Giáo trình Trình tổ chức hoạt động thư viện thiếu nhi và thư viện trường phổ thông

ần chữ cái tên các tài liệu trong khuôn khổ đại hội, hội nghị tương ứng. VD: Đảng Cộng sản Việt Nam. Đại hội (III; h; 1960) Báo cáo của .... Diễn văn của ... Tham luận của ... Quy tắc 12: Sắp xếp phiếu của chương trình giáo dục theo chương trình học và từng hệ thống. Thứ tự là: Chương trình phổ thông Chương trình bổ túc văn hoá miền núi Chương trình trung học chuyên nghiệp Chương trình cao đẳng và đại học Quy tắc 13: Các tác phẩm được tái bản làm nhiều lần do nhiều địa phương và Nxb khác nhau xuất bản, khi xếp thì xếp theo thứ tự ngược thời gian. Nếu cùng một Nxb thì xếp lần xuất bản mới nhất lên trước. Cùng lần xuất bản của các nơi, nhà xuất bản khác nhau thì xếp theo thứ tự: Năm xb; Nơi xb, Nhà xb. VD: NGUYỄN SƠN TÙNG Miền đất lạ: Truyện tình báo. - Tái bản có sửa chữa. – Hà Nội: Lao động, 1987. NGUYỄN SƠN TÙNG Miền đất lạ: Truyện tình báo. - Tái bản có sửa chữa. – Hà Nội: Lao động, 1984. Quy tắc 14: Sắp xếp sách bộ (kể cả các bộ toàn tập của một tác giả: xếp trọn bộ theo từng lần xuất bản từ tập đầu đến tập cuối). 54 Quy tắc 15: Các phiếu bắt đầu bằng chữ số Ả rập hay chữ số La Mã khi xếp phiên thành chữ viết để xếp và xếp theo thứ tự chữ cái của từng hàng chục, hàng trăm, hàng nghìn. VD: 6 ca khúc Hoàng Hiệp 63 câu luật vấn đáp 6 phát trung liên 600 năm Nguyễn Trãi Quy tắc 16: Sắp xếp các phiếu tiêu chuẩn: + Các tiêu chuẩn có số xếp trước. + Tiêu chuẩn Việt Nam xếp theo ký hiệu là chữ viết tắt sau đó là năm ban hành và số thứ tự tiêu chuẩn. VD: TCVN 3942 - 84 TCVN 3740 - 82 + Đối với thư viện có số lượng phiếu tiêu chuẩn ít thì mô tả xếp theo nhan đề của tiêu chuẩn. Quy tắc 17: Một số ngôn ngữ nước ngoài có quán từ, mạo từ như: a, an, the (Anh), la, le, les, (Pháp), die, das (Đức) đứng ở đầu câu thì bỏ qua và lấy chữ cái đầu của từ tiếp theo làm căn cứ để sắp xếp. Vd: Banking system form A hierarchy of clerical level jobs Water world The world we manager * Nhãn hộp phiếu - Để giúp tra cứu dễ dàng, cán bộ thư viện phải xây dựng các nhãn hộp phiếu. - Nội dung của nhãn ghi lại những vần chữ cái được xếp trong hộp phiếu đó. - Cách ghi vần chữ cái của phiếu tiêu đề đầu tiên sau đó (-) vần chữ cái của phiếu tiêu đề cuối cùng được xếp trong hộp phiếu đó. VD: A - B * Định vị hộp phiếu trong tủ mục lục - Sau khi xếp phiếu mô tả vào hộp và lập nhãn hộp phiếu người cán bộ biên mục phải xếp các hộp phiếu vào tủ mục lục. 55 - Để định vị hộp phiếu trong tủ mục lục, phải đánh số thứ tự của các hộp phiếu đồng thời đánh số thứ tự vị trí tương ứng của các hộp phiếu đó trên tủ mục lục. Quản lý và chỉnh lý mục lục chữ cái - Bảo quản, chỉnh lý, bổ sung mục lục chữ cái. Các công tác này phải diễn ra thường xuyên do nhiều nguyên nhân khách quan và chủ quan như thay đổi quy tắc biên mục, biến động về tổ chức nhân sự của thư viện hoặc cơ quan thông tin, nhầm lẫn, hỏng, mất mát phiếu, tài liệu. - Mục đích nhằm đảm bảo cho mục lục phản ánh đúng thực trạng của tài liệu và đảm bảo tính khoa học, công tác, thống nhất của