Kĩ năng tổ chức sự kiện

KĨ NĂNGTỔ CHỨC SỰ KiỆNTRAINING 2013MARKETING DEPARTMENTMS. CLAUDIA VUTỔ CHỨC SỰ KIỆNĐịnh nghĩa “sự kiện”Phân loại sự kiệnNhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện (TCSK)Kế hoạch + Quy trình TCSKQuy trình quản lý TCSKĐỊNH NGHĨA “SỰ KIỆN” “Một phần của PR, các hoạt động nhằm quảng bá cho thương hiệu, hình ảnh, sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp; hoặc xây dựng, duy trì mối quan hệ với cổ đông, nhân viên, đối tượng mục tiêu.”PHÂN LOẠI SỰ KIỆNĐối ngoại – Đối nội: + Đối ngoại: Họp báo, hội thảo, khai trương, kí hợp đồng + Đối nội: Đại hội cổ đông, đại hội cán bộ nhân viênMức độ trang trọng: Very formal – Smart casual – Conference/Seminar - CasualMục đích: + Phi thương mại: Ra mắt sp mới, khai trương, động thổ + Thương mại: Hội chợ, triển lãm, ngày hội khuyến mạiĐịa lý, bản chất: Chính trị XH – Văn hóa – Từ thiện – Thể thao – Cấp TP – Cấp QGNHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN1. Hiểu biết cặn kẽ về:Mục đích, tính chất sự kiệnThành phần tham dự, đối tượng sự kiện hướng đến2. Khả năng bao quát, quản lý các vấn đề liên quan đến sự kiện:Địa điểm diễn ra sự kiện, điểm đến tiếp sau sự kiện (nếu có)Các đơn vị cung cấp hậu cần: âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng đặc biệt, bàn ghế, hoa, nước uốngNhân viên tham gia tổ chức sự kiện, an ninh, nghệ sĩ, khách mờiNHIỆM VỤ NGƯỜI TỔ CHỨC SỰ KIỆN3. Lường trước các sự cố Lập sẵn các kế hoạch dự phòng trong các trường hợp xấu liên quan đến thời tiết, an ninh, kĩ thuật có thể xẩy ra4. Quản lý tốt về truyền thông - Tạo điều kiện tốt cho báo chí tác nghiệp - Thu thập, chọn lọc ảnh của các nhà báo làm tư liệu5. Khả năng đáp ứng cao nhất các vấn đề phát sinh - Điện áp, các thiết bị dự trù - Thời gian tổ chức sự kiện phải đẩy sớm/lùi lại - Phương án bổ sung, thay thế khi cháy chương trình do sự cố phát sinhQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆNQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN1. XÂY DỰNG Ý TƯỞNG: Mục đích tổ chức sự kiện? Các thành phần tham gia?Tính chất, quy mô sự kiện?Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện?Ngân sách định mức dành cho sự kiện? Ý tưởng chủ đạo, điểm nhấn cho sự kiện? BRAINSTORMQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN2. LẬP ĐỀ ÁN TỔ CHỨC SỰ KIỆN:Lựa chọn ý tưởng chủ đạo, xây dựng kịch bản sự kiệnPhác thảo kế hoạch truyền thông, quảng bá sự kiệnLiệt kê các vật tư, nhân lực cần thiết cho sự kiệnCheck giá các hạng mục đã liệt kê, lập bảng dự trù kinh phí trình lãnh đạo phê duyệtLên ý tưởng thiết kế các mẫu giấy mời, bandroll, phướn, banner, tờ rơi, backdrop, video clip. dùng để quảng báQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:Xin giấy phép tổ chức sự kiện (nếu cần), làm việc trước với cơ quan quản lý hành chính. Duyệt mẫu thiết kế và cho in các mẫu giấy mời, bandroll, phướn, backdrop, poster Triển khai kế hoạch truyền thông quảng bá sự kiện. Hoàn tất các hợp đồng với các nhà cung cấp để có đầy đủ vật tư, nhân lực cho tổ chức sự kiện QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:Thảo hồ sơ xin tài trợ và tiến hành liên hệ xin tài trợ/ cộng tácThi công các hạng mục cần thiết: lắp đặt sân khấu, dàn âm thanh – ánh sáng, căng khung backdrop, trang tríLập bảng phân công nhân sự cụ thể, chi tiết. Lựa chọn MC, PG, an ninh, hậu cần cẩn thận. Gửi giấy mời khách VIP, gọi điện confirm. QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN3. KẾ HOẠCH THỰC HIỆN CHI TIẾT:Quan tâm đến danh sách khách mời, chuẩn bị phương án tiếp đón VIP, bài diễn văn của VIPQuan tâm đến quà tặng cho khách sau sự kiệnKiểm soát, điều chỉnh ngân sách thực tế, các khoản phát sinh. Giữ hóa đơn, lập bảng biểu rõ ràng. Ráp nối, tổng duyệt chương trìnhChú ý xem thời tiết!QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:Ngay trước sự kiện:Check lại kịch bản, lời dẫn của MC, bài diễn văn của đại biểuCheck lần cuối âm thanh, ánh sáng, trang tríChỉnh đốn trang phục theo đúng quy địnhNhắc nhở kĩ việc tiếp đón VIP, vị trí ngồi của VIPTiếp đón, chuẩn bị kĩ càng khu vực tác nghiệp của báo chíPhổ biến lại yêu cầu đối với bộ phận chụp ảnh, quay phimQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:Trong sự kiện:Luôn đứng gần sân khấu để kiểm soát các tình huốngTheo sát kịch bản chương trìnhCắt cử người đứng trực tại khu đại biểuLiên hệ với địa điểm tiếp theo (nếu có)QUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4. TIẾN HÀNH SỰ KIỆN:Sau sự kiện:Cảm ơn, tiễn VIP hoặc đưa VIP đến địa điểm kế tiếpNhanh chóng thu thập ảnh, clip của PV . Chọn lọc những hình ảnh có giá trị làm tư liệu gửi báo chíThanh toán cho các nhà cung cấpQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆNQUY TRÌNH TỔ CHỨC SỰ KIỆN5. LẬP BÁO CÁO TỔNG KẾT – ĐÁNH GIÁ:Ekip tổ chức sự kiện nhóm họp tổng kết, nhận xét khâu tổ chức, rút kinh nghiệm. Chốt lại bảng liệt kê chi phí thực chi gửi bộ phận kế toán. Lập báo cáo tổng kết gửi lãnh đạo $$$REPORTTHỰC HÀNHLên kế hoạch tổ chức các sự kiện sau:Lễ khai mạc giải bóng đá SV New Ocean Cup 2013Event “Chào xuân 2013” khuấy động không khí tại cơ sở 2, Trần Đại Nghĩa của Anh ngữ New OceanTriển lãm giáo dục quốc tế New Ocean 2013Tọa đàm tư vấn tuyển dụng, hướng nghiệp giữa New Ocean và sinh viên ĐH Thương MạiGala liên hoan cuối năm của New OceanBuổi team-buiding nhân dịp tập thể New Ocean đi nghỉ hè~ Gracias por atención~