Khóa luận Tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ quy trình mua và thanh toán đối với hàng hóa và dịch vụ không phục sản xuất tại Công ty Cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar

liên quan. Các khoản thanh toán gấp sẽ được xem xét thực hiện vào bất kỳ lúc nào nếu có sự yêu cầu và phê duyệt của Kế toán trưởng.  Phƣơng thức thanh toán Thanh toán cho nhà cung cấp trong nước và nước ngoài được thực hiện qua các ngân hàng sau đây: Tại Tp. Hồ Chí Minh, thanh toán thông qua Ngân hàng HSBC – chi nhánh Tp.Hồ Chí Minh Các khoản thanh toán dưới $40.000 thì cần có sự xét duyệt của Kế toán trưởng và Trưởng phòng Tài chính. Còn trên $40.000 thì phải được Tổng Giám đốc duyệt và Trưởng phòng Tài chính duyệt.  Quy trình thanh toánn 42 (Sơ đồ 2.10: quy trình thanh toán)  Nhận bộ chứng từ Khi nhận bộ chứng từ, kế toán thanh toán sẽ thực hiện kiểm tra bộ chứng từ: - Kiểm tra chứng từ có đủ và đúng với quy trình mua hàng hóa/dịch vụ không. - Kiềm tra sự chính xác của các thông tin về nhà cung cấp Ở giai đoạn này, kế toán sẽ thực hiện đối chiếu các thông tin của nhà cung cấp trên phiếu “Đề nghị thanh toán” với những thông tin đã được nhập vào hệ thống. Riêng đối với những nhà cung cấp mới dùng lần đầu thì cần phải thực hiện đăng kí để tạo mã thanh toán. Các phiếu “Đăng ký nhà cung cấp”sẽ do các bộ phận lập và đưa về phòng Kế toán. Tại đây, trưởng phòng Kế toán sẽ thực hiện đối chiếu thông tin nhà cung cấp giữa giấy đăng ký với hợp đồng (hoặc đơn đặt hàng) và nhập liệu vào hệ thống SAP. Kế toán thanh toán sẽ thực hiện kiểm tra lại thông tin trên SAP để đảm bảo các thông tin nhập vào hệ thống là chuẩn xác. Nhận bộ chứng từ Hạch toán và nhập liệu vào máy Thanh toán Lưu trữ chứng từ Bộ chứng từ thanh toán Sổ phụ ngân hàng 43 Công đoạn đăng kí bắt buộc phải có, vì nếu không có mã thì sẽ không được thanh toán.  Hạch toán và lưu chuyển chứng từ - Tài khoản sử dụng: các TK cấp 2 và cấp 3 của 112, 331, 641, 642 và tài khoản tạm thời Banking Clearing. Các phòng ban trong công ty sẽ có các mã “cost center” khác nhau. Các mã giúp cho việc quản lý phòng ban nói chung, mua/thuê hàng hóa, dịch vụ của các phòng ban nói riêng trở nên thuận lợi, ngoài ra, còn giúp cho việc phân bổ vào chi phí quản lý doanh nghiệp (642) và chi phí bán hàng (641) trở nên dễ dàng hơn. Vì vậy, khi thực hiện nhập các hóa đơn, ngoài việc khai báo số tiền, nội dung nghiệp vụ vào tài khoàn nợ phải trả của nhà cung cấp có liên quan, còn cần phải nhập thêm mã “cost center”. Kế toán thanh toán sẽ thực hiện định khoản, chuyển vào các tài khoản chi phí có liên quan và tự động theo dõi thanh toán. Khi đến hạn thanh toán, kế toán thanh toán sẽ thực hiện thanh toán như quy trình. Kế toán thanh toán sẽ thực hiện kết chuyển trên hệ thống SAP vào tài khoản tạm thời Banking Clearing đợi khi có thông tin từ ngân hàng đã thanh toán đưa lên website thì mới chính thức cấn trừ vào tài khoản ngân