Kiểm toán tài chính

n có khả năng xẩy ra nhiều và rất khó phát hiện. Các sai phạm thường gặp khi kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền 38 - Tiền thu không đầy đủ, tiền bị thất thoát, sử dụng không đúng mục đích - Kế toán ghi chép không đầy đủ số tiền thu được - Ghi chép vào sổ kế toán bị sai tài khoản đối với khoản tiền thu được - Không ghi chép kịp thời, không báo cáo đầy đủ số dư tiền - Chi tiền không đúng mục đích, không đúng nhu cầu - Chi quá nhiều nhưng thực sự khoản chi thì không nhiều (mất cắp, biển thủ) - Chi nhiều và trong thời gian dài làm cho tiền của công ty bị lạm dụng - Hạch toán sai tài khoản đối với khoản tiền chi ra 3.2 Mục tiêu kiểm toán khoản mục tiền Hiện hữu: số dư các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền đang chuyển phản ánh trên báo cáo tài chính thì tồn tại trong thực tế Đầy đủ: các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến thu, chi tiền thực tế phát sinh thì được ghi sổ kế toán đầy đủ Đánh giá: Các khoản tiền bằng ngoại tệ được đánh giá đúng theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành Trình bày và công bố: Các nghiệp vụ liên quan đến tiền được hạch toán đúng tài khoản, các loại tiền được phân loại và trình bày trên báo cáo tài chính theo đúng chế độ và chuẩn mực kế toán 3.3 Nội dung kiểm toán vốn bằng tiền 3.3.1 Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Để tìm hiểu sơ bộ về hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán viên thường dựa vào việc phỏng vấn, quan sát và sử dụng bảng câu hỏi về kiểm soát nội bộ. Kiểm toán viên quan sát công việc của kế toán thanh toán, thủ quỹ có được thực hiện nghiêm túc, có tuân theo đúng quy trình, quan sát việc phân công phân nhiệm giữa thủ quỹ và kế toánNhững câu hỏi trong bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền mà kiểm toán viên thường hỏi bao gồm: 1. Hàng tháng kế toán tiền mặt có đối chiếu với thủ qũy không? 2. Việc kiểm kê quỹ tiền mặt có được thực hiện thường xuyên không? 3. Các khoản tiền thu về có được gửi ngay vào Ngân hàng hay không? 4. Việc đối chiếu với ngân hàng có được thực hiện hàng tháng, hàng quý không? 5. Các khoản tiền ngoại tệ có được theo dõi riêng không? 6. Các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền phát sinh có được ghi sổ kế toán đúng kỳ không? 7. Công việc kế toán tiền mặt và thủ quỹ có do một người đảm nhận không? Với từng câu hỏi đưa ra thì kiểm toán viên có thể nhận được câu trả lời có hoặc không áp dụng, và qua tất cả các câu trả lời cộng thêm việc quan sát thực tế của kiểm 39 toán viên thì kiểm toán viên đưa ra nhận định đánh giá sơ bộ kiểm soát nội bộ đối với vốn bằng tiền của doanh nghiệp là khá hay trung bình hay yếu Kiểm toán viên đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát thấp khi thấy rằng hoạt động kiểm soát có liên quan được thiết kế và thực hiện hữu hiệu Kiểm toán viên đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát là tối đa khi các hoạt động kiểm soát của đơn vị không có hoặc có nhưng hoạt động không hiệu quả. Khi đó kiểm toán viên không thực hiện các thử nghiệm kiểm soát mà