Khóa luận Kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” và thực tiễn triển khai tại Trung tâm Thông tin – Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội

. do các cơ quan, tổ chức ban hành và được đại diện của cơ quan, tổ chức đó ký. Tuy nhiên, dù là dạng tài liệu nào, việc định ký hiệu cho mỗi tài liệu phải thể hiện được sự đặc biệt của các tài liệu đó, theo mục đích, ý nghĩa của việc phát triển bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo. Toàn bộ tài liệu sẽ có ký hiệu riêng, không đưa vào hệ thống chung. Ký hiệu kho của các tài liệu là DN01 (DN mang nghĩa “danh nhân”, 01 là số hiệu bộ sưu tập đầu tiên được xử lý phát triển theo hình thức này). Đây là một ký hiệu mở, ký hiệu thể hiện được tính mở của kho tài liệu thuộc dạng này, để sau này có thể mở rộng thêm ra (nếu có) chứ không phải là một dạng ký hiệu “chết” của một kho “chết”, nghĩa là chỉ có duy nhất một mà thôi, không thể phát triển. Viết chú giải, tóm tắt Đây là khâu quan trọng trong biên soạn thư mục, giúp người đọc nắm được những nội dung cơ bản, giá trị khoa học, thực tiễn của tài liệu. Có 2 loại tóm tắt, dẫn giải: Loại mang tính chất giải thích (chú thích): Rất ngắn gọn nhằm nói rõ thêm về tác giả, về chủ đề hoặc tính chất, công dụng của tài liệu Loại mang tính chất tuyên truyền, giáo dục: Yếu tố chủ yếu là đánh giá tài liệu, có thể từ 10 – 15 dòng tùy theo nội dung tài liệu. Đây là công việc cần phải làm và không thể thiếu đối với việc biên soạn thư mục. “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” có thể sử dụng loại thứ nhất, mang tính chất giải thích. Các tài liệu trong thư mục có thể được tóm tắt theo các cách diễn giải, quy nạp hay tổng hợp tùy từng tài liệu, tùy từng cán bộ thực hiện, nhưng phải nêu bật được lên nội dung của tài liệu một cách đầy đủ và chính xác. Bài tóm tắt cần ngắn gọn, xúc tích, dài hay ngắn tùy thuộc vào tài liệu nhưng viết không quá 100 từ, ngôn ngữ của bản tóm tắt phải theo ngôn ngữ của tài liệu gốc. Một số thuật ngữ giữa các bản thảo viết tay hay đánh máy và tài liệu công bố chính thức có sự khác nhau thì khi xử lý tài liệu, viết tóm tắt cho tài liệu nào phải tuân theo ngôn ngữ gốc của tài liệu đó. Các thuật ngữ được sử dụng phải chính xác và mang thông tin thực, dễ hiểu với người sử dụng. Nội dung bản tóm tắt phải được thể hiện sao cho khi đọc tóm tắt, người đọc có thể biết được nội dung chủ yếu của tài liệu và qua đó xác định xem có cần đọc tài liệu gốc hay không, tiết kiệm thời gian cho độc giả và hiệu quả với công tác phục vụ bạn đọc. Phân loại tài liệu: Tất cả các tài liệu trong “Bộ sưu tậpNguyễn Văn Đạo” sẽ được mô tả và xử lý tuân theo các chuẩn biên mục sẵn có, áp dụng thống nhất trên toàn bộ tài liệu của Trung tâm: Phân loại theo Khung phân loại Thập tiến Dewey DDC 14, biên mục theo MARC21, mô tả theo Quy tắc mô tả thư mục Quốc tế ISBD. Tuy nhiên, khi các tài liệu được phân loại theo Khung phân loại DDC sẽ xảy ra hiện tượng phân tán tài liệu với các tài liệu có cùng chủ đề, gây khó khăn khi tra tìm tài liệu và xé nhỏ nội dung thư mục . Chính vì thế, khi biên soạn Thư mục, cần có kế hoạch xây dựng, tập hợp thành các chủ đề, tạo cho người dùng tin thêm một con đường tiếp cận với tài liệu nhanh và chính xác hơn. VD: + Tài liệu “Mô hình chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam” thì sẽ xếp vào phần chế tạo máy bay + Tài liệu “Chế tạo vũ khí mới cho Không quân Việt Nam – Máy bay Chinook” lại xếp vào phần vũ khí quân sự Chính vì thế, cần tập hợp những tài liệu này vào cùng một chủ đề chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam để giúp bạn đọc tiếp cận những tài liệu này nhanh hơn và giúp cho công tác xây dựng bố cục thư mục được thuận lợi. Định từ khóa: Thông thường, theo phương thức biên soạn thư mục dạng giấy truyền thống thì việc định từ khóa là không cần thiết. Nhưng với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”, trước khi in ra trên dạng giấy, việc biên soạn sẽ bắt đầu từ việc xây dựng CSDL thư mục Nguyễn Văn Đạo, bao gồm toàn bộ các yếu tố mô tả nội dung và hình thức của tất cả các tài liệu trong “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo”, mỗi tài liệu sẽ tương đương với một biểu ghi thư mục. Do đó, việc định từ khóa sẽ giúp tạo thêm các điểm truy nhập tới tài liệu. Việc định từ khóa sẽ tuân theo Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia biên soạn và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn. Trong quá trình thực hiện, cần đảm bảo các yêu cầu đối với việc định từ khóa. Đối với “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo”, các tài liệu chứa ngôn ngữ chuyên ngành rất nhiều. Vì thế, cần chú ý việc tách các cụm từ, từ ghép làm từ khóa. VD: Dao động phi tuyến, Vật lý nguyên tử... Sau khi đã có được các bản mô tả trên các phiếu tiền máy, tiến hành kiểm tra, điều chỉnh, hiệu đính đối với tất cả các phiếu rồi nhập máy vào CSDL qua môđun biên mục của phần mềm Libol để tạo nên các biểu ghi thư mục trong CSDL thư mục, phục vụ công tác quản lý và tra cứu tài liệu trên OPAC. Với việc làm này, sau này việc cập nhật các biểu ghi sẽ trở nên vô cùng dễ dàng. 2.3.4 Sắp xếp tài liệu Cách sắp xếp tài liệu biểu hiện nội dung tư tưởng của đề tài. Trong cuốn thư mục, tài liệu được sắp xếp theo trình tự nhất định. Mục đích của nó là giúp người sử dụng tìm nhanh chóng các tài liệu mình cần. Tùy vào số lượng tài liệu mà có cách sắp xếp cho thích hợp, việc áp dụng phương pháp sắp xếp hợp lý sẽ có ảnh hưởng đến việc phát huy tác dụng của thư mục. Có nhiều cách sắp xếp: + Theo phân loại + Theo chủ đề + Theo thời gian xuất bản + Theo loại hình... Lựa chọn cách sắp xếp nào phù hợp tùy thuộc nhiều yếu tố: đề tài, mục đích biên soạn, tính chất nội dung tài liệu... Tuy nhiên, với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” thì có thể xem xét 2 cách sắp xếp tài liệu, đó là: Theo chủ đề, theo