Hệ thống thông tin quản lý

1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN HÓA, THÔNG TIN VÀ XÃ HỘI NỘI DUNG HỌC PHẦN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Giảng viên 1: Phạm Quang Quyền Giảng viên 2: Lê Ngọc Diệp Hà Nội, 8-2014 2 Tài liệu học tập: Slide bài giảng tại địa chỉ website: Tài liệu tham khảo thêm [1] Phạm Thị Thanh Hồng. Hệ thống thông tin quản lý/ Phạm Thị Thanh Hồng, Phạm Minh Tuấn.-H. : Khoa học Kỹ thuật, 2007 [2]. Nguyễn Văn Huy. Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Văn Huy .- H.:Thống kê, 2000 [3] Võ Văn Huy. Hệ thống thông tin quản lý/Võ Văn Huy, Huỳnh Ngọc Liễu .- Tp. Hồ Chí Minh:Khoa học Kỹ thuật, 2001 [4] Nguyễn Thanh Hùng. Hệ thống thông tin quản lý/ Nguyễn Thanh Hùng.-Tp. Hồ Chí Minh:Đại học Quốc Gia Thành phố Hồ Chí Minh, 2006 [5] Trương Văn Tú. Hệ thống thông tin quản lý/Trương Văn Tú, Trần Thị Song Minh.-H.:Thống kê, 2000. 3 CHƢƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.Tổng Quan Về Hệ Thống Thông Tin 1.1.1. Khái niệm thông tin - Theo quan điểm thông thường: Thông tin là tất cả sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người. Thông tin được hình thành trong quá trình giao tiếp. - Theo quan điểm triết học: Thông tin là sự phản ánh tự nhiên và xã hội( thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh... nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người. - Theo quan điểm của lý thuyết thông tin: Thông tin là sự loại trừ tính bất định của hiện tượng ngẫu nhiên. 1.1.2. Khái niệm hệ thống Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ hữu cơ với nhau, tác động chi phối lẫn nhau theo các quy luật nhất định để trở thành một chỉnh thể. Từ đó xuất hiện thuộc tính mới gọi là tính trồi của hệ thống mà từng phần tử riêng lẻ không có hoặc có không đáng kể 1.1.3. Khái niệm hệ thống thông tin Là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu thực hiện các hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong tập hợp rằng buộc là môi trường CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN 4 Đặc trưng của hệ thống thông tin: - Phải được thiết kế, tổ chức phục vụ nhiều lĩnh vực hoặc nhiệm vụ tổng thể của một tổ chức - Đạt mục tiêu là hỗ trợ ra các quyết định - Dựa trên kỹ thuật tiên tiến về xử lý thông tin - Có kết cấu mềm dẻo, phát triển được (HT mở) Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin: - Độ tin cậy - Tính đầy đủ - Tính thích hợp, dễ hiểu - Tính được bảo vệ - Đúng thời điểm 1.2. Giới thiệu một số hệ thống thông tin 1.2.1. Hệ thống xử lý giao dịch – TPS - Mục đích + TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện và/hoặc theo dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dịch). Nguồn Thu thập Xử lý và lƣu trữ Kho dữ liệu Đích Phân phát 5 + Hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch + Sử dụng ở cấp tác nghiệp + Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; dạt hiệu suất lớn hơn - Đặc điểm + TPS (xây dựng từ năm 50s) giúp nhà quản lý + Xử lý các giao dịch tự động VD: Xử lý đơn hàng + Truy vấn các thông tin liên quan tới các giao dịch đã được xử lý VD: Khách hàng X có bao nhiêu đơn đặt hàng? Giá trị là bao nhiêu? Khách hàng X có mua hàng trong tháng tới (có đơn đặt hàng chưa)? Danh sách các khách hàng 1.2.2. Hệ thống thông tin quản lý – MIS - Mục đích + Quản lý các thông tin phục vụ công tác lãnh đạo quản lý. + Hỗ trợ trực tiếp quá trình ra quyết định quản lý - Đặc điểm + Quản lý việc lưu trữ nguồn dữ liệu trong hệ thống + Hỗ trợ công cụ xử lý dữ liệu trực tiếp trên hệ thống. + Hỗ trợ việc tạo dữ liệu đầu ra (báo cáo) theo nhiều tiêu chí khác nhau và có khả năng tùy biến các tiêu chí. 1.2.3. Hệ hỗ trợ quyết định – DSS - Mục đích  DSS là sự kết hợp giữa tri thức của con người với khả năng của MT, cải thiện chất lượng QĐ, là 1 HT hỗ trợ dựa trên MT giúp cho những nhà QL giải quyết những vấn đề bán cấu trúc. 6  DSS là hệ hỗ trợ RQĐ cho các nhà QL về các vấn đề bán cấu trúc trong 1 hoàn cảnh nhất định / không thường xuyên.  HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tương tác cung cấp thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc - Đặc điểm của DSS + Linh hoạt (Flexible) + Tương tác giữa người và máy (interactive) + Không thay thế người RQÑ + Vòng đời ngắn + Mô phỏng theo sự thay đổi của thế giới thực + Tính đến hiện tại & dự báo + Chú ý đến kết quả giải quyết vấn đề + Người không chuyên vẫn có thể sử dụng 1.2.4. Hệ tự động văn phòng – OAS - Mục đích HTTT tự động hóa văn phòng là một hệ thống dựa trên máy tính nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ, và gửi thông báo, tin nhắn, tài liệu, và các dạng truyền tin khác giữa các cá nhân, các nhóm làm việc, và các tổ chức khác nhau 7 Đặc điểm: Ưu điểm • Truyền thông hiệu quả hơn • Truyền thông trong thời gian ngắn hơn • Giảm thời gian lặp lại các cuộc gọi, tránh khả năng người nhận chưa sẵn sàng nhận tin (SMS, Fax) • Loại bỏ việc thất lạc thư trong quá trình gửi Nhược điểm • Chi phí cho phần cứng khá lớn • Người sử dụng ít có khả năng quan sát vai trò của công việc • An toàn thông tin của doanh nghiệp bị đe dọa và thường nhận được những thông tin không mong muốn, gây gián đoạn công việc 8 1.2.5. Hệ thông tin hỗ trợ lãnh đạo – ESS Executive Support System - Mục đích Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược. Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) = một hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp - Đặc điểm  Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, Sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh  Giao tiếp cực kỳ thân thiện với NSD  Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO  Đáp ứng được phong cách RQĐ của từng nhà lãnh đạo  Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả  Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết  Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và TT quan trọng 9 1.2.6. Hệ chuyên gia – ES - Mục đích + ES là HT dựa trên máy tính (gồm phần cứng và phần mềm máy tính) giúp nhà QL giải quyết các vấn đề hoặc RQĐ tốt hơn. + ES là 1 nhánh của trí tuệ nhân tạo được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. VD: Chẩn đoán y học, thăm dò mìn, quản lý tài sản, lập kế hoạch công ty, tư vấn thuế, đặt giá thầu, + Một hệ thống sử dụng kiến thức cho các lĩnh vực ứng dụng và các thủ tục can thiệp để giải quyết các vấn đề mà thông thường phải yêu cầu tới các chuyên gia giải quyết � Kiến thức sâu trong một lĩnh vực hẹp � Thường sử dụng quy luật nếu-thì � Cơ sở dữ liệu chuyên gia - Đặc điểm của ES  Áp dụng kiến thức 1 lĩnh vực riêng biệt cho 1 hoàn cảnh hay 1 vấn đề không chắc chắn hay thiếu thông tin.  Đưa ra những giải pháp về hiệu quả và kết quả, như chẩn đoán 1 vấn đề, đánh giá 1 hoàn cảnh, cho lời khuyên,  Giải thích và lý giải các lời khuyên mà nó đưa ra.  Cung cấp thông tin thêm về lĩnh vực chuyên gia.  