Kiểm tra và giám sát dự án

Kiểm tra và giám sát dự án Mục tiêu của các nhà quản lý dự án và trưởng nhóm dự án cũng giống như mục tiêu của các nhà quản lý khác: đạt được kết quả thông qua sự nỗ lực của nhân viên và các nguồn lực khác. Muốn như vậy, các nhà quản lý và trưởng nhóm phải có động cơ thúc đẩy và tập trung vào các mục tiêu, làm cầu nối giữa cấp trên và cấp dưới và đưa ra quyết định. Họ cũng phải giám sát lịch trình, kiểm tra ngân sách và các tiêu chuẩn chất lượng, xử lý các vấn đề con người, và không ngừng tạo điều kiện để các thành phần liên quan đến dự án giao tiếp với nhau. Đây là những nhiệm vụ mà nhà quản lý dự án phải làm trong suốt giai đoạn ba của dự án: quản lý quá trình thực hiện. Chương này sẽ tập trung giải thích ba chức năng chủ yếu của các nhà quản lý dự án trong giai đoạn này. Có thể so sánh nhà quản lý như bộ điều nhiệt dùng để kiểm tra nhiệt độ trong nhà bạn. Chúng ta thử cùng tìm hiểu đôi chút về các chức năng của bộ điều nhiệt này. Đây là thiết bị dùng để nhận biết nhiệt độ bên trong tòa nhà. Nếu nhiệt độ không khí ở trong một phạm vi đã định trước, cụ thể là 21 đến 22 độ C, thiết bị này sẽ cho rằng mọi chuyện đều ổn và không làm gì cả. Nó chỉ vận hành nếu nhận thấy nhiệt độ vượt ra khỏi phạm vi đó. Nếu nhiệt độ quá cao, bộ điều nhiệt sẽ báo hiệu để hệ thống lạnh bắt đầu làm việc. Nếu nhiệt độ quá thấp, nó sẽ khởi động hệ thống sưởi ấm. Bộ điều nhiệt liên tục kiểm tra nhiệt độ và một khi nhiệt độ tòa nhà trở về giới hạn yêu cầu, thiết bị này sẽ gửi một tín hiệu khác để bộ phận làm lạnh hay làm nóng ngừng lại. Nhà quản lý cũng phải có những bộ cảm biến tương tự và sử dụng chúng để kiểm tra các hoạt động của dự án. Họ dùng ngân sách để đánh giá mức độ chi tiêu tương ứng với các mục tiêu đặt ra, họ kiểm tra chất lượng sản phẩm để biết liệu quy trình làm việc có thích hợp hay không, và dùng các điểm mốc định kỳ để đảm bảo rằng công việc đang theo đúng lịch trình. Chúng ta hãy xem xét từng cơ chế kiểm tra và giám sát này. Ngân sách Những điểm cơ bản để lập ngân sách đã được giới thiệu ở phần trên. Ở phần này, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể sử dụng ngân sách để kiểm tra các hoạt động của dự án. Việc kiểm tra được thực hiện thông qua quá trình đối chiếu các kết quả thực tế với khoảng thời gian và ngân sách đã định. Nếu kết quả đánh giá cho thấy việc chi tiêu của dự án trùng khớp với chỉ tiêu đề ra, kết quả thực tế phù hợp với kết quả dự kiến của ngân sách, bạn sẽ không cần điều chỉnh gì cả. Tuy nhiên, nếu kết quả thực tế không như kết quả dự kiến, nhà quản lý dự án phải có hành động kịp thời. Ví dụ, nếu nhóm bạn định trả chi phí tư vấn bên ngoài là 24.000 đô la vào tháng 7, nhưng bạn nhận thấy số tiền thanh toán thực tế lên tới 30.000 đô la, thì bạn cần tìm hiểu nguyên nhân của sự chênh lệch này và lập tức điều chỉnh tình huống trong khả năng có thể. Sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả được mong đợi theo ngân sách gọi là phương sai. Phương sai có thể có lợi khi kết quả thực tế tốt hơn kết quả mong đợi, nhưng lại bất lợi khi kết quả thực tế kém hơn kết quả mong đợi. Bạn nên làm gì nếu phát hiện ra các phương sai bất lợi? Phải chăng bạn sẽ dùng chiến lược hy vọng – nghĩa là hy vọng rằng phương sai này chỉ là một sự sai số ngẫu nhiên và sẽ không lặp lại trong tương lai? Không một nhà quản lý thông minh nào lại áp dụng chiến lược này. Chi tiêu quá mức trong một kỳ hạn ngân sách, dù ở mức có thể chấp nhận được, vẫn có thể là dấu hiệu của một vấn đề nan giải. Vấn đề ấy