Kiểm soát chi phí tại bưu điện Thành phố Thủ Dầu Một - Thực trạng và giải pháp hoàn thiện

1292 KIỂM SOÁT CHI PHÍ TẠI BƯU ĐIỆN THÀNH PHỐ THỦ DẦU MỘT- THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN Đỗ Thị Trường Thọ, Lê Trịnh Bích Nghi, Nguyễn Thị Kim Ngọc, Nguyễn Phúc Lợi, Ngô Thúy Liễu Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP. Hồ Chí Minh GVHD: PGS.TS. Tr n Văn Tùng TÓM TẮT Chi phí trong doanh nghiệp quyết định đến sự tồn vong và hưng thịnh của doanh nghiệp. Để kiểm soát chi phí một cách chặt chẽ và có hiệu quả thì doanh nghiệp phải xây dựng cho riêng mình một hệ thống kiểm soát khoa học, có khả năng kiểm soát chung cho toàn doanh nghiệp và kiểm soát chi tiết từng bộ phận. Kiểm soát chi phí rất quan trọng cho hiệu quả quản lý và sử dụng tối ưu các nguồn lực của doanh nghiệp. Kiểm soát chi phí hiệu quả giúp tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp đồng thời cải thiện hoạt động tài chính và hoạt động SXKD. Theo nhiều nghiên cứu chỉ ra rằng để kiểm soát tốt chi phí cần phải tổ chức tốt hệ thống kế toán chi phí trong việc tăng cường kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp. Bài viết này trình bày thực trạng và giải pháp hoàn thiện việc kiểm soát chi phí tại bưu điện thành phố Thủ Dầu Một. Từ khóa: Bưu điện thành phố, chi phí, kiểm soát chi phí. 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Kiểm soát là quá trình đo lường kết quả thực tế và so sánh với những tiêu chuẩn nhằm phát hiện sự sai lệch và nguyên nhân sự sai lệch để đưa ra các biện pháp điều chỉnh kịp thời. Kiểm soát là một chức năng và là một công cụ quan trọng của nhà quản trị. Kiểm soát giúp nhà quản trị có những thông tin phản hồi nhằm khắc phục những sai sót. Hoạt động kiểm soát chi phí là một phần của hoạt động kiểm soát trong quản trị doanh nghiệp, do đó kiểm soát chi phí và kiểm soát quản trị có mối quan hệ tác động, hỗ trợ, ràng buộc và phụ thuộc lẫn nhau với các loại kiểm soát khác trong kiểm soát quản trị nhằm đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Trong hoạt động kiểm soát quản trị thì kiểm soát chi phí là hoạt động kiểm soát chủ yếu và có ý nghĩa sống còn của bất cứ doanh nghiệp nào vì nó giúp phát hiện các chi phí thực hiện vượt mức chi phí kế hoạch để doanh nghiệp có hành động điều chỉnh nhằm loại bỏ chi phí vượt mức hoặc giảm thiểu sự ảnh hưởng của nó đến mức thấp nhất. Theo Luận án của Giáp Đăng Kha (2015), Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp, luận án nêu rõ đặc thù tổ chức quản lý và đặc thù hoạt động SXKD của các doanh nghiệp xây lắp và những ảnh hưởng của nó tới kế toán chi phí sản xuất. Luận án đã phân tích, đánh giá sâu thực trạng để luận giải và nêu rõ những kết quả đạt được cũng như những tồn tại trong kế toán chi phí sản xuất từ đó tác giả đề xuất các giải pháp hoàn thiện trên cả góc độ kế toán tài chính và kế toán quản trị. Qua đó nêu bật lên những đặc 1293 trưng của chi phí và các hoạt động kiểm soát chi phí trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu chính. Hơn nữa, luận văn được nghiên cứu tại Bưu điện Thành phố Thủ Dầu Một, một trong những đơn vị đi đầu trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ bưu chính trên địa bàn tỉnh Bình Dương. 