mục lục, đảm bảo chất lượng, hiệu quả tra cứu của mục lục. - Phương thức: kiểm kê và hiệu đính mục lục. - Kiểm kê: đối chiếu mục lục với thực thể tư liệu trong kho nếu thừa hoặc thiếu thì bổ sung hoặc loại bỏ. - Hiệu đính: kiểm tra hình thức nội dung của hộp phiếu, từng phiếu và toàn bộ hệ thống mục lục, phát hiện sai sót về mô tả hoặc sắp xếp để sửa chữa. - Kiểm tra các phiếu xem đúng quy tắc chưa: + Tiêu đề mô tả không thống nhất (cùng một tác phẩm khi thì mô tả tên cơ quan như tác giả, nơi lại mô tả như tên sách) hoặc các tác giả nước ngoài được mô tả khác nhau qua cách dịch khác nhau. + Những sai sót ở vùng tên sách hoặc các vùng khác như thiếu các yếu tố hoặc ghi sai tên sách và phụ đề. - Kiểm tra các phiếu đã được sắp xếp đúng không - Kiểm tra và loại bỏ bớt các phiếu trùng nhau và gộp các số đăng ký cá biệt vào hộp phiếu. - Xây dựng thêm phiếu tiêu đề phụ và các phiếu hướng dẫn nếu thấy cần thiết - Kiểm tra thay thế các phiếu sách hỏng, mất. - Kiểm tra tình trạng của nhãn, hộp phiếu, phiếu, thanh suốt và tủ mục lục Tuyên truyền, hướng dẫn sử dụng mục lục chữ cái - Cần tuyên truyền hướng dẫn cho người đọc, người dùng tin phương pháp tra tìm và sử dụng mục lục 56 - Có nhiều hình thức khác nhau: tổ chức lớp tập huấn hoặc lập bảng treo, trong đó giới thiệu cấu tạo và phương pháp tra tìm tài liệu trong mục lục chữ cái. * Phương pháp tổ chức mục lục phân loại Khái niệm, vai trò, cấu tạo * Khái niệm Mục lục phân loại là mục lục thư viện trong đó các phiếu mô tả thư mục tài liệu được sắp xếp theo các ngành tri thức, phù hợp với cơ cấu của một bảng phân loại nhất định mà cơ quan thông tin – thư viện đó áp dụng. * Vai trò, tác dụng: - Giúp bạn đọc nắm bắt được nội dung vốn tài liệu. - Giúp cho người đọc có thể tra tìm tài liệu theo môn ngành tri thức. - Giúp cho cán bộ thư viện có thể theo dõi được tình hình bổ sung và định hướng trong công tác bổ sung. Thông qua mục lục phân loại, người cán bộ thư viện có thể biết được tình trạng sách có trong từng môn loại để trên cơ sở đó điều chỉnh khi bổ sung các tư liệu mới theo yêu cầu của người đọc. - Góp phần quan trọng trong các khâu công tác khác như: biên soạn thư mục, tổ chức triển lãm, trưng bày, giới thiệu sách. * Cấu tạo: Mục lục phân loại gồm 2 phần:  Các loại phiếu: - Phiếu mô tả: Chứa các thông tin về tài liệu. - Phiếu tiêu đề: Giúp định vị phiếu mô tả - Phiếu chỉ chỗ (phiếu hướng dẫn): Chỉ dẫn sử dụng phiếu mô tả. - Phiếu ngăn.  Ô tra chủ đề chữ cái. Phương pháp tổ chức - Thiết lập hệ thống phiếu tiêu đề - Thiết lập hệ thống phiếu hướng dẫn - Sắp xếp phiếu mô tả vào các đề mục thích hợp * Phiếu tiêu đề 57 - Mục đích xây đựng: Phản ánh rõ hơn cơ cấu của Khung phân loại mà thư viện đang dùng để xử lý tài liệu. - Đặc điểm: Các phiếu tiêu đề có màu sắc, kích cỡ mào nổi khác nhau. Mỗi một màu, 1 kích cỡ mào đặc trưng cho một cấp phân chia nhất định trong Khung phân loại. Sau mỗi phiếu tiêu đề, số phiếu trung bình là 40 - 50 phiếu. - Cấu tạo: Phiếu tiêu đề được cấu tạo bằng loại giấy cứng có kích thước 12.5cm x 7.5cm, có phần mào