sẽ lớn dần lên nếu không được quan tâm đúng mức. Vì thế, khi bạn nhận thấy có sự chênh lệch đáng kể về ngân sách, hãy tìm hiểu thật cặn kẽ. Tại sao điều đó xảy ra? Nó có khả năng tái diễn không? Nên dùng biện pháp điều chỉnh nào? Bạn đừng cố giải quyết vấn đề một mình mà hãy tranh thủ sự giúp đỡ của những người có kinh nghiệm và nắm vững vấn đề đó nhất Bí quyết kiểm tra ngân sách _Khi kiểm tra chi phí thực tế dựa trên ngân sách của bạn, hãy lưu ý các yếu tố thông thường có thể làm cho dự án của bạn vượt quá ngân sách: • Lạm phát xảy ra trong quá trình tiến hành các dự án dài hạn • Những thay đổi bất lợi về tỷ giá ngoại tệ • Không có mức giá ổn định từ nhà thầu và nhà cung ứng • Chi phí nhân sự ngoài dự kiến, bao gồm cả tiền làm thêm giờ để đảm bảo cho dự án đúng lịch trình • Chi phí đào tạo và tư vấn phát sinh Kiểm tra chất lượng Các đợt kiểm tra chất lượng định kỳ là một biện pháp khác để đảm bảo cho dự án đi đúng hướng. Đây là hoạt động quan trọng trong mọi dự án. Khi kiểm tra chất lượng, nhà quản lý sẽ kiểm tra một đơn vị công việc nào đó ở một thời điểm phù hợp để đảm bảo rằng công việc ấy đáp ứng các đặc tính kỹ thuật. Ví dụ, nếu dự án là xây dựng một website thương mại điện tử mới, nhà quản lý dự án có thể cần kiểm tra các hạng mục của hệ thống phần mềm vì chúng được phát triển là để đảm bảo rằng chúng sẽ hoạt động theo kế hoạch. Nhà quản lý này không nên chờ cho đến khi kết thúc dự án mới bắt tay vào công việc kiểm tra này. Đến lúc đó, bất kỳ sai phạm hay thiếu sót nào cũng làm bạn phải tốn rất nhiều thời gian và chi phí để khắc phục. Việc kiểm tra chất lượng định kỳ còn giúp bạn phát hiện tình trạng không phù hợp về yêu cầu kỹ thuật. Trong trường hợp đó, nhóm dự án có thể tìm nguyên nhân và điều chỉnh quy trình. Hình thức kiểm tra và hành động điều chỉnh này đảm bảo kết quả nhiệm vụ tiếp theo sẽ đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng, và giữ cho dự án đi đúng hướng. Điểm mốc Trước đây, những đoàn lữ hành dùng các cột mốc hay tảng đá dọc đường để nhận biết về đường đi của họ, chẳng hạn như “Cambridge: 17 dặm”. Đây chính là điểm mốc. Chúng ta sử dụng khái niệm điểm mốc một cách ẩn dụ để đánh dấu những bước ngoặt trong cuộc sống của chúng ta: ngày tốt nghiệp phổ thông hoặc đại học, ngày kết hôn, ngày thành lập công ty riêng, ngày sinh nhật, v.v. Các dự án cũng đánh dấu những sự kiện quan trọng để nhắc nhở mọi người về chặng đường đã đi qua và về con đường phía trước. Đó thường là những thời điểm khi bạn hoàn tất các nhiệm vụ chính trên đường tới hạn. Sau đây là một vài ví dụ: • Nhà tài trợ chấp nhận các yêu cầu của khách hàng về một dịch vụ mới • Thử nghiệm mẫu sản phẩm thành công • Lắp đặt và thử nghiệm thành công một phần thiết bị quan trọng • Chuyển các hạng mục đã hoàn tất vào kho • Và điểm mốc cuối cùng: hoàn tất dự án Bạn nên làm nổi bật các điểm mốc trong lịch trình dự án và dùng chúng để kiểm tra tiến độ, hay có thể dùng các điểm mốc như một dịp để tổ chức lễ kỷ niệm đánh dấu tiến trình. Một số nhóm dự án đánh dấu điểm mốc bằng một bữa tiệc nhỏ của nhóm hoặc cùng nhau đi chơi thể thao. Nói chung, mọi nhiệm vụ trên lịch trình đều thể hiện bằng một điểm mốc, tuy nhiên lại có một số điểm mốc quan trọng hơn những điểm mốc khác. Những điểm mốc quan trọng luôn có ý nghĩa lớn lao về mặt tâm lý đối với các thành viên trong nhóm. Hãy sử dụng chúng để tập hợp các thành viên và khuyến khích họ bằng những câu như: “Chúng ta hiện đang ở rất gần mục tiêu đề ra. Hãy duy trì nhịp độ này và hoàn tất dự án đúng hạn”.