Kế toán kiểm toán - Chương VII: Sổ kế toán và các hình thức kế toán

1CHƯƠNG VII SỔ KẾ TÓAN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN 2SỔ KẾ TÓAN VÀ CÁC HÌNH THỨC KẾ TOÁN I. SỔ KẾ TÓAN II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN ÁP DỤNG Ở CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. 3I. SỔ KẾ TÓAN • 1.1 Khái niệm • 1.2 Phân loạiï 4I. SỔ KẾ TÓAN 1.1 Khái niệm: • Sổ kế tóan là những tờ sổ được thiết kế có kết cấu phù hợp với đối tượng mà nó phản ảnh, được dùng để ghi chép số hiện có và tình hình tăng, giãm của các đối tượng kế tóan, cung cấp các chỉ tiêu phục vụ cho công tác quản lý và lập các báo cáo tài chính. • Mẫu sổ phải bao gồm các cột có mối quan hệû với nhau và phải thể hiện được mối quan hệ với các loại sổ khác có liên quan. 5I. SỔ KẾ TÓAN Sổ kế tóan trong DN bao gồm nhiều loại khác nhau, phải xây dựng trên cơ sở hệ thống TK kế tóan do nhà nước ban hành. Khi tổ chức hệ thống sổ sách kế tóan còn phải dựa vào qui mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý và cung cấp thông tin của DN. 6I. SỔ KẾ TÓAN 1.2 Phân loạiï: Căn cứ phương pháp ghi chép: Sổ ghi theo thứ tự thời gian Sổ ghi theo hệ thống Sổ kết hợp 7I. SỔ KẾ TÓAN Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian mà không phân biệt nội dung kinh tế của nghiệp vụ như sổ nhật ký, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ nhật ký quỹ 8I. SỔ KẾ TÓAN Sổ ghi theo thứ tự thời gian Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm. Chứng từ ghi sổ Số tiền Ghi chú Số Ngày Cộng tháng Lũy kế từ đầu quý 9I. SỔ KẾ TÓAN Sổ ghi theo hệ thống là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép trên cơ sở phân loại theo nội dung của các nghiệp vụ : sổ cái Sổ cái • Năm TK. Số hiệu Chứng từ Nội dung TK đối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có Số dư đầu kỳ Cộng SPS tháng Số dư cuối tháng 10 I. SỔ KẾ TÓAN Sổ kết hợp là loại sổ ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian, đồng thời có phân loại theo nội dung kinh tế: Nhật ký - Sổ cái, • 11 I. SỔ KẾ TÓAN Theo mức độ khái quát của nội dung phản ảnh: gồm 3 loại Sổ kế tóan tổng hợp Sổ kế tóan chi tiết Sổ kết hợp kế tóan tổng hợp và kế tóan chi tiết 12 I. SỔ KẾ TÓAN Sổ kế tóan tổng hợp dùng để phản ảnh tổng quát các loại tài sản, nguồn vốn và quá trình SXKD, phản ảnh tổng quát một hay nhiều đối tượng kế tóan theo các TK kế tóan: sổ cái, nhật ký sổ cái, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Sổ kế tóan chi tiết dùng để chi tiết hóa nội dung và số tiền đã được phản ảnh trong các sổ kế tóan tổng hợp nhằm phục vụ yêu cầu quản lý cụ thể: sổ hay thẻ chi tiết 13 I. SỔ KẾ TÓAN Sổ kết hợp kế tóan tổng hợp và kế tóan chi tiết dùng để phản ảnh tổng quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ảnh các bộ phận cấu thành từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn. TK 627 (627.1 627.2 627.3) 14 I. SỔ KẾ TÓAN Theo hình thức cấu trúc (kiểu thiết kế mẩu sổ): Sổ đối chiếu kiểu 2 bên Sổ kiểu một bên Sổ kiểu nhiều cột Sổ kiểu bàn cờ 15 I. SỔ KẾ TÓAN Sổ đối chiếu kiểu 2 bên là loại sổ được chia làm 2 phần cân đối để phản ảnh 2 mặt đối lập (tình hình tăng, giãm) của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn: sổ quỹ tiền mặt Sổ kiểu một bên là loại sổ có 2 cột Nợ, Có dùng để phản ảnh 2 mặt đối lập của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn được bố trí cùng nằm 1 bên của trang sổ. 16 I. SỔ KẾ TÓAN Sổ kiểu nhiều cột dùng để vừa kế tóan tổng hợp, vừa kế tóan chi tiết cho từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn hoặc để cùng lúc có thể theo dõi cho nhiều đối tượng kế tóan khác nhau Sổ kiểu bàn cờ dùng để phản ảnh quan hệ giữa các TK có liên quan hay phản ảnh mối quan hệ qua lại giữa 2 cách phân loại khác nhau của 1 đối tượng nào đĩ, các chỉ tiêu bố trí theo hàng ngang và hàng dọc để biểu hiện mối quan hệ giưa các chỉ tiêu này với nhau: sổ chi tiết theo dõi chi phí 17 Sổ kiểu bàn cờ Theo hình thức tổ chức sổ: Sổ đóng thành quyển Sổ tờ rời Chi phí PX Tiền lương Khấu hao TSCĐ . I II Cộng 18 I. SỔ KẾ TÓAN Sổ đóng thành quyển gồm nhiều trang sổ được đánh số thứ tự liên tục và đóng thành tập. Trên trang đầu tiên phải ghi tổng số trang, có chữ ký của kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị xác nhận, đồng thời có đóng dấu giáp lai giữa 2 trang sổ. Sổ tờ rời gồm nhiều tờ sổ được để riêng rẻ, sắp xếp theo thứ tự nhất định để tiện bảo quản và sử dụng, phải đăng ký và có chữ ký của kế toán trưởng trên từng trang sổ. 19 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • 2.1 Mở sổ • 2.2 Ghi sổ • 2.3 Sửa sổ • 2.4 Khoá sổ 20 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • 2.1 Mở sổ: Đầu năm căn cứ vào danh mục sổ kế tĩan đã đăng ký và bảng Cân đối kế tĩan được lập vào cuối năm trước để mở các sổ kế tĩan tổng hợp và kế tĩan chi tiết. Đồng thời ghi số dư đầu năm vào từng lọai sổ cĩ liên quan (TK lọai 1-4) 21 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.2 Ghi sổ: Ghi sổ KT phải căn cứ vào chứng từ gốc hợp lệ Khi ghi sổ phải đảm bảo các yêu cầu: Ghi bằng mực khơng phai, khơng nhịe,ghi bằng bút bi, màu xanh hay đen Ghi liên tục, khơng được cách dịng, khơng ghi xen kẻ, khơng ghi chồng lên nhau Khơng được tẩy xĩa, cạo sửa Dịng nào khơng ghi phải gạch bỏ 22 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.3 Sửa sổ: Phương pháp cải chính: Sửa sổ trong trường hợp số ghi sai khơng ảnh hưởng đến quan hệ đối ứng hoặc chưa ảnh hưởng đến số tổng cộng. Gạch ngang 1 đường trên số sai, ghi lại số đúng ngay trên phía trên. Kế tĩan trưởng phải ký xác nhận bên cạnh Nợ TK 156 25 Cĩ TK 112 28 23 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.3 Sửa sổ: Phương pháp ghi bổ sung: Sửa sổ trong trường hợp số sai nhỏ hơn số đúng hoặc ghi sĩt. Lập chứng từ đính chính để giải thích nội dung sửa và lập định khỏan bổ sung trong chứng từ để làm căn cứ ghi thêm vào sổ. 24 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • Thí dụ: Nhập kho 52.000 đ NVL chưa trả tiền người bán 331 152 25.000 25.000 27.000 27.000 25 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN 2.3 Sửa sổ: Phương pháp ghi số âm: Sửa sổ trong trường hợp ghi số sai > số đúng, hay ghi trùng lắp, ghi sai quan hệ đối ứng Lập chứng từ đính chính để giải thích nội dung sửa và lập định khỏan trong chứng từ cĩ số tiền ghi số âm để triệt tiêu số tiền ghi sai hay ghi thừa. Nếu định khỏan sai, ghi lại định khỏan đĩ với số tiền ghi số âm, sau đĩ ghi lại định khỏan đúng 26 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN TD: Nhập kho 10.000 đ CCDC trả = tiền mặt  Nợ TK 153 10.000 Có TK 111 10.000  Nợ TK 153 10.000 Có TK 111 10.000 Nợ TK 153 (10.000) Có TK 111 (10.000) 27 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN TD: Nhập kho 10.000 đ CCDC trả = tiền mặt  Nợ TK 152 10.000 Có TK 111 10.000  Nợ TK 152 (10.000) Có TK 111 (10.000) Nợ TK 153 10.000 Có TK 111 10.000 28 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN TD: Nhập kho 25.000 đ NVL chưa trả tiền NB  Nợ TK 152 52.000 Có TK 331 52.000  Nợ TK 152 (52.000) Có TK 331 (52.000) Nợ TK 152 25.000 Có TK 331 25.000 29 II. KỶ THUẬT GHI SỔ VÀ SỬA SỔ KẾ TÓAN • 2.4 Khoá sổ: Cuối tháng, khĩa sổ kế tĩan tổng hợp, kế tĩan chi tiết, cộng số phát sinh bên Nợ, bên Cĩ, tính số dư cuối kỳ phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính. Tất cả các sổ kế tĩan đều khĩa sổ định kỳ vào ngày cuối tháng, riêng sổ quỹ tiền mặt phải khĩa sổ hàng ngày. Trường hợp ghi sổ trên mắy vi tính phải thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu quy định cho từng mẫu sổ, phải tiến hành in ra giấy tồn bộ sổ kế tốn tổng hợp và sổ kế tốn chi tiêt. Sau đĩ phải làm tồn bộ các thủ tục pháp lý như sổ kế tốn ghi ra bằng tay thì mới coi là hợp pháp hợp lệ. 30 III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN Hình thức sổ kế tóan được áp dụng trong DN nhằm thực hiện việc phân loại, xử lý và hệ thống hóa các thông tin được thu thập từ các chứng từ kế tóan để phản ảnh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế tóan, phục vụ cho việc lập các báo cáo tài chính Hình thức kế tóan bao gồm: • - Số lượng sổ và kết cấu từng loại sổ. • - Trình tự và phương pháp ghi chép vào từng loại sổ. • - Mối quan hệ giữa các loại sổ với nhau trong quá trình xử lý thông tin. 31 III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN • Có 4 hình thức sổ kế tóan: 1 Nhật ký chung 2 Nhật ký - Sổ cái 3 Chứng từ ghi sổ 4 Nhật ký chứng từ 32 33 III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN Aùp dụng hình thức kế tóan nào phụ thuộc vào quy mô, đặc điểm SXKD hay tình hình sử dụng vốn của các DN. Khi đã chọn hình thức sổ kế tóan nào phải tuân thu ûcác nguyên tắc cơ bản của hình thức kế tóan đó về mặt số lượng và kết cấu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ và trình tự, kỷ thuật ghi chép các loại sổ. 34 III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN 3.1 Nhật ký chung: Đặc điểm: sử dụng 1 cuốn sổ tổng hợp gọi là Nâhật ký chung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian. Sau đó từ nhật ký chung chuyển sang sổ cái của các TK có liên quan. Hình thức kế tóan Nhật ký chung đơn giản phù hợp vơi mọi loại hình DN 35 III. CÁC HÌNH THỨC KẾ TÓAN  Sổ nhật ký chung là sổ KT căn bản dùng để ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và quan hệ đối ứng TK của các nghiệp vụ đó, làm căn cứ để ghi sổ cái.  Sổ cái là sổ KT tổng hợp dùng để tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ phát sinh của từng TK tổng hợp. Số liệu của sổ cái cuối tháng dùng để ghi vào BCĐTK, từ đó ghi vào BCĐKT và các biểu khác 36 NHẬT KÝ CHUNG CHÖÙNG TÖØ GOÁC SOÅ NHAÄT KYÙ CHUNG SOÅ NHAÄT KYÙ ÑAËC BIEÄT SOÅ QUYÕ SOÅ CHI TIEÁT SOÅ CAÙI BAÛNG TOÅNG HÔÏP CHI TIEÁT BAÛNG CAÂN ÑOÁI TAØI KHOAÛN BAÙO CAÙO KEÁ TOAÙN 37 38 SỔ CÁI TK 112 (ĐVT: Ngàn đồng)