nhô cao 1.5cm, phản ánh các cấp phân chia của bảng phân loai. Phiếu tiêu đề có 2 loại: Phiếu tiêu đề chính (phiếu tiêu đề cấp 1) Phản ánh lớp phân chia đầu tiên (dãy cơ bản) của bảng phân loại. - Giúp cho người đọc và người dùng tin có định hướng khi tra tìm tài liệu, các phiếu tiêu đề cấp 1 trong mục lục phân loại thường liệt kê các đề mục cấp 2 của bảng phân loại. VD: Nếu dùng DDC 14 rút gọn, các phiếu tiêu đề cấp một: 000 Tổng loại 100 Triết học và Tâm lý học 200 Tôn giáo 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ 500 Khoa học tự nhiên và toán học 600 Công nghệ (Khoa học ứng dụng) 700 Nghệ thuật, Mỹ thuật trang trí 800 Văn học và tu từ học 900 Địa lý và lịch sử Loại phiếu tiêu đề này nên chọn một màu cố định, cắt mào giữa (Mào dài 5 - 6 cm). Trên mào ghi chỉ số phân loại của dãy chia cơ bản và tên mục chia tương đương chỉ số đó, phía dưới ghi mục chia nhỏ phụ thuộc VD: 400 Ngôn ngữ 400 Ngôn ngữ 410 Ngôn ngữ học 420 Tiếng Anh và Tiếng Anh cổ 430 Ngôn ngữ gốc Đức và Tiếng Đức 58 440 Ngôn ngữ Rô Manh và Tiếng Pháp 450 Tiếng Italia, Rômani Thường người ta chỉ làm phiếu tiêu đề cho những nhóm phiếu có số phích từ 20-50 phiếu. Những nhóm phiếu ít sách có thể gộp những phiếu này trên một cấp. Ví dụ: 510: Toán học có 8 phích 520 Thiên văn học và khoa học liên quan có 10 phích 530 Vật lý học có 15 phích Ta có thể gộp chung lại dưới tiêu đề là 5, khi nào số phích mô tả của mỗi cấp trên 30 phích khi đó ta sẽ chia thành cấp nhỏ và dựng tiêu đề để giới thiệu. Do đó mục lục phân loại được cấu tạo đơn giản hay phức tạp phải luôn luôn gắn chặt với tình hình phát triển của vốn tài liệu trong thư viện. Phiếu tiêu đề phụ: - Gồm các phiếu tiêu đề từ cấp 2 trở lên. - Phản ánh các mục chia các cấp phụ thuộc của các môn loại chính, ứng với các cấp phân chia của bảng phân loại sẽ có các phiếu tiêu đề cấp 2,3,4 - Mức độ chi tiết phụ thuộc vào độ lớn của vốn tài liệu. Mức độ chi tiết của các môn loại cũng không hoàn toàn giống nhau. Điều đó phụ thuộc vào các tài liệu của từng môn ngành nào đó. - Phiếu tiêu đề cấp 2: dùng một màu cố định cho các tiêu đề cùng loại này trong cả mục lục (khác màu với phiếu tiêu đề cấp 1). Mào giữa dài chừng 6 - 7 cm. Trên mào ghi rõ chỉ số và tiêu đề đề mục dưới mục chia tiêu đề cấp 1. 410 Ngôn ngữ học 411 Hệ thống chữ viết 412 Từ nguyên học 413 Từ điển 59 - Phiếu tiêu đề chi tiết cấp 3: phản ánh các mục lục chia phụ thuộc vào mục chia tiêu đề cấp 2. Dùng màu cố định cho cả mục lục. Mào trái dài 4 - 4.5 cm. Trên mào ghi chỉ số phân loại và tên đề mục. - Phiếu tiêu đề chi tiết cấp 4 trở lên: dùng theo nguyên tắc trái, phải xen kẽ. Tiêu đề từ cấp 4 trở lên, tiêu đề chi tiết được dựng theo nguyên tắc trái phải xen kẽ, vì tiêu đề cấp 3 mào dựng bên trái nên tiêu đề cấp 4 sẽ có mào bên phải, tiêu đề cấp 5 sẽ bên trái.... Mỗi cấp dùng một mào cố định, nếu không có mào thì kích cỡ mào khác nhau để phân biệt. - Trong trường hợp đã chi tiết đến mức cuối cùng của khung phân loại mà mà số phích xếp dưới tiêu đề vẫn nhiều ta dựng tiêu đề theo chữ cái để độc giả dễ tìm tin. Ví