Nhận ra những hạn chế của mình trong lĩnh vực này và biết luôn những chuyên gia khác có thể cho lời khuyên.  Cải thiện kiến thức và chuyên môn nếu được “học” thêm bằng cách cho thêm kiến thức vào. 10 1.3.Thông tin và Quyết định trong hoạt động quản lý 1.3.1.Vai trò của thông tin đối với lãnh đạo, quản lý - Quản lý là một dạng tương tác đặc biệt của con người đối với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu trên cơ sở sử dụng các tài nguyên. Các tài nguyên bao gồm: con người, tri thức, tiền của, vật chất, năng lượng... - Quá trình quản lý được xác định như là một hệ thống các hành động định hướng theo mục tiêu như lập kế hoạch, tổ chức thực hiện kế hoạch, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch và ra quyết định. - Muốn có những quyết định có luận chứng khoa học, kịp thời cần có những thông tin đầy đủ, chính xác, chất lượng. Thông tin phục vụ các cán bộ lãnh đạo và quản lý phải được chọn lọc, khái quát, ngắn gọn, nhanh chóng và kịp thời cho việc ra quyết định chính xác đáp ứng yêu cầu thực tiễn của xã hội. - Có thể nói thực chất của của quá trình quản lý là quá trình xử lý thông tin của người lãnh đạo. Do đó thông tin là yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ một quá trình quản lý nào trong hệ thống tổ chức của xã hội. 11 1.3.2.Phân loại quyết định theo cấp quản lý - Quyết định cấp chiến lược - Quyết định cấp chiến thuật - Quyết định cấp tác nghiệp 1.3.3.Sự hỗ trợ của hệ thống thông tin đối với quyết định các cấp - Hỗ trợ cho việc ra các quyết định và giúp nhà quản lý thực hiện các chức năng của quản lý. - Hệ thống thông tin cung cấp các thông tin và dữ liệu cần thiết, giúp nhà quản lý lập kế hoạch, tổ chức nhân sự, thực hiện các chức năng chỉ đạo và kiểm tra các hoạt động của tổ chức. - Trang bị cho các nhà quản lý các phương pháp và kỹ thuật mới trong xử lý, phân tích và đánh giá. Vì vậy hệ thống thông tin trở thành một thành phần cơ bản của một tổ chức, giữ vai trò quan trọng trong thành công của hoạt động quản lý điều hành của một tổ chức. 1.4. Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý 1.4.1. Khái niệm thông tin quản lý 12 Thông tin quản lý là thông tin có các đặc tính sau: - Thông tin ở cấp quản lý chiến thuật và tác nghiệp + Các nhà quản lý chiến thuật và tác nghiệp đòi hỏi thông tin có tính chi tiết, những thông tin được quy định trớc, có tính định kỳ và với quy mô nhỏ, phản ánh tình trạng hiện tại của tổ chức. Trong nhiều trờng hợp, đó là những thông tin được rút ra từ các báo cáo định kỳ hoặc từ việc kiểm tra hàng ngày các hoạt động nội bộ của tổ chức. + Các thông tin tác nghiệp là những thông tin có cấu trúc, được sử dụng để quyết định những vấn đề diễn ra trong hoạt động hàng ngày của tổ chức. - Thông tin ở cấp quản lý chiến lược + Các thông tin mà cấp quản lý chiến lược yêu cầu là được dùng cho việc ra quyết định. + Đặc trưng của thông tin ở cấp quản lý chiến lược là chúng phải có tính tổng hợp, ít chi tiết, những thông tin có tính dự báo, có quy mô rộng và thường không được xác định trước. Đó là những thông tin không có cấu trúc. + Trong nhiều trờng hợp những thông tin này phải được trình bày dới dạng đặc biệt, những bảng số liệu mang tính so sánh, những biểu đồ nói lên tình trạng cơ bản và xu hướng phát triển của tổ chức. Thông tin chiến lược bao gồm những thông tin sinh ra từ nội bộ và cả những thông tin nhận được từ bên ngoài tổ chức. Các thông tin bên ngoài bao