Hướng dẫn tự đánh giá

*HƯỚNG DẪN TỰ ĐÁNH GIÁTS. Nguyễn Tiến DũngTrường ĐH Sư phạm Kỹ thuậtTp.HCM Email:dungnt@hcmute.edu.vnHå ChÝ Minh, 26-12-2006*Nội dung Tự đánh giá, Mục đích, ý nghĩa và các điều kiện.Tổ chức nhân sự trong tự đánh giá. Qui trình tự đánh giá Kỹ thuật thu thập, phân tích minh chứng Báo cáo tự đánh giá*Tự đánh giá TỰ ĐÁNH GÍA là nỗ lực của một trường nhằm mô tả rõ ràng các hoạt động và môi trường học thuật của một truờng thông qua phân tích và đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức (SWOT) do chính trường ĐH tiến hành*Mục đích tự đánh giáĐể có một cái nhìn hoàn chỉnh về nhà trường/khoa (hiện tại, điểm mạnh, điểm còn tồn tại, )Lập kế hoạch tự cải tiến và nâng cao chất lượng một các liên tụcThúc đẩy xây dựng và phát triển hệ thống ĐBCL bên trong.Cung cấp cho các bên liên quan thông tin phù hợp Là bước chuẩn bị cho đánh giá ngoài*Ý nghĩa Tự đánh giáLà sự thể hiện cụ thể tính tự chủ và tự chịu trách nhiệm của nhà trường/khoa trong toàn bộ các hoạt động quản lý, đào tạo, nghiên cứu và dịch vụ xã hộiThỳc đẩy cỏc hoạt động đỏnh giỏ và tự phõn tớch về nhà trường/khoaĐẩy mạnh tinh thần hợp tỏc trong trường/khoa, thu hẹp khoảng cỏch mục tiờu cỏ nhõn với mục tiờu tập thể và khuyến khớch sự minh bạchPhỏt hiện cỏc chớnh sỏch đó lỗi thờiĐề ra được cỏc kế hoạch hành động nhằm cải tiến và nõng cao chất lượngPhỏt triển đội ngũLàm rừ hơn vị thế của trường/khoa với cỏc bờn liờn quan*Các điều kiện đảm bảo TĐG có chất lượngĐược tiến hành với những động lực thực chấtĐược các cấp, các bộ phận quản lý nhà trường/khoa ủng hộ toàn diệnĐược thiết kế phù hợp với nhu cầu của nhà trường/khoaChỉ ra được những tồn tại và tìm được những giải pháp khắc phục phù hợpThu thập đầy đủ các minh chứng xác thực, có ý nghĩa, có độ tin cậy cao.Báo cáo tự đánh giá được trình bày tốt, phản ánh đầy đủ và trung thực quan điểm của các bên có liên quan đến chất lượng giáo dục của nhà trường/khoa*Kết luận TĐG là quá trình do chính nhà trường căn cứ vào các tiêu chuẩn kiểm định chất lượng để tiến hành tự xem xét và báo cáo về tình trạng chất lượng, hiệu quả các hoạt động của nhà trường, chỉ ra các mặt mạnh và mặt yếu cần phải cải thiện, từ đó có các biện pháp để điều chỉnh các nguồn lực và qui trình thực hiện nhằm đáp ứng mục tiêu đào tạo đã đề ra. TĐG là một quá trình liên tục, đòi hỏi nhiều thời gian, công sức, tốn kém và phải có sự tham gia của nhiều đơn vị và nhiều cá nhân trong toàn trường. TĐG không giống như các hình thức tự đánh giá khác thường gặp trong thi đua khen thưởng hay báo cáo thống kê quản lý. *Quy trình tự đánh giá X¸c ®Þnh mức độ đạt được c¸c mục tiªu LËp kÕ ho¹ch tù ®¸nh gi¸Thu thập minh chứngC¶i tiÕn chÊt l­îng Ph©n tÝch minh chứngMục đích và các mục tiêu *Các bước tiến hành tự đánh giáThành lập Hội đồng tự đánh giá, ban thư ký và các nhóm công tác Xác định mục đích, phạm vi tự đánh giá Lập kế hoạch tự đánh giáThu thập thông tin và minh chứngXử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được Viết báo cáo tự đánh giáTriển khai các hoạt động khắc phục sau khi hoàn thành tự đánh giá. *HỘI ĐỒNG TỰ ĐÁNH GIÁQuyết định thành lập HĐTĐG Các công việc trọng tâm: - Chỉ đạo chung - Thông qua kế hoạch tự đánh giá - Thành lập nhóm công tác - Thông qua báo cáo tự đánh giá cuối cùng*Ban thư ký Cấu trúc Ban thư ký - Trưởng Ban thư ký (trưởng bộ phận ĐBCL) - Các ủy viên thư ký (cán bộ của bộ phận ĐBCL và các phòng/ban)Nhiệm vụ ban thư ký - Giúp HĐTĐG xây dựng kế hoạch TĐG, dự trù tài chính, đề xuất nhân sự các nhóm CT. - Phổ biến các văn bản liên quan đến KĐCL, ĐBCL. - Tổ chức một số hoạt động chuyên biệt trong công tác KĐCL, ĐBCL. - Hoàn chỉnh báo cáo TĐG, các báo cáo thống kê, lập hồ sơ minh chứng, tổ chức lưu giữ các hồ sơ minh chứng.*Các nhóm công tác chuyên tráchCác nhóm công tác - Mỗi nhóm có 4 – 5 thành viên, do một ủy viên HĐ phụ trách. - Mỗi nhóm có thư ký là ủy viên ban thư ký - Mỗi nhóm phụ trách việc thu thập thông tin/minh chứng để đánh giá 1-2 tiêu chuẩn - Mỗi người tham gia không quá 2 nhóm - Các thành viên trong nhóm phải được tập huấn các kỹ thuật thu thập thông tin/minh chứng, thống nhất kế hoạch, phương pháp *NHIỆM VỤ CÁC NHÓM CÔNG TÁC Tìm hiểu, phân tích các tiêu chuẩn, tiêu chí & xác định các minh chứng (văn bản, biểu mẫu thống kê, phiếu điều tra, phỏng vấn) cần thiết cho các tiêu chuẩn và tiêu chíTổ chức, tìm kiếm & thu thập thông tin/minh chứngPhân tích minh chứng để xác định thang điểm đạt được các tiêu chíViết báo cáo tự đánh giá theo tiêu chuẩn đã được phân công*Sản phẩm sau TĐG1/ Báo cáo Tự đánh giá2/ Các bảng biểu thống kê3/ Danh mục minh chứng4/ 09 hộp các minh chứng xếp theo thứ tự các tiêu chuẩn và tiêu chí.*Kế hoạch tự đánh giá Nội dung kế hoạch tự đánh giá:Xác định mục đích, nội dung, phạm viPhân công trách nhiệm cụ thể cho từng nhóm công tác chuyên trách ứng với từng tiêu chuẩn (người chịu trách nhiệm, thư ký...)Từng nhóm xác định những công việc phải thực hiện: thông tin/minh chứng cần thu thập cho từng tiêu chí... Dự kiến khoảng thời gian triển khai tự đánh giá và lịch trìnhthực hiện các hoạt động cụ thể, Dự kiến các nguồn lực...*Cỏch Thu thập thông tin và minh chứng Dựa theo các tiêu chí ở từng tiêu chuẩn để thu thập thông tin Thông tin phải được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau để đảm bảo độ tin cậy và tính chính xác Thông tin là những tư liệu ở dạng định tính hoặc định lượngMinh chứng là những thông tin gắn với các tiêu chí để xác định thang điểm đạt được trong mỗi tiêu chíNhóm công tác chuyên trách thường xuyên trao đổi để phản biện về những thông tin /minh chứng thu được*Các nguyên tắc định hướng thu thập thông tin và minh chứng Làm thế nào để đánh