hàng (112) - Thanh toán Kế toán thanh toán chuẩn bị các lệnh chi kèm với những chứng từ cần thiết sau đó chuyển cho người có thẩm quyền để phê duyệt và tiến hành chuyển khoản. Việc thanh toán được thực hiện thông qua chuyển khoản. Do đó, để tránh trường hợp sai sót, các thông tin về tên ngân hàng, số tài khoản của người thụ hưởng phải tuyệt đối chính xác. Nếu để xảy ra trường hợp phải chuyển khoản lần hai thì mọi chi phí phát sinh sẽ do người đề nghị chịu. Quy trình (công ty chủ yếu thanh toán qua ngân hàng HSBC) 44 1. Trình bộ chứng từ cho Trưởng phòng Tài chính xác nhận 2. Nhập liệu thông tin hóa đơn vào tài khoản nợ phải trả nhà cung cấp. 3. Thực hiên thanh toán, xuất file thanh toán từ hệ thống SAP. File xuất từ chương trình sẽ được mã hóa để có thể đưa lên trang web của ngân hàng. 4. Lên website của ngân hàng, thực hiện lập lệnh thanh toán bằng cách nhập file mã hóa lên hệ thống ngân hàng HSBC. 5. Ngân hàng sẽ tự động chuyển lệnh thanh toán và gửi sổ phụ cho công ty sau khi thực hiện chuyển lệnh xong. - Lưu trữ và kiểm soát chứng từ Các chứng từ khi sau khi được đưa đến kế toán thanh toán sẽ được đóng dấu “Received” kèm theo ngày nhận, kiểm tra và gửi cho trưởng phòng Tài chính. Trưởng phòng Tài chính thực hiện xem xét, xác nhận tài khoản chi phí để thực hiện định khoản và sau đó sẽ được kế toán định khoản vào hệ thống SAP. Bộ chứng từ sau đó sẽ được trả lại cho kế toán thanh toán với chữ ký của trưởng phòng Tài chính để thực hiện thanh toán. Các bộ chứng từ đã được thanh toán sẽ được đóng dấu “Paid” kèm theo ngày thanh toán. Các bảng kê thanh toán sẽ được in ra được kiểm tra lại một lần nữa về tên khách hàng, số tài khoản, số tiền để đảm bảo việc chuyển tiền là chính xác. Bộ chứng từ, sau khi đã được thanh toán, đính kèm sổ phụ cùa ngân hàng sẽ được lưu theo số thứ tự ghi trong bảng kê tạo thành một tập chứng từ. Tập chứng từ này sẽ được đánh số thứ tự kèm theo số thứ tự bộ chứng từ từ đầu cho đến cuối nêu trong bảng kê. Các tập chứng từ của một tháng sẽ được đóng hộp và cất vào kho để tiện cho việc lưu trữ, kiểm soát của kế toán, cũng như dễ dàng cho kiểm toán khi đến công ty kiểm tra. 45 Một số điểm lƣu ý đối với việc thanh toán:  Thanh toán không được ngân hàng thực hiện do sai sót về thông tin người thụ hưởng hoặc mã ngân hàng. Trong trường hợp này, kế toán sẽ thực hiện kiểm tra và chỉnh sửa lại thông tin trên hệ thống cho đúng, sau đó sẽ thực hiện thanh toán lần hai. Người chịu trách nhiệm dẫn đến việc sai sót sẽ chịu khoản phí phát sinh (nếu có) của ngân hàng. Khi thực hiện thanh toán lần hai, bộ chứng từ đó sẽ được đánh số thứ tự mới do đó sẽ ghi lại số thứ tự trên bộ hồ sơ. Bộ hồ sơ này sẽ được sao lại thành một bản, lưu lại với số thứ tự cũ (sẽ kẹp theo bản sao sổ phụ mới trong đợt thanh toán lần hai). Bộ chứng từ gốc sẽ mang số thứ tự mới và lưu vào tập hồ sơ mới.  