Họp hành hiệu quả nhờ điều phối thông minh

Họp hành hiệu quả nhờ điều phối thông minh Với vai trò của người điều phối, tôi có nhiệm vụ dẫn dắt các cuộc họp diễn ra theo đúng trình tự đã đề ra và nhiều lần tôi không tránh khỏi cảm giác chúng gây lãng phí quá nhiều thời gian. Đương nhiên, dù thế nào, tôi vẫn được trả thù lao cho tôi ngay cả khi buổi họp không đi đến đâu. Hầu hết mọi người điều phối như tôi đều nhận thù lao để làm những mảng công việc khác chẳng hạn như điều hành doanh nghiệp và tất cả đều thừa nhận rằng một số cuộc hội họp hoàn toàn không đem lại hiệu quả cho công ty và khiến những người tham dự lãng phí thời gian. Những gì tôi nêu dưới đây là bí quyết để điều phối thật thành công một buổi họp không phải những người điều phối chuyên nghiệp mà dành cho chính bạn. Đừng chỉ trông chờ vào người điều phối trong mọi cuộc họp; chính bạn cũng có khả năng xoay chuyển tình thế mà không cần có họ. Hãy coi đó như cơ hội giúp bạn bộc lộ khả năng lãnh đạo và rèn luyện kỹ năng quản lý. Nếu đã từng chứng kiến các buổi họp đi vào bế tắc, dưới đây là những gì bạn nên làm để tháo gỡ chúng: Dũng cảm và biết im lặng đúng lúc Thậm chí ngay cả khi bạn tưởng như mình đã biết rõ những gì đang diễn ra thì vẫn còn những người trong buổi họp chưa nắm vững và thậm chí bản thân bạn cũng có thể chưa thực sự nắm bắt trọn vẹn vấn đề. Trong trường hợp này, phát ngôn sau được coi là một lời dẫn dắt đầy giá trị: "Vô cùng xin lỗi nhưng tôi đã bị lạc hướng. Liệu có ai giúp tôi hiểu được thực chất vấn đề chúng ta đang mắc phải là gì và chúng ta cần làm gì để tháo gỡ rắc rối không? Joe, anh có thể giúp tôi được chứ?" Bí quyết thành công trong phương pháp này không nằm ở bản thân câu hỏi mà phụ thuộc vào Joe. Nên nhớ nhân vật Joe trong tình huống này nhất định phải là người có tài giao tiếp nổi trội hơn cả. Qua việc hướng sự chú ý tới một nhân vật như thế, bạn sẽ giúp cả nhóm dừng dòng suy nghĩ lan man và tập trung lắng nghe những gì Joe sắp nói. Như vậy, đây chính là phương pháp giúp bạn đưa mọi người tập trung trở lại với cuộc họp. Trong trường hợp này, sự im lặng của bạn là vàng. Hỗ trợ, tạo ra định hướng chung kết hợp sử dụng công nghệ "Liệu tôi có nên ghi chép đôi chút không nhỉ?" cũng là một câu hỏi xác đáng. Thay vì sử dụng bút viết bảng và lược đồ, bạn hãy mở máy tính cá nhân ra và ghi chú vài điểm cần nhấn mạnh lên màn hình máy chiếu. Làm như vậy, mọi người sẽ dễ dàng chỉnh sửa nội dung và bạn cũng dễ đưa vào các lời diễn giải. Việc chú giải và trình chiếu thông tin trình bày qua máy chiếu đem lại một số lợi ích nhất định. Thứ nhất, mọi người sẽ tập trung hơn với những nội dung chẳng hạn như hàng loạt các câu hỏi, các quyết định cần trưng cầu ý kiến, các bình luận cá nhân hoặc bất kỳ nội dung gì bạn cần nhấn mạnh nếu chúng được trình chiếu rõ ràng trước mắt họ. Thứ hai, nếu có thể, hãy tận dụng triệt để cách trình bày nội dung qua tài liệu phát cho mọi người để thúc đấy quá trình đưa ra giải pháp. Hãy luôn gói gọn nội dung của cuộc họp theo một trình tự xoay quanh 6 đầu mục chủ chốt "vấn đề, mục tiêu, dữ liệu, câu hỏi, bước thực hiện, và bước tiếp theo". Điều đó giúp bạn trình bày mọi nội dung mạch lạc và dẫn dắt mọi người đi đúng hướng. Thêm nữa, đừng quên chốt lại bản tài liệu bằng việc tóm tắt lại ý chính và liệt kê các bước tiếp theo. Bây giờ, với nỗ lực của bạn, mọi người đã có trong tay bộ tài liệu hữu ích mà họ có thể lưu thành tài liệu tham khảo cho lần tới. Đây là một phương pháp đơn giản nhưng vô cùng hiệu quả. Quan trọng hơn cả, bạn đã nỗ lực làm được điều mà những người điều phối chuyên nghiệp không thể. Tìm ra nguyên nhân khiến các cuộc họp đi lạc hướng và kiến nghị phương pháp giải quyết Không phủ nhận một sự thật chúng ta dường như bị vướng vào chính vòng xoáy do mình tạo ra và khi đã nhận ra điều này, hãy tự hỏi điều gì khiến vòng luẩn quẩn đó chưa kết thúc. Đôi khi, bằng việc tìm ra nguyên nhân vốn khiến các cuộc họp chẳng đi đến đâu, bạn sẽ biết được cách để đưa mọi người tập trung trở lại hoặc tìm được một người có khả năng dẫn dắt hiệu quả hơn. Tuy nhiên, bạn cũng cần thận trọng bởi chúng ta không dễ gì tìm ra được gốc rễ của vấn đề. Nhằm hỗ trợ bạn, tôi liệt kê dưới đây những rào cản thường khiến các cuộc họp đi lệch trọng tâm: - Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng Thông thường, các cuộc họp đều lâm vào bế tắc bởi không phải ai (thậm chí là không ai) chuẩn bị trước khi tham dự. Điều này là dễ hiểu vì ai cũng bận rộn. Dù bạn gửi tài liệu cuộc họp từ sớm hay 20 phút trước khi bắt đầu thì mọi người đều không dành nổi một vài phút xem qua nội dung. Trong trường hợp khác, một số người không thích bị gò bó vào nội dung đã soạn sẵn mà muốn thỏa sức tư duy theo hướng của mình. Tất cả những trường hợp này đều làm lãng phí thời gian của mọi người. Để tránh trường hợp như vậy xảy ra, tôi khuyến khích một hoặc hai người trong nhóm sẽ tóm lược lại nội dung và đọc to trước cuộc họp. Điều này tưởng chừng thiếu chuyên nghiệp nhưng nó lại đem lại hiệu quả bất ngờ. Hãy đảm bảo rằng những người trình bày không chỉ xác định đúng trọng tâm của buổi họp mà còn kiến nghị được những giải pháp và biết gắn kết với nhóm. Hiếm buổi họp đạt được hiệu quả bằng việc xa rời trọng tâm và để mặc mọi người tư duy theo hướng của riêng họ. - Ai là người có quyền quyết định Xác định "ai phải gánh trách nhiệm với quyết định này?" Hãy hỏi liệu họ đã sẵn sàng để đưa ra quyết định ngay lúc này chưa. - Những nhân vật chủ chốt không có mặt Để tránh cho cuộc họp trở nên buồn tẻ, bạn phải nhận ra những ai thật sự cần cho cuộc họp nhưng đang vắng mặt và biết rằng, cuộc họp không thể tiến hành nếu không có họ. Hãy tạm dừng đôi phút và gọi bằng được người đó cùng tham gia. - Người có quyền quyết định chưa sẵn sàng đưa ra quyết định Nếu vô tình bạn là người đưa ra quyết định, hãy đủ vững vàng để cho cả nhóm thấy được quan điểm của bạn. Nếu chưa sẵn sàng, hãy dũng cảm phát biểu "tôi chưa sẵn sàng đưa ra quyết định về vấn đề này, hãy cho nói cho tôi biết mọi điều bạn muốn nói và tôi sẽ trả lời bạn sau đó". Không vì điều này mà ai đó sẽ kết luận bạn yếu thế. Nếu đã hứa sẽ trả lời sau về vấn đề nào đó, hãy đưa ra thời điểm cụ thể và thực hiện nó. Những điều đề cập trên đây có đôi chút chuyên sâu với một người không chuyên nhưng đó là những phương pháp hết sức hữu ích để giúp bạn trau dồi khả năng lãnh đạo và kỹ năng quản lý. Nếu bạn cảm thấy cuộc họp do mình điều phối đang lâm vào bế tắc thì nhiều đồng nghiệp của bạn rất có thể cũng đã từng gặp phải. Vì thế, họ sẽ đánh giá cao nỗ lực của bạn để đưa những buổi họp như thế trở lại đúng hướng.