Kế toán trách nhiệm và ứng dụng kế toán trách nhiệm tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Thương mại Thái Nguyên - TNG

Đàm Phƣơng Lan Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 117(03): 203 - 208 203 KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM VÀ ỨNG DỤNG KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƢ VÀ THƢƠNG MẠI THÁI NGUYÊN - TNG Đàm Phƣơng Lan* Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh - ĐH Thái Nguyên TÓM TẮT Có thể ví hoạt động của mỗi doanh nghiệp nhƣ một cỗ máy khổng lồ, trong đó mỗi bộ phận là một chi tiết máy, chỉ cần một bộ phận hoạt động không hoàn hảo sẽ ảnh hƣởng đến kết quả của toàn doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả hoạt động chung, thì mỗi bộ phận phải hoạt động thực sự hiệu quả và phối hợp nhịp nhàng với nhau để thực hiện mục tiêu chung. Muốn vậy, các nhà quản trị cần đƣợc cung cấp và sử dụng một hệ thống các công cụ quản lý để thấy đƣợc kết quả hoạt động của từng bộ phận, từ đó phát huy những yếu tố tích cực, hạn chế những mặt yếu kém nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn doanh nghiệp. Trong hệ thống các công cụ quản lý đó, kế toán trách nhiệm là công cụ đƣợc các nhà quản trị đánh giá cao và không thể thiếu trong quản lý kinh tế hiện đại. Tuy nhiên, để vận dụng kế toán trách nhiệm và phát huy đƣợc hiệu quả của nó không phải là điều đơn giản, đặc biệt với các công ty có quy mô lớn, phạm vi hoạt động rộng, cơ cấu tổ chức gắn với trách nhiệm của nhiều tổ chức, cá nhân nhƣ Công ty CP Đầu tƣ và Thƣơng mại TNG. Từ khoá: Kế toán trách nhiệm, trung tâm trách nhiệm, Công ty CP Đầu tư và Thương mại TNG Kế toán trách nhiệm là gì?* Kế toán trách nhiệm là một thuật ngữ trong hệ thống kế toán quản trị. Thuật ngữ này mới xuất hiện ở Việt Nam trong những năm gần đây. Kế toán trách nhiệm (KTTN) đƣợc hiểu là một hệ thống kế toán có chức năng thu thập, tổng hợp và báo cáo các dữ liệu kế toán có liên quan đến trách nhiệm của từng nhà quản lý riêng biệt trong một tổ chức, cung cấp thông tin nhằm đánh giá trách nhiệm và thành quả mỗi nhà quản lý tạo ra các báo cáo chứa cả những đối tƣợng có thể kiểm soát và không thể kiểm soát đối với một cấp quản lý. Nghĩa là quá trình quản lý đƣợc thay đổi cách nhìn và thực hiện: từ mô hình quản lý tập trung quen thuộc trƣớc đây chuyển sang mô hình quản lý phân quyền. Kế toán trách nhiệm đƣợc cấu thành bởi 2 nội dung: sự phân cấp trong quản lý và xác định các loại trung tâm trách nhiệm Một là: Sự phân cấp trong quản lý. KTTN là công việc đƣợc thực hiện không thể tách rời các trung tâm trách nhiệm. Các trung tâm này đƣợc hình thành thông qua việc phân cấp quản lý. Theo đó, để thực hiện các chức * Tel: 0989 200188 năng quản lý của mình, ngƣời quản lý cấp cao phải thể hiện đƣợc đúng đắn quyền lực của mình, phải gây đƣợc ảnh hƣởng và sức thuyết phục đối với nhân viên, đồng thời phải tiến hành phân cấp, ủy quyền cho cấp dƣới nhằm giúp cấp dƣới có thể điều hành các công việc thƣờng xuyên tại bộ phận mà họ quản lý. Hai là: Xác định các loại trung tâm trách nhiệm: Một hệ thống kế toán trách nhiệm đƣợc thiết kế tốt phải thiết lập đƣợc các trung tâm trách nhiệm trong một tổ chức. Trung tâm trách nhiệm đƣợc định nghĩa nhƣ một đơn vị trong tổ chức có toàn quyền kiểm soát chi phí, doanh thu và đầu tƣ + Trung tâm chi phí (Cost Centers): là một loại trung tâm trách nhiệm thể hiện phạm vi cơ bản của hệ thống xác định chi phí, là điểm xuất phát của các hoạt động nhƣ: (1) Lập dự toán chi phí; (2) Phân loại chi phí thực tế phát sinh; (3) So sánh chi phí thực tế với định mức chi phí tiêu chuẩn. Trung tâm chi phí gắn liền với cấp quản lý mang tính chất tác nghiệp, trực tiếp tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc gián tiếp phục vụ kinh doanh (nhƣ phân xƣởng sản xuất, các phòng ban chức năng). Theo đó, ngƣời quản lý chỉ chịu trách nhiệm hoặc chỉ có quyền kiểm soát đối với chi phí phát sinh ở bộ phận mình, không có quyền hạn đối với việc tiêu thụ và đầu tƣ vốn. Đàm Phƣơng Lan Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 117(03): 203 - 208 204 + Trung tâm doanh thu (Revenue Centers): là trung tâm trách nhiệm mà ngƣời quản lý chỉ có trách nhiệm với doanh thu cần tạo ra. Trung tâm doanh thu có quyền quyết định công việc bán hàng trong khung giá cả cho phép để tạo ra doanh thu cho DN. + Trung tâm lợi nhuận (Profit Centers): là loại trung tâm trách nhiệm mà nhà quản trị phải chịu trách nhiệm với kết quả sản xuất và tiêu thụ của trung tâm. Đây là một bộ phận mà nhà quản trị kiểm soát cả chi phí và doanh thu, nhƣng không kiểm soát nguồn lực đầu tƣ vào bộ phận. Trong trƣờng hợp này nhà quản lý có thể ra quyết định loại sản phẩm nào cần sản xuất, sản xuất nhƣ thế nào, mức độ chất lƣợng, giá cả, hệ thống phân phối và bán hàng. Nhà quản lý phải quyết định các nguồn lực sản xuất đƣợc phân bổ nhƣ thế nào giữa các sản phẩm, điều đó cũng có nghĩa là họ phải đạt đƣợc sự cân bằng trong việc phối hợp giữa các yếu tố giá cả, sản lƣợng, chất lƣợng và chi phí. Loại trung tâm trách nhiệm này thƣờng đƣợc gắn ở bậc quản lý cấp trung, đó là giám đốc điều hành trong công ty, các đơn vị kinh doanh trong tổng công ty nhƣ các công ty phụ thuộc, các chi nhánh,... Nếu nhà quản lý không có quyền quyết định mức độ đầu tƣ tại trung tâm của họ thì tiêu chí lợi nhuận đƣợc xem là tiêu chí thích hợp nhất để đánh giá kết quả thực hiện của trung tâm này. + Trung tâm đầu tƣ (Investment Centers): Đây là loại trung tâm trách nhiệm gắn với bậc quản lý cấp cao nhƣ Hội đồng quản trị công ty, các công ty con độc lập,... Đó là sự tổng quát hóa của các trung tâm lợi nhuận trong đó khả năng sinh lời đƣợc gắn với các tài sản đƣợc sử dụng để tạo ra lợi nhuận đó. Một trung tâm trách nhiệm đƣợc xem là một trung tâm đầu tƣ khi nhà quản trị của trung tâm đó không những quản lý chi phí và doanh thu mà còn quyết định lƣợng vốn sử dụng để tiến hành quá trình đó. Mô hình phân quyền tại Công ty TNG và thực tế vận dụng kế toán trách nhiệm Công ty CP Đầu tƣ và Thƣơng mại TNG là một doanh nghiệp kinh doanh đa ngành: sản xuất may mặc xuất khẩu, đầu tƣ kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, kinh doanh bất động sản, thƣơng mại, kinh doanh vận tải và đào tạo... Là một doanh nghiệp quốc doanh, đƣợc thành lập năm 1979, công ty chuyển sang hình thức cổ phần với 100% vốn của các cổ đông từ năm 2003 với số vốn điều lệ 10 tỷ đồng. Số vốn này đƣợc nâng lên 134,6 tỷ đồng năm 2010 khi Công ty đƣợc Ủy ban Chứng khoán Nhà nƣớc cấp giấy chứng nhận chào bán 4.773.775 cổ phiếu ra công chúng. Sơ đồ 1: Các trung tâm trách nhiệm Trung tâm trách nhiệm Trung tâm Chi phí Trung tâm Doanh thu Trung tâm Lợi nhuận Trung tâm Đầu tƣ Đàm Phƣơng Lan Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 117(03): 203 - 208 205 Sơ đồ mô hình tổ chức tại công ty cho thấy công ty có hệ thống phân chia, phân nhiệm rõ ràng, không chống chéo. Cùng với đó là trách nhiệm trong quản lý và kiểm soát cũng đã đƣợc tách bạch. Qua thực tế nghiên cứu, việc xây dựng kế hoạch, lập các dự toán đƣợc diễn ra theo định kỳ. Việc phân chia quyền kiểm soát doanh thu, chi phí đƣợc xác định. Công tác tài chính kế toán đƣợc đánh giá cao cùng với sự vận dụng hài hoà giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị. Tuy nhiên, tại Công ty chƣa có hệ thống kế toán trách nhiệm hoàn hảo nên các trung tâm trách nhiệm chƣa thực sự tồn tại theo đúng nghĩa của nó. Mặc dù qua sơ đồ cơ cấu quản lý cũng cho thấy có thể định hình các trung tâm trách nhiệm đƣợc khá rõ nét, nhƣng để tạo lập một hệ thống đánh giá trách nhiệm của các cấp quản lý nhằm nâng cao hiệu quả hạt động của công ty thì cần phải hoàn thiện lại các trung tâm này theo đúng bản chất và vai trò của các trung tâm trách nhiệm. Ứng dụng kế toán trách nhiệm tại công ty CP thƣơng mại và đầu tƣ TNG Việc vận dụng kế toán trách nhiệm vào thực tế tại công ty đƣợc coi nhƣ một vũ khí giúp phát huy tối đa nguồn lực, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty. Để vũ khí này thực sự có hiệu quả, công ty TNG cần tập trung vào những khía cạnh sau: Một là, tổ chức các trung tâm trách nhiệm và phân quyền quản lý theo nhóm trách nhiệm: Việc phân chia các trung tâm trách nhiệm sẽ tạo ý tƣởng cho lãnh đạo công ty trong việc thiết lập một mô hình cơ cấu tốt nhất cho tổ chức, phân chia trách nhiệm quản lý lập kế hoạch, phân tích, báo cáo, tách bạch theo nhóm hoạt động nhằm phát huy tối đa nguồn lực và thuận tiện cho quản lý Các trung tâm trách nhiệm đƣợc thiết lập nhƣ ở sơ đồ 2. Trung tâm chi phí: Xác lập trung tâm chi phí nhằm tăng cƣờng tính tự chịu trách nhiệm về chi phí, kiểm soát đƣợc toàn bộ các chi phí phát sinh có liên quan đến từng đơn hàng, từng bộ phận văn phòng, xác định ngƣời trực tiếp kiểm soát và chịu trách nhiệm về những chi phí phát sinh tại trung tâm là ngƣời đứng đầu các phòng ban hay các trung tâm chi phí. Việc phân loại các chi phí này cần đƣợc xây dựng trên cơ sở theo mối quan hệ chi phí - khối lƣợng - lợi nhuận. Các trung tâm chi phí đƣợc xây dựng trên 3 cấp độ: Cấp độ 1: các trung tâm chi phí đƣợc chi tiết đến các phòng ban và phân bổ cho các sản phẩm theo từng tiêu thức nhất định. Cấp độ 2: các trung tâm chi phí đƣợc chi tiết đến từng phân xƣởng, từng dây chuyền sản xuất, các chi phí này cũng sẽ đƣợc phân bổ đến từng sản phẩm trên mỗi dây chuyền sản xuất theo thời gian định mức cần thiết để sản xuất một loại sản phẩm nhất định tính từ khi bắt đầu cho đến khi kết thúc. Cấp độ 3: các trung tâm chi phí đƣợc chi tiết đến từng đơn đặt hàng, từng sảm phẩm. Các trung tâm chi phí càng chi tiết thì việc tính giá thành sản phẩm càng chính xác. Trung tâm doanh thu phụ trách doanh số bán theo các chi nhánh: chi nhánh may Việt Đức, chi nhánh may Việt Thái, chi nhánh may Sông Công 1,2,3,4; chi nhánh may Phú Bình 1,2,3,4... mà ngƣời chịu trách nhiệm là các giám đốc chi nhánh. Trung tâm doanh thu không chỉ phụ trách doanh thu thuần tuý, mà các trung tâm này vẫn phải lập kế hoạch và kiểm soát các chi phí phát sinh trong trung tâm quản lý. Các trung tâm này phải lập kế hoạch doanh thu và báo cáo doanh thu thực tế theo từng chi nhánh. Kế toán trách nhiệm sẽ xây dựng các báo cáo về tình hình thực hiện dự toán doanh thu, phân tích các nhân tố ảnh hƣởng tới tình hình thực hiện dự toán, qua đó đánh giá khả năng hoàn thành kế hoạch đƣợc giao của các giám đốc chi nhánh. Trung tâm lợi nhuận theo từng khu vực: khu vực thành phố Thái Nguyên, khu vực Phú Bình, khu vực Sông công... mà ngƣời chịu trách nhiệm trực tiếp là các Phó tổng Giám Đàm Phƣơng Lan Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 117(03): 203 - 208 206 đốc phụ trách. Thông qua các báo cáo thể hiện các thông tin cần thiết đƣợc trích lọc từ chi tiết từng đơn vị sản phẩm đến tổng hợp từng loại sản phẩm, từng đơn đặt hàng theo dạng số dƣ đảm phí (lãi trên biến phí), kế toán trách nhiệm phân tích, so sánh giữa lợi nhuận đạt đƣợc thực tế so với dự toán, kết hợp với kết quả của các trung tâm chi phí, doanh thu để xác định mức độ ảnh hƣởng của các nhân tố đến việc thực hiện mục tiêu lợi nhuận. Trung tâm đầu tư đƣợc xác định trách nhiệm thuộc về Tổng Giám đốc công ty kiêm chủ tịch Hội đồng quản trị. Cũng giống nhƣ trung tâm lợi nhuận, trung tâm đầu tƣ chịu trách nhiệm trong việc tạo ra doanh thu, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí. Ngoài ra, ngƣời quản lý của trung tâm đầu tƣ có thẩm quyền điều phối, sử dụng, đầu tƣ tài sản để tìm kiếm mức lợi nhuận cao nhất. Sơ đồ 2: Cơ cấu bộ máy quản lý tại công ty ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Chủ tịch HĐQT Tổng giám đốc Đảng, đoàn thể PTGĐ phụ trách KV Phú Bình PTGĐ Phụ trách khối VP công ty P. Bảo vệ P. Công nghệ thông tin Phòng TC- HCT H P. Kế toán P. đánh giá KH, QLTB&B HLĐ Ban Kiểm soát PTGĐ phụ trách KVTP PTGĐ phụ trách KV Sông Công P. XNK P. vật tƣ VT CN may Việt Đức, Việt Thái P. Kỹ thuật 1 P. Kinh Doanh 2 CN may Phú Bình 1,2,3,4 P. Kỹ thuật 2 P. K.Doanh 3,4 CN may Sông Công 1,2,3,4 CN phụ trợ bông, bao bì, giặt, thêu P. KDoanh 1 Đàm Phƣơng Lan Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 117(03): 203 - 208 207 Sơ đồ 3: Mô hình các trung tâm trách nhiệm tại Công ty TNG Hai là, tổ chức lập dự toán tại các trung tâm trách nhiệm. Các dự toán đƣợc lập cần xây dựng chi tiết phù hợp với nhu cầu sử dụng và kiểm soát thông tin. Mẫu biểu dự toán cần đƣợc thiết kế theo hƣớng phục vụ công tác quản trị tại công ty. Các dự toán tại trung tâm chi phí đƣợc sắp xếp theo cách ứng xử, và xây dựng theo hƣớng linh hoạt. Tại trung tâm doanh thu, kế hoạch doanh thu cũng đƣợc xây dựng chi tiết đến từng loại sản phẩm gắn với khoảng thời gian cần đạt. Đặc biệt hiện nay, các dự toán về hoạt động kinh doanh tại TNG mới chỉ thiên về các chỉ tiêu tổng hợp của kế toán tài chính, để đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận, từng cấp, tại các trung tâm lợi nhuận cần có sự bổ sung các báo cáo lợi nhuậ , nhằm tạo cơ sở cho việc kiểm soát và đối chiếu với thực tế nhằm đánh giá trách nhiệm cuả nhà quản lý cấp cao. Ba là, tổ chức hệ thống báo cáo tại các trung tâm trách nhiệm và đánh giá thành quả, trách nhiệm của các trung tâm. Một trong những khâu quan trọng trong quá trình sử dụng công cụ kế toán trách nhiệm tại công ty là việc đánh giá trách nhiệm của từng bộ phận đối với việc thực hiện mục tiêu chung toàn công ty. Các báo cáo thực tế đƣợc tạo lập cần có sự phân tích và đánh giá trách nhiệm cũng nhƣ thành quả của từng cấp quản lý. Qua đó nâng cao đƣợc trách nhiệm cũng nhƣ năng lực quản lý và hiệu quả kinh doanh của công ty. Các báo cáo kế toán trách nhiệm phải thể hiện đƣợc trách nhiệm của từng cấp quản lý, từng trung tâm trách nhiệm, từ trung tâm chi phí đến trung tâm đầu tƣ. Trong xu hƣớng phát triển và hội nhập kinh tế quốc tế, các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải không ngừng nâng cao năng lực quản lý, nâng cao hiệu quả hoạt động bằng việc sử dụng kết hợp các công cụ quản lý kinh tế một cách hài hoà và khoa học. Trong hệ thống công cụ đó, kế toán trách nhiệm đƣợc xem nhƣ là một trong những vũ khí cần đƣợc các doanh nghiệp khai thác và vận dụng bởi tính hiệu quả của nó. Tuy nhiên, việc xây dựng hệ thống kế toán trách nhiệm ở mỗi doanh nghiệp là khác nhau, phụ thuộc Ngƣời chịu TN cao nhất: Tổng Giám đốc Trách nhiệm: Bảo toàn và phát triển vốn, tối đa hoá lợi nhuận Chỉ tiêu đánh giá: Hiệu quả sử dụng vốn, ROI... TRUNG TÂM ĐẦU TƢ TRUNG TÂM CHI PHÍ TRUNG TÂM DOANH THU TRUNG TÂM LỢI NHUẬN Ngƣời chịu TN cao nhất: * GĐ Chi nhánh may Việt Đức * GĐ Chi nhánh may Việt Thái * GĐ Chi nhánh may Phú Bình * GĐ Chi nhánh may Sông Công Trách nhiệm: tối đa hoá Dthu Chỉ tiêu đánh giá: Doanh thu của từng chi nhánh Ngƣời chịu TN cao nhất: * Phó TGĐ phụ trách KV TP * Phó TGĐ phụ trách KV PB * Phó TGĐ phụ trách KV SC Trách nhiệm: tối đa hoá lợi nhuận của khu vực quản lý Chỉ tiêu đánh giá: LN thực tế của từng khu vực, số dư đảm phí bộ phận, lợi nhận trước thuế... TT CP khối Qlý Trách nhiệm: Sử dụng hiệu quả và tiết kiệm các CP quản lý Chỉ tiêu đánh giá: CP quản lý TT CP khối SX Trách nhiệm: Xây dựng định mức chi phí, hoàn thành kế hoạch sản lượng, hạ giá thành sản phẩm Chỉ tiêu đánh giá: Giá thành SP Đàm Phƣơng Lan Tạp chí KHOA HỌC & CÔNG NGHỆ 117(03): 203 - 208 208 vào quy mô, vào yêu cầu quản lý và năng lực quản lý của các cấp lãnh đạo trong đơn vị. Công ty CP Đầu tƣ và Thƣơng mại TNG là một đơn vị có quy mô hoạt động khá rộng, nền tảng để vận dụng kế toán trách nhiệm đã đƣợc xây dựng bƣớc đầu, việc hoàn thiện công tác kế toán trách nhiệm trong công ty là hết sức cần thiết và cấp bách giúp ban lãnh đạo công ty thực hiện đƣợc nhiệm vụ đã đặt ra. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Ahmed Riahi – Belkaoui (2002), Behavioural management accounting, Wiley Publishing, Inc 2. Nguyễn Ngọc Quang (2011)Kế toán quản trị doanh nghiệp, NXB ĐH Kinh tế quốc dân 3. Trang web: www.tapchiketoan.com 4. Trang web: www.doanhnhan360.com 5. Trang web: www.webketoan.vn 6. Trang web: www.Khoahockiemtoan.vn 7. Trang web công ty: www.tng.vn SUMMARY RESPONSIBILITY ACCOUNTING AND ITS APPLICATION AT TNG GARMENT JOINT STOCK COMPANY Dam Phuong Lan * College of Economics and Bussiness Administration - TNU It is possible for the operation of a business enterprise to be conducted like a giant machine in which each part is a detailed element. If one element does not work properly, the outcome of the enterprise will be affected. Hence, to improve the overall performance of the enterprise, each element must operate effectively and coordinate with each other in a harmonious way to accomplish the common goals. To do this, the managers need to be provided with and use a system of management tools enabling them to see the results of operations of each element. That will enable them to promote positive factors, and limit the weakness in individual elements. As a result the operational efficiency of the entire enterprise will be improved. In that system of management tools, responsibility accounting is a tool that is highly appreciated by administrators and is indispensable in modern economic management. However, applying responsibility accounting and promoting its effectiveness is not easy, especially for companies like TNG Investment and Trade Joint Stock Company which incorporate a large-scale, wide range of activities and utilizes an organizational structure which includes many organizations and individuals. Keywords: accountant liability, responsibility centers, and Investment Joint Stock Company TNG Ngày nhận bài:25/02/2014; Ngày phản biện:06/3/2014; Ngày duyệt đăng: 17/3/2014 Phản biện khoa học: TS. Trần Đình Tuấn – Trường Đại học Kinh tế & Quản trị Kinh doanh - ĐHTN * Tel: 0989 200188