chỉ thực hiện các thử nghiệm cơ bản 3.3.2 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát đối với vốn bằng tiền Kiểm tra trình tự lập phiếu thu tiền Xem xét quy chế thu tiền hoặc trao đổi với kế toán trưởng hoặc giám đốc tài chính về vấn đề thu tiền Kiểm tra việc đối chiếu số liệu trên sổ kế toán của đơn vị với ngân hàng Thẩm tra việc phân cách nhiệm vụ giữa thủ quỹ và kế toán Kiểm tra việc tổ chức thực hiện sơ đồ tài khoản về phương pháp hạch toán các nghiệp vụ thu tiền, chi tiền Kiểm tra quy chế chi tiêu nội bộ Kiểm tra các chứng từ chứng minh kèm theo phiếu chi Kiểm tra quy trình lập phiếu chi Kiểm tra chữ ký phê chuẩn trên các phiếu chi và chứng từ gốc đính kèm Sau khi đã thực hiện các thủ tục trên, kiểm toán viên sẽ đánh giá lại rủi ro kiểm soát cho từng cơ sở dẫn liệu. Công việc này chủ yếu là để nhận diện các điểm yếu và điểm mạnh của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm điều thử nghiệm cơ bản cho phù hợp 3.3.3 Thực hiện các thử nghiệm cơ bản đối với vốn bằng tiền a. Thực hiện thủ tục phân tích Thủ tục phân tích đối với khoản mục tiền ít được sử dụng nhưng trong một số trường hợp thì thủ tục phân tích vẫn hữu ích. Điều tra và giải thích nguyên nhân các mối quan hệ bất thường hoặc không dự đoán trước trên cơ sở so sánh giữa năm hiện tại với năm trước Công ty kiểm toán CPA Khách hàng: Công ty TNHH XYZ Nội dung: Tiền Niên độ: 31/12/2010 Người thực hiện: Trần Thế Quân Ngày 30/03/2011 Mã số: Trang Phân tích số dư tiền mặt, tiền gửi đến ngày 31/12/2010 40 Số tài khoản Tên tài khoản 31/12/2010 31/12/2009 Biến động Ghi chú (+,-) % 111 tiền mặt tại quỹ 550.780.000 130.680.000 420.100.000 76,3 (1) 112 Tiên gửi ngân hàng 6.879.321.632 6.787.666.561 (91.655.071) (1,6) (1) Đến ngày 31/12/2010, lượng tiền mặt thu vào do bán sản phẩm quá lớn, đơn vị chưa nộp vào ngân hàng. Vì vậy số dư tồn quỹ tiền mặt tại ngày 31/12/2010 lớn b. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết Thủ tục kiểm tra chi tiết tiền gửi ngân hàng (1)Tổng hợp số dư tiền gửi ngân hàng theo tài khoản tại từng ngân hàng mà đơn vị có tài khoản tiền gửi. Kiểm tra số tổng cộng và đối chiếu với sổ cái và báo cáo tài chính. Thu thập bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng Công ty kiểm toán CPA Khách hàng: Công ty TNHH XYZ Nội dung: Tiền Niên độ: 31/12/2010 Người thực hiện: Trần Thế Quân Ngày 30/03/2011 Mã số: Trang Ngân hàng 31/12/2010 Chưa kiểm toán 31/12/2009 Đã kiểm toán Ngân hàng ACB 5.879.321.632 5.640.565.222 Ngân hàng Đông Nam á 1.000.000.000 1.223.700.790 Cộng 6.879.321.632 BS 6.864.263.012 LY BS: Đối chiếu phù hợp với Bảng cân đối kế toán vào ngày 31/12/2010 LY: Đối chiếu phù hợp với Bảng cân đối kế toán vào ngày 31/12/2009 41 (2) Lập hoặc yêu cầu khách hàng lập thư xác nhận ngân hàng và thực hiện các thủ tục sau: Gửi thư xác nhận dưới sự kiểm soát của kiểm toán viên Gửi thư xác nhận lần 2 đối với các ngân hàng không nhận được thư trả lời Lập bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng Công ty TNHH XYZ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM *** Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: Ngân hàng ACB Trích yếu: V/v xác nhận số liệu cho mục đích kiểm toán Để phục vụ cho mục đích kiểm toán, xin đề nghị Quý ngân hàng vui lòng cung cấp cho kiểm toán viên của chúng tôi các thông tin về tất cả các khoản tiền gửi, tiền vay, các khoản thế chấp v.v của công ty chúng tôi tai thời điểm 31/12/2010 và xin vui lòng gửi trực tiếp về địa chỉ: Ông : TRAN THE QUAN – Kiểm toán viên Công ty kiểm toán CPA Địa chỉ: XXXXXX Điện thoại: xxxxxxx Fax: xxxxxxxxx Chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Quý ngân hàng (Ký tên đóng dấu) 1. Số dư các tài khoản gửi đến ngày 31/12/2010 Tên tài khoản Số tài khoản Lãi suất Số dư Công ty TNHH XYZ 009.870.7474.301 5.879.321.632 2.Số dư các khoản vay đến ngày 31/12/2010 Tên tài khoản Số tài khoản Số dư Lãi suất Ngày đáo hạn Không 3. Các khoản thế chấp 42 Không Ngàythángnăm (Ký tên đóng dấu) Công ty kiểm toán CPA Khách hàng: Công ty TNHH XYZ Nội dung: Tiền Niên độ: 31/12/2010 Người thực hiện: Trần Thế Quân Ngày 30/03/2011 Mã số: Trang Ngân hàng số đơn vị Giấy xác nhận của ngân hàng Chênh lệch ACB 5.879.321.632 5.279.321.000 (600.000.632) Đông Nam Á 1.000.000.000 1.223.700.790 223.700.790 Cộng 6.879.321.632 6.503.021.790 376.299.842 43 Công ty kiểm toán CPA Khách hàng: Công ty TNHH XYZ Nội dung: Tiền Niên độ: 31/12/2010 Người thực hiện: Trần Thế Quân Ngày 30/03/2011 Mã số: Trang Bảng chỉnh hợp ngân hàng Ngân hàng ACB Số dư theo bảng kê ngân hàng 5.279.321.000 Cộng Khách hàng trả tiền ngân hàng chưa ghi nhận 150.244.000 Khách hàng trả tiền ngân hàng chưa ghi nhận 211.000.222 Số dư cuối năm 5.640.565.222 Số dư theo sổ sách trước khi điều chỉnh 5.879.321.632 Cộng Khách hàng trả tiền ngân hàng đã báo Có, kế toán chưa hạch toán 8.000.000 Trừ Chi phí ngân hàng chưa hạch toán (7.055.620) Khách hàng trả tiền, kế toán hạch toán sai ngân hàng (111.320.790) Séc trả tiền mua vật tư, kế toán hạch toán sai ngân hàng (112.380.000) Số dư cuối năm sau điều chỉnh 5.640.565.222 Công ty kiểm toán CPA Khách hàng: Công ty TNHH XYZ Nội dung: Tiền Niên độ: 31/12/2010 Người thực hiện: Trần Thế Quân Ngày 30/03/2011 Mã số: Trang Bảng chỉnh hợp ngân hàng Ngân hàng Đông Nam Á Số dư theo bảng kê ngân hàng 1.223.700.790 44 Số dư theo sổ sách của đơn vị 1000.000.000 Cộng Khách hàng trả tiền đơn vị hạch toán ngân hàng 111.320.790 Trả tiền mua vật tư đơn vị hạch toán sai ngân hàng 112.380.000 Số dư cuối năm sau điều chỉnh 1.223.700.790 (3) Từ bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng thực hiện các thủ tục sau: Chọn mẫu một số nghiệp vụ ghi tăng tiền gửi ngân hàng trong bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, kiểm tra tới các chứng từ có liên quan, các bảng kê của ngân hàng của kỳ kết thúc năm tài chính và kỳ sau ngày khoá sổ, các giấy báo có ngân hàng hoặc các bằng chứng khác nhằm khẳng định rằng nghiệp vụ đã chọn được phản ánh vào phần tăng thêm trong bảng đối chiếu số dư là đúng Trên các bảng kê của ngân hàng sau ngày khoá sổ, chọn mẫu một số nghiệp vụ chi tiền như các séc đã thanh toán, các giấy báo nợ ngân hàng, các khoản chi tiền khác mà nó có thể