dụ: 895.922 3 Truyện ngắn, truyện dài, tiểu thuyết, truyện lịch sử... là mức chia cuối cùng của mục 895.922 . Tác phẩm văn học Việt Nam có rất nhiều phiếu, ta dựng tiêu đề theo chữ cái a,b,c để tiện xếp phiếu và tra cứu. - Phiếu tiêu đề đặc biệt: dùng phản ánh rõ hơn những tài liệu thông dụng mà nhiều người quan tâm đến như từ điển, sách giáo khoa, ... Phiếu thường làm màu trắng, mào nhỏ 2 - 2.5 cm. Vị trí phụ thuộc vào việc bố trí tiêu đề ở mục đó. 512(075) Sách giáo khoa Phích này được dựng trong mục 512 Đại số học vì vậy không cần phải ghi đầy đủ sách giáo khoa đại số học nữa. * Phiếu hướng dẫn Trong mục lục phân loại, phiếu tiêu đề chỉ phản ánh được quan hệ phụ thuộc giữa các mục mà không chỉ ra được mối quan hệ qua lại của một số ngành khoa học riêng biệt, một số đề tài riêng biệt trong một số ngành khác nhau. Để giải quyết vấn đề này, người ta sử dụng các phiếu hướng dẫn (phiếu chỉ chỗ). Trong thực tế có ba loại phiếu hướng dẫn sau: + Phiếu hướng dẫn chung: Phiếu hướng dẫn chung giúp người đọc nắm được những quy định theo cơ cấu của bảng phân loại, nắm được cấu trúc của bảng phân loại. Chỉ chỗ cho độc giả thấy cơ cấu quy định của Khung phân loại đối với việc sắp xếp một số dạng tài liệu. Nó chỉ rõ theo cấu trúc của khung 60 phân loại hiện hành thì ở chỗ này chỉ xếp những tài liệu phù hợp với tiêu đề này thôi. Những tài liệu thuộc loại khác thì xem ở nơi tương ứng: VD: Mục 001.1 Lý thuyết tri thức Không dùng cho triết học của tri thức Tác phẩm triết học về lý thuyết tri thức xếp ở 121 + Phiếu hướng dẫn tham khảo “Cũng xem”: Hướng dẫn cho người đọc đi tìm tài liệu ở các mục khác có cùng nội dung liên quan. Nó chỉ cho độc giả thấy khi tìm tài liệu ở mục này còn có thể tìm tài liệu ở các mục có liên quan để tham khảo, mở rộng nội dung tài liệu và phạm vi tra cứu. VD: 551.7 Địa chất học lịch sử Cũng xem 560. Cổ sinh vật học + Phiếu hướng dẫn “Xem”: Hướng dẫn cho người đọc đi tìm tài liệu có cùng nội dung nhưng được đề cập dưới một góc độ khác. VD: 691. Vật liệu xây dựng 691.99 Các chất keo dính Đối với các chất hồ vữa, xem 691.5 Các phích hướng dẫn chỉ chỗ có thể làm riêng, cũng có thể kết hợp với phích tiêu đề phân cấp. Nếu làm riêng thì được trình bày trên phích thường và xếp sau các phích mô tả tài liệu. Ví dụ: Làm kết hợp: Ví dụ: Làm riêng Hạch toán trong từng ngành kinh tế xem Các mục chia tương ứng của từng ngành * Phiếu ngăn Ngoài các loại phiếu trên trong mục lục phân loại còn có phiếu ngăn có kích thước bằng phiếu mô tả để phân cách phích có cùng ký hiệu phân loại được 317 Hạch toán kinh tế. Công tác kế toán + Hạch toán trong từng ngành xem các mục chia của từng ngành. 