Hoạch định nhân sự - Chương 3: Bố trí và sử dụng nhân sự

Chương 3 Bố trí và sử dụng nhân sự Chương 3: Bố trí và sử dụng nhân sự Khái niệm và mục tiêu bố trí và sử dụng nhân sự Nguyên tắc bố trí và sử dụng NS Nội dung bố trí sử dụng NS Bố trí và sử dụng nhân sự theo nhóm Khái niệm bố trí và sử dụng nhân sự Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù lµ qu¸ tr×nh s¾p ®Æt nh©n sù vµo c¸c vÞ trÝ c«ng viÖc cña doanh nghiÖp, khai th¸c vµ ph¸t huy tèi ®a n¨ng lùc lµm viÖc cña nh©n sù nh»m ®¹t hiÖu qu¶ cao trong c«ng viÖc. Mục tiêu của bố trí và sử dụng NS Thø nhÊt, bè trÝ vµ sö dông nh©n sù ®¶m b¶o ®ñ sè l­îng, chÊt l­îng nh©n sù, ®¸p øng yªu cÇu cña ho¹t ®éng kinh doanh cña doanh nghiÖp. Thø hai, bè trÝ vµ sö dông nh©n ®¶m b¶o ®óng ng­êi vµ ®óng viÖc. Thø ba, bè trÝ vµ sö dông lao ®éng ®¶m b¶o ®óng thêi h¹n, ®¶m b¶o tÝnh mÒm dÎo vµ linh ho¹t trong sö dông lao ®éng. C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù ph¶i theo quy ho¹ch Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù theo l«gÝc hiÖu suÊt Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù theo l«gÝc t©m lý x· héi. Bè trÝ sö dông nh©n sù ph¶i lÊy së tr­êng lµm chÝnh D©n chñ tËp trung trong bè trÝ vµ sö dông nh©n sù C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù ph¶i theo quy ho¹ch Quy ho¹ch cô thÓ trong bè trÝ vµ sö dông nh©n sù ®Ó ®¶m b¶o bè trÝ ®óng ng­êi ®óng viÖc LÆng lÏ lµ mét kü x¶o vµ thÓ hiÖn trÝ tuÖ cña nhµ qu¶n trÞ Qu¸ tr×nh sö dông nh©n sù ph¶i ®¶m b¶o cã môc ®Ých. ý t­ëng dïng ng­êi lµ rÊt quan träng v× nã cã tÝnh ®éng viªn nh©n sù rÊt cao. Ph¶i biÕt m¹nh d¹n trong bè trÝ vµ sö dông nh©n sù, ph¶i biÕt ph¸ bá c¸c khu«n th­íc cò Ngoµi n¨ng lùc chuyªn m«n, bè trÝ vµ sö dông nh©n sù ph¶i coi träng phÈm chÊt ®¹o ®øc. CÇn, kiÖm, liªm, chÝnh, ®­îc cô thÓ ho¸ qua mét sè hµnh vi nh­: tinh thÇn tiÕt kiÖm, ý thøc tËp thÓ, tÝnh liªm khiÕt trung thùc, møc ®é tu©n thñ c¸c cam kÕt víi doanh nghiÖp… C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù theo l«gÝc hiÖu suÊt §¶m b¶o quy t¾c: lµm ®óng viÖc tr­íc khi lµm viÖc ®óng. §¶m b¶o tÝnh chuyªn m«n ho¸, thèng nhÊt quy tr×nh nghiÖp vô trªn toµn hÖ thèng doanh nghiÖp; §¶m b¶o tÝnh hîp t¸c gi÷a c¸c c¸ nh©n vµ nhãm. §¶m b¶o cã tÇm h¹n qu¶n trÞ phï hîp. Dïng ng­êi theo häc thøc. , nhµ l·nh ®¹o cÇn biÕt tÝnh to¸n ph©n lo¹i nh©n sù theo c¸c cÊp ®é nhu cÇu vÒ nh©n sù cña doanh nghiÖp vµ n¨ng lùc cña nh©n viªn. Mçi c¸ nh©n trong doanh nghiÖp cÇn ph¶i cã ®­îc danh vµ phËn cho riªng m×nh: “danh chÝnh, ng«n thuËn” “NÕu ng­êi cã tµi mµ dïng kh«ng ®óng tµi cña hä, còng kh«ng ®­îc viÖc” C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù theo l«gÝc t©m lý x· héi Giao cho ng­êi lao ®éng