Giới thiệu tổng quan công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast

I : giíi thiÖu Tæng quan C«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp fast 1.1 Giíi thiÖu chung. 1.1.1 Vµi nÐt vÒ lÞch sö thµnh lËp C«ng ty: Ng­êi ®­a ra ý t­ëng thµnh lËp C«ng ty FAST: ¤ng NguyÔn Thµnh Nam. - C¸c s¸ng lËp viªn : + ¤ng Tr­¬ng §×nh Anh (rót khái cæ ®«ng tõ th¸ng 10-1998). + ¤ng NguyÔn Hång Ch­¬ng, hiÖn lµ gi¸m ®èc C«ng ty ®Çu t­ kü nghÖ FINTEC . + ¤ng Phan Quèc Kh¸nh. + ¤ng Khóc Trung Kiªn, hiÖn lµ gi¸m ®èc C«ng ty phÇn mÒm §an Phong. + ¤ng NguyÔn Thµnh Nam, nay lµ gi¸m ®èc C«ng ty phÇn mÒm xuÊt khÈu DPT- FSOFT. + ¤ng NguyÔn Kh¾c Thµnh, hiÖn lµ gi¸m ®èc trung t©m ®µo t¹o FPT- Aptech. + ¤ng Phan §øc Trung, hiÖn lµ tr­ëng phßng ngo¹i hèi ng©n hµng Techcombank. - Thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ: + ¤ng NguyÔn Thµnh Nam: chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ. + ¤ng Phan Quèc Kh¸nh: phã chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ kiªm gi¸m ®èc C«ng ty. + ¤ng Phan §øc Trung: phã chñ tÞch héi ®ång qu¶n trÞ. - Giíi thiÖu vÒ c¸c thµnh viªn héi ®ång qu¶n trÞ : + ¤ng NguyÔn Thµnh Nam, sinh n¨m1961; häc chuyªn to¸n khèi phæ th«ng chuyªn tr­êng (A0) ®¹i häc tæng hîp Hµ Néi; tèt nghiÖp khoa to¸n ®¹i häc tæng hîp Lomonoxov (MGU. Liªn X«); häc vÞ: tiÕn sü (chuyªn ngµnh to¸n lý); lÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh hiÖn nay : phÇn mÒm tin häc ; c«ng t¸c hiÖn nay: gi¸m ®èc C«ng ty phÇn mÒm xuÊt khÈu FPT- FSORT. + ¤ng Phan Quèc Kh¸nh , sinh n¨m 1951; häc chuyªn to¸n tr­êng chuyªn Hµm Rång Thanh Ho¸, tèt nghiÖp khoa kÜ thuËt tÝnh to¸n vµ tù ®éng ho¸ ®¹i häc n¨ng l­îng Moxcva MEI, Liªn X«); häc vÞ: TiÕn sü (chuyªn ngµnh ®iÒu khiÓn häc vµ lý thuyÕt th«ng tin); lÜnh vùc hoat ®éng chÝnh hiÖn nay: phÇn mÒm tin häc ; c«ng t¸c hiÖn nay: Gi¸m ®èc C«ng ty FAST. + ¤ng Phan §øc Trung, sinh n¨m 1971, häc chuyªn lý tr­êng chuyªn Hµ Néi- Amsterdam; tèt nghiÖp khoa kinh tÕ n¨ng l­îng ®¹i häc B¸ch Khoa Hµ Néi; häc vÞ: cö nh©n ; lÜnh vùc ho¹t ®éng chÝnh hiÖn nay: tr­ëng phßng ngo¹i hèi ng©n hµng TECHCOMBANK. Thêi gian chuÈn bÞ thµnh lËp C«ng ty: tõ th¸ng s¸u ®Õn th¸ng t¸m n¨m 1996. Ngµy b¾t ®Çu cã trô së lµm viÖc: 01/09/1996 t¹i 67c Th¸i Hµ, QuËn §èng §a, Thµnh Phè Hµ Néi. C¸c nh©n viªn ®Çu tiªn: + Phan Quèc Kh¸nh : Gi¸m ®èc. + Phan §øc Trung: Phã Gi¸m ®èc(hiÖn kh«ng lµm ë FAST). + Ph¹m V¨n Léc: Nh©n viªn kü thuËt (hiÖn kh«ng lµm ë FAST). + Ph¹m V¨n Nam: Nh©n viªn b¶o vÖ(hiÖn kh«ng lµm ë FAST). Tªn C«ng ty: + Tªn tiÕng viÖt: C«ng ty phÇn mÒm qu¶n lý doanh nghiÖp FAST. + Tªn tiÕng Anh: The FAST Sotfware Company. + Tªn viÕt t¾t FAST. + Logo : GiÊy phÐp thµnh lËp C«ng ty: Sè 3096/GPUB do UBND Thµnh Phè Hµ Néi cÊp ngµy 11/01/1997(ngµy nµy ®­îc lÊy lµ ngµy thµnh lËp C«ng ty). GiÊy chøng nhËn ®¨ng ký kinh doanh: Sè 15607 do Së KÕ Ho¹ch vµ §Çu T­ Hµ Néi cÊp ngµy 18/06/1997. Vèn ®¨ng ký: 1.000.000.000 ® chia thµnh 10,000 cæ phiÕu, mæi cæ phiÕu trÞ gÝa 100.000 ®. Vèn t¨ng vµo ®Çu n¨m 2003 lµ 1.250.000.000®, ®­îc chia thµnh 125.000 cæ phiÕu, mæi cæ phiÕu trÞ gi¸ 10.000). Ngµnh nghÒ ®¨ng ký kinh doanh: + S¶n xuÊt kinh doanh c¸c phÇn mÒm m¸y tÝnh. + Bu«n b¸n hµng t­ liÖu tiªu dïng (thiÕt bÞ ®iÖn tö tin häc, m¸y tÝnh). + DÞch vô th«ng tin khoa häc vµ c«ng nghÖ. + DÞch vô t­ vÊn chuyÓn giao c«ng nghÖ. LÜnh vùc ho¹t ®éng kinh doanh: S¶n xuÊt, t­ vÊn vµ triÓn khai øng dông phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ s¶n xuÊt kinh doanh. 