2 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 2.1 Khái quát về kiểm soát chi phí Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rất quan trọng trong quá trình quản trị chi phí và quản trị doanh nghiệp. Đó là sự tác động của chủ thể quản lý lên các đối tượng kiểm soát thông qua các công cụ kiểm soát để đo lường, đánh giá hiệu quả sử dụng các khoản chi phí và đưa ra các giải pháp điều chỉnh nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Kiểm soát chi phí giúp nhà quản trị có thể dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra và chiều hướng biến động chi phí trong các hoạt động của doanh nghiệp để kịp thời có những biện pháp điều chỉnh. Kiểm soát chi phí giúp nhà quản trị phát hiện kịp thời các sai lệch về chi phí thực hiện so với kế hoạch để đưa ra những biện pháp điều chỉnh và ghi nhận để xây dựng kế hoạch chi phí cho tương lai. Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp cắt giảm các khoản chi phí hoạt động mà vẫn mang lại hiệu quả kinh doanh, tạo lợi thế cạnh tranh. Khi kiểm soát tổ chức được thiết kế và triển khai tốt, năng suất và chất lượng được cải thiện, tăng khả năng nhận biết và kiểm soát các rủi ro trong tổ chức và tổ chức phân quyền ra quyết định trong tổ chức được tốt hơn. Kiểm soát tổ chức hiệu quả sẽ mang lại lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp, đặc biệt là khi chúng giúp doanh nghiệp đi đúng hướng về chiến lược của mình. Từ những phân tích, trên theo chúng tôi Việc cấp thiết để kiểm soát chi phí ở các doanh nghiệp là vô cùng quan trọng và là tiền đề để để doanh nghiệp tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Đồng thời cải thiện hoạt động tài chính và hoạt động SXKD của doanh nghiệp. Theo từ điển kinh doanh buýtinessdictionary, Kiểm soát chi phí thường gồm 3 bước: Bước 1: Quy trình điều tra để phát hiện sai lệch chi phí thực tế với chi phí dự toán. Bước 2: Quy trình điều tra để xác định nguyên nhân của sai lệch. Bước 3: Quy trình khắc phục để phân bổ lại giữa chi phí thực tế và dự toán. Qua đó, ta có thể nhận ra kiểm soát tốt các khoản chi phí là điều mấu chốt để ghi nhận, đo lường chính xác và đầy đủ về chi phí, so sánh đánh giá chi phí với các tiêu chuẩn, thủ tục kiểm soát và tiến hành các biện pháp điều chỉnh cũng được thực hiện theo trình tự của hoạt động kiểm soát chi phí. Từ đó, có những quyết định đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu trên nhà quản trị cần đầy đủ thông tin về các khoản chi phí phát sinh trong doanh nghiệp. 1294 2.2 T ng quan các nghiên cứu trong và ngoài nước 2.2.1 Các nghiên cứu ở nước ngoài Don R. Hansen and Maryanne M. Mowen (2006), “Cost Management: Accouting and Control, fifth Edition” đã giới thiệu các khái niệm cơ bản và các công cụ liên kết với hệ thống thông tin quản lý chi phí, cung cấp một cách toàn diện về chí phí sản phẩm, lập kế hoạch và kiểm soát trên cả hệ thống chi phí dựa trên chức năng và hoạt động của doanh nghiệp. 