gồm các thông tin về các đối tác và về môi trờng hoạt động của tổ chức. Đó là những thông tin không thể thiếu đối với việc ra quyết định của nhà quản lý 1.4.2. Quản lý bằng hệ thống thông tin Khái niệm Là quá trình sử dụng công nghệ thông tin và mạng máy tính để tự động hóa hoàn toàn hoặc nhiều quá trình thông tin trong hoạt động quản lý. Đặc điểm 13 - Khả năng xử lý mạnh – tốc độ, khối lượng. - Tính chính xác cao - Vận hành trong không gian rộng - Truy vấn các quá trình xử lý nhanh và chính xác - Đáp ứng được tối ưu về thời gian thực. 1.4.3. Hệ thống thông tin quản lý 1.4.3.1. Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống thông tin cung cấp thông tin trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định và quản lý công việc trong tổ chức. Có ba loại chính: – Hệ thống thông tin báo cáo – Hệ thống hỗ trợ quyết định – Hệ thống thông tin điều hành 1.4.3.2. Chức năng của hệ thống thông tin quản lý Các chức năng của hệ thống thông tin quản lý được phân loại theo 3 phạm trù: - Cấp cao: hoạch định chính sách - Cấp giữa: Thiết kế và triển khai chiến lược - Cấp điều hành. Mặc dù thông tin được sử dụng để lập kế hoạch, điều hành, quản lý và đánh giá hoạt động ở tất cả các cấp nhưng nhu cầu thông tin lại khác nhau ở từng cấp, hơn nữa còn khác nhau do nhu cầu sử dụng thông tin. Nhu cầu thông tin khác nhau theo các mức của tháp phân cấp phục vụ, ví dụ: cấp xã cần thông tin chi tiết để quản lý trực tiếp đối tượng, trung ương để đánh giá việc thực hiện chương trình ở cấp quốc gia. 1.4.3.3. Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý Mỗi hệ thống thông tin quản lý đều có các đặc điểm chung như sau : – Cung cấp cho báo cáo cố định và chuẩn định dạng 14 – Tạo ra báo cáo dạng bản in ra giấy và bản điện tử – Sử dụng dữ liệu bên trong lưu trữ trong hệ thống máy tính – Cho phép ngƣời dùng phát triển báo cáo theo ý riêng – Đòi hỏi yêu cầu của người dùng cho việc phát triển báo cáo bởi nhân sự hệ thống 1.4.4. Các thành phần của hệ thống thông tin quản lý 1.4.4.1. Bộ phận nghiên cứu nhu cầu tin và phản hồi Nghiên cứu nhu cầu tin là điều kiện quan trọng, tiên quyết đối với bất kỳ hệ thống thông tin với qui mô, mức độ nào. Trong đó, bộ phận nghiên cứu nhu cầu tin và phản hồi có nhiệm vụ thực hiện khảo sát nhu cầu thông tin trước khi thiết lập hệ thông tin quản lý đó và trong quá trình triển khai cũng cần thực hiện thường xuyên và theo từng thời điểm nhất định sẽ tiến hành nghiên cứu toàn diện nhu cầu đối với hệ thống. Phương pháp bộ phận này sử dụng để thực hiện nhiệm vụ mang tính tổng hợp, một phần dựa trên nguồn thông tin phản hồi từ các thành viên của hệ thống; trên cơ sở đó bộ phận tiếp nhận và phản hồi các thành viên trong hệ thống theo mô hình tương tác. 1.4.4.2. Bộ phận đảm bảo nguồn tin Là bộ phận cấu thành của HTTTQL có nhiệm vụ đảm bảo nguồn thông tin ổn định cho hệ thống về cả phương diện kỹ thuật và nội dung. Nền tảng của HTTTQL là công nghệ thông tin và viễn thông vì vậy việc đảm bảo về mặt kỹ thuật của hệ thống thông tin để đảm bảo cung cấp 24/24. Tuy nhiên, bộ phận này còn phải đảm bảo cập nhật vào hệ thống nguồn nội dung thông tin theo cấu trúc của hệ thống. Thông tin quản lý có thể thu thập từ bên trong nội bộ của tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin nội bộ của tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, biên bản, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ,... 