Thanh toán bằng tiền mặt chỉ được chấp nhận nếu có sự phê duyệt của Tổng Giám đốc hoặc Kế Toán trưởng. Việc chi tiền mặt được thực hiện bởi kế toán thanh toán (ngoài ra còn có kiểm soát viên Tài chính nếu kế toán thanh toán nghỉ phép).  Thanh toán bằng vay ngân hàng o Vay thanh toán trong nước ( thực hiện vay ngân hàng HSBC). Đối với HSBC: 1. Thực hiện điền và in mẫu “Giấy rút vốn” (Drawdown Note) có sẵn trên website của ngân hàng, trình cho Giám đốc ký. 2. Fax và gửi cho ngân hàng qua Internet, ngân hàng sẽ thực hiện kiểm tra hạn mức vay và chuyển tiền vào tài khoản (nếu có sai sót sẽ thông báo lại). 46 3. In các lệnh đã được đưa vào hệ thống ngân hàng, SAP của công ty và trình cho người có thẩm quyền xét duyệt và đồng ý thanh toán. 4. Số tiền vay phải được xài hết với mục đích thanh toán cho nhà cung cấp trong ngày, ngân hàng không chấp nhận tồn quỹ đến ngày hôm sau. o Vay thanh toán nước ngoài ( thực hiện vay ngân hàng HSBC) Quy trình cũng tương tự như vay trong nước nhưng bộ chứng từ phải ghi rõ là loại ngoại tệ nào và HSBC sẽ bán ngoại tệ cho công ty đễ thực hiện việc thanh toán ra nước ngoài. 2.2.4. Ví dụ thực tế 2.2.4.1. Ví dụ 1: Bộ phận yêu cầu trực tiếp mua hàng Trường hợp: Thanh toán chi phí báo cáo tư vấn doanh nghiệp Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Việt Nam Creditrating Giá trị dịch vụ: 6,340,000 VNĐ Bộ phận yêu cầu: Bộ phận Thương mại Người thực hiện: Trần Thạch Dũng Bộ chứng từ thanh toán: 1. Sổ phụ ngân hàng 2. Giấy đề nghị thanh toán 3. Hóa đơn giá trị gia tăng 4. Đề nghị thanh toán ( của nhà cung cấp) 5. Giấy đề nghị mua hàng 6. Bảng báo giá 47 7. Đơn đặt hàng 8. Hợp đồng Quy trình thực hiện và thủ tục kiểm soát kèm theo: 1. Nhân viên chịu trách nhiệm của bộ phận Thương mại sẽ thực hiện lập “Giấy đề nghị mua hàng”, trình cho Trưởng Bộ phận và Ban Giám đốc ký xác nhận. Nhân viên thực hiện và trưởng bộ phận Thương mại phải thực hiện ký nháy các thông tin có trong phần “nội dung” và giá trị để đảm bảo tính xác thực của thông tin. 2. Bộ phận Thương mại sẽ thực hiện trao đổi, thỏa thuận về giá và yêu cầu với VietNam Creditrating cung cấp cho công ty “Bảng báo giá” Do giá trị của dịch vụ sẽ được cung cấp trên 4 triệu nên yêu cầu hai bản báo giá gốc (hoặc một bản gốc, một bản gửi qua mail hoặc fax có mộc). 3. Mặc dù công ty VietNam Creditrating là nhà cung cấp mới, bộ chứng từ còn phải kèm theo “Bảng so sánh” để làm cơ sở cho việc chọn nhà cung cấp này mà không cần chọn “nhà cung cấp được ưu tiên”, ngoài ra còn phải thực hiện công đoạn xét duyệt nhà cung cấp mới theo quy chế của công ty. Nhưng do chỉ định trực tiếp của kiểm toán của công ty mẹ Fresenius Kabi nên chứng từ này được bỏ qua 4. Có được sự phê duyệt của những người liên quan, nhân viên thực hiện sẽ yêu cầu nhà cung cấp lập “Hợp đồng”. Hợp đồng sẽ được gửi nháp qua mail trước cho công ty để trình cho bộ phận Tuân thủ (Compliance) xem xét. Nếu không có sai sót thì sẽ thông báo cho bên nhà cung cấp để thực hiện lập hợp đồng