2.2.2 Các nghiên cứu trong nước Nguyễn Thị Hạnh Duyên (2015), “Tác động của hạch toán kế toán đến kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”. Luận án của Giáp Đăng Kha (2015), “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất nhằm tăng cường kiểm soát chi phí trong các doanh nghiệp xây lắp”. Phạm Thị Vân Anh (2017), “Cắt giảm, kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp: yếu tố quyết định đến hiệu quả sản xuất kinh doanh”. 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Nhóm tác giả sử dụng kết hợp các phương pháp nghiên cứu định lượng để thực hiện nghiên cứu đề tài. Cụ thể sử dụng Phương pháp điều tra, phỏng vấn; Phương pháp quan sát thực tiễn; Phương pháp thu thập tài liệu; Phương pháp tổng hợp và phân tích và Phương pháp thống kê, so sánh để hệ thống hóa những vấn đề lý luận, đánh giá thực tiễn và đề xuất giải pháp nhằm thỏa mãn mục tiêu đề tài. 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ KIẾN NGHỊ Bằng phương pháp gửi bảng câu hỏi khảo sát được thiết kế sẵn đến các Bưu điện cấp huyện với tài liệu thu thập được chúng tôi tiến hành xử lý tài liệu theo phương pháp thống kê và qua số liệu khảo sát thực tế ở trên thể hiện đặc điểm về cơ cấu tổ chức quản lý chi phí. Qua đó nổi bật lên những vấn đề chính sau: 4.1 Về Hệ thống chứng từ kế toán Thứ nhất, T chức chứng từ kế toán: Qua tìm hiểu cho thấy, các bộ phận có tập hợp đầy đủ chứng từ chi phí phát sinh trong tháng, 11/17 ý kiến trả lời bảng câu hỏi về chứng từ chi phí được tập hợp đầy đủ và 13/17 ý kiến trả lời chứng từ được tập hợp sẽ được ghi nhận đúng kỳ. Tuy nhiên qua tìm hiểu thực trạng bộ chứng từ, tình trạng chứng từ được lập và thanh toán không đúng kỳ rất nhiều, đặc biệt là những chứng từ thanh toán chi phí hoa hồng cung cấp dịch vụ bưu chính chuyển phát, việc ghi nhận doanh thu các dịch vụ bưu chính chuyển phát được thực hiện tháng t nhưng chi phí liên quan được ghi nhận tháng t+1 hoặc t+2. Ngoài ra đối với những chứng từ liên quan đến nhiều dịch vụ, kế toán không lập bảng phân bổ chi phí cho từng dịch vụ phát sinh. 1295 Thứ hai, Quy trình lập và luân chuyển chứng từ: Chứng từ chi phí được tập hợp theo các đối tượng chi phí ngay từ khâu bắt đầu thực hiện công việc phát sinh chi phí. Cuối tháng, kế toán tập hợp các phiếu chi/phiếu xuất kho kẹp chung với chứng từ gốc của các bộ phận đã được ký duyệt để lưu trữ. 4.2 Về Hệ thống tài khoản, s kế toán Thứ nhất, Hệ thống tài khoản kế toán: Căn cứ thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp". Toàn bộ chi phí phát sinh trong kỳ phải được tập hợp đầy đủ đảm bảo nguyên tắc phù hợp giữa doanh thu và chi phí. Chi phí phát sinh chung cho tất cả các nhóm dịch vụ được tập hợp vào chi phí sản xuất chung được theo dõi riêng và phân bổ theo nguyên tắc phù hợp với từng nhóm dịch vụ đó. Thứ hai, Hệ thống s kế toán: S /thẻ kế toán chi tiết, s kế toán t ng hợp, s đăng ký chứng từ ghi s : Qua tìm hiểu ta thấy, đa phần Ngoài các tài khoản được sử dụng để cung cấp thông tin phục vụ lập BCTC, đơn vị còn sử dụng tài khoản chi tiết để quản lý và kiểm soát chi phí vì có đến 15/17 ý kiến trả lời là có, còn lại là không. Nhưng mức độ đáp ứng yêu cầu quản lý và kiểm soát còn hạn chế rất nhiều