loại hình. VD: * Sắp xếp theo chủ đề, tài liệu được chia thành các phần như: - Mô hình ĐHQGHN - Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam và Đại học Tư thục Anbe Anhxtanh - Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam ... * Sắp xếp theo loại hình tài liệu: - Tài liệu công bố: Sách, bài trích báo, tạp chí... - Tài liệu không công bố: Bản thảo, thư, văn bản quản lý... Việc sắp xếp phải theo một hệ thống thống nhất, chặt chẽ từ đầu đến cuối. Trong thư mục, quá trình sắp xếp chia làm 3 giai đoạn: - Sắp xếp toàn bộ tài liệu trong thư mục thành từng phần: Sẽ có 2 phần lớn: + Phần 1: Các tài liệu do GS. VS. Nguyễn Văn Đạo viết + Phần 2: Các tài liệu viết về GS. VS. Nguyễn Văn Đạo(chủ yếu được viết sau khi Giáo sư qua đời) Quá trình này có thể xem xét áp dụng một trong 3 cách sắp xếp như trên. Tuy nhiên, do các tài liệu trong “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” đa dạng về cả nội dung lẫn hình thức, nên ưu tiên sắp xếp theo chuyên đề vì như vậy, thư mục sẽ không bị xé nhỏ, tra cứu dễ dàng các tài liệu có nội dung gần nhau. - Sắp xếp thứ tự giữa các phần: Sau khi đã phân chia cuốn thư mục thành các phần theo một cách sắp xếp nhất định, các phần đó sẽ được sắp xếp theo trật tự: Ưu tiên các tài liệu về ĐHQGHN và mô hình ĐHQG, các tài liệu về giáo dục; tiếp theo là các tài liệu khác của Giáo sư khi ở trên các cương vị khác nhau (theo trình tự thời gian của việc bổ nhiệm các cương vị); các tài liệu là các bản thảo xuất bản sách, báo...; cuối cùng là các tài liệu khác. - Sắp xếp tài liệu trong từng phần: Cách làm phổ biến là trong từng phần riêng biệt, tốt nhất là xếp theo vần chữ cái, tên tác giả hoặc tên ấn phẩm. Tuy nhiên, Thư mục Nguyễn Văn Đạo là một thư mục đặc biệt, chủ yếu chứa những tài liệu không công bố theo suốt cuộc đời, sự nghiệp hoạt động của Giáo sư. Chính vì thế, các tài liệu trong từng phần riêng biệt tốt nhất là nên sắp xếp theo trình tự thời gian, trình tự diễn ra sự việc, để phản ánh được quá trình hoạt động, cuộc đời, sự nghiệp của Giáo sư một cách có hệ thống. Ngoài ra, có thể xem xét các cách sắp xếp khác tùy thuộc vào khối lượng và thành phần tài liệu tìm được. 2.3.5 Lập bảng tra cứu Với “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”, cần lập tiến hành lập bảng tra cứu, đây là một công việc không thể thiếu đối với mỗi thư mục. Bảng tra cứu giúp độc giả tìm tài liệu trong thư mục dễ dàng, nhanh chóng, giúp người sử dụng tiếp cận tài liệu theo những cách khác nhau, đa dạng hóa các phương thức tiếp cận tài liệu cho độc giả. Có nhiều loại bảng tra cứu phụ trợ: + Bảng tra tên tác giả + Bảng tra tên ấn phẩm + Bảng tra tác giả tập thể + Bảng tra tên nhân vật + Bảng tra chủ đề + Bảng tra tên địa lý... Mỗi loại bảng tra thường áp dụng cho những loại thư mục nhất định. “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” là một thư mục nhân vật, loại bảng tra phù hợp nhất là bảng tra theo tác giả. Ngoài