Hệ thống mục lục I

HỆ THỐNG MỤC LỤC I CHƯƠNG I: CÁC CƠ SỞ HỆ THỐNG CHUNG VỀ HỆ THỐNG MỤC LỤC I.Ý nghĩa công dụng của hệ thống mục lục(HTML) 1.Khái niệm: HTML bắt nguồn từ chữ Katalogos Catalog đó chính là các danh sách liệt kê tất cả tài liệu có trong thư viện Ngày nay MLTV coi là một công cụ để phản ánh toàn bộ nội dung vốn tài liệu của thư viện, nó như người chỉ đường, như chiếc chìa khóa để giúp bạn đọc mở các kho thư viện.Người ta còn gọi HTML chính là môi giới trung gian giữa người đọc và kho sách hay còn gọi là chiếc cầu nối để người đọc nắm vững nội dung thành phần kho sách. 2.Công dụng HTML thư viện là công cụ hợp lí hóa công tác bạn đọc, quy trình cho mượn sách. HTML trả lời cho bạn đọc các câu hỏi về tên sách, tác giả, nội dung.. 3.Ý nghĩa HTML giúp ta nắm được thành phần cơ cấu kho như: -HTML giúp cho công tác biên soạn thư mục -Thông qua HTML người cán bộ thư viện hướng dẫn việc đọc cho người đọc -HTML giúp cho chỉnh lí kho sách (bổ sung kho sách theo tỉ lệ thích hợp) II.Các hình thức mục lục 1.Mục lục tờ rời Mục lục tờ rời dễ làm, dễ sử dụng thường áp dụng cho các thư viện nhỏ. Khuyết điểm: dễ rách, hư hỏng, thứ tự sắp xếp không đảm bảo. 2.Mục lục phích Sắp xếp logic, trật tự, đẹp mắt( kích thước bằng nhau) dễ dàng cập nhật Khuyết điểm: Tốn thời gian, dễ mất, dễ hư hỏng, dễ rách, dễ dàng bị bạn đọc giấu phiếu.Khi cần tra cứu phải đến thư viện để tra cứu. 3.Mục lục in thành sách Chỉ sử dụng cho những kho sách không phát triển, mục lục liên hợp như mục lục liên hợp sách các thư viện phía nam. -Ưu điểm: ổn định, tiện lợi, có thể tra tìm bất cứ lúc nào và có thể mang đibất cứ nơi đâu. -Nhược điểm:Không cập nhật được dễ bị thất lạc. 4.Mục lục trên máy Ưu điểm:cho phép chúng ta tìm tin trong một thời gian ngắn, lưu giữ nhiều biểu ghi, dễ cập nhật, xử lí một lần để sử dụng cho nhiều hình thức khác nhau, sử dụng nhiều lần. Đó là loại mục lục có thể chia sẻ nguồn lực một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất, có quyền sử dụng bất cứ nơi đâu. Nhược điểm: Giá thành cao, cán bộ thư viện phải có trình độ nghiệp vụ, có thể bị mất dữ liệu do virus, nguồn điện năng, trong thời gian nhất định phải thay máy. 5.Mục lục thiếu nhi Là giải quyết tính trực quan sinh động của trẻ có nghĩa là phải được tổ chức, xây dựng đẹp mắt thường xuyên thay đổi, ******* Các loại mục lục thiếu thường được tổ chức là mục lục tranh treo, tranh vẽ.Trong các mục lục này người ta thường tái hiện bìa sách hay tái hiện các nhân vật chính trong tác phẩm và trình bày trên những phiếu có kích thước lớn. Mục lục album: Mục lục này thể hiện như tranh treo, tranh vẽ nhưng trình bày dưới hình thức quyển album. Mục lục bình phong Mục lục quay. III.Các loại hình thức mục lục có nhiều loại hình căn cứ để phân chia: 1.Căn cứ theo nội dung tài liệu -Mục lục phân loại: là loại mục lục trong đó các tài liệu dược giới thiệu theo trật tự logic của một khung phân loại nhất định mà thư viện đang sử dụng. -Mục lục chủ đề: là loại mục lục trong đó tài liệu được giới thiệu theo thứ tự chữ cái của các chủ đề không phân biệt chủ đề đơn hay chủ đề phức. 