Kế toán khoản phải thu khách hàng theo chuẩn mực kế toán và hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam

1033 KẾ TOÁN KHOẢN PHẢI THU KHÁCH HÀNG THEO CHUẨN MỰC KẾ TOÁN VÀ HƯỚNG DẪN CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN VIỆT NAM Ung Thị Bích Nương, Phạm Gia Long, Nguyễn Đình Kin, Nguyễn Bảo Trâm, Trần Thị Hiền Trinh Khoa Tài chính – Thương mại, Trường Đại học Công nghệ TP.Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Trịnh Xuân Hưng TÓM TẮT Kế toán khoản phải thu khách hàng là một công việc lớn và quan trọng trong công tác kế toán của các doanh nghiệp. Tìm hiểu về kế toán khoản phải thu khách hàng theo chuẩn mực kế toán Việt Nam và hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam là việc làm cần thiết đối với tất cả các bạn sinh viên đang theo học Ngành Kế toán. Nội dung của nghiên cứu này trình bày các nguyên tắc kế toán khoản phải thu khách hàng và các phương pháp kế toán một số nghiệp vụ cơ bản. Nghiên cứu được thực hiện bằng phương pháp định tính trên cơ sở đọc hiểu và biết vận dụng các cơ sở lý thuyết vào hạch toán các nghiệp vụ trong thực tế. Từ khóa: Khoản phải thu, Khách hàng, Chiết khấu thanh toán, Dự phòng phải thu khó đòi. 1 ĐẶT VẤN ĐỀ Trong cuộc sống hiện nay, cơ chế thị trường với sự tham gia của nhiều thành phần kinh tế, các doanh nghiệp đều phải đứng trước những thức thách thức to lớn, đòi hỏi các doanh nghiệp luôn phải tự đưa ra phương án mới để có thể phát triển được ngành kinh doanh của mình. Các doanh nghiệp phải tự biết được những mục tiêu hoạt động phù hợp với năng lực của mình từ đó có phương án sản xuất và sử dụng nguồn vốn sao cho đạt hiệu quả cao nhất. Muốn làm được điều đó trước hết các doanh nghiệp phải luôn nắm vững tình hình tài chính của doanh nghiệp mình. Để biết tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có hoạt động hiệu quả hay không thì chúng ta sẽ xem xét tổng khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Tình hình thanh toán của các khoản phải thu – phải trả là một trong những yếu tố quan trọng để có thể phản ánh khá sát thực hoạt động tài chính của doanh nghiệp. Nắm vững các khoản phải thu phải trả nói chung, phải thu khách hàng – phải trả cho người bán nói riêng, nhằm tránh các hao hụt ngân sách, điều chỉnh tình hình tài chính, chủ động trong các giao dịch, duy trì tốt các mối quan hệ với đối tác Từ đó doanh nghiệp sẽ nắm chắc hoạt động tài chính để phát triển doanh nghiệp đi lên tầm cao mới. Doanh nghiệp hoạt động tốt thì sẽ ít công nợ, khả năng thanh toán dồi dào và sẽ đảm bảo doanh nghiệp sẽ ít đi chiếm dụng vốn. Ngược lại nếu hoạt động tài chính kém sẽ dẫn đến tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau, các khoản nợ phải thu, phả trả sẽ kéo dài. Điều này sẽ không tốt cho doanh nghiệp dẫn đến tình trang thâm hụt nguồn vốn và giảm năng suất hiệu quả của doanh nghiệp. 1034 Từ tầm quan trọng đó với mong muốn tìm hiểu sâu hơn về công tác kế toán khoản phải thu và cũng như đưa ra những phương pháp thiết thực nhất để có thể giúp các doanh nghiệp đi lên. 2 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 2.1 Cơ sở pháp lý Luật kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13 được Quốc hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 20 tháng 11 năm 2015 và có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017. Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn do Bộ Tài chính ban hành. Hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam do Bộ Tài chính ban hành tại Thông tư số 200/2014/TT – BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2015. 2.2 Một số khái niệm cơ bản Các khoản phải thu: Các khoản phải thu là một loại tài sản của công ty tính dựa trên tất cả các khoản nợ, các giao dịch chưa được thanh toán hoặc bất cứ nghĩa vụ tiền tệ nào mà các con nợ hay khách hàng chưa thanh toán cho công ty. Các khoản phải thu được kế toán của công ty ghi lại và phản ánh trên bảng cân đối kế toán, bao gồm tất cả các khoản nợ công ty chưa đòi được, tính cả các khoản nợ chưa đến hạn thanh toán. Phải thu của khách hàng: Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác; Phải thu nội bộ: Phải thu nội bộ gồm các khoản phải thu giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới trực thuộc không có tư cách pháp nhân hạch toán phụ thuộc; Phải thu khác: Phải thu khác gồm các khoản phải thu không có tính chất thương mại, không liên quan đến giao dịch mua – bán như: Các khoản phải thu tạo ra doanh thu hoạt động tài chính, như: khoản phải thu về lãi cho vay, tiền gửi, cổ tức và lợi nhuận được chia; Các khoản phải thu không mang tính thương mại như cho mượn tài sản, phải thu về tiền phạt, bồi thường, tài sản thiếu chờ xử lý 3 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Để thực hiện bài viết này, nhóm tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính kết hợp với một số phương pháp nghiên cứu phổ biến khác. Cụ thể như: Phương pháp thu thập dữ liệu: Thu thập các quy định của pháp luật về công tác kế toán, các quy định của công ty và kế toán các khoản phải thu để phục vụ cho việc nghiên cứu. 1035 Phương pháp tập hợp và phân tích dữ liệu: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến công tác kế toán phải thu. Đặc biệt là những hướng dẫn cụ thể của chế độ kế toán Việt Nam. Phương pháp so sách đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết với thực tế. Phương pháp này được thể hiện cụ thể bằng cách nghiên cứu lý thuyết sau đó minh họa thực tế bằng những ví dụ cụ thể để hiểu hơn về lý thuyết. 4 KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU Theo hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam tại điều 18 quy định: Về nguyên tắc kế toán Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay. Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính. Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường. Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc: (1) Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; (2) Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (trường hợp 1036 khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; (3) Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn. Về kết cấu và nội dung phản ánh Bên Nợ: Số tiền phải thu của khách hàng phát sinh trong kỳ khi bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, dịch vụ, các khoản đầu tư tài chính; Số tiền thừa trả lại cho khách hàng; Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam). Bên Có: Số tiền khách hàng đã trả nợ; Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng; Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại; Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT); Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam). Số dư cuối kỳ: Số dư bên Nợ. Số tiền còn phải thu của khách hàng. Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên "Tài sản" và bên "Nguồn vốn". Ví dụ minh họa 1. Khách hàng A chuyển khoản trả trước tiền mua hàng là 100 triệu đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 121 (tiền gửi ngân hàng): 100 triệu và Có TK 131 (phải thu khách hàng): 100 triệu đồng. 2. Bán cho khách hàng B số hàng trị giá 150 triệu chưa thuế GTGT 10%, chưa thu tiền. Kế toán ghi: Nợ TK 131 (phải thu khách hàng) 165 triệu (số tiền phải thu bao gồm cả thuế GTGT 10%); ghi Có TK 511 (Doanh thu bán hàng) 150 triệu và ghi Có TK 333 (thuế và các khoản phải nộp NSNN) 15 triệu. 3. Chiết khấu thương mại cho người bán B số tiền 5% giá bán chưa thuế GTGT 10% trừ vào số phải thu. Kế toán ghi: Nợ TK 521 (Các khoản giảm trừ doanh thu) 7,5 triệu, Nợ TK 333 (thuế và các khoản phải nộp NSNN) 0,75 triệu và ghi Có TK 131: 8,25 triệu đồng. 1037 4. Khách hàng C trả nợ 100 triệu đồng bằng chuyển khoản. Kế toán ghi: Nợ TK 112 (tiền gửi ngân hàng) 100 triệu và ghi Có TK 131 (phải thu khách hàng) 100 triệu đồng. 5. Khách hàng D trả nợ trước thời hạn và được doanh nghiệp chiết khấu thanh toán 10 triệu đồng. Kế toán ghi: Nợ TK 635 (Chi phí tài chính) 10 triệu và Có TK 131 (Phải thu của khách hàng) 10 triệu. 