Khảo sát và phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý điểm của sinh viên trong một truờng Cao Đẳng

Lêi Nãi §Çu Hoµ nhÞp cïng sù ph¸t triÓn chung cña khoa häc kÜ thuËt. Ngµy nay Tin Häc ®· tõng b­íc kh¼ng ®Þnh vai trß quan träng cña m×nh trong nhiÒu lÜnh vùc.§Æc biÖt lµ trong c«ng t¸c Qu¶n Lý X· Héi ,th«ng qua c¸c bµi to¸n qu¶n lý :Qu¶n Lý Nh©n Sù ,Qu¶n Lý KÕ To¸n, Qu¶n Lý Hµng Ho¸, Qu¶n lý VËt T­ vµ Qu¶n Lý Gi¸o Dôc.... C¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý cung cÊp th«ng tin cho ng­êi sö dông mét c¸ch thuËn tiÖn vµ an toµn, ®· gióp c¸c nhµ qu¶n lý rÊt ®¾c lùc nh»m n©ng cao hiÖu qu¶ trong c«ng viÖc. ë n­íc ta ,trong nh÷ng n¨m gÇn ®©y c¸c øng dông cña c«ng nghÖ th«ng tin vµo c«ng t¸c qu¶n lý ngµy cµng trë nªn phæ biÕn .§iÒu nµy ®· ®­îc kh¼ng ®Þnh trong chØ thÞ 581 CTTW ngµy 17/05/2000 cña bé chÝnh trÞ :” C«ng nghÖ th«ng tin lµ mét trong c¸c ®éng lùc quan träng nhÊt cña sù ph¸t triÓn ,cïng víi c¸c ngµnh c«ng nghÖ cao kh¸c lµm biÕn ®æi s©u s¾c ®êi sèng kinh tÕ ,v¨n ho¸ , x· héi cña thÕ giíi hiÖn ®¹i”.T¹i c¸c ®¬n vÞ lµm c«ng t¸c gi¸o dôc vÊn ®Ò øng dông C«ng NghÖ Th«ng Tin vµo Qu¶n Lý §iÓm cña sinh viªn trong mét tr­êng ®¹i häc l¹i lµ mét vÊn ®Ò cÇn thiÕt vµ cÊp b¸ch. Do vËy cÇn ph¶i x©y dùng mét ch­¬ng tr×nh qu¶n lý phï hîp cã hiÖu qu¶ nh»m gi¶i quyÕt nh÷ng yªu cÇu trªn. Trong thêi gian t×m hiÓu ®Ò tµi :Kh¶o s¸t vµ ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý ®iÓm cña sinh viªn trong mét truêng Cao §¼ng theo qui m« cña Bé Gi¸o Dôc vµ §µo T¹o mµ thùc tÕ lµ qu¶n lý ®iÓm cña sinh viªn cña tr­êng Häc ViÖn Kü ThuËt Qu©n Sù.Sau mét thêi gian t×m hiÓu hÖ thèng víi sù chØ b¶o tËn t×nh cña c¸c thÇy c« trong khoa C«ng NghÖ Th«ng Tin,mµ ®Æc biÖt lµ sù chØ dÉn trùc tiÕp cña thÇy TrÇn Quang Huy ®Õn nay em ®· hoµn thµnh vÒ c¬ b¶n c¸c yªu cÇu ®Æt ra cña ®Ò tµi .Tuy nhiªn v× mét vµi lý do chñ quan vµ kh¸ch quan nªn ch­¬ng tr×nh ch­a ®­îc tho¶ m·n theo ý muèn ,mét phÇn cã lÏ do kiÕn thøc cßn h¹n chÕ ,céng thªm sù non nít vÒ kinh nghiÖm qu¶n lý nãi chung vµ qu¶n lý ®iÓm nãi riªng nªn ch­¬ng tr×nh kh«ng tr¸nh khái sai sãt .Em rÊt mong thÇy c« vµ c¸c b¹n chØ b¶o thªm ®Ó ch­¬ng tr×nh ngµy mét hoµn thiÖn h¬n ®Ó vµ cã thÓ ®­a vµo sö dông. Ch­¬ng I Kh¶o s¸t hÖ thèng I. M« t¶ hÖ thèng: HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm nãi chung vµ hÖ hÖ cao ®¼ng, khoa c«ng nghÖ th«ng tin, Häc viÖn kü thuËt qu©n sù nãi riªng lµ mét trong nh÷ng kh©u quan träng bËc nhÊt trong qu¸ t×nh ®µo t¹o. Trung t©m CNTT, Häc viÖn kü thuËt qu©n sù lµ bé phËn chuyªn tr¸ch ®­îc Häc viÖn ph©n c«ng ®¶m nhiÖm c«ng viÖc nµy. HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm hÖ cao ®¼ng tin häc, Khoa C«ng nghÖ th«ng tin, Häc viÖn kü thuËt qu©n sù hiÖn nay ®­îc m« t¶ mét c¸ch tæng qu¸t nh­ sau: TÊt c¶ thÝ sinh sau khi thi ®ç vµo HÖ cao ®¼ng tin häc, Khoa C«ng nghÖ th«ng tin, Häc viÖn kü thuËt qu©n sù sÏ nép hå s¬ cho trung t©m. Sau ®ã, trung t©m sÏ cËp nhËt vµ ph©n thµnh c¸c líp häc. Häc viªn b¾t ®Çu b­íc vµo häc tËp theo thêi kho¸ biÓu cña trung t©m sau khi lµm xong mäi thñ tôc nhËp häc. Thêi gian mµ häc viªn ph¶i tham gia häc tËp lµ 3 n¨m vµ thêi gian mµ häc viªn thùc tËp, thi tèt nghiÖp vµ lµm tèt nghiÖp lµ 3 th¸ng. Trong qu¸ tr×nh häc tËp, mçi lÇn kÕt thóc sè häc phÇn cña mçi m«n häc, tuú theo tõng m«n häc vµ c¨n cø vµo quy ®Þnh cña Häc viÖn mµ gi¸o viªn cã thÓ tæ chøc thi hoÆc lµm bµi tËp lín. KÕt qu¶ cña c¸c m«n häc nµy ®­îc cËp nhËt th­êng xuyªn vµo sæ ®iÓm cña häc viªn do trung t©m qu¶n lý th«ng qua phiÕu ghi ®iÓm cña gi¸o viªn cho trung t©m (PhiÕu ghi ®iÓm cã ch÷ ký cña gi¸o viªn chÊm thi). Sau ®ã, phiÕu ghi ®iÓm ®­îc sao thµnh 3 b¶n, göi cho khoa, phßng huÊn luyÖn vµ líp ®Ó ®¶m b¶o sù chÝnh x¸c vµ thèng nhÊt. §iÓm cña häc viªn lµ sè liÖu quan träng, ®Æc tr­ng nhÊt ®Ó ®¸nh gi¸ n¨ng lùc häc tËp cña häc viªn theo tõng giai ®o¹n. Sæ ®iÓm cña häc viªn cã thÓ coi lµ b¶n gèc ®Ó xem xÐt, ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ qu¸ tr×nh häc tËp cña häc viªn. §ång thêi, sæ ®iÓm còng lµ mét tµi liÖu chuÈn ®Ó hiÖu chØnh l¹i c¸c lo¹i sè liÖu ë c¸c sæ s¸ch kh¸c khi cã sai sãt, nhÇm lÉn. Sau mçi n¨m häc, trung t©m chÞu tr¸ch nhiÖm tÝnh ®iÓm trung b×nh n¨m häc cho tõng häc viªn vµ in ra theo danh s¸ch cña tõng líp. C¨n cø vµo ®iÓm trung b×nh nµy mµ trung t©m sÏ xÕp lo¹i häc tËp cho häc viªn, tõ ®ã chän ra nh÷ng häc viªn ®¹t häc bæng, häc viªn ®­îc lªn líp, l­u ban, th«i häc. §ång thêi, trung t©m còng ®­a ra danh s¸ch nh÷ng häc viªn ph¶i thi l¹i. §ång thêi, trung t©m cã tr¸ch nhiÖm ph¶i cËp nhËt l¹i danh s¸ch líp nÕu cã sù thay ®æi vÒ sÜ sè do t×nh tr¹ng l­u ban, th«i häc, hay tiÕp nhËn häc viªn l­u ban tõ kho¸ tr­íc… Sau khi kÕt thóc qu¸ tr×nh häc tËp, trung t©m dùa trªn ®iÓm trung b×nh cña toµn kho¸ häc mµ lËp danh s¸ch nh÷ng häc viªn ®­îc lµm ®å ¸n tèt nghiÖp, nh÷ng häc viªn ph¶i thi tèt nghiÖp vµ nh÷ng häc viªn kh«ng ®ñ ®iÒu kiÖn lµm tèt nghiÖp. Sau khi tèt nghiÖp, c¨n cø vµo ®iÓm trung b×nh cña toµn bé qu¸ tr×nh häc tËp vµ kÕt qu¶ ®å ¸n tèt nghiÖp hoÆc thi tèt nghiÖp, trung t©m sÏ ph©n lo¹i tèt nghiÖp cho häc viªn ®ång thêi in vµ cÊp b¶ng ®iÓm cho tõng häc viªn trong ®ã cã ghi l¹i kÕt qu¶ cña tÊt c¶ c¸c m«n häc trong suèt qu¸ tr×nh häc tËp cña häc viªn. ii. C¸c yªu cÇu ®èi víi ch­¬ng tr×nh qu¶n lý ®iÓm 1. Yªu cÇu chung: §Ó kh¾c phôc nh÷ng nh­îc ®iÓm trong c«ng t¸c qu¶n lý ®iÓm, ch­¬ng tr×nh qu¶n lý ®iÓm trong ®å ¸n nµy ®­îc x©y dùng víi c¸c yªu cÇu: - X©y dùng phÇn mÒn øng dông theo tiªu chuÈn hiÖn ®¹i ®Ó ®¸p øng nhu cÇu xö lú c¸c chøc n¨ng nghiÖp vô trong qu¸ tr×nh qu¶n lý ®iÓm c¸c lo¹i h×nh kiÓm tra, thi cña sinh viªn theo häc t¹i tr­êng. - Tõ thùc tÕ c«ng t¸c nghiÖp vô qu¶n lý ®iÓm häc tËp t¹i tr­êng tiÕn hµnh ph©n tÝch vµ tin häc ho¸ nh÷ng phÇn c«ng viÖc cã thÓ tin häc ho¸. Tõ ®ã, x©y dùng øng dông hç trî cho c«ng t¸c qu¶n lý ®iÓm. Qu¶n trÞ qu¸ tr×nh xö lý ®iÓm theo c¸c quy ®Þnh, qui t¾c cña Bé Gi¸o dôc ®µo t¹o, c¸c quy ®Þnh cña khoa. - CËp nhËt, l­u tr÷, thèng kª c¸c th«ng tin vÒ ch­¬ng tr×nh ®µo t¹o cña nhµ tr­êng. - CËp nhËt, l­u tr÷, thèng kª c¸c th«ng tin vÒ ®iÓm häc tËp cña häc viªn. - T×m kiÕm, tra cøu c¸c th«ng tin vÒ ®µo t¹o, vÒ ®iÓm häc tËp cña häc viªn theo nhiÒu tiÕu thøc kh¸c nhau. - So¹n th¶o, in Ên, sao l­u c¸c th«ng tin theo yªu cÇu ë trªn. 2. Yªu cÇu vÒ qu¶n lý ®iÓm: D÷ liÖu ban ®Çu cho qu¸ tr×nh qu¶n lý ®iÓm lµ b¶ng ®iÓm, do vËy c¸c th«ng tin trong b¶ng ®iÓm ph¶i cã ®é chÝnh x¸c tuyÖt ®èi. Bao gåm c¸c th«ng tin sau: - M· sè b¶ng ®iÓm (dïng x¸c ®Þnh duy nhÊt mét b¶ng ®iÓm trong sè c¸c b¶ng ®iÓm) - Tªn m«n häc. - Tªn líp. - Lo¹i h×nh thi/ kiÓm tra. - Häc kú. - Ngµy thi/ kiÓm tra. - Danh s¸ch sinh viªn cña cïng mét líp. - KÕt qu¶ thi/ kiÓm tra. §Ó thiÕt lËp ®­îc b¶ng ®iÓm thuÇn nhÊt ®ßi hái ph¶i thùc hiÖn c¸c quy t¸c sau ®©y: + Khi lËp danh s¸ch dù thi/ kiÓm tra, c¸c th«ng tin sau ph¶i ®­îc in b»ng m¸y tÝnh víi c¸c d÷ liÖu lÊy hoÆc kÕt xuÊt tõ c¬ së d÷ liÖu: Tªn m«n häc; tªn líp; häc kú; danh s¸ch sinh viªn. Ng­êi lËp danh s¸ch dù thi/ kiÓm tra vÉn ph¶i kiÓm tra l¹i tÝnh ®óng ®¾n cña d÷ liÖu. Khi cã sinh viªn cña hai líp trë lªn cïng dù thi/ kiÓm tra mét buæi cña cïng mét m«n häc th× vÉn ph¶i lËp cho mçi líp mét danh s¸ch dù thi/ kiÓm tra riªng. + Khi nhËp d÷ liÖu b¶ng ®iÓm vµo c¬ së d÷ liÖu trong m¸y ph¶i kÞp thêi bæ xung c¸c d÷ liÖu cßn thiÕu, sö ch÷a c¸c d÷ liÖu ch­a chÝnh x¸c. §Æc biÖt nÕu xuÊt hiÖn sinh viªn cña c¸c líp kh¸c nhau trong cïng mét b¶ng ®iÓm th× ng­êi nhËp d÷ liÖu ph¶i t¸ch thµnh c¸c b¶ng ®iÓm thuÇn nhÊt theo kh¸i niÖm ®· nªu ë trªn. + Toµn bé th«ng tin cã trong b¶ng ®iÓm thuÇn nhÊt sÏ lµ th«ng tin s¬ cÊp ®­îc l­u tr÷ trong c¬ së d÷ liÖu. Do vËy viÖc cËp nhËt c¸c th«ng tin nµy vµo c¬ së d÷ liÖu trong m¸y tÝnh cÇn giao cho phßng §µo t¹o thùc hiÖn. D÷ liÖu vÒ b¶ng ®iÓm ®­îc sao chÐp tù ®éng cho khoa qu¶n lý líp ®ã, khoa cã tr¸ch nhiÖm dïng b¶ng ®iÓm nh©n b¶n (nhËn tõ phßng Hµnh chÝnh qu¶n trÞ) ®èi chiÕu ph¸t hiÖn sai sãt cña b¶ng ®iÓm l­u trong c¬ së d÷ liÖu vµ b¸o cho phßng §µo t¹o cËp nhËt l¹i d÷ liÖu. iii. C¸c d÷ liÖu vµo ra. HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm häc viªn cã thÓ ®­îc ph©n tÝch víi c¸c d÷ liÖu vµo ra nh­ sau: 1. Luång th«ng tin ®Çu vµo. VÒ mÆt néi dung, luång t«ng tin ®Çu vµo cã thÓ chia thµnh mét sè lo¹i nh­ sau: * Nhãm th«ng tin hå s¬ gèc: Nhãm nµy chØ gåm nh÷ng d÷ liÖu nh»m x¸c ®Þnh râ tõng häc viªn. Nhãm th«ng tin nµy bao gåm: - M· häc viªn - M· líp - Hä tªn häc viªn - Ngµy sinh - Giíi tÝnh - N¬i sinh - Quª qu¸n - D©n téc - T«n gi¸o Nh÷ng th«ng tin nµy ®­îc cËp nhËt mét lÇn ngay khi häc viªn b¾t ®Çu vµo nhËp häc vµ c¸c th«ng tin nµy ®­îc l­u tr÷ trong suèt thêi gian ®µo t¹o còng nh­ l­u tr÷ l©u dµi. Bëi vËy, khi tæ chøc d÷ liÖu, nh÷ng th«ng tin nµy ph¶i ®­îc nghiªn cøu chi tiÕt sao cho khi l­u tr÷ Ýt tèn bé nhí nhÊt mµ vÉn ®¶m b¶o c¸c th«ng tin ®Çu ra vµ c¸c th«ng sè tham kh¶o. * Nhãm c¸c th«ng tin ®­îc cËp nhËt ®Þnh kú: Nhãm th«ng tin nµy gåm c¸c th«ng tin vÒ m«n häc vµ ®iÓm thi cña m«n häc ®ã. Nhãm th«ng tin nµy bao gåm: - M· m«n häc - Tªn m«n häc - Sè tiÕt - Sè tr×nh - Kú häc Mçi m«n häc cã thÓ cËp nhËt riªng cho tõng häc viªn nh­ng còng cã thÓ cËp nhËt chung cho tõng líp v× tÊt c¶ häc viªn trong líp ®Òu ph¶i häc tÊt c¶ c¸c m«n häc gièng nhau. §iÒu ®ã ph¶i ®­îc quan t©m ®Õn khi tæ chøc d÷ liÖu sao cho cËp nhËt ®­îc nhanh chãng mµ l¹i tiªu tèn Ýt bé nhí l­u tr÷. CËp nhËt ®iÓm thi mçi m«n häc cña tõng häc viªn ®­îc tiÕn hµnh th­êng xuyªn sau mçi lÇn khi kÕt thóc häc phÇn cña m«n häc ®ã. Khèi l­îng c«ng viÖc nµy rÊt lín vµ v« cïng quan träng, nÕu cËp nhËt sai sÏ t¸c ®éng trùc tiÕp ®Õn th«ng tin ®Çu ra. * Nhãm th«ng tin ®­îc cËp nhËt kh«ng th­êng xuyªn: Nhãm th«ng tin nµy kh«ng ph¶i lµ cho tÊt c¶ mäi häc viªn nh­ 2 nhãm th«ng tin trªn mµ chØ bæ xung cho mét sè häc viªn. §ã lµ c¸c th«ng tin: khen th­ëng, kû luËt, ®èi t­îng ­u tiªn… Nhãm th«ng tin nµy kh«ng n»m trong hÖ thèng b¸o c¸o th«ng tin chÝnh thèng nªn cã thÓ cã hoÆc cã thÓ kh«ng cã. 2. Luång th«ng tin ®Çu ra. Luång th«ng tin ®Çu ra cã thÓ chia thµnh 3 lo¹i sau: * C¸c th«ng tin ®­îc ®­a ra b»ng ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n: Lo¹i th«ng tin nµy ®­îc thèng kª chÝnh x¸c tõ c¸c th«ng tin ®Çu vµo. ViÖc tÝnh ®iÓm trung b×nh cña c¸c m«n häc trong mét n¨m häc hay toµn kho¸ häc ®­îc t Ýnh theo c«ng thøc sau: §TBC = Trong ®ã: M lµ sè c¸c m«n thi mi lµ sè ®¬n vÞ häc tr×nh cña m«n thø i ai lµ ®iÓm thi cña m«n thø i §iÓm trung b×nh ®­îc quy trßn ®Õn sè thø hai trong phÇn thËp ph©n. C¸c th«ng tin nµy bao gåm: kÕt qu¶ häc tËp cña häc viªn theo tõng n¨m häc vµ toµn kho¸ häc. §ång thêi hÖ thèng ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c danh s¸ch häc viªn ph¶i thi l¹i theo m«n vµ häc viªn l­u ban. * C¸c th«ng tin d¹ng tra cøu, t×m kiÕm: §©y lµ nh÷ng th«ng tin ®­îc cËp nhËt th­êng xuyªn hoÆc mét lÇn. Khi ®ã ng­êi sö dông cã nhu cÇu th× më ra tra cøu ch­ kh«ng cÇn qua kh©u xö lý cña ch­¬ng tr×nh. * C¸c th«ng tin thèng kª, dù b¸o: C¸c th«ng tin nµy ®­a ra trªn c¬ së thèng kª thùc tÕ nhiÒu n¨m råi tõ ®ã rót ra quy luËt vµ c¨n cø vµo quy luËt ®ã ®Ó dù b¸o cho t­¬ng lai. HÖ thèng ph¶i cã chøc n¨ng thèng kª theo yªu cÇu nh­: xÕp lo¹i, häc tËp, h¹nh kiÓm… §èi víi hÖ thèng nµy, c¸c th«ng tin ®Çu ra cÇn ph¶i ®¸p øng c¸c yªu cÇu sau: + §èi víi c¸c th«ng tin ®­a ra b»ng ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n: hÖ thèng ph¶i ®­a ra ®­îc c¸c b¸o c¸o sau: - Danh s¸ch häc viªn ®ñ ®iÒu kiÖn lµm ®å ¸n tèt nghiÖp: §ã lµ nh÷ng häc viªn cã ®iÓm trung b×nh chung cña 6 häc kú ®Çu nhá h¬n hoÆc b»ng 6.00 vµ lín h¬n hoÆc b»ng 5.00, riªng häc kú VI chØ xÐt ®iÓm thi lÇn 1. - Danh s¸ch häc viªn ph¶i thi l¹i c¸c m«n ë häc kú võa kÕt thóc: hÖ thèng chØ cÇn thèng kª nh÷ng m«n häc mµ häc viªn thi lÇn thø nhÊt ®¹t ®iÓm nhá h¬n 5 vµ kÕt qu¶ cô thÓ cña lÇn thi ®ã. - Danh s¸ch häc viªn ph¶i l­u ban: Häc viªn ph¶i l­u ban lµ häc viªn cã 25% sè häc tr×nh cña mét n¨m häc lµ d­íi ®iÓm 5 - B¶n b¸o c¸o tæng hîp kÕt qu¶ häc tËp cña tõng líp theo häc kú vµ n¨m häc: Sau mçi lÇn kÕt thóc häc kú hoÆc n¨m häc, hÖ thèng ph¶i ®­a ra danh s¸ch theo tõng líp trong ®ã th«ng b¸o ®iÓm trung b×nh chung cña tõng häc viªn, ph©n lo¹i häc tËp cho tõng häc viªn theo tiªu chuÈn xÕp lo¹i häc tËp. Tiªu chuÈn xÕp lo¹i häc tËp: - Lo¹i giái: 8.00 <= §tbc < 9.00 - Lo¹i kh¸: 7.00 <= §tbc < 8.00 - Lo¹i trung b×nh: 5.00 <= §tbc < 7.00 - Lo¹i yÕu: 4.00 <= §tbc < 5.00 - Lo¹i kÐm: §tbc < 4.00 - B¶n b¸o c¸o tæng hîp kÕt qu¶ häc tËp cña tõng líp cña tõng kho¸ häc: tiªu chÝ b¸o c¸o còng gièng nh­ ®èi víi häc kú vµ n¨m häc - PhiÕu ®iÓm tèt nghiÖp cña tõng häc viªn khi tèt nghiÖp ra tr­êng: PhiÕu ®iÓm nµy bao gåm tÊt c¶ c¸c m«n häc trong kho¸ häc, sè häc tr×nh vµ ®iÓm cña m«n häc, ®iÓm c¸c m«n tèt nghiÖp mµ häc viªn ®¹t ®­îc. + §èi víi c¸c th«ng tin ®­a ra b»ng ph­¬ng ph¸p tra cøu, t×m kiÕm: HÖ thèng nµy chØ giíi h¹n trong viÖc t×m kiÕm häc viªn theo mét sè th«ng tin nh­: Líp, hä tªn… ®Ó xem mét sè th«ng tin trong qu¸ tr×nh häc tËp cña häc viªn. + C¸c th«ng tin dù b¸o: §©y lµ mét ph¹m vi mµ hÖ thèng kh«ng ®Ò cËp ®Õn. Tuy nhiªn, d­íi gãc ®é ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th× cã thÓ thÊy r»ng nÕu ph¸t triÓn hÖ thèng th× vÉn cã thÓ ®¸p øng ®­îc phÇn nµo dùa trªn nh÷ng sè liÖu thèng kª cña nh÷ng n¨m tr­íc ®Ó l¹i. Tãm l¹i, trong 3 lo¹i th«ng tin mµ hÖ thèng ph¶i ®¸p øng th× lo¹i th«ng tin ®­a ra b»ng ph­¬ng ph¸p tÝnh to¸n lµ quan träng vµ cÇn thiÕt nhÊt, lo¹i th«ng tin thø 2 lµ cã nh­ng kh«ng quan träng vµ hÖ thèng còng kh«ng ®Ò cËp ®Õn nhiÒu, cßn lo¹i th«ng tin thø 3 th× ch­a cã nhu cÇu sö dông. 3. C¸c th«ng tin trî gióp. Nhãm c¸c th«ng tin trî gióp bao gåm: khen th­ëng, kû luËt, ®èi t­îng ­u tiªn. Nhãm th«ng tin nµy kh«ng n»m trong nguån cung cÊp th«ng tin chÝnh thèng cña hÖ thèng v× vËy th«ng tin kh«ng ®­îc ®Çy ®ñ (cã häc viªn cã nh­ng còng cã häc viªn kh«ng cã). V× vËy, hÖ thèng chØ nhËp l­u vµ nÕu cÇn th× ®­a ra cïng c¸c th«ng tin cÇn thiÕt kh¸c. C¸c th«ng tin ®ã kh«ng tham gia vµo qu¸ tr×nh biÕn ®æi th«ng tin ®Ó kÕt xÊt thµnh th«ng tin ®Çu ra. IV. C¸c b­íc x©y dùng hÖ thèng qu¶n lý ®iÓm häc viªn. 1. Nghiªn cøu s¬ bé vµ lËp dù ¸n ë b­íc nµy, ta tiÕn hµnh t×m hiÓu, kh¶o s¸t hÖ thèng, ph¸t hiÖn c¸c nh­îc ®iÓm cßn tån t¹i, tõ ®ã ®Ò xuÊt c¸c gi¶i ph¸p kh¸c phôc, c©n nh¾c tÝnh kh¶ thi cña dù ¸n vµ ®Þnh h­íng cho c¸c giai ®o¹n ph¸t triÓn tiÕp theo. 2. Ph©n tÝch hÖ thèng Ph©n tÝch mét c¸ch chi tiÕt hÖ thèng hiÖn t¹i ®Ó x©y dùng c¸c l­îc ®å kh¸i niÖm, trªn c¬ së ®ã tiÕn hµnh x©y dùng l­îc ®å cho hÖ thèng míi. 3. ThiÕt kÕ tæng thÓ ThiÕt kÕ tæng thÓ hÖ thèng nh»m x¸c ®Þnh vai trß cña m¸y tÝnh trong hÖ thèng míi, ph©n ®Þnh râ ranh giíi c¸c c«ng viÖc lµm b»ng m¸y tÝnh víi b»ng thñ c«ng. Tõ ®ã, x¸c ®Þnh c¸c hÖ thèng con trong phÇn viÖc ®­îc lµm b»ng m¸y tÝnh. 4. ThiÕt kÕ chi tiÕt -ThiÕt kÕ c¸c thñ tôc ng­êi dïng vµ giao diÖn gi÷a ng­êi vµ m¸y tÝnh - ThiÕt kÕ c¬ së d÷ liÖu - ThiÕt kÕ kiÓm so¸t (ng¨n truy nhËp tr¸i phÐp, an toµn sù cè) - ViÕt ch­¬ng tr×nh b»ng ng«n ng÷ lËp tr×nh Visual Fox 6.0 - Ch¹y thö ch­¬ng tr×nh. Ch­¬ng ii. Ph©n tÝch, thiÕt kÕ hÖ thèng. I .Ph©n tÝch chøc n¨ng nghiÖp vô cña hÖ thèng §Ó c«ng viÖc thùc hiÖn c¸c yªu cÇu mµ bµI to¸n ®Æt ra th× hÖ thèng cÇn ph¶I co chøc n¨ng sau: -Chøc n¨ng hÖ thèng -CËp nhËt d÷ liÖu:thªm míi,xo¸ -T×m kiÕm th«ng tin:T×m theo tªn,t×m theo ngµy sinh,t×m theo líp ,theo khoa, theo m«n häc - B¸o c¸o:§TB, sè m«n nî,SV thi l¹i,SV l­u ban…. Nh­ vËy,mét hÖ thèng qu¶n lý tèt phai cã tÝnh ®ñ m¹nh trong c«ng t¸c qu¶n lý nh­ :hÖ thèng,cËp nhËt,t×m kiÕm ,b¸o c¸o… 1.Chøc n¨ng hÖ thèng. Chøc n¨ng qu¶n trÞ hÖ thèng ®¶m b¶o sù lµm viÖc tin cËy ,an toµncho hÖ thèng .HÖ thèng muèn lµm viÖc an toµn ph¶i cã biÖn ph¸p ng¨n ngõa nguy c¬ dÉn ®Õn h­ háng mÊt m¸t th«ng tin hoÆc kh«I phôc ®­îc nhiÒu nhÊt th«ng tin mµ nã qu¶n lý khi x¶y ra sù cè bÊt kh¶ kh¸ng . §èi víi mét øng dông liªn quan ®Õn c¸c c¬ së d÷ liÖu lu«n ®ßi hái th«ng tin mµ nã qu¶n lý ph¶i ®­îc b¶o vÖ ch¾c ch¾n .Cã hai lo¹i nguy c¬ dÉn ®Ðn h­ háng ,mÊt m¸t th«ng tin lµ: Nguy c¬ tõ c¸c sù cè kÜ thuËt nh­ háng hãc vÒ phÇn cøng ,bé phËn l­u tr÷ th«ng tin ,háng ®­êng truyÒn cñ m¹ng…Nguy c¬ lµm sai l¹c th«ng tin tõ nh÷ng ý ®å xÊu tõ sù sö dông sai qui ®Þnh hay thiÕu hiÓu biÕt.§©y lµ nh÷ng nguy c¬ kh«ng thÓ tr¸nh khái ®èi víi mäi hÖ th«ng tin,viÖc h¹n chÕ tèi ®a thiÖt h¹i do nguy c¬ sù cè kÜ thuËt g©y ra ®­îc gäi lµ c«ng t¸c an toµn trong øng dông. C«ng viÖc phßng chèng nguy c¬ ph¸ h¹i ¨n c¾p hoÆc lµm h­ háng th«ng tin do sö dông sai môc ®Ých gäi lµ c«ng t¸c b¶o mËt.Ng­êi ®¶m nhiÖm chøc n¨ng nµy gäi lµ ng­êi qu¶n trÞ hÖ thèng.§Ó ®¶m b¶o an toµn cho hÖ thèng vµ d÷ liÖu s¬ cÊp trong c¬ së d÷ liÖu ph¶i ®­îc sao l­u ,l­u tr÷ ®Þnh kú ra c¸c c«ng cô nh­ ®Üa CD vµ b¶o qu¶n t¹i n¬i an toµn.§Ó thùc hiÖn b¶o mËt d÷ liÖu ch­¬ng tr×nh ph¶i t¹o lËp c¸c kiÓm so¸t ®èi víi ng­êi ding,trong ®ã co ph©n biÖt quyÒn truy nhËp râ rµng víi c¸c møc ®é ­u tiªn kh¸c nhau ®èi víi thµnh viªn sö dông hÖ thèng:§¨ng nhËp c¸c th«ng tin vÌ ng­êi sö dông ,ph©n quyÒn cho ng­êi sö dông hîp ph¸p lµm viÖc víi hÖ thèng.Møc quyÒn h¹n phô thuéc vµo møc ®é ng­êi sö dông ®­îc phÐp truy cËp trong c¸c d÷ liÖu ®ã.C¸c th«ng tin vÒ ng­êi dïng ,c¸c xö lý ®­îc phÐp cña ng­êi dïng sÏ ®­îc l­u tr÷ mét c¸ch cã hÖ thèng trong c¬ së d÷ liÖu ®Æc tr­ng. 2.Chøc n¨ng cËp nhËt d÷ liÖu Lµm nhiÖm vô cËp nhËt d÷ liÖu ,l­u tr÷ mét c¸ch cã khoa häc, cã hÖ thèng c¸c d÷ liÖu cã tÝnh ph¸p lý ,®­îc sö dông réng r·I,thèng nhÊt trong toµn bé hÖ thèng. Nh­ c¸c d÷ liÖu vÒ sinh viªn ,ngµnh häc ,khoa ,líp,còng lµ mét ®Iòu kiÖn kh«ng thÓ thiÕu ®Ó hÖ thèng ho¹t ®éng tin cËy an toµn.CËp nhËt kÕt qu¶ thi vµo c¬ së d÷ liÖu vµ tæ chøc l­u tr÷ chóng nh­ d÷ liÖu s¬ cÊp ®Ó phôc vô cho c«ng viÖc cña c¸c chøc n¨ng tiÕp theo. 3.Chøc n¨ng kÕt xuÊt thèng kª b¸o c¸o. Chøc n¨ng nµy ®ßi hái ng­êi thùc hiÖn ph¶i cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm vµ cã nghiÖp vô theo yªu cÇu c«ng viÖc.Ch­¬ng tr×nh øng dông ph¶i ®¸p øng ®ùoc c¸c yªu cÇu sau:Giao diÖn víi ng­êi sö dông ph¶i cã cÊu tróc râ rµng ,tiÖn lîi cã thÓ thao t¸c nhanh vµ cã c¬ chÕ hç trî ng­êi dïng kiÓm tra c¸c d÷ liÖu ®­îc ®­a vµo. ViÖc cËp nhËt d÷ liÖu ®ßi hái ph¶i chÝnh x¸c ,®Çy ®ñ th«ng tin vµ ph¶i ®­îc ph©n quyÒn cô thÓ. Khi cã yªu cÇu tæ chøc thi cho mét lo¹i ®èi t­îng sinh viªn cô thÓ nh­ kiÓm tra gi÷a kú,thi hÕt m«n,thi l¹i cho mét líp,mét nhãm sinh viªn c¨n cø vµo danh s¸ch sinh viªn ®ang theo häc ,c¸c qui ®Þnh ,quy chÕ hiÖn hµnh,b¸o c¸o cña gi¸o viªn chñ nhiÖm líp vÒ qu¸ tr×nh häc tËp cña sinh viªn,khoa ®ang qu¶n lý,®iªï hµnh líp hay nhãm sinh viªn ,lËp ra vµ in danh s¸ch thi. Chøc n¨ng nµy sÏ sö dông d÷ liÖu hÖ thèng nh­ :Danh s¸ch sinh viªn ,danh s¸ch m«n häc ®Ó in Ên chÝnh x¸c c¸c th«ng tin :Tªn m«n häc,tªn líp,häc kú,danh s¸ch sinh viªn,(gåm m· sinh viªn,tªn sinh viªn, ngµy sinh ,giíi tÝnh). Th«ng tin vÒ lo¹i h×nh thi ,häc kú do ng­êi lËp danh s¸ch lùa chon tõ danh s¸ch do m¸y tÝnh ®­a ra . M¸y tÝnh sÏ in ra c¸c thing tin theo mÉu biÓu thèng nhÊt cho tÊt c¶ c¸c danh s¸ch dù thi. C¸c d÷ liÖu cÊp ®Þnh kú ®­îc hiÓu lµ c¸c d÷ liÖu ®­îc kÕt xuÊt tõ d÷ liÖu s¬ cÊp theo ®Þnh kú nh­ kÕt qu¶ häc tËp cña mét ®èi t­îng qu¶n lý nµo ®ã,trong mét häc kú,mét n¨m häc. C¸c d÷ liÖu nµy ®­îc kiÕt xuÊt tõ nh÷ng d÷ liÖu s¬ cÊp ®· æn ®Þnh trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng. ViÖc l­u tr÷ sö dông chóng mét c¸ch khoa häc sÏ gióp t¨ng tèc ®é lµm viÖc cña hÖ thèngv× theo yªu cÇu sö dông hÖ thèng ph¶i lµm viÖc víi toµn bé d÷ liÖu s¬ cÊp. Tuú theo yªu cÇu sö dông ,mµ ë c¸c ®¬n vÞ kh¸c nhau sÏ cã c¸c modul ch­¬ng tr×nh kh¸c nhau ®Ó kiÕt xuÊt vµ l­u tr÷ d÷ liÖu s¬ cÊp kh¸c nhau ,ë c¸c khoa cã thÓ lµ cÊu tróc d÷ liÖu d¹ng häc b¹ sinh viªn ,ë phßng ®µo t¹o lµ c¸c d÷ liÖu tæng häc tËp theo ngµnh. KÕt xuÊt d÷ liÖu th­êng xuyªn :§©y lµ chøc n¨ng ®¸p øng c¸c yªu cÇu kÕt xuÊt d÷ liÖu ®Ó th«ng b¸o kÕt qu¶ häc tËp cña tõng sinh viªn , õng líp, toµn ngµnh ®µo t¹o, hoÆc c¸c yªu cÇu xem, t×m kiÕm th«ng tin vÒ ®iÓm häc tËp ,t¹i bÊt kú thêi ®iÓm nµo trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña hÖ thèng,c¸c b¸o c¸o th­êng xuyªn cho ban gi¸m hiÖu. Yªu cÇu thùc hiÖn chøc n¨ng nµy ë tõng cÊp qu¶n lý cã thÓ kh¸c nhau ,tuú thuéc vµo møc ®é sö dông thùc tÕ ë c¸c ®¬n vÞ tham gia vµo ch­¬ng tr×nh.Nh­ng yªu cÇu chung lµ c¸c d÷ liÖu ph¶i ®­îc kÕt xuÊt nhanh chãng ,chÝnh x¸c ®Çy ®ñ cho tõng lo¹i yªu cÇu. BiÓu diÔn chøc n¨ng sö lý th«ng tin Tªn chøc n¨ng Tªn chøc n¨ng gåm ®éng tõ vµ cã thªm bæ ng÷ tãm t¾t vÒ chøc n¨ng ®ã ChØ luång d÷ liÖu ®i tõ t¸c nh©n ,kho d÷ liÖu hay c¸c chøc n¨ng xö lý nµy ®Õn c¸c chøc n¨ng xö lý kh¸c. Tªn luång d÷ liÖu ph¶i lµ mét danh tõ ,kÌm Tªn lo¹i d÷ liÖu thªm tÝnh ng÷ nÕu cÇn, cho phÐp hiÓu v¾n t¾t néi dung cña d÷ liÖu ®­îc chuyÓn giao . ChØ mét d÷ liÖu (®¬n hay cã cÊu tróc) ®­îc Tªn kho d÷ liÖu l­u l¹i ,cã thÓ truy nhËp nhiÒu lÇn sau Tªn kho cña d÷ liÖu ph¶i lµ mét danh tõ kÌm theo tÝnh ng÷ nÕu cÇn ,cho phÐp hiÓu mét Tªn t¸c nh©n trong v¾n t¾t näi dung cña d÷ liÖu ®­îc l­u tr÷. T¸c nh©n trong lµ mét chøc n¨ng hay mét hÖ con cña hÖ thèng ,®­îc m« t¶ ë tr¹ng th¸i kh¸c cña m« h×nh,nh­ng cã trao ®æi th«ng tin víi c¸c phÇn tö thuéc trang hiÖn hµnh cña m« h×nh. Tªn t¸c nh©n lµ mét ®éng tõ,kÌm bæ ng÷ Tªn t¸c nh©n ngoµi biÓu diÔn c¸c ®èi t­îng bªn ngoµi cña hÖ thèng nh­ng tao ®æi th«ng tin víi hÖ thèng. tªn gäi cña t¸c nh©n ngoµi ph¶i lµ mét danh tõ ,cho phÐp hiÓu v¾n t¾t lµ ai hoÆc lµ g× (ng­êi,tæ chøc,thiÕt bÞ,tÖp…) II. Ph©n tÝch d÷ liÖu cña hÖ thèng ViÖc x©y dùng s¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô cña mét hÖ thèng th«ng tin lµ v« cïng quan träng. S¬ ®å chøc n¨ng nghiÖp vô cña hÖ thèng qu¶n lý ®iÓm HÖ cao ®¼ng tin häc, Khoa c«ng nghÖ th«ng tin, Häc viÖn Kü thuËt qu©n sù ®­îc m« t¶ nh­ sau: 1.S¬ ®å nghiÖp vô chøc n¨ng møc 1 HÖ thèng HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm Thèng kª & in Ên CËp nhËt d÷ liÖu 2.S¬ ®å nghiÖp vô chøc n¨ng møc 2 HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm HÖ thèng Thèng kª & in Ên CËp nhËt d÷ liÖu T¹o th­ môc vµ CSDL cho kho¸ míi CËp nhËt danh môc líp CËp nhËt hå s¬ sinh viªn CËp nhËt m«n häc CËp nhËt ®iÓm thi §¨ng nhËp QL ng­êi dïng In phiÕu ®iÓm m«n In DS thi l¹i häc kú/m«n häc TK kÕt qu¶ häc tËp c¸c líp theo häc kú TK ph©n lo¹i tèt nghiÖp In b¶ng ®iÓm c¸ nh©n Chøc n¨ng cao nhÊt cña hÖ thèng lµ chøc n¨ng qu¶n lý ®iÓm. Chøc n¨ng nµy ®­îc ph©n thµnh 4 chøc n¨ng con. §ã lµ: a. Chøc n¨ng hÖ thèng: Chøc n¨ng nµy nh»m b¶o mËt sù ®óng ®¾n cña mäi d÷ liÖu trong hÖ thèng. Chøc n¨ng nµy ®­îc ph©n thµnh c¸c chøc n¨ng con nh­ sau: ………………… b. Chøc n¨ng cËp nhËt: Chøc n¨ng nµy cã nhiÖm vô ph¶i cËp nhËt c¸c th«ng tin ®Çu vµo lµm c¬ së cho hÖ thèng tÝnh to¸n, xö lý ®Ó ®­a ra c¸c th«ng tin ®Çu ra hoÆc ®Ó tra cøu thèng kª khi cÇn thiÕt. Chøc n¨ng nµy ®­îc ph©n thµnh c¸c chøc n¨ng con nh­ sau: …………………… c. Chøc n¨ng thèng kª vµ in Ên: Chøc n¨ng nµy ®­îc thùc hiÖn sau khi ®· th«ng qua kh©u xö lý c¸c th«ng tin ®Çu vµo theo c¸c ®iÒu kiÖn cña hÖ thèng. Nã ®­îc ph©n r· thµnh c¸c chøc n¨ng con nh­ sau: ………………. 2.1. S¬ ®å dßng d÷ liÖu. HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm HÖ cao ®¼ng tin häc, Khoa c«ng nghÖ th«ng tin, Häc viÖn kü thuËt qu©n sù ®­îc x©y dùng nh»m c¸c môc tiÕu qu¶n lý chÆt chÏ, thèng nhÊt c¸c lÜnh vùc vÒ häc viªn, bao gåm: - Danh s¸ch c¸c kho¸ häc; - Danh s¸ch c¸c líp trong tõng kho¸ häc; - Hå s¬ sinh viªn; - Danh s¸ch c¸c m«n häc; - §iÓm cña häc viªn. HÖ thèng bao gåm c¸c kh©u qu¶n lý sau: - NhËp vµ l­u tr÷ d÷ liÖu vÒ häc viªn; - NhËp vµ l­u tr÷ d÷ liÖu vÒ ®iÓm; - Theo dâi c¸c qu¸ tr×nh qu¶n lý, xö lý hå s¬; - C¸c b¸o c¸o tæng hîp vµ in Ên; - Tra cøu, t×m kiÕm theo yªu cÇu. 2.2 BiÓu ®å luång d÷ liÖu møc 0. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc 0 cña hÖ thèng qu¶n lý ®iÓm HÖ cao ®¼ng tin häc, Khoa c«ng nghÖ th«ng tin, Häc viÖn kü thuËt qu©n sù ®­îc biÓu diÔn nh­ sau: §iÓm Häc viªn HÖ thèng qu¶n lý ®iÓm häc viªn Th«ng tin vÒ häc viªn Th«ng b¸o häc viªn NhËp ®iÓm L­u tr÷ Tõ s¬ ®å trªn, ta thÊy ®iÓm cña häc viªn ®­îc cËp nhËt tõ ®iÓm cña gi¸o viªn, sau ®ã ®­îc l­u tr÷ trong b¶n. C¸c th«ng tin liªn quan ®Õn häc viªn ®­îc cËp nhËt vµ ®­a vµo l­u tr÷. Khi cã nhu cÇu tæng hîp, hÖ thèng t×m ë kho l­u tr÷ 2.3 BiÓu ®å ph©n r· møc 1. Häc viªn §iÓm L­u tr÷ NhËp häc viªn, nhËp ®iÓm Thèng kª b¸o c¸o Qu¶n lý Th«ng b¸o nhËp B¶ng ®iÓm Hå s¬ häc viªn Th«ng tin vÒ ®iÓm B¸o c¸o vÒ t×nh h×nh häc tËp Tæng kÕt ®¸nh gi¸ B¸o c¸o vÒ ®iÓm 2.4. S¬ ®å luång d÷ liÖu møc 2. Häc viªn §iÓm NhËp ®iÓm Hå s¬ HV NhËp HV B¶ng ®iÓm T×m kiÕm L­u tr÷ Thèng kª B¸o c¸o B¸o c¸o c¸c lo¹i Ch­¬ng iii thiÕt kÕ x©y dùng phÇn mÒm hÖ thèng qu¶n lý ®iÓm cña sinh viªn I. ng«n ng÷ dïng ®Ó thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh. Víi vi ph¹m cña ®Ò tµi lµ bµi to¸n qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu.Do v¹y c«ng cô qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu ph¶i cùc m¹nh, linh ho¹t ,ng«n ng÷ lËp tr×nh hiÖn ®¹i .§Ó gi¶i quyÕt nhanh chãng cã hiÖu qu¶ trong ®Ò ¸n nµy ta sö dông Microsoft Access ®Ó thiÕt kÕ ch­¬ng tr×nh qu¶n lý ®iÓm. 1. Giíi thiÖu vÒ Microsoft Access NÕu th­êng xuyªn sö dông m¸y tÝnh th× h¼n b¹n vÉn ®ang sö dông c¸c øng dông cña b¶ng tÝnh hoÆc xö lý tõ ®Ó gióp ®ì c¸c c«ng viÖc .Cã thÓ b¹n ®· b¾t ®Çu ,tõ c¸c bé xö lý trªn c¬ së ký tù ch¹y d­íi MS-DOS ,råi sau ®ã n©ng cÊp nªn phÇn mÒm ch¹y trong hÖ ®iÒu hµnh Microsoft Windows. Còng cã thÓ b¹n cã phÇn mÒm c¬ së d÷ liÖu ,mét phÇn mÒm cña c¸c bé tÝch hîp Microsoft Words ,hoÆc mét ch­¬ng tr×nh riªng . C¸c ch­¬ng tr×nh c¬ së d÷ liÖu ®· ®­îc øng dông trªn m¸y tÝnh tõ l©u.Nh­ng kh«ng may lµ ch­¬ng tr×nh nµy hoÆc chØ qu¶n lý l­u tr÷ d÷ liÖu ®¬n gi¶n hoÆc kh«ng thÝch hîp ch