2.Căn cứ theo hình thức -Mục lục chữ cái:là loại mục lục trong đó tài liệu được giới thiệu theo thứ tự chữ cái hay tên nhan đề. Thông thường người ta tổ chức thành hai bộ phận: Mục lục chữ cái tác giả, mục lục tên sách. -Các loại mục lục khác: +Mục lục theo ngôn ngữ: là môn loại tiếng Việt, tiếng Anh, tiếng Pháp...Môn loại ngôn ngữ không tồn tại một cách độc lập mà thường kết hợp với các dấu hiệu phân chia khác. Ví dụ: Kết hợp với mục lục chữ cái chúng ta có mục lục chữ cái tiếng Việt, tiếng Anh... +Mục lục thời gian: ta không tổ chức theo dấu hiệu thời gian một cách độc lập mà thường được tổ chức chung với các mục lục khác như mục lục địa chí. Ngoài ra mục lục này được sử dụng phổ biến ở các NXB, nhà sách +Mục lục địa dư( mục lục địa lí): mục lục thường áp dụng trong các tổ chức hành chính như cơ quan hành chính sự nghiệp, thư viện địa chất +Mục lục xuất bản:căn cứ theo đối tượng sử dụng +Mục lục đọc giả là loại mục lục được dành cho bạn độc sử dụng và chúng được đặt trong các phòng phục vụ +Mục lục công vụ: dành cho CBTV sử dụng, mục lục này được đặt trong phòng nghiệp vụ, phòng giám đốc. 3.Căn cứ trên các cơ sở khác -Mục lục liên hợp: là loại mục lục phản ánh vốn tài liệu của nhiều thư viện. -Mục lục vị trí( mục lục bày giá) đó là loại mục lục được tổ chức đối với các kho tài liệu xếp theo mục lục chữ cái, mỗi một tài liệu trên giá thì có một phích trong mục lục. Như vậy đối với một nhan đề có nhiều bản sách thì mỗi bản mang một số đăng kí cá biệt (ĐKCB) khác nhau, chính số ĐKCB này được phản ánh trong mỗi tờ phích trong mục lục bày giá.Mục lục này được sử dụng vào mục đích duy nhất là kiểm kê kho sách. -Mục lục địa chí là mục lục phản ánh vốn tài liệu địa phương, thông thường được triển khai ở các thư viện tỉnh, thành phố. Trong đó bao gồm các tài liệu về nguôn tài liệu khoáng sản, thế mạnh yếu của địa phương...các nhân vật địa phương còn gọi là nhân vật địa chí kể cả nhân vật phản diện. CHƯƠNG II.MỤC LỤC TRUYỀN THỐNG BÀI 2 MỤC LỤC CHỮ CÁI I.Ý nghĩa và công dụng mục lục chữ cái Phản ánh kho sách theo tên tác giả hay tên sách Trật tự chữ cái được sắp xếp trong mục lục tùy thuộc vào thứ tự, mẫu tự của từng loại ngôn ngữ khác nhau. Công dụng của mục lục chữ cái giải quyết những yêu cầu tìm tin cụ thể một tên sách hay tên tác giả. Một bộ phận mục lục chữ cái : xếp lẫn lộn tên sách và tên tác giả. Hai bộ phận mục lục chữ cái: Mục lục chữ cái tác giả, mục lục chữ cái tên sách Mục lục chữ cái không tồn tại độc lập một mình mà thường được tổ chức song song với mục lục phân loại hay mục lục chủ đề. II.Cơ cấu thành phần trong mục lục chữ cái 1.Cấu tạo -Phích chính( phích bắt buộc): là phích mô tả chính đối với tất cả các phích.Nội dung của phích chính bao gồm các yếu tố mô tả đầy đủ của tài liệu và các kí hiệu cần thiết. -Phích bổ sung: đây là phích mô tả khác phích chính, được sử dụng để hỗ trợ cho mô tả chính: tác giả thứ hai, tác giả thứ ba, tên sách, tác giả tham gia dịch, hiệu đính, bổ sung cho nhân vật... -Phích tiêu đề( phích nhô): 30-50 phích có một phích nhô, người ta có thể lên tới 75 phích. +Nhô giữa: Ghi chữ cái