1.4.4.3. Bộ phận xử lý thông tin 15 Thành phần quan trọng cấu thành HTTTQL là nguồn tin, dữ liệu. Đó là yếu tố then chốt, quyết định đến chất lượng của HTTTQL, chất lượng đó phụ thuộc vào chất lượng xử lý thông tin. Bộ phận này có nhiệm vụ tiếp nhận các nguồn tin trên cơ sở thu thập được và xử lý nội dung thông tin để cập nhật, đưa vào hệ thống. 1.4.4.4. Bộ phận lƣu trữ và bảo quản thông tin Đối với HTTTQL, để đảm bảo nguồn tin được duy trì và hoạt động ổn định không những chỉ bị chi phối bởi các yếu tố xã hội mà còn phụ thuộc các yếu tố kỹ thuật. Bộ phận lưu trữ và bảo quản thông tin có nhiệm vụ thực hiện việc lưu trữ, sao lưu và phục hồi nguồn thông tin của hệ thống. CÂU HỎI CHƢƠNG 1 Câu 1: Trình bày các khái niệm: thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin. Câu 2: Phân tích những chức năng (mục đích) cơ bản của hệ thống xử lý giao dịch. Câu 3: Phân tích sự khác nhau giữa hệ thống tự động văn phòng với hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo. Câu 4: Phân tích vai trò của thông tin đối với lãnh đạo và quản lý. Câu 5: Trình bày các loại quyết định theo cấp quản lý. Phân tích vai trò của hệ thống thông tin hỗ trợ các cấp quản lý. Câu 6: Phân tích khái quát cấu trúc của hệ thống thông tin quản lý. CHƢƠNG 2 THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 16 2.1. Nguyên tắc thiết kế 2.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống thông tin Dựa trên việc phân loại hệ thống thông tin, ta xác định cho mục tiêu chung của HTTT, đồng thời xem xét ở góc độ qui mô xác định thêm mục tiêu cụ thể cho HTTT ta đang xây dựng. 2.1.2. Xác định công cụ thiết kế Công cụ thiết kế đó chính là các công cụ ”mềm”, dựa trên nền tảng nào? - Platform về HĐH Được phát triển trên nền công nghệ web vì vậy hệ điều hành cần sử dụng là hệ điều hành máy chủ: Windows Server hoặc Linux... - Công cụ về ngôn ngữ kịch bản Thành phần quan trọng để thực hiện ý tưởng phân tích, thiết kế theo yêu cầu của hệ thống thông tin quản lý, tùy từng trường hợp cụ thể sẽ lựa chọn ngôn ngữ kịch bản phù hợp cho yêu cầu, các ngôn ngữ phổ biến như: asp, asp.net, php, perl, java,... - Hệ Quản trị CSDL Quản trị cơ sở dữ liệu là thành phần linh hồn của hệ thống thông tin quản lý, tùy theo qui mô và năng lực hệ thống sẽ triển khai trên các nền tảng khác nhau như: MySQL, PostgreSQL, MSSQL, Oracle,... - Tiện ích web Đó là các chương trình hỗ trợ môi trường webserver, là thành phần quan trọng – là cơ sở để triển khai hệ thống thông tin trên môi trường này. Một số tiện ích tiêu biểu, phổ biến như: Apache, các họ apache Tomcat,... - Các công cụ bổ trợ khác: như banner, button,... 2.1.3. Phân quyền, phạm vi trong quản trị và khai thác 17 Phân quyền là vấn đề then chốt khi đưa vào sử dụng và quản trị HTTT, hiện nay công nghệ phân quyền trong hệ thống thông tin được sử dụng phổ biến trên thế giới là LDAP (Lightweight Directory Access Protocol) giao thức ứng dụng truy cập các cấu trúc thư mục được thiết kế dựa trên TCP/IP để xác nhận người dùng của HTTT. 2.2. Luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý 2.2.1. Đầu vào của hệ thống thông tin quản lý Những thông tin thu thập từ các nguồn bên trong và bên ngoài tổ chức đã được xử lý sơ bộ trong quá trình thu thập. 2.2.2. Đầu ra của hệ thống thông tin quản lý Các thông tin đã được phân tích, tổng hợp, xử lý và trở thành căn cứ để ra quyết định – thậm chí có vai trò điều chỉnh hoạt động của bộ phận hoặc hoàn