Kế toán kiểm toán - Chương IV: Kế toán nghiệp vụ ngân quỹ và các hình thức thanh toán không dùng tiền mặt

g kể từ ngày ngân hàng phục vụ người mua mở TTD đến ngày người bán nộp chứng từ thanh toán vào ngân hàng. + Thanh toán TTD nội địa đòi hỏi người mua phải lưu ký 100% giá trị thư tín dụng tại NH. 2.2.4.2 Quy trình kế toán thanh toán thư tín dụng a. Thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán cùng hệ thống - Quy trình thanh toán: (5) Giao hàng hoá , dịch vụ (1) (2) (4) (6) (8) Xin mở Báo Thông báo Nộp Báo TTD Nợ TTD đã mở c.từ Có (3) Gửi TTD đã mở (7) Gửi Lệnh chuyển Nợ (1) Người mua gửi giấy xin mở thư tín dụng tới ngân hàng (2) Sau khi hạch toán mở TTD, ngân hàng gửi báo nợ cho người mua (3) Ngân hàng phục vụ chuyển TTD đã mở sang ngân hàng phục vụ người bán (4) Ngân hàng phục vụ người bán thông báo TTD đã mở cho người bán (5) Người bán giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua theo TTD đã mở (6) Sau khi giao hàng người bán lập bảng kê thanh toán TTD gửi tới NH phục vụ mình đề nghị thanh toán (7) Ngân hàng phục vụ người bán chuyển Lệnh chuyển Nợ về thanh toán TTD sang ngân hàng phục vụ người mua (8) Ngân hàng gửi báo Có cho người bán. - Quy trình kế toán: Ng-êi mua NH ng-êi mua (NH më TTD) NH ng-êi b¸n (NH th«ng b¸o TTD) Ng-êi b¸n + Tại ngân hàng phục vụ bên mua  Giai đoạn mở thư tín dụng: Sau khi hoàn thành ký kết hợp đồng kinh tế người mua lập giấy xin mở TTD gửi ngân hàng phục vụ mình để trích TK tiền gửi hoặc vay ngân hàng theo số tiền của TTD lưu ký vào tài khoản tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD. Thanh toán viên giữ tài khoản của người mua kiểm soát chứng từ. Nếu TTD thoả mãn tất cả các điều kiện về thanh toán TTD thì kế toán làm thủ tục mở TTD cho khách hàng, tính, ghi ký hiệu mật và ký xác nhận lên thư tín dụng rồi chuyển TTD đã mở sang ngân hàng phục vụ người bán; đồng thời hạch toán: Nợ: TK tiền gửi hoặc TK cho vay của người mua (KH xin mở TTD) Có: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD  Giai đoạn thanh toán thư tín dụng: Khi nhận được Lệnh chuyển Nợ thanh toán TTD từ NH người bán chuyển đến, Kế toán thực hiện kiểm soát Lệnh và hạch toán: Nợ: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD của KH xin mở TTD Có: TK thanh toán vốn thích hợp Nếu sau khi thanh toán TTD, số tiền lưu ký để đảm bảo thanh toán TTD còn thừa, ngân hàng phải làm thủ tục hoàn trả lại số tiền đó vào tài khoản tiền gửi cho khách hàng. Kế toán ghi: Nợ: TK tiền gửi đảm bảo thanh toán TTD của KH xin mở TTD Có: TK tiền gửi thanh toán của KH xin mở TTD + Tại ngân hàng phục vụ người bán  Giai đoạn thông báo thư tín dụng: Ngân hàng phục vụ người bán nhận được TTD đã mở từ ngân hàng phục vụ người mua chuyển đến sẽ kiểm soát lại chứng từ, giải mã ký hiệu mật, kiểm soát chữ ký... Nếu hợp pháp, hợp lệ ghi Nhập sổ theo dõi “thư tín dụng đến”, đồng thời thông báo TTD đã mở cho người bán để người bán giao hàng cho người mua theo hợp đồng kinh tế và phù hợp với các điều kiện đã nêu trong TTD.  Giai đoạn thanh toán thư tín dụng: Sau khi hoàn thành giao hàng hóa, dịch vụ cho người mua trong phạm vi số tiền của TTD đã mở người bán lập Bảng kê thanh toán TTD kèm hoá đơn bán hàng gửi ngân hàng phục vụ mình để đề nghị thanh toán TTD. Nhận chứng từ thanh toán TTD do người bán nộp vào kế toán kiểm soát chứng từ nếu không có gì sai sót thì trả lại hoá đơn giao hàng cho người bán. Căn cứ vào bảng kê ghi Xuất sổ theo dõi “thư tín dụng đến”; đồng thời hạch toán nội bảng: Nợ TK chuyển tiền đi hay TK điều chuyển vốn. Có TK tiền gửi thanh toán của người bán b. Thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán khác hệ thống Trường hợp thanh toán thư tín dụng giữa hai khách hàng mở tài khoản tại hai tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải có sự tham gia của một tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trung gian với điều kiện tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán trung gian phải cùng địa bàn với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thông báo thư tín dụng và cùng hệ thống với tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán mở thư tín dụng. TCCƯDVTT trung gian sẽ làm nhiệm vụ kiểm soát TTD, giải mã ký hiệu mật của TTD, thông báo TTD trực tiếp cho người bán (hoặc qua TCCƯDVTT phục vụ người bán). Khi nhận được bảng kê chứng từ thanh toán TTD từ người bán (hoặc từ TCCƯDVTT phục vụ người bán) sẽ thực hiện thanh toán với TCCƯDVTT mở TTD qua thanh toán vốn cùng hệ thống và thanh toán cho TCCƯDVTT phục vụ người mua qua thanh toán bù trừ cùng địa bàn. 2.2.5. Kế toán thanh toán thẻ thanh toán nội địa (thẻ ngân hàng) 2.2.5.1 Những vấn đề chung về thẻ ngân hàng - Khái niệm thẻ: thẻ ngân hàng là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt do ngân hàng phát hành cho khách hàng, theo đó người sử dụng thẻ có thể dùng để thanh toán tiền hàng hoá dịch vụ tại các ĐVCNT hay rút tiền mặt tại các ngân hàng đại lý thanh toán thẻ hoặc tại các máy rút tiền tự động ATM. - Đặc điểm cấu tạo của thẻ: + Mặt trước của thẻ gồm:  Nhãn hiệu thương mại của thẻ  Tên và logo của ngân hàng phát hành thẻ  Số thẻ, tên chủ thẻ được in nổi + Mặt sau thẻ gồm:  Dải băng từ chứa các thông tin đã được mã hoá theo một chuẩn thống nhất như: số thẻ, ngày hết hạn, các yếu tố kiểm tra an toàn khác.  Ô chữ ký dành cho chủ thẻ - Phân loại thẻ: + Phân loại theo đặc tính kỹ thuật: Thẻ băng từ: được sản xuất dựa trên kỹ thuật từ tính với 1 dải băng từ chứa 2 rãnh thông tin ở mặt sau của thẻ. Thẻ điện tử có bộ vi xử lý Chip (thẻ thông minh): là thế hệ mới nhất của thẻ thanh toán, thẻ thông minh dựa trên kỹ thuật vi xử lý tin học nhờ gắn vào thẻ “Chip” điện tử có cấu trúc như một máy tính hoàn hảo. Thẻ thông minh có nhiều nhóm với dung lượng nhớ của “Chíp” điện tử khác nhau. Thông thường, một tấm thẻ thông minh được gắn chip điện tử để thay thế cho dải băng từ sau thẻ. Cũng có trường hợp thẻ thông minh có cả chíp điện tử và băng từ. Thẻ thông minh gắn chíp xử lý dữ liệu có khả năng vừa lưu trữ các thông tin về chủ thẻ, điểm thưởng tích lũy đồng thời lưu giữ số liệu về những lần giao dịch tại đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Tính năng vượt trội này của thẻ thông minh giúp cắt giảm chi phí xử lý