giá từng tiêu chí một cách trung thực chính xác. khách quan và tin cậy ? Tính đầy đủ của minh chứng ?Tính tường minh của minh chứng ?Tính tương thích/phù hợp của minh chứng ?Tính khả thi của việc thu thập minh chứng ? Mỗi người tham gia thu thập thông tin và minh chứng trong quá trình tự đánh giá luôn giữ trong đầu câu hỏi định hướng sau: Liệu các minh chứng thu được có cung cấp những thông tin hữu ích cho việc hiểu biết đầy đủ nội hàm của tiêu chí đó nhằm đánh giá đúng thực trạng và quan trọng hơn là tìm cách cải tiến nâng cao chất lượng ở khu vực đó ?*Các kỹ thuật thu thập thông tin/ minh chứng Nghiên cứu các văn bản/tài liệu/ hồ sơ Lập các biễu mẫu thống kêĐiều tra bằng các bảng hỏi/phiếu hỏi (SV, GV, CBQL, người tuyển dụng...)Phỏng vấn SV, GV, CBQL (cá nhân)Trao đổi /Toạ đàm (nhóm)Quan sỏt/ dự giờ / thăm hiện trường *Các kỹ thuật thu thập thông tin/ minh chứng Nghiên cứu các văn bản/tài liệuLoại văn bản/tài liệu nào cần thu thập? Thu thập từ những nguồn nào?Nội dung của văn bản/tài liệu có phù hợp với tiêu chí (nội hàm)? Tính hiện hành/pháp lý của văn bản?*Các kỹ thuật thu thập thông tin/ minh chứng Lập các biểu mẫu thống kê Làm thế nào để lập được các biểu mẫu thống kê nhằm thu thập được các thông tin hữu ích nhất? Mục đich?Đơn vị thống kê là gỡ?Sự tích hợp các số liệu thông kê đã phù hợp chưa? Phân tích số liệu thống kê này giúp gì cho việc hiểu biết bức tranh thực trạng (nội hàm) của tiêu chí đó hay các tiêu chí liên quan khác? Số liệu thống kê giúp gì cho việc cải tiến?*Các kỹ thuật thu thập thông tin/ minh chứng Thiết kế phiếu hỏi Khảo sát có phải là phương pháp cần thiết để thu thập thông tin cho tiêu chuẩn/tiêu chí này ? Làm thế nào để thiết kế được phiếu hỏi có độ tin cậy? Mục đich?Đối tượng hỏi?Nội dung đo lường?Kiểu câu hỏi/ item (câu hỏi đóng hay mở) ?Cách xử lý phân tích số liệu khảo sát giúp gì cho việc hiểu biết bức tranh thực trạng (nội hàm tiêu chí)? Số liệu khảo sát giúp gì cho việc cải tiến?*Các kỹ thuật thu thập thông tin/ minh chứng Phỏng vấnPhỏng vấn là kỹ thuật quan trọng để thu thập thông tin định tính ?Làm thế nào để thông tin phỏng vấn có độ tin cậy? Xác định mục đich, đối tượng, nội dung cần phỏng vấn ?Sử dụng kỹ thuật đạt câu hỏi mở phỏng vấnNgười phỏng vấn ghi lại những ý chính từ người trả lời (tóm tắt để người được phỏng vấn khẳng định lại)Nếu có điều kiện hãy ghi âm để cả nhóm cùng thảo luận?So sánh đối chiếu các thông tin từ cuộc phỏng vấn với các nguồn thống tin khác *Các kỹ thuật thu thập thông tin/ minh chứng Quan sátQuan sát là kỹ thuật quan trọng để thu thập thông tin/bằng chứng ? Xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung cần quan sát ?