chính thức 5. Hợp đồng sẽ được in thành hai bản, gửi cho công ty. Hợp đồng được trình cho Giám đốc ký duyệt (thư ký sẽ thực hiện kiểm tra lần nữa với bản nháp đã được chỉnh sửa để đảm bảo chính xác) và gửi lại cho nhà cung cấp một bản kèm theo “Đơn đặt hàng” bàn 48 gốc và bản sao. Nhà cung cấp phải xác nhận vào “Đơn đặt hàng”, gửi trả lại bản gốc và giữ bản sao. 6. Sau khi đã hoàn thành dịch vụ, nhà cung cấp gửi hóa đơn cho công ty Trong trường hợp này, do thực hiện giao hàng qua thư điện tử nên ko có các chứng từ liên quan đến việc giao hàng. Để có thể đảm bảo, có thể in lại đoạn thư điện tử trao đổi để làm bẳng chứng xác thực (do thư điện tử được lưu lại trong hệ thống nên cũng được xem là một bằng chứng đáng tin cậy). Việc đánh giá chất lượng dịch vụ cũng được bỏ qua do công ty mẹ chỉ định nhà cung cấp. 7. Khi đến hạn thanh toán, thư ký bộ phận sẽ thực hiện lập “Giấy đề nghị thanh toán”, trình cho những người có liên quan ký và đưa bộ chứng từ thanh toán đầy đủ đó cho kế toán thanh toán. Giấy đề nghị phải có sự kiểm tra và ký nháy của kế toán thanh toán và kế toán trưởng về số lượng, giá trị và thông tin nhà cung cấp. Ngoài ra, thư ký còn phải thực hiện công việc đăng ký tạo mã cho nhà cung cấp này để đảm bảo việc thanh toán. Phiếu đăng ký sẽ được kế toán thanh toán kiểm tra, trình cho kế toán trưởng ký xác nhận và nhập liệu vào hệ thống. 8. Kế toán thanh toán thực hiện nhập liệu và thực hiện chuyển khoản như quy trình thanh toán, ngân hàng chuyển khoản và đăng thông tin lên internet, gửi sổ phụ cho công ty để kẹp vào bộ chứng từ. Bộ chứng từ này sau đó được kẹp vào tập hồ sơ theo bảng kê được cung cấp bởi ngân hàng Kế toán thanh toán phải đóng dấu “Received” kèm theo ngày sau khi kiểm tra sự đầy đủ của bộ chứng từ, tính hợp lý của “Giấy đề nghị mua hàng”, “Đơn đặt hàng”, “Giấy đề nghị thanh toán” thông qua các chứng từ của nhà cung cấp, tính chính xác của các thông tin chuyển khoản và trình cho kế toán trưởng xét duyệt thanh toán. 49 Kế toán thanh toán thực hiện kiểm tra việc thanh toán xem thông qua bảng kê thanh toán được in ra từ hệ thống Ngân hàng và sổ phụ để đảm bảo việc thanh toán là chính xác và không thiêu sót khoản thanh toán nào. Bộ chứng từ thanh toán cho công ty cổ phần Vietnam Creditrating 50 51 52 53 54 55 56 2.2.4.2. Ví dụ 2: Bộ phận yêu cầu không trực tiếp mua hàng Trường hợp: Thanh toán chi phí taxi tháng 11/2013 Nhà cung cấp: Công ty Cổ phần Tập đoàn Mai Linh Giá trị dịch vụ: 15,963,000 VNĐ Bộ phận yêu cầu: Các bộ phận trong công ty Người thực hiện: Hà Bảo Thư (thư ký bộ phận nhân sự) Bộ phận thực hiện: Bộ phận nhân sư Bộ chứng từ thanh toán: 1. Sổ phụ ngân hàng 2. Giấy đề nghị thanh toán 3. Hóa đơn giá trị gia tăng 4. Bảng kê dịch vụ taxi 5. Báo cáo sử dụng thẻ taxi 6. Phiếu xác nhận công tác (Trip Approval Form) 7. Biên lai cước phí Quy trình thực hiện và thủ tục kiểm soát 1. Khi có kế hoạch đi công tác có sử dụng đến taxi, nhân viên có liên quan sẽ thực hiện lập “Phiếu xác nhận công tác” có sẵn trong hệ thống của chương trình IBM lotus, và đồng thời gửi thư xin xác nhận công tác cho trưởng phòng và trưởng bộ phận xác nhận. Nhân viên đi công tác đến gặp người giữ thẻ taxi, đăng kí mượn và ký vào sổ mượn. 57 Nhân viên phải lên hệ thống in phiếu xác nhận để làm căn cứ cho việc thanh toán và kẹp vào bộ chứng từ (có thể in cả thư điện tử (nếu cần)). Do tính chất thường xuyên của khoản chi phí taxi nên không cần phải làm “Giấy đề nghị mua hàng”. Nhân viên phải ghi rõ lý do mượn, ngày mượn và ngày trả (khi về) vào sổ mượn (số ngày đi sẽ được kiểm tra đối chứng với số ngày được phép trong “Phiếu xác nhận công tác”) 2. Sau khi công tác về, nhân viên đi công tác phải đưa lại thẻ cho người giữ thẻ và gửi các “Biên lai cước phí” kèm theo “Báo cáo sử dụng thẻ taxi” (do nhân viên lập) cho thư ký của phòng để trình cho trưởng phòng xác nhận.. 3. Do công ty Mai Linh là “nhà cung cấp được ưu tiên” nên sẽ không cần phải đánh giá và so sánh. 4. Đến cuối tháng, công ty Mai Linh gửi “Hóa đơn” và “Bảng kê dịch vụ taxi” cho thư ký bộ phận Nhân sự. Thư ký này sẽ gửi thư điện tử đến thư ký của các phòng, bộ phận có sử dụng đến thẻ taxi, cung cấp ngay các biên lai và báo cáo sử dụng để thanh toán. Thư ký bộ phận Nhân phải kiểm tra “Bảng kê dịch vụ taxi”của các bộ phận sử dụng gửi đến với bản scan sổ mượn thẻ của người giữ thẻ (không cần kẹp vào bộ chứng từ) và “Báo cáo sử dụng thẻ taxi”. Sau khi kiểm tra sẽ có hai trường hợp có thể xảy ra:  Trường hợp 1: Nếu “Bảng kê dịch vụ taxi” bị sai như sai số ngày sử dụng, ký hiệu biên lai, người sử dụng. thì yêu cầu bên Mai Linh sửa lại bảng kê hoặc lập “Hóa đơn” mới  Trường hợp 2: Nếu “Báo cáo sử dụng thẻ taxi” bị sai thì yêu cầu ngay người lập báo cáo giải trình việc chênh lệch này, nếu không giải trình được thì phần chênh lệch sẽ do nhân viên đó chịu trách nhiệm Trường hợp để làm mất biên lai thì người chịu trách nhiệm làm mất sẽ phải trả lại số tiền đi taxi cho công ty 58 5. Sau khi nhận được đầy đủ các chứng từ cần thiết, thư ký bộ phận Nhân sự thực hiện kiểm tra tính hợp lý, chính xác ngày đến và đi công tác, số tiền theo bảng kê do Mai Linh cung cấp với các chứng từ và thực hiện chia chi phí taxi cho từng phòng ban, bộ phận có liên quan. 6. Hoàn thành kiểm tra xong, thư ký sẽ thực hiện lập “Giấy đề nghị thanh toán” trình cho trưởng bộ phận Nhân sự ký tên và đưa toàn bộ chứng từ cho kế toán thanh toán. Do tính chất là một khoản chi thường xuyên nên không cần “Đơn đặt hàng” 7. Kế toán thanh toán thực hiện kiểm tra số tiền theo bảng kê, hóa đơn và hợp đồng đã ký trước đó, trình cho trưởng phòng Kế toán – Tài vụ ký xác nhận và thực hiện nhập hóa đơn vào hệ thống. 