các tài liệu do Giáo sư viết, còn có rất nhiều các tài liệu do những người khác viết về Giáo sư. Loại bảng tra này sẽ tập hợp lại, hệ thống lại các tài liệu ấy. Các tài liệu trong bộ sưu tập bên cạnh các tác giả cá nhân còn có khá nhiều những tác giả tập thể (chủ yếu là trong những văn bản quản lý), do Giáo sư là người giữ nhiều chức vụ, vị trí quan trọng khác nhau, nên trong cuốn thư mục sẽ có hai bảng tra: Bảng tra tác giả cá nhân và bảng tra tác giả tập thể. Nguồn lập bảng tra: Đối với những bảng tra khác nhau có những nguồn khác nhau. VD: Đối với bảng tra chủ đề, khi chọn lọc tài liệu và viết tóm tắt, dẫn giải nội dung cần ghi thêm vào fiche riêng những chủ đề cần thiết. Đây chính là nguồn để lập bảng tra cứu. Bảng tra trong Thư mục Nguyễn Văn Đạo là bảng tra theo tác giả , nên nguồn để lập bảng tra chính là dựa vào các yếu tố mô tả. Cách trình bày bảng tra rất đơn giản, gồm 2 cột: + Một cột ghi tên tác giả (cá nhân hoặc tập thể) + Một cột ghi số thứ tự, vị trí các tài liệu của tác giả đó trong thư mục Bảng tra sẽ được xếp cuối cùng trong thư mục để tiện việc tra cứu. 2.3.6 Biên tập, xuất bản và phổ biến thƣ mục Cuối cùng là viết lời đề tựa và biên tập cuốn thư mục để hoàn thành các bước xây dựng. Tiếp đó, bản thảo thư mục sẽ được đưa lên cho Ban chỉ đạo thực hiện kế hoạch xem xét, góp ý. Người quyết định cuối cùng sẽ là Giám đốc Trung tâm. Khi được phê duyệt, thông qua mới được xuất bản chính thức. Sau khi được xuất bản chính thức, Trung tâm sẽ tiến hành phổ biến thư mục: + Gửi cơ quan cấp trên (Đại học Quốc gia Hà Nội), gửi tặng gia đình cố Giáo sư và những người cần thư mục. + Đặt trong “Tủ sách Nguyễn Văn Đạo” để tra cứu và trưng bày. + Để tại các phòng đọc, phòng mượn, phòng tra cứu của Trung tâm để tiến hành phục vụ, cho bạn đọc sử dụng. + Đưa lên cổng thông tin điện tử của Trung tâm để phục vụ tra cứu online, sau đó sẽ xem xét để kết xuất ra đĩa CD. + Trưng bày tại các cuộc triển lãm sách... Song song với việc phổ biến thư mục là tổ chức mối liên hệ ngược thường xuyên với người sử dụng để kịp thời điều chỉnh hoạt động của ấn phẩm. Đó là những công tác hoàn thiện để nâng cao chất lượng thư mục. 2.4 Thực tiễn triển khai kế hoạch biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” Công tác biên soạn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” do các cán bộ Phòng Thông tin – Nghiệp vụ phục trách cùng với sự tham gia của các cán bộ phòng Bổ sung – Trao đổi, Phân loại – Biên mục và các sinh viên thực tập Khoa Thông tin – Thư viện Trường ĐHKHXH&NV. Việc thực hiện được chia ra hai giai đoạn chính: - Xây dựng CSDL thư mục - Biên soạn thư mục dạng giấy Hiện tại, Trung tâm đã thực hiện đến bước xây dựng CSDL thư mục, công việc vẫn đang được tiến hành. Đây là một công việc đòi hỏi phải có đội ngũ cán bộ thực hiện có trình độ cao và chiếm phần lớn thời gian thực biên soạn thư mục. 2.4.1 Lập đề cƣơng Việc lập đề cương thực hiện do Trưởng phòng Thông tin – Nghiệp vụ phụ trách. Theo đề cương, các trình tự các công tác được thực hiện như sau: - Xây dựng CSDL thư mục + Sưu tầm tài liệu: Xác định nguồn tìm và trực tiếp lựa chọn + Xử lý hình thức và nội dung tài liệu: Mô tả thư mục, viết tóm tắt nội dung tài liệu, định từ khóa, phân nhóm tài liệu theo chủ đề + Hiệu đính và nhập máy - Biên soạn thư mục dạng giấy + Chọn lọc, sắp xếp tài liệu + Lập bảng tra cứu + Biên tập, xuất bản và phổ biến thư mục 2.4.2 Sƣu tầm tài liệu Việc sưu tầm tài liệu được tiến hành qua 2 bước : Xác định nguồn tìm Nguồn chính được xác định là nguồn tài liệu do gia đình cố Giáo sư tặng lại cho Trung tâm, với số lượng khoảng trên 700 tài liệu, bao gồm tài liệu do Giáo sư viết, các tài liệu viết về Giáo sư và các tài liệu Giáo sư đã từng sử dụng, được biếu tặng, các thư từ, công văn... trong đó có khoảng 200 tài liệu là tài liệu mà Giáo sư sưu tầm thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau. Do Giáo sư giữ nhiều vị trí, chức vụ khác nhau nên các tài liệu rất phong phú về nội dung, có nhiều dạng, bao gồm cả tài liệu công bố (những tài liệu được xuất bản, phổ biến qua những kênh thông tin chính thức: sách, các bài in trên báo, tạp chí) và dạng tài liệu không công bố (văn bản quản lý, các tập bản thảo, các công trình nghiên cứu khoa học...). Trong đó chủ yếu là các tài liệu không công bố. Ngoài các tài liệu mà Trung tâm được tặng, gia đình cố Giáo sư còn cho biết đã tặng lại một số lượng lớn tài liệu của Giáo sư cho Thư viện Tạ Quang Bửu, và hiện tại, tại nhà riêng của Giáo sư cũng vẫn còn rất nhiều tài liệu, sẽ sớm được tập hợp để tặng cho Trung tâm. Nguồn phụ để tìm kiếm có rất nhiều nguồn (như đã nêu ở 2.3.2) nhưng hiện nay, các cán bộ mới chỉ tập trung khai thác ở các nguồn: + Tra cứu mục lục trực tuyến OPAC trên các cổng thông tin điện tử của các thư viện, Trung tâm Thông tin, đa ngành, chuyên ngành... VD: Thư viện Tạ Quang Bửu... + Ngoài ra, còn tìm thêm tài liệu từ các nguồn tin trên Internet, các Website... Trực tiếp lựa chọn Trong quá trình tìm kiếm từ các nguồn trên, tới nay, số lượng các tài liệu lên đến hơn 800, trong đó: + Số lượng tài liệu ở Thư viện Tạ Quang Bửu là hơn 500 + Các tài liệu từ các nguồn tin trên mạng, các Website khoảng hơn 300 Tuy nhiên, Trung tâm mới chỉ xem xét, lựa chọn được số tài liệu ở trên mạng, các Website, còn hơn 500 tài liệu ở Thư viện Tạ Quang Bửu thì hiện tại vẫn chưa chọn lựa được. Sắp tới, Trung tâm sẽ cử cán bộ tới tận nơi để xem xét, đánh giá, lựa chọn nguồn tài liệu đó. Trong số khoảng 300 tài liệu tìm được trên mạng, các cán bộ đã lựa chọn được khoảng 70 tài liệu có chất lượng, phù hợp với các yêu cầu đã đặt ra. Số lượng các tài liệu giảm như vậy một phần lớn là do nội dung các bài viết giống hoặc tương đương nhau, hoặc có ít thông tin phù hợp... 2.4.3 Xử lý hình thức và nội dung tài liệu Tất cả các tài liệu được xử lý hình thức và nội dung một cách theo nguyên