phải được trừ đi trong bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, kiểm tra các chứng từ có liên quan để đảm bảo rằng các khoản mục này được bao gồm hoặc loại trừ trong phần giảm trừ của bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng là đúng Kiểm tra việc tính toán số tiền trong từng nhóm tăng giảm của bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng (4) Đảm bảo rằng các khoản mục dưới đây được hạch toán, phân loại và trình bày hợp lý trên báo cáo tài chính: các khoản tiền gửi có kỳ hạn, các khoản tiền gửi hưởng lãi khác (5) Thu thập bảng đối chiếu số dư ngân hàng cho các tài khoản tiền gửi ngân hàng tại ngày kêt thúc năm tài chính và thực hiện các thủ tục sau: Đối chiếu số dư trên bảng đối chiếu số dư ngân hàng với số dư trên sổ cái Kiểm tra các khoản mục bất thường trong bảng đối chiếu số dư ngân hàng) Công ty kiểm toán CPA Khách hàng: Công ty TNHH XYZ Nội dung: Tiền Niên độ: 31/12/2010 Người thực hiện: Trần Thế Quân Ngày 30/03/2011 Mã số: Trang Các bút toán đề nghị điều chỉnh 45 1. Điều chỉnh tăng tiền gửi ngân hàng do khách hàng trả tiền nhưng đơn vị chưa hạch toán Nợ TK 1121:8.000.000 Có TK 131: 8.000.000 2. Chi phí ngân hàng Nợ TK 642: 6.414.200 Nợ TK 133: 641.420 Có TK 1121: 7.055.620 3. Điều chỉnh giảm tiền gửi ngân hàng do thu tiền khách hàng hạch toán sai ngân hàng Nợ TK 1121 – Đông Nam Á: 111.320.790 Có TK 1121- ACB: 111.320.790 4. Điều chỉnh giảm tiền gửi ngân hàng di trả tiền vật tư do hạch toán sai ngân hàng: Nợ TK 1121 – Đông Nam Á: 112.380.000 Có TK 1121 – ACB: 112.380.000 Thủ tục kiểm tra chi tiết tiền mặt (1) Lập bảng tổng hợp số dư tiền mặt, đối chiếu số tổng cộng với sổ cái và báo cáo tài chính (2) Tham gia chứng kiến kiểm kê, yêu cầu khách hàng lập biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt trình bày cụ thể số tiền trong quỹ theo từng loại tiền tệ, từng loại giá trị tiền tệ và ký vào biên bản kiểm kê cùng với khách hàng 46 (3) Lập bảng đối chiếu số dư được kiểm kê với số liệu trên số liệu trên sổ cái và báo cáo tài chính. Kiểm tra chứng từ chứng minh cho các khoản chênh lệch giữa số liệu kiểm kê và số liệu ghi sổ (nếu còn) (4) Đối chiếu tỷ giá được áp dụng trong việc quy đổi số dư ngoại tệ với tỷ giá chuyển đổi số dư cuối năm theo quy định hiện hành (5) Tính toán lại việc chuyển đổi số dư theo quy định và so sánh với số liệu của đơn vị HƯỚNG DẪN HỌC TẬP CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG I. Câu hỏi 1. Nêu đặc điểm kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền? 2. Trình bày các hoạt động kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền và chi tiền? 3. Trình bày các thử nghiệm kiểm soát đối với vốn bằng tiền? 4. Trình bày thử nghiệm cơ bản đối với vốn bằng tiền? Đơn vị: Công ty TNHH XYZ Địa chỉ: BIÊN BẢN KIỂM KÊ QUỸ Số: Vào lúc 8h ngày 31 tháng 03 năm 2011 STT Diễn giải Số lượng (tờ) Số tiền A B 1 2 I Số dư theo sổ quỹ 550.200.000 II Số kiểm kê thực tế 1 Loại 500.000 800 400.000.000 2 Loại 100.000 1.500 150.000.000 3 Loại 50.000 4 200.000 4 5 III Chênh lệch 0 Lý do: + Thừa + Thiếu Kết luận sau khi kiểm kê quỹ: Tồn quỹ thực tế khớp với số dư trên sổ quỹ tiền mặt tại ngày 31/03/2011 Kế toán trưởng Nguyễn Văn A Thủ quỹ Trần Hoàng Lan Người chịu trách nhiệm kiểm kê quỹ Hồ Ngọc B 47 II. Bài tập vận dụng Bài 1: Tại một công ty TNHH chuyên kinh doanh về dịch vụ khách sạn được biết một số thông tin như sau: - Công ty áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ - Kế toán là em vợ của giám đốc - Kế toán chỉ có một người và kiêm mọi mặt công việc của kế toán. - Doanh thu hàng năm khoảng 7,5 tỷ VNĐ. Trong đó tiền Việt Nam 5 tỷ, ngoại tệ 2,5 tỷ - Công ty thường tổ chức kiểm kê đối chiếu số liệu vào cuối năm giữa thủ quỹ và kế toán Yêu cầu: 1. Hãy đánh giá khái quát quá trình kiểm soát tiền mặt ở doanh nghiệp này? 2. Xác định các rủi ro và sai sót tiềm tàng? 3. Hãy mô tả khái quát công việc kiểm toán mà bạn sẽ áp dụng để thực hiện cuộc kiểm toán về tiền mặt ở doanh nghiệp này? Bài 2: Kiểm toán viên Nam đang kiểm toán khoản mục Tiền cho BCTC của niên độ kết thúc ngày 31/12, hãy cho biết những mục tiêu kiểm toán liên quan đến thủ tục kiểm toán sau: 1. Kiểm tra các séc có số tiền lớn hay bất thường thanh toán cho các chi nhánh của công ty 2. Lập hoặc yêu cầu khách hàng lập thư xác nhận ngân hàng 3. Đếm và liệt kê các loại tiền mặt tồn trong két tại ngày 31/12 4. Dựa trên sổ phụ của ngân hàng để kiểm tra việc ghi chép các nghiệp vụ tiền gửi ngân hàng trên sổ kế toán từ ngày 26/12/ X đến ngày 10/01/X+1 TÓM TẮT CHƯƠNG III Vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh và thanh toán của doanh nghiệp, nó được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và quan hệ thanh toán. Vốn bằng tiền trong doanh nghiệp thường bao gồm các khoản tiền sau: tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển. Có nhiều sai phạm thường gặp khi kiểm toán khoản mục vốn bằng tiền. Mục tiêu kiểm toán vốn bằng tiền gồm mục tiêu có thật, đầy đủ, đánh giá, trình bày và công bố. Để phát hiện ra các sai phạm trong các khoản mục vốn bằng tiền kiểm toán viên phải tím hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, thực hiện các thử nghiệm kiểm soát và thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với khoản mục vốn bằng tiền 48 CHƯƠNG IV: KIỂM TOÁN NỢ PHẢI THU Mục tiêu chương: Sau khi nghiên cứu chương, người đọc có thể hiểu được mục tiêu kiểm toán nợ phải thu, các sai phạm có thể xẩy ra khi kiêm toán nợ phải thu, quy trình kiểm toán nợ phải thu Nội dung của chương tập trung làm rõ: - Đặc điểm nợ phải thu - Mục tiêu kiểm toán nợ phải thu - Nội dung kiểm toán nợ phải thu: tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, thực hiện thử nghiệm kiểm soát, thực hiện thử nghiệm cơ bản nợ phải thu 4.1 Đặc điểm nợ phải thu Nợ phải thu là số tiền còn phải thu của khách hàng hoặc các đối tượng khác. Nợ phải thu bao gồm các khoản phải thu của khách hàng, ứng trước cho người bán, phải thu nội bộ và các khoản phải thu khác Nợ phải thu được trình bày theo giá trị ghi sổ trừ đi các khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi. Dự phòng nợ phải thu khó đòi được lập cho các khoản phải thu quá hạn hoặc các khoản còn trong hạn nhưng khách nợ không còn khả năng thanh toán Nợ phải thu được trình bày trên Bảng cân đối kế toán dưới hai khoản mục: phải thu ngắn hạn là những khoản phải thu có thời gian thu hồi trong vòng 1 năm và khoản phải thu dài hạn là các khoản phải thu có thời gian thu hồi trên 1 năm Sai phạm thường gặp khi kiểm toán nợ phải thu: Nợ phải thu thường bị khai cao hơn thực tế làm ảnh hưởng trọng yếu đến BCTC Lập sai khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi Hạch toán sai tài khoản các khoản nợ phải thu 4.2 Mục tiêu kiểm toán nợ phải thu Hiện hữu: Nợ phải thu phản ánh trên báo cáo tài chính thực tế là có thật Đầy đủ: Các khoản nợ phải thu phát sinh trong thực tế đều được ghi chép, phản ánh đầy đủ trên sổ sách kế toán và các báo cáo Đánh giá: Nợ phải thu được đánh giá phù hợp với chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán hiện hành Trình bày và công bố: Các khoản nợ phải thu được trình bày đúng đắn trên sổ sách và báo cáo tài chính 4.3 Nội dung kiểm toán nợ phải thu 4.3.1 Tìm hiểu kiểm soát nội bộ và đánh giá sơ bộ rủi ro kiểm soát Khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu kiểm toán viên thường kết hợp khảo sát kiểm soát nội bộ đối với quá trình bán hàng của đơn vị. Kiểm toán viên tìm hiểu các hoạt động kiểm soát chủ yếu đối với nghiệp vụ bán hàng thông 49 qua các phương pháp quan sát, phỏng vấn, kiểm tra tài liệuCác hoạt động kiểm soát chủ yếu đối với hoạt động bán hàng bao gồm: Tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt bán chịu, lập hoá đơn, gửi hàng Xét duyệt về hạn mức bán chịu cho khách hàng, về mọi sự thay đổi thông tin về khách hàng Lệnh bán hàng chỉ được lập trên cơ sở đơn đặt hàng, phải được đánh số liên tục và chỉ lập cho các khách hàng không bị tồn đọng nợ Tách rời chức năng bán hàng với thu tiền Tách rời người viết hoá đơn với người thu tiền Thiết lập bảng giá cho các mặt hàng Đối với những lần bán hàng có quy mô phát sinh lớn thì cần phải phê duyệt giá bán Cập nhật giá mới cho những mặt hàng có sự thay đổi giá bán Duyệt hạn mức tín dụng Kiểm tra tồn kho trước khi chấp nhận đơn hàng Gửi hàng và lập hoá đơn Hoá đơn được lập trên Lệnh bán hàng, Bảng giá được duyệt, hoá đơn phải được đánh số liên tục và được kiểm tra việc tính trước tiền trước khi gửi đi Kiểm tra hàng gửi đi về số lượng, chất lượng và các điều kiện khác Phê duyệt hoá đơn để phát hiện những sai sót khi lập hoá đơn Kế toán nợ phải thu Lập giấy thông báo Nợ cho khách hàng định kỳ, kiểm tra và gửi đi Đối chiếu giữa tài khoản tổng hợp và số dư chi tiết Nợ phải thu Phân chia trách nhiệm giữa chức năng ghi sổ doanh thu, theo dõi chi tiết nợ phải thu và lập giấy thông báo nợ cho khách hàng Soát xét và theo dõi các khoản nợ quá hạn Phân tích tuổi nợ khách hàng Đối với các trường hợp xoá sổ nợ phải thu khó đòi thì phải có sự xét duyệt phù hợp Những câu hỏi kiểm toán viên có thể hỏi đơn vị được kiểm toán để tìm hiểu sơ bộ kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu bao gồm: 1. Doanh nghiệp có đối chiếu công nợ thường xuyên với khách hàng hay không? 