toàn hệ thống tổ chức. 2.3. Cấu trúc dữ liệu và cơ sở dữ liệu 2.3.1. Cấu trúc dữ liệu Cấu trúc dữ liệu là một cách lưu dữ liệu trong máy tính sao cho nó có thể được sử dụng một cách hiệu quả - Tuyến tính - Đồ thị - Cây 2.3.2. Cấu trúc cơ sở dữ liệu - Trường dữ liệu - Biểu ghi - Tệp - CSDL - NHDL 18 2.4. Thiết kế mô hình 2.4.1. Thiết kế cấu trúc hệ thống Thiết kế các cấp độ theo yêu cầu của quá trình phân tích hệ thống, thực chất là việc xác định các tầng làm việc với hệ thống thông tin quản lý mà đang tiến hành thực hiện. Ngoài ra, trong nội dung này cũng yêu cầu thiết kế bố cục của giao diện từng thành phần trong hệ thống (thiết kế outline). 2.4.2. Thiết kế các thành phần giao diện Thiết kế banner: Thiết kế button: Thiết kế các thành phần khác theo yêu cầu của quá trình phân tích 2.4.3. Thiết kế cơ sở dữ liệu và quan hệ dữ liệu Thiết kế các bảng (table) chứa các dữ liệu theo từng module theo phân tích hệ thống. Trên cơ sở các bảng đó, xác định các thuộc tính khóa để thiết kế mối quan hệ giữa các bảng với nhau, tạo mối liên kết để thực hiện chức năng của hệ thống thông tin quản lý đang thiết kế. Cho dù thiết kế hệ thống thông tin quản lý phức tạp hay đơn giản, quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu gồm 3 quan hệ sau: 1-1 1-n n-n CÂU HỎI CHƢƠNG 2 Câu 1: Phân tích các nguyên tắc thiết kế hệ thống thông tin quản lý. Câu 2: Phân biệt cấu trúc dữ liệu và cấu trúc cơ sở dữ liệu. Câu 3: Vẽ sơ đồ và phân tích luồng dữ liệu trong hệ thống thông tin quản lý. Bài tập: Thiết kế mô hình thông tin quản lý theo 1 chủ đề tự chọn. 19 CHƢƠNG 3 XÂY DỰNG VÀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1. Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 3.1.1. Hiệu quả Khi xây dựng hệ thống thông tin, yêu cầu đầu tiên là phải thực hiện nguyên tắc tính hiệu quả của hệ thống thông tin mang lại trên cơ sở phân tích từ thực tiễn và hệ thống sẽ can thiệp vào những quá trình, qui trình nào để giải quyết tốt nhất những công việc đó. 3.1.2. Tiếp cận hệ thống Là một tổ chức thông tin có tính phức tạp và logic cao vì vậy cần thiết tiếp cận theo phương pháp hệ thống 3.1.3. Lãnh đạo cao nhất Đây là nguyên tắc cho phép quản trị hệ thống và chịu trách nhiệm đối với nội dung của hệ thống thông tin quản lý cung cấp. 3.1.4. Tự động hóa chuyển giao thông tin Chuyển giao thông tin được thực hiện tự động thông qua hệ thống, với các kênh chính thức được thiết lập khi thiết kế hệ thống, các thông tin cụ thể sẽ được chuyển giao tương tác theo ý thiết kế của nhà quản trị hệ thống thông tin. 3.2. Các bƣớc xây dựng hệ thống thông tin quản lý 3.2.1. Khảo sát, xác định nhu cầu tin Bước đầu tiên, đóng vai trò quyết định đến hình thái hệ thống thông tin quản lý, vì hệ thống thông tin quản lý được xây dựng trên căn cứ nhu cầu tin của một nhóm các thành viên nào đó. Vì vậy việc khảo sát, xác định đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của 1 hệ thống thông tin. 3.2.2. Thiết lập mạng lưới thu thập thông tin Thiết lập mạng lưới có nhiều phương pháp khác nhau như: - Giao lưu chuyên môn hoặc các hoạt động khác như: hội thảo, tọa đàm, 20 - Thông qua các hình thức hiện đại. 3.2.3. Phân tích hệ thống thiết kế mô hình thực thể - quan hệ Trên cơ sở phân tích, xác định nhu cầu, tiến hành mô phỏng, mô hình hóa theo mục tiêu ban đầu, trong đó xác định rõ mối quan hệ giữa các thành phần trong hệ thống. 