8. Thực hiện thanh toán theo quy trình khi đến ngày thanh toán và kẹp sổ phụ ngân hàng khi ngân hàng gửi. Lưu bộ chứng từ theo số thứ tự vào tập chứng từ dựa vào bảng kê in ra từ hệ thống. Các bước 7,8,9 được thực hiện kiểm soát như ví dụ 1 59 Bộ chứng từ thanh toán cho công ty cổ phần tập đoàn Mai Linh 60 61 62 63 64 65 66 KẾT LUẬN CHƢƠNG II Quy trình mua/thuê hàng hóa và dịch vụ không phục vụ cho sản xuất được công ty xây dựng một cách chặt chẽ, phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của doanh nghiệp. Tuy nhiên, cách tổ chức bộ phận, quy trình vẫn còn có nhiều phần bất cập, làm nảy sinh nhiều rủi ro có thể xảy ra đối với việc mua hàng hóa, dịch vụ. Hệ thống quản lý tốt, bảo mật cao nhưng vẫn thiếu các buổi/tài liệu hướng dẫn sơ bộ cách thức làm việc. Việc mua hàng bị phân tán, trao quyền cho nhiều bộ phận thực hiện việc mua/thuê hàng hóa, dịch vụ. Ngoài ra, khi xét duyệt nhà cung cấp vẫn chấp nhận xét duyệt các trường hợp nhà cung cấp có mối quan hệ với nhân viên của công ty. Các chứng từ đi theo một chiều và đều của một bộ phận thực hiện mua làm và cung cấp từ đầu đến cuối nên dể dàng xãy ra gian lận Các bất cập trên, có thể do nhiều lý do khách quan hay chủ quan mà công ty vẫn chấp nhận. Tuy chưa có sự tác động mạnh mẽ, nhưng về lâu dài sẽ dẫn đến những rủi ro, ảnh hưởng không nhỏ đến quá trình hoạt động của công ty. 67 CHƢƠNG III NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 68 3.1. NHẬN XÉT 3.1.1. Ƣu điểm  Kiểm soát chung o Các nhân viên có nhiều kinh nghiệm trong ngành và trải qua nhiều buổi huấn luyện của công ty. o Môi trường làm việc thân thiện, năng động. o Bộ máy quản lý được xây dựng theo hình thức nhóm (mỗi nhóm sẽ có người quản lý riêng) thuận lợi cho việc phân chia công việc, dễ dàng quản lý và chia sẻ bớt công việc cho những nhà quản lý cấp cao. o Sử dụng các chương trình phần mềm quản lý tối ưu như SAP, IBM lotus giúp cho thông tin được quản lý chặt chẽ và truyền thông trong nội bộ; với tập đoàn, chi nhánh trở nên đa dạng và dễ dàng. o Các loại chứng từ được quy định đầy đủ trong hệ thống, có sẵn, thuận tiện cho việc lập chứng từ cho nhân viên. o Phân chia trách nhiệm, phân quyền truy nhập rõ ràng. o Hệ thống luôn được nâng cấp, làm mới, sao lưu liên tục giúp cho tính bảo mật luôn cao và hệ thống ngày càng chặt chẽ.  Kiểm soát chi tiết o Quy trình được xây dựng cụ thể, rõ ràng và được phân bổ đến các phòng ban có liên quan. o Tập trung đầu mối thu chứng từ giúp hạn chế vấn đề thất lạc chứng từ. o Công việc hạch toán, ghi sổ và thanh toán dễ dàng với sự hỗ trợ của phần mềm. 3.1.2. Nhƣợc điểm 69  Kiểm soát chung o Thay đổi hệ thống bảo mật liên tục gây sự phiền toái cho nhân viên. o Chưa có bảng hướng dẫn phần mềm  Kiểm soát chi tiết o Phân tán trách nhiệm mua hàng cho quá nhiều bộ phận thực hiện dẫn đến việc khó kiểm soát quá trình mua hàng. o Phân quyền mua hàng duy nhất cho thư ký bộ phận dẫn đến việc tồn ứ hoặc không thể mua hàng nếu thiếu thư ký. o Quá trình tìm kiếm nhà cung cấp và đề nghị nhà cung cấp đều do bộ phận yêu cầu mua hàng đứng ra thực hiện, có thể dẫn đến việc ưu tiên