Đưa ra các tiêu chí/chỉ báo khi quan sát cho từng nội dung quan sát cụ thểNgười quan sát ghi chép lại những thông tin chính vào phiếu quan sát Nếu có điều kiện hãy ghi hình?So sánh đối chiếu các thông tin từ quan sát với các nguồn thông tin khác *Các kỹ thuật thẩm định mức độ tin cậy/đầy đủ/phù hợp của thông tin/ minh chứng 1. Đặt câu hỏi tự chất vấn mình và chất vấn người cung cấp thông tin: Thông tin thu được có phù hợp, có thể coi là minh chứng đáng tin cậy hay không? Các minh chứng có đảm bảo tính hiện hành không?Các minh chứng đó đã đầy đủ để đánh giá theo các thang điểm tương ứng hay không? Nếu người khác đi thu thập thông tin đó thì có thu được kết quả tương tự như thế không? Những thông tin đó có mang lại cho chúng ta những hiểu biết mới, rõ ràng và chính xác về lĩnh vực đó hay không?...2. Thảo luận/ phản biện trong nhóm công tác 3. Thảo luận/ phản biện trong các phiên họp của HĐ 4. Thảo luận/ trao đổi với đồng nghiệp/ chuyên gia tư vấn *Tự đánh giá theo tiêu chuẩn Với mỗi tiêu chuẩn nhà trường cần tập trung làm sáng tỏ 3 khía cạnh sau đây: Mô tả làm rõ thực trạng? (tình hình thực tế ra sao?) Phân tích, giải thích, so sánh đối chiếu... để đi đến nhận định về thực trạng này như thế nào (xếp loại và chỉ ra những điểm mạnh/điểm yếu)?Lên kế hoạch hành động (cần phải làm gì để cải tiến tồn tại)?*Xử lý phân tích các thông tin và minh chứng Với mỗi tiêu chí cần làm sáng tỏ những câu hỏi sau đây: Thực trạng/tình hình thực tế ra sao (mô tả)? Giải thích, nhận định về thực trạng này như thế nào (phân tích, so sánh chỉ ra những điểm mạnh/ điểm yếu, giải thích nguyên nhân, nhận định mức độ đạt được...)? Cần phải làm gì để cải tiến tồn tại (kế hoạch hành động)?*Xử lý phân tích các thông tin và minh chứng Với mỗi tiêu chí, bắt đầu xem xét từ thang điểm 1, nếu có đầy đủ minh chứng xác nhận đạt thang điểm này mới chuyển sang xem xét những thang điểm tiếp theo. Ghi nhận kết quả: thang điểm vào cột tương ứng.*Xử lý phân tích các thông tin và minh chứng Có những tiêu chí nhà trường chưa thực hiện, cần giải thích rõ lý do, nhận xét mức độ phù hợp/cần thiết hay không của tiêu chí đó và đề xuất kế hoạch hành động Những tiêu chí nhà trường có thực hiện nhưng không tìm được hoặc không có đủ minh chứng để chứng minh mức đạt được, cũng cần giải thích rõ lý do, và đề xuất kế hoạch khắc phục*Viết báo cáo tự đánh giá Cấu trúc báo cáo tự đánh giá gồm các phần:A- Giới thiệu chungB- Tự đánh giá;Báo cáo tự đánh giá cần mô tả một cách rõ ràng, chính xác các thông tin và bằng chứng chính về các hoạt động của nhà trường theo từng tiêu chíVới mỗi tiêu chí cần mô tả chi tiết có các số liệu, biểu bảng minh hoạ, có so sánh, phải chỉ ra những điểm mạnh, điểm yếu, những tồn tại, những khó khăn và kiến nghị các biện pháp để khắc phục, cụ thể:Mô tả thực trạngPhân tích, so sánh, nhận định Lập kế hoạch khắc phục Hội đồng tự đánh giá trao đổi/ phản biện để đảm bảo báo cáo tự đánh giá phản ánh trung thực, chính xác, thực chất, chất lượng hiện tại của trường