Giới thiệu Microsoft Access

Bài 3: Giới thiệu Microsoft Access A. Mục đích,yêu cầu:  Giới thiệu cho học sinh biết về phần mềm Microsoft Access, những khả năng của Access cũng như các đối tượng chính của Access.  Giúp học sinh nắm được những thao tác cơ bản để khởi động Access, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở cơ sở dữ liệu đã có và kết thúc làm việc với Access.  Giới thiệu với học sinh cách làm việc với các đối tượng trong Access. B. Phương pháp- phương tiện: 1.Phương pháp: Kết hợp các phương pháp giảng dạy như thuyết trình,vấn đáp… 2.Phương tiện: ­ Máy chiếu, máy tính, màn chiếu hoặc bảng, ­ Sách giáo khoa Tin học 12 ­ Vở ghi lý thuyết Tin học 12 ­ Các sách tham khảo có nội dung về Microsoft Access ( nếu có) C. Tiến trình lên lớp và nội dung bài giảng: 1. Ổn định lớp: (1’) ­ Yêu cầu lớp trưởng báo cáo sĩ số. 2. Kiểm tra bài cũ và gợi động cơ.(3’) a. Kiểm tra bài cũ: Đặt câu hỏi:  Trong bài trước các em đã học về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, em nào có thể trình bày sơ lược về hoạt động của một hệ cơ sở dữ liệu? (Gọi học sinh trả lời và cho điểm). b. Gợi động cơ: Bài trước các em đã được tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu, và qua bài đọc thêm, các em cũng đã biết sơ lược về lịch sử cơ sở dữ liệu. Như các em đã biết, hiện nay trên thế giới có nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu được sử dụng rộng rãi trong những hệ thống Ngân hàng, bệnh viện, trường học, nhà máy, công ty, thư viện… như Oracle, SQL Server, DB2, FoxBASE,… Những hệ thống cơ sở dữ liệu khổng lồ đã xuất hiện, như các kho dữ liệu khoa học lớn về gen, về địa lý, khảo sát vũ trụ,… Hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về một hệ cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft, đó là phần mềm Microsoft Access. 1. Nội dung bài giảng: Nội dung Hoạt động giữa thầy và trò Thời gian 1. Phần mềm Microsoft Access Phần mềm Microsoft Access hay gọi tắt là Access là  GV: thuyết trình  Phần mềm Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ, được tích hợp trong bộ phần mềm gồm 7 ứng dụng 2’ một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nằm trong bộ phần mềm Microsoft Office của hãng Microsoft dành cho máy tính cá nhân và máy tính chạy trong mạng cục bộ. của bộ Microsoft Office.  Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dùng để tạo và xử lý dữ liệu, ngoài ra còn có thể kết hợp với các ngôn ngữ lập trình như Visual Basic…để tạo các ứng dụng quản lý. 2. Khả năng của Access: a) Những khả năng của Access:  Cung cấp các công cụ khai báo, lưu trữ và xử lý dữ liệu:  Tạo lập các cơ sở dữ liệu và lưu trữ chúng trên các thiết bị nhớ. Một cơ sở dữ liệu được tạo lập bởi Access gồm có các bảng dữ liệu và liên kết giữa các bảng đó.  Tạo biểu mẫu để cập nhật dữ liệu, tạo các báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu trong CSDL, giải quyết các bài toán quản lí. b) Ví dụ: xét bài toán quản lí học sinh của một lớp. Để quản lí học sinh của một lớp, giáo viên chủ nhiệm tạo bảng gồm các thông tin: họ và tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, tổ, đoàn viên hay không, điểm trung bình các môn Toán, Lí, Hóa, Văn, Tin. Các thông tin về học sinh được lưu vào hồ sơ lớp. Đến cuối học kì, căn cứ vào các điểm trung bình các môn, giáo viên tạo báo cáo thống kê phản ánh và đánh giá học lực của  GV: thuyết trình  Trong sách giáo khoa có giới thiệu những khả năng của Microsoft Access, các em hãy theo dõi trong sách giáo khoa. Phần mềm này tuy không mạnh bằng các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác vì có nhiều hạn chế về số lượng bản ghi cà các thành phần, nhưng bù lại phần mềm này rất phổ biến và dễ dàng cài đặt cũng như sử dụng. Microsoft Access cho phép quản lí dữ liệu một cách có tổ chức thống nhất, liên kết các dữ liệu rời rạc thành một hệ thống hoàn chỉnh, thay thế cho việc quản lí dữ liệu một cách thủ công. Ta có thể dễ dàng tạo lập các cơ sở dữ liệu và lưu trữ dữ liệu, cũng như tạo các biểu mẫu để cập nhật dữ liệu. tạo các báo cáo thống kê, tổng kết hay những mẫu hỏi để khai thác dữ liệu. Chúng ta xét ví dụ trong sách giáo khoa, các em theo dõi ví dụ trang 28.  