tắc “mô tả trực diện” như một tài liệu mới nhập về, tất cả các tài liệu tại Trung tâm sẽ được đi qua các khâu bổ sung, biên mục, định ký hiệu... tùy từng dạng tài liệu. Các yếu tố mô tả hình thức và nội dung của tài liệu được viết trên phiếu tiền máy để tiện sử dụng, tiện việc kiểm tra, điều chỉnh, hiệu đính... Mỗi tài liệu được viết trên một phiếu. Tất cả các tài liệu trong “Bộ sưu tập Nguyễn Văn Đạo” sẽ được mô tả và xử lý tuân theo các chuẩn biên mục sẵn có, áp dụng thống nhất trên toàn bộ tài liệu của Trung tâm: Phân loại theo Khung phân loại Thập tiến Dewey DDC 14, biên mục theo MARC21, mô tả theo Quy tắc mô tả thư mục Quốc tế ISBD. Mô tả thư mục Các yếu tố mô tả được đưa vào vẫn bao gồm các yếu tố hình thức: Nhan đề, tác giả, các thông tin xuất bản... tuy nhiên, do sự đa dạng trong dạng tài liệu và đặc biệt là do chưa có quy định chính thức về xử lý tài liệu không công bố: các bản thảo, các văn bản quản lý, thư... nên Trung tâm đã xây dựng một quy định tạm thời cho việc mô tả những dạng tài liệu này. Theo đó, với các tài liệu công bố (sách và các bài đăng trong báo, tạp chí), vẫn mô tả hình thức bình thường như những tài liệu cùng dạng khác tại Trung tâm. Với các tài liệu là sách, sẽ do các cán bộ Phòng Bổ sung – Trao đổi và Phân loại – Biên mục xử lý. Các cán bộ Phòng Thông tin – Nghiệp vụ xử lý tài liệu là bài đăng trong báo, tạp chí. Ngoài ra, một số cuốn sách là tập hợp các bài viết của Giáo sư hoặc người khác viết về Giáo sư thì bên cạnh việc mô tả cuốn sách như một chỉnh thể, Phòng Thông tin – Nghiệp vụ còn thực hiện trích các bài viết đó theo dạng một bài báo, tạp chí. VD: Nguyễn Văn Đạo đi theo con đường sáng tạo và sáng lập/ Nguyễn Văn Đạo.- H.: ĐHQGHN, 2007.- 591tr. Dự án VIE/87/020 nghiên cứu về các quá trình thủy thạch động lực học vùng bờ biển// Trong sách: Nguyễn Văn Đạo đi theo con đường sáng tạo và sáng lập. 2007.- H.: ĐHQGHN, 2007.- tr.460. Các tài liệu không công bố sẽ được mô tả như một bài trích báo, tạp chí, tuy nhiên đối với một số tài liệu khi mô tả phải thêm một số yếu tố khác cho phù hợp với nội dung tài liệu (như VD ở phần 2.3.3). VD: Tiêu đề bổ sung chủ đề – Tên cá nhân: Nguyễn Văn Đạo Tiêu đề bổ sung – Tên tập thể: Đại học Quốc gia Hà Nội Tất cả các tài liệu không công bố đều phải mô tả yếu tố dạng tài liệu: bản thảo viết tay, bản đánh máy, bản in thư điện tử, bản in trên mạng... vào vùng thông tin bổ sung cho nhan đề. Nhan đề nguồn trích được sử dụng dành cho các tài liệu mô tả dưới dạng bài trích sẽ được ghi phần nguồn trích. VD: Trong cuốn: Nguyễn Văn Đạo đi theo con đường sáng tạo và sách lập Viết tóm tắt nội dung tài liệu “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” sử dụng loại tóm tắt mang tính chất giải thích (chú thích), rất ngắn gọn, giới hạn trong 100 từ nhằm nói rõ thêm về tác giả, về chủ đề hoặc tính chất, công dụng của tài liệu. Các bài tóm tắt được các cán bộ sử dụng một cách hiệu quả ba phương