đối với ngân hàng và các trung gian thanh toán bởi việc đối chiếu thông tin tài khoản và thông tin của chủ thẻ cũng như việc cập nhật thông tin liên quan tới thẻ giờ đây được thực hiện ngay tại ĐVCNT. + Phân loại theo tính chất thanh toán (nội dung kinh tế) của thẻ: Thẻ ghi nợ (Debit Card) – Thẻ loại A: là loại thẻ có quan hệ trực tiếp và gắn với tài khoản tiền gửi thanh toán của chủ thẻ. Để sử dụng loại thẻ này, chủ thẻ phải có tài khoản hoạt động thường xuyên tại ngân hàng. Loại thẻ này khi rút tiền tại các máy rút tiền tự động (ATM) hay mua hàng hoá dịch vụ tại các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT), giá trị những giao dịch sẽ được trừ ngay lập tức vào tài khoản của chủ thẻ. Như vậy, người sử dụng thẻ này không phải lưu ký tiền vào TK đảm bảo thanh toán thẻ, căn cứ để thanh toán là số dư TKTG của chủ sở hữu thẻ tại NH và hạn mức thanh toán tối đa của thẻ do NH quy địn h. Trong số các loại thẻ ghi nợ, thẻ ATM là hình thức phát triển đầu tiên, nó cho phép chủ thẻ tiếp cận trực tiếp với tài khoản của mình tại ngân hàng từ máy rút tiền tự động. Chủ thẻ có thể thực hiện nhiều giao dịch khác nhau tại máy rút tiền tự động ATM, bao gồm: xem số dư tài khoản, chuyển khoản, rút tiền, in sao kê, xem các thông tin quảng cáo... Hệ thống máy ATM hiện đại còn cho phép chủ thẻ gửi tiền vào tài khoản của mình ngay tại các máy ATM. Tuy nhiên, sử dụng thẻ ATM, chủ thẻ chỉ có thể tiếp cận với tài khoản của mình từ những máy rút tiền tự động. Đây là một hạn chế bởi tài khoản cá nhân chưa được tận dụng triệt để trong thanh toán hàng hóa, dịch vụ tại các ĐVCNT. Sự tiện lợi là đặc điểm quan trọng nhất của thẻ ATM. Bằng cách nhập mã số cá nhân PIN, chủ thẻ có thể tiếp cận tài khoản cá nhân của mình tại các máy rút tiền tự động 24/24h một ngày và 7 ngày trong tuần. Điều này có nghĩa là nhiều giao dịch được thực hiện ngoài giờ làm việc của ngân hàng và các ngày nghỉ. Thẻ trả trước (Prepaid Card) – Thẻ loại B: Đây là loại thẻ mới được phát triển trên thế giới, khách hàng không cần phải thực hiện các thủ tục phát hành thẻ theo yêu cầu của ngân hàng như điền vào yêu cầu phát hành thẻ, chứng minh tài chính..., họ chỉ cần trả cho ngân hàng một số tiền sẽ được ngân hàng bán cho một tấm thẻ với mệnh giá tương đương. Đặc tính của loại thẻ này giống như mọi thẻ bình thường khác, chỉ có điều thẻ này chỉ được giới hạn trong số tiền có trong thẻ và chi tiêu trong một khoảng thời gian nhất định tuỳ vào quy định của mỗi ngân hàng, tức là hạn mức thẻ không có tính chất tuần hoàn. Thẻ tín dụng (Credit Card) – Thẻ loại C: Đây là loại thẻ được sử dụng phổ biến nhất, theo đó người chủ thẻ được sử dụng một hạn mức tín dụng quy định không phải trả lãi (nếu chủ thẻ hoàn trả số tiền đã sử dụng đúng kỳ hạn) để mua sắm hàng hoá dịch vụ tại những cơ sở chấp nhận loại thẻ này. Thẻ tín dụng là một phương thức thanh toán không dùng tiền mặt cho phép người sử dụng khả năng chi tiêu trước trả tiền sau. Khoảng thời gian từ khi thẻ được dùng để thanh toán hàng hóa, dịch vụ tới lúc chủ thẻ phải trả tiền cho ngân hàng có độ dài phụ thuộc vào từng loại thẻ tín dụng của các tổ chức khác nhau. Thời gian này chủ thẻ hoàn toàn được miễn lãi đối với số tiền phát sinh. Nếu hết thời gian miễn lãi này mà toàn bộ số tiền phát sinh chưa được thanh toán cho ngân hàng thì chủ thẻ sẽ chịu những khoản phí và lãi chậm trả. Khi toàn bộ số tiền phát sinh được hoàn trả cho ngân hàng, hạn mức tín dụng của chủ thẻ được khôi phục như ban đầu. Đây còn gọi là tính chất “tuần hoàn” (revolving) của thẻ tín dụng. Các tổ chức tài chính như ngân hàng hay các công ty tài chính phát hành thẻ tín dụng cho khách hàng dựa trên uy tín và khả năng đảm bảo chi trả của từng khách hàng. Khả năng đảm bảo chi trả được xác định dựa trên tổng hợp nhiều thông tin khác nhau như: thu nhập, tình hình chi tiêu, mối quan hệ sẵn có đối với các tổ chức tài chính, địa vị xã hội... của khách hàng. Do đó, mỗi khách hàng có những hạn mức tín dụng khác nhau. - Các chủ thể tham gia vào hoạt động phát hành và thanh toán thẻ Hoạt động phát hành, sử dụng và thanh toán thẻ ngân hàng có sự tham gia chặt chẽ của 4 chủ thể là: ngân hàng phát hành thẻ, ngân hàng thanh toán thẻ, chủ thẻ và các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Từng chủ thể đóng vai trò quan trọng khác nhau trong việc phát huy tối đa vai trò làm phương tiện thanh toán hiện đại của thẻ ngân hàng. + Ngân hàng phát hành Ngân hàng phát hành là ngân hàng thực hiện việc:  Thẩm định tính năng pháp lý và khả năng tài chính khách hàng;  Phát hành thẻ cho các khách hàng có kết quả thẩm định đạt yêu cầu;  Tạo sao kê cho chủ thẻ và quyết toán với chủ thẻ; Ngoài ra, ngân hàng phát hành còn có quyền ký kết hợp đồng đại lý với bên thứ ba, là một ngân hàng hoặc một tổ chức tài chính tín dụng khác trong việc phát hành thẻ tín dụng. Trong trường hợp này, ngân hàng phát hành tận dụng được ưu thế của bên thứ ba về kinh nghiệm, khả năng thâm nhập thị trường và những ưu việt về vị trí địa lý; tuy nhiên, cũng phải chịu rủi ro về tài chính bởi bên thứ ba lúc này hoạt động dưới danh nghĩa là ngân hàng phát hành. Bên thứ ba khi ký kết hợp đồng đại lý với ngân hàng phát hành được gọi là ngân hàng phát hành đại lý (ngân hàng đại lý). Các ngân hàng này không tham gia toàn bộ vào quá trình phát hành thẻ mà chủ yếu có nhiệm vụ phân phát các tờ rơi tại hệ thống chi nhánh của mình và nhận những đơn xin phát hành thẻ của khách hàng và trong một số trường hợp tham gia vào quá trình thẩm định khả năng tài chính của khách hàng dựa trên kinh nghiệm và mối quan hệ sẵn có. Ngân hàng phát hành là tổ chức thực hiện các công việc còn lại như quyết định hạn mức tín dụng cho khách hàng, ký kết hợp đồng và in thẻ. Để phục vụ việc phát hành thẻ, các ngân hàng phải đầu tư lớn vào trang thiết bị bởi công tác phát hành đòi hỏi những công nghệ hiện đại. Trong đó, ngân hàng phát hành phải trang bị hệ thống in thẻ, hệ thống quản lý và cập nhật dữ liệu liên quan tới chủ thẻ và tình hình chi tiêu của chủ thẻ... Chính vì vậy, thông thường, để trở thành ngân hàng phát hành thẻ, ngoài uy tín, những ngân hàng và các tổ chức tài chính tín dụng nói chung phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định về khả năng tài chính, đầu tư công