi hơn trong việc tiếp cận.  Nội dung và hình thức của HDCV tuân theo thủ tục kiểm soát tài liệu, và thường được phân thành nhiều bước khác nhau, có diễn giải chi tiết cho từng bước công việc. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 81 6. Hướng dẫn vận hành: 6.1 Đối tượng sử dụng: + Các loại máy móc. + Máy vi tính, server Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 82 6.2 Cơ cấu nội dung của tài liệu: 6.2.1 Chuẩn bị: + Nhiên liệu. + Hệ thống điện. 6.2.2 Thao tác mở máy. 6.2.3 Thao tác vận hành. + Các bước để vận hành máy. + Quy định thời gian kiểm tra. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 83 6.2 Cơ cấu nội dung của tài liệu: 6.2.4 Tắt máy. + Thao tác tắt máy. + Thu dọn, sắp xếp lại nơi làm việc. 6.2.5 Các sự cố thường gặp và cách xử lý. Mục đích là tạo ra sự hướng dẫn cho người vận hành các sự cố thường gặp để họ có thể xử lý trực tiếp mà không cần sự hỗ trợ từ bên ngoài. 6.2.6 Bảo trì. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 84 7. Biểu mẫu  Hầu như toàn bộ hoạt động của công ty thể hiện qua các biểu mẫu.  Biểu mẫu khi được ghi chép sẽ là bằng chứng khách quan về việc thực hiện công việc của NV.  Vì tầm quan trọng của BM, một số công ty thường lập một danh sách để quản lý tất cả các loại biểu mẫu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 85 7. Biểu mẫu  Danh sách biểu mẫu thường do phòng HC quản lý. Lý do, nó sẽ liên quan đến việc cấp phát, sử dụng cho các phòng ban chức năng..  BM không bao giờ đứng độc lập mà luôn đi kèm các tài liệu quy định và diễn giải cho nó, như thủ tục, quy định, hướng dẫn  Mã số biểu mẫu thường đi kèm mã số tài liệu đi kèm với nó, ví dụ: 04/KV/TT-11/BM hoặc KV/TT-11/BM04 PHẦN III: KIỂM SOÁT TÀI LIỆU CỦA BỘ PHẬN Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 87 1. Phát sinh tài liệu mới.  Lập giấy đề nghị soạn thảo tài liệu mới (theo mẫu thủ tục kiểm soát tài liệu).  Soạn thảo tài liệu theo hướng dẫn soạn thảo tài liệu.  Chuyển tài liệu cho các bộ phận có ý kiến (nếu tài liệu liên quan đến phòng ban khác).  Liên hệ bộ phận HC xin mã số tài liệu.  Trình GĐ xem xét và phê duyệt.  Bộ phận HC photo và phân phối tài liệu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 88 2. Thay đổi tài liệu:  Lập giấy đề nghị thay đổi tài liệu.  Chuyển phòng ban khác cho ý kiến, tập hợp.  Trình GD xem xét và phê duyệt.  Phòng HC chỉnh sửa tài liệu hệ thống và phân phối. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 89 3. Phân phối và huấn luyện:  Bộ phận liên quan sẽ nhận được một bản copy tài liệu từ phòng HC. Bản copy phải có đóng dấu kiểm soát.  Khi nhận được tài liệu, trưởng BP có trách nhiệm giải thích, huấn luyện cho nhân viên về quy trình mới.  Trưởng bộ phận lập biên bản huấn luyện, có chữ ký của NV tham gia, biên bản huấn luyện chính phải chuyển về phòng NS lưu. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 90 4. Danh mục tài liệu nội bộ.  Danh mục tài liệu nội bộ bao gồm tất cả các tài liệu phát sinh trong nội bộ công ty.  Mỗi bộ phận phải lập một danh mục tài liệu nội bộ của bộ phận mình và cập nhật danh mục tài liệu thường xuyên. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 91 4. Danh mục tài liệu nội bộ. (tt) Mã số Phân loại Chủ đề Tên tài liệu Thời gian ban hành Bộ phận ban hành Lần ban hành Ghi chú Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 92 5. Tài liệu bên ngoài: 5.1 Khái niệm: Tài liệu bên ngoài là tài liệu có nguồn gốc từ bên ngoài. 5.2 Phân loại:  Văn bản pháp luật.  Tài liệu kỹ thuật của khách hàng.  Sách hướng dẫn chuyên môn.  Tài liệu của công ty khác Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 93 5.2 Phân loại: (tt)  Tài liệu bên ngoài còn được phân làm loại có tính chất bắt buộc và tài liệu tham khảo.  Tài liệu có tính chất bắt buộc ví dụ như văn bản pháp luật, tài liệu kỹ thuật của khách hàng để hướng dẫn cho từng đơn hàng cụ thể. Những tài liệu này phải được kiểm soát tương tự như tài liệu nội bộ của công ty.  Tài liệu bắt buộc được đóng dấu kiểm soát và tài liệu tham khảo được đóng dấu tham khảo. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 94 5.3 Kiểm soát tài liệu bên ngoài.  Bộ phận phải duy trì một danh mục tài liệu bên ngoài với mẫu tương tự danh mục tài liệu nội bộ.  Khi phát sinh tài liệu bên ngoài, bộ phận lập phiếu đề nghị áp dụng tài liệu bên ngoài, trình GD phê duyệt (hoặc có thể uỷ quyền phê duyệt cho TP). Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 95 PHẦN IV: KIỂM SOÁT HỒ SƠ Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 96 1. Yêu cầu:  Xác định bằng chứng về quá trình thực hiện hệ thống tài liệu.  Đảm bảo tính rõ ràng, dễ nhận biết, dễ sử dụng.  Xác định phương pháp bảo quản, bảo vệ.  Xác định thời gian lưu trữ và huỷ bỏ hồ sơ.  Cách thức sử dụng. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 97 2. Ý nghĩa:  Giảm rủi ro khi nhân viên nghỉ việc, nghỉ đột xuất.  Thuận lợi cho quá trình bàn giao công việc.  Truy xuất nhanh hồ sơ Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 98 3. Phân loại hồ sơ:  Hồ sơ trong máy/ổ cứng/server.  Hồ sơ giấy.  Hồ sơ trên mạng/email.  Hồ sơ lưu trên các đĩa CD. Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 99 4. Danh mục hồ sơ. Stt Tên hồ sơ Người quản lý Người được đọc hồ sơ Vị trí để hồ sơ Dạng hồ sơ Cách phân loại sắp xếp Ngày phát sinh hồ sơ Ngày cất hồ sơ Thời gian lưu Phương pháp huỷ bỏ Văn bản Trong ổ cứng CD Management by Process Docs Part I by Ngo Quang Thuat 100 5. Quản lý hồ sơ của bộ phận.  Công ty phải có danh mục hồ sơ chung. Danh mục này chủ yếu nêu ra nguyên tắc quản lý các loại hồ sơ.  Danh mục hồ sơ của bộ phận nào thì bộ phận đó tự quản lý.  Trong các loại hồ sơ, hiện nay việc quản lý hồ sơ trong máy vi tính của các công ty còn nhiều vướng mắc. CẢM ƠN SỰ THAM GIA CỦA QUÝ VỊ