Kế hoạch hành động từ ý tưởng đến kết quả thực tế

KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNGTỪ Ý TƯỞNG ĐẾN KẾT QUẢ THỰC TẾMỤC TIÊUChương này được thiết kế nhằm giúp các bạn:Hiểu rõ khái niệm và lợi ích của công tác lập kế hoạchPhân tích quy trình lập kế hoạch triển khai công việcThực hành lập kế hoạch triển khai một công việcKHẢ NĂNG LẬP KẾ HOẠCH VÀ CÔNG VIỆC CHỦ ĐỘNGTHÀNH CÔNGTHẤT BẠIRỐI LOẠNThấpThấpCao CaoKHẢ NĂNGLẬP KẾ HOẠCHMỨC ĐỘ PHỨC TẠPCỦA CÔNG VIỆCĐi hướng nào hả sếp!LỢI ÍCH CỦA LẬP KẾ HOẠCH Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả KH chứng tỏ sự cân nhắc, suy tính và tầm nhìn của bạnKH giúp bạn tập trung vào những vấn đề quan trọngKH giúp bạn nhận biết và hạn chế những rủi ro khi thực hiệnKH giúp bạn đánh giá mức độ hoàn thành công việc thông qua các chỉ tiêu kế hoạch và kết quả thực hiệnKH nêu rõ cách thức, nguồn lực sử dụng và thời hạn để bạn hoàn thành công việcKH là phương tiện truyền thông giữa bạn với các bộ phận và nhân sự liên quanDATAKẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNGKế hoạch là một bản hướng dẫn cho biết Nhân sự thực hiệnCông việc phải làmCách thức xử lý công việcThời hạn và tiến độ xử lý công việcNguồn lực được phép sử dụngHIỆN TẠITƯƠNG LAIMỤC ĐÍCH chỉ cho bạn NƠI ĐẾN KẾ HOẠCH chỉ cho bạn ĐƯỜNG ĐI và PHƯƠNG TIỆNCẤP QUẢN LÝ VÀ KẾ HOẠCH Tùy theo cấp quản lý, bạn có trách nhiệm lập các kế hoạch như sau:QUẢN LÝ CẤP CAOQUẢN LÝ CẤP TRUNGQUẢN LÝ CẤP THẤPNHÂN VIÊNKế hoạch chiến lượcKế hoạch chiến thuậtKế hoạch hành độngThực hiện kế hoạchQUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH Phân chia nhỏ công việc (WBS)Xác định mục đích và mục tiêu thực hiệnHoạch định nhân sự và ma trận trách nhiệmHoạch định thời gian và tiến độ công việcPhân bổ nguồn lực và ước tính chi phíPhân tích rủi ro và giải phápGiám sát và phản hồi kết quả công việcPHÂN CHIA CÔNG VIỆC Phân tích cấu trúc công việc (WBS – Work Breakdown Structure) là phương pháp phân chia công việc thành những công việc với mức độ chi tiết và cụ thể hơn.  Dễ dàng quản lý và thực hiện  Cơ sở để ước tính các nguồn lực: thời gian, chi phí, nhân sự,  Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lýTiệc sinh nhậtHoạch địnhBố tríThức ănDọn dẹpTiếp kháchPhòng tiệcGiải tríĐón tại cổngNhận quàSắp chổ ngồiBàn ghếTrang tríSân khấuTrò chơiKaraokeMỤC TIÊU, TIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ MỤC ĐÍCH – Thể hiện kỳ vọngMỤC TIÊU – Dẫn đến kết quả cụ thểTIÊU THỨC ĐÁNH GIÁ – Đo lường kết quảCHỈ TIÊU KẾ HOẠCH – Lượng hóa kết quảCHỈ TIÊU KẾ HOẠCH Mục đíchMục tiêu Tiêu thức đánh giá Chỉ tiêu kế hoạch MT 1MT 2MT3TT 1TT 2TT3CT 1CT 2CT3STTCÔNG VIỆCMỤC TIÊUTIÊU THỨCCHỈ TIÊUĐIỀU CHỈNH01Công việc A02Công việc B03Công việc CHOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰĐể hoàn thành một công việc, nhà quản trị cần xem xét:Kiến thức và kỹ năngĐộng cơ và thái độCơ hội thực hiệnSự hỗ trợ và nguồn lực thực hiệnPhân tích cấu trúc công việcLựa chọn và đánh giáNhân sựMa trận giao trách nhiệmLỰA CHỌN VÀ ĐÁNH GIÁ NHÂN SỰSTTTiêu thứcYêu cầu12345Trao đổi / Hỗ trợ01Kiến thức và kỹ năng02Động cơ và thái độ03Kinh nghiệm04Quan hệ đồng nghiệp1: Kém ; 2: Cần cố gắng ; 3: Trung bình ; 4: Khá ; 5: TốtCông việc:Mục tiêu :Nhân viên:MA TRẬN TRÁCH NHIỆMMa trận trách nhiệm (RAM – Responsibility Assignment Matrix) mô tả mối tương quan giữa các phần tử công việc cụ thể với những người thực hiện.Cấu trúc công việc - WBSNhân sự thực hiệnChủ thể khácHùng Linh HàLanPGĐKTTHoạt động A12545Hoạt động B212256Hoạt động C33164Hoạt động D31321. Thực hiện chính 2. Hỗ trợ 3. Tư vấn 4. Giám sát5. Phải được thông báo 5. Phải được chấp nhận HOẠCH ĐỊNH THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘPhân tích cấu trúc công việcQuan hệ giữa các công việcvà các yêu cầuƯớc tính thời gian bắt đầu và kết thứcCấu trúc công việc – WBSThời hạnĐiều chỉnhHoạt động ATuần 2 – Tuần 5Hoạt động BTuần 1 – Tuần 4Hoạt động CTuần 2 – Tuần 3Hoạt động DTuần 4 – Tuần 5NHÓM CÔNG VIỆC VÀ ĐIỀU CHỈNHCấu trúc công việc – WBSThời hạnĐiều chỉnhHoạt động ATuần 2 – Tuần 5Hoạt động BTuần 1 – Tuần 4Hoạt động CTuần 2 – Tuần 3Hoạt động DTuần 4 – Tuần 5Cấu trúc công việc – WBST1T2T3T4T5Hoạt động AHoạt động BHoạt động CHoạt động D HOẠCH ĐỊNH CHI PHÍCấu trúc công việc – WBSFCVCTCĐiều chỉnhHoạt động AHoạt động BHoạt động CHoạt động DPhân tích cấu trúc công việcXác định các YTXS cố định và biến đổiƯớc tính các chi phí FC, VC và TCPHÂN BỔ CHI PHÍ THEO TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆCCấu trúc công việc – WBSFCVCTCĐiều chỉnhHoạt động AHoạt động BHoạt động CHoạt động DCấu trúc công việc – WBST1T2T3T4T5Hoạt động A5 triệu15 triệu20 triệuHoạt động B5 triệu25 triệuHoạt động C32 triệuHoạt động D22 triệuPHÂN TÍCH RỦI RO VÀ GIẢI PHÁPTính không chắc chắn đó là sự thiếu thông tin, kiến thức, hay sự hiểu biết về kết quả của một hành động, quyết định hay sự kiện.Rủi ro thực tế là số đo mức độ không chắc chắn tồn tại với kết quả mong muốn.Không có thông tinMột số thông tinThông tin đầy đủRủi ro có thể dự đoánRủi ro có thể xác địnhRủi ro không thể dự đoánMức độ rủi ro !CÁC BƯỚC QUẢN LÝ RỦI ROBạn phải làm gì để hạn chế rủi ro 1. Nhận biết rủi ro 4. Dự kiến hậu quả2. Phân tích rủi ro 5. Giải pháp dự kiến3. Ước tính khả năng xảy ra rủi ro 6. Tài liệu xử lý tình huốngCơ hội luôn đồng hành với nguy cơ!QUY TRÌNHXác địnhPhân tíchLượng hóaGiải phápTài liệuLĩnh vực(1)Rủi ro(2)Xác suất(3)Hậu quả(4)(5)(6)XÁC ĐỊNH VÀ PHÂN TÍCH RỦI ROCơ sở để phân tích và xác định rủi ro:Cấu trúc công việcBiểu đồ hoạch định thời gian và tiến độMa trận trách nhiệmKinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự đã thực hiệnMôi trường làm việc và kinh doanhLĩnh vựcMô tảThông tin cần tìm thêmPhạm viThời gianChi phíTrang thiết bịLƯỢNG HÓA RỦI ROXác suất: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – CaoHậu quả: 1 – Thấp 2 – Trung bình 3 – Cao Lĩnh vựcMô tả rủi roXác suấtHậu quảXếp hạngQuy mô212Thời gian224Chi phí339Nhân sự326Thấp (1,2,3)Trung bình (4)Cao (6)Rất cao (9)LƯỢNG HÓA RỦI RO369246123Thấp (1,2,3)Trung bình (4)Cao (6)Rất cao (9)Xác suất – Sự kiện xảy raHậu quả - Nếu sự kiện xảy ra123123HOẠCH ĐỊNH GIẢI PHÁPNé tránh rủi roChuyển giao rủi roHạn chế rủi roChấp nhận rủi roGIÁM SÁT VÀ PHẢN HỒI KẾT QUẢBạn cần làm gì?Xác định tiêu chuẩn đánh giáĐo lường kết quả thực hiện thực tếSo sánh với kết quả để phát hiện sai lệchPhát triển giải pháp điều chỉnhKế hoạchThực tếĐiều chỉnh ...PHẢN HỒI KẾT QUẢMục tiêu và tiêu chuẩnThảo luận kết quảcông việcKhiển tráchĐánh giá kết quả thực hiệnKhen thưởngTheo dõi và hỗ trợ thực hiệnQuy trình đánh giá và phản hồikết quả công việcCảm ơn các bạn đã quan tâm đến chúng tôiMong được đồng hành cùng quý Nhà Hàng!