Khóa luận Công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Lao động – Xã hội

g tác xử lý tài liêụ đa ̃đƣơc̣ sƣ̉ duṇg để xây dƣṇg hê ̣thống các sản phẩm thông tin – thƣ viện đa dạng và phù hợp với đặc điểm ngƣời dùng tin cũng nhƣ đặc điểm vốn tài liệu của thƣ viêṇ. Hê ̣thống muc̣ luc̣ đƣơc̣ duy trì , câp̣ nhâṭ và kiểm tra thƣờng xuyên làm công cu ̣tra cƣ́u hƣ̃u ích cho ngƣời dùng tin . Các phiếu mục lục đều có hình thức đep̣ và các thông tin thƣ muc̣ đƣơc̣ trình bày đúng quy điṇh . Bên caṇh muc̣ luc̣ truyền thống , Trung tâm đa ̃taọ lâ ̣ p đƣơc̣ hê ̣thống muc̣ luc̣ tra cƣ́u trƣc̣ tuyến OPAC để giúp ngƣời dùng tin tra tìm tài liêụ nhanh hơn, hiệu quả hơn. Trung tâm có một đội ngũ cán bộ thƣ viện ở vào nhiều độ tuổi khác nhau. Lực lƣợng cán bộ trẻ có độ tuổi từ 20-30 tuổi chiếm tỷ lệ rất cao khoảng 60%. Đây là những cán bộ đang ở độ tuổi sung sức nhất, là lực lƣợng đi đầu trong công cuộc hiện đại hóa thƣ viện. Đội ngũ này thƣờng xuyên đƣợc đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ, tin học và ngoại ngữ. Họ nhanh chóng nắm bắt đƣợc những kiến thức mới và biết áp dụng trong thực tiễn công tác. Trong số họ có những ngƣời có văn bằng thứ hai về chuyên ngành kinh tế-kế toán, quản trị nhân lực. Hầu hết cán bộ thƣ viện có trình độ tin học cơ bản, một số cán bộ trẻ đã sử dụng thành thạo máy tính và phần mền Smilib cũng nhƣ kỹ năng tra cứu , khai Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 48 thác thông tin trên mạng Internet . Các thao tác trong công tác xử lý tài liệu đều đƣơc̣ các cán bô ̣thƣc̣ hiêṇ cẩn thâṇ , tỉ mỉ. Sau khi xƣ̉ lý trên phiếu nhâp̣ tin , các cán bộ còn kiểm tra , hiêụ chỉnh laị cho chính xác rồi mới tiến hành nhâp̣ máy để đảm bảo chất lƣơṇg của tƣ̀ng biểu ghi. Đến tháng 5/2005 vừa qua Trƣờng đã đƣợc nâng cấp thành Trƣờng Đại học nên số kinh phí mà Trung tâm đƣợc đầu tƣ cũng tăng lên so với các năm trƣớc. Nhờ kinh phí tăng mà thƣ viện đã tiến hành bổ sung tài liệu một cách thƣờng xuyên hơn, dƣới nhiều loại hình tài liệu khác nhau nhƣ; giáo trình, sách, tài liệu tham khảo Các nguồn bổ sung cũng rất đa dạng về nội dung, phong phú về loại hình tài liệu. Công tác xử lý tài liệu ngày càng đƣợc chú trọng hơn nữa để phục triệt để các tài liệu có trong thƣ viện. 3.1.2. Những hạn chế của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm Bên caṇh nhƣ̃ng ƣu điểm , nhƣ̃ng kết quả đa ̃đaṭ đƣơc̣ , công tác xƣ̉ lý tài liêụ của Trung tâm còn tồn taị môṭ số haṇ chế cần khắc phuc̣ trong thời gian tới. Việc sử dụng phần mềm Smilib vào công tác xử lý tài liệu của Trung tâm đã mang lại nhiều tiện ích nhất định . Tuy nhiên, các cán bộ thƣ viện vẫn chƣa khai thác và sƣ̉ duṇg hết nhƣ̃ng tính năng hƣ̃u ích của phần mềm này trong công tác biên mục và trao đổi các biểu ghi với các cơ quan thông tin – thƣ viện khác trong và ngoài nƣớc . Cụ thể nhƣ giao thức chuẩn tra cứu liên thƣ viện Z 39.50 vâñ chƣa đƣa vào sƣ̉ duṇg để có thể sƣ̉ duṇg laị các biểu ghi của các thƣ viêṇ khác. Tất cả các tài liêụ hiêṇ nay Trung tâm đều xƣ̉ lý với hình thƣ́c biên muc̣ gốc kể cả các tài liêụ tiếng nƣớc ngoài . Điều này gây tốn n hiều thời gian , công sƣ́c của ngƣời cán bô ̣mà đôi khi các kết quả xƣ̉ lý đó thiếu chính xác nhất là đối với tài liêụ tiếng nƣớc ngoài. Trong khi đó, phần mềm Smilib đa ̃hỗ trơ ̣giao thƣ́c Z39.50 và nếu sử dụng giao thức nà y, các cán bộ chỉ việc sao chép những biểu ghi đa ̃có tƣ̀ các thƣ viêṇ lớn . Theo đó, thƣ viêṇ chỉ viêc̣ giƣ̃ nguyên các yếu tố thƣ muc̣ và thêm vào môṭ số yếu tố đăc̣ trƣng cho thƣ viêṇ nhƣ số đăng ký cá Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 49 biêṭ, số ký hiêụ xếp giá, các từ khóa tiếng Việtvà đƣa vào cơ sở dữ liệu của thƣ viêṇ mình cho ngƣời dùng tin tra cƣ́u, sƣ̉ duṇg. Công tác mô tả thƣ muc̣ taị Trung tâm về cơ bản đa ̃thƣc̣ hiêṇ đúng theo quy tắc mô tả ISBD . Tuy nhiên khi lập tiêu đề mô tả cho tài liệu có từ 4 tác giả trở lên Trung tâm không tuân theo quy tắc là đƣa nhan đề tài liệu lên làm tiêu đề mô tả mà tiến hành lập tiêu đề mô tả cho tác giả đầu tiên. Việc không tuân theo quy tắc đó sẽ gây khó khăn cho việc trao đổi dữ liệu với các Trung tâm thông tin – thƣ viện khác. Bên cạnh đó thông tin trong vùng chỉ số ISBN cũng không theo quy tắc. Theo quy tắc thì mục này phải dùng để ghi chỉ số sách Quốc tế, nhƣng Thƣ viện đã lấy mục này để ghi số thứ tự của tài liệu đƣợc nhập vào máy. Điều này gây sự khó hiểu thậm chí có thể gây hiểu nhầm cho ngƣời sử dụng. Quy mô đào tạo của Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội ngày càng đƣợc mở rộng, số lƣợng các ngành học cũng nhƣ các môn học tăng lên đáng kể. Tƣơng ứng với sự thay đổi đó là sự tăng lên không ngừng các sách chuyên ngành, đa ngành . Trong khi đó cán bộ thƣ viện chỉ đƣợc đào tạo đơn ngành . Chính vì vậy ngƣời cán bộ phải mất nhiều thời gian, công sƣ́c tìm hiểu tài liêụ và tra cƣ́u thêm các tƣ̀ điển , sách chuyên ngành để có thể xử lý tốt tài liệu đó đƣợc . Tuy các cán bô ̣có nhiều cố gắng , nỗ lƣc̣ nhƣng nhiều khi chất lƣơṇg xƣ̉ lý vâñ không cao, xác định từ khóa , ký hiệu phân loại không chính xác và không đem đến nhƣ̃ng thông tin hƣ̃u ích cho ngƣời dùng tin. Các quy tắc , quy điṇh hiêṇ nay Trung tâm đang áp duṇg chƣa đaṭ chuẩn trong công tác xƣ̉ lý tài liêụ đa ̃đƣơc̣ các cơ quan cấp trên khuyến khích sƣ̉ duṇg (đó là mô tả tài liêụ theo quy tắc Anh - Mỹ AACR2, phân loaị theo khung phân loại DDC và áp duṇg khổ mâũ MARC 21). Trung tâm tiến hành biên mục theo khổ mẫu MACR 21, nhƣng vẫn mô tả tài liệu theo quy tắc ISBD. Khi ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý tài liệu thì quy tắc ISBD đã bộc lộ những hạn chế nhất định, nó chƣa hoàn toàn thích nghi với cách xử lý tin học đối với mô tả thƣ Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 50 mục. Hiện nay rất ít thƣ viện sử dụng quy tắc mô tả này nên rất khó đảm bảo tính thống nhất biên mục trong nƣớc và quốc tế, việc trao đổi dữ liệu với các thƣ viện khác chƣa thực hiện đƣợc. Trong thời gian tới khi công tác tin học hóa thƣ viện đƣợc áp dụng đồng bộ thì sử dụng quy tắc ISBD cho mô tả tài liệu thƣ viện sẽ không còn phù hợp nữa. Hiện tại thƣ viện vẫn sử dụng bảng phân loại 19 lớp do Thƣ viện Quốc gia Việt Nam biên soạn năm 2002. Bản này đã cũ, các đề mục không còn phù hợp với sự phát triển của xã hội hiện nay; khả năng cập nhật các khái niệm mới phát sinh trong quá trình phát triển của xã hội cũng nhƣ trong đời sống bị hạn chế. Nhiều khái niệm mới chƣa đƣợc bổ sung kịp thời trong các mục của bảng chính nhƣ: Kinh tế tri thức, Marketing, Luật phá sản, Giáo dục dân số, Giáo dục giới tính, công nghệ thông tinDo đó việc định ký hiệu phân loại cho các tài liệu phản ánh các ngành tri thức mới gặp nhiều khó khăn. Vấn đề kiểm soát tính thống nhất trong công tác xƣ̉ lý tài liêụ tại Trung tâm mới dƣ̀ng ở mƣ́c trao đổi công viêc̣ hàng ngày giƣ̃a các cán bô ̣khi găp̣ nhƣ̃ng tình huống cu ̣thể , xƣ̉ lý các tài liêụ cu ̣thể . Qua trao đổi trong phòng , cán bô ̣se ̃lƣạ choṇ ký hiêụ phân loaị hay điṇh từ khóa cho thống nhất . Phòng nghiệp vụ chƣa xây dựng đƣợc hệ thống mục lục công vụ hay các văn bản quy định chi tiết viêc̣ thống nhất trong phân loaị, điṇh tƣ̀ khóa và làm tóm tắt. Điều này đa ̃dâñ đến kết quả xử lý tài liệu không thống nhất , cùng một tên tài liệu nhƣng do hai cán bộ xử lý khác nhau cho ra ký hiệu phân loại và từ khóa khác nhau. Khi ngƣời ngƣời dùng tin tra cƣ́u tài liêụ dê ̃bi ̣ mất tin , nhiêũ tin và tì m đƣơc̣ nhƣ̃ng thông tin không phù hơp̣ với nhu cầu làm ảnh hƣởng đến hiêụ quả phuc̣ vu ̣ngƣời dùng tin của Trung tâm. Đội ngũ cán bộ của trung tâm còn non trẻ, chƣa có nhiều kinh nghiệm trong công tác xử lý tài liệu, đặc biệt là những tài liệu chuyên ngành. Số lƣợng Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 51 cán bộ làm công tác xử lý còn thiếu, hiện nay Trung tâm chỉ có 02 cán bộ làm công tác này. Nguồn kinh phí cho thƣ viện phục vụ triển khai các công việc chuyên môn, bổ sung tài liệu chuyên ngành, mua sắm trang thiết bị còn hạn hẹp. Hạ tầng cơ sở thông tin nhƣ hệ thống máy tính và mạng còn thiếu thốn và chƣa đồng bộ. Hiện tại Trung tâm mới có 02 máy tính đƣợc nối mạng, 02 máy tính dùng cho công tác biên mục tài liệu, 02 máy tính dùng cho việc tra cứu tài liệu. Bộ phận bổ sung- trao đổi và bộ phận xử lý tài liệu làm việc chung trong một phòng khá chật hẹp (khoảng 25 m2 ) gồm nhiều máy móc thiết bị và các tài liệu mới bổ sung chờ xử lý. Ngƣời cán bộ không có chỗ làm việc rộng rãi, thoải mái nên gây tâm lý không tốt khi làm việc, ảnh hƣởng đến quá trình xử lý tài liệu - một quá trình mang tính chủ quan cá nhân rất cao. Với hiện trạng cơ sở vật chất kỹ thuật nhƣ vậy chƣa thể đáp ứng tốt nhu cầu tin của ngƣời dùng tin đến thƣ viện. 3.2. Một số giải pháp nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm 3.2.1. Chuẩn hóa công tác xử lý tài liêụ Các chuẩn trong biên mục đã đƣợc quy định và khuyến khích sử dụng trong hê ̣thống thƣ viêṇ Viêṭ Nam , đó là mô tả tài liêụ theo quy tắc Anh - Mỹ AACR2, phân loaị theo khung phân loaị DDC và áp duṇg khổ mâũ MARC 21. Đây là các chuẩn biên muc̣ đƣơc̣ rất nhiều các cơ quan TT -TV trên thế giới và Viêṭ Nam lƣạ choṇ áp duṇg vì nhƣ̃ng tính năng ƣu viêṭ của nó. Vì vậy, nếu Trung tâm áp duṇg các chuẩn này se ̃nâng cao chất lƣơṇg của công tác xƣ̉ lý tài liêụ và tạo điều kiện trao đổi, chia sẻ dƣ̃ liêụ với các cơ quan TT-TV khác. Trong thời gian tới, Trung tâm cần tiếp tục tiến hành chuẩn hóa công tác biên mục, chuẩn hóa các format nhập liệu, format hiển thị và trình bày dữ liệu, đặc biệt chú ý các chuẩn đọc máy Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 52 Khi quy tắc mô tả ISBD bộc lộ nhiều hạn chế trong quá trình ứng dụng tin học hóa trong công tác xử lý tài liệu thì việc thay thế một quy tắc mô tả chuẩn, ƣu việt hơn là cần thiết . Trung tâm nên tiến hành nghiên cứu quy tắc AACR2, một quy tắc mô tả chuẩn đƣợc nhiều thƣ viện trong nƣớc và trên Thế giới sử dụng . So với quy tắc mô tả ISBD , AACR2 có nhiều ƣu điểm hơn nhƣ tính linh hoạt , mềm dẻo và phù hơp̣ với nguồ n tài liêụ hiêṇ đaị hiêṇ nay . Đồng thời tìm hiểu việc chuyển đổi dữ liệu từ ISBD sang AACR2 để chuẩn bị cho việc áp dụng quy tắc mô tả mới vào mô tả tài liệu thƣ viện . Quy tắc mô tả ISBD và AACR2 tƣơng thích nhau đến hơn 90% nên viêc̣ áp duṇg qu y tắc này trong mô tả tài liệu không gây nhiều khó khăn cho các cán bộ khi thực hiện . Trung tâm có thể áp duṇg ngay những yếu tố đã rõ của AACR 2 trong mô tả thƣ mục nhƣ vấn đề lập tiêu đề mô tả . Khi thiết lâp̣ tiêu đề mô tả cho tên tác gi ả cá nhân có cấu trúc Họ - Đêṃ - Tên cần thêm dấu phảy sau thành phần Ho ̣để phân biêṭ rõ ràng giƣ̃a thành phần Ho ̣và Tên nhƣ trong AACR 2. Tƣ̀ đó Trung tâm có thể dê ̃dàng chuyển sang áp duṇg AACR2. Trƣớc sự lớn mạnh của nhà trƣờng và sự gia tăng không ngừng của vốn tài liệu trong thƣ viện, bảng phân loại 19 lớp không còn phù hợp nữa, Trung tâm cần tiến hành nghiên cứu và thay thế một khung phân loại khác phản ánh lƣợng tri thức lớn hơn, cập nhật hơn. Có nhƣ vậy cán bộ xử lý mới có thể xác định ký hiệu phân loại dễ dàng và chính xác, công tác phục vụ sẽ nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hiện nay nhiều trung tâm thông tin - thƣ viện trong nƣớc và trên thế giới đã áp dụng khung phân loại DDC (Dewey Decimal Classification) vào công tác phân loại tài liệu thƣ viện. DDC có mức độ phổ biến trên phạm vi toàn cầu. Khung này hiện nay tƣơng đối rộng hơn so với các khung phân loại khác nên tạo điều kiện thuận lợi cho việc trao đổi thông tin và hội nhập với cộng đồng thông tin và thƣ viện khu vực và thế giới. Ký hiệu phân loại DDC có mặt trong các biểu ghi thƣ mục của nhiều cơ quan quốc gia và tiện ích thƣ mục phổ biến. DDC Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 53 đƣợc sử dụng rộng rãi trong vùng châu á - Thái bình dƣơng, 15 nƣớc trong khu vực đã sử dụng khung này để phân loại tài liệu trong thƣ viện mình . Tại nƣớc ta hiện nay DDC 14 đã đƣợc dịch ra tiếng Việt và chính thức đƣợc xuất bản vào ngày 16/8/2006 tạo điều kiện thuận lợi cho các thƣ viện nƣớc ta khi áp dụng. Trong công tác xử lý tài liệu , điṇh tƣ̀ khóa cũng là môṭ công đoaṇ quan trọng để taọ ra bô ̣máy tra cƣ́u tìm