Khắc phục tình trạng nhân viên thiếu động lực làm việc

Khắc phục tình trạng nhân viên thiếu động lực làm việc –phần1 Nguồn nhân lực sẵn có trong công ty lại đang dần dần suy kiệt động lực làm việc, dẫn tới nguy cơ nhảy việc hoặc giảm hiệu suất làm việc. Làm thế nào để cứu vãn tình trạng này là một trăn trở lớn của các nhà quản trị nhân sự và lãnh đạo doanh nghiệp? Vào một ngày, chủ doanh nghiệp X gọi điện tới văn phòng làm việc của Jane Miller - Giám đốc hãng tư vấn Jane Authenticity - với giọng đầy mong mỏi: "Jane, anh có loại băng video nào đó mà tôi có thể cho các nhân viên xem nhằm khích lệ tinh thần làm việc của họ không?” Câu hỏi của vị chủ doanh nghiệp nhỏ trên thực sự không mấy xa lạ trong thực tế kinh doanh ngày nay, khi mà đội ngũ nhân viên rất cần được khích lệ để hoàn thành tốt các công việc của mình, đáp ứng tốt các đòi hỏi của môi trường kinh doanh cạnh tranh. Sự thất vọng và chán nản trong công việc của nhiều nhân viên đang gia tăng. Có một số lý do giải thích cho việc này, chẳng hạn như họ cảm thấy không có bất cứ ai trong các nhà quản lý doanh nghiệp đã và đang lắng nghe những mối quan tâm, khúc mắc, đề xuất và phàn nàn của họ; họ cảm thấy rằng mình đang đâm đầu vào những vị trí mà không có triển vọng thăng tiến nào cảl; họ chán nản bởi vì các nhiệm vụ quá đều đều và đơn lẻ, họ không được động viên, khích lệ để thực hiện những dự án mới hay những trách nhiệm mới trong công ty; họ chỉ toàn nhận được những ý kiến phản hồi tiêu cực. Theo câu trả lời của Jane Miller đối với chủ doanh nghiệp kia, những gì quan trọng mà mọi nhà quản lý cần biết về việc động viên nhân viên đó là: bạn quả thực không thể động viên bất cứ ai làm bất cứ việc gì, nhưng bạn có thể tạo ra các điều kiện thích hợp cho sự khích lệ này tự nhiên xuất hiện bên trong bản thân một ai đó. Chắc chắc rằng khi mà ngày nay các hoạt động của các doanh nghiệp ngày một mở hơn, tiếp xúc nhiều hơn với các nguồn lực bên ngoài, việc quan tâm tới các biện pháp động viên nhân viên là rất quan trọng. Các nhân viên nếu được làm việc trong một môi trường tràn ngập sự khích lệ dường như cũng nảy sinh nhiều ý tưởng sáng kiến hơn. Họ sẽ phát huy được sự năng động của mình để thích nghi với những thay đổi tại công sở; và qua đó giúp hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trở nên năng động hơn, có khả năng cạnh tranh tốt hơn. Là một nhà quản lý kinh doanh, bạn phải tạo dựng được các điều kiện lý tưởng trong một môi trường làm việc giúp đặt ra nền móng sáng tạo và cách tân cho sự động viên nếu quả thực bạn muốn các nhân viên đào sâu thêm một chút, làm việc chăm chỉ hơn một chút. Những gì không thể động viên hiệu quả Tiền bạc. Tất cả chúng ta đều cần tiền để lo lắng cho bản thân và gia đình. Tiền bạc chắc chắn là một động cơ lớn. Nhưng lương thưởng sẽ không thể động viên tốt tinh thần làm việc của các nhân viên; nó thông thường khiến các nhân viên thực hiện tối thiểu các yêu cầu cần thiết trong bản miêu tả công việc của họ. Cạnh tranh. Cho dù dưới hình thức ganh đua bán hàng, trả lương theo khoán sản phẩm hay giám sát chặt chẽ của đồng nghiệp, các phương thức cạnh tranh dường như chỉ nâng cao hiệu suất công việc về mặt bên ngoài. Trong nhất thời, họ có thể cải thiện kết quả làm việc, song mặt trái ở chỗ cho dù có sự gia tăng trong hiệu suất, niềm đam mê của từng cá nhân đối với các hoạt động sẽ không còn nữa, họ không thấy mình là một phần của thành công chung. Công nhận. Lời khen ngợi và các phần thưởng là cách thức tuyệt vời để nói “Công việc đã được hoàn thành tốt”. Chúng cần thiết cho các nhân viên đánh giá kết quả công việc của mình, nhưng không nên sử dụng điều này như một công cụ động viên. Việc sử dụng phần thưởng và lời khen như vậy sẽ khiến các nhân viên băn khoăn rằng động cơ làm việc của họ tiếp theo là gì. Nói cách khác, các nhân viên sẽ cho rằng: “Lúc này, sếp sẽ còn muốn gì từ mình nữa?” Hành động Kỷ luật. Những phản hồi tiêu cực có thể gây ra các kết quả hết sức tiêu cực nếu nhân viên qua đó cảm thấy mình thiếu năng lực hay không thể kiểm soát. Chắc chắn là chúng ta không thể bỏ qua các kết quả công việc kém cỏi, nhưng chúng ta có thể giải quyết và phản hồi lại theo những cách thức thích hợp hơn. Điều này đơn giản có nghĩa rằng chúng ta cần cố gắng thấy được những gì từ quan điểm của các nhân viên và từ đó chúng ta đưa ra cho họ cơ hội để tự sửa đổi. Những động viên hiệu quả Khi mà sự khích lệ bên trọng là chìa khoá cho hành động và sự hoàn thành tốt công việc của các nhân viên, bạn cần xây dựng một môi trường nơi mà những khích lệ bên trong luôn tràn ngập! Cách thức là: Đảm bảo các nhân viên có chuyên môn và các công cụ họ cần để cảm thấy và có đủ khả năng thực hiện tốt công việc được giao. Đó có thể là các công cụ vật chất, các thiết bị văn phòng, đào tạo kỹ năng hay các chiến lược giao tiếp nhất định. Cố gắng hiểu được quan điểm của các nhân viên bằng việc thấy được các suy nghĩ và viễn cảnh của họ. Bạn không biết đó là gì? Hãy trực tiếp hỏi họ. Hãy tiến hành các cuộc điều tra nếu cần thiết. Và hãy nói chuyện cả với các khách hàng của bạn. Cho phép các nhân viên tự đưa ra những lựa chọn của riêng họ. Hãy để các nhân viên lựa chọn cách thức và phương pháp đạt được các kết quả bạn tìm kiếm. Hãy để họ có tiếng nói trong việc thực hiện nhiệm vụ được giao và trong những kết quả chờ đợi. Luôn nhiệt tình với các nhân viên. Hãy cho các nhân viên thấy bạn nhìn nhận họ những con người với các giá trị và nguyên tắc cá nhân họ mang tới công việc. Để họ khám phá ra sự chân thực của mình, điều mà đến lượt nó sẽ dẫn dắt các nhân viên hành động thích hợp nhất. Hãy hỗ trợ các nhân viên trong việc khám phá ra số mệnh của họ, cả trong và ngoài công việc. Sau đó, hãy khai phá những cách thức mà các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của các nhân viên đứng thẳng hàng với các giá trị, nguyên tắc và vận mệnh của công ty bạn. Những kết quả tuyệt vời sẽ đến không lâu sau đó! Nhìn chung, nghệ thuật động viên nhân viên đồng nghĩa với việc sử dụng những nguồn lực và phương pháp sẵn có để thuyết phục một ai đó làm việc chăm chỉ hơn hay phát huy tối đa sở trường đối với những công việc mà họ đang làm. Chúng ta có thể động viên ở bất cứ đâu, theo nhiều phương cách khác nhau và không quan tâm tới khả năng tài chính ra sao. Sự đầu tư cho động viên nhân viên luôn đem lại các kết quả rõ nét mà bạn sẽ nhìn thấy, nghe thấy và cảm thấy, bao gồm sự sáng tạo và hiệu suất làm việc gia tăng, các cách thức giải quyết vấn đề mau lẹ, tỷ lệ thay thế nhân viên giảm…. 2. Tranh thủ sử dụng...nhân viên kém Người có điều kiện kém nói ở đây chính là những người có học lực, kỹ năng, tuổi tác, điều kiện chính trị v.v...?còn gặp khó khăn. Một số nhân viên không có năng lực trong công việc? Ví dụ như trình độ học vấn tương đối thấp, tuổi hơi cao như 45 tuổi trở lên, chậm chạp, đầu óc thiếu sáng láng, kỹ năng lao động kém hơn những người thông minh vv…chứ không phải chỉ những người chủ quan không cố gắng, thái độ công tác kém. Đơn vị, xí nghiệp nào cũng có những nhân viên có điều kiện hạn chế như trên. Bạn tuyệt đối không được coi họ là người thừa, là cái bướu. Chỉ cần bạn đặt họ vào vị trí thích hợp, họ sẽ là người có năng lực, có tài. Ở Mỹ có một số công ty cũ đã từ bỏ nguyên tắc “Tận dụng hết sức nhân viên tốt nhất” và sử dụng nguyên tắc “Tìm những người có tố chất thấp, khơi dậy năng lực của họ là được”. Đơn vị, xí nghiệp nào cũng có rất nhiều công việc giản đơn, công việc nặng nhọc, bẩn thỉu, dù là đơn vị, xí nghiệp hiện đại cũng vậy. Bố trí, sắp xếp những người có điều kiện kém làm những công việc đó họ sẽ chuyên tâm làm hết sức mình, họ sẽ tạo ra năng suất lao động rất cao mà không phải là sự tự ti, kém cỏi và cũng sẽ không cảm thấy bị dùng không đúng chỗ, bởi vì họ tự biết mình, không quá kỳ vọng cao xa. Một vị giáo viên 41 tuổi rồi, vừa từ vùng khác đến nhưng chưa tìm được chỗ phù hợp. Một cơ sở nghiên cứu khoa học nhận vào. So với những người khác, sau khi lên Bắc Kinh anh ta luôn bị nỗi lo thất nghiệp bao vây. Nếu được nhận vào, anh ta sẽ trân trọng cơ hội này, tuổi có hơi cao một chút, nhưng anh ta thực tế là một cán bộ nghiên cứu, biết đâu đến ngày nào đó sẽ cất cánh. Trình độ học tuy không cao, nhưng anh ta đã chịu khổ, có kinh nghiệm thực tiễn, tiến bộ sẽ không quá chậm. Quả nhiên, sau đó anh ta đã trở thành nòng cốt về nghiệp vụ của đơn vị này. Về một ý nghĩa nhất định, mỗi đơn vị xí nghiệp đều không tách rời khỏi những điều kiện kém, toàn là người có trình độ học lực cao, tố chất tốt chưa chắc là một đơn vị tốt nhất. Nếu có người nghĩ việc gì phải tốn công, cứ dứt khoát chấm dứt hợp đồng, chuyển sang dùng những người có ưu tú có tốt hơn không? Thực tế, như vậy hiệu quả đều không tốt, người tương đối ưu tú chưa chắc đã làm tốt những việc đó. Ví dụ bạn cần một nhân viên truy cập tài liệu. Hằng ngày truy cập các loại số liệu phân tích thị trường nhưng giao việc này cho một kỹ sư phần mềm tốt nghiệp một trường đại học danh tiếng. Không bao lâu sau, anh ta sẽ thấy công việc đơn điệu vô vị, mất hứng thú làm việc. Nhưng nếu bạn giao cho một cô gái tốt nghiệp trung cấp chuyên nghành. Cô ta sẽ yêu công việc này, sẽ vui vẻ làm việc và sẽ đạt hiệu suất cao. Cuối cùng mở rộng thêm vấn đề, cơ quan, xí nghiệp là nới có đầy đủ anh tài hào kiệt, nhưng chỉ sử dụng những nhân viên kỹ thuật, người quản lý trình độ cao sẽ bất lợi đối với cơ quan, xí nghiệp. Vì chức vụ tương ứng với trình độ kỹ thuật của họ thì rất ít, hễ không có chức vụ hợp lý, chắc chắn họ sẽ không hài lòng. Vì thế khi bắt đầu phải tính toán kỹ không nên dùng quá nhiều nhân viên có trình độ cao. 3. Giúp nhân viên lấy lại cảm giác hứng thú với công việc? Nếu nhân viên của bạn cứ phải làm mãi một công việc trong suốt thời gian dài, họ sẽ cảm thấy nhàm chán và không còn hứng thú với công việc nữa. Khi đó, rất có thể họ sẽ không còn quan tâm đến việc đảm bảo năng suất và hiệu quả lao động cần thiết. Họ làm việc với tâm trạng hờ hững, thờ ơ có phần vô trách nhiệm. Đây là một thực tế phổ biến nơi công sở, song lại ít được các công ty chú ý đến. Nguyên nhân là bởi những nhân viên này thường là những người có thái độ nghiêm túc, vẫn hoàn thành nhiệm vụ được giao, nên có lẽ vì vậy mà họ không được bạn "quan tâm" như những nhân viên có vấn đề. Bạn không nhận ra rằng hiệu quả công việc của họ đang giảm dần và họ không làm việc với sự năng nổ, nhiệt tình như trước đây. Nếu cứ để tình trạng đó kéo dài và bạn không theo dõi để tìm hiểu nguyên nhân, thì vấn đề sẽ trở nên nghiêm trọng hơn, nghĩa là năng suất làm việc sẽ tiếp tục đi xuống với tốc độ ngày càng nhanh, và đến một lúc nào đó bạn sẽ phải đối mặt với những hậu quả từ quyết định sai lầm của họ. Vậy thì bạn có thể làm gì với những nhân viên gần như sắp cạn cảm hứng làm việc này? Phải áp dụng "đối sách" nào với họ đây? Tất nhiên bạn có thể chọn cách không quan tâm đến họ và hi vọng rằng mọi việc sẽ tự qua đi và vấn đề sẽ tự nó được giải quyết. Hoặc, bạn cố gắng động viên họ làm việc, vì nhận thấy rằng họ là những nhân viên cần được khuyến khích. Hoặc, hay bạn trao đổi rồi góp ý, cố vấn cho họ. Hoặc bạn cũng có thể quở trách hay sa thải họ. Tuy nhiên, cho dù bạn chọn cách làm nào thì quá trình này cũng phải bắt đầu từ khâu kiểm tra bản kê khai công việc của nhân viên. Tài liệu này sẽ thể hiện một cách rõ ràng và khách quan những việc mà nhân viên phải thực thi, cũng như miêu tả trách nhiệm, nghĩa vụ và các mối lên hệ của họ trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Thông thường, kết quả thu được sẽ làm bạn ngạc nhiên, bởi thực tế không giống như những gì đã được miêu tả: nhân viên có thể thực hiện không đủ công việc, hay ngược lại, vượt quá giới hạn cho phép mà chẳng ai thèm lưu tâm đến. Thậm chí đôi khi, bản kê khai công việc còn bị bỏ quên, không được lập ngay từ đầu. Vậy thì bước đầu tiên để giải quyết vấn đề là tạo một bản kê khai công việc thật chi tiết và chính xác. Đây chính là thời điểm để bạn thể hiện khả năng lãnh đạo của mình. Bạn hãy đề nghị nhân viên cùng tham gia vào việc phác thảo bản mô tả công việc, đồng thời nêu lên những suy nghĩ, mong muốn của họ về chế độ làm việc của chính mình. Làm như vậy là bạn đang tạo điều kiện cho nhân viên tham gia nhiều hơn vào các quyết định của công ty, giúp họ nhận thức được vị trí và vai trò của mình trong sự phát triển chung. Một khi việc miêu tả công việc được tạo lập với những định nghĩa rõ ràng, với sự phân quyền lực và trách nhiệm cụ thể, bạn có thể tìm thấy nhiều động lực hơn để tiếp thêm sức mạnh và sinh lực cho những nhân viên sắp cạn cảm hứng làm việc của mình. "Một công đôi việc". Bằng cách đó, bạn sẽ vừa có cơ hội để thay đổi và phát triển công ty, lại vừa có thể thoả mãn nhu cầu của các nhân viên. Bạn cũng có thể khuyến khích nhân viên tự xác định xem họ thích làm những công việc gì nhằm giúp họ tìm kiếm cơ hội để cải thiện kĩ năng cũng như kiến thức của chính họ. Thậm chí kể cả khi nhân viên của bạn không có bất cứ ý kiến nào về công việc họ yêu thích, thì đây vẫn là cơ hội để bạn đưa ra lời giải cho bước hành động tiếp theo. Đó là với kiến thức phong phú hơn, kĩ năng và khả năng được tăng cường sẽ giúp họ thăng tiến nhanh hơn trên các nấc thang sự nghiệp. Đây là nguồn động lực chính và có tính thực tế, bởi vì bạn sẽ giúp nhân viên nhìn thấy cơ hội để phát triển bản thân. Frederick Herzberg, tác giả cuốn sách "Động lực làm việc", cho rằng bạn có thể khiến nhân viên của mình làm việc một cách hứng thú, hăng hái, nhiệt tình hơn bằng một trong ba cách sau: (1) luân chuyển vị trí công tác, (2) mở rộng nhiệm vụ giao phó và (3) tạo tính đa dạng, phong phú trong công việc. - Cách thứ nhất - luân phiên trong công việc hay luân chuyển vị trí công tác - liên quan đến việc đào tạo chéo, nghĩa là hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của nhau. Lấy ví dụ trong bộ phận tài chính: các nhân viên phụ trách phần tài khoản phải trả có thể học các nghiệp vụ tài khoản phải thu, và ngược lại. Sự luân phiên trong công việc là nỗ lực đơn giản nhất của bạn trong việc giúp nhân viên tìm lại cảm giác hứng khởi khi làm việc. Những nhiệm vụ hay trách nhiệm mới lạ thường mang tính thách thức cao và, xét từ góc độ tâm lý, nhân viên bao giờ cũng muốn cố gắng hoàn thành tốt để khẳng định bản thân. Với việc mở rộng kiến thức và khả năng như vậy, nhân viên sẽ cảm thấy mình thật sự thành công. Một lợi ích khác của việc đào tạo chéo là nhân viên có thể làm thay công việc của đồng nghiệp khi họ vắng mặt vì một lý do nào đó (đau ốm, nghỉ phép…). - Nguồn động lực thứ hai mà Herzberg đề cập đến là mở rộng nhiệm vụ giao phó cho nhân viên. Theo cách này, các nhân viên sẽ được giao nhiều nhiệm vụ hơn và trách nhiệm công việc cũng theo đó tăng lên. Ví dụ, nhân viên phụ trách tài khoản phải thu có thể được phân công quản lý thêm một số lượng tài khoản nào đó, hoặc họ sẽ chịu trách nhiệm thực hiện thêm các nhiệm vụ mới cũng trong bộ phận đó, hoặc họ có nhiệm vụ gửi thông báo tới những khu vực địa lí khác nhau hay chịu trách nhiệm về nhóm khách hàng mới... - Phương pháp thứ ba nhằm khơi lại tinh thần làm việc của nhân viên là làm phong phú thêm nội dung công việc thường nhật. Với cách tiếp cận này, bạn có thể phát triển thêm chiều sâu trách nhiệm của nhân viên, nhưng không phải bằng cách tăng số lượng nhiệm vụ, mà bằng cách tăng tính phức tạp của nhiệm vụ đó. Cũng với ví dụ trên, bạn có thể tăng thêm trách nhiệm và quyền hạn hiện tại của nhân viên bộ phận tài chính. Thay vì để nhân viên quản lý thêm nhiều tài khoản, bạn hãy để họ theo dõi tình hình khách hàng bằng cách kiểm tra các cuộc gọi, nói chuyện với các đại lí, thu thập hoá đơn và xem xét, giải quyết các vấn đề liên quan đến số khách hàng đó. Giúp nhân viên lấy lại cảm giác hứng khởi với công việc không phải là một nhiệm vụ quá khó khăn. Đó đơn giản chỉ là một quá trình bắt đầu từ một bản kê khai công việc thật chi tiết, trong đó vạch rõ vai trò, trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên, để rồi trên cơ sở đó, bạn sẽ phát triển chiều rộng, chiều sâu trách nhiệm của mỗi nhân viên đối với công việc, và nhờ vậy mà nhân viên sẽ làm việc một cách hiệu quả hơn. Đây rõ ràng là cách giải quyết "lợi cả đôi đường" - cho cả công ty lẫn nhân viên của bạn.