1.1.2 Tæ chøc cña C«ng ty : - C¸c c«ng ®o¹n trong quy tr×nh s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty: + X¸c ®Þnh thÞ tr­êng, kh¸ch hµng, s¶n phÈm vµ dÞch vô. + Ph¸t triÓn s¶n phÈm vµ dÞch vô. + Qu¶ng c¸o vµ tiÕp thÞ. + B¸n hµng. + Cung cÊp s¶n phÈm vµ dÞch vô : t­ vÊn thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin, s÷a ®æi s¶n phÈm theo yªu cÇu, cµi ®Æt vµ ®µo t¹o. + Hæ trî s÷ dông vµ b¶o hµnh s¶n phÈm. + Thu thËp ph¶n håi cña kh¸ch hµng ®Ó lµm ®Çu vµo cho c«ng ®o¹n 1 Tæ chøc c¸c phßng ban cña FAST: Héi ®ång qu¶n trÞ Ban gi¸m ®èc Phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm Phßng tång hîp C©c chi nh¸nh HN, HCM, §N Stt Phßng ban, bé phËn C¸c c«ng viÖc chÝnh. 1 Héi ®ång qu¶n trÞ X¸c ®Þnh chiÕn l­îc ph¸t triÓn dµi h¹n cña C«ng ty. 2 Gi¸m ®èc C«ng ty - §iÒu hµnh thùc hiÖn c¸c chiÕn l­îc ®Ò ra ph¸t triÓn kinh doanh. - X©y dùng c¸c quy ®Þnh, chÕ ®é, chÝnh s¸ch chung cña C«ng ty . - LËp kÕ ho¹ch n¨m cho toµn C«ng ty vµ tõng chi nh¸nh. 3 C¸c trî lý gi¸m ®èc (phßng tæng hîp) Trî lý cho gi¸m ®èc C«ng ty vÒ c¸c vÊn ®Ò nh©n sù, Marketing, tæ chøc s¶n xuÊt kinh doanh, lµm viÖc víi c¸c ®èi t¸c, tµi chÝnh kÕ to¸n toµn C«ng ty, x©y dùng c¸c dù ¸n ph¸t triÓn kinh doanh. 4 Phßng nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm - Nghiªn cøu vµ ph¸t triÓn s¶n phÈm míi . - Hæ trî c¸c bé phËn kinh doanh s÷a ®æi c¸c s¶n phÈm theo c¸c yªu cÇu ®Æc thï. 5 C¸c chi nh¸nh bé phËn kinh doanh - B¸n hµng vµ dÞch vô kh¸ch hµng. - HiÖn cã chi nh¸nh Hµ Néi, Sµi Gßn, §µ N½ng. Tæ chøc cña c¸c chi nh¸nh vµ bé phËn kinh doanh : Gi¸m ®èc chi nh¸nh Phßng tæng hîp Phßng lËp tr×nh øng dông Phßng kinh doanh Phßng hæ trî b¶o hµnh Phßng t­ vÊn thiÕt kÕ Phong kÕ to¸n Phßng triÓn khai V¨n phßng Stt Phßng ban, bé phËn C¸c c«ng viÖc chÝnh . 1 Gi¸m ®èc chi nh¸nh - §iÒu hµnh tæ chøc thùc hiÖn kÕ ho¹ch kinh doanh ®Æt ra. - X©y dùng c¸c quy ®Þnh, chÕ ®é chÝnh s¸ch chung cña chi nh¸nh vÒ tæ chøc nh©n sù, l­¬ng, tµi chÝnh kÕ to¸n. - Tham gia vµo x¸c ®Þnh chiÕn l­îc cña C«ng ty lËp kÕ ho¹ch n¨m cho chi nh¸nh . 2 C¸c trî lý gi¸m ®èc(phßng tæng hîp ) Trî lý cho gi¸m ®èc vÒ c¸c vÊn ®Ò thÞ tr­êng, tiÕp thÞ, tuyÓn dông vµ ®µo t¹o nh©n sù. 3 Phßng kinh doanh - T×m kiÕm kh¸ch hµng . - B¸n hµng. 4 Phßng t­ vÊn thiÕt kÕ Hæ trî phßng kinh doanh b¸n hµng trong c¸c c«ng viÖc sau: + Kh¶o s¸t yªu cÇu cña kh¸ch hµng, x¸c ®Þnh bµi to¸n, x¸c ®Þnh khèi l­îng khèi l­îng c«ng viÖc ®Ó x¸c ®Þnh gi¸ b¸n, nh©n sù thùc hiÖn vµ thêi gian thùc hiÖn. + §Ò ra ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ s¬ bé gi¶i quyÕt c¸c bµi to¸n cua kh¸ch hµng. hæ trî phßng lËp tr×nh vµ phßng triÓn khai thùc hiÖn hîp ®ång vÒ nghiÖp vô, bµi to¸n ®· kh¶o s¸t tr­íc ®ã. 5 Phßng t­ vÊn øng dông(triÓn khai hîp ®ång) Trong phßng nµy cã thÓ cã c¸c nhãm cè ®Þnh hoÆc c¸c nhãm thµnh lËp theo dù ¸n vµ c¸c nh©n viªn dù ¸n mét ng­êi triÓn khai Mæi chi nh¸nh cã thÓ cã h¬n mét phßng t­ vÊn øng dông - Kh¶o s¸t chi tiÕt thªm yªu cÇu cña kh¸ch hµng. - T­ vÊn vÒ x©y dùng hÖ thèng th«ng tin. - Phèi hîp víi phßng lËp tr×nh ®Ó s÷a ®æi, test vµ tiÕp nhËn ch­¬ng tr×nh s÷a ®æi theo yªu cÇu ®Æc thï - Cµi ®Æt vµ ®µo t¹o. - Hæ trî s÷ dông trong thêi gian ®Çu. - Hæ trî s÷ dông vµ b¶o hµnh ch­¬ng tr×nh khi cÇn thiÕt . 