A,B... +Nhô trái: AC, AN +Nhô phải: tên tác giả nổi tiếng. Được sử dụng ngăn cách và giới thiệu thứ tự chữ cái trong mục lục để giúp bạ đọc dễ dàng tìm kiếm tài liệu. -Phích hướng dẫn chỉ chỗ: chỉ sử dụng cho loại sách có nhiều tên sách khác nhau, tác giả có nhiều bút danh, thay đổi tác giả tạp thể. -Phích ngăn được sử dụng khác màu với phích mô tả, , dùng để ngăn cách giữa các ngôn ngữ khác nhau trong mục lục. 2.Phương pháp sắp xếp phích trong mục lục chữ cái (tài liệu kèm theo) III. Chỉnh lí mục lục 1.Hình thức chỉnh lí -Chỉnh lí thường xuyên: diễn ra hằng ngày khi người cán bộ thư viện xếp phích vào HTML hay cập nhật biểu ghi vào CSDL và cũng được diễn ra khi hướng dẫn bạn đọc sử dụng HTML. Công việc chỉnh lí thường xuyên không đòi hỏi kinh phí, thời gian của người CBTV. -Chỉnh lí định kì: Là chỉnh lí lớn thường kết hợp với công tác kiểm kê. Khi có thiên tai, hỏa hoạn, động đất.... Khi thay đổi khung phân loại, thay đổi thủ thư, dời thư viện, côn trùng phá hoại... 2.Nội dung chỉnh lí -Mở tiêu đề mới. -Thay phích rách, bẩn hay hư thì thay bằng tờ phích khác. -Khi phát hiện mô tả sai thay phích mô tả. -Mô tả theo phích bổ sung nếu HTML thiếu. -Nếu phích hướng dẫn chỉ chỗ:******* IV.Mục lục chữ cái công vụ -Mục lục chữ cái công vụ dành cho CBTV sử dụng. -Phản ánh vốn tài liệu của thư viện( kể cả tài liệu tốt lẫn xấu) -Trong mục lục công vụ chỉ có phích mô tả chính và được xếp theo mục lục chữ cái. -Trong mỗi thư viện chỉ có duy nhất một mục lục công vụ. -Đặt ở phòng dịch vụ hay phòng giám đốc. -Trong phích mục lục công vụ ngoài các yếu tố mô tả chính, các kí hiệu mô tả cần thiết , trên phích còn mô tả tất cả các phích cần phải lập*****.Số cá biệt của tất cả các cuốn sách ở từng kho để giúp cho CBTV trong quá trình phục vụ nắm được số sách còn hay mất của thư viện. *Những điểm khác nhau giữa mục lục chữ cái và mục lục công vụ: Mục lục chữ cái Mục lục công vụ Đối tượng sử dụng Bạn đọc Cán bộ thư viện Cơ cấu Phích chính, phích bổ sung,... Chỉ có phích chính Sắp xếp -Căn cứ vào dòng tiêu đề -Sách tái bản xếp ngược thời gian -Xếp theo thứ tự tên sách -Xếp theo thời gian Vị trí Phòng phục vụ Phòng nghiệp vụ Yêu cầu Không yêu cầu Yêu cầu ghi rõ tất cả các số đăng kí cá biệt ở các kho BÀI 3 MỤC LỤC PHÂN LOẠI (MLPL) I.Định nghĩa phân loại 1.Định nghĩa MLPL là loại mục lục phản ánh khía cạnh nội dung của kho sách hay vốn tài liệu của thư viện trong đó các phích được sắp xếp theo trật tự logic giống như mục lục phân loại hiện hành. Trong mỗi mục lục giông nhau môn loại người ta sắp xếp theo mục lục chữ cái tên sách. Trong mỗi mục lục giống nhau môn loại người ta sắp xếp theo mục kucj chữ cái tên sách. 2.Công dụng Làm môi giới trung gian để giới thiệu kho sách theo khía cạnh nội dung giúp bạn đọc tìm tin theo khía cạnh nội dung. Mục lục phân loại giúp trả lời trực tiếp về vấn đề, về chuyên đề, về môn loại. Giúp cho CBTV nắm vững thành phần kho sách để lên kế hoạch bổ sung và điều chỉnh kho sách tốt hơn. Tích cực trong phục vụ bạn đọc. Hỗ trợ kho công tác trưng bày triển lãm sách trong công tác thư viện. Mục lục phân loại giúp cho