Kinh doanh marketing - Quản trị

Cơ cấu ma trận cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự ánSản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhauCơ cấu này người lãnh đạo trực truyến và theo chức năng còn được sự giúp đỡ của người lãnh đạo theo đề ánMỗi thành viên của bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng được gắn liền với việc thực hiện một đề án trên một khu vực nhất định Cơ cấu tổ chức ma trận Người lãnh đạoC1C2C3C4XYƯu nhược điểm Ưu điểm Đây là hình thức tổ chức linh động Ít tốn kém, sử dụng nhân lực có hiệu quảĐáp ứng được tình hình sản xuất kinh doanh nhiều biến độngViệc hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóngNhược điểm:Dễ xảy ra tranh chấp ảnh hưởng giữa người lãnh đạo và các bộ phận Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớnPhạm vi sử dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định 6.5.Cơ cấu tổ chức theo vùng địa lý Tổng giám đốc Gíam đốc chi nhánh Miền Nam Gíam đốc chi nhánh Miền BắcGíam đốc chi nhánh Miền TrungƯu nhược điểmƯu điểm Giao trách nhiệm cho cấp thấp hơnChú ý các thị trường và vấn đề về địa phươngTăng cuờng sự kết hợp theo vùngTận dụng được tính hiệu quả các hoạt động tại địa phương Có sự thông tin trực tiếp tốt hơn với những đại diện cho lợi ích địa phương Nhươc điểmCần nhiều người có thể làm công việc tổng quản lý Có khuynh hướng làm cho việc duy trì các dịch vụ trung tâm về kinh tế khó khăn hơn và có thể còn cần đến những dịch vụ như là nhân sư hoặc mua sắm ở cấp vùngVấn đề kiểm soát của cấp quản lý cao nhất khó khăn hơn .Phải có cơ chế kiểm soát phức tạp 6.6. Cơ cấu tổ chưc theo sản phẩm Loại cơ cấu này lấy cơ sở là các dãy sản phẩm hay lĩnh vực hoạt động để thành lập các bộ phận hoạt độngTổng giám đốc Dãy sản phẩm ADãy sản phẩm ADãy sản phẩm AƯu nhược điểm Ưu điểm :Phát triển tốt sản phẩm, có tầm nhình tổng quát về thị truờng của 1 dãy sản phẩm nhất địnhCó khả năng tập trung nguồn lực(vốn, kỹ thuật)để cạnh tranh, dễ tạo tính cạnh tranh về chi phíDễ xác định được ưu thế cạnh tranh Khuyết điểm :Đòi hỏi trình độ quản lý khác nhau ở các dãy sản phẩm, do vậy chi phí quản lý cao . Việc đào tạo và phát triển nhân sự trong tổ chức cũng hạn chếDễ dẫn đến tính cục bộ giữa các bộ phận, ít quan tâm đến sự phát triễn toàn diện của tổ chức, khả năng hợp tác giữa các bộ phận kémIII. Sự phân chia quyền lực1. Khái niệm Quyền lực trong tổ chức là mức độ độc lập trong hoạt động dành cho một người thông qua việc trao cho họ quyền ra các quyết định hay đưa ra các mệnh lệnh Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong cơ cấu tổ chức Mức độ phân quyền càng lớn khi Số lượng các quyết định được đề ra ở các cấp tổ chức thấp hơn càng ngày càng nhiều Các quyết định được đề ra ở các cấp thấp trong tổ chức càng quan trọngCàng có nhiều chức năng chịu tác động bởi các quyết định được ra ở các cấp thấp hơn trong tổ chức Một nhà quản trị càng ít phải kiểm tra một quyết định cùng với những người khác Quyền hạn bao hàm trách nhiệm và sự chịu trách nhiệm Trách nhiệm là nghĩa vụ phải hoàn thành những nhiệm vụ được giao Nhân viên nhận trách nhiệm về công việc mà mình được phân công Nhà quản trị phải thiết lập nhữngnguyên tắc chỉ đạo mà người nâhn viên phải tuân theo khi tiến hành công việc2. Uỷ quyền 2.1.Khái niệm Uỷ quyền là việc tạo cho người khác quyền hành và trách nhiệm để thực hiện một hoạt động nhất định Một khi vượt quá giới hạn này, quyền lực sẽ phải được giao phó cho cấp duới thay thế các nhà quản trị cấp trên, ra các quyết định trong phạm vi lĩnh vực trách nhiệm họ được giao phó2.2. Quá trình uỷ quyền Xác định các kết quả mong muốn Giao nhiệm vụGiao quyền hạn để hoàn thành các nhiệm vụ đó và yêu cầu người được uỷ quyền phải chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ Kiểm tra theo dõiViệc uỷ quyền bằn văn bản cụ thể là đặc biệt có ích đối với cả người quản trị được uỷ quyền lẫn người uỷ quyền2.3. Những nguyên tắc uỷ quyền Khi chúng không được thực hiện chu đáo, việc uỷ quyền có thể sẽ kém hiệu quả , việc tổ chức có thể sẽ thất bại, va có thể dẫn đến việc quản lý tồiCác nguyên tắc uỷ quyền Người đuợc uỷ quyền phải lq người cấp dưới trực tiếp làm những công việc đó Sự uỷ quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người uỷ quyền Quyền lợi, nghĩa vụ của người uỷ quyền và người được uỷ quyền phải bảo đảm và gắn bó với nhau Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được uỷ quyền phải đuợc xác định rõ ràng .Uỷ quyền phải tự gíac không được áp đặt Người được uỷ quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việcLuôn luôn phải có sự kiểm tra trogn quá trình thực hiện sự uỷ quyền 2.4. Nghệ thuật uỷ quyền Uỷ quyền là một loại hoạt động quản trị cơ bản. Ngoài việc tuân thủ nữhng nguyên tắc và những qui trình nhất định (tức là khía cạnh khoa học) thì nó cũng thể hiện tính nghệ thuật trong quản trị Để uỷ quyền thành công cần lưu ý Sự hợp tác :sẵn lòng tạo cho những người khác một dịp để suy nghĩ.Sự sẵn sàng chia sẻ : sẵn sàng giao quyền ra quyết định cho người được uỷ quyền.Chấp nhận thất bại của người khác :một cấp dưới phải được phép mắc phải sai lầm Sẵn sàng tin cậy cấp dưới : thái độ tin cậy của cả hai bên, mà đặc biệt là nhà quản trị cấp trên phải có lòng tin là cấp dưới Sẵn sàng lập ra và sử dụng sự kiểm tra rộng rãi :là một nghệ thuật quản trị phức tạp nhất2.5. Những trở ngại và những biện pháp khắc phục trở ngại đối với uỷ quyền Tâm lý lo sợ cấp dưới không hoàn thành nhiệm vụTâm lý sợ cấp dưới thực hiện công việc theo cách riêng của họ hoặc thực hiện tốt hơn mình sẽ vượt mình trong thăng tiến Trở ngại về mặt tổ chức bao gồm sự xác định không rõ ràng trách nhiệm và quyền hạn Giải pháp khắc phục Phải trao cho cấp dưới quyền tự do hành động để hoàn thành nhiệm vụ được giao Thực hiện sự truyền thông cởi mở giữa các nhà quản trị và cấp dưới CHƯƠNG 7 : CHỨC NĂNG ĐIỀU KHIỂN Vai trò của điều khiển trong quản trị Quá trình tuyển dụng và phát triển nhân viên Các lý thuyết động viên tinh thần làm việc Truyền thông và giải quyết xung đột I. Khái niệm và nội dung của chức năng điều khiển 1. Khái niệm Điều khiển là chức năng liên quan đến vấn đề tuyển dụng và đào taọ, lãnh đạo và động viên nhân viên trong tổ chức nhằm hoàn thành hiệu quả cao các mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra của tổ chức 2. Vai trò của chức năng