nhiÒu viÖc phøc t¹p ®Ó t¹o ra th¸ch thøc KhÝch lÖ nhu cÇu thµnh ®¹t Lu©n chuyÓn c«ng viÖc T¹o niÒm vui trong c«ng viÖc “Cua, t«m vµ c¸” kh«ng thÓ t¹o ra søc m¹nh tæng hîp v× c¸ch thøc chuyÓn ®éng võa kh¸c nhau võa c¶n trë nhau”. “Giang s¬n dÔ thay ®æi, bÈm tÝnh khã thay ®æi” “Trong nhµ cã bµ vî ®éc ¸c th× b¹n bÌ kh«ng tíi, trong thuéc h¹ cã nh÷ng kÎ ®è kþ th× ng­êi hiÒn tµi sÏ rêi xa” C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Bè trÝ sö dông nh©n sù ph¶i lÊy së tr­êng lµm chÝnh Dïng ng­êi kh«ng qu¸ cÇu toµn, kÎ hiÒn sü kh«ng ph¶i lµ th¸nh nh©n Ng­êi nhiÒu tµi sÏ l¾m tËt, vµ nh­ vËy nÕu ta cè g¾ng lo¹i bá chiÕc b¸nh tËt ®i th× chiÕc xe sÏ trë thµnh kh«ng sö dông ®­îc Bè trÝ vµ sö dông nh©n sù do vËy cÇn chuyªn s©u chø kh«ng cÇn ham nhiÒu LÊy ch÷ tÝn vµ lßng tin lµm gèc. Sö dông nh©n sù cÇn ph¶i biÕt réng l­îng. Khi kh«ng tin th× kh«ng bè trÝ vµ sö dông, khi ®· tin th× kh«ng nªn l¹nh lïng víi nh©n viªn C¸c nguyªn t¾c bè trÝ vµ sö dông nh©n sù D©n chñ tËp trung trong bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Thèng nhÊt tõ cÊp cao nhÊt nh­ng ph¶i ph©n quyÒn réng r·i cho c¸c cÊp trong hÖ thèng tæ chøc doanh nghiÖp. Mäi sù bè trÝ vµ sö dông ph¶i nh»m vµo phôc vô môc tiªu chung cña doanh nghiÖp trong ®ã, sù n¨ng ®éng s¸ng t¹o cña c¸c c¸ nh©n vµ bé phËn ph¶i ®­îc khai th¸c vµ ph¸t huy cã hiÖu qu¶. Chó träng ý kiÕn cña tËp thÓ ng­êi lao ®éng, l¾ng nghe ý kiÕn cña hä. Tuy nhiªn, cÇn ph¸t huy tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n trÞ, tr¸nh t×nh tr¹ng “theo ®u«i quÇn chóng”, trèn tr¸nh tr¸ch nhiÖm. Néi dung cña bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Dự báo nhu cầu nhân sự Đánh giá thực trạng nhân sự của DN So sánh giữa nhu cầu và khả năng đáp ứng về nhân sự (Phân tích GAP) Tiến hành các hoạt động bố trí và sử dụng nhân sự Kiểm soát nhân sự Quy tr×nh bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Dù b¸o nhu cÇu nh©n sù Hai vÊn ®Ò cÇn xem xÐt doanh nghiÖp cã nhu cÇu g× vÒ c¸c lo¹i nh©n sù cô thÓ t¹i mét thêi ®iÓm x¸c ®Þnh ®Ó thùc hiÖn c¸c vai trß vµ chøc n¨ng kh¸c nhau yªu cÇu vÒ tr×nh ®é kü n¨ng, c¸c tiªu chuÈn lao ®éng tèt nhÊt ®­îc sö dông cho c¸c xu h­íng ph¸t triÓn t­¬ng lai lµ g×? Căn cứ dự báo nhu cầu nhân sự Khèi l­îng c«ng viÖc cÇn thiÕt ph¶i lµm; Tr×nh ®é trang thiÕt bÞ kü thuËt vµ kh¶ n¨ng thay ®æi c«ng nghÖ; Sù thay ®æi vÒ tæ chøc hµnh chÝnh cã ¶nh h­ëng ®Õn n¨ng suÊt lao ®éng; C¬ cÊu ngµnh nghÒ theo yªu cÇu cña c«ng viÖc; Kh¶ n¨ng n©ng cao chÊt l­îng nh©n viªn; Tû lÖ nghØ viÖc cã thÓ cã t¹i doanh nghiÖp; Yªu cÇu n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm vµ dÞch vô cña doanh nghiÖp; Kh¶ n¨ng tµi chÝnh cña doanh nghiÖp ®Ó cã thÓ thu hót lao ®éng lµnh nghÒ trªn thÞ tr­êng lao ®éng. §¸nh gi¸ thùc tr¹ng nh©n sù cña doanh nghiÖp §¸nh gi¸ tæng quan thùc tr¹ng nh©n sù cña doanh nghiÖp §¸nh gi¸ n¨ng lùc cña nh©n sù tr­íc khi bè trÝ vµ sö dông §¸nh gi¸ tæng quan thùc tr¹ng nh©n sù cña doanh nghiÖp Cần trả lời các câu hỏi: T¹i doanh nghiÖp hiÖn cã bao nhiªu ng­êi trong mçi c«ng viÖc? Trong thêi gian tíi, ®èi víi mçi c«ng viÖc ­íc tÝnh bao nhiªu ng­êi sÏ ë l¹i chç cò, bao nhiªu ng­êi sÏ chuyÓn sang nh÷ng c«ng viÖc kh¸c, vµ bao nhiªu ng­êi sÏ rêi khái c«ng viÖc cña m×nh vµ tæ chøc ®ã? ThiÕt lËp hÖ thèng th«ng tin nh©n sù (thèng kª sè l­îng vµ chÊt l­îng nh©n sù hiÖn cã). §¸nh gi¸ n¨ng lùc cña nh©n sù tr­íc khi bè trÝ vµ sö dông §¸nh gi¸ vÒ t­ chÊt c¸ nh©n nh­ tÝnh liªm khiÕt, søc chÞu ®ùng c¨ng th¼ng, kh¶ n¨ng ®æi míi,… §¸nh gi¸ vÒ kü n¨ng chuyªn m«n nh­ t­ duy kinh doanh, tr×nh ®é chuyªn m«n nghÒ nghiÖp, kh¶ n¨ng tiÕp thu kiÕn thøc míi, kh¶ n¨ng ngo¹i ng÷… §¸nh gi¸ vÒ kü n¨ng l·nh ®¹o vµ tæ chøc nh­ ®Þnh h­íng môc tiªu, kh¶ n¨ng qu¶n trÞ nguån nh©n sù, l·nh ®¹o qua lµm g­¬ng, v÷ng vµng trong quyÕt ®Þnh… §¸nh gi¸ vÒ kü n¨ng giao tiÕp nh­ kh¶ n¨ng biÕt l¾ng nghe, tinh thÇn cëi më, tinh thÇn ®ång ®éi… Các phương pháp đánh giá năng lực nhân sự Phương pháp mức thang điểm: nhằm đánh giá năng lực của nhân sự thông qua một bảng điểm mẫu trong đó có các tiêu chuẩn với từng mức điểm cụ thể Phương pháp ghi chép – lưu trữ: nhà quản trị cấp trên trực tiếp lập nhật ký ghi lại các nhận định kèm theo các tình huống tương đối đặc thù mà qua đó năng lực của nhân sự có thể bộc lộ rõ ràng Phương pháp quan sát hành vi: được tiến hành trên cơ sở quan sát các hành vi thực hiện công việc của nhân sự So s¸nh gi÷a nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng ®¸p øng vÒ nh©n sù (Phân tích GAP) Ph©n tÝch GAP thùc chÊt lµ c©n ®èi gi÷a nhu cÇu vÒ nh©n sù cña doanh nghiÖp vµ kh¶ n¨ng ®¸p øng cña nh©n sù. Trong dµi h¹n nã sÏ cho phÐp doanh nghiÖp ®­a ra ®­îc c¸c gi¶i ph¸p t¹o c¸n bé nguån. Cßn trong ng¾n h¹n nã cho phÐp ®­a ra c¸c quyÕt ®Þnh bæ nhiÖm, miÔn nhiÖm, thay ®æi c«ng viÖc, thuyªn chuyÓn c«ng t¸c... Theo ®ã ph©n tÝch GAP cã thÓ cho ba kÕt qu¶: - Nhu cÇu vµ kh¶ n¨ng cung øng c©n b»ng. - Møc cÇu v­ît qu¸ møc cung chØ b¸o kh¶ n¨ng khan hiÕm. - Møc cung v­ît qu¸ møc cÇu chØ b¸o kh¶ n¨ng d­ thõa. Mô hình phân tích GAP TiÕn hµnh c¸c ho¹t ®éng bè trÝ vµ sö dông nh©n sù Trong ng¾n h¹n, ho¹t ®éng nµy th­êng tËp trung gi¶i quyÕt 3 vÊn ®Ò th­êng x¶y ra: (i) TÝnh thêi vô trong kinh doanh; (ii) Cao ®iÓm cña s¶n xuÊt; (iii) Gi¶m s¶n l­îng. C¸c gi¶i pháp: lµm thªm giê; sö dông lao ®éng thêi vô; hîp ®ång cã thêi h¹n; lao ®éng t¹m thêi; thuª gia c«ng; gi¶m s¶n l­îng; dõng lao ®éng thêi vô; dõng