nhà cung cấp của bản thân. o Việc lựa chọn nhà cung cấp chỉ dựa trên bảng giá là chưa đủ cơ sở để đánh giá. o Đánh giá nhà cung cấp vẫn do cùng bộ phận yêu cầu đánh giá dễ dẫn đến việc thông đồng hoặc thiên vị cho nhà cung cấp quen thuộc. o Việc đánh giá chất lượng hàng hóa, dịch vụ vẫn còn mang tính chất đối phó (in mẫu có sẵn, đánh giá theo cảm tính.). o Quy trình mua/thuê hàng hóa kèm theo các chứng từ chỉ đi theo một chiều, không có sự đối ứng qua lại giữa các khâu yêu cầu, đặt hàng, mua hàng và thanh toán. 3.2. KIẾN NGHỊ 3.2.1. Đối với thủ tục kiểm soát chung  Đối với vấn đề thay đổi bảo mật hay nâng cấp hệ thống, nên thông báo sớm trước các thay đổi, thực hiện hướng dẫn trước cho nhân viên về các thay đổi mới sẽ được thực hiện trong tương lai. 70  Viết các hướng dẫn làm việc bằng chương trình cho nhân viên để có thể tham khảo thêm trong lúc làm việc 3.2.2. Đối với kiểm soát chi tiết  Nên xây dựng một cơ chế mua hàng mà trong đó chỉ có một bộ phận duy nhất được mua hàng. Khi các bộ phận yêu cầu mua hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng (hai liên), gửi cho bộ phận mua hàng một liên. Khi hàng đến thì bộ phận mua hàng sẽ trực tiếp nhận, ký phiếu giao hàng và làm phiếu đánh giá. Đối với các dịch vu hoặc hàng hóa chuyên cho bộ phận yêu cầu như quảng cáo, sửa chữa máythì nên để bộ phận yêu cầu trực tiếp xuống kiểm tra, xác nhận và làm phiếu đánh giá.  Phân công cho nhiều nhân viên trong bộ phận mua hàng đảm trách các công việc mua hàng hóa/dịch vụ khác nhau. Ví dụ: nhân viên An sẽ đảm trách việc mua hàng cho bộ phần A với B.  Việc lựa chọn và đánh giá nhà cung cấp nên đưa cho bộ phận độc lập thực hiện. Đối với việc lựa chọn, bộ phận xét duyệt nhà cung cấp nên thực hiện việc điều tra thêm về thông tin nhà cung cấp như năng lực cung cấp, cung cách phục vụ, khách hàng của họ. Không nên chấp nhận những nhà cung cấp có liên hệ với nhân viên xét duyệt , nhân viên yêu cầu mua hàng hay các cấp lãnh đạo để tránh trường hợp ưu ái nhà cung cấp.  Việc đánh giá chất lượng hàng hóa/dịch vụ nên được đánh giá đúng với thực tế mà bộ phận có nhu cầu mua hàng nhận được chứ không phải là nên thực hiện hai bản đánh giá từ bộ phận mua hàng và bộ phận yêu cầu mua hàng.  Quy trình mua hàng nên được thực hiện theo phương thức hai chiều, dễ dàng cho việc kiểm soát mua hàng, giúp cho kế toán thanh toán xác minh tính chân thật của việc mua hàng. 71 Đối với khâu yêu cầu hàng, nên có hai liên yêu cầu hàng hóa, một cho bộ phận yêu cầu, một cho bộ phận mua hàng. “Bảng báo giá”sẽ do trực tiếp bộ phận mua hàng mua yêu cầu. Đối với khâu đặt hàng, “Đơn đặt hàng” nên có bốn liên, một cho bộ phận đặt hàng (lưu lại làm đối chiếu mua hàng), một liên cho bộ phận yêu cầu (lưu lại để xác nhận mua hàng), một cho nhà cung cấp và một cho kế toán thanh toán. Đối với khâu nhận hàng, “Phiếu đánh giá hàng hóa/dịch vụ” nên có hai liên, một cho bộ phận mua hàng, một cho bộ phận yêu cầu. Nếu thủ kho nhận hàng thì yêu cầu thêm “Phiếu nhập kho” (hai liên). Đối với khâu thanh toán, kế toán sẽ nhận được các chứng từ liên quan từ các bộ phận có liên quan.  