pháp dẫn giải, quy nạp, tổng hợp. Khi tiến hành viết tóm tắt tài liệu, các cán bộ luôn chú ý tuân thủ và đảm bảo đúng các yêu cầu đối với bài tóm tắt. Ngôn ngữ trong bài tóm tắt theo ngôn ngữ của tài liệu gốc. VD: Không dùng Toán học hỗn độn mà dùng Toán học Chaos. Định từ khóa Việc định từ khóa giúp tạo thêm các điểm truy nhập tới tài liệu. Công tác định từ khóa cho các tài liệu trong “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” cũng được thực hiện như với các tài liệu khác của Trung tâm, tuân theo Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia biên soạn và Bộ từ khóa Khoa học công nghệ do Trung tâm Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia biên soạn. Do có rất nhiều tài liệu chứa ngôn ngữ chuyên ngành nên việc định từ khóa, tách cụm từ, từ ghép được các cán bộ thực hiện rất cẩn thận. VD: Dùng Toán cơ học, không tách ra thành Toán học, Cơ học Phân nhóm tài liệu theo chủ đề Sau khi đã viết tóm tắt và định từ khóa, các cán bộ tiến hành phân nhóm các tài liệu được mô tả dưới dạng bài trích theo các chủ đề dựa vào nội dung của tài liệu, và đã phân chia được thành 15 chủ đề: - Bài viết về các nhân vật, giới thiệu sách - Mô hình ĐHQGHN - Dự án chế tạo máy bay siêu nhẹ Việt Nam - Đại học Quốc tế RMIT Việt Nam và Đại học Tư thục Anbe Anhxtanh - GS.VS.Nguyễn Văn Đạo và Ủy Ban Hòa bình Việt Nam - GS.VS.Nguyễn Văn Đạo và Hội Việt Kiều - Sự kiện Tổng thống Hoa Kỳ William Jefferson Clintơn thăm ĐHQGHN (Ngày 17/11/2000) - Bản thảo xuất bản sách tiếng Việt - Bản thảo xuất bản sách tiếng Anh - Bản thảo xuất bản sách tiếng Nga - Phụ lục hình vẽ trong sách xuất bản - Bài viết về GS.VS.Nguyễn Văn Đạo - Bài viết về nghiên cứu khoa học Mỗi chủ đề là tập hợp các tài liệu có nội dung về chủ đề đó. Sau khi đã xử lý xong, các tài liệu này sẽ được đóng tập mang tên chủ đề đó để quản lý như một tài liệu là sách. 15 chủ đề này được đánh số ký hiệu cũng như những tài liệu là sách khác, DN01 rồi đến số ký hiệu cho mỗi chủ đề, tiếp đó là số thứ tự các tài liệu trực thuộc chủ đề đó, được đánh số thứ tự từ 001 trong mỗi chủ đề. 15 chủ đề tương ứng với số ký hiệu từ DN01/00163 đến DN01/00177. 2.4.4 Hiệu đính và nhập máy Khi đã xử lý xong về nội dung và hình thức tài liệu, các cán bộ tiến hành kiểm tra và hiệu đính lại các phiếu tiền máy, hoàn thành nốt các yếu tố mô tả. Sau đó, tiến hành nhập máy các tài liệu qua môđun Biên mục của phần mềm Libol (hiện Trung tâm đang sử dụng là phần mềm Libol 5.5). Tất cả các yếu tố vẫn được đặt vào các trường tương ứng của khổ mẫu biên mục MARC 21 như các tài liệu khác. Tuy nhiên, có một số điểm được lưu ý khi nhập. Với các tài liệu không công bố sẽ được mô tả như một bài trích báo, tạp chí, một số yếu tố được thêm vào sẽ tương đương với việc thêm các trường trong quá trình biên mục cho phù hợp với nội dung tài liệu (như VD ở phần 2.3.3). VD: 600 04$aNguyễn Văn Đạo 710 1#$aĐại học Quốc gia Hà Nội Yếu tố dạng tài liệu của các tài liệu không công bố được đặt vào trường 245 $b vùng thông tin bổ sung cho nhan đề. VD : Bản thảo viết tay, bản đánh máy, bản in thư điện tử, bài in trên mạng... Trường 654 Tiêu đề bổ sung chủ đề - Thuật ngữ chính sẽ dành cho tên các thuật ngữ chính tạo nên sự khác biệt trong các chủ đề. VD: 654 $aMô hình ĐHQGHN 654 $aBài viết về giáo dục Trường 773 $t Nhan đề nguồn trích được sử dụng dành cho các tài liệu mô tả dưới dạng bài trích sẽ được ghi phần nguồn trích. Nguồn trích ở đây là các chủ đề mà tài liệu đó trực thuộc. VD: 773 $tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Mô hình ĐHQGHN Đối với các tài liệu được in từ trên mạng, ngoài việc đưa tên chủ đề làm nguồn, còn đưa thêm địa chỉ Website của tài liệu đó, hai yếu tố này cách nhau bằng dấu “ ;”. VD: 773 $tThư mục Nguyễn Văn Đạo: Bài viết về GS.VS. Nguyễn Văn Đạo; Theo Vietnamnet.vn (Trang Tin tức Sự kiện) 9XX – Khối trường thông tin cục bộ, do MARC không quy định cụ thể nên ở các Trung tâm khác nhau sẽ có những cách sử dụng khác nhau. Ở TT TT – TV, ĐHQGHN khối trường này cũng được áp dụng cho phù hợp với tình hình thực tiễn cơ quan mình. Theo đó, trường 914 là trường Thông tin bổ sung cho ấn phẩm và trường 928 Thông tin về nơi lưu trữ ấn phẩm. 914$aThư mục Nguyễn Văn Đạo.$bTài liệu không công bố 928 $aTrung tâm TT-TV ĐHQGHN: DN01/00165 – 14 Hiện tại, Trung tâm đã xây dựng được CSDL thư mục với 611 biểu ghi, bao gồm:  Các tài liệu do Giáo sư viết: Khoảng 490 biểu  Các tài liệu viết về Giáo sư: Khoảng 120 biểu Trong đó: - Tài liệu công bố: 291 biểu + Sách: 162 biểu + Bài đăng trong sách, báo, tạp chí: Khoảng 60 biểu + Bài in từ trên mạng: Khoảng 70 biểu - Tài liệu không công bố: 320 biểu + Bản thảo: Khoảng 170 biểu + Bản in thư điện tử: 61 biểu ... Con số này vẫn chưa dừng lại ở đó, các cán bộ tại Trung tâm vẫn đang tiếp tục tìm kiếm tài liệu để cập nhật, đưa vào CSDL, xây dựng thành công cuốn “Thư mục Nguyễn Văn Đạo” đầy ý nghĩa này. DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Đại học Quốc gia Hà Nội. Quy chế tổ chức và hoạt động của TT TTTV ĐHQGHN.- H., 1998 2. Đoàn Phan Tân. Thông tin học: Giáo trình dành cho sinh viên ngành thông tin – thư viện và quản trị thông tin.- H.: ĐHQGHN, 2001.- 337tr. 3. Lê Văn Viết. Cẩm nang nghề thư viện.- H.: VHTT, 2000.- 636tr. 4. Nguyễn Huy Chương. Tập bài giảng Thư mục học đại cương.- 55tr. 5. Nguyễn Thị Hòa. Quá trình phát triển vốn tài liệu và xử lý kỹ thuật tại Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội – Niên luận.-H.: 2009.- 45tr. 6. Phan Văn. Thông tin học.- H.: ĐHQGHN, 2000.- 139tr. 7. Phan Văn – Nguyễn Huy Chương. Nhập môn khoa học thư viện và thông tin.- ĐHQGHN, 1997.- 140tr. 8. Trung tâm TTTV, ĐHQGHN. Đề cương xây dựng “Thư mục Nguyễn Văn Đạo”.- H., 2010 9. Vũ Văn Nhật. Thông tin Thư mục khoa học kỹ thuật: Giáo trình dùng cho sinh viên chuyên ngành thông tin – thư viện khoa học.- H.: ĐHQGHN, 1999.- 203tr. 10. 11. 12.