lao ®éng thªm giê; kh«ng gia h¹n hîp ®ång cã thêi h¹n; cö c¸n bé ®i ®µo t¹o, nghØ phÐp...; nghØ viÖc t¹m thêi; nhËn lµm gia c«ng; gi¶m thêi gian lµm viÖc. VÒ trung h¹n, sÏ cã ba t×nh huèng x¶y ra: (i) thiÕu nh©n sù; (ii) thõa nh©n sù; (iii) nh©n sù ®ñ ®¸p øng yªu cÇu. C C¸c gi¶i ph¸p: T¨ng c­êng sö dông ®iÒu chuyÓn néi bé; Gi¶m sö dông nguån néi bé víi mét sè vÞ trÝ, nhÊt lµ víi ng­êi lao ®éng cã häc vÊn thÊp; Söa ®æi lé tr×nh c«ng danh vµ ph¸t triÓn nh©n sù; VÒ h­u sím… Trong dµi h¹n, cÇn cã kÕ ho¹ch ph¸t triÓn nh©n sù phï hîp víi m«i tr­êng ho¹t ®éng cña doanh nghiệp, cÇn t¹o ra ®­îc sù hµi hoµ gi÷a dù b¸o nhu cÇu nh©n sù vµ sù vËn ®éng ph¸t triÓn cña nh©n viªn trong doanh nghiÖp. Kiểm soát nhân sự Kiểm soát nhân sự nhằm nắm bắt tình hình nhân sự được bố trí và sử dụng để có các biện pháp và hành động can thiệp kịp thời để phát huy được năng lực của nhân sự Hoạt động kiểm soát nhân sự phải thực thi một cách khéo léo để: Biết rõ năng lực của nhân sự Điều chuyển nhân sự sang vị trí công tác phù hợp hơn Thấy được quyết định bố trí và sử dụng nhân sự có hợp lý không Giúp đỡ nhân sự làm tốt công việc được giao Bè trÝ vµ sö dông nhân sự theo nhãm Nhãm lµ sù kÕt hîp gi÷a hai ng­êi trë lªn nh»m thùc hiÖn môc tiªu chung cña c¶ nhãm vµ tho¶ m·n nhu cÇu cña c¸c thµnh viªn. Các đặc trưng cơ bản của nhóm Cã cïng môc tiªu hay ®¹t ®­îc mét tho¶ thuËn nhÊt ®Þnh; Cã cïng mét “ng«n ng÷“ lµm viÖc thèng nhÊt; Cã sù ph©n c«ng ph©n viÖc vµ x¸c lËp mèi quan hÖ t­¬ng quan gi÷a c¸c thµnh viªn nhãm trong sù qu¶n lý ®iÒu hµnh chung ®Ó thùc hiÖn môc tiªu cña nhãm. Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó t¹o lËp nhãm lµm viÖc Ph©n lo¹i theo tÝnh c¸ch cña nh©n viªn Ng­êi suy t­ : ­a thÝch trËt tù, thÝch ph©n tÝch vµ suy ngÉm, cã t­ duy vµ lý trÝ vµ chØ bÞ thuyÕt phôc b»ng lý lÏ, b»ng d÷ kiÖn vµ t­ liÖu. Trong hµnh ®éng th× th­êng c©n nh¾c kü l­ìng vµ kh«ng bèc ®ång. Ng­êi trùc nhËn lµm viÖc vµ suy nghÜ th­êng bÞ b¶n n¨ng chi phèi, cã nhiÒu s¸ng kiÕn nh­ng dÔ thay ®æi. RÊt nhanh nhËy, dÔ thÝch øng víi hoµn c¶nh nh­ng còng dÔ bÞ l¹c lèi bëi c¸c chi tiÕt c¸ biÖt. Ng­êi tri hµnh lµ nh÷ng ng­êi th¸o v¸t vµ h­íng vÒ c«ng viÖc. Mäi t­ duy ®Òu h­íng vÒ hµnh ®éng. Ng­êi tri hµnh cã khuynh h­íng quan t©m ®Õn c¸ch lµm h¬n lµ lý do. Hä th­êng dÔ bÞ kÝch ®éng m¹nh. Ng­êi c¶m nhËn cã xu h­íng quan t©m ®Õn mÆt tèt, xu h­íng tiÕn bé. Hä bÞ hÊp dÉn bëi h×nh ¶nh, danh tiÕng, khung c¶nh, néi quy tæ chøc h¬n lµ doanh sè vµ lîi nhuËn. Hä th­êng cã c¸c ý kiÕn ph¸n ®o¸n vµ nhËn xÐt bÊt ngê, thó vÞ vµ cã gi¸ trÞ Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó t¹o lËp nhãm lµm viÖc Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó huy ®éng nh©n viªn t¹o lËp nhãm theo møc ®é s½n sµng. Møc ®é s½n sµng cña c¸c nh©n viªn khi tham gia vµo nhãm phô thuéc vµo ®éng c¬ thóc ®Èy vµ c¸c lîi Ých mµ nhãm mang l¹i. Ng­êi cã thiÖn chÝ hoÆc tin cËy. §©y lµ nh÷ng nh©n viªn cã ®é s½n sµng cao tham gia vµo nhãm lµm viÖc. Ng­êi cã thÓ sö dông nh­ng kh«ng cã thiÖn chÝ hoÆc kh«ng v÷ng tin. §©y lµ c¸c c¸ nh©n cã møc ®é s½n sµng võa ph¶i. Víi nh÷ng nh©n viªn nµy, nhµ l·nh ®¹o ph¶i biÕt kh¬i dËy ®éng lùc tham gia vµo nhãm. Ng­êi kh«ng thÓ, kh«ng thiÖn chÝ vµ thiÕu tin cËy. §©y lµ nh÷ng c¸ nh©n cã møc ®é s½n sµng rÊt thÊp. Ph©n lo¹i nh©n viªn ®Ó t¹o lËp nhãm lµm viÖc Ph©n lo¹i nh©n viªn theo vai trß hç trî t¹o dùng vµ duy tr× vµ ph¸t triÓn nhãm trªn gãc ®é t©m lý x· héI Ngưòi lập kế hoạch, người đưa ra ý tưởng: là những người luôn cố gắng tìm ra “một cái gì đó” ở những nơi mà người khác cho là “không có gì cả”. Người phân tích (hay còn gọi là người thẩm định): Xem xét mọi khía cạnh dù là nhỏ nhất. Phân tích, thách thức và xem xét, họ được coi là người “dội gáo nước lạnh’’ vào các ý tưởng. Người điều phối: Nắm rõ nhiệm vụ của dự án tổng thể và mục tiêu lâu dài của công ty, là người giữ vai trò liên lạc, chịu trách nhiệm tiến hành kế hoạch từ khâu này đến khâu khác đồng thời giảm các xung đột, bất đồng xuống mức thấp nhất, hiểu rõ vai trò của các nhân tố trong kế hoạch hoạt động và có khả năng dẫn dắt chỉ đạo ê kíp làm việc khi nảy sinh bất đồng để tiết kiệm thời gian và hoạt động hiệu quả. Người tiến hành : Biến kế hoạch thành biện pháp khả thi. Họ muốn ai đó lập kế hoạch hành động để họ tiến hành. Có năng lực và phương pháp, không quan tâm tới các ý kiến xung quanh. Ng­êi ph¸ ph¸ch: Lµ nh÷ng ng­êi th­êng xuyªn ®­a ra c¸c chØ trÝch, c«ng kÝch c¸ nh©n hoÆc gi÷ kÏ. X©y dùng và ph¸t triÓn nhãm lµm viÖc hiÖu qu¶ Xây dựng mục tiêu và tầm nhìn cho nhóm. Lựa chọn các nhân viên có chuyên môn phù hợp với nhiệm vụ của nhóm và có các phẩm chất cá nhân phù hợp có thể hỗ trợ cho nhau trong công việc. Trang bị những cơ sở vật chất cần thiết cho công việc của nhóm. Phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm. Xác lập các giá trị cơ bản và tôn chỉ hoạt động của nhóm nhằm xây dựng không khí làm việc tạo điều kiện phát triển cả năng lượng tinh thần và thể chất để vượt qua những khó khăn. Xác lập cơ chế giao tiếp và trao đổi thông tin trong và ngoài nhóm. Xây dựng cơ chế khen thưởng, kỷ luật cho nhóm. Các ưu điểm của thiết lập công việc theo nhóm Tăng sự phát triển các kỹ năng của cá nhân Thành tích cao nhất (số lượng và chất lượng) Giảm thời gian chuyển giao Giảm tỷ lệ vắng mặt và nghỉ việc Động viên nhân sự thông qua môi trường làm việc theo nhóm Tăng tính cộng hưởng của nhóm CỘNG HƯỞNG