Các chứng từ lưu tại các bộ phận yêu cầu, bộ phận mua hàng và thủ kho nên đánh số thứ tự để lưu lại. 72 KẾT LUẬN Hoạt động mua và thanh toán là một trong những hoạt động đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp hiện nay. Mọi sự biến động về giá thành, chất lượng hàng hóa cũng sẽ ảnh hưởng lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Việc đòi hỏi phải có một hệ thống kiểm soát quy trình mua và thanh toán là một trong những vấn đề cấp thiết hiện nay đối với nhiều doanh nghiệp. Một hệ thống kiểm soát tốt không chỉ giúp cho doanh nghiệp phòng ngừa, giảm thiểu được các rủi ro có thể xảy ra, mà còn góp phần vào việc xây dựng, điều tiết được các hoạt động trong doanh nghiệp một cách đều đặn và linh hoạt. Thông qua việc nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ mua và thanh toán đối với hàng hóa và dịch vụ không phục vụ sản xuất tại công ty cổ phần Fresenius Kabi Bidiphar (chương 2) dựa vào cơ sở lý luận hệ thống kiểm soát quy trình mua và thanh toán, tuy chỉ tập trung một phần nhỏ của hệ thống kiểm soát và kiến thức còn hạn chế, em đã rút ra một vài nhận xét giữa thực tế với lý thuyết mà em đã học (chương 3) và từ đó đề ra một số kiến nghị nhằm giúp cho công ty một phần nào đó hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ của mình Tuy nhiên, về việc công ty thực hiện việc cho phép tất cả các bộ phận mua hàng, tự tìm nhà cung cấp và kiểm soát các chứng từ có thể dẫn đến việc thông đồng của các nhân viên trong hệ thống hoặc giữa nhà cung cấp với bộ phận, dẫn đến việc thất thoát tiền bạc của công ty. Do đó, công ty nên xây dựng một cơ chế mua hàng tập trung tại một bộ phận tách biệt với bộ phận yêu cầu và đưa công việc tìm kiếm nhà cung cấp cho một bộ phận độc lập với cả hai bộ phận mua hàng và yêu cầu, nhằm đảm bảo sự khách quan và công bằng giữa các nhà cung cấp với nhau. 73 PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Trường Đại học kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán, bộ môn Hệ thống thông tin kế toán (2012), "Hệ thống thông tin kế toán" tập 2, nhà xuất bản Phương Đông. 2. Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm toán, "Kiểm soát nội bộ" (2009), nhà xuất bản Phương Đông. 3. Trường Đại học Kinh tế Tp. Hồ Chí Minh, khoa Kế toán – Kiểm toán, Bộ môn Kiểm toán, "Kiểm toán" (2012), nhà xuất bản Lao động Xã hội. 4. Quyết định số 15/2006/QĐ – BTC của Bộ Tài Chính về việc ban hành chế độ kế toán doanh nghiệp. 5. Thông tư 244/2009/TT – BTC của Bộ Tài Chính về hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Doanh nghiệp. 6. Trang web kế toán, www.webketoan.com.vn 74 KÝ HIỆU BẢNG BIỂU Các hoạt động xử lý có lựa chọn Các hoạt động xử lý thông thường Chứng từ Hướng luân chuyển các hoạt động hoặc chứng từ