3.2.4. Lựa chọn công nghệ web Ngày nay, phá triển trên nền công nghệ web 2.0; tuy nhiên hầu hết các chương trình hỗ trợ webserver đều cập nhật thường xuyên vì vậy, cần thiết phải lựa chọn công nghệ web nào cho phù hơp, ví dụ host cung cấp như thế nào, thiết lập ra sao, 3.2.5. Thực nghiệm hệ thống và đánh giá 3.2.6. Vận hành và bảo trì hệ thống 3.3. Xây dựng mạng lƣới trao đổi thông tin quản lý 3.3.1. Hệ thống thông tin quản lý dựa trên môi trường Intranet Nhằm cung cấp cho các thành viên trong 1 đơn vị tổ chức nào đó sử dụng hệ thống, phạm vi phổ biến hẹp hơn về phương diện địa lý. 3.3.2. Hệ thống thông tin quản lý dựa trên môi trường Extranet Tương tự như trên, nhưng hệ thống đã được đưa vào sử dụng trên môi trường Internet. 3.3.3. Tiêu chí đánh giá mạng lưới - Tính phổ biến - Số lượng thành viên - Năng lực hỗ trợ. 3.4. Phƣơng pháp thu thập thông tin 3.4.1. Thu thập theo phương thức tương tác Phương pháp này được triển khai theo hình thức mọi thành viên tham gia vào hệ thống thông tin quản lý có quyền đưa các thông tin trực tiếp lên hệ thống. Trên 21 cơ sở đó, quản trị viên sẽ tiếp nhận và kiểm soát lại thông tin để đảm bảo không có sự cố khi đưa thông tin đó vào hệ thống. 3.4.2. Số hóa nguồn thông tin nội sinh Có nhiều phương thức thực hiện như: sử dụng máy scan hoặc sử dụng máy số hóa chuyên nghiệp. Tuy nhiên, đều diễn ra 3 bước chung: - Quét ảnh tài liệu - Nhận dạng ký tự quang học chuẩn, biên mục về hình thức, chuyển đổi định dạng tài liệu điện tử. - Đưa lên hệ thống. 3.4.3. Thu thập từ các nguồn ngoài Được thực hiện theo 2 phương pháp: - Liên kết trực tiếp đến các nguồn ngoài (out-sourcing). - Thu thập rồi về xử lý. 3.5. Tìm kiếm thông tin 3.5.1. Khái niệm - Tìm tin là quá trình so sánh những yếu tố đặc trưng của yêu cầu với những yếu tố đặc trưng của thông tin nằm trong hệ thống, nhằm xác định sự tương hợp về nội dung, ý nghĩa của các dữ liệu được so sánh và lựa chọn các tài liệu nhằm đáp ứng yêu cầu 3.5.2. Mô phỏng hóa quá trình tìm kiếm [A,B,,H,,O,P,W,X,Y,Z] BiỂU THỨC TÌM TIN Đơn thức tìm 1 Đơn thức tìm 2, Đơn thức tìm n ĐƠN THỨC TÌM - THUẬT NGỮ được đánh chỉ mục (Indexed), ví dụ: - TỪ KHÓA - CỤM TỪ ĐÕN NGHĨA 22 - TỪ VIẾT TẮT, 3.5.3. Các phương thức tổ chức thành phần tìm kiếm 3.5.3.1. Thành phần tìm kiếm nằm trong đối tượng thông tin (siêu dữ liệu, mục lục sách,) 3.5.3.2. Thành phần tìm kiếm nằm độc lập với đối tượng thông tin (thư mục, mục lục phiếu, opac,) 3.5.4. Một số dạng tìm kiếm cơ bản - Tìm kiếm cơ bản - Tìm kiếm nâng cao - Tìm trực quan và tìm từ khóa đám mây 3.5.5. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả tìm tin - Mức độ bao quát nguồn tin - Khả năng linh hoạt trong viết biểu thức tìm - Tốc độ tìm 3.6. Quản trị hệ thống thông tin quản lý 3.6.1. Yêu cầu về quản trị - Đảm bảo dễ thực hiện - Qui trình quản trị khép kín, đảm bảo liên thông ngang/dọc. - Có chế độ phục hồi sao lưu phục hồi tự động. 3.6.2. Sao lưu dữ liệu hệ thống (backup) - Thực hiện thủ công - Thực hiện tự động. CÂU HỎI CHƢƠNG 3 Câu 1: Phân tích nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Câu 2: Trình bày các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý. Câu 3: So sánh mạng lưới trao đổi thông tin giữa Intranet và Extranet. Câu 4: Phân tích các tiêu chí đánh giá mạng lưới. 23 Câu 5: Phân tích khái quát vấn đề tìm kiếm thông tin trong hệ thống thông tin. Trình bày các tiêu chí đánh giá hiệu quả tìm tin. HIỆU TRƯỞNG PHÊ DUYỆT KHOA, TRUNG TÂM TỔ BỘ MÔN NHÓM/NGƯỜI BIÊN SOẠN