61 xếp chung dưới một tiêu đề nhưng khác nhau về một số đặc điểm, chẳng hạn chúng được viết bằng các ngôn ngữ khác nhau, hoặc để phân định các loại hình xuất bản phẩm. Sau mỗi phiếu ngăn, phiếu mô tả lại được xếp theo thứ tự chữ cái. Phiếu ngăn thường có màu khác phiếu mô tả để dễ phân biệt. * Phương pháp xếp phiếu mô tả trong mục lục phân loại - Phiếu mô tả là bộ phận chủ yếu cấu tạo nên mục lục. - Phiếu mô tả phải ghi đầy đủ ký hiệu phân loại. - Nguyên tắc sắp xếp: theo phân loại và nguyên tắc sắp xếp theo chữ cái. + Người cán bộ biên mục phải chia các phiếu mô tả theo ký hiệu phân loại tương ứng với các ký hiệu phân loại của phiếu tiêu đề mà từng phiếu đó được xếp vào. + Trong từng đề mục các phiếu mô tả sẽ được sắp xếp theo vần chữ cái của tiêu đề mô tả. + Trong mỗi phích tiêu đề lại chia theo các phích ngăn (nếu có) sau đó xếp theo nguyên tắc chữ cái. - Những phiếu có ký hiệu phân loại chi tiết nhưng ở mục lục chưa dựng những tiêu đề thì xếp ở phần chung hơn mà nó phụ thuộc. VD: Mục 6C1. Ngành mỏ. ở ML có dựng tiêu đề chi tiết đến: 6C1.1 Địa chất mỏ 6C2.2 Công tác khai thác mỏ 6C1.7 Khai thác quặng thì các phiếu mà ký hiệu 6C1.3, 6C1.4, 6 C1.5, 6C1.6, 6C1.8 vẫn được xếp dưới tiêu đề 6C1. Ngành mỏ theo thứ tự A, B, C của phiếu mô tả cho tới khi nào có đủ số phiếu cần thêm để dựng thêm tiêu đề chi tiết mới. - Đối với những tài liệu có nhiều nội dung (có từ 2 ký hiệu phân loại trở lên) xếp phiếu theo nguyên tắc lặp lại, nhân số phiếu mô tả tương ứng với số ký hiệu phân loại được định cho tài liệu. Khi xếp phiếu mô tả vào đề mục nào sẽ gạch chân hoặc đánh dấu vào ký hiệu tương ứng với đề mục mà phiếu mô tả đó được xếp vào. - Căn cứ vào hệ thống phiếu tiêu đề, cần sắp xếp phiếu mô tả vào đề mục tương ứng. 62 - Các tài liệu có cùng một nội dung được xuất bản bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau các phiếu mô tả tài liệu đó sẽ được chia theo ngôn ngữ, giữa các ngôn ngữ khác nhau sử dụng phiếu màu ngăn cách. Trong từng ngôn ngữ các phiếu mô tả sắp xếp theo vần chữ cái của tác giả hoặc nhan đề tài liệu. * Ô tra chủ đề chữ cái Giúp bạn đọc nhanh chóng tìm được vị trí đề tài, vấn đề mình quan tâm, vì vậy người ta tổ chức ô tra chủ đề kèm theo mục lục phân loại. Ô tra chủ đề là công cụ phụ trợ cho mục lục phân loại, gồm một danh mục các đề mục chủ đề được mô tả trên phích sắp xếp theo thứ tự chữ cái, phản ánh nội dung (theo chủ đề) của các tài liệu hiện có trong thư viện.  Cách xây dựng:  Nguyên tắc chung: Ô tra chủ đề nên xây dựng cùng lúc với mục lục phân loại. Các cán bộ phân loại nên kếp hợp phân loại với việc xác định chủ đề của tài liệu để tạo lập ô tra chủ đề.  Bao gồm 2 bước: - Căn cứ vào nội dung tài liệu xác định chủ đề đặc trưng cho tài liệu đó. - Đối chiếu chủ đề vừa tìm được với bảng tra chủ đề ở cuối Bảng phân loại để tạo ra sự thống nhất giữa chúng. + Các đề mục chủ đề dành cho ô tra chủ đề được ghi trên phiếu thông thường, kích thước 12.5cm x 7.5cm. Chủ đề được trình bày cách mép trái và mép trên của phiếu 1cm. Chữ cái đầu của chủ đề viết hoa. Nếu tiêu đề, đề mục dài phải xuống dòng sau thì phải lùi vào so với chữ cái đầu của dòng trên 3 nét chữ. + Các tiểu đề mục (các khía cạnh nghiên cứu của chủ đề) cũng viết lùi vào so với dòng đầu của đề mục chủ đề 3 nét chữ. Trước mỗi tiểu đề mục nên có dấu gạch ngang. + Phần góc phải của phiếu (thường chiếm 1/3 phiếu) ghi ký hiệu của đề mục hay tiểu đề mục.  