vì chỉ có 3/17 ý kiến trả lời là đáp ứng tốt còn 14/17 ý kiến còn lại trả lời là đáp ứng 1 phần. 4.3 Về Hệ thống báo cáo kế toán Qua khảo sát, công tác lập báo cáo nghiệp vụ tại các bưu cục và báo cáo tài chính tại phòng kế toán tương đối đầy đủ. Tuy nhiên, đơn vị còn xem nhẹ công tác khóa sổ, kiểm kê cuối ngày, thường công việc này đơn vị chỉ làm vào cuối tháng, việc đối chiếu sổ sách còn mang tính hình thức. Các mẫu biểu báo cáo kế toán quản trị được thiết kế tương đối đầy đủ và được hỗ trợ kết xuất từ chương trình kế toán nhưng đơn vị chưa tận dụng được các báo cáo này trong công tác đánh giá hiệu quả hoạt động và kiểm soát chi phí, hiện tại đơn vị chỉ mới sử dụng báo cáo về chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố để đánh giá tình hình sử dụng chi phí so với kế hoạch và việc lập các báo cáo phân tích biến động chi phí chỉ đáp ứng được một phần yêu cầu quản lý và kiểm soát chi phí vì có đến 15/17 ý kiến trả lời đáp ứng một phần. Còn 1/17 ý kiến trả lời đáp ứng tốt và 1/17 ý kiến còn lại chọn không đáp ứng. 4.4 Kiến nghị nhằm hoàn thiện Hoàn thiện hoạt động bộ máy quản lý nhằm kiểm soát chi phí: Hiện tại hoạt động của bộ máy quản lý tại đơn vị chưa có sự liên kết chặt chẽ, các bộ phận chưa có sự phối hợp với nhau để kiểm soát chi phí được chặt chẽ. Do đó, để kiểm soát chi phí hiệu quả cần điều chỉnh, cải tiến và sắp xếp các bộ phận cũng như việc bố trí lao động phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh của đơn vị và tăng cường công tác kiểm tra, giám sát đối với các hoạt động của mội bộ phận. Hoàn thiện bộ máy kế toán kế toán nhằm kiểm soát chi phí: Để công tác kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng thực sự là công cụ quản lý và kiểm soát chi phí hiệu quả thì tổ chức bộ 1296 máy kế toán nói chung và kế toán chi phí nói riêng phải phù hợp, đáp ứng yêu cầu quản lý và kiểm soát chi phí. Tuy nhiên, việc tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán quản trị và quản trị chi phí chưa được quan tâm nhiều. Vì vậy, việc xây dựng mô hình kế toán chi phí kết hợp kế toán quản trị và quản trị chi phí là giải pháp hoàn thiện cấp bách. Hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán: Để kiểm soát chi phí, kế toán cần cung cấp các thông tin chi phí đầy đủ, hữu ích bắt đầu từ việc xây dựng nội dung trên chứng từ theo tiêu chuẩn, mục tiêu kiểm soát chi phí đảm bảo thông tin chi phí cung cấp đáng tin cậy. Như đã trình bày tại phần nhược điểm của hệ thống chứng từ, để khắc phục tình trạng trên và có đầy đủ dữ liệu và chính xác từng khoản chi phí phát sinh của từng dịch vụ, đơn vị cần thiết kế bảng phân bổ chi phí cho từng dịch vụ phát sinh tương ứng đối với những bộ chứng từ chi phí phát sinh liên quan từ hai nhóm dịch vụ trở lên. Hoàn thiện hệ thống tài khoản kế toán: Về hệ thống tài khoản chi phí đơn vị đã tổ chức hệ thống tài khoản cấp 2,3 và mở mã thống kê chi tiết đối với từng tài khoản tương đối phù hợp với đặc điểm chi phí đa dạng và phức tạp của đơn vị. Hoàn thiện hệ thống báo cáo: Đơn vị cần tận dụng tất cả các báo cáo thực hiện chi phí được chương trình kế toán hỗ trợ trong công tác đánh giá hiệu quả hoạt động để có sự đánh giá tổng thể và chi tiết các khoản mục chi phí thực hiện ở nhiều khía cạnh để có thể đưa ra các quyết định chiến lược đúng đắn về kiểm soát chi phí nói riêng và mọi mặt của hoạt động nói chung. Ngoài ra, việc kiểm soát chi phí mới chỉ thể hiện ở việc lập báo cáo biến động chi phí bằng cách so sánh chi phí thực tế phát sinh với kế hoạch chi phí để xác định chênh lệch mà chưa có sự xem xét, phân tích, đánh giá sự chênh lệch đó có mang lại hiệu quả doanh thu cao hơn mức tăng chi phí hay không, từ đó phân tích nguyên nhân và đưa ra các quyết định điều chỉnh hay không điều chỉnh. Do đó, tác giả đề xuất hoàn thiện hệ thống báo cáo phân tích biến động chi phí có sự xem xét đến hiệu quả mang lại doanh thu. 5 KẾT LUẬN Bưu điện thành phố Thủ Dầu Một được thành lập từ đầu năm 2017, với cơ chế chuyển đổi mô hình từ quản lý phụ thuộc sang quản lý trực thuộc nên đã có nhiều đổi mơi trong quản lý, đặc biệt có sự chuyển đổi kiểm soát mang tính chấp hành cấp trên, cấp dưới sang kiểm soát vốn. Cùng với hoạt động cung cấp đa dịch vụ dẫn đến sự đa dạng và phức tạp trong quản lý chi phí. Tăng cường kiểm soát chi phí là vấn đề được đơn vị quan tâm hàng đầu nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, sử dụng tối ưu nguồn vốn được Bưu điện Tỉnh giao và nâng cao khả năng cạnh tranh đối với các doanh nghiệp cùng ngành. Vì vậy, để giải quyết vấn đề này, luận văn đã hệ thống hóa lý luận về kiểm soát chi phí, vai trò của kế toán chi phí trong việc cung cấp thông tin kiểm soát chi phí. Thấy được tầm quan trọng của kế toán chi phí trong quản trị chi phí. Trên cơ sở đó, thông qua tìm hiểu trực quan và kết quả trả lời bảng câu hỏi khảo sát được thực hiện tại các bộ phận trực thuộc Bưu điện TP TDM, luận văn đã đi sâu nghiên cứu và đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí hiện nay của đơn vị vẫn còn nhiều hạn 1297 chế do những nguyên nhân khách quan và chủ quan nên kiểm soát chi phí chưa đáp ứng được mục tiêu đề ra. Từ nghiên cứu lý thuyết và tìm hiểu thực trạng kiểm soát chi phí tại đơn vị luận văn đã trình bày sự cần thiết của việc hoàn thiện kiểm soát chi phí phù hợp với đặc điểm hoạt động, phù hợp với đặc điểm chi phí của đơn vị và đưa ra các giải pháp hoàn thiện nhằm tăng cường kiểm soát chi phí, đưa ra một số kiến nghị đối với ban giám đốc, bộ phận kế toán và các bộ phận khác có liên quan. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Nhà xuất bản Phương Đông. [2] Giáo trình Tổ chức hệ thống thông tin quản trị đơn vị, PGS.TS Hồ Tiến Dũng, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, Nhà xuất bản Lao động - 2010. [3] ThS. Bùi Văn Trường, Kế toán quản trị, Trường Đại học Kinh tế TP HCM, in lần thứ 5, Nhà xuất bản Lao động - 2010. [4] TS. Đoàn Ngọc Quế, ThS. Đào Tất Thắng, TS. Lê Đình Trực, Kế toán quản trị, Trường Đại học Kinh tế TP.HCM, in lần thứ 5, Nhà xuất bản Lao động - 2011. [5] TS. Trương Quang Dũng, Quản trị học, Trường Đại học Kinh tế Tài chính. [6] TS. Đoàn Ngọc Quế, PGS.TS. Phạm Văn Dược, TS. Huỳnh Lợi, Kế toán Chi phí, Trường Đại học Kinh tế TP. HCM, Nhà xuất bản Lao động - 2010.