tin . Trung tâm đã tham khảo Bộ từ khóa của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam trong việc định từ khóa chủ đề , nhƣng về cơ bản vẫn tiến hành định từ khóa tự do cho tài liệu . Việc sử dụng từ khóa tự do đã làm cho chất lƣơṇg tƣ̀ khóa không đảm bảo và dê ̃gây mất tin , nhiêũ tin trong quá trình tra cứu tài liệu . Vì vậy, Trung tâm cần xem xét và sƣ̉ duṇg từ khóa có kiểm soát để đảm bảo tính nhất quán khi điṇh tƣ̀ khóa . Có nghĩa là tất cả các từ khóa đƣợc xác định đều phải có sự tham khảo Bộ từ khóa của Thƣ viện Quốc gia Việt Nam. Trung tâm cần triêṭ để tâṇ duṇg các lơị ích của phần mềm nhƣ sƣ̉ duṇg giao thƣ́c Z 39.50 để thực hiện biên mục sao chép , sƣ̉ duṇg laị các biể u ghi đa ̃ đƣơc̣ xƣ̉ lý của các cơ quan thông tin – thƣ viện lớn . Đây là môṭ lơị ích rất lớn trong công tác xƣ̉ lý tài liêụ , nó cho phép trao đổi , chia sẻ các biểu ghi , giúp tiết kiêṃ thời gian và công sƣ́c của ngƣời cán bô ̣khi không phải xƣ̉ lý tài liêụ tƣ̀ đầu và chất lƣợng của những biểu ghi này rất đảm bảo nhất là đối với tài liệu tiếng nƣớc ngoài. 3.2.2. Xây dưṇg công cụ kiểm soát tính thống nhất nghiệp vụ xử lý tài liệu Xƣ̉ lý tài liêụ là công tác mang tính chủ quan của cá nhân ngƣời xử lý do đó mỗi ngƣời cán bô ̣có khả năng phân tích tổng hơp̣ khác nhau , trình độ khác nhau nên kết quả xƣ̉ lý là không nhƣ nhau . Có thể cùng một thuật ngữ có nội dung nhƣ nhau nhƣng mỗi ngƣời cán bô ̣theo thói quen của mình se ̃sƣ̉ duṇg nhƣ̃ng tƣ̀ ngƣ̃ khác nhau để diêñ đaṭ . Vì vậy mà tính thống nhất trong xử lý tài liêụ chƣa cao , để nâng cao chất lƣợng công tác xử lý tài liệu đòi hỏi Trung tâm Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 54 phải chú trọng hơn nữa đến việc kiểm soát tính thống nhất trong nghiệp vụ xử lý tài liệu. Kiểm soát tính thống nhất là quá trình đảm bảo sự nhất quán trong khi diễn đạt một điểm truy nhập cho thấy mối quan hệ giữa các tên ngƣời, các tác phẩm hay các chủ đề dựa theo các quy tắc mô tả (trong trƣờng hợp tên ngƣời và nhan đề) hay khung đề mục chủ đề, Bộ từ khóa có kiểm soát, từ điển từ chuẩn hoặc bằng cách tra cứu hộp phiếu hay tệp quy định tính thống nhất. Bên cạnh việc áp dụng các chuẩn xử lý tài liệu , để đảm bảo tính nhất quán giƣ̃a các cán bô ̣khi xƣ̉ lý tài liêụ , phòng nghiệp vụ cần xây dựng hệ thống các công cụ để kiểm soát tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu. Một trong những công cụ đơn giản mà hữu hiệu để kiểm soát tính thống nhất đó là hệ thống các muc̣ luc̣ công vu ̣hay chính là các hộp phiếu kiểm soát tính thống nhất để quy điṇh thống nhất giƣ̃a các cán bô ̣trong phòng. Khi xƣ̉ lý tài liêụ các cán bô ̣cần có thói quen ghi chép, tâp̣ hơp̣ laị các thông tin đa ̃xƣ̉ lý đƣơc̣ làm căn cứ tra cứu sử dụng khi gặp những tình huống tƣơng tự ở một tài liệu cụ thể . Các ghi chép của mỗi cán bô ̣tâp̣ hơp̣ trong hê ̣thống muc̣ luc̣ công vu ̣của phòng nghiêp̣ vu ̣để thống nhất các thuâṭ ngƣ̃ sƣ̉ duṇg khi xƣ̉ lý tài liệu . Qua thời gian làm việc hệ thống mục lục công vụ sẽ dần đƣợc hình thành tạo nên một hệ thống