nghệ và chất xám. + Chủ thẻ Chủ thẻ là những cá nhân hoặc người được ủy quyền (nếu là thẻ do công ty ủy quyền sử dụng) được ngân hàng phát hành thẻ, có tên in nổi trên thẻ và sử dụng thẻ theo những điều khoản trong hợp đồng đã ký kết với ngân hàng phát hành. Theo thông lệ, mỗi chủ thẻ chính thường có thể phát hành thêm một thẻ phụ. Như vậy, phát sinh hai khái niệm chủ thẻ chính và chủ thẻ phụ. Tuy nhiên, chủ thẻ chính và chủ thẻ phụ cùng chi tiêu chung một tài khoản. Chủ thẻ phụ cũng có trách nhiệm thanh toán các khoản phát sinh trong kỳ nhưng chủ thẻ chính là người có trách nhiệm thanh toán cuối cùng đối với ngân hàng. Chủ thẻ sử dụng thẻ của mình để thanh toán hàng hóa, dịch vụ tại các đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT), ứng tiền mặt tại các điểm ứng tiền mặt thuộc hệ thống ngân hàng hoặc sử dụng thẻ để thực hiện các giao dịch tại máy rút tiền tự động ATM. Trong trường hợp thẻ tín dụng, sau một khoảng thời gian nhất định tùy theo quy định của từng ngân hàng phát hành, chủ thẻ sẽ nhận được sao kê (statement) là bản thông báo số tiền mà chủ thẻ phải thanh toán với ngân hàng và thời điểm thanh toán cũng như số tiền thanh toán tối thiểu bắt buộc. Nếu là thẻ ghi nợ, ngân hàng sẽ tự động trích nợ tài khoản của chủ thẻ theo giá trị giao dịch được thực hiện bằng thẻ. + Ngân hàng thanh toán Ngân hàng thanh toán là ngân hàng chấp nhận các loại thẻ như một phương tiện thanh toán thông qua việc ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với các điểm cung ứng hàng hóa, dịch vụ trên địa bàn. Trong hợp đồng chấp nhận thẻ ký kết với các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ, ngân hàng thanh toán thẻ cam kết:  Chấp nhận các đơn vị này vào hệ thống thanh toán thẻ của ngân hàng;  Cung cấp các thiết bị đọc thẻ tự động cho các đơn vị này kèm theo những hướng dẫn sử dụng hoặc chương trình đào tạo nhân viên cách thức vận hành cùng với dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng đi kèm trong suốt thời gian hoạt động;  Quản lý và xử lý những giao dịch có sử dụng thẻ tại những đơn vị này. Thông thường, ngân hàng thanh toán thu từ các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với họ một mức phí chiết khấu (discount rate) cho việc xử lý các giao dịch có sử dụng thẻ tại đây. Mức phí này cao hay thấp phụ thuộc vào từng ngân hàng và vào mối quan hệ chiến lược đối với các đơn vị khác nhau. Trên thực tế, rất nhiều ngân hàng vừa là ngân hàng phát hành vừa là ngân hàng thanh toán thẻ. Với tư cách là ngân hàng phát hành, khách hàng của họ là chủ thẻ còn với tư cách là ngân hàng thanh toán, khách hàng là các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ có ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ. + Đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT) Các đơn vị cung ứng hàng hóa, dịch vụ ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ như một phương tiện thanh toán được gọi là đơn vị chấp nhận thẻ (ĐVCNT). Các ngành kinh doanh của các ĐVCNT trải rộng từ những cửa hiệu bán lẻ, những nhà hàng ăn uống, đến các khách sạn, sân bay... Tại nhiều nước trên thế giới, khi thẻ ngân hàng