Sau khi đã lập hết các phiếu của chủ đề ta bắt đầu tổ chức ô tra chủ đề. Việc cấu tạo ô tra chủ đề cũng giống như tạo lập mục lục chữ cái, các phiếu xếp hoàn toàn theo trật tự chữ cái các chủ đề. Khi xếp phiếu cần lưu ý các điểm sau: - Không tính đến các dấu gạch ngang trong chủ đề đảo. 63 VD: Tâm thần bệnh học 617.93 Tâm thần - bệnh và điều trị 617.93 Các chữ giải thích trong ngặc đơn chỉ tính đến khi các đề mục chủ đề hoàn toàn giống nhau: VD: Men 6C8.5 Men (sinh hóa) 57.045 Men (tráng) 6C7.33 - Các phiếu tiêu đề phân cách các phiếu cùng chữ cái được tạo lập giống mục lục chữ cái. - Ô tra chủ đề cũng để trong các hộp phiếu và các hộp phiếu này được đánh số xếp sau mục lục phân loại trong tủ mục lục. Để ngăn cách mục lục phân loại với ô tra chủ đề người ta gắn vào thành tủ mục lục giữa hai bộ phận trên dòng chữ: “Ô tra chủ đề của mục lục phân loại”  Chỉnh lý ô tra chủ đề: Ô tra chủ đề cũng cần được chỉnh lý thường xuyên để thay đổi các chủ đề lạc hậu, lập chủ đề mới, thay thế những phiếu chủ đề rách, bẩn Tuy nhiên, không phải thư viện nào cũng tổ chức ô tra chủ đề. * Nhãn hộp phiếu - Thể hiện nội dung của hộp phiếu đó. - Cách ghi: Môn loại của phiếu tiêu đề đầu tiên – môn loại của tiêu đề cuối cùng trong hộp phiếu. VD: 0 Tổng loại – 3 Khoa học xã hội * Định vị hộp phiếu trong tủ mục lục - Đánh số thứ tự của hộp phiếu và vị trí tương ứng của các hộp phiếu đó trên khung tủ mục lục phân loại. Quản lý và chỉnh lý mục lục phân loại - Chỉnh lý thường xuyên. - Chỉnh lý đột xuất. - Chỉnh lý mục lục theo sự hiệu chỉnh khung phân loại. - Chỉnh lại mục lục theo bảng phân loại mới được hiệu chỉnh là một việc hết sức khó khăn, phức tạp. Để làm được điều này, người cán bộ biên mục phải tiến hành phân loại lại và sau đó hiệu chỉnh trong mục lục cho phù hợp với bảng mới được chỉnh lý. 64 Việc hiệu chỉnh mục lục không thể bỏ qua đối với việc chỉnh lý bảng mang tính quy mô lớn. - Quy trình thực hiện: + Tìm hiểu kỹ lưỡng những sửa đổi của khung phân loại + Thống kê từng phần những sửa đổi của khung phân loại + Phân chia những sửa đổi của bảng phân loại theo nhóm để xử lý từng phần + Sau khi đã thống kê và phân loại đầy đủ những sửa đổi của bảng phân loại, lập một bảng tra để tiện việc theo dõi khi sửa mục lục Tuyên truyền hướng dẫn sử dụng mục lục - Phải quan tâm đến công tác tuyên truyền hướng dẫn sử dụng mục lục. - Bên cạnh việc giúp cho người đọc và người dùng tin hiểu được mục lục phân loại là gì, tác dụng của mục lục như thế nào, người cán bộ biên mục còn phải hướng dẫn cho người đọc biết cách tra tìm, sử dụng mục lục. - Để giúp cho bạn đọc có sự hình dung đầy đủ cần phải giới thiệu một cách khách quan bảng phân loại. - Tuyên truyền cho người dùng tin cách sử dụng ô tra chủ đề một cách nhanh chóng. 