Khái luận về dự án và quản trị dự án

KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÁC CHỦ ĐỀ CHÍNH 1 KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN2 NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN3 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN Theo cách hiểu tĩnh Theo cách hiểu động Dự án là một hình tượng về một tình huống mà ta muốn đạt tới trong tương lai Dự án là một hoạt động đặc thù, tạo nên một cách có phương pháp và định tiến với các phương tiện đã cho nhằm tạo nên một thực tế mới KHÁI NIỆM VỀ DỰ ÁN KINH DOANH – Về hình thức – Về nội dung Là một tập hồ sơ tài liệu, trong đó trình bày một cách chi tiết và hệ thống các hoạt động với các nguồn lực và chi phí theo một kế hoạch nhằm thực hiện mục tiêu và xác định trong một thời gian ấn định Là một tổng thể các chính sách, các hoạt dộng và các chi phí liên quan với nhau được hoạch định nhăm đạt được mục tiêu nhất định trong thời hạn nhất định. Sự giống nhau giữa dự án và hoạt động thông thường trong tổ chức • Trong một tổ chức, những hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. • Được thực hiện bởi con người • Thực hiện với một giới hạn nhất định về nguồn lực • Bao gồm các khâu lên kế hoạch, tổ chức, điều hành … Sự khác nhau giữa dự án và hoạt động thông thường trong tổ chức Điểm khác nhau cơ bản là hoạt động thông thường trong công ty có tính chất liên tục và lặp lại, trong khi đó hoạt động dự án có tính nhất thời và duy nhất. MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ DỰ ÁN (1) Dự án không phải là một định hướng hay phác thảo Dự án không phải là một nghiên cứu trừu tượng hay cố định Dự án khác với dự báo MỘT SỐ NHẬN XÉT VỀ DỰ ÁN (2) Dự án là một loạt các nhiệm vụ và hoạt động Dự án có sản phẩm được xác định rõ ràng Dự án có những nguồn lực Dự án luôn có điểm bắt đầu và kết thúc CÁC ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN • Tính phức tạp • Tính sáng tạo và duy nhất • Mục tiêu của dự án là xác định • Mỗi dự án có vòng đời xác định • Môi trường kinh doanh đặc trưng Một số ví dụ về dự án • Dự án phát triển một sản phẩm hay dịch vụ • Dự án hoàn thiện cơ cấu tổ chức, sắp xếp nhân sự hay thiết lập văn hóa doanh nghiệp • Dự án thiết kế ôtô • Dự án mua sắm hoặc nâng cấp hệ thống công nghê thông tin • Dự án xây dựng tòa nhà hoặc mua sắp trang thiết bị • Dự án xây dựng hệ thống cấp thoát nước cho khu dân cư • Dự án hoạt động tranh cử tổng thống • Dự án lên phương án mới cho một chương trình hoặc một quy trình kinh doanh • Dự án lập kế hoạch kêu gọi đầu tư Một số dự án chiến lược: • Theo nhu cầu thị trường: VD: nghiên cứu năng lượng thay thế do sự khan hiếm dầu mỏ đang ngày càng trở nên trầm trọng • Theo nhu cầu của tổ chức: VD: Công ty giáo dục lập dự án thiết lập một khóa học mới nhằm gia tăng doanh số • Theo yêu cầu của khách hàng: VD: Xây trạm cung ứng điện mới cho khu công nghiệp mới • Công nghệ mới: VD: Công ty phần mềm thiết lập dự án nâng cấp phiên bản trò chời điện tử do có sự xuất hiện của máy chơi điện tử thế hệ mới • Yêu cầu của pháp luật: VD: Công ty sơn lập dự án nhằm thay đổi công thức chế tạo nhằm phù hợp quy định mới của pháp luật MINH HỌA: NHÀ MÁY LỌC DẦU DUNG QUẤT • Phương diện thời gian • Phương diện nguồn lực của dự án • Phương diện kết quả của dự án CÁC PHƯƠNG DIỆN CỦA DỰ ÁN • Là phương diện chủ yếu, phản ánh thời gian và tiến độ thực hiện toàn bộ cũng như từng thời kỳ, giai đoạn khác nhau của dự án. • Phương diện thời gian của dự án xem xét theo đặc điểm triển khai hoạt động. - Thời kỳ khởi đầu - Thời kỳ triển khai dự án - Thời kỳ kết thúc dự án PHƯƠNG DIỆN THỜI GIAN SƠ ĐỒ VỀ CÁC THỜI KỲ CỦA DỰ ÁN TRIỂN KHAI KẾT THÚCKHỞI ĐẦU Trong từng dự án cụ thể, việc phân thành các chu kỳ có thể sơ lược hoặc rất chi tiết. Việc mô tả chi tiết trong mỗi chu kỳ có thể bao gồm các bảng biểu, biểu đồ, … nhằm hỗ trợ việc quản lý. Một số đặc điểm của chu kỳ dự án • Phân chia dự án thành các giai đoạn nhằm thực hiện quản lý dự án được tốt hơn với những chính sách quản lý kịp thời. • Chu kỳ của dự án được tính từ khi bắt đầu cho tới khi kết thúc dự án. • Người ta có thể chia một dự án lớn thành nhiều dự án nhỏ. • Chu kỳ của dự án không phải lúc nào cũng chu kỳ của quá trình quản lý dự án. Chu kỳ dự án thường có liên quan tới • Những kỹ thuật được sử dụng trong mỗi kỳ? (Ví dụ: kiến trúc sư làm việc vào giai đoạn nào) • Điểm chuyển tiếp giữa các giai đoạn được xác định vào thời điểm nào, cách thức nhìn nhận và đánh giá của mỗi giai đoạn như thế nào? • Nguồn lực tham gia trong từng giai đoạn? (Ví dụ: các kiến trúc sư được huy động tối đa trong quá trình thiết kế) • Quá trình quản lý và nghiệm thu của mỗi giai đoạn như thế nào? Một số đặc trưng của chu kỳ: • Mỗi chu kỳ thường được xác định bởi sự thay đổi về kỹ thuật với sự thăng đổi về thông số hoặc cấu trúc • Chi phí và số lượng nhân viên tham gia thường ít trong giai đoạn khởi đàu dự án, tăng lên tối đa trong giai đoạn triển khai dự án và hạ xuống nhanh chóng trong giai đoạn kết thúc dự án • Tần suất của những biến cố bất thường rất cao ở giai đoạn khởi đầu dẫn đến rủi ro không hoàn thành dự án cũng rất cao ở giai đoạn này. • Những ảnh hưởng và tác động của các bên liên quan cũng cao trong giai đoạn đầu. Ví dụ: Kiến trúc sự khi thiết kế tòa nhà thông thường sẽ có mặt trong giai đoạn thiết kế với vai trò thiết kế và trong giai đoạn triển khai dự án với vai trò hỗ trợ. Người ta cũng có thể tách việc thiết kế và việc triển khai công trình thành 2 dự án riêng biệt. • Là phương diện chủ yếu, phản ánh các nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án. • Các nguồn lực bao gồm: - Nguồn lực tài chính - Nguồn nhân lực - Các điều kiện kỹ thuật và công nghệ kinh doanh PHƯƠNG DIỆN NGUỒN LỰC • Là phương diện chủ yếu phản ánh các kết quả mà dự án cần đạt tới theo mục tiêu đã xác định. • Trên góc độ doanh nghiệp, kết quả dự án được phản ánh qua các chỉ tiêu chủ yếu như: lợi nhuận, doanh thu, thị phần, NSLĐ, chất lượng sản phẩm và dịch vụ, các mức tăng lợi nhuận, doanh thu, thị phần … • Trên góc độ xã hội, kết quả của dự án được phản ánh qua các chỉ tiêu như tạo việc làm, giảm tỷ lệ thất nghiệp, tăng thu nhập, nâng cao trình độ dân trí, đóng góp cho ngân sách, bảo vệ môi trường. PHƯƠNG DIỆN KẾT QUẢ CỦA DA • Quan hệ biện chứng, tác động qua lại ảnh hưởng lẫn nhau. • Quy định lẫn nhau, phụ thuộc lẫn nhau. • Cần xác định giới hạn phụ thuộc cho mỗi phương diện • Xác định mục tiêu: là kết quả chung cuộc khi dự án được thực hiện thông qua sự kết hợp hài hoà ba phương diện trên. MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC PHƯƠNG DIỆN CHỦ YẾU CỦA DỰ ÁN MÔ HÌNH CÁC PHƯƠNG DIỆN CHỦ YẾU K. Qủa Nguồn lục T. Gian Mục tiêu tổng thể  Tính phức tạp  Tính sáng tạo  Quy mô dự án  Tầm quan trọng  Độ bền (hay khả năng chịu đựng thử thách) CÁC PHƯƠNG DIỆN KHÁC CỦA DỰ ÁN KHÁI LUẬN VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Quản lý dự án là những ứng dụng của hiểu biết, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật đối với các hoạt động của dự án nhằm đạt được những yêu cầu của dự án. Việc quản lý dự án được thực thi thông qua quá trình quản lý dự án với các quá trình khởi đầu, lập kế hoạch, triển khai, giám sát, điều hành và kết thúc. Người quản lý dự án là người chịu trách nhiệm trong việc hoàn thành mục tiêu đã đề ra của dự án. KHÁI NIỆM VỀ QTDA • QTDAKD là tổng hợp các hoạt động Quản trị liên quan đến việc xác định, xây dựng (lập) và triển khai thực hiện dự án nhằm đáp ứng mục tiêu chuyên biệt và qua đó góp phần thực hiện mục tiêu chung của DN. • QTDA là một hoạt động đặc thù mang tính khách quan, phản ánh toàn bộ các chức năng quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát. Thể hiện qua các hoạt động đặc trưng cơ bản sau: • - Hoạch định (lập kế hoạch) dự án KD • - Tổ chức điều phối các hoạt động DAKD • - Kiểm soát và đánh giá toàn bộ quá trình DA • Quản trị DAKD là một hoạt động rất phức tạp, khó khăn, phải xử lý nhiều tình huống khác nhau và luôn biến động. • Quản trị DAKD ngày càng trở thành vấn đề bức thiết (cả về lý luận và thực tiễn) ở các nước đang phát triên như Việt Nam hiện nay. • Quản trị DAKD đòi hỏi đội ngũ nhà QTDA phải xác định rõ trách nhiệm và có đầy đủ năng lực, phẩm chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ. Quản lý dự án bao gồm: • Đánh giá yêu cầu • Nhận thức rõ ràng và xem xét tính khả thi của dự án • Cân bằng giữa yêu cầu về chất lượng, quy mô, thời gian và chi phí • Có kế hoạch và chính sách đáp ứng đối với những đề xuất và yêu cầu cụ thể của các bên liên quan. • Xác định dự án • Phân tích và lập dự án • Xin phê duyệt dự án • Triển khai thực hiện dự án • Nghiệm thu, tổng kết và giải thể dự án CÁC GIAI ĐOẠN QUẢN TRỊ DỰ ÁN • Quản trị thời gian • Quản trị nguồn lực • Quản trị tài chính và chi phí • Quản trị rủi ro và quản trị triển khai thực hiện TRIỂN KHAI VÀ THỰC HIỆN DỰ ÁN NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN • Khái niệm và vai trò của nhà quản trị dự án • Các phẩm chất cần có của nhà quản trị dự án • Các cương vị chủ chốt và trách nhiệm của nhà quản trị dự án NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN CÁC PHẨM CHẤT CẦN CÓ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐỂ QUẢN TRỊ DỰ ÁN NHÀ QUẢN TRỊ CẦN CÓ CÁC PHẨM CHẤT Bản lĩnh chính trị, năng lực quản lý – điều hành … Hiểu biết về môi trường dự án Môi trường văn hóa và xã hội: Ban quản lý dự án cần hiểu được tầm ảnh hưởng của dự án tới con người và sự ảnh hưởng ngược lại của con người đối vơi dự án. Để có được nhận thức tốt về vấn đề, người quản lý dự án cần phải có những kiến thức và hiểu biết về kinh tế, địa lý, giáo dục, lý tưởng, truyền thống, tôn giáo và những đặc trưng khác của con người có ảnh hưởng qua lại tới dự án. Người quản lý cũng cần nắm được văn hóa của doanh nghiệp để đạt được hiệu quả tối đa trong hoạt động quản lý Hiểu biết về môi trường dự án Môi trường quốc tế và môi trường chính sách: Ban quản lý dự án, trong từng trường hợp cũng cần có những hiểu biết về môi trường luật pháp và thể chế quốc tế, quốc gia, khu vực, và địa phương … có ảnh hưởng tới dự án. Bên cạnh đó, ban quản lý dự án cũng cần có những hiểu biết khác như việc chênh lệch múi giờ, các kỳ lễ hội quốc gia, quá trình đi lại, vận chuyển hậu cần … Hiểu biết về môi trường dự án Môi trường vật lý: Ban quản lý dự án cần nằm được những ảnh hưởng của môi trường vật lý xung quanh đối với dự án, ví dụ, những hiểu biết về môi trường sinh thái và địa lý … Những kiến thức cơ bản mà nhà quản lý dự án cần có • Tài chính và quản lý tài chính • Đầu tư và mua sắm • Bán hàng và Marketing • Luật thương mại và phương thức ký kết hợp đồng • Sản xuất và phân phối • Quản lý hậu cần • Quản trị chiến lược • Cơ cấu và hành vi tổ chức, các kiến thức về quản lý nhân sự • Các kiến thức về sức khỏe và an toàn • Công nghệ thông tin Một số kỹ năng cần thiết đối với nhà quản trị dự án • Truyền đạt thông tin • Có khả năng thuyết phục & thực thi nhiệm vụ • Lãnh đạo: càn có cái nhìn chiến lược và thuyết phục mọi người làm theo • Hoạt hóa con người • Thương thuyết và giải quyết xung đột • Giải quyết vấn đề HẾT BÀI 1