công tá biên soạn thư mục. II.Cơ cấu thành phần mục lục phân loại 1.Phích chính 2.Phích môn loại kế tiếp (phích bổ sung môn loại): phích này chỉ áp dụng khi thuw viện sử dụng khung phân loại 19 dãy, BBK, UDC, không sử dụng cho khung phân loại ĐC.Phích này được trình bày khi tài liệu có từ 2 môn loại trở lên giông như phích chính chỉ khác nhau ở kí hiệu xếp mục lục. 3.Phích tiêu đề:là phích nhô được sử dụng để giới thiệu các mục giới thiệu trong mục lục và ngăn cách để cho bạn đọc tìm tài liệu nhanh. +Hình thức có 3 loại: *Phích nhô giữa: giới thiệu các ***/dãy cơ bản trong khung phân loại. *Phích nhô trái: để ghi các phần nhô thông tin *Phích nhô phải: để chia thông tin của phần nhô trái Các hình thức này lần lược thể hiện bằn phích tiêu đề cấp 1, 2, 3, 4, ... Trong phích tiêu đề cấp 1 giới thiệu các mục chia, cấp 2. Trong phích tiêu đề cấp 2 giới thiệu các mục chia cấp 3. Từ phích tiêu đề caaps 4 chúng ta được toàn quyền sử dụng phích nhô trái phải tùy ý. -Phích têu đề phụ. -Các phích tiêu đề đặc biệt. 4.Phích hướng dẫn chỉ chỗ. Trong mục lục phân loại phích tiêu đề chỉ phản ánh quan hệ phụ thuộc giữa các môn loại mà không chỉ ra được mối quan hệ qua lại của một số ngành khoa học riêng biệt hay một số đề tài khác nhau trong một số ngành khác nhau, do đó ta phải sử dụng phiếu hướng dẫn chỉ chỗ. Trong mục lục phân loại có 3 loại: -Phích hướng dẫn chung: chỉ cho độc giả thấy cơ cấu chung của khung phân loại đối với việc sắp xếp của một số dạng tài liệu, chỉ cho bạn đọc thấy rõ cấu trúc của khung phân loại cho phép xếp những loại tài liệu gì. 026 Thư viện cơ quan lưu trữ trung tâm thông tin chuyên ngành và chuyên đề cụ thể Xếp vào đây tổ chức thông tin và bộ phận thư viện, tác phẩm, tổng hợp về thư viện chuyên khoa. Vì thư viện chuyên khoa không phụ thuộc vào các ngành và chủ đề cụ thể.Ví dụ: Thư viện bảo tàng tổng hợp, thư viện tổng hợp trong các tòa soạn báo.Xem 20796 Phích hướng dẫn qua lại áp dụng cho các mục liên quanvoiws nhau .Phích này chỉ cho độc giả tài liệu mình cần tìm có ở nhiều nơi, giúp cho bạn đọc mở rộng phạm vi tra cứu. Phích chỉ chỗ đi ( Phích hướng dẫn qua lại): hướng dẫn cho bạn đọc những tài liệu nội dung có thể có ở cả 2 mục (môn loại) nhưng trong khung phân loại nó chỉ được xếp một mục mà thôi. Ví dụ: 553.8 Đá quý Kim cương công nghiệp 572.8 5.Phích ngăn Dùng để ngăn cách các ngôn ngữ khác nhau ( tiếng Việt, tiếng dân tộc, tiếng nước ngoài) III.Phương pháp sắp xếp phích trong mục lục phân loại (mục lục môn loại) Phích trong mục lục phân loại đươc xếp theo trật tự các môn loại tri thức y như trật tự logic của khung phân loại từ tổng quát đến chi tiết, tùy vào số lượng tài liệu có nhiều hay ít. Trong mỗi môn loại giống nhau người ta lại xếp theo trật tự chữ cái được mã hóa( từ năm 1992 đến nay mã hóa theo tên sách). *Trong hệ thống thư viện trường học phải chú ý thống nhất mã hóa tên sách hay tên tác giả để sắp xếp trong hệ thống mục lục. *Trong viecj mã hóa tên sách thuận lợi cho việc xếp giá, xếp sách trên kệ đơn giản xếp mục lục phân loại rộng hơn, chi tiết hơn. IV.Mục lục vị trí Đây là loại mục lục đối với các kho tài liệu xếp theo môn loại. Mỗi một tài liệu trên giá là một phích trong mục lục.Như vậy đối với một tài liệu có nhiều bản thì mỗi bản có một số đăng kí cá biệt khác nhau.Chính số ĐKCB này được phản ánh trong mỗi tờ phích ở mục lục vị trí. Mục lục này được sử dụng vào mục đích duy nhất đó là kiểm kê kho sách. *Sự khác nhau giữa mục lục vị trí và mục lục phân loại: BÀI 4: MỤC LỤC CHỦ ĐỀ (MLCĐ) I.Ý nghĩa công dụng 1.Khái niệm MLCĐ là loại mục lục trong đócác phích mô tả tài liệu được xếp theo trật tự chữ cái của đề mục chủ đề không phân biệt chủ đề đơn hay chủ đề phức.Việc tra tìm tài liệu trong MLCĐ được tổ chức dưới dạng hộp phích chuyên đề. 2.Công dụng: MLCĐ có khả năng phản ánh nội dung của vốn tài liệu trong thư viện giúp cho người dùng tin có thể tra cứu tài liệu theo các vấn đề mà họ quan tâm. II.Cơ cấu của MLCĐ Phích mô tả trong MLCĐ được sắp xếp theo trật tự chữ cái của đề mục chủ đề.Ví dụ: Sách về phong tục Việt Nam sẽ được xác định chủ đề là phong tục Việt Nam. Phích mô tả của tài liệu này sẽ được xếp vào sau phiếu tiêu đề “Phong tục”. Phích chính cũng được mô tả với các chi tiết đầy đủ như các phích trong mục lục chữ cái dưới khoảng mô tả liệt kê các chủ đề của tài liệu không lập phích bổ sung cho các chủ đề.Muốn xếp phích mô tả tài liệu đó vào ô nào trong mục lục chủ, có thể ghi chủ đề đó lên dòng đầu của phích. VĂN HỌC VIỆT NAM Nguyễn Đức Hiền Sao khuê lấp lánh=La Sintillante éloile Khue: tiểu thuyết lịch sử/ Nguyễn Đức Hiền; Nguyễn Mạnh Hào dịch; Lê Thanh Đức phụ bản.- Hà Nội: Giáo dục, 1992 390tr.; 21cm Sách song ngữ Việt-Pháp VV/1993: 1234, 1235, 1318, 1319 ITs: II.La Sintillante estloile Khue III. Nguyễn Mạnh Hào dịch IV.Lê Thanh Đức 1.Nguyễn Trãi 2.VĂN HỌC VIỆT NAM *Nếu “VĂN HỌC VIỆT NAM” ở trên không ghi thì phải gạch dưới “2.VĂN HỌC VIỆT NAM” Phích chính phụ đề là phích chính nhưng được cấu tạo thêm để diễn đạt thêm các phụ đề.Khi tài liệu có cùng chủ đề chính ngưng có nhiều phụ đề khác nhau thì có bấy nhiêu phích chính phụ đề. 2.Phích tiêu đề: nhô giữa, nhô trái, nhô phải trình bày theo trật tự chữ cái hay trật tự chữ cái các chủ đề. 3.Phích chỉ chỗ hướng dẫn -Chỉ chỗ “Xem” chỉ từ chủ đề không thông dụng sang một chủ đề thông dụng -Tác giả có nhiều bút danh, biệt hiệu. Ví dụ: “Nguyễn Ái Quốc” xem “Hồ Chí Minh” -Chủ đề thay đổi vị trí. Ví dụ: “Tôn giáo và khoa học” xem “Khoa học và tôn giáo” -Các từ viết tắt. Ví dụ: “XUNHAXABA” xem “Tổng công ty xuất nhập khẩu sách báo”. 4.Phích ngăn: để ngăn cách những ngôn ngữ khác nhau hay sử dụng phích ngăn giữa các chủ đề mà ta chưa kịp mở phích chủ đề. III.Phương pháp xếp phích trong mục lục chủ đề -Quy tắc chung là sắp xếp theo trật tự chữ cái các chủ đề, không phân biệt chủ đề đơn hay chủ đề phức. -Trong từng chủ đề giống nhau xếp theo từng chữ cái của phụ đề. Ngoài ra người ta còn sắp xếp các phụ đề như sau: phụ đề nội dung, phụ đề địa lí, phụ đề hình thức.Ví dụ: “Phân vùng kinh tế nông nghiệp Việt Nam trước cách mạng tháng 8”à “kinh tế nông nghiệp, phân vùng-Việt Nam, Cách mạng tháng 8”. BÀI 5 CHỈNH LÍ, BẢO QUẢN HỆ THỐNG MỤC LỤC TRUYỀN THỐNG *Hệ thống mục lục truyền thống gồm có:Mục lục chữ cái, Mục lục phân loại, Mục lục chủ đề I.Chỉnh lí 1.Hình thức chỉnh lí -Chỉnh lí thường xuyên diễn ra trong quá trình phục vụ bạn đọc hàng ngày.Khi CBTV phát hiện sai sót trong mục lục họ sẽ chỉnh lí ngay những sai sót đó nhưng những sai sot quá lớn không chỉnh ngay được thì người ta ghi ngay vào nhật kí thư viện để đưa vào chỉnh lí định kì. -Chỉnh lí định kì là loại chỉnh lí thường diễn ra với kì hạn kiểm kê kho của thư viện. Chỉnh lí định kì diễn ra hàng năm đối với những thư viện dưới 10 ngàn bản sách. Chỉnh lí định kì diễn ra 2 năm đối với những kho sách trên 10 ngàn bản sách. Chỉnh lí định kì diễn ra từ 3-5 năm đối với những kho sách trên 50 ngàn bản sách. Chỉnh lí định kì yêu cầu phải tập trung lực lượng cán bộ, phải có kế hoạch dự trù kinh phí, thời gian, tiến hành, nội dung cần chỉnh lí.Kế hoạch này phải được thủ trưởng phê duyệt, đôi khi phải đóng cửa thư viện để tiến hành chỉnh lí định kì. -Chỉnh lí đột xuất là những loại chỉnh lí thường xảy ra khi thư viện thay đổi giám đốc, thay đổi thủ kho, hỏa hoạn, kho thư viện bị ăn trộm, thiên tai, lũ lụt, mối mọt. 2.Nội dung chỉnh lí -Thay các phích rách nát, cũ bẩn, bổ sung thêm phích thiếu, rút phích ra khỏi mục lục khi tài liệu đã bị mất. Khi phát hiện kí hiệu phân loại sai, mô tả định chủ đè sai. -Chỉnh lí khi: +Thay đổi khung phân loại: từ khung 19 dãy sang khung DDC +Thay đổi quy tắc mô tả: Từ năm 1954-1976: quy tắc mô tả truyền thống; Năm 1998 sử dụng quy tắc mô tả ISBD; Năm 2000 sử dụng quy tắc AACR2. +Thay đổi các chủ đề cho phù hợp với tình hình quốc tế. Ví dụ: Đế quốc MĩàQuan hệ Mĩ. 3.Bảo quản hệ thống mục lục truyền thống. -Phương pháp trình bày mục lục: Mục lục phải thể hiện sắp xếp trình tự trình bày một cách thẩm mĩ và tạo được sự sử dụng dàng nhất.Bên cạnh hệ thống mục lục phải có bản hướng dẫn sử dụng mục lục. -Trong giai đoạn hiện nay khi các thư viện tiến hành mục lục tự động hóa người ta tổ chức các lớp tập huấn để hướng dẫn bạn đọc sử dụng mục lục (đào tạo người dùng tin). -Lập sơ yếu lí lịch cho mục lục có nghĩa là: +Thư viện đã mở ra tiêu đề đến cách chia thứ mấy ở các môn loại trong mục lục phân loại. +Trong mục lục chữ cái sau mỗi tiêu đề chữ cái số lượng phích được lập là bao nhiêu. HỆ THỐNG MỤC LỤC II KHÁI QUÁT VÀ HỆ THỐNG LƯU TRỮ THÔNG TIN I.Khái niệm, chức năng hệ thống lưu trữ thông tin 1.Khái niệm hệ thống lưu trữ thông tin -Vị trí hệ thống lưu trữ thông tin trong dây chuyền thông tin tư liệu: LƯU TRỮ THÔNG TIN PHỔ BIẾN THÔNG TIN BỔ SUNG TÀI LIỆU XỬ LÍ KĨ THUẬT Xử lí nội dung: phân loại tài liệu, định chủ đề, từ khóa, tóm tắt dẫn giải, tổng luận Xử lí hình thức:thủ công (mô tả tài liệu hay mục lục truyền thống và mục lục trực tuyến) Hệ thống lưu trữ thông tin có mối quan hệ chặt chẽ với tất cả các công đoạn khác trong dây chuyền thông tin tài liệu thư viện (bổ sung, xử lí, lưu trữ, phổ biến thông tin). -Lưu trữ thông tin là quá trình cập nhật dữ liệu vào bộ máy tra cứu tin, tức là hệ thống lưu trữ thông tin gồm hệ thống mục lục cơ sở dữ liệu...để lưu trữ tạm thời hay lâu dài và cho phép người sử dụng truy cập nhằm tìm kiếm thông tin cần thiết. 2.Chức năng, nhiệm vụ của hệ thống lưu trữ thông tin -Chức năng thông tin và tìm tin -Chức năng quản lí vốn tài liệu và các nguồn tin. -Chức năng lưu trữ, khai thác vốn tài liệu. II. Nguyên tắc tổ chức, xây dựng hệ thống lưu trữ thông tin 1.Nguyên tắc chung -Tổ chức lưu trữ thông tin theo các đặc trưng hình thức của tài liệu( tên tác giả, tên nhan đề, nhan đề song song, nhan đề khác của tài liệu,nhan đề ngoài bìa, tên NXB, tên tùng thư...) Thông thường, trong thư viện, người ta tổ chức thành mục lục chữ cái tên sách, tên tác giả và đối với mục lục trên máy cho phép tìm kiếm theo từ điển. -Tổ chức thông tin về lưu trữ đặc trưng của nội dung tài liệu, có nghĩa là thông tin sẽ được lưu trữ theo khía cạnh chủ đề, theo các kí hiệu phân loại, theo từ khóa và kèm theo bài tóm tắt dẫn giải nội dung tài liệu. 2.Các yếu tố cụ thể Để xây dựng hệ thống lưu trữ thông thông tin -Tùy thuộc vào qui mô, tính chất loại hình thư viện mà chúng ta tổ chức thế nào cho phù hợp. -Tùy thuộc vào tình hình tổ chức kho thư viện mà ta tổ chức hệ thống lưu trữ thông tin cho phù hợp. -Tùy thuộc vào cơ sở vật chất, trang thiết bị thư viện -Tùy thuộc vào yêu cầu bạn dcdj và trình độ CBTV. 3.Tiêu chuẩn đánh giá hệ thống lưu trữ thông tin. -Phản ánh nội dung thành phần vốn tài liệu của thư viện. -Đảm bảo tính linh hoạt, thuận tiện, dễ dàng trong việc cập nhật dữ liệu vào mục lục. -Đảm bảo khả năng hiệu quả tra cứu nhanh, chính xác, thỏa mãn nhu cầu bạn đọc. -Một số tiêu chuẩn khác: Tính khoa học; Tính gọn nén; Tính kinh tế; Tính thẩm mĩ... III.Các phương tiện lưu trữ thông tin 1.Mục lục truyền thống( Mục lục thủ công): Ra đời vào khoảng thế kỉ 18, phổ biến nhất là mục lục thủ công dạng phích và thường được tổ chức thành mục lục chữ cái mục lục phân loại, mục lục chủ đề và các ô phích tra cứu như ô phích địa chí, ô phích sách đặt mua, ô phích giới thiệu sách mới. 2.Hệ thống phiếu lỗ( Hệ thông mục lục bán tự động). Gồm phiếu lỗ mép và phiếu lỗ soi.Ngày nay, với công nghệ thông tin hiện đại hầu như người ta không dùng phiếu lỗ mép và phiếu lỗ soi nhưng nguyên tắc xây dựng của chúng có ý nghĩa rất quan trọng chính là nguyên tắc lưu trữ thông tin trên *** điện tử. Ta sẽ thấy phiếu lỗ mép tương ứng với một phiếu chủ (tệp chủ) còn phiếu lỗ soi tương ứng với một phiếu đảo (tệp đảo) trong các CSDL thư mục của các hệ thống*** tìm tin tự động hóa. 3.Hệ thống mục lục đọc máy (mục lục trực tuyến) Trong các hệ thống thông tin tự động hóa, phương tiện lưu trữ thông tin chính là máy tính điện tử.Ở đây các thông tin được lưu trữ thường là các bản tra cứu thư mục, danh mục của các tài liệu và được tổ chức thành các CSDL thư mục.Tuy nhiên, cũng có thể chúng là CSDL toàn văn ( lưu trữ cả văn bản tài liệu trong máy tính). *Ưu điểm của hệ thống thông tin tự động hóa -Xử lí dữ liệu một lần cho phép sử dụng nhiều lần và với nhiều mục đích khác nhau. -Cho phép cập nhật, sửa đổi, chỉnh lí dữ liệu trong các CSDL dễ dàng, thuận tiện. -Cho phép chia sẻ và tích hợp dữ liệu, trao đổi dữ liệu giữa các thư viện và các đơn vị thông tin với nhau. Khi tiến hành trao đổi dữ liệu cần theo chuẩn ISO 2709 -Cho phép truy cập dữ liệu bất cứ thời gian nào, bất cứ ở đâu. -Cho phép tiến hành xuất bản điện nhanh chóng, dễ dang. *Khuyết điểm -Chi phí đầu tư ban đầu quá lớn. -CSDL dễ bị mất. -Yêu cầu CBTV phải có kĩ năng vận hành hệ thống( tin học, ngoại ngữ, kĩ thuật, chuyên môn) -Ở Việt Nam vấn đề điện năng bị hạn chế. MỤC LỤC TRỰC TUYẾN II.Khái niệm 1.Định nghĩa -Dữ liệu là sự biểu diễn thông tin bằng một tập hợp các kí hiệu có thể thao tác được trên máy tính điện tử Dữ liệu là thông tin được biểu diễn dưới dạng hình thức cho phép quản lí, xử lí và truyền được trong hệ thống thông tin trong mạng máy tính và mạng truyền dữ liệu (Phan Văn) Dữ liệu là các dấu hiệu hay kí tự con số của một ngôn ngữ đã được chọn và phối hợp để truyền đạt thông tin. -Hệ thống lưu trữ thông tin tự động hóa là một phương tiện lưu trữ đa năng, đó chính là máy tính điện tử.Thông tin được lưu trữ trong đó thường là thông tin dạng văn bản, dạng âm thanh, hình ảnh hay dạng các bảng mô tả thư mục đối với các hệ điều hành dành cho thư viện, các bảng mô tả này biến thành các biểu ghi trên máy. Hệ thống lưu trữ thông tin còn được gọi là mục lục đọc máy hay mục lục trực tuyến. 2.Các đặc trưng của dữ liệu, dữ kiện -Là loại thông tin xã hội và các mặt hoạt động khác của đời sống xã hội như Khoa học tự nhiên, Khoa học xã hội, con người... -Là dấu hiệu, kí hiệu, con số, văn bản dùng để biểu diễn giá trị của dữ liệu. -Độ dài của giá trị dữ liệu -Số lượng giá trị của dữ liệu. -Dữ liệu dạng nhị phân được thể hiện bằng con số 0 và 1. -Dữ liệu ở dạng khuôn mẫu. -Cấu trúc giá trị dữ liệu. -Dữ liệu có thể biến đổi. II.Các yêu cầu về mục lục trực tuyến 1.Yêu cầu về phần cứng Máy tính điện tử là một thiết bị ngoại vi -Máy tính điện tử là một thiết bị điện tử xử lí rất nhanh các thông tin đưa vào hoạt động dưới sự điều khiển của chương trình lưu trữ trong bộ nhớ. Chương trinh bao gồm những lệnh được sắp xếp hợp lí và giao cho máy thực hiện.Máy tính thu nhận lưu trữ các dữ liệu và thực hiện các phép toán số học hay logic trên các dữ liệu đó mà không cần sự can thiệp trực tiếp của con người. Máy tính điện tử gồm 2 bộ phận cơ bản: +Bộ xử lí trung tâm (CPU): dùng để xử lí thông tin. +Các thiết bị ngoại vi: đảm bảo việc vào ra của dữ liệu và lưu trữ thông tin. *Bộ xử lí thông tin có 3 khối: -Khối điều khiển: cung cấp trình tự các thao tác nhỏ nhất cần làm đối với mỗi lệnh của máy tính điện tử bằng các tín hiệu điện tử tương ứng. -Khối tính toán: thực hiện các phép toán số học và logic. -Bộ nhớ trong: ROM, RAM +ROM là bộ nhớ chứa các chương trình điều khiển căn bản, các phần mềm hệ thống và ứng dụng do hãng sản xuất cung ứng. Các chương trình trong ROM không thể thay đổi, không bị mất do tắt máy.ROM chỉ cho phép đọc các thông tin. +RAM là bộ nhớ chứa chương trình và dữ liệu khi làm việc.Khi tắt máy các thông tin trong RAM sẽ mất đi.Do đó các thông tin cần được lưu trữ trên đĩa cứng hay đĩa mềm. Dung lượng RAM quyết định tốc độ và tính linh hoạt của máy. 2.Các yêu cầu phần mềm hệ thống và phần mềm ch