5.2. Tổ chức kho tài liệu Tổ chức tài liệu theo loại hình Tổ chức tài liệu theo loại hình tài liệu là dựa vào các loại hình tài liệu có trong thư viện và trung tâm thông tin để tổ chức sử dụng và bảo quản. Trong cơ quan thông tin thư viện có các loại hình tài liệu như sau: Sách, báo, tạp chí, bản đồ, bản nhạc, vi phim, vi phiếu, băng, đĩa. Tổ chức tài liệu theo loại hình là dựa vào các loại tài liệu trên để tổ chức thành các kho riêng biệt như: Kho sách – sách là một loại tài liệu quan trọng trong cơ quan thông tin thư viện là loại tài liệu chiếm đa số trong thư viện và trung tâm thông tin. Bất cứ thư viện nào cũng có kho sách. Kho sách là cơ sở thiết yếu của thư viện và trung tâm thông tin. Sách là tài liệu có nội dung nhất quán liên tục, có số trang theo quy định từ 49 trang trở lên không kể bìa là một đơn vị sách. Có sách dày, sách mỏng, sách nhiều tập, ít tập. bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau. Kho báo, tạp chí – là kho ấn phẩm định kỳ được xuất bản theo thời gian đã ấn định trước. Ví dụ: báo ra hàng ngày, hàng tuần, tạp chí ra hàng tháng, hàng quý.. 65 Báo, tạp chí cung cấp những thông tin mới, ngắn gọn, cập nhật. Báo, tạp chí cũng chia thành báo, tạp chí khoa học và báo tạp chí phổ thông. - Báo, tạp chí khoa học: là loại ấn phẩm phục vụ cho một nhóm đối tượng nhất định, họ đọc để nghiên cứu, giảng dạy và học tập: Ví dụ Tạp chí khoa học và công nghệ của Đại học Thái Nguyên. - Báo, tạp chí phổ thông: là loại ấn phẩm phục vụ rộng rãi cho mọi đối tượng, họ đọc để nâng cao dân trí, kiến thức ví dụ: tạp chí Tiếp thị và gia đình, tạp chí người đẹp Kho vi phim, vi phiếu - là loại kho cần thiết ở các trung tâm thông tin thư viện lớn, để bảo quản các tài liệu bằng vi phim, vi phiếu. Dùng vi phim, vi phiếu có ưu điểm ở chỗ: gọn nhẹ, dễ bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá, ngoài ra cũng có nhược điểm là phải đọc bằng máy, mỏi mắt hơn. Kho băng đĩa hình – xã hội phát triển, công nghệ thông tin phát triển như vũ bão, vật mang tin cũng rất đa dạng, phong phú được ghi lại trên băng ghi âm và trên đĩa quang. Kết quả đạt được rất khả quan, bảo quản tốt, dùng được lâu bền, độ nén thông tin cao. Qua thực tế cho thấy: một đĩa CD –ROM nặng 2 gam, đường kính 10 cm đầy 2mm, có sức chứa bằng 400.000 trang giấy khổ A4; một đĩa CD – ROM như thế có thể lưu được cả bộ bách khoa toàn thư 15 tập, mỗi tập nặng 5kg, cả bộ là 75 kg. Kho bản đồ, bản nhạc cũng được thu thập vào trung tâm thông tin thư viện khá nhiều. Mỗi loại hình tài liệu nói trên đều có hình dạng, kích cỡ khác nhau, tính chất khác nhau. Ta phải tổ chức chúng thành bộ phận riêng để dễ sử dụng và dễ bảo quản, tiết kiệm được nhiều chỗ trên giá sách. Đối với bản đồ, ta phải tách riêng các bản đồ bạn đọc thường xuyên đến mượn, đưa vào phòng đọc, các bản đồ quan trọng nhất nên treo trên tường tại phòng đọc, phòng mượn. Kho bản đồ thường được xếp theo môn loại khoa học, hoặc theo đăng ký cá biệt, hoặc theo khổ. Đối với các bản nhạc, thông thường người ta xếp theo môn loại Vi dụ: ở Nga có khung phân loại niên giám các tài liệu âm nhạc do cục đăng ký sách báo Nga xuất bản. Tổ chức tài liệu theo ngôn ngữ Tổ chức vốn tài liệu theo ngôn ngữ, nghĩa là dựa vào đặc điểm ngôn ngữ của tài liệu để tổ chức, bảo quản. Như vậy có các bộ phận vốn tài liệu như sau: - Vốn tài liệu tiếng Việt. - Vốn tài liệu tiếng Anh. 66 - Vốn tài liệu tiếng La tinh. - Vốn