2. Những người chịu trách nhiệm theo dõi các khoản phải thu có được tham gia giao hàng không? 3. Doanh nghiệp có lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi không? 50 4. Việc hạch toán nợ phải thu có đúng kỳ không? 5. Có thường xuyên rà soát lại các khoản nợ phải thu để xử lý kịp thời không? 6. Cuối kỳ, các khoản nợ phải thu có gốc ngoại tệ có được đánh giá lại theo tỷ giá cuối kỳ không? 4.3.2 Thực hiện thử nghiệm kiểm soát Một số thử nghiệm kiểm soát mà kiểm toán viên thường sử dụng để đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ đối với nợ phải thu bao gồm: Đối với việc tiếp nhận đơn đặt hàng và xét duyệt bán chịu: kiểm toán viên kiểm tra danh sách khách hàng để xem xét từng khách hàng có đầy đủ thông tin không và có sự xét duyệt về hạn mức bán chịu không. Kiểm toán viên cũng chọn mẫu kiểm tra sự đính kèm đơn đặt hàng với lệnh bán hàng có phù hợp không Kiểm tra chữ ký xét duyệt bán chịu và cơ sở xét duyệt để xem có tuân thủ các thủ tục xét duyệt bán chịu không Đối với việc gửi hàng và lập hoá đơn: kiểm toán viên chọn mẫu hoá đơn để kiểm tra chi tiết về số lượng, đơn giá, các khoản chiết khấu và việc tính tiền có chính xác không, đối chiếu với sổ sách kế toán về doanh thu, nợ phải thu, kiểm toán viên cũng cần lưu ý về việc đánh số liên tục của hoá đơn, chứng từ chuyển hàng Đối với kế toán nợ phải thu: Kiểm toán viên cần chọn mẫu kiểm tra chứng từ về bán hàng cho một số khách hàng nhưng chưa thanh toán, kiểm tra việc đối chiếu giữa kế toán chi tiết với kế toán tổng hợp nợ phải thu, kiểm tra việc gửi thông báo nợ định kỳ cho khách hàng, việc xét duyệt xoá sổ các khoản nợ khó đòi trong kỳ, việc lập dự phòng nợ phải thu khó đòi. 4.3.3 Thực hiện thử nghiệm cơ bản đối với nợ phải thu a. Thực hiện thủ tục phân tích So sánh số dư Nợ phải thu phân tích theo tuổi nợ của cuối kỳ so với đầu kỳ về tên của các khách hàng chủ yếu, tỷ trọng của từng nhóm nợ, nợ trong hạn, nợ quá hạn, So sánh bảng phân tích theo tuổi nợ của cuối kỳ với đầu kỳ để ghi nhận những biến động của các khoản phải thu quá hạn theo mức thời gian khác nhau chẳng hạn như nợ quá hạn 30 ngày, nợ quá hạn từ 30 ngày đến 60 ngày, nợ quá hạn trên 60 ngày Tính số vòng quay nợ phải thu (được tính bằng cách lấy doanh thu bán chịu chia cho nợ phải thu bình quân), so sánh với số liệu kỳ trước, với chính sách bán chịu của đơn vị và số liệu bình quân ngành Tính tỷ lệ dự phòng Nợ phải thu khó đòi trên doanh thu, trên số dư nợ phải thu cuối kỳ và so sánh với kỳ trước để giúp kiểm toán viên xem xét sự bất thường đối với số dư nợ phải thu khó đòi b. Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết 51 Thủ tục kiểm toán thường được áp dụng khi kiểm toán nợ phải thu là thủ tục gửi thư xác nhận. Thư xác nhận đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập bằng chứng về sự hiện hữu của nợ phải thu (Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 501). Nếu các khoản phải thu được xác định là trọng yếu trong BCTC và có khả năng khách nợ sẽ phúc đáp thư yêu cầu xác nhận các khoản nợ thì kiểm toán viên phải lập kế hoạch yêu cầu khách nợ xác nhận trực tiếp các khoản phải thu hoặc các số liệu tạo thành số dư của khoản phải thu Nếu kiểm toán viên xét thấy các khách nợ sẽ không phúc đáp thư xác nhận các khoản phải thu thì phải dự kiến các thủ tục thay thế chẳng hạn như kiểm tra các tài liệu tạo thành số dư nợ phải thu, kiểm tra tính có thật của các nghiệp vụ bán hàng Ngay sau thời điểm kết thúc niên độ là thời điểm tốt để tiến hành gửi thư xác nhận. Khi đó, số dư được xác nhận chính là số liệu được trình bày trên BCTC. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, điều này không thực hiện được do vấn đề thời gian chẳng hạn như kiểm toán viên phải hoàn thành báo cáo kiểm toán trong một khoảng thời gian ngắn. Trong trường hợp này, kiểm toán viên có thể gửi thư xác nhận trước thời điểm kết thúc niên độ và phải kiểm tra những nghiệp vụ giữa thời điểm xác nhận và thời điểm kết thúc niên độ. Cách làm này sẽ hiệu quả nếu kiểm soát nội bộ của đơn vị được đánh giá hoạt động tốt và khoảng cách giữa hai thời điểm xác nhận và thời điểm kết thúc niên độ không quá xa. Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt nam số 501, có hai hình thức gửi thư xác nhận: Dạng A (dạng đóng): ghi rõ số Nợ phải thu và yêu cầu khách nợ xác nhận đúng hoặc bằng bao nhiêu Dạng B (dạng mở): Không ghi rõ số Nợ phải thu mà yêu cầu khách nợ ghi rõ số Nợ phải thu hoặc có ý kiến khác Thư xác nhận dạng A được xem là cung cấp bằng chứng có độ tin cậy hơn dạng B, việc lựa chọn dạng yêu cầu xác nhận nào phụ thuộc vào mức độ trọng yếu của khoản nợ cần gửi thư xác nhận, sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát của kiểm toán viên Không phải tất cả các khách hàng có số dư nợ phải thu kiểm toán viên đều gửi thư xác nhận. Có những đơn vị được kiểm toán có số lượng khách hàng lớn nên kiểm toán viên sẽ chọn mẫu để gửi thư xác nhận. Khi tiến hành chọn mẫu, kiểm toán viên cần chú ý các khoản phải thu sau: các khoản phải thu của những khách hàng mới, các khoản phải thu quá hạn thanh toán, các khoản phải thu kéo dài trong nhiều kỳ, các khoản được xoá sổ trong kỳ hiện tại, các khoản phải thu có nội dung không rõ ràng, các khoản phải thu bất thường 52 Công ty TNHH XYZ CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM *** Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2011 Kính gửi: Công ty TNHH BẢO MINH Trích yếu: V/v Xác nhận số liệu cho mục đích kiểm toán Để phục vụ cho mục đích kiểm toán, chúng tôi xin đề nghị Quý công ty vui lòng xác nhận số liệu về công nợ dưới đây. Chúng tôi cũng xin lưu ý rằng thư xác nhận này không phải là thư yêu cầu thanh toán công nợ. Theo tài liệu của chúng tôi, đến ngày 31/12/2010 số tiền mà Quý công ty nợ chúng tôi là 315.500.000 VND. Nếu Quý công ty đồng ý với số nợ trên, xin vui lòng ký tên và hồi baó trực tiếp cho kiểm toán viên chúng tôi theo địa chỉ sau: Ông: Trần Thế Quân – Kiểm toán viên Công ty: CPA Địa chỉ: xxxxxxxx Điện thoại: xxxxxxxx Fax: xxxxxxxxxxxx Nếu Quý công ty thấy bất kỳ sự chênh lệch nào, xin cung cấp đầy đủ chi tiết trong phần để trống cuối thư này Xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Quý cơ quan Giám đốc PHẦN XÁC NHẬN:  Số liệu trên là đúng