Hoạch định và kiểm soát Ngân sách dự án

Hoạch định và kiểm soát Ngân sách dự ánProject budgeting1Nội dungƯớc lượng chi phí hoạt độngHoạch định ngân sách dự ánPhân bổ tổng chi phí dự toán (Total budgeted cost – TBC)Hình thành chi phí dự toán luỹ kế (Cumulative budgeted cost – CBC)Xác định chi phí thực và giá trị tạo raChi phí thực (Actual cost)Giá trị tạo ra (Earned value)Kiểm soát ngân sách dự ánPhân tích chi phíDự báo ngân sáchKiểm soát chi phíQuản lý dòng tiền2Quản lý chi phíCơ cấu phân chia công việc WBS → phạm viĐường cơ sở cho lịch trình → thời gianĐường cơ sở cho chi phí → chi phíNgân sách sơ bộ (charter, preliminary scope statement & proposal)Ngân sách chi tiếtChi bao nhiêu trong thời gian dự ánChi bao giờ trong thời gian dự ánTham số quản lý chi phíTổng chi phí thực luỹ kế (Cumulative actual cost* - CAC)Giá trị tạo lập luỹ kế (Cumulative earned value* - CEV)Tổng chi phí dự toán luỹ kế** (Cumulative budgeted cost* – CBC)3(*) từ lúc dự án được bắt đầu thực hiện(**) Đầu vào quan trọng để dự toán là Lịch trình khả thi Quản lý chi phíCác tiến trình bao gồm lập kế hoạch, dự toán, lập ngân sách và kiểm soát chi phí để hoàn thành dự án trong khuôn khổ ngân sách được duyệt.Dự toán chi phí: Ước lượng chi phí sử dụng các nguồn lực cần thiết để hoàn thành các hoạt động dự ánLập ngân sách chi phí: Tổng hợp các chi phí ước tính của các hoạt động hoặc gói công tác riêng lẻ thành một kế hoạch cơ sở về chi phíKiểm soát chi phí: Tác động đến những yếu tố làm thay đổi chi phí và kiểm soát các thay đổi ngân sách dự án.4Dự toán (ước lượng) chi phíDự toán chi phí là tiên đoán chi phí có khả năng xảy ra khi sử dụng những nguồn lực cần thiết để hoàn thành toàn bộ công tác của dự án. Người lập dự toán phải xét đến:Những nguyên nhân có thể làm thay đổi dự toán, kể các các rủi roĐưa ra và xem xét nhiều phương án tính chi phí khác nhauHoàn chỉnh trong quá trình triển khai dự án để phản ánh các chi tiết bổ sung nếu cóĐộ chính xác của dự toán sẽ tăng dần khi dự án tiến hành qua các giai đoạn trong chu kỳ sống của nó5Ước lượng chi phí hoạt độngChi phí quản lý Chi phí quản lý dự án (Project overhead costs) Chi phí quản lý chung (G&A overhead costs) Chi phí trực tiếp cho các gói công việc và hoạt độngLao độngVật liệu đầu vàoTư vấn và nhà thầu phụThiết bịĐi lại6Ước lượng chi phí hoạt động (tt.)Ước lượng chí phí Không quá cẩn trọng (1) Không quá lạc quan (2)7Báo cáo dự toánGiới thiệu, thời hạn và những căn cứMô tả dự án, kết quả và phạm vi của nóPhân tích chi phí chi tiết (Theo thành phần công việc, theo thành phần chi phí, Theo từng giai đoạn tiến độ)Tóm tắt việc ước lượng chi phíNhững giả định và những thông số cơ bản đã sử dụng trong ước lước lượngTiền lương cho các loại kỹ năng lao động và mức độ kỹ năngChi phí đơn vị thiết bị và nguyên vật liệu đã sử dụngTỷ lệ lạm phát và hệ số điều chỉnh khác đã sử dụngTỷ lệ chi phí quản lý dự án và chi phí chung đã sử dụng và phân tíchPhụ lục những tài liệu tham khảo8Hoạch định ngân sáchLập ngân sách là tổng hợp các chi phí ước tính của các hoạt động hoặc gói công tác riêng lẻ thành một kế hoạch cơ sở về chi phí để đo lường kết quả thực hiện dự án.Lập ngân sách chi phí phải sử dụng một cách tiếp cận trên cơ sở thời gian để tính được nhu cầu chi phí của dự án theo thời gian. Đây là cơ sở để đo lường, theo dõi và kiểm soát chi phí của dự ánMột kế hoạch ngân sách đơn giản, bao gồm:Các bảng tính cơ bảnBảng tính các chi phí tích lũyĐồ thị đường chi phí cơ bản (Baseline Cost)9Hoạch định ngân sáchPhân bổ chi phí được ước lượng cho từng gói công việc (WPs) trong WBS – total budgeted costPhân bổ chi phí của từng gói công việc theo thời gian để xác định tổng chi phí tại từng thời điểm thực hiện dự án (Cumulative budgeted cost)10012345678912341234Chi phí WB2Chi phí WB1Chi phí thực hiện dự án @ 1 thời điểmphân bổ chi phí cho gói công việc - TBCTổng chi phí phân bổ (Total budgeted cost – TBC) cho từng gói công việc bao gồm chi phí Lao độngVật liệuMáy mócNhà thầu phụCách thức phân bổ chi phíTop – down: chi phí của từng gói công việc sẽ tuỳ thuộc vào phạm vi của nó trong tổng dự án. Tổng chi phí dự án được phân bổ cho từng gói công việc tuỳ vào phạm vi của gói công việcBottom – up: ước lượng chi phí của từng hoạt động trọng từng gói công việc và tích luỹ lại để có chi phí thực hiện một gói công việc11phân bổ chi phí cho gói công việc - TBC12WBSTBCTotal project budgeted costTop – downBottom – up phân bổ chi phí cho gói công việc - TBC134Thiết kế6Xây dựng2Lắp đặt100000$Dự án máy đóng gói60000$Xây dựng16000$Lắp đặt24000$Thiết kếWBSNetwork diagramTBC Thiết kếPhân bổ chi phí cho từng công việc – CBC*Phân bổ tổng chi phí hoạch định cho từng gói công việc (TBC) trong suốt thời gian thực hiện từng gói công việc. Từng hoạt động chi tiết được thực hiện tại một thời điểm nhất định trong một gói công việc sẽ được phân bổ chi phíTổng chi phí của các hoạt động thuộc các gói khác nhau được thực hiện tại một thời điểm nhất định là chi phí tích luỹ (cumulative budgeted cost – CBC)CBC là cơ sở để theo dõi tình hình chi phí thực của dự án14(*) Cumulative budgeted cost = Budgeted cost for work scheduled (BCWS)Phân bổ chi phí cho từng công việc - CBCTuầnTBC123456789101112Thiết kế244488Xây dựng608812121010Lắp đặt 1488Tổng 1004488881212101088Tích luỹ4816243240526474849210015Phân bổ chi phí cho từng công việc - CBC16Total project budgeted costXác định chi phí thực – Cumulative actual cost (CAC)* Thu thập chi phí thực một cách có hệ thốngKhoảng thời gian xác định (định kì)Bảng biểu chuẩnCấu trúc dữ liệu chi phí dựa vào hệ thống số của các gói công việc trong WBSPhân bổ đúng lao động, máy móc và nguyên vật liệu cho từng gói công việcXác định rõ chi phí đã cam kết cho một hoạt động nào đó mặc dù tiền chưa thực sự được chi tiêu17(*) Cumulative actual cost – CAC = Actual cost for work performed - ACWPSo sánh chi phí thực và chi phí kế hoạch18TuầnTBC12345678TổngThiết kế242595122Xây dựng602810141246Lắp đặt 140Tổng 1002597910141268Tích luỹ2716233242566868So sánh chi phí thực và chi phí kế hoạch19Overrun 40000$Giá trị công việc – Earned value*Giá trị công việc: giá trị công việc thực tế được hoàn thành.Tổng chi phí 2000$ của dự án sơn 10 phòng giống nhau trong 10 ngày. Chi phí mỗi phòng là 200$. Kết thúc ngày thứ 5, tổng chi phí đã chi là 1000$. Chi phí thực là 1000$ đúng với 1000$ chi phí kế hoạch.Vào cuối ngày thứ 5, chỉ có 3 phòng hoàn thành (Giá trị công việc thực tế)Cần phải so sánh giá trị công việc được thực hiện (EV) và chi phí đã chi ra (Actual cost)EV = % hoàn thành gói công việc x TBC gói công việcCumulative earned value – CEV: tích luỹ giá trị công việc hoàn thành của dự án tại một thời điểmThực hiện so sánh CEV, CBC và CAC20(*) Cumulative Earned value (CEV) = Budgeted cost for work performed (BCWP)Giá trị công việc – Earned valueTuần12345678Thiết kế10258090100100100100Xây dựng000515254050Lắp đặt0000000021TuầnTBC12345678Thiết kế242.4619.221.624242424Xây dựng6039152430Lắp đặt16CEV1002.4619.224.633394854Phân tích chi phíTuần thứ 8 của việc thực hiện dự ánCBC: 64000$CAC: 68000$CEV: 54000$22Phân tích chi phí23Phân tích chi phí 24Dự báo chi phí thực hiện dự án 2526TuầnTBC12345678910Nhiệm vụ 13010155270101010201010340552554305520Tổng170102515102515351052027123456Nhiệm vụ 110168210101224123554Tổng102618122917123456Nhiệm vụ 130%80%100%21025%35%55%65%310%10%4Kế hoạchThực tếMức độ hoàn thành