Giáo trình quản trị văn phòng

Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG I- Khái niệm, Chức năng, nhiệm vụ, Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và vị trí của Văn phòng: 1- Khái niệm: Trong tất cả các cơ quan, tổ chức của hệ thống chính trị ở nước ta (cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức Chính trị - Xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân) đều có công tác văn phòng và lập ra đơn vị làm công tác văn phòng. Do đặc điểm về chức năng, nhiệm vụ, khối lượng công việc, phạm vi hoạt độüng của mỗi cơ quan, tổ chức có khác nhau nên đơn vị làm công tác văn phòng cũng có tên gọi khác nhau. Từ đó dẫn đến có nhiều cách hiểu về khái niệm văn phòng. Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động của cơ quan để thực hiện chức năng, nhiệûm vụ của mình. - Ngoài ra, theo Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. 2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng: a. Chức năng: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuậût cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đềì thuộc về phương pháp tổ chức công viêc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuậût của cơ quan. Hai loại công tác công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. b. Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi tiến độü thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng. c. Cơ cấu tổ chức: Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây: - Phòng (hoặc tổ,bộ phận) Tổng hợp: Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khánh tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động( trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại trang thiết bị khác....) Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng. - Phòng ( hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu trữ. 3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng: Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng. - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính. Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng. 4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng: - Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. - Trong phạm vi cơ quan: Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của Văn phòng. Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác. 5- Vị trí của Văn phòng: Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách công tác Văn phòng). Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, Là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động. Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan? Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan. Câu 2: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan. Câu 3: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của Văn phòng. VẤN ĐỀ THẢO LUẬN