đã trở thành một phương tiện thanh toán thông dụng, chúng ta có thể nhìn thấy những biểu trưng của thẻ xuất hiện thường tại các cửa hàng. ở Việt Nam, các ĐVCNT tập trung chủ yếu tại những ngành hàng, dịch vụ có thu hút nhiều khách nước ngoài như những cửa hàng bán đồ thủ công mỹ nghệ, lưu niệm tại các trung tâm thương mại, những nhà hàng, khách sạn lớn, các đại lý bán vé máy bay... Để trở thành ĐVCNT đối với một loại thẻ ngân hàng nào đó, nhất thiết là đơn vị này phải có tình hình tài chính tốt và có năng lực kinh doanh. Cũng như việc ngân hàng phát hành thẩm định khách hàng trước khi phát hành thẻ cho họ, các ngân hàng thanh toán cũng sẽ chỉ quyết định ký kết hợp đồng chấp nhận thẻ với những đơn vị kinh doanh hiệu quả, có khả năng thu hút nhiều giao dịch sử dụng thẻ. Mặc dù phải trả cho ngân hàng thanh toán một tỷ lệ phí chiết khấu theo số tiền trong mỗi giao dịch, các ĐVCNT vẫn có được lợi thế cạnh tranh bởi việc chấp nhận thanh toán bằng thẻ ngân hàng sẽ giúp các đơn vị này thu hút được một lượng khách hàng lớn, nâng cao số lượng các giao dịch thực hiện, giảm chi phí quản lý tiền mặt, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh. 2.2.5.2 Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ và kế toán giai đoạn phát hành thẻ a. Quy trình nghiệp vụ phát hành thẻ ChuyÓn vÒ trung t©m thÎ NhËn yªu cÇu ThÈm ®Þnh/ quyÕt ®Þnh ph¸t hµnh TiÕp nhËn yªu cÇu NhËp d÷ liÖu ph¸t hµnh Ng©n hµng ph¸t hµnh Ch¹y Batch (xö lý) M· ho¸, in næi NhËn thÎ tõ trung t©m 3 2 1 6 5 4 7 8 9 Tại chi nhánh Tại trung tâm thẻ Tuỳ từng điều kiện trình độ hoàn cảnh của mỗi ngân hàng mà có sự điều chỉnh cho phù hợp. Cụ thể như có ngân hàng thì chi nhánh phát hành và hội sở chính là một sẽ không có các bước (3) và (9); có hệ thống ngân hàng giao cho hội sở chính phát hành thì “công ty thẻ” được thay bằng “trung ương” và sẽ phát sinh một số dòng luân chuyển khác... Ngân hàng thương mại muốn được cung ứng dịch vụ thẻ phải thoả mãn các điều kiện Ngân hàng Nhà nước yêu cầu như: - Có năng lực tài chính. - Đảm bảo hệ thống trang thiết bị cần thiết phù hợp với tiêu chuẩn và đảm bảo an toàn cho hoạt động phất hành, thanh toán thẻ. - Có đội ngũ cán bộ đủ năng lực chuyên môn để vận hành và quản lý hệ thống này theo thông lệ quốc tế. - Chứng minh được tính hiệu quả, sự cần thiết và tính khả thi của việc đầu tư vào hệ thống phát hành và thanh toán thẻ. - Báo cáo và cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin tài liệu có liên quan theo yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước khi xem xét đơn xin phát hành thẻ. Khi được sự đồng ý của Ngân hàng Nhà nước, NHTM bắt đầu triển khai các nghiệp vụ cần thiết, nghiệp vụ kinh doanh bắt đầu khi khách hàng có nhu cầu muốn sử dụng thẻ ngân hàng. Phát hành thẻ bao gồm phát hành mới và phát hành lại: - Phát hành thẻ mới: (1) Khách hàng có nhu cầu sử dụng thẻ, ngân hàng hướng dẫn khách hàng làm đơn theo mẫu và nộp cho ngân hàng. (2) Xét duyệt yêu cầu phát hành thẻ: Cán bộ thẩm định thực hiện thẩm định hồ sơ yêu cầu phát hành thẻ và phân loại khách hành theo các hạng đặc biệt (VIP), hạng 1 hoặc hạng thường trình cấp trên có thẩm quyền phê duyệt. (3) Sau khi thẩm định hồ sơ khách hàng, nếu hồ sơ đảm bảo yêu cầu thì ngân hàng gửi hồ sơ về trung tâm phát hành thẻ (phải có xác nhận của giám đốc chi nhánh hoặc trưởng phòng nghiệp vụ). (4,5,6,7,8) Tại trung tâm, các thông tin về khách hàng sẽ được cá nhân hoá, sau đó gửi thẻ kèm theo số PIN cho chủ thẻ thông qua NHPH. (9) Nhận được thẻ từ trung tâm, NHPH xác nhận bằng văn bản có chữ ký của trưởng phòng nghiệp vụ hoặc người được uỷ quyền cho trung tâm thẻ. Khi được trao quyền sở hữu thẻ, khách hàng được gọi là chủ thẻ, ngân hàng được gọi là ngân hàng phát hành (NHPH). Trong quá trình sử dụng thẻ, chủ thẻ có quyền sử dụng thẻ để thanh toán hàng hoá và dịch vụ hoặc rút tiền tại máy rút tiền tự động(ATM), yêu cầu được giải trình khi có thắc mắc đối với bảng kê giao dịch do NHPH gửi. NHPH có nghĩa vụ phải giải quyết thấu đáo các thắc mắc của khách hàng, phải kịp thời thanh toán cho các CSCNT, NHTT, hướng đẫn họ thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ trong thanh toán thẻ đảm bảo an toàn cho khách hàng và ngân hàng. - Phát hành, thay thế, in lại thẻ, nâng cấp thẻ: Tại chi nhánh phát hành, khi nhận được yêu cầu in lại thẻ, thay thế thẻ và nâng cấp thẻ của khách hàng thì phải kiểm tra lại các điều kiện đảm bảo như tiền ký quỹ, tài sản thế chấp (nếu cần) trong trường hợp nâng cấp thẻ, tạo dữ liệu thay thế gửi nơi in thẻ để thực hiện. Sau khi in xong, chi nhánh phát hành kiển tra tình trạng thẻ như trong trường hợp nhận thẻ mới. - In thẻ kỳ hạn mới: Hàng tháng, nơi in thẻ in ra danh sách các chủ thẻ sẽ hết hạn vào tháng sau để các chi nhánh phát hành thông báo cho chủ thẻ và chủ thẻ sẽ có ý kiến về việc tiếp tục sử dụng hay chấm dứt. Nếu không có ý kiến gì của chủ thẻ thì việc sử dụng mặc nhiên chấm dứt. Trong trường hợp tiếp tục sử dụng thì xử lý tương tự như phát hành lại. b. Kế toán giai đoạn phát hành thẻ: - Nếu là thẻ loại A thì KH phải mở TKTG tại NH, TK phải có số dư nhất định - Nếu là thẻ loại B thì KH phải ký quỹ số tiền để thanh toán, căn cứ vào số tiền ký quỹ NH ghi: Nợ TK Thích hợp (tiền mặt, hoặc TG thanh toán) Có TK Tiền gửi ký quỹ để thanh toán thẻ - Nếu là thẻ loại C thì khách hàng phải làm thủ tục ký hợp đồng tín dụng với NH để xác định hạn mức tín dụng. 2.2.5.3 Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ và kế toán giai đoạn thanh toán thẻ Quy trình nghiệp vụ thanh toán thẻ tổng quát được xác định từ khi chủ thẻ bắt đầu sử dụng thẻ cho đến khi hoàn thành nghĩa vụ đối với ngân hàng và các bên liên quan, kể cả nghĩa vụ theo cam kết. Quy trình thanh toán có thể chia ra thành các công đoạn chính là thanh toán tại các ĐVCNT, thanh toán tại NHTT và NHPH. Quy trình thanh toán thẻ (3) Giao hh, dvụ (giao tiền) và trả lại thẻ (2) Nộp thẻ (1) (7) (4) (5) FH thẻ Báo Nợ Nộp CT Tạm ứng, Báo Có (6) Gửi Lệnh chuyển Nợ a. Thanh toán thẻ tại ĐVCNT hoặc theo điểm ứng tiền mặt (ĐƯTM) Chñ së h÷u thÎ NH ph¸t hµnh NH thanh to¸n §¬n vÞ chÊp nhËn thÎ (§iÓm øng tiÒn mÆt) ĐVCNT phải kiểm tra thẻ và thông tin chủ thẻ trước khi giao dịch theo các yếu tố quy định về bảo mật của thẻ theo quy định. - Giao dịch thực hiện tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC Khi chủ thẻ sử dụng thẻ tại CSCNT/ĐƯTM được trang bị máy Electronic Data Capture (EDC), máy sẽ tự động xin cấp phép giao dịch. Nếu giao dịch bị từ chối cấp phép, ĐVCNT hoặc ĐƯTM có thể tiếp tục thực hiện giao dịch cấp phép với số tiền nhỏ hơn hoặc liên hệ với nơi cấp phép để được hướng dẫn. Sau khi việc cấp phép hoàn thành hoặc giao dịch dưới hạn mức quy định, ĐVCNT thực hiện việc in hoá đơn, lấy chữ ký của chủ thẻ (phải khớp chữ ký mẫu trên thẻ). Hoá đơn được lập thành 3 liên: 1 liên trả lại cho khách hàng, 1 liên nộp cho NHTT và 1 liên lưu lại tại ĐVCNT/ĐƯTM để tra soát. - Giao dịch thực hiện tại ĐVCNT/ĐƯTM trang bị máy cà tay (Imprinter) Nếu giá trị giao dịch hàng hoá dịch vụ nhỏ hơn hạn mức thanh toán: ĐVCNT có thể không phải xin cấp phép. ĐVCNT có thể tiến hành kiểm tra thẻ và đối chiếu số thẻ với danh sách thẻ cấm lưu hành mới nhất và các thông tin bổ sung khác do NHPH cung cấp để tránh thanh toán những thẻ giả mạo hoặc mất cắp. Nếu giá trị giao dịch thẻ lớn hơn hoặc bằng hạn mức thanh toán, ĐVCNT phải liên hệ với NHPH để xin cấp phép giao dịch bằng các phương tiện có thể như điện thoại, telex... Tất các các giao dịch ứng tiền mặt đều phải liên hệ để xin cấp phép tại NHPH trước khi tiến hành giao dịch. b. Thanh toán tại ngân hàng thanh toán (NHTT) thẻ NHTT thực hiện thanh toán thẻ với ĐVCNT và ngân hàng phát hành. - Thanh toán với ĐVCNT Sau khi thực hiện giao dịch với chủ thẻ xong, ĐVCNT thực hiện việc thanh toán với NHTT: + Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy EDC phải kiểm tra lại và xử lý các giao dịch đã được thực hiện trước khi thanh toán với ngân hàng, cần chú ý là nếu sau thời gian quy định kể từ ngày giao dịch nếu ĐVCNT/ĐƯTM không nhận được báo Có từ NHTT thì phải liên lạc ngay với NHTT để tra soát. + Đối với các ĐVCNT/ĐƯTM được trang bị máy cà tay thực hiện thanh toán với ngân hàng như sau: ĐVCNT tập hợp hoá đơn và lập bảng kê theo từng loại thẻ. Bảng kê ghi rõ tên, số hiệu ĐVCNT, tổng số tiền của các hoá đơn, số lượng hoá đơn, ngày nộp bảng kê, tên và chữ ký người nộp. Tên và chữ ký của nhân viên ngân hàng nhận theo mẫu do NHTT quy định. Ngân hàng thanh toán thực hiện ứng tiền trả cho ĐVCNT/ĐƯTM trước, sau đó báo cáo sang NHFH để đòi tiền. Hạch toán: Nợ TK Tạm ứng Có TK thích hợp của ĐVCNT/ĐƯTM - Thanh toán với ngân hàng phát hành (NHFH) + Gửi dữ liệu thanh toán thẻ tới NHFH: Hàng ngày, NHTT cập nhật và tập hợp toàn bộ các giao dịch thẻ, tra soát từng loại thẻ theo mẫu quy định bao gồm cả các khoản phí cũng như các thông tin về thẻ bị thu hồi và truyền cho NHFH. + Thanh toán với NHFH: Hàng ngày, NHTT nhận được Lệnh chuyển Có hay báo cáo số tiền và số giao dịch được thanh toán từ các NHFH gửi về. Tiến hành đối chiếu báo cáo thanh toán thẻ gửi đi và báo cáo nhận về trước khi tiến hành hạch toán. Nếu phát sinh chênh lệch (do giao dịch bị từ chối thanh toán, giao dịch không gửi đi được) thì phải tìm nguyên nhân và xử lý. Nếu khớp đúng thì tất toán tài khoản tạm ứng và các tài khoản liên quan khác, hạch toán khoản phí được hưởng vào t