6. Số nợ phải thu khó đòi của khách hàng E là 10 triệu, nay thực sự không đòi được. Khoản nợ này đã được lập dự phòng là 7 triệu. Kế toán ghi: Nợ TK 2293 (dự phòng phải thu khó đòi) 7 triệu, ghi Có TK 6426 (Chi phí dự phòng) 3 triệu và ghi Có TK 131 (phải thu khách hàng) 10 triệu. Cuối kỳ lập báo cáo tài chính, Kế toán phải theo dõi chi tiết tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng để trình bày theo nguyên tắc: Nếu TK131 có số dư bên Có (như trường hợp khách hàng A ứng trước tiền mua hàng ở ví dụ 1) thì phải trình bày vào bên Nợ phải trả (chi tiết: Người mua trả tiền trước) thuộc phần nguồn vốn. Nếu TK131 có số dư bên Nợ thì căn cứ vào số nợ thực tế phải thu của khách hàng để trình bày vào phần Phải thu của khách hàng ngắn hạn hoặc dài hạn bên tài sản. 5 KẾT LUẬN Sau khi tiến hành nghiên cứu trình tự hạch toán kế toán khoản phải thu khách hàng dựa trên các quy định tại Luật kế toán Việt Nam, Chuẩn mực kế toán Việt Nam và hướng dẫn chế độ kế toán Việt Nam. Nhóm nghiên cứu đưa ra một số kết luận sau: Về ưu điểm: Có thể nói, cho đến nay các quy định kế toán thanh toán với người mua là rõ ràng và chi tiết, dễ hiểu và dễ áp dụng. Điều đó tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong việc áp dụng chế độ kế toán áp dụng chế độ kế toán vào việc hạch toán thanh toán với khách hàng. Có tài khoản phải thu khách hàng TK 131 dùng cho việc hạch toán với người mua làm cho công tác kế toán thuận lợi giúp cho DN theo dõi được tình hình thanh toán tiền nợ của khách hàng nhằm đưa ra những biện pháp để xử lý những khoản phải thu để ổn định tình hình tài chính của DN. Các chứng từ kế toán về bán hàng và công nợ phải thu đầy đủ tạo điều kiện cho việc ghi chép các nội dung kinh tế phát sinh làm căn cứ để việc hạch toán được nhanh chóng, chính xác và hợp lý. Hình thức của các chứng từ được trình bày rõ ràng, các khoản mục cần thiết đều được phản ánh nên rất dễ lập, dễ đọc và dễ hiểu. Hệ thống sổ kết toán gồm cả sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp gần như là đầy đủ giúp tạo điều kiện cho doanh nghiệp trong việc ghi chép các nghiệp vụ kế toán về thanh toán với người mua cũng như dễ dàng trong việc theo dõi các khoản nợ và đặt trước của khách hàng và lên báo cáo tài chính cho DN. Về nhược điểm: Thứ nhất là một trong kết cấu của TK131 chưa phân định rõ ràng khoản phải thu của khách hàng là khoản thuộc hoạt động kinh tế nào của DN từ đó gây khó khăn cho việc lên báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Theo quy định trong chế độ kế toán hiện hành chưa có bản mẫu tổng hợp chi tiết thanh toán cho người bán, điều này sẽ gây khó khăn cho DN khi lên báo cáo tài chính. Thứ hai trên sổ chi tiết thanh toán với người mua chưa có mục theo dõi thời hạn nợ từ đó gây khó khăn cho DN trong việc theo dõi và xử lý những khoản nợ dài hạn. Trên bảng kê số 11- phải thu 1038 khách hàng ở mục số dư Nợ cuối tháng chưa phân thành dư nợ, dư có nên khó để doanh nghiệp theo dõi khách hàng nào nợ và khách hàng nào đặt trước tiền cho doanh nghiệp. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Quốc hội Việt Nam. Luật Kế toán Việt Nam số 88/2015/QH13, [2] Bộ Tài chính. Hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam và các thông tư hướng dẫn. [3] Bộ Tài chính. Thông tư 200/2014/TT – BTC. Ban hành ngày 22/12/2014. [4] Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (2019). Kỷ yếu Hội nghị Khoa học công nghệ. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật. [5] Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (2018). Kỷ yếu Hội nghị Khoa học công nghệ. Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật.