Hạch toán nghiệp vụ thanh toán với người bán, khách hàng với việc tăng cường quản lý tài chính tại Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Đông Á

1069 HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN VỚI NGƯỜI BÁN, KHÁCH HÀNG VỚI VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ Đ NG Á Nguyễn Tiểu Mi, Trương Thị Huyền My, Nguyễn Huỳnh Minh Thư Khoa Tài chính – Ngân hàng, Trường Đại học Công nghệ TP.Hồ Chí Minh GVHD: ThS. Võ Tường Oanh TÓM TẮT Giữa doanh nghiệp với người mua, người bán, với ngân sách phản ánh quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thường xuyên phát sinh các nghiệp vụ thanh toán. Để quản lý một cách hiệu quả và tốt nhất đối với các hoạt động của doanh nghiệp nói riêng, dù là sản xuất kinh doanh hay dịch vụ và nền kinh tế quốc dân của một nước nói chung đều cần phải sử dụng các công cụ khác quản lý khác nhau trong đó có kế toán. Nhầm hiểu rõ và tìm hiểu sâu hơn về các nghiệp vụ thanh toán, so sánh thực tế hạch toán của công ty với lý thuyết đã học, với chế độ tài chính hiện hành của Việt Nam. Thông qua những nghiệp vụ thanh toán này để có cái nhìn tổng quan nhất về công tác kế toán tại công ty, điều này xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán tại công ty ASEAN. Từ khoá: Nghiệp vụ thanh toán, quan hệ thanh toán, khách hàng, Nhà nước, ... 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Một số vấn đề chung về nghiệp vụ thanh toán Quan hệ thanh toán được hiểu là một quan hệ kinh doanh xảy ra khi doanh nghiệp có quan hệ mua bán và có sự trao đổi về một khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh. Theo đó các nghiệp vụ thanh toán có thể chia làm 2 loại: các nghiệp vụ dùng tiền, hiện vật để giải quyết các nghiệp vụ công nợ phát sinh và các nghiệp vụ bù trừ công nợ. – Các nghiệp vụ thanh toán có liên quan đến nhiều đối tượng. – Các nghiệp vụ này phát sinh nhiều, thường xuyên và yêu cầu phải theo dõi chi tiết. – Việc thanh toán cần có sự giám sát, quản lý thường xuyên để các quy tắc được tôn trọng. – Các nghiệp vụ thanh toán phát sinh ở cả quá trình mua vật tư, hàng hoá đầu vào và quá trình tiêu thụ. 1.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán Nghiệp vụ thanh toán với người bán: Nghiệp vụ này phát sinh khi doanh nghiệp mua hàng theo phương thức thanh toán trả chậm hoặc trả trước tiền hàng, nghĩa là có quan hệ nợ nần giữa doanh nghiệp và người bán. 1070 – Phản ánh các khoản phải trả phát sinh sau khi mua hàng và phải thu do ứng trước tiền mua hàng với từng nhà cung cấp. – Tài khoản này không theo dõi các nghiệp vụ mua hàng trả tiền ngay trực tiếp tại thời điểm giao hàng. – Khi mua hàng đã nhập, đã nhận hàng nhưng cuối kỳ chưa nhận được chứng từ mua hàng thì số nợ tạm ghi theo giá tạm tính của hàng nhận. Khi nhận được chứng từ sẽ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận. – Phản ánh các nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh được người bán chấp thuận làm thay đổi số nợ sẽ thanh toán. – Phương pháp hạch toán: 1.3 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng Quan hệ thanh toán với khách hàng nảy sinh khi doanh nghiệp bán vật tư, hàng hoá, tài sản, dịch vụ của mình theo phương thức trả trước. Các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng phát sinh khi doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ theo phương thức bán chịu hoặc trong trường hợp người mua trả trước tiền hàng. – Không theo dõi khoản tiền bán hàng đã thu trực tiếp tại thời điểm xảy ra nghiệp vụ bán hàng. – Phản ánh số tiền doanh nghiệp chấp nhận giảm giá, bớt giá, chiết khấu cho khách hàng hoặc số phải trả khách hàng khi khách hàng trả lại hàng mua. – Phản ánh tổng số phải thu của khách hàng (bao gồm số nợ gốc và lãi trả chậm phải thu) đối với trường hợp bán trả góp. – Phản ánh số nợ phải thu hoặc số tiền ứng trước phải trả của tất cả các khách hàng có quan hệ kinh tế chủ yếu với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ và tài sản bán thanh lý khác. Phương pháp hạch toán: Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 331 Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 (1) (2) Chứng từ gốc Sổ chi tiết TK 131 Bảng tổng hợp chi tiết TK 131 (1) (2) 1071 2 THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ Đ NG Á (EAST-ASIAN) 2.1 T ng quan về công ty Công ty cổ phần đầu tư và phát triển công nghệ EAST-ASIAN được thành lập vào ngày 17 tháng 05 năm 2002 theo quyết định: 0102000230, trụ sở đặt tại số 2 ngõ 190 Giải Phóng, Hà Nội. Là một công ty tư nhân được thành lập vào những năm đầu của thời kỳ đổi mới ở nước ta, chuyển đổi từ nền kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Từ một công ty khi thành lập chỉ vẻn vẹn có ba kỹ sư và năm nhân viên kỹ thuật, sản phẩm của công ty chỉ là những máy tính được nắp ráp thủ công, những sản phẩm phần mềm đơn giản để bán ra thị trường. Công ty đã tạo dựng mối quan hệ ổn định với nhiều khách hàng lớn trong và ngoài nước. Các sản phẩm của công ty luôn tạo được uy tín và được khách hàng ưa chuộng. 