tài liệu theo ngôn ngữ tượng hình. Cách này trên thế giới và Việt Nam tổ chức nhiều. Tổ chức kho theo ngôn ngữ có ưu điểm và nhược điểm như sau: - Ưu điểm: định hướng cho bạn đọc, họ biết ngôn ngữ nào thì vào kho ngôn ngữ đó, thiếu thông tin mảng ngôn ngữ nào, vào kho tài liệu ngôn ngữ đó đọc sẽ nhanh, thoải mái hơn. Tổ chức kho theo ngôn ngữ giúp cho cán bộ thư viện nhiều năm làm việc với một ngôn ngữ, sẽ nâng cao trình độ chuyên môn và ngoại ngữ. - Nhược điểm: nếu chỉ tổ chức kho theo ngôn ngữ không kết hợp với các hình thức như là khổ sách, hoặc các loại hình tài liệu sẽ mất nhiều diện tích trên giá và hình thức không đẹp vì quyển cao, quyển thấp xếp cạnh tranh Tổ chức tài liệu theo hình thức phục vụ Gồm có hai hình thức sau: a.Tổ chức kho đóng: Kho đóng là kho độc giả đến mượn tài liệu, phải tra cứu hệ thống tài liệu qua mục lục truyền thống hoặc mục lục đọc máy, phải ghi phiếu yêu cầu và mượn qua thủ thư. Độc giả không được trực tiếp vào kho tài liệu. Kho đóng xuất hiện từ lâu đời, rất thịnh vượng ở các thế kỷ trước, thường được tổ chức ở các loại hình thư viện khác nhau, đến nay kho đóng vẫn rất thịnh vượng ở nhiều nước trên thế giới. Để tiết kiệm chỗ cũng như thường tổ chức kho đóng. Ở Việt Nam, từ những năm 80 trở lại đây, hầu hết các thư viện và trung tâm thông tin đểu tổ chức kho đóng vì để tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Tổ chức kho đóng có ưu nhược điểm sau: - Ưu điểm: tài liệu được sắp xếp theo ngôn ngữ và theo khổ, cỡ, nên hình thức đẹp, tiết kiệm diện tích, dễ bảo quản. Cán bộ thư viện lấy sách cho độc giả nhanh vì sách xếp theo đăng ký cá biệt, ít mất mát, ít hư hỏng. - Nhược điểm: độc giả không được trực tiếp vào kho sách, phải tra cứu mục lục và mượn qua thủ thư, kém hứng thú bạn đọc đến ít hơn. Do sách xếp theo khổ, cỡ và số đăng ký cá biệt, nên những sách xếp giá cạnh tranh không có mối liên hệ với nhau về nội dung thậm chí sách văn học có thể cạnh sách toán học. Theo cách này các tài liệu có cùng nội dung bị phân tán nhiều nơi trong kho. Nhìn kho sách ta không có khái niệm về nội dung tài liệu của thư viện mà phải thông qua bộ máy tra cứu. Do đó thư viện không thể sử dụng việc sắp xếp này để nghiên cứu vốn tài liệu và hướng dẫn đọc cho bạn đọc. 67 Cán bộ thư viện vất vả hơn vì phải đi lại nhiều để lấy tài liệu phục vụ, nhất là các thư viện và trung tâm thông tin lớn, nhiều tài liệu, đông độc giả. b.Tổ chức kho mở: Kho mở được tổ chức đầu tiên tại Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX đầu thế kỷ XX, sau đó lan truyền sang Châu Âu và thế giới. Kho mở là kho độc giả được trực tiếp vào kho chọn các tài liệu mà họ cần, không phải tra cứu qua mục lục. Đây là hình thức độc giả rất hứng thú. Ngày nay, xu thế chung trên thế giới về tổ chức kho mở để giới thiệu trực tiếp kho sách, bạn đọc thích thú hơn, dễ thỏa mãn nhu cầu của bạn đọc hơn, bạn đọc đến nhiều hơn vì dễ thỏa mãn, không phải tra tìm, không phải viết phiếu, không phải chờ đợi mất thời gian. Ở Việt Nam từ những năm 90 trở lại đây mới tổ chức kho mở. Hiện nay kho mở đư