HS: theo dõi SGK 12’ từng học sinh của toàn lớp. 3. Các loại đối tượng chính của Access a) Các loại đối tượng:  Bảng (table) dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa thông tin về một chủ thể xác định và bao gồm nhiều hàng, mỗi hàng chứa các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó.  Mẫu hỏi (query) dùng để tìm kiếm, sắp xếp và kết xuất dữ liệu xác định từ một hoặc nhiều bảng.  Biểu mẫu (form) giúp cho việc nhập hoặc hiển thị thông tin một cách thuận tiện hoặc để điều khiển thực hiện một ứng dụng.  Báo cáo (report) được thiết kế để định dạng, tính toán, tổng hợp các dữ liệu được chọn và in ra. b) Ví dụ: Tiếp tục xét VD trên. CSDL “Quản lí học sinh” có thể gồm:  Bảng:  HOC_SINH: lưu thông tin về học sinh (họ và tên, ngày sinh, giới tính…).  Một số biểu mẫu:  Nhap HS: dùng để cập nhật thông tin về học sinh.  Nhap diem: dùng để cập nhật điểm trung bình môn của học sinh.  GV: thuyết trình  Trong Access có rất nhiều đối tượng, mỗi đối tượng thực hiện một số chức năng riêng, liên quan đến việc lưu trữ, cập nhật và kết xuất dữ liệu.  Các loại đối tượng chính trong cơ sở dữ liện Access là bảng, mẫu hỏi, biểu mẫu, báo cáo, macro, modun.  Đặt câu hỏi: em nào có thể cho cô biết chức năng chính của những đối tượng trên?  HS: trả lời  GV: theo dõi và bổ sung ý kiến trả lời của học sinh cho đầy đủ.  GV: thuyết trình  Để giải bài toán đưa ra ở ví dụ trong phần 2, ta có thể dùng Access để xây dựng cơ sở dữ liệu “Quản lí học sinh” gồm bảng để lưu trữ các thông tin của học sinh, biểu mẫu dùng để cập nhật thông tin, mẫu hỏi để kết xuất thông tin từ bảng, chẳng hạn như xem điểm của một học sinh, xem danh sách những học sinh có điểm trung bình môn thấp hơn 5,0 hoặc trên 9,0…hoặc tạo báo cáo tổng kết điểm học kì của cả lớp, sắp xếp họ tên học sinh theo 15’  Một số biểu mẫu hỏi: dùng để xem thông tin của học sinh hay của cả lớp theo điều kiện nào đó.  Một số báo cáo: bảng điểm môn Tin học, danh sách Đoàn viên, thống kê về điểm số… thứ tự bảng chữ cái hay xếp điểm trung bình môn theo thứ tự giảm dần…  Đặt câu hỏi: Các em theo dõi trong SGK và cho biết cơ sở dữ liệu “Quản lý học sinh” có thể gồm những đối tượng nào?  HS: theo dõi và trả lời câu hỏi.  GV: Đánh giá và bổ sung ý kiến trả lời của học sinh. Các em cần chú ý: mỗi đối tượng của Access được quản lí dưới một tên, tên của mỗi đối tượng có thể gồm các chữ cái, chữ số và có thể có dấu cách, nhưng không được chứa các đối tượng đặc biệt. VD: HOC_SINH, Nhap HS, Nhap diem,… 4. Một số thao tác cơ bản: a) Khởi động Access:  Cách 1: Từ bảng chọn Start, chọn Start All Program Microsoft Access.  Cách 2: Nháy đúp vào biểu tượng Access trên màn hình nền. b) Tạo cơ sở dữ liệu mới:  Chọn lệnh File New, màn hình làm việc của Access sẽ mở khung New File ở bên phải.  Chọn Blank Database, xuất hiện hộp thoại File New Database.  Trong hộp thoại File New Database chọn vị trí lưu tệp và nhập tên tệp CSDL mới. Sau đó nháy vào nút Create để xác nhận tạo tệp.  GV: thuyết trình  Có 2 cách để khởi động Access, cả 2 cách này đều được giới thiệu trong SGK. Các em hãy theo dõi trong SGK trang 30, sau khi khởi động Access thì màn hình làm việc của Access sẽ xuất hiện có dạng tương tự như trong hình 11 trong SGK.  HS: quan sát và theo dõi.  GV: thuyết trình  Để tạo một cơ sở dữ liệu mới ta chọn lệnh File New, chọn Blank Database hộp thoại File New Database, ta chọn vị trí lưu tên tệp và nhập tên CSDL mới, sau đó nháy vào nút Create để xác nhận tạo tệp.  Tên các tệp CSDL Access có phần mở rộng ngầm định là .mdb  Các em quan sát hình 12 trong SGK, đó chính là hộp thoại File New Database, xuất hiện khi ta tạo một cơ sở dữ liệu mới.  Sau khi thực hiện các bước trên, cửa sổ cơ sở dữ liệu sẽ xuất hiện như trong hình 13 SGK. Cửa sổ dữ liệu gồm 3 phần chính là thanh công cụ, bảng chọn đối tượng và trang chứa các đối tượng hiện 15’ c) Mở CSDL đã có  Cách 1: Nháy chuột lên tên của CSDL trong khung New File (nếu có).  Cách 2: Chọn lệnh File Open rồi tìm và nháy đúp vào tên CSDL cần mở d) Kết thúc làm việc với Access  Cách 1: Chọn Exit trên bảng File hoặc nhấn tổ hợp phím Alt+F4.  Cách 2: Nháy đúp nút biểu tượng Microsoft Access ở góc trên bên trái màn hình hoặc thời.  Khi vừa được khởi tạo thì tệp cơ sở dữ liệu chưa có đối tượng nào, khi cơ sở dữ liệu đã có các bảng dữ liệu thì các bảng đó sẽ xuất hiện trên trang bảng.  GV: thuyết trình  Đặt câu hỏi: Để mở một cơ sở dữ liệu đã có ta có thể làm theo 2 cách, cả 2 cách này đều được trình bày trong SGK, em nào có thể nêu cho cô cách mở một hệ cơ sở dữ liệu đã có? HS: trả lời câu hỏi.  GV: thuyết trình  Sau khi thực hiện một trong 2 cách trên, màn hình sẽ xuất hiện cửa sổ cơ sở dữ liệu vừa mở như trong hình 14 SGK.  Tại mỗi thời điếm, Access chỉ làm việc với một CSDL.  Access chỉ tạo ra một tệp duy nhất để chứa tất cả các đối tượng liên quan đến một cơ sở dữ liệu như: bảng, biểu mẫu, mẫu hỏi, báo cáo… Tệp này thường có phần mở rông là .mdb nên người ta thường gọi tệp CSDL thay cho CSDL.  GV: thuyết trình  Có 3 cách kết thúc làm việc với Access, ta có thể chọn Exit trên bảng File hoặc bấm tổ hợp phím Alt+F4, có thể nháy đúp nút biểu tượng Access ở góc trên bên phải hoặc nháy vào nút này và chọn Close, cách thứ 3 là nháy vào nút dấu nhân ở góc trên bên trái màn hình.  Nếu như một trong các cửa ssổ đang mở còn chứa thông tin chưa được lưu thì Access sẽ hỏi có muốn lưu các thông tin đó không. Chúng ta nên lưu lại các thông tin trước khi kết thúc làm việc với Access. nháy vào nút này rồi chon Close.  Cách 3: Nháy nút dấu nhấn ở góc trên bên trái màn hình làm việc của Access. 5. Làm việc với các đối tượng: a) Chế độ làm việc với các đối tượng: Chế độ thiết kê (Design view) dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo. Chế đọ trang dữ liệu (Datasheet View) dùng để hiển thị dữ liệu dạng bảng, cho phép xem, xóa hoặc thay đổi dữ liệu đã có. b) Tạo đối tượng mới: Có nhiều cách khác nhau:  Dùng các mẫu dựng sẵn (Wizard-thuật sĩ).  Người dùng tự thiết kế.  GV: thuyết trình  Để làm việc với đối tượng nào, trước tiên cần chọn loại đối tượng làm việc trong bảng chọn đối tượng.  Có 2 chế độ chính làm việc với các đối tượng: chế độ thiết kế (Design View) và chế độ trang dữ liệu (Datasheet View).  Để mở chế độ Design View ta nháy vào nút hình thước eke, các em quan sát hình 15 trong SGK, đó chính là biểu mẫu ở chế độ thiết kế. Chế độ này dùng để tạo mới hoặc thay đổi cấu trúc bảng, mẫu hỏi, thay đổi cách trình bày và định dạng biểu mẫu, báo cáo.  Để mở chế độ Datasheet View ta nháy váo nút có hình bảng ở phía bên tay trái. Hình 16 trong SGK là hình minh họa cho chế độ trang dữ liệu.  Có thể chuyển qua lại giữa chế độ thiết kế và chế độ trang dữ liệu. bằng cách nháy vào các nút biểu tượng Design hoặc Table, hoặc chọn các mục tương ứng trong bảng chọn View.  