6 Phßng lËp tr×nh øng dông - Tham gia vµo x©y dùng ph­¬ng ¸n thiÕt kÕ s¬ bé gi¶i quyÕt bµi to¸n cña kh¸ch hµng trong giai ®o¹n kh¶o s¸t- b¸n hµng. - Hæ trî phßng triÓn khai thùc hiÖn hîp ®ång trong viÖc lËp tr×nh s÷a ®æi theo yªu cÇu ®Æc thï. - B¶o hµnh ch­¬ng tr×nh s÷a ®æi. 7 Phßng hæ trî b¶o hµnh - Hæ trî kh¸ch hµng s÷ dông ch­¬ng trinh. - B¶o hµnh s¶n phÈm. 8 Phßng kÕ to¸n KÕ to¸n. 9 V¨n phßng - V¨n phßng, tæng ®µi, lÔ t©n. - T¹p vô. 1.1.3 S¶n phÈm dÞch vô vµ c«ng nghÖ cña C«ng ty: - S¶n phÈm: + PhÇn mÒm kÕ to¸n Fast accounting 2003.f trªn Visual Foxpro. + PhÇn mÒm kÕ to¸n Fast Accounting 2003.f trªn SQL Server. + PhÇn mÒm tæng hîp b¸o c¸o toµn tæng C«ng ty Fast Corporate Reporter 2003.w trªn nÒn Web. + PhÇn mÒm qu¶n trÞ toµn diÖn doanh nghiÖp ERIC ERP cña Jupiter Systems Inc. + PhÇn mÒm kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh Fast Business 2004.s trªn SQL Server (viÕt trªn ng«n ng÷ VB.NET, hæ trî Unicode vµ ®· hoµn thµnh vµo cuèi n¨m 2003). - DÞch vô: + Kh¶o s¸t yªu cÇu vµ t­ vÊn x©y dùng hÖ thèng th«ng tin tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n trÞ kinh doanh. + S÷a ®æi vµ ph¸t triÓn ch­¬ng tr×nh theo yªu cÇu ®Æc thï cña kh¸ch hµng. + TriÓn khai øng dông, cµi ®Æt vµ ®µo t¹o s÷ dông. + Hæ trî sö dông qua ®µo t¹o, b¶o hµnh vµ b¶o tr× hÖ thèng th«ng tin. + N©ng cÊp vµ më réng theo sù ph¸t triÓn cña kh¸ch hµng. - C«ng nghÖ: + Ng«n ng÷ lËp tr×nh : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. + KiÕn tróc lËp tr×nh: Client/Server, File server, Web-based. + C¬ së d÷ liÖu: SQL Server, Foxpro. 1.1.4 Hîp t¸c quèc tÕ. Tõ ®Çu n¨m 2003 FAST trë thµnh nhµ ph©n phèi phÇn mÒm qu¶n lý toµn diÖn doanh nghiÖp ERIC cña Jupiter Systems Inc t¹i viÖt nam. Jupiter systems inc. lµ C«ng ty phÇn mÒm hµng ®Çu t¹i khu vùc §«ng Nam A trong lÜnh vùc phÇn mÒm qu¶n lý toµn diÖn doanh nghiÖp(ERIC). HiÖn nay ERIC cã h¬n 800 kh¸ch hµng víi h¬n 10,000 ng­êi sö dông ERIC trong c«ng viÖc hµng ngµy cña m×nh. 1.1.5 Kh¸ch hµng: HiÖn nay FAST cã h¬n 800 kh¸ch hµng trªn toµn quèc ho¹t ®éng trong lÜnh vùc: s¶n xuÊt, th­¬ng m¹i, x©y dùng, dÞch vô, hµnh chÝnh sù nghiÖp vµ víi nhiÒu h×nh thøc së h÷u kh¸c nhau: nhµ n­íc, t­ nh©n, cã vèn ®Çu t­ cña n­íc ngoµi. D­íi ®©y lµ danh s¸ch mét sè kh¸ch hµng trong h¬n 800 kh¸ch hµng: Kh¸ch hµng lµ c¸c tæng C«ng ty 90 vµ 91. - Tæng C«ng ty dÇu khÝ- Petrovietnam. Tæng C«ng ty dÖt may- Vinatex. Tæng C«ng ty l¾p m¸y- lilama. Tæng C«ng ty thuû tinh vµ gèm x©y dùng- Viglacera. Tæng C«ng ty thÐp ViÖt Nam- VSC. Tæng C«ng ty x©y dùng sè 1…. Kh¸ch hµng lµ c¸c C«ng ty lín: C«ng ty giÊy B·i B»ng. C«ng ty xi m¨ng Hµ Tiªn II, xi m¨ng H¶i Phßng, xi m¨ng BØm S¬n. Xi m¨ng Hoµng Mai, Xi m¨ng Bót S¬n. C«ng ty th­¬ng m¹i dÇu khÝ petechim, C«ng ty Intimex. C«ng ty dÖt Nam §Þnh, dÖt Hµ Néi, may §¸p CÇu C«ng ty l¾p m¸y 45-1, C«ng ty cÇu 12. C«ng ty Kinh §«, C«ng ty §ång Lùc… Kh¸ch hµng lµ c¸c C«ng ty cã vèn ®Çu t­ n­íc ngoµi: C«ng ty sø vÖ sinh INAX (NhËt). C«ng ty s¶n xuÊt « t« VIDAMCO (Hµn Quèc). C«ng ty s¶n xuÊt xe m¸y GMN (Th¸i Lan). C«ng ty NEWHOPE (Trung Quèc). C«ng ty thøc ¨n gia sóc Guyomac’h (Ph¸p). - C«ng ty Crown workd wide (Hång K«ng). * BiÓu då ph¸t triÓn sè l­îng kh¸ch hµng qua c¸c n¨m: 1.1.6. Nh©n lùc: - Ph©n bè nh©n viªn t¹i v¨n phßng C«ng ty vµ c¸c chi nh¸nh: FHN Sè nh©n viªn ë Hµ Néi FSG Sè nh©n viªn ë Sµi Gßn FDN Sè nh©n viªn ë §µ N½ng FCL Sè nh©n viªn ë c¸c chi nh¸nh nhá kh¸c - Ph©n bè nh©n viªn theo c¸c phßng ban chøc n¨ng: - BiÓu ®å ph¸t triÓn sè l­îng nh©n viªn qua c¸c n¨m : 1.1.7. §Þnh h­íng ph¸t triÓn: §Çu t­ ph¸t triÓn s¶n phÈm theo h­íng më réng c¸c ph©n hÖ phôc vô phßng kinh doanh, phßng vËt t­, kho hµng vµ tæ chøc nh©n sù. §a d¹ng ho¸ s¶n phÈm ®Ó phï hîp víi nhiÒu nhãm kh¸ch hµng kh¸c nhau- doanh nghiÖp nhá, doanh nghiÖp võa vµ doanh nghiÖp lín. 1.1.8.Môc tiªu cña FAST - “§¹t ®­îc vµ gi÷ v÷ng vÞ trÝ sè 1 trªn thÞ tr­êng ViÖt Nam trong lÜnh vùc cung cÊp c¸c gi¶i ph¸p phÇn mÒm tµi chÝnh kÕ to¸n vµ qu¶n lý doanh nghiÖp”. - “Cïng kh¸ch hµng ®i ®Õn thµnh c«ng !” lµ ph­¬ng ch©m hµnh ®éng cña FAST nh»m ®¹t ®­îc môc tiªu ®Ò ra. B»ng næ lùc vµ lßng tËn tuþ cña tõng c¸ nh©n vµ cña toµn c«ng ty dùa trªn c¬ së hiªu biªt s©u s¾c nhu cÇu cña kh¸ch hµng vµ n¨ng lùc kh«ng ngõng n©ng cao FAST sÏ triÓn khai c¸c øng dông thµnh c«ng, mang l¹i hiªu qu¶ cho kh¸ch hµng. 1.1.9 Uy tÝn cña FAST trªn thÞ tr­êng: §¹t 6 huy ch­¬ng vµng liªn tôc trong c¸c n¨m 1999 – 2002 t¹i ViÖt Nam ComputerWorld Expo. Gi¶i th­ëng “s¶n phÈm c«ng nghÖ th«ng tin” cña héi tin häc ViÖt Nam. §Õn cuèi n¨m 2003 ®· cã h¬n 800 kh¸ch hµng trªn toµn quèc. 1.2 giíi thiÖu ®Ò tµi nghiªn cøu: 1.2.1 Lý do lùa chän ®Ò tµi: Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty, em ®· t×m hiÓu vÒ ho¹t ®éng qu¶n lý vµ s¶n xuÊt kinh doanh cña C«ng ty ®Æc biÖt lµ ho¹t ®éng qu¶n lý nh©n sù t¹i C«ng ty. HiÖn nay c«ng t¸c qu¶n lý nh©n sù cña C«ng ty gÆp ph¶i rÊt nhiÒu khã kh¨n: C«ng ty ®ang sö dông phÇn mÒm “Qu¶n lý nh©n sù”, phÇn mÒm nµy ®· sö dông tõ khi C«ng ty b¾t ®Çu thµnh lËp (1998), ®­îc viÕt trªn ng«n ng÷ Foxpro for Dos, cã c¬ së d÷ liÖu lµ DBF. §©y lµ ng«n ng÷ lËp tr×nh cã tõ rÊt l©u, kh¶ n¨ng ch¹y kÐm, tÝnh an toµn d÷ liÖu b¶o mËt th«ng tin kh«ng cao. NhÊt lµ viÖc ch¹y trªn MS DOS, nªn c«ng viÖc in Ên gÆp rÊt nhiÒu khã kh¨n. CÊu. Tróc c¬ së d÷ liÖu ch­a tèi ­u, l­îng th«ng tin ph¶i nhËp rÊt nhiÒu g©y khã kh¨n cho ng­êi sö dông vµ l­u tr÷ tèn kÐm. C¸c b¸o c¸o cßn thiÕu hoÆc ch­a tù ®éng in ra c¸c b¸o c¸o khai th¸c th«ng tin ®· nhËp. PhÇn mÒm ch­a hæ trî c¸c ph­¬ng thøc tÝnh to¸n linh ho¹t, nhiÒu phÐp to¸n ph¶i tù tÝnh thñ c«ng sau ®ã míi ®iÒn vµo m¸y, mÊt thêi gian. HiÖn nay sè l­îng nh©n viªn cña C«ng ty ngµy cµng t¨ng l¹i ®­îc ph©n bè ë c¸c chi nh¸nh kh¸c nhau cho nªn c«ng viÖc qu¶n lý l¹i cµng thªm phøc t¹p. ChÝnh v× thÕ viÖc cã mét phÇn mÒm “Qu¶n lý nh©n sù” phï hîp h¬n lµ rÊt cÇn thiÕt ®èi víi C«ng ty hiÖn nay. XuÊt ph¸t tõ yªu cÇu ®ã, cïng víi nh÷ng quy ®Þnh vÒ thêi gian còng nh­ khèi l­îng c«ng viÖc ®èi víi mét ®Ò tµi thùc tËp cho nªn em ®· chän ®Ò tµi : “Ph©n tÝch, thiÕt kÕ HÖ Thèng Th«ng Tin Qu¶n Lý nh©n sù t¹i C«ng ty PhÇn MÒm Qu¶n Lý Doanh NghiÖp FAST”. 