các mục lục là công cụ tra cứu khi xử lý tài liệu nhƣ mục lục các ký hiệu phân loại, mục lục từ khóa Khi các cán bộ tại Trung tâm đã hình thành đƣợc một thói quen ghi chép và tra cứu trong mục lục công vụ, các thuật ngữ, các ký hiệu đƣợc chọn để định từ khóa hay phân loại sẽ đảm bảo tính thống nhất. Nhƣ vậy, dù các cán bộ khác nhau xử lý cùng một tài liệu nhƣng vẫn cho một kết quả duy nhất. Ngoài ra, Trung tâm cần xây dƣṇg các văn bản hƣớng dâñ nghiêp̣ vu ̣để quy điṇh các tiêu chuẩn áp duṇg cũng nhƣ quy trình xƣ̉ lý các tài liêụ làm căn cƣ́ thống nhất để đôị ngũ cán bô ̣thƣc̣ hiêṇ. Hàng năm, dựa vào tình hình thực tế của công tác xử lý tài liệu, các văn bản này cần đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với nội Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 55 dung của vốn tài liệu, đặc điểm ngƣời dùng tin tại Trung tâm và xu hƣớng phát triển của ngành thƣ viện Việt Nam nói riêng và trên thế giới nói chung. 3.2.3. Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, đào tạo cán bộ xử lý tài liệu Ngày nay, công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng vào hầu hết các khâu công tác của thƣ viện. Tuy nhiên, con ngƣời vẫn là nhân tố vô cùng quan trọng, không thể thiếu đƣợc và không gì có thể thay thế đƣợc trong các cơ quan thông tin thƣ viện. Dù thƣ viện đã đƣợc tự động hoá một phần, nhiều phần hay tiến tới tự động hoá toàn phần thì công tác xử lý tài liệu vẫn đƣợc thực hiện chủ yếu bởi con ngƣời và kết quả của quá trình xử lý tài liệu vẫn mang dấu ấn cá nhân sâu sắc của ngƣời xử lý. Máy móc và trang thiết bị hiện đại chỉ là phƣơng tiện để con ngƣời thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn công việc của mình. Trung tâm đa ̃xây dƣṇg đƣơc̣ đôị ngũ cán bô ̣trẻ có năng lƣc̣ đƣơc̣ đào taọ chính quy và có tinh thần trác h nhiêṃ cao trong công viêc̣ . Tuy nhiên với nguồn tài liệu ngày càng nhiều , bao quát trên nhiều liñh vƣc̣ đòi hỏi mỗi ngƣời cán bô ̣ phải tự học, tƣ ̣nâng cao trình đô ̣để đáp ƣ́ng đƣơc̣ các yêu cầu của công viêc̣ khi Trung tâm đang chuyển sang tin hoc̣ hóa , hiêṇ đaị hóa công tác thông tin – thƣ viện. Đặc biệt ngƣời cán bộ làm công tác xử lý phải trang bị cho mình kiến thức chuyên môn, phát triển kĩ năng nghề nghiệp, hình thành và hoàn thiện những năng lực mới. Bên cạnh đó để nâng cao chất lƣơṇg của công tác xử lý tài liệu tại Trung tâm thì đội ngũ cán bộ xử lý cần phải thành thạo với các phân hệ hỗ trợ công tác xử lý , đặc biệt là phân hệ biên mục của phần mềm Smilib để có thể thao tác thuần thuc̣ , nhanh chóng và ch ính xác. Các cán bộ Trung tâm mới chỉ sử dụng đƣợc một số những tính năng cơ bản của phần mềm trong quá trình thao tác công việc. Để hỗ trợ công tác xử lý tài liệu, các cán bộ cần tìm hiểu sâu và sử dụng thêm những tính năng nhƣ sử dụng giao thức Z39.50 để tải các biểu ghi của các cơ quan thông tin – thƣ viện khác đã đƣợc biên mục về thƣ viện mình chỉnh sửa Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 56 và đƣa ra phục vụ ngƣời dùng tin. Các cán bộ cần ứng dụng các chức năng nhƣ từ điển hay hƣớng dẫn nhập liệu để đảm bảo tính thống nhất trong quá trình xử lý tài liệu trên máy. Các cán bộ cũng cần nắm vững các chuẩn nghiệp vụ mới đã đƣợc nhà nƣớc quy định, đó là mô tả tài liệu theo AACR2, phân loại theo bảng phân loại DDC và sử dụng khổ mẫu MARC 21. Mỗi thao tác trong quy trình xử lý tài liệu cần phải đƣợc thực hiện tỉ mỉ, cẩn thận, tránh sai sót. Để nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ xử lý và khuyến khích tinh thần lao động của họ Trung tâm cần: - Có những chính sách ƣu tiên cụ thể cho cán bộ xử lý trong việc học tập, nâng cao trình độ. Trung tâm có thể cử một số cán bộ có năng lực chuyên môn và khả năng ngoại ngữ gửi ra nƣớc ngoài đào tạo, thực tập tại một số trƣờng đào tạo ngành thƣ viện nổi tiếng ở các Quốc gia nhƣ: Mỹ, Úc, Canađa, Nga... - Có chính sách thi đua và ƣu tiên cụ thể, công khai để tất cả cán bộ trong thƣ viện phấn đấu trau dồi nghiệp vụ. - Thƣờng xuyên tổ chƣ́c các lớp hoc̣ ngay tại Trung tâm có mời thêm cán bộ của các thƣ viện khác để trao đổi nghiêp̣ vu ̣giƣ̃a các cán bô ̣và câp̣ nhâṭ thêm nhƣ̃ng kiến thƣ́c mới về nghiê ̣ p vu .̣ Viêc̣ trao đổi chuyên môn nghiêp̣ vu ̣không chỉ giúp trao đổi kinh nghiệm giữa các cán bộ mà còn giúp giao lƣu , tăng cƣờng sƣ ̣hiểu biết lâñ nhau để công viêc̣ đƣơc̣ tiến hành thuâṇ lơị hơn . Các kiến thức chuyên môn nghiêp̣ vụ thƣờng xuyên đƣợc điều chỉnh cho phù hợp với hệ thống thƣ viêṇ Viêṭ Nam nên viêc̣ câp̣ nhâṭ nhƣ̃ng kiến thƣ́c này là vô cùng cần thiết. - Tổ chức cho cán bộ đi tham quan, học hỏi các thƣ viện trong và ngoài nƣớc nhƣ các Trung tâm học liệu lớn và hiện đại tại Huế, Đà Nẵng, Cần Thơ và một số nƣớc có ngành thƣ viện phát triển. Song song với đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ, Trung tâm cần có kế hoạch đào tạo và nâng cao trình độ ngoại ngữ, tin học cho cán bộ. Điều 4 Quyết Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 57 định 178/CP ngày 16/9/1970 của Hội đồng chính phủ về công tác thƣ viện đã chỉ rõ: “Cần từng bƣớc mở rộng việc đào tạo đội ngũ cán bộ quản lí và cán bộ nghiệp vụ thƣ viện có trình độ khá về chính trị, văn hóa, nghiệp vụ và ngoại ngữ. Bộ Văn hóa có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo công tác đào tạo, bồi dƣỡng các cán bộ này”. Cùng với việc nâng cao trình độ của đội ngũ cán bộ, đào tạo cán bộ xử lý tài liệu, Trung tâm cần bổ sung thêm nhân sự cho đội ngũ cán bộ xử lý còn thiếu và mỏng hiện nay. Nhƣng phải chú ý bổ sung các cán bộ xử lý có kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ tin học và ngoại ngữ khá nhằm đáp ứng các yêu cầu trong thời kỳ mới. 3.2.4. Tăng cường cơ sở vật chất trang thiết bị Để phục vụ ngƣời dùng tin có hiệu quả hơn và tạo môi trƣờng làm việc thuận lợi cho cán bộ, Trung tâm cần đẩy mạnh các ứng dụng công nghệ thông tin và tăng cƣờng đầu tƣ cơ sở vật chất trang thiết bị. Bên cạnh phần mềm đang sử dụng, Trung tâm cũng cần nghiên cứu những phần mềm có nhiều tiện ích hơn nhƣ phần mềm ILIB của công ty CMC, phần mềm LIBOL của công ty Tinh vânđể tham khảo, áp dụng vào thƣ viện mình khi có điều kiện. Tăng cƣờng đầu tƣ, mua sắm, xây dựng hệ thống trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại để đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn của công tác thông tin – thƣ viện nói chung và công tác xử lý tài liệu nói riêng. Đặc biệt hệ thống máy tính cần đƣợc trang bị hiện đại, số lƣợng cần nhiều hơn. Hiện tại Trung tâm cần trang bị cho mỗi cán bộ xử lý 1 máy tính để phục vụ cho quá trình nhập tin và kiểm tra dữ liệu. Ngoài ra, cần bổ sung thêm 01 máy tính tốc độ cao để thay thế cho máy chủ đã cũ, tốc độ chậm; 02 máy tính có nối mạng trang bị cho phòng mƣợn và phòng đọc; 03 máy tính đặt tại phòng tra cứu. Tốc độ truy cập internet Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 58 cần nhanh hơn, phần mềm biên mục cũng cần phải cập nhật và sửa đổi thƣờng xuyên tránh tình trạng đang biên mục thì máy báo lỗi. Trung tâm cũng cần đầu tƣ xây dựng một website riêng để làm cầu nối giữa thƣ viện với ngƣời dùng tin. Qua trang web này, mọi thông tin mới nhất về hoạt động cũng nhƣ vốn tài liệu của Trung tâm sẽ đƣợc cập nhật đến ngƣời dùng tin một cách nhanh nhất. Ngƣời dùng tin cũng có thể dễ dàng truy nhập để khai thác và sử dụng nguồn tài nguyên thông tin phong phú của thƣ viện. Bên cạnh đầu tƣ trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn, để ngƣời cán bộ có môi trƣờng làm việc tốt thì cơ sở vật chất trang thiết bị cần đƣợc đầu tƣ xây dựng. Trung tâm cần mở rộng diện tích phòng nghiệp vụ, bố trí các bộ phận có vị trí làm việc riêng độc lập và đƣợc trang bị máy móc trang thiết bị hiện đại. Bộ phận xử lý nên tách khỏi phòng với bộ phận bổ sung – trao đổi, tránh tình trạng khi sách bổ sung về làm cho không gian của cán bộ bị thu hẹp. Đảm bảo mỗi cán bộ xử lý phải có một không gian làm việc rộng rãi, thoải mái. 3.2.5 Thường xuyên tổ chức đào tạo người dùng tin Khi công nghệ thông tin đƣợc ứng dụng vào hoạt động Thông tin – Thƣ viện đã làm thay đổi căn bản từ khâu lựa chọn, thu thập, xử lý tài liệu đến khâu phục vụ ngƣời dùng tin. Điều đó đã khiến cho công tác đào tạo ngƣời dùng tin trở nên cấp thiết. Đào tạo nâng cao trình độ ngƣời dùng tin là góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng thông tin của họ. Hàng năm Trung tâm Thông tin – Thƣ viện Trƣờng Đại học Lao động – Xã hội đều mở lớp tập huấn ngƣời dùng tin nhƣng hiệu quả không cao vì số lƣợng sinh viên tham gia là rất ít. Để khắc phục tình trạng đó Trung tâm nên có các biện pháp thu hút đông đảo sinh viên tham gia lớp tập huấn ngƣời dùng tin nhƣ: chỉ cấp thẻ thƣ viện cho những sinh viên tham gia đầy đủ các buổi tập huấn, sinh viên nào không tham gia sẽ đƣa danh sách về các lớp để làm căn cứ xét điểm rèn luyện cuối kỳ, tuyên truyền cho sinh viên nhận thức rõ những lợi ích Khóa luận tốt nghiệp Cao Thị Hằng K50 Thông tin – Thư viện 59 mà lớp tập huấn đem lại. Lớp tập huấn sẽ trang bị cho ngƣời dùng tin, đặc biệt là các sinh viên mới nhập trƣờng kiến thức về cơ cấu tổ chức, hoạt động và quan trọng là cách thức kh