điều khiển trong quản trị Vai trò là nhân tố đóng vai trò rất quan trọng trong quản trị một tổ chức, các mục tiêu và nhiệm vụ của quản trị chỉ đạt được thông qua con người Hiệu quả của quản trị chỉ đạt được nếu huy động được sự nỗ lực, nhiệt tình và tích cực của con người trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, mà sự nỗ lực ấy chỉ có được khi mà nhà quản trị biết điều khiển họ, biết động viên học đúng mức II. Tuyển dụng và đào tạo nhân viên Quản trị con người là nhiệm vụ trung tâm và quan trọng nhất vì tất cả các vấn đề khác đều phụ thuộc vào mức độ thành công của quản trị con người 1.Tuyển dụng nhân viên Để tuyển dụng thực sự đem lại kết quả, , cần tuân thủ một qui trình tuyển dụng khoa học . Qui trình bao gồm 4 bước sau đây :1.1. Xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức Để xác định nhu cầu nhân lực của tổ chức nhà quản trị phải tiến hành phân tích chiến lược phát triển của tổ chức .Nhà quản trị cũng nên phân tích thêm những thông tin liên quan như triển vọng phát triển hay suy thoái của nền kinh tế, chính trị 1.2. Mô tả công việc và xác định tiêu chuẩn của chức danh công việcĐể được lập bảng mô tả công việc hay nhiệm vụ đặ trưng cho chức danh 1.3. Thu thập ứng viên Ưùng viên cho một chức danh nhất định có thể thu thập từ nhiều nguồn khác nhau Tuyển trực tiếp từ nhân viên đang làm việc tại tổ chức Từ trung tâm dịch vụ việc làmQuảng cáo Từ các trường 1.4.Tuyển chọn ứng viên Những biện pháp thường được sử dụng là nghiên cứu về hồ sơ ứng viên, phỏng vấn sơ bộ, kiểm tra trắc nghiệm về trình độ chuyên môn2. Đào tạo nhân viên Nguồn lực mặc dù được chọn lọc kỹ nhưng nhất thiết phải được đào tạo lại sau những khoảng thời gian nhất định để đổi mới kiến thức , học tập các kỹ năng mới và khả năng nâng cao công việc .Thực hiện theo 3 giai đoạn :Thực hiện đào tạo theo 3 giai đoạn Đào tạo khi mới nhận việcĐào tạo trong quá trình làm việcĐào tạo cho công việc tương lai III. Lãnh đạo Hiểu biết về lãnh đạo và các phong cách lãnh đạo, biết áp dụng chúng thích hợïp trong từng hoàn cảnh cụ thể có ý nghĩa hết sức quan trọng trong công tác của nhà quản trị1. Các khái niệmLãnh đạo là làm cho công việc được hoàn thành bởi người khác Lãnh đạo là chỉ dẫn, điều khiển , ra lệnh và đi trước Lãnh đạo là tìm cách ảnh hưởng đến người khác để đạt được các mục tiêu của tổ chức Phong cách lãnh đạo là tập hợp của những phương pháp hay cách thức tác động mà nhà quản thường sử dụng để chỉ huy nhân viên thực hiện một nhiệm vụ hay công việc nào đó2. Phân loại phong cách lãnh đạo2.1. Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ tập trung quyền lực (quan điểm của Kurt Lewin)Phong cách lãnh đạo độc đoán ; đuợc đặ trưng bởi sự áp đặt của nhà quản trị đối với nhân viênPhong cách lãnh đạo dân chủ : nội dung của quyết định bị phụ thuộc vào ý kiến đa số của các thành viên trong tổ chứcPhong cách tự do : sử dụng rất ít quyền lực. Tạo điều kiện cho cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ thông qua việc cung cấp thông tin và các phương tiện cần thiết khác .2.2. Phân loại phong cách lãnh đạo theo mức độ quan tâm đến công việc và quan tâm đến con ngườiS3Coâng vieäc ít Cong ngöôøi : nhieàuS2Coâng vieäc : nhieàu Con ngöôøi : nhieàuS4 Coâng vieäc : ítCon ngöôøi : ít S1Coâng vieäc : nhieàu Con ngöôøi : ít Quan tâm đến con người Cao thấpcaoQuan tâm đến công việc2.3. Sơ đồ lưới thể hiện phong cách lãnh đạo của R.Blake và J.Mouton1,95,51,19,1Quan tâm đến con ngườiCaoQuan tâm đến sản xuấtCao123456789987654321Thấp3.Lựa chọn phong cách lãnh đạoTuỳ thuộc vào đặc điểm của nhà quản trị Tuỳ thuộc vào đặc điểm của nhân viênTuỳ thuộc vào đặc điểm của công việc phải giải quyếtVI. Động viên 1. Khái niệm động viên Nhu cầuMong muốnThôi thúc Hành động Sự thoả mãnBiến thành Là nguyên nhânDẫn tới Đáp ứng2. Các lý thuyết về động viên 2.1. Thuyết phân cấp các nhu cầu của A. MaslowTự thể hiệnTự trọngXã hội An toànSinh lý 2.2. Thuyết E.R.G (Gíao sư Clayton Alderfer)Nhu cầu tồn tại : gồm các nhu cầu sinh lý và nhu cầu an toàn Nhu cầu quan hệ: gồm các nhu cầu xã hội và một phần của nhu cầu tự trọng Nhu cầu phát triển : là nhu cầu được phát triển cá nhân, bao gồm nhu cầu tự thể hiện và một phần của nhu cầu tự trọng2.3. Thuyết hai nhân tố của HerzbergNhững bổ ích cho nhà quản trị :Những nhân tố làm thoả mãn người lao động khác với những nhóm nhân tố gây nên sự bất mãn của họMuốn động viên nhân viên đòi hỏi phải áp dụng đồng thời cà hai nhóm nhân tố duy trì và động viên, không nên coi nhẹ bất cứ nhóm nào.Lý thuyết hai nhân tốCaùc nhaân toá duy trìLieân quan ñeán quan heä giöõa caù nhaân vaø toå chöùc, boái caûnh laøm vieäc hoaëc phaïm vi coâng vieäcCaùc nhaân toá ñoäng vieân Lieân quan ñeán tính chaát coâng vieäc, noäi dung coâng vieäc vaø nhöõng töôûng thöôûng Phöông phaùp giaùm saùtHeä thoáng phaân phoáiQuan heä vôùi ñoàngnghieäpÑieàu kieän laøm vieäc Chính saùch cuûa coâng ty Ñòa vòQuan heä giöõa caùc caù nhaân Söï thaùch thöùc cuûa coâng vieäcCaùc cô hoäi thaêng tieánYù nghóa cuûa caùc thaønh töïuSöï nhaän daïng khi coâng vieäc ñöôïc thöïc hieän Yù nghóa cuûa caùc traùch nhieämAûnh höôûng cuûa nhaân toáAûnh höôûng cuûa nhaân toá ñoäng vieân Khi ñuùng Khi sai Khi ñuùng Khi sai Khoâng coù söï baát maõnBaát maõnThoaû maõnKhoâng thoaû maõnKhoâng taïo ra söï höng phaánAûnh höôûng tieâu cöïc (chaùn naûn, thôø ô)Höng phaán trogn quaù trình laøm vieäc(haêng haùi hôn, coù traùch nhieäm hôn)Khoâng coù söï baát maõn (vaãn giöõ ñöôïc möùc bình thöôøng)2.4. Thuyết bản chất của con người của Mc.GregorBản chất X : là người không thích làm việc, lười biếng, thụ động, không muốn nhận trách nhiệm, sẵng sàng chịu sự chỉ huy của người khácBản chất Y : là người ham thích làm việc, sẵng sàng nậhn trách nhệm, thích năng động, sáng tạo và biết tự kiểm soát để hoàn thành mục tiêu . 2.5. Thuyết mong đợi của V.Vroom Mức say mê : giá trị của phần hưởng khi thực hiện tốt công việcKỳ vọng đạt được : kết quả công việc được giao (tính hiện thực) .Động cơ thúc đẩy = Mức say mê x Kỳ vọng đạt được V. Thông tin 1. Vai trò của thông tin và các hình thức thông tin Nhà quản trị phải thu thập và phân tích các thông tin phản hồi tư nhân viên, từ cấp dưới lênThông tin như là máu trong cơ thể sốngNgườigửiThông điệpMã hoáKênhtruyềnGiảimãNgườinhậnPhản hồiNhiễu môi trường2. Nâng cao hiệu quả của thông tin trong tổ chức2.1. Đảm bảo sự cân đối giữa thông tin chính thức va phi chính thức Thông tin đi từ trên xuốngThông tin từ dưới lên Thông tin theo chiều ngang 2.2. Thiết lập các kênh thông tin rõ ràng và phù hợp Cần phải chú ý các vấn đề sau :Tăng sự phản hồi trong thông tinDùng ngôn ngữ đơn giản để thông tin Thông tin đúng lúc, kịp thờiVI. Qủan trị xung đột Quan điểm cổ điển cho rằng xung đột là những biểu hiện lệch lạc, tiêu cực bên trong tổ chức, Quan điểm của khoa học nghiên cứu hành vi thì cho rằng xung đột là một hiện tượng tự nhiên, nó còn hỗ trợ cho việc kích thích việc sáng tạo, có thể tạo ra nhiều lợi ích cho tổ chức nếu nó được quản lý một cách đúng đắnLuôn tồn tại 2 loại xung đột Xung đột chức năng Xung đột phi chức năng Mức độ xung đột vừa đủ sẽ ảnh hưởng đến năng suất của tổ chức Chương 8 : Chức năng kiểm sóatKiểm soát là gì ? Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soátTiến trình kiểm soát Các loại hình kiểm soát Các kỹ thuật kiểm soát I. Khái niệm và các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 1. Khái niệm Kiểm soát là quá trình đo, lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch trên cơ sở đó đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục sự sai lệch hoặc nguy cơ sự sai lệch, đảm bảo tổ chức đạt được những mục tiêu của nó 2. Các nguyên tắc xây dựng cơ chế kiểm soát 1. Kiểm soát phải được thiết kế căn cứ trên kế hoạch hoạt động của tổ chức và căn cứ theo cấp bậc của đối tượng được kiểm soát2.Công việc kiểm soát phải được thiết kế theo yêu cầu của các nhà quản trị3. Sự kiểm soát phải được thực hiện tại những khâu trọng yếu 4. Kiểm soát phải khách quan 5. Hệ thống kiểm soát phải phù hợp với bầu không khí của doanh nghiệp (tổ chức)6. Việc kiểm soát cần phải tiết kiệm va bảo đảm tính hiệu quả kinh tế 7. Việc kiểm soát phải đưa đến hành động II. Tiến trình kiểm soát Bước 1 : Xác định các tiêu chuẩn Các yêu cầu cần thực hiệnTránh đưa ra những tiêu chuẩn không đúng hoặc không quan trọngMang tính chất hiện thựcTránh đưa ra những tiêu chuẩn mâu thuẫn nhau Phải có sự giải thích về sự hợp ý của các tiêu chuẩn đề raDễ dàng cho việc đo lườngBước 2 : Đo lường thành quả Bước 3 : điều chỉnh các sai lệchPhát hiện Sai lệchKết quảThực tếThực hiện sự điều chỉnhĐưa ra Chương trình Điều chỉnhPhân tíchNguyênNhân sai lệchĐo lườngSo sánh Với các Tiêu chuẩnKết quảMong muốnVòng phản hồi của kiểm soátIII. Các loại hình kiểm soát Kiểm soát lường truớc Kiểm soát trong khi thực hiện Kiểm soát sau khi thực hiện Lập kế hoạchThực hiệnKế hoạchKết quảđạt đượcKiểm soátKiểm soátKiểm soát IV. Các công cụ kiểm soát 1. Ngân quỹ 1.1. Các dạng ngân quỹ Ngân quĩ thu và chi Ngân quĩ về thời gian, không gian, vật liệu và sản phẩm Các ngân quĩ biểu hiện dưới dạng vật lý Ngân quỹ về tiền mặt 1.2. Kỹ thuật lập ngân quỹ Ngân quĩ biến đổi Ngân quĩ cơ sở – Zero Ngân quĩ lựa chọn và ngân quỹ phụ2. Kỹ thuật phân tích thống kê Xu thế phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, những dự báo cho thời gian tới Về mối liên hệ giữa các yếu tố trong quá trình phát triển Độ sai lệch so với các tiêu chuẩn đặt ra trong kế hoạch 3. Các báo cáo và phân tích chuyên môn 4. Quan sát cá nhân