1.2.2 Môc ®Ých cña ®Ò tµi nghiªn cøu: + §¸p øng ®­îc ®Çy ®ñ c¸c nghiÖp vô cña C«ng ty ®Ò ra ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ c«ng viÖc qu¶n lý. + Gióp cho qóa tr×nh b¶o tr×, b¶o hµnh dÓ dµng h¬n do ch­¬ng tr×nh ®­îc viÕt dùa trªn sù t×m hiÓu s©u s¾c vÒ C«ng ty . + Cã kh¶ n¨ng më réng, tÝch hîp víi c¸c ch­¬ng tr×nh trong kh¸c t­¬ng lai (nÕu cã ®­îc m· nguån). + Sö dông chuÈn unicode theo chuÈn TCVN6960 cña ViÖt Nam quy ®Þnh. + Sö dông c¸c c«ng nghÖ tiªn tiÕn nhÊt cña c«ng nghÖ th«ng tin hiÖn nay. §Ó dÓ dµng xuÊt d÷ liÖu ®Ó ®­a lªn Web. + N©ng cao tÝnh b¶o mËt. + DÓ sö dông do ch­¬ng tr×nh ®­îc x©y d­ng theo yªu cÇu cña nh©n viªn trùc tiÕp sö dông ch­¬ng tr×nh sau nµy. 1.2.3 C«ng cô ®Ó thùc hiÖn ®Ò tµi : Lùa chän ng«n ng÷ lËp tr×nh ®ãng mét vai trß quan träng ®èi víi thµnh c«ng cña ch­¬ng tr×nh. ViÖc lùa chän ng«n ng÷ lËp tr×nh nµo lµ dùa trªn nhiÒu yÕu tè kh¸ch quan, chñ quan nh­ kh¶ n¨ng cña ng­êi sö dông, thãi quen cña ng­êi sö dông, yÒu cÇu vÒ m«i tr­êng phÇn cøng, phÇn mÒm… Nh­ ®· biÕt, mét vÊn ®Ò trong ch­¬ng tr×nh qu¶n lý nh©n sù hiÖn t¹i cña c«ng ty la do lËp tr×nh b»ng ng«n ng÷ Foxpro cho nªn kh¶ n¨ng b¶o mËt th«ng tin kÐm. Do ®ã víi ®Ò tµi nµy em ®· quyÕt ®Þnh sö dông ng«n ng÷ lËp tr×nh Microsoft Visual Basic 6.0 kÕt hîp víi hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access 2000. Microsoft Visual Basic 6.0 lµ ng«n ng÷ lËp tr×nh, nã cã c¸c ­u ®iÓm sau ®©y: + Lµ mét ng«n ng÷ lËp tr×nh h­íng ®èi t­îng gÇn gòi víi c¸c øng dông vÒ Windows cho nªn c«ng viÖc lËp tr×nh tiÕn hµnh ®­îc dÔ dang h¬n. +øng dông ®­îc viÕt b»ng ch¹y kh¸ nhanh vµ nã ®ang ®­îc sö dông réng r·i. +Ng«n ng÷ còng t¹o ra ®­îc mét giao diÖn ®Ñp, tiÖn lîi cho ng­êi sö dông chuét vµ bµn phÝm. + Microsoft Visual Basic 6.0 cã bé c«ng cô vµ kü thuËt míi gióp truy cËp d÷ liÖu dÔ dµng h¬n. + Microsoft Visual Basic 6.0 më réng kh¶ n¨ng b¸o c¸o víi tr×nh b¸o c¸o cho phÐp, xem tr­íc vµ in c¸c b¸o c¸o trong Visual Basic Tuy nhiªn phÇn mÒm nµy ®ßi hái kh¸ cao vÒ phÇn cøng. §Ó ch¹y tèt nã yªu cÇu cÊu h×nh tèi thiÓu lµ: -CPU 30486 -Mµn h×nh SVGA -32 MB RAM -Kho¶ng 200MB ®Üa cøng cßn trèng. Víi hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu Access 2000 gióp ta cã thÓ t¹o ra vµ duy tr× c¸c b¶ng d÷ liÖu gäi lµ c¸c Table. Nhê Access ta cßn cã thÓ tæ chøc c¬ së d÷ liÖu gåm rÊt nhiÒu b¶ng kh¸c nhau, ®ång thêi t¹o ra mèi liªn kÕt gi÷a c¸c b¶ng th«ng qua thuéc tÝnh kho¸ ngo¹i lai, tõ ®ã cã thÓ trÝch rót hoÆc thao t¸c trªn c¬ së d÷ liÖu mét c¸ch chÝnh x¸c. §©y chÝnh lµ m« h×nh hÖ thèng qu¶n trÞ d÷ liÖu quan hÖ. Mét nhãm c¸c Table cã liªn quan víi nhau ®­îc qu¶n lý bëi mét Database. Trong bµi toµn nµy, phÇn ch­¬ng tr×nh ®­îc t¹o ra bëi c¸c m· cña Visual Basic vµ ®Ó liªn kÕt víi c¬ së d÷ liÖu trong Access b»ng c¸ch sö dông ®èi t­îng liªn kÕt ADO (ActiveX Data Object) cña Microsoft Visual Basic. C¸c ®èi t­îng trong Microsoft Visual Basic ®­îc thÓ hiÖn nh­ lµ nh÷ng thùc thÓ cã thÓ nh×n thÊy ®­îc.VÝ dô nh­ mét cöa sæ mµn h×nh lµ mét ®èi t­îng kiÓu Form…Mçi ®èi t­îng ®Òu ®Æc tr­ng bëi nh÷ng thuéc tÝnh vµ hµnh vi. Ngoµi ra, ch­¬ng tr×nh con sö dông phÇn mÒm TiÕng ViÖt trong khi t¹o c¸c m· ch­¬ng tr×nh, ®ã lµ bé gâ Font VietKey 2000. II. c¬ së ph­¬ng ph¸p luËn cña ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý 2.1.Th«ng tin 2.1.1.Kh¸i niÖm th«ng tin Th«ng tin lµ sù ph¶n ¸nh ghi chÐp hiÖn t­îng sù vËt nµo ®Êy trë thµnh d÷ d÷ liÖu vµ d÷ liÖu ®ã ph¶i biÕn thµnh tri thøc cña chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh. §èi t­îng ®­îc ph¶n ¸nh Chñ thÓ nhËn ph¶n ¸nh Ph¶n ¸nh Tri thøc ho¸ Th«ng tin kinh tÕ lµ mét tËp hîp c¸c d÷ liÖu kinh tÕ cã ý nghÜa ®èi víi mét ®èi t­îng nhËn tin nhÊt ®Þnh, cã quan hÖ víi mét ®èi t­îng trong mét khu«n khæ, mét nhiÖm vô cô thÓ. Th«ng tin kinh tÕ ®ãng mét vai trß hÕt søc quan träng nh»m gióp cho ng­êi l·nh ®¹o ®­a ra ®­îc nh÷ng quyÕt ®inh ®óng ®¾n, kÞp thêi trong qu¸ tr×nh qu¶n lý. Bëi v× chØ cã trªn c¬ së c¸c th«ng tin chÝnh x¸c, kÞp thêi c¸c cÊp l·nh ®¹o míi cã kh¶ n¨ng ®­a ra nh÷ng quyÕt ®inh phï hîp víi c¸c yªu cÇu cña c¸c lÜnh vùc vµ ®èi t­îng qu¶n lý trong mét pham vi kh«ng gian vµ thêi gian. 2. §Æc tr­ng cña th«ng tin §Ó qu¶n lý vµ sö dông th«ng tin mét c¸ch cã hiÖu qu¶, ta cÇn ph¶i t×m hiÓu c¸c ®Æc tr­ng c¬ b¶n cña th«ng tin nh­ sau: KiÓm tra kh¶ n¨ng gi¶m ®é bÊt ®Þnh vÒ ®èi t­îng cña th«ng tin. Th«ng tin vÒ hÖ thèng ngµy cµng nhiÒu, cµng ®Çy ®ñ th× ®é bÊt ®Þnh vÒ hÖ thèng ngµy cµng gi¶m. Th«ng tin ph¶i ®­îc ®Þnh h­íng râ rµng. Th«ng tin ph¶i cã tÝnh thêi ®iÓm. §iÒu nµy cã nghÜa lµ th«ng tin chØ cã Ých t¹i mét thêi ®iÓm nµo ®ã mµ kh«ng cã tÝnh thêi kú dµi. TÝnh côc bé cña th«ng tin thÓ hiÖn lµ th«ng tin chØ cã ý nghÜa trong mét hÖ thèng nhÊt ®Þnh cã sù ®iÒu khiÓn vµ sö dông nã. Th«ng tin thÓ hiÖn tÝnh tæ chøc v× th«ng tin t¹o nªn sù liªn hÖ vµ trao ®æi gi÷a c¸c bé phËn nµy víi bé phËn kh¸c, nã ®ãng vai trß liªn kÕt c¸c bé phËn trong cïng mét hÖ thèng. Th«ng tin mang tÝnh t­¬ng ®èi. Th«ng tin ®­îc t¹o ra vµ truyÒn ®i vµ do ®ã khã tr¸nh khái nh÷ng sai lÖch do c¸c nhiÔu th«ng tin g©y ra. C¸c nhiÔu ë ®©y xuÊt ph¸t tõ nhiÒu mÆt vËt lý, ng÷ nghÜa, lîi Ých gi÷a c¸c bªn… ®· lµm cho th«ng tin chØ ph¶n ¸nh ®­îc mét c¸ch t­¬ng ®èi vÒ ®èi t­¬ng ®èi ®­îc ph¶n ¸nh. 2.2.HÖ thèNG TH¤NG TIN 2.2.1.§Þnh nghÜa vµ c¸c bé phËn cÊu thµnh th«ng tin. HÖ thèng th«ng tin lµ mét tËp hîp nh÷ng con ng­êi,c¸c thiÕt bÞ phÇn cøng, phÇn mÒm, d÷ liÖu…thùc hiÖn ho¹t ®éng thu thËp l­u tr÷, x÷ lý vµ ph©n phèi th«ng tin trong mét tËp c¸c rµng buéc ®­îc gäi lµ m«i tr­êng. Nã ®­îc thÓ hiÖn bëi nh÷ng con ng­êi, c¸c thñ tôc d÷ liÖu vµ c¸c thiÕt bÞ tin häc hoÆc kh«ng tin häc. §Çu vµo (Inputs) cña hÖ thèng th«ng tin ®­îc lÊy tõ c¸c nguån (sources) vµ ®­îc x÷ lý bëi hÖ thèng sö dông nã cïng víi c¸c d÷ liÖu ®· ®­îc l­u tr÷ tõ tr­íc. KÕt qu¶ xö lý (Outputs) ®­îc chuyÓn ®Õn c¸c ®Ých (Destination) hoÆc cËp nhËt vµo kho l­u tr÷ d÷ liÖu (Storage). Nguån Kho d÷ liÖu Thu nhËp Xö lý vµ l­u gi÷ Ph©n ph¸t §Ých HÖ thèng th«ng tin gåm cã : HÖ thèng chÝnh thøc vµ hÖ thèng kh«ng chÝnh thøc. Mét hÖ thèng th«ng tin chÝnh thøc th­êng bao gåm mét tËp hîp c¸c quy t¾c vµ c¸c ph­¬ng ph¸p lµm viÖc cã v¨n b¶n rá rµng hoÆc lµ Ýt ra th× còng ®­îc thiÕt lËp theo mét truyÒn thèng. §ã lµ tr­êng hîp hÖ thèng tr¶ l­¬ng ®­îc hoÆc hÖ thèng qu¶n lý tµi kho¶n c¸c nhµ cung cÊp vµ tµi kho¶n kh¸ch hµng, ph©n tÝch b¸n hµng vµ x©y dùng kÕ ho¹ch ng©n s¸ch, hÖ thèng th­êng xuyªn ®¸nh gi¸ khÝa c¹nh tµi chÝnh cña nh÷ng c¬ héi mua b¸n kh¸c nhau vµ còng nh­ hÖ thèng chuyªn gia cho phÐp ®Æt ra c¸c chÈn ®o¸n tæ chøc. Nh÷ng hÖ thèng th«ng tin phi chÝnh thøc cña mét tæ chøc bao chøa c¸c ho¹t ®éng xö lý th«ng tin nh­ göi th­ vµ nh©n th­, ghi chÐp dÞch vô, c¸c cuéc nãi chuyªn ®iÖn tho¹i, c¸c cuéc tranh luËn, c¸c ghi chó trªn b¶ng th«ng b¸o vµ c¸c bµi b¸o trªn b¸o chÝ, t¹p chÝ. 2.2.2.Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc Cã hai c¸ch ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin trong mét tæ chøc hay ®­îc dïng. Mét c¸ch lÊy môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra ®Ó ph©n lo¹i vµ mét c¸ch lÊy nghiÖp vô mµ cã phôc vô lµm c¬ së ®Ó ph©n lo¹i. 2.2.2.1.Ph©n theo môc ®Ých phôc vô cña th«ng tin ®Çu ra. MÆc dï r»ng c¸c hÖ thèng th­êng sö dông c¸c c«ng nghÖ kh¸c nhau nh­ng chóng ph©n biÖt nhau tr­íc hÕt bëi lo¹i ho¹t ®éng mµ chóng trî gióp. Theo c¸ch nµy cã 5 lo¹i: HÖ thèng th«ng tin x÷ lý giao dÞch,HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh, hÖ chuyªn gia vµ hÖ thèng t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh. HÖ thèng th«ng tin xö lý giao dÞch TPS (Transaction Processing System). Nh­ chÝnh tªn cña chóng ®· nãi rá c¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch ®· xö lý c¸c d÷ liÖu ®Õn tõ c¸c giao dÞch mµ tæ chøc thùc hiÖn víi kh¸ch hµng, nhµ cung cÊp, nh÷ng ng­êi cho vay hoÆc víi nh©n viªn cña nã. C¸c giao dÞch s¶n sinh ra c¸c tµi liÖu vµ c¸c giÊy tê thÓ hiÖn nh÷ng giao dich ®ã. C¸c hÖ thèng xö lý giao dÞch cã nhiÖm vô tËp hîp tÊt c¶ c¸c d÷ liÖu cho phÐp theo dâi c¸c ho¹t ®éng cña tæ chøc. Chóng trî gióp c¸c ho¹t ®éng ë møc t¸c nghiÖp. Cã thÓ kÓ ra c¸c hÖ thèng thuéc lo¹i nµy nh­: HÖ thèng tr¶ l­¬ng, lËp ®¬n hµng, lµm ho¸ ®¬n, theo dái kh¸ch hµng, theo dâi nhµ cung cÊp, ®¨ng ký m«n theo häc cña sinh viªn, cho m­în s¸ch vµ tµi liÖu cho mét th­ viÖn, cËp nhËt tµi kho¶n ng©n hµng vµ thuÕ ph¶i tr¶ cña ng­êi nép thuÕ… - HÖ thèng th«ng tin qu¶n lý MS (Management Infomatin System). Lµ nh÷ng hÖ thèng trî gióp nh÷ng ho¹t ®éng qu¶nlý cña tæ chøc, c¸c ho¹t ®éng nµy n»m ë møc ®iÒu khiÓn t¸c nghiÖp, ®iÒu khiÓn qu¶n lý hoÆc lËp kÕ ho¹ch chiÕn l­îc. Chóng dùa chñ yÕu vµo c¸c c¬ së d÷ liÖu ®­îc t¹o ra bëi c¸c hÖ xö lý giao dÞch còng nh­ c¸c nguån liÖu ngoµi tæ chøc. Nãi chung, chóng t¹o ra c¸c b¸o c¸o cho c¸c nhµ qu¶n lý mét c¸ch ®Þnh kú hoÆc theo yªu cÇu. B¸o c¸o nµy tãm l­îc t×nh h×nh vÒ mét mÆt ®Æc biÖt nµo ®ã cña tæ chøc. C¸c b¸o c¸o nµy th­êng cã tÝnh so s¸nh, chóng lµm t­¬ng ph¶n t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét t×nh h×nh ®· ®­îc dù kiÕn tr­íc, t×nh h×nh hiÖn t¹i víi mét dù b¸o, c¸c d÷ kiÖn hiÖn thêi cña c¸c doanh nghiÖp trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp, d÷ liÖu hiÖn thêi vµ c¸c sè liÖu lÞch sö. V× c¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý phÇn lín dùa vµo c¸c d÷ liÖu s¶n sinh tõ c¸c hÖ xö lý giao dÞch do ®ã chÊt l­îng th«ng tin mµ chóng s¶n sinh ra phô thuéc rÊt nhiÒu vµo viÖc vËn hµnh tèt hay xÊu cña hÖ xö lý giao dÞch. HÖ thèng ph©n tÝch n¨ng lùc b¸n hµng, theo dái chi tiªu, theo dái n¨ng suÊt hoÆc sù v¾ng mÆt cña nh©n viªn, nghiªn cøu vÒ thÞ tr­êng…lµ c¸c hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý. - HÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh DSS (Dicision Support System). Lµ nh÷ng hÖ thèng ®­îc thiÕt kÕ víi môc ®Ých rá rµng lµ trîgióp c¸c ho¹t ®éng ra quyÕt ®Þnh. Qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh th­êng ®­îc m« t¶ nh­ lµ mét quy tr×nh ®­îc t¹o thµnh tõ 3 giai ®o¹n: X¸c ®inh vÊn ®Ò, x©y dùng vµ ®¸nh gi¸ c¸c ph­¬ng ¸n gi¶i quyÕt vµ lùa chän mét ph­¬ng ¸n. VÒ nguyªn t¾c mét hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh ph¶i cung cÊp th«ng tin cho phÐp ng­êi ra quyÕt ®Þnh x¸c ®Þnh rá t×nh h×nh mµ mét quyÕt ®Þnh cÇn ph¶i ra. Thªm vµo ®ã nã cßn ph¶i cã kh¶ n¨ng m« h×nh ho¸ ®Ó cã thÓ ph©n líp vµ ®¸nh gi¸ c¸c gi¶i ph¸p. Nãi chung ®©y lµ c¸c hÖ thèng ®èi tho¹i cã kh¶ n¨ng tiÖp cËn mét hoÆc nhiÒu c¬ së d÷ liÖu vµ sö dông mét hoÆc nhiÒu m« h×nh ®Ó biÓu diÓn vµ ®¸nh gi¸ t×nh h×nh. - HÖ thèng chuyªn gia ES (Expert System). §ã lµ nh÷ng hÖ thèng c¬ së trÝ tuÖ, cã nguån gèc tõ nghiªn cøu vÒ trÝ tuÖ nh©n t¹o, trong ®ã cã sù biÓu diÓn b»ng c¸c c«ng cô tin häc nh÷ng tri thøc cña mét chuyªn gia vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã. HÖ thèng chuyªn gia ®­îc h×nh thµnh tõ mét c¬ së trÝ tuÖ vµ mét ®éng c¬ suy diÔn. Cã thÓ xem lÜnh vùc hÖ thèng chuyªn gia nh­ lµ më réng cña hÖ thèng ®èi tho¹i trî gióp ra quyÕt ®Þnh cã tÝnh chuyªn gia hoÆc nh­ mét sù tiÕp nèi cña lÜnh vùc hÖ thèng trî gióp lao ®éng trÝ tuÖ. Tuy nhiªn ®Æc tr­ng cña nã n»m ë viÖc sö dông mét sè kü thuËt cña trÝ tuÖ nh©n t¹o, chñ yÕu lµ kü thuËt chuyªn gia trong c¬ së trÝ tuÖ bao gåm c¸c sù kiÖn vµ c¸c quy t¾c ®­îc chuyªn gia sö dông. - HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage). HÖ thèng th«ng tin lo¹i nµy ®­îc sö dông nh­ mét trî gióp chiÕn l­îc. Khi nghiªn cøu mét hÖ thèng th«ng tin mµ kh«ng tÝnh ®Õn nh÷ng lý do dÈn ®Õn sù cµi ®Æt nã hoÆc còng kh«ng tÝn ®Õn m«i tr­êng trong ®ã nã ®­îc ph¸t triÓn, ta nghÜ r¨ng ®ã chØ ®¬n gi¶n lµ mét hÖ thèng xö lý giao dÞch, hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý, hÖ thèng trî gióp ra quyÕt ®Þnh hoÆc mét hÖ chuyªn gia. HÖ thèng th«ng tin t¨ng c­êng kh¶ n¨ng c¹nh tranh ®­îc thiÕt kÕ cho nh÷ng ng­êi sö dông lµ nh÷ng ng­êi ngoµi tæ chøc, cã thÓ lµ mét kh¸ch hµng, mét nhµ cung cÊp vµ còng cã thÓ lµ mét tæ chøc kh¸c cña cïng ngµnh c«ng nghiÖp… (trong khi ë 4 lo¹i hÖ thèng trªn ng­êi sñ dông chñ yÕu lµ c¸n bé trong tæ chøc). NÕu nh­ nh÷ng hÖ thèng ®­îc x¸c ®Þnh tr­íc ®©y cã môc ®Ých trî gióp c¸c ho¹t ®éng qu¶n lý cña tæ chøc th× hÖ thèng t¨ng c­êng søc c¹nh tranh lµ nh÷ng c«ng cô thùc hiÖn c¸c ý ®å chiÕn l­îc (v× vËy cã thÓ gäi lµ hÖ thèng th«ng tin chiÕn l­îc). Chóng cho phÐp tæ chøc thµnh c«ng trong viÖc ®èi ®Çu víi c¸c lùc l­îng canh tranh thÓ hiÖn qua kh¸ch hµng, c¸c nhµ cung cÊp, c¸c doanh nghiÖp c¹nh tranh míi xuÊt hiÖn, c¸c s¶n phÈm thay thÕ vµ c¸c tæ chøc kh¸c trong cïng mét ngµnh c«ng nghiÖp. 2.2.2.2.Ph©n lo¹i hÖ thèng th«ng tin trong tæ chøc doanh nghiÖp. C¸c th«ng tin trong mét tæ chøc ®­îc chia theo cÊp qu¶n lý vµ trong mæi cÊp qu¶n lý, chóng l¹i ®­îc chia theo nghiÖp vô mµ chóng ®­îc phôc vô. Cã thÓ xem b¶ng ph©n lo¹i c¸c hÖ thèng th«ng tin trong mét doanh nghiÖp s¶n xuÊt ®Ó hiÓu c¸ch ph©n chia nµy : Tµi chÝnh chiÕn l­îc Marketing chiÕn l­îc