2.2 Hạch toán các nghiệp vụ tại công ty 2.2.1 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nước và nước ngoài nhưng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ là USD. Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm: hóa đơn VAT, hóa đơn bán hàng, vận đơn, giấy báo nợ của ngân hàng, phiếu chi. Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với người bán, kế toán sử dụng tài khoản: 331, 3311, 3312. 2.2.2 Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với khách hàng. Kế toán thanh toán sẽ căn cứ vào hoá đơn VAT, Phiếu Thu, Giấy báo Có của ngân hàng để ghi Sổ chi tiết phải thu khách hàng. Tài khoản sử dụng: TK 131,1311,1312 3 HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN CÁC NGHIỆP VỤ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ Đ NG Á 3.1 Đánh giá khái quát tình hình hạch toán các nghiệp vụ thanh toán Ưu điểm: – Kế toán thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng, với Nhà nước tại công ty những thông tin cần thiết cho công tác quản lý và công tác quản lý tài chính . – Công tác tổ chức kế toán khá hợp lý giúp cho việc hạch toán kế toán các nghiệp vụ được thực hiện nhanh chóng và có tính chuyên môn hoá cao. – Công tác kế toán thanh toán với người bán, với khách hàng đã đảm bảo theo dõi sâu sát tới từng đối tượng, từng loại mặt hàng, từng bộ phận. Những tồn tại: – Thứ nhất, kế toán đã bỏ qua công tác ghi nhật ký và ghi thẳng vào Sổ chi tiết và từ đó lên Sổ Cái. Như vậy sẽ khó có thể kiểm tra đối chiếu giữa việc ghi sổ tổng hợp và ghi sổ chi tiết. 1072 – Thứ hai, do mới áp dụng phần mềm kế toán máy Solomon từ đầu năm 2001 nên kế toán vẫn chưa nắm bắt và khai thác được hết các chức năng phần mềm do đó vẫn chưa thành thạo trong việc xử lý tài liệu và cung cấp thông tin. – Thứ ba, các nghiệp vụ mua hàng thanh toán ngay được hạch toán qua TK 33101, TK 13101. Hạch toán như vậy đã làm tăng khối lượng công việc cho kế toán. – Thứ tư, công ty áp dụng tỷ giá thực tế nên hiệu quả của việc hạch toán ngoại tệ chưa cao. – Thứ năm, công ty không tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. Nó sẽ thiệt hại khi rủi ro xảy ra vì thiệt hại đó một phần đã được tính vào chi phí. – Thứ sáu, việc hạch toán chiết khấu thanh toán và giảm giá hàng bán vẫn theo quy định cũ. – Thứ bảy, việc hạch toán trường hợp miễn giảm thuế nhập khẩu tại công ty là không đúng quy định. – Thứ tám, chi phí thuê nhà đất và thanh toán thuê theo quý làm cho chi phí tăng cao, công ty sẽ phải trả một khoản tiền lớn. 3.2 Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán các nghiệp vụ thanh toán Việc hoàn thiện công tác kế toán cần phải đáp ứng các yêu cầu sau: – Hoàn thiện về đội ngũ kế toán phải đủ năng lực làm việc. – Hoàn thiện trên cơ sở tôn trọng cơ chế tài chính, tuân thủ chế độ kế toán. – Hoàn thiện trên cơ sở phù hợp với đặc điểm của doanh nghiệp, phù hợp với đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh nhằm mang lại hiệu quả cao nhất. – Hoàn thiện phải đảm bảo đáp ứng được yêu cầu cung cấp thêm thông tin kịp thời chính xác, phù hợp với yêu cầu quản lý. – Hoàn thiện phải dựa trên cơ sở tiết kiệm chi phí, giảm nhẹ công việc nhưng vẫn mang tính khoa học. Trên cơ sở đó, chúng tôi xin đưa ra một vài ý kiến để khắc phục những tồn tại đã nêu ra như sau: Thứ nhất, các chứng từ hạch toán ban đầu cần được xử lý và ghi chép vào nhật ký chung bởi hai hoặc ba nhân viên kế toán sau đó các chứng từ này sẽ được gửi tới các kế toán chi tiết để ghi chép vào sổ chi tiết để dễ quản lý. Thứ hai, để nâng cao trình độ sử dụng và khai thác phần mềm kế toán máy, công ty cần tiếp tục đào tạo cho kế toán viên. Thứ ba, đối với các khoản thanh toán với khách hàng và nhà cung cấp mà thu, chi tiền ngay không cần qua TK 13101 và TK 33101 mà sẽ hạch toán như sau: – Mua hàng trả tiền ngay. – Bán hàng thu tiền ngay. 1073 Thứ tư, công ty nên tiến hành lập dự phòng phải thu khó đòi. TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Kế toán doanh nghiệp theo chuẩn mực kế toán Việt Nam. Nhà xuất bản Tài chính năm 12- 2002. [2] Kế toán tài chính trong các doanh nghiệp. Trường ĐH Kinh Tế Quốc Dân- Khoa Kế toán. Chủ Biên: TS. Đặng Thị Loan - Nhà xuất bản Giáo dục. [3] Hệ thống hoá các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng (đã được sửa đổi bổ sung T10/2002). Của Bộ Tài chính – Tổng Cục thuế. [4] Hệ thống kế toán doanh nghiệp. Nhà xuất bản Tài chính Hà Nội-1995. [5] Tài liệu và dữ liệu tại công ty Cổ phần Đầu tư và Phát triển EAST-ASIAN.