GV: thuyết trình  Có nhiều cách khác nhau để tạo đối tượng mới trong Access. Có thể dùng các mẫu dựng sẵn hoặc tự thiết kế hoặc kết hợp cả 2 cách trên. Thông thường người ta sử dụng cách kết hợp cả 2 cách dùng thuật sĩ Wizard và tự thiết kế để tạo đối tượng. Thuật sĩ Wizard là chương trình hướng dẫn từng bước giúp tạo được các đối tượng của CSDL từ các mẫu dựng sẵn 15’  Kết hợp cả 2 cách trên. c) Mở đối tượng:  Nháy đúp lên tên một đối tượng ở cửa sổ của loại đối tượng tương ứng. một cách nhanh chóng.  Các em quan sát trong SGK hình 17. Trong hình này cửa sổ dữ liệu ứng với đối tượng làm việc hiện thời là các bảng. Để tạo bảng ta nháy đúp chuột lên một trong 3 tùy chọn ở ngăn bên phải của CSDL o Creat table in Design View (tạo bảng ở chế độ thiết kế) o Creat table using wizard (tạo bảng bằng cách dùng thuật sĩ) o Creat table using entering data (tạo bảng bằng cách nhập dữ liệu ngay)  GV: thuyết trình  Để mở một đối tượng, trong cửa sổ của loại đối tượng tương ứng nháy đúp lên tên của một đối tượng. D. Củng cố bài ( 3’) Hôm nay chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Các em đã được biết về những khả năng của Access, các loại đối tượng chính của Access, một số thao tác cơ bản gồm thao tác khởi động Access, tạo cơ sở dữ liệu mới, mở cơ sở dữ liệu đã có, kết thúc phiên làm việc với Access…và cách làm việc với các đối tượng . Các em về nhà nên cố gắng thực hành các thao tác này cho thành thục, có thể tự lập một CSDL đơn giản để hiểu rõ hơn về bài học hôm nay. E. Bài tập về nhà : (2’) A) Câu hỏi trắc nghiệm dùng củng cố bài . Câu 1: Access là gì? a. Là phần cứng b. Là phần mềm ứng dụng c. Là hệ QTCSDL do hãng Microsoft sản xuất d. Là phần mềm công cụ Câu 2: Các chức năng chính của Access a. Lập bảng b. Lưu trữ dữ liệu c. Tính toán và khai thác dữ liệu d. Ba câu trên đều đúng Câu 3: Tập tin trong Access đươc gọi là a. Tập tin cơ sở dữ liệu b. Tập tin dữ liệu c. Bảng d. Tập tin truy cập dữ liệu Câu 4: Phần đuôi của tên tập tin trong Access là a. DOC b. TEXT c . XLS d. MDB Câu 5: Tập tin trong Access chứa những gì: a. Chứa các bảng, nơi chứa dữ liệu của đối tượng cần quản lý b. Chứa các công cụ chính của Access như: table, query, form, report... c. Chứa hệ phần mềm khai thác dữ liệu d. Câu a và b Câu 6: Để tạo một tập tin cơ sở dữ liệu (CSDL) mới và đặt tên tệp trong Access, ta phải; a. Vào File chọn New b. Kích vào biểu tượng New c. Khởi động Access, vào File chọn New hoặc kích vào biểu tượng New d. Khởi động Access, vào File chọn New hoặc kích vào biểu tượng New, kích tiếp vào Blank DataBase đặt tên file và chọn Create. Câu 7: Tên file trong Access đặt theo qui tắc nào a. Phần tên không quá 8 ký tự, phần đuôi không cần gõ, Access tự gán .MDB b. Phần tên không quá 64 ký tự, phần đuôi không cần gõ, Access tự gán .MDB c. Phần tên không quá 255 ký tự kể cả dấu trắng, phần đuôi không cần gõ, Access tự gán .MDB. d. Phần tên không quá 256 ký tự kể cả dấu trắng, phần đuôi không cần gõ, Access tự gán .MDB. Câu 8: MDB viết tắt bởi a. Manegement DataBase b. Microsoft DataBase c. Microsoft Access DataBase d. Không có câu nào đúng Câu 9: Tên của tập tin trong Access bắt buộc phải đặt trước hay sau khi tạo CSDL: a. Đặt tên tệp sau khi đã tạo CSDL b. Bắt buộc vào là đặt tên tệp ngay rồi mới tạo CSDL sau Câu 10:Thoát khỏi Access bằng cách: a. Vào File /Exit b. Trong cửa sổ CSDL, vào File/Exit c. Trong cửa sổ CSDL, kích vào nút close (X) nằm trên thanh tiêu đề cửa sổ Access d. Câu b và c B) Câu hỏi tự luận: Câu 1: Access là gì? Hãy kể các chức năng chính của Access. Câu 2: Liệt kê các đối tượng chính trong Access Câu 3: Có những chế độ nào làm việc với các đối tượng trong Access Câu 4: Có những cách nào để tạo đối tượng trong Access Câu 5: Nêu các thao tác khởi động và kết thúc Access 6. Dặn dò: 7. Rút kinh nghiệm: